【2024年】文書管理システム比較！比較表と失敗しない選び方

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文書管理システムの比較表

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文書管理システムのメリット

文書管理システム導入のメリットを一言でまとめると、業務効率の向上とセキュリティの強化ができることです。具体的には次のようなメリットがあります。

• 文書の一元管理
• 検索性向上
• バージョン管理の簡素化
• ペーパーレス化の推進
• コンプライアンス強化
• 災害時のデータ保護
• リモートワークの支援
• 文書承認プロセスの効率化
• 文書のライフサイクル管理の自動化
• 文書の共有スピードの向上

文書管理を徹底することにより、企業は紙の文書の発行や管理のコストを削減可能です。また、アクセス権限の細かい設定や監査証跡の自動記録などの機能により、業務プロセスの可視化にもつながる点は大きなメリットと言えるでしょう。

文書管理システムのメリットはこちらの記事でも詳しく解説しています。

文書管理システムのタイプ

文書管理システムツールには、主に次の3つにタイプに分類できます。自社のニーズに合わせて最適なタイプを選びましょう。まずは次の表を見て、自社の文書管理システムの用途を確認してください。

タイプ	おすすめのサービス
文書自体の管理・保管などに特化した文書管理システム ペーパーレス化を進め、保管場所やコストを削減し閲覧性能を向上したい企業向け	・invoiceAgent ・Final Document ・楽々Document Plus ＞文書自体の管理・保管などに特化した文書管理システムのサービスはこちら
社内文章の作成やナレッジ共有に特化した文書管理システム 文書を共有し、社内での情報共有に活用したい企業向け	・ナレカン ・NotePM ＞社内文章の作成やナレッジ共有に特化した文書管理システムのサービスはこちら
特定書類の管理に特化した文書管理システム 契約書を含む期限や更新のある文書を管理したい企業向け	・クラウドサイン ・LegalForceキャビネ ・契約レビューパック（法務DX） ＞特定書類の管理に特化した文書管理システムのサービスはこちら

文書自体の管理・保管などに特化したタイプ

文書自体の管理・保管などをまずは始めてみたい方は、「invoiceAgent」や「Final Document」のような、汎用的な文書管理システムがおすすめです。

全文検索やテンプレートからの作成にも対応できるサービスがあります。加えて、電子帳簿保存に対応ができるかどうかにも注目しておくといいでしょう。スキャナ保存や電子取引の要件に対応していることが重要です。

文書の電子化を行い、文書管理を効率化したい場合はこれらの特徴を持つ文書管理システムの導入が適しています。

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＞文書自体の管理・保管などに特化した文書管理システムの各サービスはこちら

社内文章の作成やナレッジ共有に特化したタイプ

社内文章の作成やナレッジ共有など、社内のドキュメントを管理したい場合は「ナレカン」や「NotePM」のような、ドキュメント作成や管理などに強みをもつ文書管理システムがおすすめです。

社内文章の作成やナレッジ共有に特化している場合、共同編集や画像・動画などの挿入、業務マニュアルをわかりやすく作成できるような機能が搭載されているかにも注目しましょう。

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＞社内文章の作成やナレッジ共有に特化した文書管理システムの各サービスはこちら

特定書類の管理に特化したタイプ

契約書を管理したい場合は「クラウドサイン」や「LegalForceキャビネ」のような、契約書管理台帳の作成も可能な文書管理システムがおすすめです。契約書の作成や受領だけではなく、更新期限の通知もできるサービスがあります。

さらに、電子契約の機能があれば契約書の作成から締結、管理までが一つのシステム上で完結可能です。

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文書管理システムの選び方・比較ポイント

文書管理システムを選ぶ際には、次のポイントに注目しましょう。

必要な機能や用途を洗い出す

文書管理システム導入にあたって注意したいのが、管理している書類の種類や共有範囲です。そのための機能が備わっているか、次のリストを使って洗い出しておきましょう。

確認方法	内容
管理している文書の種類と形式を確認する	契約書・機密文書・申請書・報告書・会議資料・業務マニュアルなど、管理している文書の種類と形式（紙・電子文書）を確認しましょう。これにより、文書管理システムで必要な機能や保存容量を判断できます。
文書の利用目的と頻度を確認する	文書の閲覧や編集、共有、承認プロセスなど、文書の利用目的と頻度を確認してください。必要な機能やアクセス権限の設定方法を確認するために重要な項目です。
現在の文書管理方法を確認する	現在の文書保管場所（キャビネットやファイルサーバーなど）や管理方法を確認しましょう。これにより、新システムへの移行計画や必要な機能を検討できます。
セキュリティ要件を確認する	機密文書の取り扱いやアクセス制限の必要な単位を確認しましょう。とくに、社外との共有や文書単位・部署単位など細かな権限を含め、共有範囲を詳細に確認しておく必要があります。それにより、必要なセキュリティに関する機能や導入形態（オンプレミス／クラウド）を決定できるようになります。
文書のライフサイクル管理の方法を確認する	文書の作成から利用、保管や廃棄の現状のプロセスを確認しましょう。文書のバージョン管理や保存期間管理を含め、現状のライフサイクルにあった機能を特定可能です。

社内で利用中のシステムを調べる

文書管理システムはチャットツールやCRM（顧客管理システム）などと連携可能です。他にも、グループウェアやプロジェクト管理システムをはじめ、各種文書を扱うさまざまシステムとの連携ができます。現在利用しているシステムと連携できるかどうか確認しておきましょう。

確認方法	内容
現在利用している社内システムを確認する	チャットツールやCRMなど、文書管理システムと関連するツールを使用しているか確認しましょう。
連携方法を確認する	導入にかかるコストや手間を大幅に減らせるため、既存文書の一括インポートやスキャン代行、紙文書も併せて管理できるシステムかどうかを確認しましょう。

費用を確認する

文書管理システムの料金は、オンプレミス型かクラウド型か、また、クラウド型の場合は月額固定費用タイプか月額従量課金タイプかで異なります。必要な機能と要件が搭載されているサービスの料金を確認しましょう。

オンプレミス型の場合は、導入規模やプランにより費用が違うのが特徴です。また、クラウド型の月額固定費用タイプの場合、月4,800円〜43,000円程度とシステムによって異なります。

初期費用はかからない場合もありますが、プランや利用人数によって必要となる場合があります。従量課金タイプの場合は、利用人数によって初期費用、月額費用ともに別途見積もりが必要となるケースがあることも覚えておきましょう。

文書自体の管理・保管などに特化した文書管理システム

まずは、文書自体の管理や保管に特化した汎用的な文書管理システムを紹介します。案件管理や見込み顧客の育成などに役立つ機能を搭載しており、営業担当者の負担を軽減しながら、より受注数を増やすための取り組みをしやすくなるツールが多いです。

invoiceAgentは、請求書をはじめとし各種帳票を管理できる電子帳票プラットフォームです。帳票データの日付や数字、文字列などを読み取り、自動で指定のフォルダーに振り分けて管理できます。

保存期間の定められた領収書、永久保存すべき登記や起訴関係書類のライフサイクル管理も可能です。原本のPDFはそのままに、仮想PDFでパスワード設定や印刷制限、透かしなどを細かく設定でき、タイムスタンプの付与にも対応しています。

invoiceAgentの料金プラン・費用

プラン	初期費用	月額料金（税抜）
invoiceAgent 文書管理	0円〜	30,000円〜
invoiceAgent AI OCR	0円〜	30,000円〜
invoiceAgent 電子取引	200,000円〜	45,000円〜
invoiceAgent 電子契約	200,000円〜	45,000円〜

invoiceAgentの評判・口コミ

Final Documentは、ドキュメント共有・管理とファイル転送をワンパッケージで提供する文書管理システムです。データや紙で受領した請求書や注文書を電子帳簿保存法に対応した状態で保存できるほか、保管申請や承認のためのワークフロー機能を備えています。

大容量ファイルの送受信にも対応でき、有効期限やダウンロード制限などのアクセス権限を設定したうえで、動画やデザインデータなどもやり取り可能です。期限切れ前の通知やコメント機能により、対応忘れに対策できます。

Final Documentの料金プラン・費用

• 初期費用：0円
• 月額費用：400円／ユーザー^※

※記載は5～99ライセンス利用の場合。詳細要問い合わせ。

楽々Document Plusは、幅広い業種や用途で利用できる文書管理システムです。契約書やISO文書の管理、ペーパーレス化、e-文書法への対応が可能。また、高性能な検索エンジンと高速ビューアで、必要な情報をスピーディに検索・表示できます。

全文検索や柔軟なワークフロー、強固なセキュリティ機能など、文書管理システムに一般的に求められる機能もしっかりと備えています。

楽々Document Plusの料金プラン・費用

要問い合わせ

楽々Document Plusの評判・口コミ

ASTRUX SaaSにおいて、サーバー機の運用管理・データのバックアップや、利用状況に応じたシステム増強・セキュリティ対策・OSのアップデートなどの、システム管理は必要ありません。データセンターで確実にデータを管理します。

ASTRUX SaaSの料金プラン・費用

• 初期費用：55,000円
• 月額費用：Webサービスの場合 27,500円、ASTRUX2.0 基本ライセンス 46,750円

※出典：デジタルマトリックス「ASTRUX SaaS」（2023年8月13日閲覧）

ConTrackは、プロジェクトの品質向上をサポートする文書管理システム。システム開発の各フェーズで作成する要件定義書・設計書・プログラムソース・テスト仕様書など、成果物間のトレーサビリティ管理を実現します。

文書解析やファイルジャンプ機能といった既存の成果物をそのまま活用できる機能も搭載。操作画面も使いやすく、直感的に操作できます。

ConTrackの料金プラン・費用

要問い合わせ

※無料体験版あり

booMoでは本棚から本を取るように、ファイルを直感的に見つけ出してブラウザ独自のデジタルビューワーで閲覧可能です。専用ソフトでわざわざ開く必要がないため、作業効率のアップにつながります。

また、大量の文書からほしい情報を瞬時にサーチする検索機能が充実しています。

booMoの料金プラン・費用

• 初期費用：無料
• 年額費用：132,000円〜

※30日間の無料体験版あり

Roconieは、RFID（無線による自動認識技術）の活用により文書の管理を効率化するツールです。書類に貼付する専用ラベルと書類情報を紐づけし、書類を管理。RFIDリーダーで専用ラベルを読み取れば、保管期間や書類の内容、廃棄予定日などを確認できます。現場業務に合わせた調整やカスタマイズ、システム拡張にも対応しているため導入しやすく、現場ですぐに活用できます。

Roconieの料金プラン・費用

要問い合わせ

REXファイルファインダーは、検索結果を「イメージ」で見ながらファイルを探せる高速全文検索システムです。 直感的に操作できるため、目的のファイルに素早くたどり着け、セキュアに全ページのファイル内容を確認できます。

ファイルサーバーとしてだけでなく、NASや既存の文書管理システムの検索エンジン、エンタープライズサーチとしても使用可能です。

REXファイルファインダーの料金プラン・費用

要問い合わせ

Adobe Acrobatは、文書管理に必要なサービスを統合したドキュメントプラットフォームです。Office文書や画像、CADデータ、Webページ、メールなど多様な形式のファイルからPDFを作成できるほか、OCR処理により検索と編集可能なPDFに変換できます。

PDF上で文字の修正や追加、フォントの変更、画像の差し替えなども行え、Office形式に書き出し再利用も可能です。複数人での共同作業もPDF上で行え、電子サイン機能も搭載しています。文字化けや画像の抜け落ちなく、環境問わずに表示できる正確さと長期保存に適しているのが強みです。

Adobe Acrobatの料金プラン・費用

要問い合わせ

Adobe Acrobatの評判・口コミ

CLOUD CABINETは、書類の倉庫保管とデータ保管を組み合わせ利用できる文書管理システムです。システム上で、保管書類の検索と電子化の有無を確認でき、電子化が必要な書類のみ、電子化依頼することでPDF化してくれます。

任意の書類のみ電子化できるため、電子化コストを抑えて書面契約の管理が可能です。契約書の更新日や書類の廃棄予定日を通知してくれる機能が搭載されています。

CLOUD CABINETの料金プラン・費用

要問い合わせ

• 1,000社以上^※の導入実績
• 契約書や請求書など国税関係書類の保存に対応
• アカウント数やデータ容量による追加課金なし

TOKIUM電子帳簿保存は、紙や電子、メールなどで受領した取引書類を、形式問わず一元管理できるサービスです。取引書類の受領、代理取得から入力、原本保管まで委託できます。

専任のオペレーターが書類のスキャンを代行し、99.9％の精度でデータ化してくれます。関連書類は紐付け保管でき、範囲検索や組み合わせ検索が可能です。電子帳簿保存法とインボイス制度に対応しています。

※ボクシル掲載資料参照（2022年7月時点）

TOKIUM電子帳簿保存の料金プラン・費用

• 初期費用：要問い合わせ
• 月額費用：基本利用料1万円～＋従量課金

TOKIUM電子帳簿保存の評判・口コミ

楽楽電子保存の大きな特徴は、電子請求書発行システム楽楽明細で受領した帳票を無料で一元管理できる点です。メールやWeb、郵送などの受領形式を問わず、受領した帳票を電子保存、一元管理できる有料版も提供されています。

搭載するAI-OCRにより、金額や取引先名などを自動で読み取れるほか、自社発行の帳票の保管にも対応できます。

楽楽電子保存の料金プラン・費用

• 初期費用：要問い合わせ
• 月額費用：17,000円～（税抜）

※楽楽明細で受領した電子帳票のみ保存できる無料プランあり。

PATPOSTは、ビジネス書類保管に特化したオンラインストレージサービスです。アップロードした見積書や請求書などのビジネス書類を、書類種別に自動分類したり、全文検索したりできます。

書類の訂正削除ができない電帳法キャビネットと一般キャビネットを提供し、必要項目の抽出は搭載AIによって補助可能です。また、税理士や会計事務所との書類共有に役立つキャビネット共有機能を搭載しています。

PATPOSTの料金プラン・費用

• 初期費用：要問い合わせ
• 月額費用：980円（税抜）／1ID

※契約は年間契約。31IDより契約可能
※2か月間の無料トライアルあり

PATPOSTの評判・口コミ

• 電子請求書といった取引書類やスキャンデータ、PDFなどを一元管理
• ファイル保存時にタイムスタンプを自動押下し電子帳簿保存法に対応
• 書類データにコメントや捺印できる注記機能

楽々クラウド電子帳簿保存サービス by ClimberCloudは、電子帳簿や紙書類のスキャンデータなどに、タイムスタンプを自動付与して一元管理できるサービスです。JPGも保存でき、帳簿と書類を紐づけ管理可能です。

日付や金額などの複数条件と期間指定によるデータ検索ができ、保存期間が過ぎるとデータを自動削除してくれます。API連携に対応し、ワークフローで承認された請求書や販売システムの帳簿などを連携できます。

楽々クラウド電子帳簿保存サービス by ClimberCloudの料金プラン・費用

• 初期費用：要問い合わせ
• 月額費用：900円（税抜）〜

楽々クラウド電子帳簿保存サービス by ClimberCloudの評判・口コミ

社内文章の作成やナレッジ共有に特化した文書管理システム

ナレカンは、議事録やマニュアルなどを蓄積できるナレッジ管理ツールです。多階層で構造設計できるフォルダ形式で情報を整理でき、アクセス権限はフォルダ単位で設定可能です。

タイトルやタグ、添付ファイル名などで蓄積情報を検索できるほか、欲しい情報について社内メンバーに質問できる質問機能を備えています。文章内に画像やファイルも添付できるので、研修用の資料や議事録、全社共有事項など、多様な文書管理に役立ちます。

ナレカンの料金プラン・費用

• 初期費用：100,000円（税抜）
• 月額費用：60,000円～（税抜）^※

※表示は年間契約での金額。101アカウント以上での利用は追加費用が発生。

NotePM（ノートピーエム）は、社内マニュアル・業務ノウハウ・議事録など、さまざまな社内ナレッジの一元管理が可能なナレッジ共有ツールです。Markdown記法に対応した高機能エディタで、読みやすいドキュメントを誰でも簡単に作成できます。

ツリー構造の情報管理や、ファイルの中まで検索できる全文検索機能など、充実した機能を備えています。また、モバイル端末からも利用でき、ほしい情報をいつでも取得・閲覧可能です。さまざまなセキュリティ対策や柔軟なアクセス権限の設定により、大切なデータを守りながら快適に情報共有できます。

NotePM（ノートピーエム）の料金プラン・費用

料金プラン	ユーザー数	初期費用	月額費用
プラン8	8人まで	無料	4,800円
プラン15	15人まで	無料	9,000円
プラン25	25人まで	無料	15,000円
プラン50	50人まで	無料	30,000円
プラン100	100人まで	無料	60,000円
プラン200	200人まで	無料	120,000円

※30日間の無料体験版あり

NotePM（ノートピーエム）の評判・口コミ

契約書の管理に特化した文書管理システム

文書管理システムの中には「契約書管理」と呼ばれる契約書の管理に特化したサービスがあります。その他、電子契約サービスと連携できる書類管理システムを導入すれば、手間なく重要情報の管理が可能。

「トラブルを避けるためにも契約書の管理をしっかり行いたい」
「契約書締結までの流れも電子化したい」

といった方をはじめとして、契約書管理のフロー全体に課題を抱えている企業におすすめです。

クラウドサインは、契約書類の管理におすすめの電子契約サービスです。契約書類の作成から契約、保管まで対応し、契約業務をWebで完結できるうえ、紙の契約書も電子化し一元管理できます。

年月日データを入力してアラートを設定できるので、解約通知期限や更新漏れなどの管理も可能です。取引先は登録不要で利用でき、締結書類の送受信者へのメール配信、クラウド上への保存は自動で実行されます。

LegalForceキャビネは、契約書管理に必要な入力作業を自動化できるクラウド型の契約書管理システムです。

契約書の情報を自動で抽出しデータ化し保存するため、全文を検索可能。また、データ化した内容から契約期間終了日や更新期を参照し、リマインドしてもらえるため、契約内容の定期的な見直しに役立てられます。

契約台帳のダウンロードや電子契約サービスとの連携など、その他便利機能も搭載。第三者機関によるセキュリティ診断をはじめ、データを守るセキュリティ環境も確保しています。

LegalForceキャビネの料金プラン・費用

要問い合わせ

LegalForceキャビネの評判・口コミ

契約レビューパック（法務DX）は、契約に関する業務をまとめて管理できる契約ライフサイクルマネジメントサービスです。契約書の作成から承認フローの設定、文書管理、更新管理まで可能です。

契約文書を全文検索できるほか、契約項目のカスタマイズにより検索性を向上できます。契約と紐づくやり取りや承認記録も一元管理できるため、ガバナンス強化や承認経緯の把握に役立ちます。

契約レビューパック（法務DX）の料金プラン・費用

• 初期費用：330,000円（税込）
• 月額費用：55,000円（税込）〜
• 無料体験版：あり（約1か月間）

※契約レビューパック（法務DX）の利用には契約印＆実印プランの申し込みが必要。詳細要問い合わせ。

DocYouは、企業間取引の書類業務を一元管理できるクラウドサービスです。電子契約や書類配信、電子取引などに対応し、ドキュメント管理機能の利用により、社内文書もまとめて保管できます。

社内決稟議書や過去書類など、契約書と一緒に保管したい社内文書を保管できるほか、基本契約書といった使用頻度の高い書類のテンプレート登録も可能です。

DocYouの料金プラン・費用

料金プラン	月額費用	送信料（電子契約・電子取引）	送信料（配信のみ・タイムスタンプ無）	送信料（配信のみ・タイムスタンプ有）	保管料
スタンダード	22,000円	220円／通	1,100円／50通	2,200円／50通	1,100円／1GB
エンタープライズ	33,000円	5,500円／50通	1,100円／50通	2,200円／50通	1,100円／1GB

※2か月間の無料体験版あり

DocYouの評判・口コミ

無料導入できるフリープランのありの文書管理システムを比較

• 豊富なテンプレート
• 最大10ユーザーまで無料^※
• スマートフォンアプリあり

Confluenceは、カスタマイズ性の高い文書管理システムです。Google ドライブやSlackを始め、業務に役立つ人気ツールと連携可能。より効率的に作業できる環境を整えられます。

さらに、リアルタイム共同編集できるため、スピーディな書類の作成が可能。もちろん、アクセス権限は柔軟に設定できるため、必要な方だけが閲覧や編集できるよう設定しておけば、トラブルの防止につながります。

※出典：アトラシアン「 Free - Confluence」（2024年9月30日閲覧）

Confluenceの料金プラン・費用

料金プラン	月額費用
Free	無料
Standard	946円／1ユーザー
Premium	1,680円／1ユーザー
Enterprise	要問い合わせ

※1ドル145.55円で換算（2023年12月11日時点）
※無料体験版あり

Confluenceの評判・口コミ

• 30年にわたる運用実績^※
• アクセス権限を柔軟に設定可能
• 1か月の無料トライアルあり^※

Documal SaaSは、文書の作成から廃棄までのサイクルを自動化できる文書管理システム。あらかじめ書類の有効期限を決めておくことで、期限が切れた書類を自動廃棄できます。

また履歴書の作成および管理期間中に行われたすべての変更履歴を確認できるため、不正の予防や発見にも役立ちます。

Documal SaaSの料金プラン・費用

• 初期費用：300,000円
• 月額費用：100,000円〜

※1か月間の無料体験版あり

※出典：富士通四国インフォテック「Fujitsu 文書管理ソリューション Documal SaaS」（2024年9月30日閲覧）

• 完全無料^※
• Markdown形式に対応
• 自由にカスタマイズ可能

Knowledgeは、オープンソースで利用できる文書管理システム。自分たちで導入しなければならない手間があるものの、完全無料で使えるメリットがあります。また、必要な機能を追加できるためカスタマイ性が高く、エンジニアリング技術の高い組織に向いています。

完全無料で使用できるシステムながら、文書検索や権限管理、コメント機能など必要な機能は網羅的に完備。モバイル対応もしているので、費用をかけずに文書管理システムを導入したいときに役立つツールです。

※出典：Knowledge「Knowledge」（2024年9月30日閲覧）

Knowledgeの料金プラン・費用

無料

文書管理に利用できるクラウドサービス

• 大企業を中心に50万人以上が利用^※
• ローコード開発のため現場中心にシステム導入可能
• データ紛失対策や災害時復旧に対応

SmartDBは、ワークフローとWebデータベース機能を備えた業務プラットフォームです。​

大企業向けのサービスのため、大企業ならではの複雑な業務フローも簡略化できます。さらに、大きなリスクやコストを伴う改編も、柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現可能。

文書を保管するデータベースはノンプログラミングで実装できるため、ユーザー部門主導で業務システムの内製化を推進できます。

※出典：ドリーム・アーツ「 SmartDB®【大企業の業務デジタル化クラウド】 」（2023年8月13日閲覧）

SmartDBの料金プラン・費用

要問い合わせ

SmartDBの評判・口コミ

4,000社^※の導入実績があるJ-MOTTOグループウェアは、規定集や契約書ひな形などの社内文書をデータで保管・共有できるシステムです。フォルダ・ファイルごとにアクセス権を設定できるため柔軟な情報管理が可能。

ドラッグ＆ドロップによるフォルダ整理やファイルの一括アップロードにも対応しています。操作性が高いため、より効率的な文書管理を実現できるでしょう。

※出典：リスモン・ビジネス・ポータル「グループウェア乗り換え先にはJ-MOTTO」（2024年2月5日閲覧）

J-MOTTOグループウェアの料金プラン・費用

【スタンダードプラン】
ユーザー数：20ユーザーまで、ディスク容量：200MBまで

• 入会金：無料
• 月額費用：3,300円

【ライトプラン】
ユーザー数：10ユーザー以下、ディスク容量：100MBまで

• 入会金：無料
• 年間費用：22,000円

※最大3か月の無料トライアルあり

J-MOTTOグループウェアの評判・口コミ

「BOXIL SaaS AWARD Autumn 2024」の受賞サービス

「BOXIL SaaS AWARD（ボクシル サース アワード）」は、SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」が毎年3月4日を「SaaSの日（サースの日）」と定め、優れたSaaSを審査、選考、表彰するイベントです。

今回の「BOXIL SaaS AWARD Autumn 2024」は、2023年7月1日から2024年6月30日までの1年間で新たに投稿された口コミ約16,600件を審査対象としており、計330サービスに、ユーザーから支持されるサービスの証としてバッジを付与しました。

Good Service 受賞サービス一覧
Adobe Acrobat

【Good Service】：「BOXIL SaaS」上に投稿された口コミを対象に、各カテゴリで総得点の高いサービスに対してスマートキャンプから与えられる称号です。

口コミ項目別No.1 受賞サービス一覧
初期設定の容易さNo.1	Adobe Acrobat
サービスの安定性No.1	Adobe Acrobat
機能満足度No.1	Adobe Acrobat
カスタマイズ性No.1	Adobe Acrobat
お役立ち度No.1	Adobe Acrobat
使いやすさNo.1	Adobe Acrobat

【口コミ項目別No.1】：「BOXIL SaaS」上に投稿された「口コミによるサービス評価」9項目を対象に、各カテゴリ、各項目において一定の基準を満たしたうえで、最も高い平均点を獲得したサービスに対して、スマートキャンプから与えられる称号です。

＞＞BOXIL SaaS AWARD Autumn 2024の詳細はこちら

文書管理システムを導入する際の注意点

文書管理システムを導入する際に注意すべき点をまとめました。必ず確認して導入時の参考にしてみてください。

• 紙での保管が義務付けられている書類がないかを確認する
• 紙媒体と電子化ファイルの管理・運用ルールを決めておく
• ファイル名の命名規則やフォルダの管理場所などの運用ルールを決めておく

文書管理システムでは、閲覧権限のコントロールや文書の版の管理がしやすくなるメリットはありつつも、上記のような運用ルールを定めておかないと、かえって文書の閲覧や探す際に効率が悪くなってしまう可能性があります。また、電子化できない書類もまだ存在するため、紙保管との併用に対応できるような体制構築が必要になります。

文書管理システムやツールをせっかく導入したのに、うまく運用できなければ意味がありません。失敗しないための注意点はこちらをご覧ください。

文書管理システムの比較ならBOXIL

文書の管理や保管に手間や負担を感じているのであれば、BOXILで文書管理システムのサービス資料請求がおすすめです。サービス提供会社が用意した資料をまとめてダウンロードし、BOXIL内の比較表とあわせて利用すれば、比較検討の時間を大幅に短縮可能です。

1.マイページから各社の資料をまとめてチェック

BOXILでは、マイページより請求した各社の資料を閲覧できます。請求した資料を会員登録済みの同僚や上長へURLを共有するだけで、資料共有の手間が省けます。

2.比較表で機能や料金からサービスを絞り込む

BOXILマイページ内の比較表にて、料金や機能をサービスごとに見比べられます。サービスを追加・削除して選定に使えるだけではなく、比較表のURLを共有して稟議にも使用可能です。Excelで比較表を作る手間を省けます。

＼比較表とセットで使いたい！／

3.会員登録すれば無料選び方ガイドも閲覧可能

サービス提供企業が作成した資料のほかに、各SaaS導入時に役立つ選び方ガイドやSaaSの最新トレンドを紹介しているSaaS業界レポートも入手できるようになります。サービス資料とあわせて、ぜひ選定に役立ててください。

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