申請の公開範囲設定機能を搭載するワークフローシステムおすすめ10選

ワークフローシステムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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ワークフローシステムの申請の公開範囲設定機能とは？

ワークフローシステムの申請の公開範囲設定機能は、申請内容を特定の条件のメンバーしか閲覧できないようにする機能です。

この機能を活用することで、情報共有を必要なメンバーだけに限定でき、セキュリティ対策や管理体制の強化に役立ちます。

申請の公開範囲設定機能のメリット・活用場面

申請の公開範囲設定を行うと、選択したメンバー以外は申請書を閲覧できないようになります。

公開範囲は、個人を選択するほか、サービスによっては「人事部のみ」「課長職以上」のように特定の部署や役職を選択できます。

すべての人が情報にアクセスできてしまうと、情報の流出や漏えいリスクにつながりかねません。申請書の閲覧を必要なメンバーに限定することで、情報漏えいのリスクを下げられます。また、関係していない申請書が表示されなくなるため、個々人のデータ整備にも役立ちます。

そのため、ワークフローシステムの導入にあたって情報漏えいリスクが心配な場合には、ワークフローシステムの選定ポイントの一つとして、申請の公開範囲設定機能が搭載されたシステムを選ぶとよいでしょう。

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申請の公開範囲設定機能を搭載するおすすめワークフローシステム10選

申請の公開範囲設定機能が搭載されたワークフローシステムを紹介します。

システム導入により、ワークフローのシステム化や構築を検討している場合には、申請の公開範囲設定機能以外の機能もあわせてチェックしてみましょう。

コラボフローは、代理申請／判定や帳票出力、一括承認などの機能を備えたワークフローシステムです。Excelの申請書をクラウド上でも利用できることが強みです。代理申請／判定の機能では、設定されたユーザー以外の人物が代理で申請や判定を行えます。帳票出力のオプションでは、申請データを帳票としてExcelやPDFファイルに出力可能です。申請書の閲覧範囲を設定できます。

ジンジャーワークフローは、承認ルート設定やアラート、レポート出力などの機能を備えたワークフローシステムです。申請や承認の情報が人事データに自動で反映されるほか、部門や役職などを指定したルート設定や段階承認設定など、細かなルート設定が可能です。承認依頼の通知をパソコン画面上やメールで受け取れます。申請フォームの公開期間や公開範囲を設定できます。

楽々WorkflowIIは、入力／表示フォームやワークフロー制御、システム連携などの機能を搭載したワークフローシステムです。多様なワークフロー業務を一つにまとめ、統一基盤として活用できることが魅力です。入力／表示フォームでは、運用に合った操作画面のデザインを選択できます。経路設定は、マウス操作で「承認」や「決裁」などのアイコンを並べて、担当者を選択するだけで完了します。ユーザー・グループ限定閲覧の設定が用意されているため、セキュリティの強化が可能です。

ジョブカンワークフローは、承認経路作成や申請書作成、申請一覧などの機能を搭載したワークフローシステムです。柔軟なカスタマイズ性を強みとしています。ニーズに合わせた複雑な承認経路もマウス操作のみで作成可能です。テンプレートやオプションが豊富で、オリジナルの申請フォームを簡単に作成できます。フォーム設定により、公開するユーザーや公開期限を定められます。

kickflowは、フォーム開発や申請・承認、組織・ユーザー管理などの機能を有するワークフローシステムです。使いやすさと高い機能性を両立している点が強みです。フォーム開発では、承認者による編集の可否や関連申請書の紐づけなど細かな設定ができます。申請・承認の機能が充実しており、たとえば、退職や異動の際に申請書や承認タスクを引き継げる「引き継ぎ機能」があります。公開範囲を限定する設定が可能です。

Garoonは、申請フォーム作成や路線検索、代理申請・代理承認などの機能を搭載したワークフローシステムです。複雑な組織構造でも運用しやすいよう、充実した情報統制の機能を搭載しているのが強みです。経理・給与・人事関連などさまざまなサンプルフォームが用意されており、簡易に申請フォームを作成できます。申請時に路線検索ができ、交通費の申請に役立ちます。申請データを公開するユーザーの設定が可能です。

グルージェントフローは、申請の一覧表示や進捗状況の通知、フォーム作成などの機能を搭載したワークフローシステムです。容易に申請書の作成が可能なシンプルな操作性を強みとしています。作成済みの申請書や処理すべき申請書を一覧表示でき、検索が可能です。進捗状況の通知機能では、フォローした申請のステータス変更・終了時にメールやチャットツールで通知が届きます。申請の公開範囲を設定でき、関係者のみが閲覧できるようにアクセス制限がかけられます。

rakumo ワークフローは、Google Workspaceとの強力な連携により、アカウント管理や大規模な人事異動時の経路メンテナンス負担を軽減し、運用を効率化できるワークフローシステムです。約80種類のテンプレートと高機能なノーコード作成機能で、複雑な申請書も直感的に作成可能。グループやユーザーに対する申請区分へのアクセス権限を柔軟に設定できるため、セキュリティを維持しながら、迅速な意思決定を支える環境を構築できます。

monday.comは、プロジェクト管理から営業まで幅広い業務に対応する柔軟なプラットフォームです。ノーコードでワークフローや作業の自動化を設定でき、迅速な業務改善を実現できます。また、TeamsやSlack、Salesforceなど主要な外部システムとの連携も可能です。最高水準のデータセキュリティとプライバシーコントロールにより、機密情報の公開範囲を細かく設定し、必要な人だけにアクセスを許可できます。ボードの権限変更を含むあらゆる操作がアクティビティログに記録され、詳細に追跡できるため、内部統制と監査対応の強化が可能です。

Styleflowは、紙やExcel、Wordで運用してきた既存の申請・承認業務をそのまま電子化できる、クラウド型業務フロー効率化システムです。ノーコードで自社の承認ルールに合わせた、複雑な承認ルートを自由かつ簡単に設定可能です。申請の公開範囲設定では、公開先部門設定により、部門・役職・役割ごとに申請可能な書類を限定できます。また、提出された申請データには申請者や承認者、同部門利用者以外に対し、申請書ごとまたは申請データごとに非公開設定が可能です。

ワークフローシステムの申請の公開範囲設定機能でリスクを防止しよう

ワークフローシステムの「申請の公開範囲設定機能」は、申請内容を特定のメンバーのみが閲覧できるよう制限をかけられる機能です。

例えば、「全社公開」「特定部署のみ」「プロジェクトメンバー限定」 など、システムによって柔軟な設定が可能です。この機能を活用することで、情報漏えいリスクを抑えつつ、適切な範囲内で情報を共有できます。

また、ワークフローシステムの導入により、申請から承認・決裁までのプロセスを効率化し、業務のスピードアップが可能です。

ただし、システムによっては導入時にカスタマイズや設定調整が必要な場合があるため、選定時に確認することが重要です。

ワークフローシステムの導入を検討する際には、ニーズや規模感に合わせて、複数のサービスを比較することが大切です。BOXILではワークフローシステムのサービス資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ活用してみてください。

ワークフローシステムは、次の記事でも詳しく紹介しています。

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