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ワークフローシステムの導入事例|抱えていた課題と導入後の効果まとめ

最終更新日:(記事の情報は現在から499日前のものです)
ワークフローシステムの導入事例を紹介します。導入した背景や抱えていた課題、その後の効果などをBOXIL編集部が独自にインタビューした内容を掲載しています。

不動産/建設/設備のワークフローシステム導入事例

サービスを導入したS社の場合

項目 内容
事業内容 マンション分譲、戸建分譲、収益不動産開発、不動産仲介、リフォーム
従業員人数 101~200人
所在地 東京都
設立年数 21~30年

抱えていた課題

課題1.稟議決裁に時間がかかる

ワークフローシステムの導入に至った理由は、紙の稟議書を担当者から社長まで回覧するのに時間がかかるという課題があったためです。役員、従業員に関わらず頻繁に出張があるため稟議を早く回すために連絡したり、各人の席を回ったりなどの不便が多々ありました。

課題2.年齢の高い役員陣がシステムを使いこなせるか不安

ワークフローシステムを導入するにあたり、年齢の高い役員陣がシステムを使いこなせるか不安がありました。特に外出先ではノート型パソコンやタブレット、スマートフォンが必要になるため、承認作業がスムーズに行えるかどうかの課題もありました。

これらの課題を解決するために、次のワークフローシステムを導入しました。

ジョブカンワークフロー - 株式会社DONUTS

ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフロー
BOXIL SaaSセクション | BOXIL SaaS AWARD 2024
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ワークフローシステム導入後の効果

効果1.稟議書作成のスピード向上に成功

実際にジョブカンワークフローを導入してみて、PDFファイルをプリントアウトせず添付可能になり、稟議書作成時間が短縮された際に効果を実感しています。

また、差し戻しがあった場合の手直しに要する時間も削減されました。

効果2.稟議決裁のスピード化

紙に比べ、各人での滞留時間が長くなってしまうことへの危惧はありましたが、該当者へのメール通知により解決されました。各人が承認までにかかった時間が分単位で表示される点も、稟議決済の効率化に役立っています。

資料をDLしてサービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

サービス/外食/レジャーのワークフローシステム導入事例

サービスを導入したK社の場合

項目 内容
事業内容 遠隔医療のサービス事業
従業員人数 101〜200人
所在地 千葉県
設立年数 6~10年

抱えていた課題

課題1.ワークフローシステムの一元化ができていない

ワークフローシステムの導入に至った理由は、経費系のワークフローシステムを使用すると、経費以外のワークフローシステム(例:契約管理)とのつなぎこみができないという課題があったためです。各ワークフローシステムを別々で管理したり、情報の網羅性や正確性のチェックもする必要があったりするなど工数がかかってしまう状況でした。

情報の一元化と正しい承認フローの運用構築が必要だった

導入に至った2つ目の理由は、取引先や契約書が複数のワークフローシステムに点在しており、情報の網羅性に不安があったことと、検索に時間がかかるという課題があったためです。正しい承認フローが通っているかの確認もできていなかったため、システム上で制御する必要がありました。

これらの課題を解決するために、次のワークフローシステムを導入しました。

kintone - サイボウズ株式会社

kintone
kintone
BOXIL SaaS AWARD Summer 2024 Good Service
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ワークフローシステム導入後の効果

効果1.情報を1つのシステム内に集約できた

実際にkintoneを導入してみて、すべての部署で同じワークフローシステムを使用することで情報のつなぎこみができ、一元管理できました。また、申請者側からしても、参照元をワークフローシステム内で引っ張れるため、同じ情報を何度も入力する手間が省け、承認者やチェック者もチェックしやすいというメリットがありました。

効果2.システムをカスタマイズできるため柔軟な対応が可能になった

実際にkintoneを導入してみて、管理者がみずからカスタマイズしてチェックしやすいシステムに調整できたと実感しています。

承認フローの条件分岐でも、費用負担部門に合わせて柔軟に設定をつくりこめました。

資料をDLしてサービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

医療のワークフローシステム導入事例

サービスを導入したJ社の場合

項目 内容
事業内容 健康診断の実施施設
従業員人数 101〜200人
所在地 神奈川県
設立年数 51年以上

抱えていた課題

課題1.会社全体が紙ベースで運用していた

ワークフローシステムの導入に至った理由は、長年培った経験や運用方法が一番重視され、連絡から決裁までのすべてを紙で運用しているという課題があったためです。歴史のある会社のため、運用方法を変えることによる一時的な業務量の増加を上層部が毛嫌いしていたことも課題でした。

課題2.事務処理作業増加にともない残業が増加していた

導入に至った2つ目の理由は、作業のほとんどをExcelやWordで行い、確認は手作業で行うことが多く、作業時間が膨大になるという課題があったためです。

それにともなって残業が増えてしまい、何のためにパソコンを利用しているのかわからない状況でした。

これらの課題を解決するために、次のワークフローシステムを導入しました。

CARNAS - 日本事務器株式会社

効果1.ペーパーレス化が進んだ

実際にCARNASを導入してみて、作業効率化が大幅に進んだと実感しています。今まで紙で行っていた文書保存や決済など、できる限りのことをシステムやデータに置き換えました。不要な用紙の削減から始まり、いままで書類を置いていた棚も徐々に広くなり、少しずつIT化が進んでいます。

効果2.ITリテラシーの増加

実際にCARNASを導入してみて、職員の知識欲が増加したと実感しています。パソコンやシステムを利用することで多くの業務ができるようになり、さらに便利にするための創意工夫やスマートフォン、スマートウォッチの利用など、普段の生活にもITの波が押し寄せています。

資料をDLしてサービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

IT/通信/インターネットのワークフローシステム導入事例

サービスを導入したO社の場合

項目 内容
事業内容 公共向けのシステム営業
従業員人数 501〜1,000人
所在地 東京都
設立年数 31~50年

抱えていた課題

課題1.データ化されていない書類の紛失の恐れと情報管理問題

ワークフローシステムの導入に至った理由は、データ化していない書類が紛失する可能性があったためです。紙のままでは情報管理にも問題があり、まずは紙の書類をデータ化することから始めなくてはならない状況でした。

課題2.従業員のテレワーク化ができていない

ワークフローシステムの導入に至った理由は、コロナ禍においても未だにテレワーク化されていないため遠隔作業ができず、出張先で業務が止まるという課題があったためです。また、緊急対応ができないといったトラブル続きの状態が続いていました。

これらの課題を解決するために、次のワークフローシステムを導入しました。

Microsoft 365 (旧称 Office 365) - 日本マイクロソフト株式会社

Microsoft 365 (旧称 Office 365)
Microsoft 365 (旧称 Office 365)
BOXIL SaaSセクション | BOXIL SaaS AWARD 2024
ボクシルSaaSのデータを元に表示しています
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ワークフローシステム導入後の効果

効果1.従業員の負担が軽減された

実際にMicrosoft 365を導入してみて、作業が効率化されたことにより従業員の負担が減りました。高スキャン性能のコピー機で書類のデータ化や管理が可能になったため、書類を紛失したり一つずつ紙の書類を探したりする必要がなくなりました。

効果2.緊急トラブルに即時対応可能

固定のPCからノートPCに変わって場所を選ばず作業ができるため、Microsoft 365を導入して業務が効率化されたと実感しています。

テレワークが可能になったことで妊婦や主婦でも在宅ワークができる環境が構築され、急なトラブルにも即時に対応できるようになりました。

資料をDLしてサービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

導入前に知っておきたいワークフローシステム導入の失敗例

サービス選定で重要なのは自社にあったサービスを導入することです。たとえシェア率が高かったとしても自社に合うとは限りません。サービスの導入でよくある失敗例をまとめたので、必ず確認して導入時の参考にしてみてください。

失敗例1:豊富にある機能の必要性を確認しなかった

豊富にある機能の必要性について確認しないで選ぶと、失敗しやすいです。なぜなら、豊富な機能があっても利用する機会がなければ費用の無駄になってしまうからです。サービスを選ぶ際は、トライアル期間中に機能が必要かどうかを十分に確認しましょう。

導入ユーザーの体験談

トライアルを利用して機能面をしっかりと調べてから導入するべきでした。費用が高くなかったのが救いですが、中小企業の場合は使いこなすどころか、手に余るくらいの機能があります。シミュレート時に思うように作動しない、または手に余ると感じたら、導入は見送れたと思います。正直、無料ワークフローシステムで十分だったと後悔しています。

失敗例2:スマートフォンでのサービスの使いやすさを確認しなかった

携帯電話で使用できることも導入理由である場合、実際に携帯電話を使って試してみないと失敗しやすいです。なぜなら、ほかのユーザーのスケジュール照会やスケジュール設定など、携帯電話では使いづらいと感じる場合があるからです。サービスを導入する際は、携帯電話での使いやすさも確認しましょう。

導入ユーザーの体験談

トライアル期間中に実際に携帯にシステムを入れて、確認してみるべきだったと後悔しています。一人で機能の確認をするのではなく、何人かの社員で動作確認や不便なところはないかなどを確認しながら使ってみればよかったです。

失敗例3:オプション機能の内容を確認しなかった

基本のワークフロー機能だけでなく、カレンダー機能や打刻機能などのオプション機能の利便性について、確認が不十分であると失敗しやすいです。なぜなら、導入する際は利用しない予定だったオプション機能を導入後に利用する場合があるからです。基本のワークフロー機能だけでなくオプション機能についても、導入時は利用する予定が無かったとしても確認しておきましょう。

導入ユーザーの体験談

オプション機能のカレンダーは導入時に利用する予定はありませんでしたが、コスト削減のため既存のカレンダーシステムを解約して利用しています。ほとんどの社員が使うカレンダー機能の利便性について、詳しく調べておくべきでした。ワークフローシステムの基本的な機能としては十分使えますが、カレンダーをはじめとするオプション機能が使いづらく、あまり便利ではありませんでした。

資料をDLしてサービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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