無料で使えるおすすめのワークフローシステム6選！ツールの特徴と選ぶ際のポイント
おすすめワークフローシステムの資料を厳選。各サービスの料金プランや機能、特徴がまとまった資料を無料で資料請求可能です。資料請求特典の比較表では、価格や細かい機能、連携サービスなど、代表的なワークフローシステムを含むサービスを徹底比較しています。ぜひワークフローシステムを比較する際や稟議を作成する際にご利用ください。
目次を閉じる
- ワークフローシステムとは
- 無料のワークフローシステムを選ぶときのポイント
- 必要な機能が揃っているかを確認する
- 利用可能な申請書テンプレートの件数と、申請回数を確認する
- ストレージ容量と保存期間を確認する
- おすすめワークフローシステムの比較表
- 無料で使えるおすすめのワークフローシステム比較6選
- ジョブカンワークフロー
- GRIDYグループウェア
- GroupSession
- AppRemoクラウド
- Exment
- SHIRASAGI
- 無料と有料のワークフローシステムの違いは？よくある機能制限
- 利用人数と登録フォーム数の制限
- データの容量と保存の制限
- サポートの制限
- 有料ワークフローシステムを検討するべきケース
- 利用人数が20人を超える場合
- 容量と添付ファイルの利用制限をなくしたい場合
- 承認階層が多いといった承認フローが複雑な場合
- 無料のワークフローシステムでメリットを体験しよう
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、社内の稟議や回覧を電子化して、効率的に申請・承認するためのシステムのことです。ワークフローシステムは、稟議システムや決裁システムとも呼ばれ、最近はテレワークに対応したクラウド型のワークフローシステムの導入が進んでいます。
初めてワークフローシステムを導入する場合は、無料のワークフローシステムを試してみて、どのような効果があるのか評価してみることをおすすめします。
ワークフローシステムの人気ランキングや口コミは、こちらを参考にしてください。
無料のワークフローシステムを選ぶときのポイント
無料のワークフローシステムを選定する際は、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。
必要な機能が揃っているかを確認する
無料のワークフローシステムを選ぶ際は、必要な機能が揃っているか確認してください。無料版では利用できる機能に制限がかかっていることがほとんどです。気になるツールに必要な機能が揃っているか必ずチェックしましょう。
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 申請フォームの作成 | テンプレートを活用しワークフローをすばやく構築できる |
| 承認ルートの作成・分岐設定 | 申請時の金額や入力項目により承認ルートの作成と分岐の設定ができる |
| 承認・決裁と状況確認 | システム上で申請・決裁と申請状況の把握ができる |
| 入力内容の制御 | 選択式やラジオボタンなど、入力内容を制御することにより、情報の回収漏れの防止や不要な差し戻し作業の削減ができる |
| 英語対応 | ワンクリックで画面上やメールの内容を英語で対応できる |
| スマートフォン対応 | スマートフォンからの申請・承認ができる |
| 操作ログの履歴確認 | 操作ログから履歴の確認ができる |
| IPアドレス制限 | ワークフローシステムにアクセス可能なIPアドレスを制限できる |
利用可能な申請書テンプレートの件数と、申請回数を確認する
無料で利用できるワークフローシステムは、多くの場合利用可能な申請書テンプレートの件数と、申請回数に制限があります。
システムを導入する際には、自社が1か月に申請する申請書テンプレートの件数と申請回数を把握しておく必要があります。
ストレージ容量と保存期間を確認する
無料のワークフローシステムでは、利用可能なストレージ容量とデータの保存期間に制限があるため、システムを選ぶ際は、自社の規模に合っているかどうかも大事なポイントです。
また、無料版ではデータ保存の保証がなかったり、1か月以上ログインしなければ利用停止になったりする場合があるため注意が必要です。
おすすめワークフローシステムの比較表
| サービス名 |  ジョブカンワークフロー |  iQube |
| ユーザーレビュー | 4.11 | 3.67 |
| 初期費用 | 0円(税抜)〜 | 0円(税抜)〜 |
| 月額費用 | 300円(税抜)〜 | 440円(税込)〜 |
| 無料プラン | ||
| 無料トライアル | ||
| iOSアプリのURL | ||
| AndroidアプリのURL | ||
| OR承認（並列承認） | ||
| AND承認（複数承認・合議） | ||
| 引上承認（後閲・承認スキップ） | ||
| 一括承認 | ||
| 承認期限切れ申請の自動承認設定 | ||
| 連続承認 | ||
| 差し戻し | ||
| 事前通知（根回し） | ||
| 印影・押印 | ||
| 督促・滞留通知 | ||
| 代理申請・承認 | ||
| Excelフォーマット取り込み | ||
| 申請テンプレート | ||
| コピーして申請作成 | ||
| ファイル添付 | ||
| 複数申請（同時申請） | ||
| 引き継ぎ申請（連続申請） | ||
| 引き戻し（申請者が取り消し） | ||
| 経路検索 | ||
| 申請時の承認者の指名・追加・変更 | ||
| 条件分岐 | ||
| 申請書のバージョン管理 | ||
| 相談・コメント | ||
| 代筆・代筆依頼 | ||
| ログ管理 | ||
| 閲覧権限設定 | ||
| 回覧設定（閲覧状況の確認） | ||
| 権限管理 | ||
| 自動採番 | ||
| 組織情報の管理・更新 | ||
| レポート作成 | ||
| 検索・フィルター | ||
| 出力 |
|
|
| フォームデザインのカスタマイズ |
|
|
| 既存システムからの移行 | ||
| 権限ごとの申請入力エリア制御 | ||
| 入力規則設定 | ||
| 入力補助 | ||
| 役職設定 |
無料で使えるおすすめのワークフローシステム比較6選
ワークフローシステムの中で、無料で使えるおすすめのツールを比較紹介します。無料の範囲でできることや機能制限などを解説しているので、ワークフローシステム選びの参考にしてみてください。
ジョブカンワークフロー - 株式会社DONUTS
ジョブカンワークフローは、有料版のすべての機能を利用できる30日間の無料トライアルを実施しています。
トライアル期間終了後は一部機能の利用が制限されるものの、3件までのフォームの登録が可能です。また、データの保持期間は直近30日間のみ閲覧可能です。
無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。
| 機能 | 制限 |
|---|---|
| 登録フォーム | 3件まで |
| ファイル添付機能 | 利用できません |
| データ保持期間 | 30日間のみ |
| 乗換案内機能 | 利用できません |
| チャットサポート | 利用できません |
| API連携 | 利用できません |
GRIDYグループウェア - ブルーテック株式会社
GRIDYグループウェアは、ワークフローを含む23個の機能を備えたグループウェアです。一般的なワークフローの機能をすべて備えており、ワークフロー以外の機能もすべて無料で利用できます。
無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。
| 機能 | 制限 |
|---|---|
| SFA/CRM | 利用できません |
| スマートフォンアプリ | 利用できません |
| CSVインポートでメンバー追加 | 追加できません |
| IPアドレス制限などの各種セキュリティオプション | 申し込みできません |
| SSO機能 | 利用できません |
| アクションログ機能 | 利用できません |
| 利用容量の確認および通知設定 | 利用できません |
| ストレージ容量 | 1GBまで |
| ファイル共有機能で扱うファイル容量 | 10MBまで |
| サポート | 利用できません |
GroupSession - 日本トータルシステム株式会社
GroupSessionは、ワークフローを含む豊富な機能を備えたグループウェアです。
利用人数に制限はありませんが、無料版は10〜300人での利用を想定しています。300人を超える場合は有料版の「ZION」を検討しましょう。スマートフォンアプリを利用したい場合は、月額1ユーザー300円で利用できる「byCloudスマートプラン」を選択できます。
AppRemoクラウド
AppRemoクラウドは、Excelで作成した申請書をそのまま使えるワークフローシステムです。永続無料のFreeプランと30日間の無料トライアルを実施しています。
30日間の無料トライアル期間は、サンプルのユーザーデータや申請フォームが登録済みの環境になるため、申し込み直後から試せます。トライアル期間終了後は一部の機能制限はありますが、最大20人までは引き続き無料で利用可能です。
無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。
| 機能 | 制限 |
|---|---|
| 利用人数 | 20人まで |
| 有効申請フォーム数 | 10フォーム |
| ストレージ容量 | 2GB |
| 添付ファイルの上限容量 | 1MB（1申請あたりの添付可能ファイル） |
| 申請データ出力件数 | 1回あたり50件 |
| セキュリティオプション | IP制御やクライアント証明の利用ができません |
Exment
Exmentはオープンソース型のソフトウェアです。ライセンス版の場合は、完全無料での利用が可能です。
ワークフローなどの基本機能が充実しており、ユーザー数の制限や機能制限はありません。しかし、サポートは別途有償になる点には留意しましょう。
SHIRASAGI
SHIRASAGI（シラサギ）は、ワークフローを含むすべての機能を無料で利用できるオープンソースソフトウェア（OSS）です。申請・承認作業の電子化など業務効率が大幅に向上します。
自社に合うワークフローシステムを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料を無料ダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。
無料と有料のワークフローシステムの違いは？よくある機能制限
無料のワークフローシステムでよくある機能の制限をまとめました。
利用人数と登録フォーム数の制限
ほとんどのワークフローシステムの無料プランは、利用人数に制限があります。一方で、グループウェアの一部で利用できるサービスや、オープンソース型のサービスでは、利用人数が無制限であることが多いです。
勤怠管理表などの申請は従業員が行うため、従業員が多い企業では人数制限により利用できなくなる場合があります。
また、登録フォーム数にも制限があり、会社の規模に合わせて選ぶ必要があります。
データの容量と保存の制限
ワークフローシステムの無料トライアルや無料プランの多くは、データの保存容量と保存期間に制限があるため、長期的な利用には適していません。
サポートの制限
無料のワークフローシステムの多くは、サポートが受けられません。サポートが受けられる場合でも、ヘルプページのみといった制限があります。
有料ワークフローシステムを検討するべきケース
企業の状況やツールに求めていることによっては、無料のワークフローシステムでは叶えられないケースが存在します。有料システムを検討したほうがよいケースをまとめているので参考にしてください。
利用人数が20人を超える場合
従業員数が約20人を超える企業では、無料プランでは人数制限により利用できなくなる可能性があります。今後、事業拡大の見込みがある場合は、有料ワークフローシステムの導入を検討することをおすすめします。
容量と添付ファイルの利用制限をなくしたい場合
容量を無制限で利用したい場合は、有料ワークフローシステムがおすすめです。有料ツールでは、ファイル添付を容量制限なく利用できます。
承認階層が多いといった承認フローが複雑な場合
申請・稟議・回覧などの承認フローは、関係部署や従業員数が多いほど複雑です。
複数人の承認（合議）や並列承認が組み合わせて発生したり、稟議内容を複数人に回覧してもらう必要があったりします。
そのため、企業規模が大きい場合には、柔軟な対応が可能な有料ワークフローシステムをおすすめします。
おすすめのワークフローシステム比較については、ぜひ次の記事も参考にしてください。
無料のワークフローシステムでメリットを体験しよう
無料のワークフローシステムは、業務効率化やお試し利用といったメリットがあり、初めてワークフローシステムを導入する場合におすすめです。選定する際は次のポイントに注意して選ぶことをおすすめします。
- 必要な機能が揃っているか
- 利用人数と登録フォーム数
- ストレージ容量と保存期間
- サポート
自社に合うワークフローシステムを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。
