ペーパーレス化に必要なツール、カテゴリ別まとめ - 脱はんこ＆脱紙を実現
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ペーパーレス化に必要なツールは？
ペーパーレス化の際には、従来紙でやりとりしたり保管したりしていた書類を減らす必要があります。
そのために必要なのが、電子契約システムや経費精算システムといったクラウドツールです。電子帳簿保存法やe-文書法に対応したソフトを利用することで、社内文書の効率的な管理・共有につながります。
新型コロナウイルス感染拡大をきっかけに、「脱はんこ」「脱紙」、そしてDXが喫緊の課題となり、業務改革が進んでいます。行政もデジタル化を積極的に推奨しており、ITツール導入への助成金を強化しているほか、キャッシュレス決済の経費精算において紙の領収書が不要になる、年末調整の完全電子化といった制度変更を実施。
ペーパーレス化はさらに加速すると考えられます。
クラウドシステム選定のポイント
ペーパーレス化にはIT製品の活用が不可欠。オフィス外からのアクセスを考慮すると、クラウドツールの導入が現実的です。システムを選ぶ際のポイントを解説します。
ポイント1：料金
まずポイントになるのは料金です。ツールやプランによって利⽤できる機能と価格が⼤きく変わってくるため、⾃社に適切なものを選択しましょう。
ポイント2：使いこなせるかの確認
次にうまく使いこなせるか無料トライアルを利⽤して試してみましょう。現場の従業員、管理者双⽅が、極⼒ストレスなく活⽤できるツールが理想です。
ポイント3：ツール間連携
効率化を重視するならツール間のデータ連携は最重要事項です。API連携に対応していれば、データを⾃動取得できるうえ⼿作業で反映しなくてよいため、正確かつスムーズにペーパーレス化できます。
他にもクラウドシステム選定におけるポイントがあり、次の記事で紹介しているので、参考にしてください。
下図では、ペーパーレス化に活用されているクラウドツールを業務ごとに図解しました。次章より、各業務で使うツールの概要とメリットを解説します。
【相関図】ペーパーレス化に必要なクラウドツール
※図版は無料ガイドブック「ペーパーレス化完全ガイド」に掲載しています
契約締結・発注・注文
契約締結や押印が必要な発注・注⽂業務では電⼦契約システムを使います。電⼦サインやタイムスタンプという仕組みを⽤いており、紙も押印も不要。“ハンコ出社”問題解決にも役⽴ちます。
紙同様に法的効⼒あり
電⼦サインやタイムスタンプを利⽤することで、双⽅合意による法的効⼒を証明できます。
コスト削減の効果⼤
電⼦契約では収⼊印紙が不要。紙⽂書の作成や郵送に伴うコスト、⼈的リソースも削減でき、相対的なコストカット効果が期待できます。
販売・請求業務
請求書を取り扱う販売・請求業務では請求書発⾏システム・帳票管理システムを使います。インボイス制度開始（23年10⽉予定）に向けて、電⼦請求書の標準仕様を策定する取り組みも進んでおり、紙廃⽌による効率化がいっそう期待されている領域です。
⼀元管理で転記不要に
フォーム⼊⼒だけで⾒積書から領収書まで⾃動作成。システムからメール添付できるほか、郵送代⾏に対応したサービスもあり、ばらけがちな帳票を⼀元管理できます。
⼈為的ミスを削減
顧客情報と紐づけて⾦額、帳票を管理できるため、転記時に⽣じる⼊⼒ミスや、対応もれを軽減できます。会計ソフトと連携すれば売掛⾦管理にかかる⼿間も削減となります。
購買・支払管理・経費精算
取引先への⽀払いや従業員向けの経費精算といった出⾦を管理する業務には、⽀払管理システム・経費精算システムを⽤います。多くは社内稟議⽤の決裁機能を備えており、⽀払依頼稟議から払い出しまでまとめて管理できます。購買データ連携による“領収書レス”対応といった法改正が進⾏中です。
スマートフォンからすぐ申請可能
サーバー上にデータを保管するため場所や端末を問わずアクセスが可能です。「電⼦帳簿保存法」対応システムなら紙原本の⻑期保管が不要になります。
⾯倒な集計が不要に
エクセルで⼿動で集計していた作業が⾃動化されることで、⾯倒な集計が不要になります。属⼈化を防ぎ、データを可視化する効果もあります。
労務書類・入退社手続き管理
⽇々膨⼤な書⾯を扱う労務業務では労務管理システムを使います。⼊退社⼿続き時に発⽣する書類を電⼦化し管理できるほか、従業員の個⼈情報を⼀元管理でき、分散を防げます。
⼈事情報を集約し⼀元管理
⼊社から退社までの⼈事情報を⼀元管理します。勤怠管理、給与計算、⼈事評価といったツールと連携すれば、より確実なデータベースとして運⽤できます。
膨⼤な労務⼿続きを電⼦化
住所・家族構成の変更、年末調整⽤の情報など、⾏政⼿続きに必要な申請をすべて電⼦化します。従業員がフォームに⼊⼒するだけでシステムに登録されるため、紙からの転記は必要ありません。
就業記録・給与計算
就業記録管理・給与計算業務では勤怠管理システム・給与計算システム・給与明細発⾏システムを使います。連携すれば出退勤記録を元に⾃動で給与を計算し、データで明細を発⾏できるため、⽉々の労務業務を格段に効率化できます。
不正打刻・⾒えない残業を阻⽌
ICカードや⾃分のPC、スマートフォンで打刻できるため、本⼈を特定したうえで勤務実態に即した時刻で打刻できます。
FAX→エクセルの転記不要に
勤怠管理システムの就業記録を給与計算システムに連携すれば、計算も明細発⾏も⾃動的に⾏われます。勤務形態や規定シフトがバラバラな場合、⾃社にあった設定ができるか忘れずに確認しましょう。
会計処理
会計処理業務では会計ソフトを使います。クラウドなら在宅でも対応できるほか、リアルタイムにデータが更新されるため、迅速な経営改善にも役⽴ちます。
仕分けも計算も⾃動化
⾃動化のカギは、経費精算システムや請求書発⾏システムとの連携です。データ⼊⼒と同時に、事前登録した仕分けルールにのっとって会計ソフトへ登録されるため、逐⼀⼊⼒せずにすみます。
スピーディーな経営判断を実現
リアルタイムの会計データを⾒ることによって、⾃社の経営状況を客観的に確認できるようになります。ダッシュボードの⾒やすさで選ぶのも⼀つの⼿です。
稟議・決裁
⼀般的な稟議・決裁ではワークフローシステムを使います。契約、営業、採⽤などで必要となる社内稟議フローをシステム化でき、紙の申請書が不要となります。
「稟議が進まない」を改善
外出先でも利⽤できるため、決裁責任者の外出が多くてつかまらず業務が進まないという課題が解消されます。
進捗をリアルタイムで把握可能
承認フローを可視化できるので、稟議の進捗を把握可能です。さらに、管理者は稟議の種類を分析し業務改善に役⽴てられます。
ファイル管理・共有
ファイル管理・共有ではオンラインストレージ・ファイル転送サービスを使います。ストレージは、⽂書、画像をクラウド上に保存できるものです。セキュリティ上、外部共有に懸念があるファイルや⼤きすぎてメール添付できないデータは、ファイル転送サービスも活⽤するとよいでしょう。
ファイルの共同編集が便利
たとえばGoogleドライブやOneDrive上のデータは、リアルタイムに共同編集ができます。常に最新に保てるほか、バージョン管理の混乱がなくなるメリットもあります。
セキュリティ重視なら法⼈専⽤サービスを
2段階認証、サーバーの24時間監視、有⼈監視、デバイスデータ遠隔削除など、セキュリティ対策が重視されたサービスを選べます。
セキュリティ対策
ペーパーレス化に伴いテレワーク前提のセキュリティ対策を⾏ううえで、ルール・⼈・技術のバランスが重要となります。⼈為的なミスを防ぐルール作りやセキュリティ教育を実施し、遠隔業務に対応したツールを導⼊するのがおすすめです。
総務省がガイドラインを公表しているほか、在宅勤務に対応するためのリモートアクセスツールも利用されています。
ペーパーレス化できるツールは他にも
ペーパーレス化は、あらゆる業務の分野で進んでおり、記事中で紹介したツール以外にも使うべきシステムが数多く存在します。テレワークの増加により、今までは紙でも問題なかったやりとりにおいてさまざまな課題が出てきており、業務効率化のためにもシステム導入は急務と言えるでしょう。
など、他にもペーパーレス化を実現するクラウドシステムもあるため、各種ツールをチェックしてみてください。
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