中小企業向けワークフローのシェア・市場規模は？クラウド型の傾向や人気サービス比較も

本記事で紹介している中小企業向けワークフローシステムを含むおすすめサービスの資料は、こちらから無料でダウンロードできます。各サービスの料金や機能、特徴がわかりやすく記載されているので、中小企業向けワークフローシステムの導入を検討している方は、ぜひご利用ください。

ワークフローとは

ワークフローとは、一般的に「業務の流れやその流れを図式化したもの」と定義されており、広義では企業といった組織がさまざまなワークフローで成り立っているといえます。

たとえば、流れ作業で製品を製造する過程もワークフローといえ、企業内での申請〜承認〜決済のようなプロセスもワークフローです。

これを見直して改善することで、企業全体の効率化をはかれ、生産性を向上させていけます。

しかし、製造におけるワークフロー改善は従来から進められていたにもかかわらず、申請業務のような「業務手続きの電子化」は遅れがちな状況でした。

ワークフローについて、より詳細に知りたい方はこちらの記事を参考にしてください。

ワークフローシステム

高度な情報化社会となった現代では、グローバル化した市場経済の中で競争力を発揮する必要があり、そのため企業には、スピーディな意思決定と行動が求められています。

ワークフローシステムはこの点に着目し、これまで製造における業務改善でも削減できなかった「各種申請・稟議など、組織として必要な業務」を電子化し、スムーズでスピーディな対応の実現を目的としています。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムの具体的なフローは、次のような流れです。

• 稟議書・申請書・報告書の作成を、コンピューター／スマートデバイスなどで行う
• あらかじめ定められたルートにしたがって申請
• 承認・決済にいたるプロセスを電子化して可視化する

ERP（Enterprise Resources Planning : 統合基幹業務システム）やグループウェアの一部機能として提供される場合もありますが、単独のワークフローシステムも、オンプレミスで利用するパッケージ版、クラウドを利用したパッケージ版、スクラッチ開発、SaaS型のクラウドサービスなど、多種多様に存在しています。

それでは、ワークフローシステムを導入することによって得られる効果とは、どのようなものでしょうか。

従来のワークフロー

紙の申請書を使用していた従来のワークフローは、次のような流れになります。

• フォーマットに沿った申請書を準備
• 手書きで記入
• 承認者に提出
• 承認者が内容確認、承認もしくは差し戻し
• 承認後、決済が必要な申請は経理へ
• 決済

こういった面倒な手続きを踏んでいるため、次のような問題がおきてしまっているのではないでしょうか。

• 申請者と承認者が別の拠点にいる場合、郵送といった書類回送が必要になる
• 書類受け渡しに時間がかかる
• 承認までに時間がかかる
• 複数承認が必要な場合さらに時間がかかる
• 承認がどの段階にあるのかわからない

このほかにも物理的な紙を使用することにより、管理が煩雑になる、必要な書類を見つけるのに苦労するなどの問題がありますが、従来の方法ではアクションごとにタイムラグが発生し、決済までに長い時間を要したことがわかります。

ワークフローシステムのフロー

これをワークフローシステムに置き換えた場合、次のような流れになります。

• マルチデバイス対応
• 時間と場所を問わずに申請書作成
• 申請後のプロセスは自動化
• アクションごとに状況を可視化
• 承認側も時間を有効に使った確認・承認が可能
• 経理側でも同様の状況のため、決済もスムーズに

物理的な紙の使用を排除するため、管理がしやすく検索も容易というメリットもあります。
何よりもタイムラグを最小限にするスムーズなプロセスを可能とし、状況を可視化して共有できることが従来との最大の違いといえるでしょう。

ワークフローシステムのメリット

ワークフローシステム導入によって、企業は次のような具体的メリットを得られます。

• 申請プロセスの可視化により業務の迅速化を実現
• ペーパーレス化による印刷・保管・回送コスト削減
• 物理的な書類紛失がなくなる
• 内部統制強化により監査対応が容易になる
• 社内ルールの再確認・周知につながる

こうしたメリットが社会的に浸透してきたこともあり、多くの企業でワークフローシステムの導入が進んでいます。
中小企業でも導入を検討する企業が増加傾向にあり、大きな注目を集めているのです。

ワークフローシステムの市場規模

ワークフローシステムの現在の市場規模はどれくらいか、成長見通しがどのようになっているのか、紹介していきましょう。

上述したように、さまざまなシステムが存在するワークフローシステムでは、2015年に公表されたデータによると、新規導入が約39億円、継続運用が約31億円、合計で約70億円規模の市場になっているようです。

大手企業ではすでに導入が完了しているケースが多い反面、中堅・中小企業を中心に導入が進みつつあり、今後も堅調な市場規模拡大が見込まれます。

ワークフローシステムの中小企業市場シェア

中堅・中小企業におけるワークフローシステムの人気サービスや利用形態について説明します。

ワークフローシステムのシェアは？

ワークフローシステムのシェアは、複数の調査会社が導入社数を調査しています。

各社の調査で共通して上位に名を連ねたサービスとしては、NTTデータイントラマートのintra-martワークフロー、富士通のGLOVIA、NECのEXPLANNER/FL、flowlitesといった大手ベンダーが並びます。

このほか、比較的新興のサービスとしては、エイトレッド社のAgile Works／X-pointが安定した人気を得ています。

ワークフローシステムの運用形態

ワークフローシステムは、どのような運営形態で利用されているのでしょうか。

多くの企業では、独自開発の割合が減少している反面、社内サーバー／データセンター利用のパッケージ版が大きく割合を増加させており、SaaS型も増加傾向にあるといわれています。

パッケージ版を活用する企業の割合は多いですが、近年では「ジョブカンワークフロー」や「Create!Webフロー」など、クラウド型のワークフローシステムを導入する企業も増えています。

＞＞クラウド型のおすすめワークフローシステム比較はこちら

ワークフローシステムの利用状況

ワークフローシステムは、どのような方法で利用されているのでしょうか。多くの企業では、おもに申請関連のタスクをワークフローシステムで行うことが多い状況です。

このほか、近年のワークスタイル多様化の影響もあり、社内だけでなく社外からワークフローシステムを利用できる環境が整備されてきました。ノートPC／スマートデバイスともに社外利用が増加しており、今後のワークフローシステムは、外部からでもセキュアに利用できるものが求められると言えるでしょう。

ワークフローシステムの今後のニーズ

ワークフローシステムのニーズは、今後どのように変化していくのでしょうか。

それぞれでニーズは異なる部分もありますが、いずれにしてもERPのような基幹システム、もしくはグループウェアなど、活用している既存システムとの連携を望んでいる企業が多く、サポートやバージョンアップのコストに関する要望を上回っています。

ワークフローシステム導入が業務効率化を目的としたものであり、既存システムとの連携によって、さらなる効率化と生産性向上を企業が望んでいる、ということが読み取れるのではないでしょうか。

おすすめのクラウド型ワークフローシステム比較

ワークフローシステムのシェア、利用形態や状況、ニーズを総合すると、現時点でパッケージ版が主流になっていながらも、社外での柔軟な活用が求められています。

しかしながら、基幹システムとの連携が上手く取れない課題がある、という状況が浮かび上がってきます。

これを解決するための取り組みとして、各メーカーでもSaaS型のクラウドサービスを模索しており、シェア1、2位を占めるNEC／エイトレッドでもSaaS型ワークフローシステムの提供を開始しています。

近年おすすめのクラウド型ワークフローシステムを紹介します。ぜひサービスを検討する際の参考にしてください。

• 最短5分で導入可能
• 導入社数5,000社以上
• 初期費用無料、ユーザー数×250円で利用可能

ジョブカンワークフローは、クラウド勤怠管理システム ジョブカンの新サービスとして提供されている、あらゆる申請・承認業務を効率化してくれるワークフローシステムです。煩雑になりやすいこれらの業務を簡単に行えます。

直感的な操作で使えるのでだれでも利用でき、モバイルにも対応しています。30日間無料で全機能を利用できるので、本利用前に使用感を確認可能です。

• 簡単3ステップで思いどおりの帳票を作成
• 充実のワークフロー機能
• オプションでさらに便利に使えるデータ連携

コラボフローは、インターネット環境とExcelがあれば、誰でも簡単に作成・運用ができるワークフローシステムです。

申請書のExcelファイルをそのままWebフォーム化するので、申請経路はパズル感覚で簡単に設定できます。機能面も非常に充実しており、承認段階ごとの入力制御、追記内容の自動判別・分岐などの充実したワークフロー機能を利用可能です。また、他サービスとの連携機能も充実しているため、懐の深いワークフローシステムを構築できます。

• 紙の申請、稟議書をそのまま電子化
• 申請書のモデルテンプレートを搭載
• 複雑な経路設定や条件設定による表示画面などに対応

Gluegent Flowは、モバイルアプリに対応しているワークフローシステムです。設定する申請書は、搭載テンプレートをカスタマイズ利用したり、Google ドキュメントで紙の申請書に似せて作成したりできます。通知設定や印刷時のレイアウト設定も可能です。

ロールや条件分岐などによる承認経路設定や、電子契約サービスとの連携などに対応しており、社内申請から契約締結までスムーズに管理できます。グループウェアなしの単体利用や、Google Workspace、Microsoft 365の拡張アプリケーションとしての利用に対応しています。

• 紙の申請書のデザインをそのまま電子化
• 条件分岐や複雑な承認フローにも対応
• グループウェアや各種システムと連携可能

Create!Webフローは、紙による申請や決裁業務をそのまま電子化できるワークフローシステムです。迷わず操作できるわかりやすい画面デザインで、申請書はサムネイル一覧から選択、紙に書くイメージで入力します。ワークフローの進捗状況はアニメーションアイコンで表示されるため、一目で把握できます。また、初期費用なしで、最小限のコストで運用がはじめられます。

• 承認経路や入力項目を規定に合わせて設定可能
• AI-OCRで請求書や領収書を数秒で自動読み取り
• Slackやスマートフォンアプリからの承認に対応

バクラク申請は、購買申請や支払管理などに役立つワークフローシステムです。テキストや日付、プルダウンなどの項目タイプをもとに申請フォームを作成できるほか、金額や入力項目に応じた承認経路分岐を設定できます。

購買申請時の金額と支払申請時の金額差異をもとに消化率をモニタリングしたり、金額超過をアラートしたりでき、内部統制強化にも役立ちます。領収書の使いまわし自動判定といった重複申請の自動検知も可能です。

• 簡単・スピーディな立ち上げ
• 大規模・長期運用でも安心
• いつでも、どこでも、誰からでも

楽々WorkflowIIは導入も利用もかんたんなワークフローシステムです。導入設計はブラウザでのかんたん設計でも、慣れたExcelでの設計でもできます。他部門にまたがるフローも容易に設計できるほか、外国語での表示、スマホ入力への対応など、大企業でも無理なく利用できるシステムです。

• 現在使用中の申請書をそのまま活用できる
• 企業規模が変わっても使い続けられる柔軟性
• Office365、G Suiteとシングルサインオン連携が可能

Styleflowは、申請業務をシンプルかつ効率化するワークフローシステムです。対応状況を3段階（作成中・申請中・承認待ち）に分け、ホーム画面に表示できるため、一目で状況を把握でき、タスクの漏れを防げます。申請通知は、メールに加え、ChatworkやSlackなどにも対応しており申請と承認をスピーディーに進められるでしょう。また、複雑な承認ルートや、条件を設定した承認ルートの自動振り分けも行えます。

• ノンプログラミングでワークフローを電子化
• 1万人以上の組織でも実績多数、大組織にフィット
• 豊富な標準機能により最短1か月で導入可能

SmartDBは、ビジネスプロセスを電子化する大企業向けサービスです。プログラミングなしにデータベースをブラウザ上へ作成でき、ユーザー部門主導の業務システム内製化を強力に推進します。

大企業ならではの複雑なフローに対応。大きなリスクやコストを伴う改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現します。

• あらゆる申請書や報告書を電子化・ペーパーレス化
• フレキシブルなワークフロー設定
• 導入コストが低く、自社でのメンテナンスが不要

承認TIMEは、社内文書を電子化し、申請から承認までスムーズに実現できるワークフローシステムです。

利用中の書類の内容や項目を変更せずに入力画面を簡単に作成できるため、システム導入の手間や混乱もありません。拠点単位やチーム単位で承認ルートを設定でき、緊急時の飛び越し承認にも対応できます。10IDあたり3,000円の月額料金の低コストで、企業規模に合わせて導入可能なのもおすすめポイントです。

• 使い慣れた書類デザインを電子化
• 検索や集計の機能も充実
• グループウェア連携が可能

X-point Cloudは、ワークフローシステム導入実績3,500社以上^※のエイトレッドが開発した、クラウド型ワークフローシステムです。

使用しているフォーマットイメージを変えずにデータ化できるため、電子化への抵抗を軽減できるのが特徴。運用ルールやフローの変更も最低限に抑えられます。絞り込み検索、日付を指定した範囲検索が可能で、入力されたデータをグラフで表示し集計もできます。グループウェア連携をすると、X-pointの情報を他システムのポータル画面に表示でき、承認スピードの向上が期待できます。

※X-point Cloud公式サイトより（2022年1月時点）

• 業務アプリケーションの統合でワークフローを一体化
• データを活用し働き方を見える化
• セキュリティ面も安心して運用できる

TeamSpirit（チームスピリット）は、複数のバックオフィス機能を搭載したクラウド型システムです。勤怠や経費、工数、稟議などの機能を一体化し、業務上の無駄を徹底的になくして従業員の活動を可視化します。業務効率化と管理業務のコスト削減を実現し、内部統制の強化と生産性向上をサポートします。出退勤報告や経費精算の申請、承認までのやり取りなどの単純な事務業務を迅速に完結できます。また、複数の機能を組み合わせたパッケージプランもあり、企業に合わせた導入が可能です。

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さらにワークフローシステムのサービスを知りたい方はこちらをご覧ください。おすすめのワークフローシステムや中小企業向け、大企業向けサービスにわけて紹介しています。

ワークフローシステム導入で企業全体の最適化を実現

ERPやグループウェアの一部機能として提供されている場合があることから、他のシステムに比べ、ワークフローシステムが注目されるタイミングは遅かったのかもしれません。

しかし、企業自体がワークフローで成り立っていることを考えれば、実際に多くの手間とムダな時間を費やしていたワークフローを改善し、効率化することは必須です。

現状からは、最適なシステムの評価が定まっておらず、運用形態も流動的な面が見られるワークフローシステムですが、自社に最適なシステムは何か、目的や要件を充分吟味し、導入することによって大きなメリットを得られるでしょう。

おすすめクラウド型ワークフローシステムまとめ

大企業や中小企業など幅広い企業規模に対応した、おすすめのワークフローシステムをまとめて比較したい方は、ボクシルの一括資料請求と比較機能をご利用ください。

おすすめワークフローシステムから5サービスを厳選し、特徴や機能をまとめました。ぜひこちらの動画もシステム導入する際の参考にしてください。

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