Article square balloon green
2017-11-21

なぜペーパーレスに失敗するのか?実現しない企業にみられる特徴と理由とは

2016年には80万トン以上もの紙が消費されています。未だに日本でペーパーレス化が浸透しない理由とは?ペーパーレス化に失敗する企業に共通して見られる原因や特徴に加え、成功につなげるためのポイントやメリットも合わせて解説します。
文書管理
Large

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、紙の利用を減らしていくことを指します。文字通りですね。

ペーパーレス化について詳しくは以下の記事で解説しているので参考にしてみてください。

ペーパーレス化で社内文章管理を効率化!コスト・スペースを削減するメリット6つ | ボクシルマガジン
ペーパーレス化は、書類の保管、情報共有、検索が楽になるなどのメリットがあります。ペーパーレス会議を実現するために現...

ペーパーレス化の現状

日本製紙連合会のデータによると現状ペーパーレス化は、ITの発達により情報誌や新聞紙などの媒体で言えば進みつつあります。

しかし、企業内で消費される紙の量は減っておらず、2016年には80万トン以上消費されており、日本企業ではなかなかペーパーレス化が進まない実態があります。

では、なぜ日本でペーパーレス化が進まないのか。日本企業で失敗している事例を紹介します。

ペーパーレス化の失敗例

ある企業ではマニュアルや社内会議用の資料などをペーパーレス化したことによって、大幅に使用を削減することに成功しました。

しかし、従業員のペーパーレス化への取り組みが悪く、それぞれが自分が利用するための資料の印刷をするため、会社に保管されていく紙は減っても、消費される紙は減らないという事態に。これでは全く意味がないですよね。

そのため、一見ペーパーレス化が成功しているように見えますが、数字で見ると何も変わっておらず、失敗しているという現状があります。

ではなぜペーパーレス化が実現しないのか

ここでは、ペーパーレス化が実現しづらい理由について説明します。

ペーパーレス化で効率が下がる?

ペーパーレス化が行われることによって、紙や印刷コストの削減やスペースの確保ができるというメリットがありますが、その一方でペーパーレス化によって作業効率が下がってしまうケースがあります。

資料が紙であれば、デスクに並べて参照することは簡単にできますが、データ化した場合には、複数枚同時に資料を参照することが困難です。

もしパソコンの画面をフルに利用して参照した場合、肝心な作業スペースが確保できないため作業ができなくなってしまいます。

日本ではこういったパソコンやモニターなどの機器を上手く活用できていないといった事態が一番の原因なのではないでしょうか。
   

コスト上の問題

ペーパーレス化することによってランニングコストを抑えることはできますが、導入コストが莫大にかかってしまいます。

会社として負担するコストを下げるためにペーパーレス化の導入をしたにも関わらず、ペーパーレス化に必要なシステムにコストがかかってしまい、結果的に業務運用上紙媒体の方が運用コストが安く済むという問題もなかにはあります。

ディスプレイの大きさの問題

資料を閲覧するモニターによっては文字が小さくて見づらく、紙で内容を確認した方が視認性がよいケースがあります。

日常的に使う資料の文字が見えづらいと、内容を把握するために余計に時間がかかるため、スタッフにとってストレスになりかねません。特に経営層は年齢が若くない場合も多いため、導入を検討するに至らない可能性が高まります。

もし完全に社内をペーパーレス化するのであれば、資料を並べられて参照できるだけのモニターを複数用意するか、大画面のディスプレイを用意する必要があります。

### 紙媒体に親しみをもつスタッフが多い

日本人は紙の資料の利用に慣れているため、紙媒体の資料に親しみをもっているスタッフが多いケースがあります。

その場合には、使い勝手が悪くなったり、新しい使い方を勉強しなくてはいけないということで、導入に対して消極的になるケースがあります。

ユーザーのITリテラシーの問題

資料をデータで利用するということは、最低限のITリテラシーが必要になります。

もし万が一、経営層などにITリテラシーが足りない場合、セキュリティ面や利用面に不安が残るため、導入に賛成してくれないケースがあります。

きちんとしたITリテラシーを持ち合わせていれば、強力なセキュリティをかけることができますが、ITリテラシーが足りなければ、逆に穴となってしまい情報漏えいリスクが高まります。

システム障害への不安

紙媒体は手元にあればいつでも閲覧が可能ですが、データで利用している場合には、もし万が一停電などのシステム障害が起こった際に、データの閲覧ができなくなることへの不安があります。

同時に、何かが原因でシステムが壊れてしまった場合、一度にすべての資料や情報を失ってしまうリスクがあります。

24時間常にバックアップをとっていれば、データの復旧は可能ですが、もしバックアップがない場合には復旧に時間がかかってしまいます。

そんな時でも安心のデータセンターやクラウドサービスについては以下の記事で詳しく解説しているのでぜひご覧ください。

データセンターとは | クラウドとの違いと定義・特徴・利用方法を解説 | ボクシルマガジン
データセンターとは、IT機材を集約して保護する専用施設であり、クラウドサービスにも欠かせない存在です。混同されがち...

ペーパーレス化のメリット

ここでは、ペーパーレス化のメリットについて解説します。

業務効率の向上

ペーパーレス化によって、どこにどの資料があるのかを簡単に検索することができるようになるため、情報管理が楽になり、仕事の業務効率が向上します

また、距離が離れている相手に対しても、メールなどを利用することで情報の共有がしやすくなるため、資料の共有にかかる時間を短縮できます。

コストの削減

ペーパーレス化によって、印刷コストや保管コストが削減できます。単価はそれほど高くないものではありますが、日常的に多くのスタッフが使うものであるため、結果的に少なくないコストがかかってしまうものです。

セキュリティの強化ができる

紙での保管になると、すべての資料を厳重に守るためには、広い保管スペースが必要になります。
そのため、もしスペースがない企業の場合には、誰でも閲覧できる場所に重要な書類を置かざるを得なく、セキュリティ面への不安が残ります。

しかし、それをデータ化することによって、盗難や紛失のリスクを減らすことができ、セキュリティの向上につながります。

「データ化してセキュリティは大丈夫なの?」と思う方がいると思いますが、現在ではクラウドの方がセキュリティ対策やデータ紛失対策は万全です。以下の記事で詳しく解説しているのでぜひご覧ください。

「クラウドはセキュリティが不安」は誤解?知っておきたい重要な対策まとめ | ボクシルマガジン
「クラウドサービスってセキュリティが…」こんな考えはもはや時代遅れです。企業が知っておくべき情報や管理者側のセキュ...

ペーパーレス化のポイント

  
ここでは、上記の課題とメリットを踏まえて、企業がペーパーレス化を進めるうえでのポイントについて解説します。

ペーパーレス化の必要性を理解してもらう

従業員には、なかなかペーパーレス化の必要性を理解してもらえないケースがあります。
そこで、企業内で説明会を開くなど、経営層を中心にペーパーレス化の必要性を理解してもらう必要があります

ペーパーレス化が実現することで、どのようなメリットがあるのかを理解してもらえる工夫が必要です。

段階的導入を検討する

現在紙媒体での利用が主流なのであれば、それを一度にすべてデータ化しようとするとハードルが高いため、優先順位を明確にしたうえで段階的に導入することが重要です。
そのため、まずは重要度の高いところから段階的に導入することで、少しずつ社内に普及させていきましょう。

タブレットから導入してみる

現代では、日常的にスマホを利用している人が多いことから、パソコンよりもタブレットの方が利用することに対して抵抗がないという方も多いと思います。

パソコンでの利用のハードルを下げるためにも、視認性の高いタブレットの導入から始めることが有効的です。

ペーパーレス化に一役買うサービスってどれ?

それではペーパーレス化を実現するために必要なサービスは一体なんでしょうか。

たとえば文書をPDF化して管理する文書管理システムで、データを保管しておくデータセンター、Wordなどのファイルを保管するオンラインストレージ、モニターで資料なども共有できるWeb会議システムなどが挙げられます。

それぞれのおすすめサービスの詳細は以下から無料でダウンロード可能です。ぜひご覧ください。

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
文書管理システムの資料を無料DL

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
オンラインストレージの資料を無料DL

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
テレビ会議システムの資料を無料DL

メリットを理解してもらいペーパーレス化を成功させる

以上が、ペーパーレス化のポイントと日本でペーパーレス化が実現しない理由でした。

ペーパーレス化は必ずしもメリットばかりではなく、同時にデメリットも存在するため、導入が難しい側面があるのは事実です。

しかし、スタッフにメリットを理解してもらい、全社的にペーパーレス化を成功させることで得られるメリットは大きいので、これを機会にぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

「何かサービスを導入したいけど、どんなサービスがあるのかわからない。」
「同じようなサービスがあり、どのサービスが優れているのかわからない。」

そんな悩みを解消するのがボクシルです。

マーケティングに問題を抱えている法人企業は、ボクシルを活用することで効率的に見込み顧客を獲得できます!また、リード獲得支援だけでなくタイアップ記事広告の作成などさまざまなニーズにお答えします。

ボクシルボクシルマガジンの2軸を利用することで、掲載企業はリードジェネレーションやリードナーチャリングにおける手間を一挙に解消し、低コスト高効率最小限のリスクでリード獲得ができるようになります。ぜひご登録ください。

Article whitepaper bgS3 0
文書管理
選び方ガイド
資料請求後に下記のサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
ウイングアーク1st株式会社、寿精版印刷株式会社、株式会社テラ
利用規約とご案内の連絡に同意の上
Article like finger
この記事が良かったら、いいね!をしてください!最新情報をお届けします!
御社のサービスを
ボクシルに掲載しませんか?
月間100万PV
掲載社数1,000
商談発生10,000件以上
この記事とあわせて読まれている記事