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中小企業向けワークフローのシェア・市場規模は?利用実態、活用課題を徹底解説

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記事の情報は最終更新日時点のものです。
ワークフローを改善・効率化していくことは、企業全体の効率化につながります。それを実現するワークフローシステムの市場はどうなっているのか、その規模、シェアを調査結果から見えてくる実態を徹底解説します。

ワークフローとは

ワークフローとは、一般的に「業務の流れやその流れを図式化したもの」と定義されており、広義では企業などの組織がさまざまなワークフローで成り立っているといえます。

たとえば、流れ作業で製品を製造する過程もワークフローということができますし、企業内での申請〜承認〜決済というプロセスもワークフローです。

これを見直して改善していくことで、企業全体の効率化をはかり、生産性を向上させていくことができます。

しかし、製造におけるワークフロー改善は従来から進められていたにもかかわらず、申請などに関する「業務手続きの電子化」は遅れがちな状況でした。

ワークフローについて、より詳細に知りたい方はこちらの記事を参考にしてください。

ワークフローシステム

高度な情報化社会となった現代では、グローバル化した市場経済の中で競争力を発揮する必要があり、そのため企業には、スピーディな意思決定と行動が求められています。

ワークフローシステムはこの点に着目し、これまで製造などにおける業務改善でも削減できなかった「各種申請・稟議など、組織として必要な業務」を電子化し、スムーズでスピーディな対応の実現を目的としています。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムの具体的なフローは、次のような流れです。

  • 稟議書・申請書・報告書の作成を、コンピューター/スマートデバイスなどで行う
  • あらかじめ定められたルートにしたがって申請
  • 承認・決済にいたるプロセスを電子化して可視化する

ERP(Enterprise Resources Planning : 統合基幹業務システム)やグループウェアの一部機能として提供される場合もありますが、単独のワークフローシステムも、オンプレミスで利用するパッケージ版クラウドを利用したパッケージ版スクラッチ開発SaaS型のクラウドサービスなど、多種多様に存在しています。

それでは、ワークフローシステムを導入することによって得られる効果とは、どのようなものでしょうか。

従来のワークフロー

紙の申請書を使用していた従来のワークフローは、以下のような流れになります。

  • フォーマットに沿った申請書を準備
  • 手書きで記入
  • 承認者に提出
  • 承認者が内容確認、承認もしくは差し戻し
  • 承認後、決済が必要な申請は経理へ
  • 決済

こういった面倒な手続きを踏んでいるため、次のような問題がおきてしまっているのではないでしょうか。

  • 申請者と承認者が別の拠点にいる場合、郵送などの書類回送が必要になる
  • 書類受け渡しに時間がかかる
  • 承認までに時間がかかる
  • 複数承認が必要な場合さらに時間がかかる
  • 承認がどの段階にあるのかわからない

このほかにも物理的な紙を使用することにより、管理が煩雑になる、必要な書類を見つけるのに苦労するなどの問題がありますが、従来の方法ではアクションごとにタイムラグが発生し、決済までに長い時間を要したことがわかります。

ワークフローシステムのフロー

これをワークフローシステムに置き換えた場合、以下のような流れになります。

  • マルチデバイス対応
  • 時間と場所を問わずに申請書作成
  • 申請後のプロセスは自動化
  • アクションごとに状況を可視化
  • 承認側も時間を有効に使った確認・承認が可能
  • 経理側でも同様の状況のため、決済もスムーズに

物理的な紙の使用を排除するため、管理がしやすく検索も容易というメリットもあります。
何よりもタイムラグを最小限にするスムーズなプロセスを可能とし、状況を可視化して共有できることが従来との最大の違いといえるでしょう。

ワークフローシステムのメリット

ワークフローシステム導入によって、企業は以下のような具体的メリットを得ることができます。

  • 申請プロセスの可視化により業務の迅速化を実現
  • ペーパーレス化による印刷・保管・回送コスト削減
  • 物理的な書類紛失がなくなる
  • 内部統制強化により監査対応が容易になる
  • 社内ルールの再確認・周知につながる

こうしたメリットが社会的に浸透してきたこともあり、多くの企業でワークフローシステムの導入が進んでいます。
中小企業でも導入を検討する企業が増加傾向にあるなど、大きな注目を集めているのです。

ワークフローシステムの市場規模

それでは、ワークフローシステムの現在の市場規模はどれくらいか、成長見通しがどのようになっているのか、紹介していきましょう。

上述したように、さまざまなシステムが存在するワークフローシステムでは、2015年に公表されたデータによると、新規導入が約39億円、継続運用が約31億円、合計で約70億円規模の市場になっているようです。

大手企業ではすでに導入が完了しているケースが多い反面、中堅・中小企業を中心にした導入が進みつつあり、今後も堅調な市場規模拡大が見込まれます。

ワークフローシステムの中堅・中小企業市場シェア

次に、中堅・中小企業におけるワークフローシステムのシェアがどのようになっているのでしょうか。

ワークフローシステムのシェアは?

ワークフローシステムのシェアは、複数の調査会社が導入社数を調査しています。

各社の調査で共通して上位に名を連ねたサービスとしては、NTTデータイントラマートのintra-martワークフロー、富士通のGLOVIA、NECのEXPLANNER/FL、flowlitesといった大手ベンダーが並びます。

このほか、比較的新興のサービスとしては、エイトレッド社のAgile Works/X-pointなどが安定した人気を得ています。

ワークフローシステムの運用形態

次に、導入済ワークフローシステムが、どのような運営形態で利用されているのでしょうか。

おおくの企業では、独自開発の割合が減少している反面、社内サーバ/データセンター利用のパッケージ版が大きく割合を増加させており、SaaS型も増加傾向にあるといわれています。

ワークフローシステムの場合、クラウドの利用がまだまだ少なく、パッケージ版が多く活用されているようです。

ワークフローシステムの利用状況

ワークフローシステムは、どのような方法で利用されているのでしょうか。多くの企業では、おもに申請関連のタスクをワークフローシステムで行うことが多い状況です。

このほか、近年のワークスタイル多様化の影響もあり、社内だけでなく社外からワークフローシステムを利用できる環境が整備されてきました。ノートPC/スマートデバイスともに社外利用が増加しており、今後のワークフローシステムは、外部からでもセキュアに利用できるものが求められると言えるでしょう。

ワークフローシステムの今後のニーズ

ワークフローシステムのニーズは、今後どのように変化していくのでしょうか。

それぞれでニーズは異なる部分もありますが、いずれにしてもERPなどの基幹システム、もしくはグループウェアなど、活用している既存システムとの連携を望んでいる企業が多く、サポートやバージョンアップのコストに関する要望を上回っています。

ワークフローシステム導入が業務効率化を目的としたものであり、既存システムとの連携によって、さらなる効率化と生産性向上を企業が望んでいる、ということが読み取れるのではないでしょうか。

ワークフローシステムとクラウドの関連

ワークフローシステムのシェア、利用形態や状況、ニーズを総合すると、現時点でパッケージ版が主流になっていながらも、社外などでの柔軟な活用が求められています。

しかしながら、基幹システムとの連携が上手く取れない課題がある、という状況が浮かび上がってきます。

これを解決するための取り組みとして、各メーカーでもSaaS型のクラウドサービスを模索しており、シェア1、2位を占めるNEC/エイトレッドでもSaaS型ワークフローシステムの提供を開始しています。

ワークフローシステムのサービス詳細資料

Create!Web(クリエイトウェブ)フロー - インフォテック株式会社

Create!Webフロー - インフォテック株式会社 画像出典:Create!Webフロー公式サイト

  • 紙の申請書のデザインをそのまま電子化
  • 条件分岐や複雑な承認フローにも対応
  • グループウェアや各種システムと連携可能

Create!Webフローは、紙による申請や決裁業務をそのまま電子化できるワークフローシステムです。迷わず操作できるわかりやすい画面デザインで、申請書はサムネイル一覧から選択、紙に書くイメージで入力します。ワークフローの進捗状況はアニメーションアイコンで表示されるため、一目で把握できます。また、初期費用なしで、最小限のコストで運用がはじめられます。

マネーフォワードクラウド経費 - 株式会社マネーフォワード

マネーフォワードクラウド経費 - 株式会社マネーフォワード 画像出典:マネーフォワードクラウド経費公式サイト

  • 事前申請から立替経費、請求書や支払、仕訳まで一元管理
  • 多様な自動分岐ができる承認ルートを設定可能
  • さまざまなフォームを自由にカスタマイズ

マネーフォワード クラウド経費は、「経費精算にかかる時間を1/10にする」というコンセプトのもと、開発された経費精算システムです。従来の経費申請機能に加え、部門やプロジェクト、申請金額により承認ルートが自動で分岐する機能を搭載。ワークフロー機能も充実しており、社内稟議や有給申請など幅広く活用できます。さらにマネーフォワードの各クラウドサービスと連携ができ、経費精算業務および会計業務の効率化が期待できます。

TeamSpirit(チームスピリット) - 株式会社チームスピリット

TeamSpirit(チームスピリット) - 株式会社チームスピリット 画像出典:TeamSpirit(チームスピリット)公式サイト

  • 業務アプリケーションの統合でワークフローを一体化
  • データを活用し働き方を見える化
  • セキュリティ面も安心して運用できる

TeamSpirit(チームスピリット)は、複数のバックオフィス機能を搭載したクラウド型システムです。勤怠や経費、工数、稟議などの機能を一体化し、業務上の無駄を徹底的になくして従業員の活動を可視化します。業務効率化と管理業務のコスト削減を実現し、内部統制の強化と生産性向上をサポートします。マルチデバイス対応で、いつでもどこでも出退勤報告や経費精算の申請、承認までのやり取りなどの単純な事務業務を迅速に完結できます。また、複数の機能を組み合わせたパッケージプランもあり、企業に合わせた導入が可能です。

X-point Cloud(エクスポイントクラウド) - 株式会社エイトレッド

X-point Cloud - 株式会社エイトレッド 画像出典:X-point Cloud公式サイト

  • 使い慣れた書類デザインを電子化
  • 検索や集計の機能も充実
  • グループウェア連携が可能

X-point Cloudは、ワークフローシステム導入実績2,700社以上のエイトレッドが開発した、クラウド型ワークフローシステムです。

使用しているフォーマットイメージを変えずにデータ化できるため、電子化への抵抗を軽減できるのが特徴。運用ルールやフローの変更も最低限に抑えられます。絞り込み検索、日付を指定した範囲検索が可能で、入力されたデータをグラフで表示し集計もできます。グループウェア連携をすると、X-pointの情報を他システムのポータル画面に表示でき、承認スピードの向上が期待できます。

EXPLANNER for SaaS ワークフロー

EXPLANNER for SaaS ワークフローは、中堅・中小企業でシェアNo.1を誇るEXPLANNER/FL、flowlitesの機能を、SaaS型クラウドサービスで提供します。
100パターン用意されたテンプレートにより申請フローを自動化、マルチデバイス対応による時間と場所を問わない活用で、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
駅すぱあと連携やマイナンバー番号収集などのオプションも充実、申し込みから最短3営業日での運用開始も可能なスピーディーな対応も魅力です。

注目ワークフローシステムサービス3選

これからますます注目されてくると思われる、SaaS型ワークフローシステムですが、現時点で数多くの企業に活用されているパッケージ版のワークフローシステムもご紹介しておきましょう。

EXPLANNER/FL、flowlites

EXPLANNER/FL、flowlitesは、中堅・中小企業でシェアNo.1を誇る、パッケージ版ワークフローシステムです。
要件を満たすサーバにシステム構築することにより、クライアントはブラウザベースでの申請フローが可能、マルチデバイス対応によって時間と場所を問わない活用が可能となります。
100パターンを超えるテンプレートが用意されるのはもちろん、駅すぱあと連携やマイナンバー番号収集などのオプションも充実、同社のEXPLANNER基幹システムとの連携はもちろん、Office 365との連携も可能です。

Agile Works

Agile Worksは、X-pointでも実現している「紙の申請書」のようなインターフェースを持ち、ブラウザベースで簡単に使うことのできるパッケージ版ワークフローシステムです。
X-poinの手軽さを兼ね備えながら、長大な承認フローにも対応し、英語/中国語対応のほか、柔軟なカスタマイズ機能を持ち、さまざまなシステムとの連携も可能です。
また、スクラッチ開発された独自システムや、開発終了したレガシーシステムからの移行を、強力にサポートする機能も搭載しています。

GLOVIA smart ワークフロー

GLOVIA smart ワークフローは、同社の基幹ERPシステムであるGLOVIAとの連携を考慮した、ブラウザベースでの利用を可能としたパッケージ版ワークフローシステムです。
申請やそれにともなう伝票作成を簡単に行えるワークフローエンジンを搭載し、業務の効率化を実現するほか、出張/交通費などの経費オプション、従業員の登録情報などをワークフローに乗せる人事オプションも用意されており、混沌としがちな業務を可視化し、生産性向上を実現します。


さらにワークフローシステムのサービスを知りたい方はこちらをご覧ください。

ワークフローシステム導入で企業全体の最適化を実現

ERPやグループウェアの一部機能として提供されている場合があることから、他のシステムに比べ、ワークフローシステムが注目されるタイミングは遅かったのかもしれません。

しかし、企業自体がワークフローで成り立っているということを考えれば、実際に多くの手間とムダな時間を費やしていたワークフローを改善し、効率化していくことは必須です。

現状からは、最適なシステムの評価が定まっておらず、運用形態も流動的な面が見られるワークフローシステムですが、自社に最適なシステムは何か、目的や要件を充分吟味し、導入を行うことによって大きなメリットを得ることができるでしょう。

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