承認段階別の入力制御機能を搭載するワークフローシステムおすすめ6選
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ワークフローシステムの承認段階別の入力制御機能とは？
ワークフローシステムの承認段階別の入力制御機能は、承認段階ごとに「誰が」「何を」入力できるかをあらかじめ設定できる機能です。表示の可否も細かく設定可能です。
この機能を活用することで、人的エラーや情報漏えいのリスクを抑えることに役立ちます。
承認段階別の入力制御機能のメリット・活用場面
ワークフローシステムの導入により稟議や決裁業務を電子化して効率化できますが、誰もがすべての情報を閲覧・編集できるようにしておくと、セキュリティや業務効率の低下につながりかねません。
しかし、申請書を複数人で処理する際、この機能を用いて承認段階ごとに誰が何を入力できるかを設定しておくと、入力ミスや誤った上書きなどを防げます。
また、申請書に表示される項目を段階ごとに表示・非表示にする設定も可能で、個人情報や、承認段階によっては不要な細かい情報をマスキングできます。
そのため、ミスの防止や情報漏えいリスクを低減したい場合には、ワークフローシステムの比較項目の一つとして、承認段階別の入力制限機能があるかどうかを確認するとよいでしょう。
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承認段階別の入力制御機能を搭載するおすすめワークフローシステム6選
承認段階別の入力制御機能を搭載したクラウド型のワークフローシステムを紹介します。必要な機能要件を満たしたシステムの比較選定に活用してみてください。
ワークフローシステムには初期費用無料のものが多く、月額費用も1ユーザー数百円から利用できるものが多いです。ただし、「他システムと連携してさらに効率化を実現できるもの」「スマホアプリに対応したもの」など、製品ごとに機能はさまざまです。
そのため、承認段階別の入力制御機能以外の機能もあわせてチェックしてみましょう。
コラボフローは、フォーム作成やデータ転記、リストビューなどの機能を備えたワークフローシステムです。ワークフロー専用のシステムで、ワークフロー機能の充実さが強みです。Excelファイルから申請フォームに変換できます。新しくフォームを作成する場合は、フォームパーツを組み合わせるだけで容易に作成が可能です。データ転記の機能では、完了した申請書の内容を転記して、新たな申請を開始できます。複数人でデータ処理を行う場合、誰が何を入力するのかを制限できます。
Create!Webフロー - インフォテック株式会社
Create!Webフローは、申請や集計、ユーザー・組織管理などの機能を有するワークフローシステムです。専門知識なしで複雑な承認ルートが設定できる点を強みとしています。申請フォームを探す際は、フォルダ分けやキーワード検索、サムネイル／リストの表示切り替えの機能を活用できます。集計テンプレートには一覧表示・サマリ集計・クロス集計の3タイプがあり、カスタマイズ可能です。承認段階によって、ユーザーごとに表示・入力の制御を行えます。
Kickflowは、申請・承認やチャット連携・通知、フォーム開発などの機能を搭載したワークフローシステムです。稟議や契約審査、IT申請など幅広いワークフローに対応している点が強みです。申請・承認では、一括承認や連続承認のほか代理権限の付与、引き継ぎ、申請書単位でのコメントなどの機能を活用できます。SlackやMicrosoft Teams、Chatworkなど複数のチャットツールと連携可能です。申請フォームの設定で、承認者用の入力項目を追加できます。
X-point Cloud - 株式会社エイトレッド
X-point Cloudは、書類の承認プロセスを自動化し、関係者間でのタスクの進捗確認を簡易化できるワークフローシステムです。多様な設定オプションにより、企業固有のニーズに合わせた柔軟なカスタマイズが可能で、特に承認プロセスの効率化や透明性向上に優れています。申請や承認においては、フィールド別に詳細な編集権限を設定できるため、各ユーザーの役割に応じたセキュリティ管理が可能です。管理者は権限設定を通じて情報アクセスを制御し、重要データの保護を強化します。これにより、組織全体でのデータ操作の透明性と信頼性を向上させます。
manage ワークフロー - 株式会社ＣＯＥＬ
manage ワークフローは、勤怠管理や経費申請、社内申請などのワークフローをデジタル化し、申請・承認業務をスピーディーに行えるワークフローシステムです。Excelフォームを利用できるため、利便性が高く、スムーズに移行できる点も魅力です。
また、ワークフローの設定は、承認者や条件分岐・メール送信など、パーツを組み合わせるだけの直感的な操作で設定できます。設定期間をすぎても承認処理がされていない場合には、自動でリマインドメールを送れるため、確認漏れを防げます。
Gluegent Flow - サイオステクノロジー株式会社
Gluegent Flowは、フォーム作成や帳票管理、進捗状況の通知などの機能を搭載したワークフローシステムです。直感的な操作画面やグループウェアとの連携など、運用負荷の少ないプロダクト設計が魅力です。フォーム作成では、パーツを組み合わせて新規作成するほか、WordやExcelファイルをコピー＆ペーストして、従来の紙書類のレイアウトを再現できます。監査対応時には、該当するデータをCSVとして出力し、証跡データとして提出可能です。申請経路の段階によって表示と入力の設定ができます。
ワークフローシステムでミスや情報漏えいを防止しよう
ワークフローシステムの承認段階別の入力制御機能では、申請書の処理において、各承認段階で誰が何を入力・表示できるかを細かく設定できます。この機能を活用することで、人的ミスや情報漏えいのリスクを低減し、適切な情報管理に役立ちます。
ワークフローシステムには、他にも紙による社内回覧を電子化し申請から承認・決裁までの手続きをシステム上で完結させ、一連の業務フローにかかる手間や時間を短縮し迅速化できるメリットがあり、効率化が可能です。
ワークフローシステムの導入を検討する際には、ニーズや規模感に合わせて、複数のサービスを比較することが大切です。BOXILではワークフローシステムのサービス資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ活用してみてください。
ワークフローシステムは、次の記事でも詳しく紹介しています。
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