ペーパーレスとは？メリットと導入ポイント - ペーパーレス会議システムの有用性
ペーパーレスとは
ペーパーレスとは、資料をデジタル化して活用することをいいます。主に使われることが多いのは会議で、紙の資料をスキャンしてタブレットやPCで確認する形式となります。スキャンされた資料は会議が終わった後データベースに保存され、後日あらためて確認ができます。
技術の発達によって変わり続ける労働環境。近年は会議の形式も変化してきています。ボクシルでは働き方改革の一つでもある、紙を使用しないペーパーレスを徹底的に解説します！
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ペーパーレス化が進んでも電子保存してはいけないもの
「電子文書法」という法律によって、電子保存が認められる「対象文書」と認められない「対象外文書」が規定されました。
たとえば、次のようなものは現物性が高いという理由で対象外文書となり、電子保存が認められません。
- 安全の手引きなど：緊急時に備え、即座に見れる状態にすることが必要なもの
- 免許証・許可証など：現物性が極めて高く、携帯する必要のあるもの
詳しくは次の経済産業省のガイドを参照してください。
ペーパーレスの5つのメリット
ペーパーレスでは、次の5つのメリットが享受できます。
- 発見するのが容易
- 情報漏えいのリスクを低減
- 必要費用の削減
- 高いデザイン性
- 遠隔地でも容易に情報共有
主に検索性と情報共有速度の向上やセキュリティ面でのメリットが大きいようです。それぞれのメリットを詳しく解説していきます。
発見するのが容易
電子化して、日時やカテゴリを分けて保存しておけば、後で目的の資料を見つけることが容易になります。
また、社内での文書保存用のスペースを取る必要がなくります。
情報漏えいのリスクを低減
情報漏えいの流出経路の多くが紙媒体によるものです。データベース上に保存しておけば、盗難や紛失の可能性を減らせられます。
さらに、資料によって閲覧制限を設けることで紙媒体よりも高いセキュリティレベルの保持が可能です。
必要費用の削減
紙媒体の資料を利用すると、紙代はもちろん、印刷代、保存場所や廃棄費用がかかります。
これらの費用をペーパーレス化により削減できます。
高いデザイン性
最近では単純に紙をスキャンするだけではなく、保存された文書にマーカーをつけてプレゼンができたり、レーザーポインターでポイントを解説できたりとプレゼンテーションをよりわかりやすくする機能を多く備えたシステムが多くあります。
遠隔地でも容易に情報共有
日々進むグローバル化に伴い外国の支社と会議を行うことも珍しくなくなってきました。
こうした会議で書類を共有したい場合でも、ペーパーレスならデータを送るだけで済みます。
ペーパーレスのデメリット
次にペーパーレスのデメリットを解説します。代表的なものとしては、
- 資料が見づらいことがある
- メモを取りづらい
といったようなものが挙げられますが、これは使用する人の感覚に依るものだといえます。
また、あくまで実験や統計上の話ですが、紙の資料の方が電子化された資料よりも会議に集中できるというデータもあるようです。
これはまだペーパーレス化に伴う機器の使い方、会議の進行の仕方が固まっておらず、会議の内容に集中しきれないというのが実際のところでしょう。
次の記事では、ペーパーレス化のメリットやデメリットについてより詳しく紹介していますのでぜひご覧ください。
ペーパーレス化が進まないワケ
ペーパーレス化は、1970年頃から社会的に推進が始まってるにもかかわらず、未だに導入していない企業が多くあります。その理由はどこにあるのでしょうか。
導入コストがかかる
ペーパーレス化を行う範囲にもよりますが、社員が扱う端末のそれぞれの環境を整えなければいけません。導入時に機器を購入する必要があり、システム以外の導入コストもかかる可能性があります。
ITリテラシーの差
長年に渡って紙ベースで仕事をしてきた企業にとっては、急にペーパーレスに切り替えると業務が混乱したり、逆に作業効率を落としたりしてしまう可能性もあります。
会社の年齢層が高めでITリテラシーが低い場合には、ペーパーレス化がどのようなもので、自社にとって必要なものであるか判断ができないということもあります。
システムダウンしたときに利用できない
ペーパーレスを導入した場合、もしサーバーやソフトなどが何らかの理由によってシステムダウンしてしまうと、仕事ができなくなってしまうと考えて、あえて紙ベースのままにしている企業もあります。
しかし、定期的なバックアップを取ったりクラウドサービスを活用したりすることで、事前に対策をしておくことも可能です。
ペーパーレス化に失敗する典型例
コスト低減、高セキュリティなど合理的な理由がいくつあっても、感覚的に紙の方が理解しやすいという人が多く存在することが、完全に受け入れられていない最大の原因です。
慣れない機器を使おうとして失敗するケースも多数存在します。
ペーパーレス化しなければならない理由
ワークスタイルの変化を好まない一部の抵抗勢力の存在などで、ペーパーレス化が阻まれている企業があったとしても、さまざまな理由から、世界標準となっている推進の流れは止められないでしょう。
ペーパーレス化が必要な理由
次に記載していることは、ペーパレス化が必要な具体的理由です。
- コスト削減
- タブレット1つで済む利便性
- 情報漏えい対策
- 環境保全への取り組み
これらは、ペーパーレス化によるメリットとも合致しており、いくら紙が良いという人がいても流れは変えられないでしょう
導入する前によく検討する
ペーパーレス化を本気で実現するためには、会社の文化を変えるという強い気持ちが必要です。
本当に導入する必要があるのか、反対派の意見を十分に聞いたうえで納得させられるかなどを、よく検討しましょう。
ペーパーレス化の導入のポイント
ペーパーレス化した文書や資料を最大限活用するためには、わかりやすくデータベース化を行うことが重要であり、大前提となります。
スキャンした紙文書だけでなく、コンピューターで作成した資料なども同列にデータベース化を進めることによって、資料の利用価値が高まり、徐々に社内利用が活発化されることが期待できます。
大きなモニター・タブレット
紙資料に執着する人々が挙げる理由のひとつに、資料が見づらいということがあります。
デメリットでも挙げられていた点ですが、これを解消するには解像度の高い大きなモニターを使用する、操作性のよい大画面のタブレットを使用するなどの方法が考えられます。
ITに不慣れなひとを想定
日付、プロジェクト、担当者など、複数の基準で簡単に検索できるデータベースとすることで、ITに不慣れでも使いやすい環境を整える必要があるでしょう。
余分な機能にアクセスできないよう、細かい権限の設定を行うことも有効かもしれません。
システムの利用
このようなペーパーレスの仕組みをいちから構築していくのは簡単なことではありません。
ペーパーレス化を実現するのに必要な機能を吟味したうえで、要件を満たすシステムを導入するのが早道だといえるでしょう。
その際に、プレゼンテーション機能の搭載や、参加者を登録するだけで資料が閲覧できるようになる「ペーパーレス会議システム」であれば、なお活用の幅が広がっていくでしょう。
できるところから徐々に
膨大な紙の資料が眠っている企業では、これらを実行するにしても「まず紙をデジタル化」する必要があります。
しかし、システムの導入が済んでいないからといって、何も実行していなければ手間を後回しにしているのと同じことです。
紙のスキャン自体はすぐにでも開始できることですから、手の付けられる箇所からはじめておくことが得策です。
ペーパーレス会議システムを選ぶときのポイント
ペーパーレス化と会議の合理化を一石二鳥で実現できる「ペーパーレス会議システム」の導入がおすすめであることは上述しましたが、システム選定にあたっては、どのようなポイントに気をつけるべきでしょうか。
紙と同等以上の操作性と利便性
IT機器に不慣れでも十分に使いこなせるか、メモ機能や付箋機能、拡大縮小機能など見るべき機能は多く存在します。
簡単に使えて高機能というのが理想です。
セキュリティを高レベルで確保
せっかくペーパーレス化してもセキュリティが低いとメリット半減です。
閲覧制限、ダウンロード禁止設定など、高セキュリティを保証する機能がついているかも検討のポイントです。
運用面やコスト面の確認
ペーパーレス会議システムは一般的に、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があり、自社でサーバーを用意する必要があるオンプレミス型に比べて、用意する必要がないクラウド型の方が導入コストが安いです。
一方でオンプレミス型は自社内にサーバーがあるため、万が一システム障害が起きても自社内で対応可能なほか、社内ネットワーク内に独自のシステムを構築できるメリットがあります。
自社の運用面やコスト面と相談しながら決定するのが良いでしょう。
ペーパーレス会議システム紹介
次の記事で、おすすめのペーパーレス会議システムを紹介しています。こちらを参考にぜひ検討してみてください！
ペーパーレス化を進め業務効率化を！
ペーパーレス化の流れは今後も強く進んでいくでしょう。自社でなくとも取引先で導入するところが増えてくるかもしれません。
ペーパーレスを推進して、業務の効率化を推し進めていきましょう。
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