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なぜペーパーレスに失敗するのか?実現しない企業にみられる特徴と理由とは

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2016年には80万トン以上もの紙が消費されています。未だに日本でペーパーレス化が浸透しない理由とは?ペーパーレス化に失敗する企業に共通して見られる原因や特徴に加え、成功につなげるためのポイントやメリットも合わせて解説します。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、文字通り紙の利用を減らしていくことを指します。近年クラウドサービスの浸透により、書類の電子化が進み、オフィスのペーパーレス化が進んでいる企業も多いのではないでしょうか。

ペーパーレス化について、メリット・デメリットも含め、詳しくはこちらの記事で解説しているので参考にしてみてください。

ペーパーレス化の現状

日本製紙連合会のデータによると、ITの発達により情報誌や新聞紙に代表される紙面でペーパーレス化は進みつつあります。

しかし、オフィス内で消費される紙の量は減っておらず、2016年には80万トン以上消費されており、日本企業ではなかなかペーパーレス化が進まない実態があります。

では、なぜ日本でペーパーレス化が進まないのか。日本企業で失敗している事例を紹介します。

ペーパーレス化の失敗例

ある企業ではマニュアルや社内会議用の資料をペーパーレス化したことによって、大幅に削減することに成功しました。

しかし、従業員のペーパーレス化への取り組みが悪く、それぞれが自分が利用するための資料の印刷をするため、会社に保管されていく紙は減っても、消費される紙は減らないという事態に。これではまったく意味がないですよね。

そのため、一見ペーパーレス化が成功しているように見えますが、数字で見ると何も変わっておらず、失敗しているという現状があります。

ペーパーレス化の成功事例

もちろん、ペーパーレス化を実現している企業もあります。実際にペーパーレス化につながるシステムを導入して成功した事例の、課題と導入後の効果を紹介していきます。

事例:自治体 H

人口およそ17万人の東北の地方自治体Hの職員数は1,400人程度です。紙の使用量が大きな課題として認識されており、削減のためペーパーレス会議システムを導入しました。

この事例ではコンピュータの更新時期を迎えていたこともあり、タッチディスプレイが使えて持ち運びにも適したデバイスへの刷新も実施。

PDFに手書きで快適に書き込みができる製品を導入し、紙の使用量の大幅削減につなげられたようです。ペーパーレス会議の導入により、会議の質も向上するという効果もありました。

事例:F社(IT業界 50人以下)

F社はスポーツクラブのマネジメントやITアプリの開発を手掛けています。

給与明細といった文書配布と、請求書や社内規則、各プロジェクトや契約情報などの文書ファイリングにクラウドストレージ・ファイル共有サービスを導入しました。

クラウドストレージ・ファイル共有サービス導入により、 セキュアな情報共有とペーパーレス化が実現でき、情報漏えいの懸念が低減されたことを一番のメリットと捉えています。

L社(量販店 5,000人〜10,000人)

L社は全国で100以上の店舗を構えている、こだわりの生活雑貨を集めた店舗をチェーン展開する企業です。

日本全国に新規出店が続き、店長会議の効率化とコストカットが課題となっていました。従来からテレビ会議システムを導入していたものの、同時接続に制約があり、充分な役目を果たせていなかったため、新たな会議システム導入を検討しました。

自在に書き込みでき保存もできるため、会議はスムーズに進められるようになりました。

ではなぜペーパーレス化が実現しないのか

それでは、日本においてペーパーレス化が実現しづらい理由について挙げていきます。

ペーパーレス化で効率が下がる?

ペーパーレス化が行われることによって、紙や印刷コストの削減やスペースの確保ができるというメリットがありますが、その一方でペーパーレス化によって作業効率が下がってしまうケースがあります。

資料が紙であれば、デスクに並べて参照することは簡単にできますが、データ化した場合には、複数枚同時に資料を参照することが困難です。

もしパソコンの画面をフルに利用して参照した場合、肝心な作業スペースが確保できないため作業ができなくなってしまいます。

日本ではこういったパソコンやモニターなどの機器を上手く活用できていないといった事態が一番の原因なのではないでしょうか。


ペーパーレス実現を補助するペーパーレス会議システムについては、こちらの記事で紹介しています。資料を並べて表示できるペーパーレス会議システムも増加しています。

   

コスト上の問題

ペーパーレス化によってランニングコストを抑えられますが、導入コストがもちろんかかります

会社として負担するコストを下げるためにシステムの導入をしたにも関わらず、ペーパーレス化に必要なシステムにコストがかかってしまい、結果的に紙媒体の方が運用コストが安く済むという問題もあります。費用対効果が悪くならないように、コスト面に注目してシステム選定をしましょう。

ディスプレイの大きさの問題

資料を閲覧するモニターによっては文字が小さくて見づらく、紙で内容を確認した方が視認性がよいケースがあります。

日常的に使う資料の文字が見えづらいと、内容を把握するために余計に時間がかかるため、スタッフにとってストレスになりかねません。特に経営層は年齢が若くない場合も多いため、導入を検討するに至らない可能性が高まります。

もし完全に社内をペーパーレス化するのであれば、資料を並べられて参照できるだけのモニターを複数用意するか、大画面のディスプレイを用意する必要があります。

### 紙媒体に親しみをもつスタッフが多い

日本人は紙の資料の利用に慣れているため、紙媒体の資料に親しみをもっているスタッフが多いケースがあります。

その場合には、使い勝手が悪くなったり、新しい使い方を勉強しなくてはいけないということで、導入に対して消極的になるケースがあります。

ユーザーのITリテラシーの問題

資料をペーパーレス化するということは、最低限のITリテラシーが必要になります。

もし経営層や管理力にITリテラシーが足りない場合、セキュリティ面や利用面に不安が残るため、導入に賛成してくれないケースがあります。

ITリテラシーが足りなければ、逆に穴となってしまい情報漏えいリスクが高まります。

システム障害への不安

紙媒体は手元にあればいつでも閲覧が可能ですが、データで利用している場合には、もし停電や災害などでシステム障害が起こった際に、データの閲覧ができなくなることへの不安があります。

同時に、何かが原因でシステムが壊れてしまった場合、一度にすべての資料や情報を失ってしまうリスクがあります。

24時間常にバックアップをとっていれば、データの復旧は可能ですが、もしバックアップがない場合には復旧に時間がかかってしまいます。

そんな時でも安心のデータセンターやクラウドサービスについては、こちらの記事で詳しく解説しているのでぜひご覧ください。

手書きでのメモがしづらい

ペーパーレス化が進まない理由として、手書きでメモが取れないことに不自由さを感じる人がまだまだ多いということが挙げられます。

資料が紙で提供されていれば、添削をしたり会議中のメモ書きをしたりできますが、ペーパーレス会議だと、タブレットといった電子デバイスに表示されている資料に、適宜メモを入れるのが難しいケースもあるようです。

最近ではペン操作に優れたタブレット端末も登場しているので、今後さらに手書きも簡単にできるようになっていくと考えられます。

すぐ閲覧できない場合もある

ペーパーレス化した情報を表示するために必要な電子デバイスの起動に時間がかかる、わずらわしい、と感じている人もいるようです。

充電が切れて使えず、閲覧したくてもできない可能性があるため、「常に充電状態を確認しておく」「予備のバッテリーを用意しておく」といった準備が必要になる点はデメリットと言えるでしょう。

しかし、紙で情報を保管している場合も、必要な書類がどこかに紛れ込んで見つからないことも多く、すぐに閲覧できない可能性があるという点では同じです。

一部電子化できない書類も

近年ではペーパーレス化を意識した法改正も進み、ほとんどの書類が電子化による保管を認められています。一般的な契約書は電子化が認められていますが、現在でも電子化が認められていない書面は次のとおりです。

  • 定期借地・定期建物賃貸借契約
  • 宅地建物売買等媒介契約
  • 宅地建物売買等契約締結前の重要事項説明・締結後の契約内容説明
  • マンション管理業務委託契約
  • 訪問販売等特定商取引における交付書面
  • 労働者派遣個別契約

これらの書類をやり取りする際には紙が必要になるため、電子データとのハイブリット運用がしっかりできる設定にしておきましょう。

既存のオペレーションからの変更に対応できない

ペーパーレス化によって、従来紙を使用していた場面では業務のフローが必要になる可能性があります。新たなシステムが導入される可能性もありますね。既存のオペレーションからの変更に対応するために、準備期間を設けフォロー体制を整えておきましょう。

ペーパーレス化のメリット

一見「無意味ではないのか?」と考えてしまうほどデメリットがあるように思えるペーパーレス化。環境への配慮ができるだけではなく、企業にとって有益なペーパメリットについて解説します。

業務効率の向上

ペーパーレス化によって、資料を簡単に検索できるようになるため、情報管理が楽になり、仕事の業務効率が向上します

また、距離が離れている相手に対してもメールやチャットツールを利用することで情報共有がしやすくなるため、資料の共有にかかる時間を短縮できます。

コストの削減

ペーパーレス化によって、印刷コストや保管コストが削減できます。単価はそれほど高くないものではありますが、日常的に多くのスタッフが使うものであるため、結果的に少なくないコストがかかってしまうものです。

また相手の企業も同じツールを使っていれば、従来紙で郵送していた書類も電子化できるため、郵送費も削減できます。

セキュリティの強化ができる

紙での保管になると、すべての資料を厳重に守るためには、広い保管スペースが必要になります。
そのため、もしオフィスにスペースがない場合は、誰でも閲覧できる場所に重要な書類を置かざるを得なく、セキュリティ面への不安が残ります。

しかしデータ化することによって、盗難や紛失のリスクを減らし、セキュリティの向上につながります。外部へも安全に共有できる点でもメリットがあります。

「データ化してセキュリティは大丈夫なの?」と思う方がいると思いますが、現在ではクラウドの方がセキュリティ対策やデータ紛失対策は万全です。以下の記事で詳しく解説しているのでぜひご覧ください。

バックアップの容易化

ペーパーレス化には、重要書類のバックアップを保持できるというメリットがあります。

紙の書類を保管しておく従来の方法には、書類の紛失や盗難、火災による焼失といったリスクがあります。失われた書類を復元することはほぼ不可能といえます。

ペーパーレス化によって書類をデータ化し、クラウド上に保存・バックアップしておけば容易に復元できます。

保管スペースが不要に

書類をペーパーレスにすることで、今まで必要だった紙書類の保管スペースは不要になります。場所だけでなく、書類を保管するファイルや棚も不要となるため、まとまったコスト削減につながります。

情報整理が簡単にできる

ペーパーレス化が進めば、情報整理も進むというメリットが期待できます。

保管期限の過ぎたデータを探しだすことも瞬時にできるので、不要なデータを定期的に削除することも、特定の保管場所に移動させることも、時間をかけずに行えます。

ペーパーレス化のポイント

  
上記の課題とメリットを踏まえて、企業がペーパーレス化を進める際のポイントについて解説します。

ペーパーレス化の必要性を理解してもらう

従業員には、なかなかペーパーレス化の必要性を理解してもらえないケースがあります。
そこで、企業内で説明会を開くなど、経営層を中心にペーパーレス化の必要性を理解してもらう必要があります

ペーパーレス化が実現することで、どのようなメリットがあるのかを理解してもらえる工夫が必要です。

段階的導入を検討する

現在紙媒体での利用が主流なのであれば、それを一度にすべてデータ化しようとするとハードルが高いため、優先順位を明確にしたうえで段階的に導入することが重要です。
そのため、まずは重要度の高いところから段階的に導入することで、少しずつ社内に普及させていきましょう。

タブレットから導入してみる

現代では、日常的にスマートフォンを利用している人が多いことから、パソコンよりもタブレットの方が利用することに対して抵抗がないという方も多いと思います。

パソコンでの利用のハードルを下げるためにも、視認性の高いタブレットの導入から始めることが有効的です。

ペーパーレス化に一役買うサービスってどれ?

それではペーパーレス化を実現するために必要なサービスは一体なんでしょうか。

たとえば文書をPDF化して管理する文書管理システムで、データを保管しておくデータセンター、Wordファイルを保管するオンラインストレージ、モニターで資料を共有できるWeb会議システムなどが挙げられます。

それぞれのおすすめサービスの詳細は以下から無料でダウンロード可能です。ぜひご覧ください。

メリットを理解してもらいペーパーレス化を成功させる

ペーパーレス化は必ずしもメリットばかりではなく、同時にデメリットも存在するため、導入が難しい側面があるのは事実です。

しかし、スタッフにメリットを理解してもらい、全社的にペーパーレス化を成功させることで得られるメリットは大きいので、導入時に活用してもらえるような

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