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2018-05-17

ペーパーレス会議システム15選 | 導入メリットや対応デバイスも紹介!

近年では紙を使わないペーパーレス会議がポピュラーになってきました。人・モノ双方のコスト削減を実現し、効率的に会議を進めることができる、ペーパーレス会議システムを、厳選して紹介していきます。※初回公開日:17/07/11
ペーパーレス会議システム
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ペーパーレス(paper less)会議とは文字通り紙を使用しない会議です。会議というと、各々が紙に印刷した資料を持ち寄って、会議の結果もそれぞれが紙にメモして…というイメージが強いですが、それらすべてをパソコン上で完結してしまおうというのがペーパーレス会議になります。

今までかさばって大変だった資料も、インターネットの発達によって瞬時に情報が共有できるようになり、だれもが手元のPCやスマートデバイスで見られるようになりました。今回はそんなペーパーレス会議について説明します!

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おすすめのペーパーレス会議システム15選

ClickShare(クリックシェア)

  • ワンクリックでディスプレイ共有
  • 最大16台で接続可能
  • USBだけで簡単接続

ClickShare(クリックシェア)は、ボタンを押すだけでPC画面をディスプレイで共有できるワイヤレスプレゼンテーションサービスです。スマートフォンやタブレットなど、デバイスを問わずにプレゼンが可能なので、来客も簡単にプレゼン参加ができます。
これによって会議時間を煩わしい準備に割くことがなくなり、時間を有効活用できるようになります。

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Bigtincan Hub


  • PDF、Word、Excel、PowerPoint、動画や写真も対応
  • ファイルの保管・共有は容量無制限
  • 他のストレージやシステムと連携可能

Bigtincan Hubは、クラウド型ファイル共有システムです。
タブレットやスマートフォンから、必要な資料にアクセス可能で、PDFやOffice製品、動画・写真などに対応していることため、場所を選ばず必要な資料を確認できるのでペーパーレス化につながります。
容量無制限に加え、他のストレージとの連携が可能なため、複数の場所に保管された資料を一元管理しやすい点も大きなメリットです。

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ConforMeeting/c

  • 電⼦ドキュメントを高セキュリティ環境で共有
  • 強調したい部分をハイライトするマーカー機能
  • スマートデバイスからも参加可

ConforMeeting/cは、電⼦化された資料を参加者で共有し、読むことができるサービスです。ペーパーレスで資料を共有することにより、情報をセキュアに管理しつつ、会議を行うことができます。
資料操作は即時反映されるので、他の参加者とインタラクティブにコミュニケーションを取り合って、意思の疎通を図ることができるでしょう。

SmartDiscussion(スマートディスカッション)

  • ボタン一つで資料電配信
  • 発表者用と閲覧者用の2画面構成
  • タブレット対応

スマートディスカッションは、iPad・Windowsタブレット向けの電子会議システムです。資料差替をワンクリックで行うことができます。
紙媒体をテーブルに大量に広げたり、ホワイトボードの両面を文字が埋め尽くしたりするようなデータでも、視認性を保持しつつ閲覧することが可能です。無料トライアル期間は30日です。

ActivewebPresentation(アクティブウェブプレゼンテーション)

  • ペーパーレス化でプリント代を削減
  • PC・スマートデバイス両対応
  • 映像通話システム有り

アクティブウェブプレゼンテーションは、セミナー・研修・発表やディスカッションに適した、恊働作業やペーパーレス会議を行うシステムです。
ブラウザがあれば、どこでもデジタル書庫として利用でき、資料を持ち歩く負担を軽減します。タブレットを活用し、モバイル環境のスタッフとも通信可能。ぺーパーレス・職員会議システム「AWP」も提供されています。

MetaMoJi Share for Business(メタモジ)

  • 画面共有とメモ共有
  • タブレット端末に対応
  • レーザーポインター機能

メタモジは、画面操作やメモを参加者同士で共有する、会議支援ソフトウェアです。リアルタイムに双方向コミュニケーションを取り合い、新しいカタチの電子会議プラットフォームを導入できます。
メモや画像、音声・映像データを証跡として保存できるため、コンセンサス形成に至るプロセスを明示的に記録しておけます。

moreNOTE(モアノート)

  • サーバで資料を一元管理
  • PC・スマートデバイスから簡単操作
  • 遠隔地会議にも対応

モアノートは、画面同期し、操作を共有。離れている事業所のスタッフや、複数拠点間の責任者同士をオンラインで結びつけ、意思疎通をしやすくします。
資料ファイルは専用サーバアプライアンスで管理されるためセキュアに運用でき、社外秘書類の持ち出しや、社内秘文書の回覧などの危険を回避します。電子会議の導入とともに、コンプライアンス体制をいっそう強化することができます。

V-CUBE ドキュメント

  • ペンツールやオートシェイプでメモ書き
  • 電話会議との連携
  • マルチデバイス対応

V-CUBE ドキュメントは、PCやタブレット端末から、電子会議にアクセスするシステムです。会議中や直前にも資料の差し替えが可能。最新のデータを反映した意思決定を行えます。
電話会議システムとも連携しています。通話料負担者の設定は自由です。会議が始まる前に、参加のための電話番号をメールで通知します。途中で参加者を増やしたり、音声通話環境のみでの会議参加もできたりします。

モバイル会議

  • 会議ログの自動保持
  • 文書管理のセキュリティを強化
  • モバイルサーバやクラウドで利用可

モバイル会議は、参加者が仮想の会議室にログインするだけで、会議資料が閲覧できるペーパーレス会議システムです。活用シーンは社内会議のみではなく、たとえば株主総会や記者会見での議事進行をスムーズにします。
人事面談では、履歴書や個人情報をセキュアに管理できます。また、直接オンサイト保守が行えない遠隔地へ向けた顧客サポート業務などにも用いることが可能です。

Handbook

  • 企業向けのセキュアなSaaS型サービス
  • 資料一括管理で会議の準備が手軽
  • 手書きのメモも可能

Handbookは、iOS/AndroidやPCなどのマルチデバイスに対応した、コンテンツ管理システムで、ペーパーレス会議の開催に便利な機能を多数搭載しています。
作成した資料や文書をドラッグ&ドロップで登録することにより、強固なセキュリティ対策の施されたクラウド環境で一括管理、コンテンツ作成、会議資料の配布も手軽に行えます。
会議中にはタブレットの見やすい画面に手書きのメモを残すことも可能、動画を含めた情報共有で効率的な会議を実現します。

SmartSession

  • スマートデバイス活用の会議システム
  • 画面の同期、多彩な手書きに対応
  • オンプレミス/クラウド版を用意

SmartSessionは、スマートフォンやタブレットを活用するペーパーレス会議システムで、オンプレミス環境、クラウド環境を要件に応じて選択できます。
専用のPDFビューアを使用した自在な文書表示を実現するのはもちろん、キーボード入力や拡大手書きなど、多彩な操作性も可能、議長のプレゼンにあわせて画面を瞬時に同期させることもできます。
データベースの一元化により、情報共有が容易になるほか、端末に文書が残らないため、セキュリティ面でも安心です。

MeetingPlazaペーパーレス会議

  • インストール不要で簡単スタート
  • マルチデバイス対応
  • 細かなセキュリティ設定が可能

MeetingPlazaペーパーレス会議は、スマートデバイスやPC / Macなどのマルチデバイスに対応したブラウザベースのペーパーレス会議システムで、オンプレミスクラウド環境を選択可能です。
タブレットのタッチパネルを活用したプレゼンター同期機能、不戦や手書きの個人描画機能のほか、手書きメモを共有する共有描画機能、司会進行管理など、会議に必要と思われるすべての機能を網羅しています。
もちろん、IPアドレス制限やパスワード設定などでセキュリティ面も万全、端末にもデータを残しません。

ECO Meeting

  • 充実のサーバーセキュリティ機能
  • 個体認証によるアクセス制限
  • オプションで投票機能も搭載可能

ECO Meetingは、オンプレミス/クラウド環境での活用を選択できる、マルチデバイスに対応したブラウザベースのペーパーレス会議システムです。
手軽にファイルの管理を行い、手書きも可能などで会議をスムーズに進行できるのはもちろん、会議終了と同時に行われる資料の自動削除機能、ダウンロード制限機能、時限機能でサーバーからファイルを削除など、セキュリティ面の工夫にその特徴を見ることができます。
会議中の採決に便利な投票機能もオプションで用意されています。

RICOH Smart Presenter


  • ペーパーレス会議を無償で実現
  • iPhone/iPadでペーパーレス会議
  • いつでもフリー会議を開催

RICOH Smart Presenterは、同じ無線LANに接続されているiPhone/iPadで、手軽にフリー会議を始められるペーパーレス会議システムです。
Smart Presenter Appをダウンロード/インストールしたら、iTunesなどで会議資料PDFを読み込み、会議を作成するだけで10人までの無償ペーパーレス会議が実現します。
ランニングコスト、初期費用とも一切発生しないため、チームのミーティングなどに最適ですが、オンプレミスサーバー設置による機能拡張版、Smart Conference Centerも用意されています。

スマートセッション

  • 直感的な簡単操作を実現
  • 資料別設定可能なセキュリティレベル
  • ニーズに合わせた環境構築

スマートセッションは、ニーズに合わせてオンプレミス/クラウド/サブスクリプション版を選択可能な、マルチデバイス対応のペーパーレス会議システムです。
eDocReaderもしくはブラウザを端末で使用、管理はeDocServerで一元的に行うという明確なシステムと、だれでも直感的な操作が可能なインターフェースを備え、会議を円滑に進める豊富な機能を持っています。
ニーズに応じた環境構築や書類レベルでのセキュリティレベル設定も可能です。

FUJI XEROX ペーパーレス会議ソリューション

  • 複数システムを組み合わせたソリューション
  • それぞれをさらなるビジネス活用可能
  • アイディア次第の柔軟なシステム構築

FUJI XEROX ペーパーレス会議ソリューションは、クラウドベースの書類管理Working Folder、紙の文書を電子化するDocuShare、モバイルワークの利便性を向上させるSkyDesk、モバイルあんしんマネジメントシステムを組み合わせ、ペーパーレス会議だけでなくビジネス全体を効率化するソリューションです。

ペーパーレス会議のメリットって?

経費削減

紙を使わないということはその分の経費(紙代、印刷代など)が少なくて済みます。たかが紙を使わなくなっただけで、と思うかもしれませんが意外に馬鹿にならない金額になります。

もちろん企業によって差はありますが、コピー1枚1円としても長い目で見ると大きな金額になるでしょう。

場所を制限されない

「ペーパーレス会議=インターネット」を使用した会議となるので、スカイプを利用した会議のようなビデオ通話も可能になることを意味します。

今までなら参加者全員が同じ部屋に入り同じ資料を共有するといった作業が必要でしたが、インターネット環境さえあれば場所を問わず会議が可能です。

セキュリティ管理のしやすさ

意外に思われるかもしれませんがセキュリティ管理もしやすくなるというメリットがあります。インターネットのセキュリティ技術は日々向上しており、使い方を誤らなければとても安全です。その一方で、紙の資料だと思いもよらない所から資料が流出してしまうこともあります。

以下の記事では、EDIによる企業間取引について解説しています。

EDIとは?企業間取引を効率化 | メリット | Web-EDI | ボクシルマガジン
EDI(電子データ交換)とは?受発注業務などの企業間の取引データを自動でやり取りできるEDIについて解説します。導...

環境にやさしい

これは紙の使用を抑えることで環境へ配慮することにもつながるからです。

直接企業にメリットがあるかといわれればそうではないかもしれませんが、会社で進んで環境問題に取り組んでいるというCSRにもなるでしょう。

※CSR(Corporate Social Responsibility):企業の社会的責任

以下の記事では、CSR活動についてより詳しく解説しています。

いまさら聞けないCSR活動とは?10項目に分けて解説 | ボクシルマガジン
「企業の社会的責任」という意味のCSR活動ですが、その意味と企業にとっての重要性をしっかりと認識できているでしょう...

ペーパーレス会議でコスト削減と環境配慮を

パソコンだけでなく、スマホやタブレットも業務に利用している企業も多くなっています。
ペーパーレス会議システムの導入は、それらのデバイスをフル活用することにもつながります。

また、紙や印刷用のインクを使わないことでコスト削減と環境への配慮を同時に行うことができます。会議参加者の移動コストももちろん抑えられます。

システムの導入をご検討の方は、ぜひこの機会に各社のサービスについて理解を深めてください。

ボクシルとは

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