中小企業向け「ワークフローシステム」おすすめ10選！選定ポイントと導入メリット

中小企業が抱える業務手続きの課題

中小企業は大企業と比べて経営資源が限られているため、業務手続きにおいてさまざまな課題に直面しています。これらの課題は生産性の低下やストレス増加につながり、企業の成長を妨げる要因となっています。

はじめに、ワークフローシステムを導入していない中小企業が業務手続きで抱えている課題についてまとめました。もし次のような課題を抱えている場合は、課題の原因を理解し、解決に向けて動き出しましょう。

稟議の申請や承認の流れが不明確で時間を要する

中小企業では、稟議の申請や承認のプロセスが明確に定められていないことが多々あります。これは、組織規模の小ささゆえに、「なんとなく」で進められてきた習慣が残っているためです。

結果として、誰に承認を求めればよいのか、どの順番で承認を得るべきかが不明確となり、申請者は右往左往するかもしれません。また、承認の進捗状況が見えにくいため、ムダに待たされる状態になりやすく、意思決定に多大な時間を要してしまいます。

これは企業の機動性を低下させ、ビジネスチャンスを逃す原因にもなりかねません。

承認者や決裁者が忙しい

中小企業では、経営者や管理職が多岐にわたる業務を担当していることが一般的です。そのため、稟議の承認や決裁に十分な時間を割くことが難しい状況にあります。

承認者が現場業務や外部との折衝に追われ、社内の決裁業務に手が回らないことで、重要な案件の承認が滞ってしまうケースも少なくありません。また、承認者不在時の代理決裁ルールが整備されていないことも多く、承認プロセスの停滞を引き起こす要因となっています。

この問題は、企業全体の業務効率を低下させ、従業員のモチベーション低下にもつながる可能性があります。

稟議書類の管理が煩雑でミスが発生しやすい

紙やExcelで稟議書類を作成し、フロー化している中小企業では、書類の管理も大きな課題です。申請書の紛失や、承認印の押し忘れ、過去の稟議内容の検索に時間がかかるなど、さまざまな問題が発生しています。

また、手書きによる記入ミスや、転記時のエラーも頻発しがちです。これらのミスは、単なる事務的な問題にとどまらず、重要な意思決定の遅延や誤った判断につながる可能性があります。

さらに、監査時のコンプライアンス対応や、経営判断のための過去データ分析が困難になるなど、長期的な経営にも悪影響を及ぼしかねません。

部門間の連携不足による情報の分断が起こる

中小企業特有の課題として、部門間の連携不足による情報の分断が挙げられます。規模が小さいにもかかわらず、各部門が独自の業務プロセスをもち、情報を抱え込む傾向があります。

これにより、同じような申請が重複して行われたり、他部門の承認状況が把握できずに業務が滞ったりすることが発生しがちです。また、全社的な視点での業務の最適化が困難になり、経営資源のムダ遣いにつながる可能性もあります。

この情報の分断は、企業全体のスピード感を低下させ、市場変化への迅速な対応を妨げる要因となっています。

属人化による業務の非効率性と継続性のリスクがある

中小企業では、特定の個人に業務が集中する「属人化」が起こりやすい環境にあるのも特徴です。これは、限られた人員で多様な業務をこなさなければならないためであり、さまざまな問題を引き起こす原因でもあります。

たとえば、キーパーソンの不在時に業務が滞る、知識やノウハウの共有が進まず業務の効率化が図れない、といった課題が生じます。また、退職や異動による業務の引き継ぎが円滑に進まず、企業の継続性にリスクをもたらすかもしれません。

この属人化の問題は、中小企業の成長や事業継承の障壁となる重大な課題の一つです。

中小企業がワークフローシステムを導入するメリット

中小企業がワークフローシステムを導入して得られるメリットは、主に次のとおりです。

稟議の申請・承認業務を効率化できる

ワークフローシステムの導入により、稟議の申請から承認までのプロセスが大幅に効率化されます。従来の紙ベースの稟議では、書類の作成、回覧、承認印の押印など、多くの手作業と時間を要していました。しかしシステム化により、これらの作業の大幅な簡素化が可能です。

申請者はシステム上で必要事項を入力するだけで稟議を開始でき、承認者もワンクリックで承認作業を完了できます。また、承認ルートが事前に設定されているため、書類の行き先に迷うことなく、スムーズな承認フローを実現できます。

これにより、意思決定のスピードが向上し、中小企業のスピード感を大きく改善可能です。

印刷代のようなコスト削減や書類保管の省スペース化ができる

ワークフローシステムの導入は、コスト削減と省スペース化にも大きく貢献します。紙ベースの稟議システムでは、申請書の印刷、コピー、保管に多くのコストがかかっていました。しかし書類をすべて電子化すれば、これらの経費を大幅に削減できます。

とくに中小企業にとっては、印刷用紙やインク、ファイリング用品などの消耗品費の節約は、無視できない効果をもたらします。さらに、物理的な書類保管スペースが不要になることで、オフィスの有効活用も可能です。

限られたスペースで運営されることの多い中小企業にとって、この省スペース化は業務環境の改善につながる重要なメリットといえます。

稟議の状況や書類を確認・検索しやすい

ワークフローシステムでは、稟議の進捗状況をリアルタイムで確認できるため、承認の遅延や滞留を容易に把握できます。申請者は自身の稟議がどの段階にあるかを常に確認でき、必要に応じて承認者へのリマインドも可能です。

また、過去の稟議書類もデータベース化されるため、キーワード検索や日付検索などで瞬時に必要な情報を取り出せます。これは、監査対応や類似案件の参照時にとくに威力を発揮し、業務効率の向上に大きく貢献します。

中小企業にとって、限られた人員で効率的に情報管理を行える点は大きなメリットです。

部門を越えた情報共有と意思決定の透明化につながる

中小企業ならではのメリットとして、部門を越えた情報共有と意思決定の透明化も挙げられます。ワークフローシステムを通じて、各部門の申請内容や承認状況が可視化されることで、組織全体の動きを俯瞰的に把握できるようになります。

これにより、重複投資の防止や部門間の連携強化が図れ、限られた経営資源の最適な配分が可能です。また、決裁プロセスの透明性が高まることで公平性が担保され、従業員からの信頼感も向上します。

中小企業特有の風通しの良さと、システムによる透明性の確保が相まって、より健全な組織運営を実現できます。

従業員のスキル向上と業務の標準化の両立

中小企業では、限られた人員で多様な業務をこなす必要があるため、従業員一人ひとりの多能工化が重要です。ワークフローシステムの導入は、この課題に対する効果的な解決策となります。

システムに業務プロセスや必要な情報が集約されることで、従業員はさまざまな業務の流れや必要書類をカンタンに学習可能です。これにより、従業員のスキル向上と業務の標準化を同時に達成できます。また、属人化を防ぎつつ、各従業員の専門性も活かせるバランスの取れた業務体制を構築できます。

中小企業特有の「家族的な雰囲気」や「全員で会社を支える」といった文化と、システムによる効率化を両立させることで、強固な組織基盤の構築が可能です。

中小企業がワークフローシステムを選定する際のポイント

中小企業がワークフローシステムを選定する際は、いくつかのポイントがあります。代表的なポイントについて解説します。

承認経路や申請書式のカスタマイズが可能かどうか

ワークフローシステムを選ぶ際には、業務の効率化と柔軟性の向上のため、承認経路や申請書式のカスタマイズが可能かを確認することが重要です。

たとえば、部署ごとの特定の承認フローや、部署独自の申請フォームなど、ニーズにあわせたカスタマイズが必要かを検討しましょう。

既存の稟議書類に対応しているかを確認する

ワークフローシステムを選ぶ際には、現在の業務プロセスにスムーズに統合できるか、既存の稟議書類に対応しているかを確認することが重要です。

経費申請や予算申請、取引先申請など、現在の稟議書類に対応しているシステムを選ぶことで、導入後の運用がスムーズになります。

企業規模に応じたシステムを選ぶ

ワークフローシステムを選ぶ際には、企業の規模や将来の拡大を見据えたうえで選ぶことが重要です。

企業の成長にあわせて機能やプランを柔軟に変更できるタイプもあります。

現在の規模に適していることはもちろん、成長スピードに対応できる柔軟性と拡張性が高いシステムを選ぶと、頻繁にシステムを変えずに済むでしょう。

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中小企業におすすめのワークフローシステム10選

中小企業におすすめのワークフローシステムを紹介します。

• コード不要でフォームが作成できる
• 申請時自動条件分岐や段階別の入力制御、一括承認などの機能を搭載
• データの自動転記に対応

コラボフローは、普段使用しているExcelから申請フォームをデザインできるワークフローシステムです。使い手を選ばないカンタンな操作性と充実機能で、刻々と変化する業務でも迅速柔軟に対応できます。

現在使用しているExcelファイルを、直接Webフォームとして電子化が可能です。もちろん専用ソフトやプログラミングなしで、直感的な操作で作成できます。

• PDF貼り付け機能で資料を一元管理
• 相談機能で決裁前の情報共有が可能
• クラウド版とパッケージ版から選択

Create!Webフローは、パソコンはもちろんスマートフォンやタブレット端末専用画面を備えたワークフローシステムです。印影表示やページの挿入など、紙の申請書と近い感覚で使える機能が充実しています。

アイコン表示による直感的な承認ルートの設定、進捗確認ができるため、従業員を戸惑わせることなく、ワークフローの電子化が可能です。

• 限定公開設定による対象者限定通知が可能
• 多様な承認関連機能を搭載
• カレンダーやチェックボックスが追加できる柔軟な申請フォーム

ジンジャーワークフローは、人事データベースと連携できるワークフローシステムです。承認ルートからレイアウトまでカスタマイズでき、承認された内容は自動更新される機能をもっています。

ほかにも申請内容によって承認者が違う場合にも対応できたり、種類ごと、条件分岐にも対応できたりと、複雑な承認フローの設定が可能です。

• ノーコードで作成できる承認ルートや申請フォーム
• 組織階層や条件分岐に応じた柔軟な承認ルート設計に対応
• ワークフローデータの集計が可能

eValue V Air ワークフローは、統合型グループウェアとして利用可能なワークフローシステムです。申請フォームや承認ルートの作成、モバイル端末からの申請承認、承認された申請書や添付ファイルの自動保管まで対応できます。

設定した項目や期間で、申請フォームに入力されたデータを集計でき、部署単位の勤務時間や、経費をリアルタイムに把握可能です。

• 50以上^※の申請テンプレートを搭載
• クリックのみで承認プロセスをカスタマイズ
• 必須申請項目の設定で申請ミスを削減できる

ジョブカンワークフローは、初期設定や申請書作成が容易で、直感的な操作が可能なワークフローシステムです。マウスでクリックして移動するだけで、カンタンに稟議書のような申請フォーマットを作成できます。

もちろん承認プロセスもクリックのみで設定でき、複数のパターンや複雑化したフローにもすべて対応可能です。作成フローの数に上限はなく、申請時の入力内容で自動的に判断し、設定したフローに切り替えまでしてくれます。

※出典：DONUTS「申請・承認にかかる時間を約1/3に削減「ジョブカンワークフロー」」（2024年10月11日閲覧）

• 多言語に対応し、グローバルな環境に対応
• データのバックアップや文書のアーカイブ化などの文書保管機能を搭載
• ExcelやSVFとの連携で帳票のレイアウトを自由に設定可能

楽々WorkflowIIは、柔軟な承認経路の設定が可能で、部門利用から全社利用まで幅広く活用できるワークフローシステムです。社内に多くある紙ベースの申請・承認業務を、短期間で電子システム化できます。

データ項目を設定するだけでフォームを自動生成し、マウス操作のみで思いどおりの画面がカンタンに設定できます。Web APIやJava APIを利用し、既存のシステムやアプリケーション、グループウェアとの連携も可能です。これにより、社内のさまざまなワークフロー業務の一元化が実現し、真の意味での社内ワークフロー基盤を提供しています。

• 日・英・中（簡・繁）の言語対応
• 60種類以上のサンプルフォームを搭載したワークフロー
• スケジュールや掲示板、施設予約など豊富なグループウェア機能

Garoonは、小規模～大規模企業まで幅広く活用されているワークフロー機能搭載のグループウェアです。パソコン、スマートフォン、タブレットなどさまざまな端末から申請を処理したり、承認状況を確認できたりします。

Webブラウザ上から申請フォームをカンタンに作成でき、経費処理や内部統制など業務プロセスにあわせたフォームや申請経路を設計できます。60以上のサンプルフォームが提供されているため、すぐに使い始めたい場合にもおすすめです。

• Google WorkspaceやMicrosoft 365と連携
• 既存のレイアウトを再現可能な高いカスタマイズ性
• 多様な承認経路が作成可能

Gluegent Flowは、100種以上^※の多様なテンプレートと連携機能を備えたクラウド型ワークフローシステムです。Microsoft Entra IDやGoogleグループのアカウント・組織情報を利用できるため、ID管理や組織情報のメンテナンスが不要です。

WordやExcelなど既存の申請書をコピー＆ペーストできるため、既存書類と変わらない見た目を再現できます。グループウェアのデータを活用すれば、データの自動転記や添付ファイルの保管など、ワークフローにとどまらない活用ができます。

※出典：サイオステクノロジー「Gluegent Flow 中堅・大企業で豊富な実績、業務の効率化を実現」（2024年10月11日閲覧）

• AI-OCRで支払い書類や領収書をすぐにデータ化
• 二重申請を自動検知
• Slack経由での承認が可能

バクラク申請は、AI-OCRによる自動データ化と予算超過アラート機能を備えたワークフローシステムです。AI自動読み取り機能が発注書類、請求書といった支払い書類、領収書を数秒でデータ化するため、申請者の負担を軽減できます。

承認経路や入力項目など、独自の規定にあわせたワークフローを実現できるのも特徴です。承認はSlackやアプリなどスマートフォンで完結するため、承認者の負担軽減にも役立ちます。

• Excelファイル取り込みによる効率的なフォーム作成
• 案件の進捗状況をリアルタイムで確認可能
• 国内データセンターによる強固なセキュリティ

ActionPassportは、紙で行っていた運用をダイレクトに電子化することで、業務の効率化を図れるワークフローシステムです。書式の再利用に加え、多岐に渡る承認決裁ルートを自由に設定が可能です。

柔軟・多彩な機能で業務負担をかけることなく、ワークフローの効率化を実現します。コンプライアンス強化を目的とした、決裁フローの可視化にも最適です。

サービス選びは比較して検討しよう

ワークフローシステムを選ぶ際は、自社の状況にあった機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。

ワークフローシステムは、次の記事でも詳しく紹介しています。