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ペーパーレス会議システム比較21選 | 導入メリットと対応デバイスも紹介

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近年では紙を使わず、タプレットやスマートフォンで資料を共有・閲覧できるペーパーレス会議がポピュラーになってきました。人・モノ双方のコスト削減を実現し、効率的に会議を進められるペーパーレス会議システムの特徴や機能を、厳選して紹介していきます。

ペーパーレス(paper less)会議とは文字通り紙を使用しない会議です。会議というと、各々が紙に印刷した資料を持ち寄って、会議の結果もそれぞれが紙にメモして…というイメージが強いですが、それらすべてをパソコン上で完結してしまおうというのがペーパーレス会議です。

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ペーパーレス会議システムおすすめ21選

今までかさばって大変だった資料も、インターネットの発達によって瞬時に情報が共有できるようになり、だれもが手元のPCやスマートデバイスで見られるようになりました。

紙の資料を削減し、スムーズな会議を実現するペーパーレス会議システムのおすすめを紹介していきます。

Handbook - アステリア株式会社

Handbook - アステリア株式会社 画像出典:Handbook公式サイト

  • エンタープライズレベルのセキュリティ機能を搭載
  • 簡単操作でスピーディーに会議
  • グッドデザイン賞受賞のインターフェース

Handbookは、1,400件以上の導入実績をもつ、マルチOSに対応したペーパーレス会議システムです。クラウドサーバー上にアクセスするだけで利用できるため、デバイス側に情報が残らないように資料共有が可能。万一のデバイス紛失時にも安心のセキュリティ環境を実現します。複雑な設定いらずで、画像や映像データなど、会議で使う資料をドラッグ&ドロップでアップロードするだけですぐに会議が行えます。使いやすさにこだわって設計されており、2015年にはグッドデザイン賞を受賞するなど、優れたインターフェースが高く評価されています。

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Poly G7500 - ポリコムジャパン株式会社 (Poly)

Poly G7500 - ポリコムジャパン株式会社 (Poly) 画像出典: Poly G7500公式サイト

  • 特別なアプリやツールなしにコンテンツ共有が可能
  • UltraHD4K品質で超高解像度表示を実現
  • ノイズキャンセル機能内蔵で騒音を低減

Poly G7500は、ビデオ会議とコンテンツ共有を簡単な操作で実現するペーパーレス会議システムです。参加者各自が自らのデバイスでコンテンツを共有できるため、スムーズなアイデア共有や意思疎通につながります。また4K対応の高解像度画像で同じ部屋にいるかのような臨場感を実現。ノイズキャンセル機能も内蔵しており、会議を妨げる周囲の騒音を最小限に抑えます。接続品質の安定性を重視する方におすすめです。

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ClickShare(クリックシェア)

  • ワンクリックでディスプレイ共有
  • 最大16台で接続可能
  • USBだけで簡単接続

ClickShare(クリックシェア)は、ボタンを押すだけでPC画面をディスプレイで共有できるワイヤレスプレゼンテーションサービスです。スマートフォンやタブレットなど、デバイスを問わずにプレゼンが可能なので、来客も簡単にプレゼン参加ができます。
これによって会議時間を煩わしい準備に割くことがなくなり、時間を有効活用できるようになります。

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Bigtincan Hub


  • PDF、Word、Excel、PowerPoint、動画や写真も対応
  • ファイルの保管・共有は容量無制限
  • 他のストレージやシステムと連携可能

Bigtincan Hubは、クラウド型ファイル共有システムです。
タブレットやスマートフォンから、必要な資料にアクセス可能で、PDFやOffice製品、動画・写真などに対応していることため、場所を選ばず必要な資料を確認できるのでペーパーレス化につながります。
容量無制限に加え、他のストレージとの連携が可能なため、複数の場所に保管された資料を一元管理しやすい点も大きなメリットです。

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ConforMeeting/c

ConforMeeting/c

  • 電⼦ドキュメントを高セキュリティ環境で共有
  • 強調したい部分をハイライトするマーカー機能
  • スマートデバイスからも参加可

ConforMeeting/cは、電⼦化された資料を参加者で共有し、読むことができるサービスです。ペーパーレスで資料を共有することにより、情報をセキュアに管理しつつ、会議を行うことができます。
資料操作は即時反映されるので、他の参加者とインタラクティブにコミュニケーションを取り合って、意思の疎通を図ることができるでしょう。

SmartDiscussion(スマートディスカッション)

SmartDiscussion

  • ボタン一つで資料電配信
  • 発表者用と閲覧者用の2画面構成
  • タブレット対応

スマートディスカッションは、iPad・Windowsタブレット向けの電子会議システムです。資料差替をワンクリックで行うことができます。
紙媒体をテーブルに大量に広げたり、ホワイトボードの両面を文字が埋め尽くしたりするようなデータでも、視認性を保持しつつ閲覧することが可能です。無料トライアル期間は30日です。

Active Web Presentation(アクティブウェブプレゼンテーション)

ActivewebPresentation

  • ペーパーレス化でプリント代を削減
  • PC・スマートデバイス両対応
  • 映像通話システム有り

アクティブウェブプレゼンテーションは、セミナー・研修・発表やディスカッションに適した、恊働作業やペーパーレス会議を行うシステムです。
ブラウザがあれば、どこでもデジタル書庫として利用でき、資料を持ち歩く負担を軽減します。タブレットを活用し、モバイル環境のスタッフとも通信可能。ぺーパーレス・職員会議システム「AWP」も提供されています。

MetaMoJi Share for Business(メタモジ)

MetaMoJi Share for Business

  • 画面共有とメモ共有
  • タブレット端末に対応
  • レーザーポインター機能

メタモジは、画面操作やメモを参加者同士で共有する、会議支援ソフトウェアです。リアルタイムに双方向コミュニケーションを取り合い、新しいカタチの電子会議プラットフォームを導入できます。
メモや画像、音声・映像データを証跡として保存できるため、コンセンサス形成に至るプロセスを明示的に記録しておけます。

moreNOTE(モアノート)

moreNOTE

  • サーバで資料を一元管理
  • PC・スマートデバイスから簡単操作
  • 遠隔地会議にも対応

モアノートは、画面同期し、操作を共有。離れている事業所のスタッフや、複数拠点間の責任者同士をオンラインで結びつけ、意思疎通をしやすくします。
資料ファイルは専用サーバアプライアンスで管理されるためセキュアに運用でき、社外秘書類の持ち出しや、社内秘文書の回覧などの危険を回避します。電子会議の導入とともに、コンプライアンス体制をいっそう強化することができます。

V-CUBE ドキュメント

V-CUBE ドキュメント

  • ペンツールやオートシェイプでメモ書き
  • 電話会議との連携
  • マルチデバイス対応

V-CUBE ドキュメントは、PCやタブレット端末から、電子会議にアクセスするシステムです。会議中や直前にも資料の差し替えが可能。最新のデータを反映した意思決定を行えます。
電話会議システムとも連携しています。通話料負担者の設定は自由です。会議が始まる前に、参加のための電話番号をメールで通知します。途中で参加者を増やしたり、音声通話環境のみでの会議参加もできたりします。

モバイル会議

モバイル会議

  • 会議ログの自動保持
  • 文書管理のセキュリティを強化
  • モバイルサーバやクラウドで利用可

モバイル会議は、参加者が仮想の会議室にログインするだけで、会議資料が閲覧できるペーパーレス会議システムです。活用シーンは社内会議のみではなく、たとえば株主総会や記者会見での議事進行をスムーズにします。
人事面談では、履歴書や個人情報をセキュアに管理できます。また、直接オンサイト保守が行えない遠隔地へ向けた顧客サポート業務などにも用いることが可能です。

MeetingPlazaペーパーレス会議

MeetingPlazaペーパーレス会議

  • インストール不要で簡単スタート
  • マルチデバイス対応
  • 細かなセキュリティ設定が可能

MeetingPlazaペーパーレス会議は、スマートデバイスやPC / Macなどのマルチデバイスに対応したブラウザベースのペーパーレス会議システムで、オンプレミスクラウド環境を選択可能です。
タブレットのタッチパネルを活用したプレゼンター同期機能、不戦や手書きの個人描画機能のほか、手書きメモを共有する共有描画機能、司会進行管理など、会議に必要と思われるすべての機能を網羅しています。
もちろん、IPアドレス制限やパスワード設定などでセキュリティ面も万全、端末にもデータを残しません。

ECO Meeting

ECO Meeting

  • 充実のサーバーセキュリティ機能
  • 個体認証によるアクセス制限
  • オプションで投票機能も搭載可能

ECO Meetingは、オンプレミス/クラウド環境での活用を選択できる、ブラウザにて書類を管理し、iPadを用いて会議を行うペーパーレス会議システムです。
手軽にファイルの管理を行い、手書きも可能などで会議をスムーズに進行できるのはもちろん、会議終了と同時に行われるiPadアプリ上の資料を自動削除する機能、ダウンロード制限機能、時限機能でサーバーからファイルを削除など、セキュリティ面の工夫にその特徴を見ることができます。
会議中の採決に便利な投票機能もオプションで用意されています。

RICOH Smart Presenter

RICOH Smart Presenter

  • ペーパーレス会議を無償で実現
  • iPhone/iPadでペーパーレス会議
  • いつでもフリー会議を開催

RICOH Smart Presenterは、同じ無線LANに接続されているiPhone/iPadで、手軽にフリー会議を始められるペーパーレス会議システムです。
Smart Presenter Appをダウンロード/インストールしたら、iTunesなどで会議資料PDFを読み込み、会議を作成するだけで10人までの無償ペーパーレス会議が実現します。
ランニングコスト、初期費用とも一切発生しないため、チームのミーティングなどに最適ですが、オンプレミスサーバー設置による機能拡張版、Smart Conference Centerも用意されています。

スマートセッション

スマートセッション

  • 直感的な簡単操作を実現
  • 資料別設定可能なセキュリティレベル
  • ニーズに合わせた環境構築

スマートセッションは、ニーズに合わせてオンプレミス/クラウド/サブスクリプション版を選択可能な、マルチデバイス対応のペーパーレス会議システムです。
eDocReaderもしくはブラウザを端末で使用、管理はeDocServerで一元的に行うという明確なシステムと、だれでも直感的な操作が可能なインターフェースを備え、会議を円滑に進める豊富な機能を持っています。
ニーズに応じた環境構築や書類レベルでのセキュリティレベル設定も可能です。

FUJI XEROX ペーパーレス会議ソリューション

FUJI XEROX ペーパーレス会議ソリューション

  • 複数システムを組み合わせたソリューション
  • それぞれをさらなるビジネス活用可能
  • アイディア次第の柔軟なシステム構築

FUJI XEROX ペーパーレス会議ソリューションは、クラウドベースの書類管理Working Folder、紙の文書を電子化するDocuShare、モバイルワークの利便性を向上させるSkyDesk、モバイルあんしんマネジメントシステムを組み合わせ、ペーパーレス会議だけでなくビジネス全体を効率化するソリューションです。

LiveOnPaperless

LiveOnPaperless

  • 会議資料準備の業務負荷軽減
  • 会議資料の印刷コスト削減
  • 会議運営の効率化

LiveOnPaperlessは、Web会議システム「LiveOn」で共有している会議資料を、タブレットなどのスマートデバイスで閲覧できるシステムです。会議参加者がスマートデバイスで資料を閲覧できるため、ペーパーレス化を実現できます。会議資料を印刷する準備作業が不要になり、業務負荷や印刷コストの削減につながります。

SONOBA COMET

SONOBA COMET

  • アジェンダ作成、会議通知もらくらく
  • 会議中はタブレット端末にメモ書きが可能
  • 会議の進行もサポート

会議の事前準備は、資料などの情報をSONOBAサーバーに登録するだけです。SONOBA COMETは、アジェンダ作成や議題別の発表者の切替にも対応でき、遠隔地とつなぐ大規模な会議にも適用できます。

手書きメモを加えた資料は、会議終了後にSONOBAサーバーにアップロードされ、タブレット端末からは自動的に削除されます。

iMeeting®-R(旧iMeeting)

iMeeting

  • 会議にかかるコストを削減
  • 会議準備の業務を効率化
  • 収納ファイルや保管場所を削減

iMeeting®-Rは、iPadを利用したペーパーレス会議システムです。時間や場所を選ぶことなく、iPadを使って会議システムに登録した資料の閲覧、書き込み、保存が可能に。ペーパーレス会議用にサーバーを構築・運用する必要はありません。

SideBooksクラウド本棚

SideBooksクラウド本棚

  • 会議設定と文書管理が可能
  • 閲覧してほしいページを通知
  • 手書き・テキスト・ 画像貼付でメモがとれる

SideBooksクラウド本棚は、「会議運営機能」と「文書管理機能」の2つの機能を持つ文書共有システムです。操作性も良好で、ペーパーレス会議や業務の効率化実現を期待できます。

共有されている会議資料は、会議前にあらかじめメモを取ったり、議論の内容を書き込んだりもでき、ノートのメモを画像化して貼り付けることもできます。

MeetingPerfe

MeetingPerfe

  • 手間とコスト削減を実現
  • わかりやすく快適な操作性
  • 利用範囲の拡大など拡張性にも配慮

MeetingPerfeは、高品質な電子資料をパソコン上で共有できるペーパーレス会議システムです。資料の大量印刷や配布が不要となるため、コストと手間の削減ができます。使用する紙の量を減らせることで、CO2排出量の削減という社会貢献にもつながります。


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ペーパーレス会議システムのメリットって?

ペーパーレス会議システムのメリットは、ペーパーレスのみに注目されがちですが、実はそれ以外にも数多くのメリットがあります。そんなペーパーレス会議システムのメリットについて解説していきます。

経費削減

紙を使わないということはその分の経費(紙代、印刷代など)が少なくて済みます。たかが紙を使わなくなっただけで、と思うかもしれませんが意外に馬鹿にならない金額になります。

もちろん企業によって差はありますが、コピー1枚1円としても長い目で見ると大きな金額になるでしょう。

経費削減というメリットは、ペーパーレス会議システムだけでなくペーパーレス全体にも言えることです。ペーパーレス化に失敗してしまう理由とともに、こちらの記事で紹介しています。

場所を制限されない

「ペーパーレス会議=インターネット」を使用した会議となるので、スカイプを利用した会議のようなビデオ通話も可能になることを意味します。

今までなら参加者全員が同じ部屋に入り同じ資料を共有するといった作業が必要でしたが、インターネット環境さえあれば場所を問わず会議が可能です。

セキュリティ管理のしやすさ

意外に思われるかもしれませんがセキュリティ管理もしやすくなるというメリットがあります。インターネットのセキュリティ技術は日々向上しており、使い方を誤らなければとても安全です。その一方で、紙の資料だと思いもよらない所から資料が流出してしまうこともあります。

以下の記事では、EDIによる企業間取引について解説しています。

環境にやさしい

これは紙の使用を抑えることで環境へ配慮することにもつながるからです。

直接企業にメリットがあるかといわれればそうではないかもしれませんが、会社で進んで環境問題に取り組んでいるというCSRにもなるでしょう。

※CSR(Corporate Social Responsibility):企業の社会的責任

以下の記事では、CSR活動についてより詳しく解説しています。

ペーパーレス会議にはデメリットも

一見、メリットばかりのペーパーレス会議システムですが、実際に運用していくなかで不便な点、デメリットもあります。

手書きのメモを取りづらい

紙の資料に直接書き込めていた従来の手法と違い、資料がタブレットやモニターに表示されるため、メモが取りづらいというのがペーパーレス会議システムのデメリットとして挙げられます。

もちろん、タブレットに書き込んでメモごと共有できるシステムもあるので一概にデメリットとは言えませんが、「書き込みづらい」という声が上がる可能性も考慮しておきましょう。

表示できるスペースに限りがある

ペーパーレス会議システムでは、表示できるモニターの大きさ=資料を表示できる限界となってしまいます。参照したい資料が数多くあったり、頻繁に切り替えが発生するようであれば、慣れていないとかえって手間がかかってしまうかもしれません。

また、会議室の壁に固定していて移動できないモニターの場合は、参加者から遠く見づらい点があるかもしれません。もちろん拡大はできますが、その場合は一覧表示ができないといったことも起こりえます。

ペーパーレス会議システムでコスト削減と環境配慮を

パソコンだけでなく、スマホやタブレットも業務に利用している企業も多くなっています。
ペーパーレス会議システムの導入は、それらのデバイスをフル活用することにもつながります。

また、紙や印刷用のインクを使わないことでコスト削減と環境への配慮を同時に行うことができます。会議参加者の移動コストももちろん抑えられます。

システムの導入をご検討の方は、ぜひこの機会に各社のサービスについて理解を深めてください。

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ペーパーレス会議システムの効果を最大化するために

ペーパーレス会議システムを導入して効果を最大化させるためには、「周辺機器が充実しているのか?」という点が重要になってきます。

  • モニター
  • モニターにつなぐケーブルまたはワイヤレス機器
  • タブレットの活用
  • インタラクティブボード
  • 場合によってはホワイトボード

上記を必要に応じて用意することで、よりスムーズで生産的な会議を行えるようになるでしょう。

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