中小企業向けワークフローのシェア・市場規模は？クラウド型の傾向や人気サービス比較も

本記事で紹介している中小企業向けワークフローシステムを含むおすすめサービスの資料は、こちらから無料でダウンロードできます。各サービスの料金や機能、特徴がわかりやすく記載されているので、中小企業向けワークフローシステムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

ワークフローとは

ワークフローとは、一般的に「業務の流れを図式化したもの」と定義されており、広義では企業といった組織がさまざまなワークフローで成り立っているといえます。

たとえば、流れ作業で製品を製造する過程もワークフローといえ、企業内での申請〜承認〜決裁のようなプロセスもワークフローです。

これを見直して改善することで、企業全体の効率化を図れ、生産性を向上できます。近年ではテレワークが普及したこともあり、クラウド型ワークフローを導入し、業務の自動化・効率化を行う企業が増えています。

ワークフローについて、より詳細に知りたい方はこちらの記事を参考にしてください。

近年導入が進むワークフローシステム

ワークフローシステムとは、簡単にいえば社内における申請や稟議の流れを電子化し、表や図を使って可視化するシステムのことです。電子承認システムや稟議システムとも呼ばれ、交通費申請や休暇の申請などに利用されます。

高度な情報化社会となった現代では、グローバル化した市場経済の中で競争力を発揮する必要があり、そのため企業には、スピーディな意思決定と行動が求められています。ワークフローシステムを導入すると、申請～承認や起案～決裁までの流れを迅速化できるため、スピーディーな決定・行動を実現できるのです。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、前述したように社内申請・稟議の流れを可視化・電子化するものであり、具体的なフローは、次のような流れです。

• 稟議書・申請書・報告書の作成を、パソコン／スマートフォンで行い電子化
• あらかじめ定められたルートにしたがってWeb上で申請
• 承認・決裁にいたるプロセスをすべて可視化

ワークフローシステムは、ERP（統合基幹業務システム）や、グループウェアの一部機能として提供される場合もありますが、単独のワークフローシステムも多く存在します。

種類としては、大まかにオンプレミス型とパッケージ型、SaaS（クラウド型）の3種類があります。オンプレミス型は自社サーバーに一からシステムを構築・開発するもので、パッケージ型はパソコンに直接ソフトウェアをインストールして利用するタイプです。

SaaSとは「Software as a Service」の略語で、日本語で「サービスとしてのソフトウェア」と訳します。インターネットを経由して、ベンダーが提供するシステムをWebサービスとして利用するタイプです。システムがクラウド環境に構築されるため、クラウド型とも呼ばれます。

それでは、ワークフローシステムを導入することによって得られる効果とは、どのようなものでしょうか。

従来のワークフロー

紙の申請書を使用していた従来のワークフローは、次のような流れになります。

• フォーマットに沿った申請書を準備
• 手書きで記入
• 承認者に提出
• 承認者が内容確認、承認もしくは差し戻し
• 承認後、精算が必要な申請は経理へ
• 精算

こういった面倒な手続きを踏んでいるため、次のような問題が起こりがちです。

• 申請者と承認者が別の拠点にいる場合、郵送といった書類回送が必要になる
• 書類受け渡しに時間がかかる
• 承認までに時間がかかる
• 複数承認が必要な場合、さらに時間がかかる
• 承認がどの段階にあるのかわからない

このほかにも物理的な紙を使用することにより、管理が煩雑になる、必要な書類を見つけるのに苦労するなどの問題も挙げられます。従来の方法ではアクションごとにタイムラグが発生するため、精算までに長い時間を要するのです。

ワークフローシステムのフロー

これをワークフローシステムに置き換えた場合、次のような流れになります。

• 時間と場所を問わずに申請書作成
• 申請後のプロセスは自動化
• アクションごとに状況を可視化
• 承認側も時間を有効に使った確認・承認が可能
• 経理側でも同様の状況のため、精算もスムーズに

物理的な紙の使用を排除するため、管理がしやすく検索も容易といった点もメリットです。何よりもタイムラグを最小限にするスムーズなプロセスを可能とし、状況を可視化して共有できることが従来との最大の違いといえるでしょう。

ワークフローシステムのメリット

ワークフローシステム導入によって、企業は次のような具体的メリットを得られます。

• 申請プロセスの可視化により業務の迅速化を実現
• ペーパーレス化による印刷・保管・回送コスト削減
• 物理的な書類紛失がなくなる
• 内部統制強化により監査対応が容易になる
• 社内ルールの再確認・周知につながる

こうしたメリットが社会的に浸透してきたこともあり、多くの企業でワークフローシステムの導入が進んでいます。
中小企業でも導入を検討する企業が増加傾向にあり、大きな注目を集めているのです。

ワークフローシステムの市場規模

ITコンサルティング・調査会社アイ・ティ・アールの調査^※によれば、2022年度ワークフローシステムの売上は110億円です。前年と比べて13.4%の増加と市場は成長しており、売上好調なベンダーの多いことから今後も売上は増加し、2027年には200億円に達するとも予想されています。

成長の理由としては、リモートワークの普及やペーパーレス化・働き方改革の促進といった、ニーズの増加が考えられます。また大きな特徴は、中小企業への導入も進んでいるSaaSの需要が増加していることです。

同市場を提供形態別に見ると、2022年度パッケージ型の売上は前年から3.9%縮小しているのに対し、SaaSは前年から32.6%と高い伸びを見せました。この傾向は続き、SaaSは2023年に市場全体の約6割、2027年には約8割にまで拡大すると予想されています。

※出典：アイ・ティ・アール「2022年度のワークフロー市場はリモートワークの普及とDX推進に伴うシステム拡張により 前年度比13.4％増、2027年度には200億円規模に達する見込み　ITRが提供形態別のワークフロー市場規模推移および予測を発表」（2024年1月27日閲覧）

ワークフローシステムの中小企業市場シェア

中堅・中小企業におけるワークフローシステムの人気サービスや、利用形態について説明します。

ワークフローシステムのシェアは？

ワークフローシステムのシェアは、複数の調査会社が導入社数を調査しています。各社の調査で共通してランキング上位に名を連ねたクラウドサービスは、楽々WorkflowII・バクラク申請・コラボフロー・X-point Cloudなどが挙げられます。

なかでも注目すべきは「X-point Cloud」です。アイ・ティ・アールの調査^※によれば、SaaS型ワークフロー市場のベンダー別売上金額において、2016～2021年度に6年連続でシェアNo.1を獲得しています。

また「X-point Cloud」は、とくに中堅・中小企業の市場から高い支持を得ていることから、中小企業への導入におすすめのシステムといえるでしょう。

※出典：PR TIMES「『X-point Cloud』が6年連続となるSaaS型ワークフロー市場で売上シェアNo.1を獲得！」（2024年1月27日閲覧）

ワークフローシステムの導入形態

導入形態としてはオンプレミス型・パッケージ型・SaaS（クラウド型）があるものの、先ほどの市場規模を見てもわかるように、現在の主流はSaaSです。

SaaSはインターネット環境があれば、パソコン・スマートフォンを使って、誰でも時間や場所を問わずアクセスできるため情報共有をしやすいのが特徴です。基本的に複数人でプロセスを進めるワークフローにおいては、スピーディーに業務を進めるためにも、アクセス・情報確認のしやすさは大きな魅力といえます。

またオンプレミス型のように高額な初期費用がかからず、低額で気軽にはじめられるため、クラウド型を導入する中小企業が増えています。

＞＞クラウド型のおすすめワークフローシステム比較はこちら

ワークフローシステムの今後のニーズ

市場規模で紹介したアイ・ティ・アールの調査結果では、今後業務の自動化を実現させるためのソリューションとして、ワークフローシステムの導入が進むと予想しています。DXの取り組みが進む中ERPやドキュメント管理システムといった、業務システムと連携させることで、ワークフローシステムは、より広い範囲の業務プロセスを自動化可能です。

そのため、今後ワークフローシステムは業務の適用範囲を広げることで、さらにニーズを拡大していくと期待できます。

おすすめのクラウド型ワークフローシステム比較

最後におすすめのクラウド型ワークフローシステムを比較紹介します。サービスの特徴や価格のほか、実際に導入した企業の口コミレビュー評価もチェック可能です。

まずは比較表でおすすめ製品の一覧が確認できます。ぜひ製品比較の参考にしてください。

• インターネットとExcel（エクセル）だけで簡単に運用可能
• 充実のワークフロー機能
• オプションでさらに便利に使えるデータ連携

コラボフローは、インターネット環境とExcelがあれば、誰でも簡単に作成・運用ができるワークフロー管理ツールです。

申請書のExcelファイルをそのままWebフォーム化するので、申請経路はパズル感覚で簡単に設定できます。機能面も非常に充実しており、承認段階ごとの入力制御、追記内容の自動判別・分岐などの充実したワークフロー機能を利用可能です。また、他サービスとの連携機能も充実しているため、会社全体での業務効率化を図れます。

• そのまま使える標準提供のサンプルフォーム
• 承認ルートの作成はガイドに従いステージを配置するだけ
• 承認済みの申請内容をPDF化して自動保管

eValue V Air ワークフローは、分岐条件をはじめ複雑な承認ルートに対応できるワークフローシステムです。複数人の意思を確認する合議機能や相談機能を備え、代理申請や代理承認にも対応しています。

搭載されたサンプルフォームを利用できるほか、申請フォームエディタで既存の紙帳票の電子化も可能です。最終承認された申請書や添付ファイルは、ドキュメント管理に自動保管され、スムーズな情報共有に役立ちます。

• 既存の紙文書が再現できる
• 条件分岐や複雑な承認フローにも対応
• グループウェアや各種システムと連携可能

Create!Webフローは、紙による申請や稟議書をそのまま電子化できるワークフローシステムです。迷わず操作できる見やすい画面デザインで、既存の紙文書が再現でき、紙に書くイメージで入力できます。ワークフローの進捗状況はアニメーションアイコンで表示されるため、一目で把握可能です。またクラウド版は初期費用なしで、1ユーザー500円と最小限のコストから運用がはじめられます。

• 承認された申請情報をデータベースへ自動連携
• 申請種別や条件分岐による承認ルートのカスタマイズが可能
• シリーズ連携で人事労務業務を幅広くサポート

ジンジャーワークフローは、身上申請系統をはじめとする多様な申請を電子化できるワークフローシステムです。住所通勤費変更や扶養変更などの申請承認を管理できるほか、承認された情報をデータベースへ自動で反映してくれます。

申請フォームの項目追加やレイアウト変更は、ノーコードで行えます。ジンジャー経費をはじめ、ジンジャーシリースで導入すれば、最新の従業員情報をワークフローや経費処理情報などにも自動連携でき、人事労務業務に幅広く対応可能です。

• 幅広い申請・承認業務を効率化
• 初期費用無料、ユーザー数×300円で利用可能
• ジョブカン経費精算との併用で割引もできる

ジョブカンワークフローは、幅広い業務システムを提供するジョブカンシリーズの1つで、幅広い申請・承認業務を効率化してくれるワークフローシステムです。煩雑になりやすいこれらの業務を見やすい画面で簡単に行えます。

初期費用無料で、1ユーザー300円と非常に安い料金で利用できるため、中小企業でも導入しやすいでしょう。30日間無料で全機能を利用できるので、本利用前に使用感を確認可能です。

• 簡単・スピーディな立ち上げ
• 大規模・長期運用でも安心
• 多言語対応

楽々WorkflowIIは、導入も利用も簡単なワークフローシステムです。導入設計はブラウザ上からも、慣れたExcelからもできます。他部門にまたがるフローも容易に設計できるほか多言語での表示、スマートフォン入力への対応など、大企業やグローバル企業でも無理なく利用できるシステムです。

• ノンプログラミングでワークフローを電子化
• 大企業でも実績多数、大きな組織にフィット
• 豊富な標準機能により短期間で導入可能

SmartDBは、ビジネスプロセスを電子化する大企業向けワークフローサービスです。プログラミングなしにデータベースをブラウザ上へ作成でき、ユーザー部門主導の業務システム内製化を強力に推進します。

また大企業ならではの複雑なフローに対応可能です。大きなリスクやコストを伴う改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現します。

• 申請書のモデルテンプレートを搭載
• 複雑な経路設定や条件設定による表示画面などに対応
• 幅広い連携で柔軟な使い方ができる

Gluegent Flowは、ワークフローシステムです。設定する申請書は、豊富なテンプレートをカスタマイズ利用したり、Google ドキュメントで紙の申請書に似せて作成したりできます。通知設定や印刷時のレイアウト設定も可能です。

ロールや条件分岐などによる承認経路設定や、電子契約サービスとの連携などに対応しており、社内申請から契約締結までスムーズに管理できます。グループウェアなしの単体利用や、Google Workspace、Microsoft 365の拡張アプリケーションツールとしての利用に対応しています。

• 承認経路や入力項目を規定に合わせて設定可能
• AI-OCRで請求書や領収書を数秒で自動読み取り
• Slackやスマートフォンアプリからの承認に対応

バクラク申請は、購買申請や支払管理などに役立つワークフローシステムです。テキストや日付、プルダウンなどの項目タイプをもとに申請フォームを作成できるほか、金額や入力項目に応じた承認経路分岐を設定できます。

購買申請時の金額と支払申請時の金額差異をもとに消化率をモニタリングしたり、金額超過をアラートで通知したりでき、内部統制強化にも役立ちます。領収書の使いまわし自動判定といった重複申請の自動検知も可能です。

• Google Workspace連携により人事異動時のメンテナンスを省力化
• 申請・承認を伴う稟議から、一般的な業務フローまで対応
• カスタマイズ可能な申請書テンプレートを豊富に搭載

rakumoワークフローは、Google Workspaceと連携し稟議や経費精算、勤怠管理などを補完するrakumoシリーズのワークフローシステムです。Google Workspaceと連携し、アカウント管理や人事異動時の経路変更などが可能です。

説明書きや入力例を表示させられるので、申請時の入力もスムーズに行えます。また、見積書確認といった営業関連、人事や稟議関連など多様な申請書テンプレートを備え、自社運用に合わせカスタマイズして利用できます。

• 現在使用中の申請書をそのまま活用できる
• 企業規模が変わっても使い続けられる柔軟性
• さまざまなグループウェアとシングルサインオン連携が可能

Styleflowは、申請業務をシンプルかつ効率化するワークフローシステムです。機能拡張が簡単にできる設計であるため、今後事業拡大が考えられる中小企業におすすめです。

申請通知はメールにくわえ、ChatworkやSlackなどにも対応しており申請と承認を、スピーディーに進められるでしょう。また複雑な承認ルートや、条件を設定した承認ルートの自動振りわけも行えます。

• さまざまな申請書や報告書を電子化・ペーパーレス化
• フレキシブルなワークフロー設定
• 導入コストが低く、自社でのメンテナンスが不要

承認TIMEは社内文書を電子化し、申請から承認までスムーズに実現できるワークフローシステムです。

利用中の書類の内容や項目を変更せずに入力画面を簡単に作成できるため、システム導入の手間や混乱もありません。拠点単位やチーム単位で承認ルートを設定でき、緊急時の飛び越し承認にも対応できます。初期費用無料10IDあたり月額3,000円の低コストで、企業規模に合わせて導入可能なのもおすすめポイントです。

• 使い慣れた書類デザインを電子化
• 検索や集計の機能も充実
• グループウェア連携が可能

X-point Cloudはエイトレッドが開発した、クラウド型ワークフローシステムです。使用しているフォーマットイメージを変えずにデータ化できるため、電子化への抵抗を軽減できるのが特徴です。運用ルールやフローの変更も最低限に抑えられます。

絞り込み検索、日付を指定した範囲検索が可能で、入力されたデータをグラフで表示し集計もできます。グループウェア連携をすると、X-pointの情報を他システムのポータル画面に表示できるため、承認スピードの向上が期待できるでしょう。

• 業務アプリケーションの統合でワークフローを一体化
• データ活用で働き方を見える化
• セキュリティ面も安心して運用できる

チムスピ勤怠（旧TeamSpirit）は、複数のバックオフィス機能を搭載したクラウド型システムです。勤怠や経費、工数などの機能を一体化し、業務上の無駄を徹底的になくして従業員の活動を可視化します。業務効率化と管理業務のコスト削減を実現し、内部統制の強化と生産性向上をサポートします。出退勤報告や経費精算の申請、承認までのやり取りなどの単純な事務業務を迅速に完結可能です。また、複数の機能を組み合わせたパッケージプランもあり、企業に合わせた導入が行えます。

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さらにワークフローシステムのサービスを知りたい方はこちらを参考にしてください。おすすめのワークフローシステムや中小企業向け、大企業向けサービスにわけて紹介しています。

ワークフローシステム導入で企業全体の最適化を実現

ワークフローシステムを導入すると、申請・承認業務を可視化・効率化でき、内部統制の強化も図れます。またワークフローシステムの市場規模を見てもわかるように、市場は成長を続けており、今後企業全体で業務効率を向上させるうえで欠かせないシステムとなるでしょう。

近年はクラウド型システムが多く登場しており、オンプレミス型のように高額な初期費用もかかりません。導入のハードルは下がっているため、ワークフローの効率化を図りたい方はぜひ導入を検討しましょう。

おすすめクラウド型ワークフローシステムまとめ

大企業や中小企業など幅広い企業規模に対応した、おすすめのワークフローシステムをまとめて比較したい方は、ボクシルの一括資料請求と比較機能を利用してください。

おすすめワークフローシステムから5サービスを厳選し、特徴や機能をまとめました。ぜひこちらの動画もシステム導入する際の参考にしてください。

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