中小企業向け「ワークフローシステム」おすすめ9選！選定ポイントと導入メリット

中小企業が抱える業務手続きの課題

ワークフローシステムを導入していない中小企業が業務手続きで抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、中小企業向けのワークフローシステムで解決できる可能性があります。

稟議の申請や承認の流れが不明確で時間がかかる

中小企業では、承認ルートや決裁ルールが明確でない場合があり、稟議の申請や承認の流れが不明確で時間がかかる傾向があります。

承認者が誰なのかわからなかったり、稟議書類の差し戻しが増えたりして承認や決裁に時間がかかり、意思決定が遅れる原因になります。

承認者や決裁者が忙しい

中小企業では、承認や決裁を行う管理職が多くの業務を抱えがちです。また、管理業務以外にもプレイヤー業務を行っていることも珍しくありません。

そのため、承認や決裁をつい後回しにされたり、外出で承認が遅れたりすることがあります。

稟議書類の管理が煩雑でミスが発生しやすい

中小企業では、稟議書類を紙やExcelで作成・管理している場合が多いです。

稟議書類の入力や修正に手間がかかったり、稟議書類の保管や検索にスペースや時間が必要だったりすることがあり、ミスや煩雑な管理の要因になります。

中小企業がワークフローシステムを導入するメリット

中小企業がワークフローシステムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

稟議の申請・承認業務を効率化できる

ワークフローシステムでは、稟議の申請や承認をオンラインで行えるため、紙の書類のやりとりや押印などの手間が省けます。また、承認者の不在や書類の紛失などのリスクも減らせます。

ワークフローシステムを使えば、スマートフォンやPCから簡単に申請や承認操作、申請の状況や履歴もリアルタイムで確認できます。

印刷代などのコスト削減・書類保管の省スペース化ができる

ワークフローシステムでは、稟議や申請の書類を電子化できるため、印刷代や消耗品代などのコストを削減できます。

また、書類の保管に必要なスペースや棚も不要です。

稟議の状況や書類を確認・検索しやすい

ワークフローシステムでは、稟議や申請の書類をデータベースに保存できるため、書類の検索や閲覧が容易になります。

また、申請中の状況確認や、承認後に再確認するための書類チェックがシステム上ですぐにできます。

中小企業がワークフローシステムを選定する際のポイント

中小企業がワークフローシステムを選定する際は、いくつかのポイントがあります。代表的なポイントについて解説します。

承認経路や申請書式のカスタマイズが可能かどうか

ワークフローシステムを選ぶ際には、業務の効率化と柔軟性の向上のため、承認経路や申請書式のカスタマイズが可能かを確認することが重要です。

たとえば、部署ごとの特定の承認フローや、部署独自の申請フォームなど、企業のニーズに合わせたカスタマイズが必要かを検討しましょう。

既存の稟議書類に対応しているかを確認する

ワークフローシステムを選ぶ際には、現在の業務プロセスにスムーズに統合できるか、既存の稟議書類に対応しているかを確認することが重要です。

経費申請や予算申請、取引先申請など、現在の稟議書類に対応しているシステムを選ぶことで、導入後の運用がスムーズになります。

企業規模に応じたシステムを選ぶ

ワークフローシステムを選ぶ際には、企業の規模や将来の拡大を見据えたシステムを選ぶことが重要です。

企業の成長に合わせて機能やプランを柔軟に変更できるタイプもあります。

現在の規模に適していることはもちろん、成長スピードに対応できる柔軟性と拡張性が高いシステムを選ぶと、頻繁にシステムを変えずに済むでしょう。

おすすめワークフローシステムの比較表

一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

【特典比較表つき】『ワークフローシステムの資料12選』 はこちら⇒無料ダウンロード

^{※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

中小企業におすすめのワークフローシステム9選

中小企業におすすめのワークフローシステムを紹介します。

ジョブカンワークフローは、初期設定や申請書作成が容易で、直感的な操作が可能なワークフローシステムです。ジョブカンワークフローは、次のような特徴があります。

• 50以上の申請テンプレート搭載
• クリックのみで承認プロセスをカスタマイズ
• 必須申請項目の設定で申請ミスを削減できる

コラボフローは、普段使用しているExcelから申請フォームをデザインできるワークフローシステムです。コラボフローは、次のような特徴があります。

• コード不要でフォームが作成できる
• 申請時自動条件分岐や段階別の入力制御、一括承認などの機能を搭載
• データの自動転記に対応

Gluegent Flowは、70種以上の多様なテンプレートと連携機能を備えたクラウド型ワークフローシステムです。Gluegent Flowは、次のような特徴があります。

• Google WorkspaceやMicrosoft 365と連携
• 既存のレイアウトを再現可能な高いカスタマイズ性
• 多様な承認経路が作成可能

バクラク申請は、AI-OCRによる自動データ化と予算超過アラート機能を備えたワークフローシステムです。バクラク申請は、次のような特徴があります。

• AI-OCRで支払書類や領収書をすぐにデータ化
• 二重申請を自動検知
• Slack経由での承認が可能

Create!Webフローは、PCはもちろんスマートフォンやタブレット端末専用画面を備えたワークフローシステムです。Create!Webフローは、次のような特徴があります。

• PDF貼り付け機能で資料を一元管理
• 相談機能で決裁前の情報共有が可能
• クラウド版とパッケージ版から選択

ジンジャーワークフローは、人事データベースと連携するワークフローシステムです。ジンジャーワークフローは、次のような特徴があります。

• 限定公開設定による対象者限定通知が可能
• 多様な承認関連機能を搭載
• カレンダーやチェックボックスが追加できる柔軟な申請フォーム

楽々WorkflowIIは、柔軟な承認経路の設定が可能で、部門利用から全社利用まで幅広く活用できるワークフローシステムです。楽々WorkflowIIは、次のような特徴があります。

• 多言語に対応し、グローバルな環境に対応
• データのバックアップや文書のアーカイブ化などの文書保管機能を搭載
• ExcelやSVFとの連携で帳票のレイアウトを自由に設定可能

Garoonは、小規模～大規模企業まで幅広く活用されているワークフロー機能搭載のグループウェアです。Garoonは、次のような特徴があります。

• 日・英・中（簡・繁）の言語対応
• 60種類以上のサンプルフォームを搭載したワークフロー
• スケジュールや掲示板、施設予約など豊富なグループウェア機能

ActionPassportは、紙で行っていた運用をそのまま電子化することで業務の効率化を図れるワークフローシステムです。ActionPassportは、次のような特徴があります。

• Excelファイル取り込みによる効率的なフォーム作成
• 案件の進捗状況をリアルタイムで確認可能
• 国内データセンターによる強固なセキュリティ

サービス選びは比較して検討しよう

ワークフローシステムを選ぶ際は、自社の状況に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。

ワークフローシステムは、次の記事でも詳しく紹介しています。