製造業界向け文書管理システムおすすめ比較！解決できる課題と事例
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製造業界で活用できる文書管理システムの機能
文書管理システムとは、社内文書を一元的に管理できるシステムです。さまざまな業務文書をデジタル化できるのに加えて、文書の作成から廃棄までを、同一システム上で対応できる製品・サービスが多くあります。
軸となる文書の保管機能や検索機能に加えて、文書にアクセス制限を付与できる機能もあるので、安全な文書管理が可能です。ほかのシステムと連携できるものも多く、社員の日常業務の効率化と、業務生産性の向上を実現できます。
製造業界では、紙文書の電子化が遅れている企業が多く、経理や総務などの業務で非効率が生じるケースが珍しくありません。文書管理システムを導入すれば、文書管理機能により社内のペーパーレス化を実現できるのに加えて、高度な検索機能で必要な文書を素早く確認できるため、社員の業務生産性も向上できます。
なお、文書管理システムの機能をさらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事もご確認ください。
製造業界における文書管理に関する課題
製造業界では、紙ベースの非効率な文書管理やデジタル化の遅れといった課題を抱えています。普段の業務において、解決すべき課題は何か確認してみましょう。
紙ベースの管理で効率が悪い
製造業界では紙ベースの文書管理により、社員の負担が増大している企業が多くあります。製造ラインや部門・部署ごとに書類が乱雑に管理されていたり、文書のフォーマットが統一されていなかったりするケースもあります。
必要な情報を得るために、社員が時間をかけて該当する文書を探している企業は、けっして少なくないでしょう。また、製造業界は製品の製造工程において、多くの文書が発生するため、保管場所に難儀している企業もあります。製造図面をはじめとして、生産指示書や点検簿といった多種多様な書類があるため、管理が煩雑になりがちです。
デジタル化自体が遅れている傾向にある
製造業界は文書管理のみならず、他の業務に関しても、デジタル化が遅れている傾向があります。
積極的に業務のデジタル化を進めている企業がある一方で、IT化に乗り気でない経営者もおり、紙ベースの管理から抜け出せない企業は珍しくありません。現場レベルでも紙による非効率な管理に慣れており、電子化するメリットに気付いていない場合もあります。
ペーパーレス化を推し進めるとともに、業務プロセスのデジタル化を図るには、紙ベースの管理から脱却するメリットを理解してもらう必要があるでしょう。また、小規模でも文書管理システムをはじめとしたITツールの利用を推進し、実際に業務効率化を図ることで、利便性を実感してもらうことが大事です。
システムを導入しても扱いきれないケースも
ITシステムの導入にこぎつけても、現場でシステムを十分に扱いきれず、宝の持ち腐れのような状況に陥っている企業もあります。文書管理システムをはじめとした、ITシステムを活用する際には、計画的かつ慎重に導入を進めなければいけません。
デジタル化を進めるのに必要な人材が足りない場合は、積極的に採用を検討しましょう。ITツールやデータの活用に関して、優れた知見を有する人材を採用できれば、文書管理システムを皮切りに、社内のDXを効率的に推進できるようになります。
また、システムのポテンシャルを存分に発揮できるように、業務プロセスの見直しや、システムの利用を啓発する活動への注力が必要です。
製造業界の課題を文書管理システムで解決できる理由
製造業界ではペーパーレス化の促進や、デジタル化の遅れといった課題が指摘されていますが、文書管理システムの導入は、それらの課題解決のきっかけにできます。その理由を、文書管理システムの機能や詳細とともに確認していきましょう。
ペーパーレス化の促進による紙文化からの脱却
文書管理システムを導入すれば、これまで紙ベースで管理していた書類をスムーズに電子化できます。社内のペーパーレス化が促進され、社員の業務効率の改善も図れるでしょう。とくに製造業は、図面をはじめとした書類が多いため、電子化による恩恵が大きい業界です。
優れた文書管理機能や検索機能を有する製品が多いので、必要な書類に対して素早くアクセスできる環境を構築できます。社内文書の多くを電子化すれば、書類の保管場所も考える必要もなくなるでしょう。
文書管理の電子化をベースとしたDXの推進
文書管理システムの導入をきっかけとして、DX推進も可能になります。
文書管理システムの有用性は、数あるITシステムの中でも理解されやすい傾向にあります。現場の評価を得やすいだけではなく、社員の生産性の向上を通じて、マネジメント層もさらなるDXに前向きになるケースも珍しくありません。
ほかのシステムと連携できる文書管理システムも多いので、既存の管理システムやクラウドサービスと組み合わせれば、組織全体の業務効率を大幅に改善できるでしょう。
業務フローの視覚化によるスムーズなシステム化
文書管理は作業フローが決まっている企業が多いため、システム化を比較的図りやすいのが特徴です。社員のITリテラシーが低めの企業でも導入・運用しやすい製品やサービスが多く、業務工数や管理コストの削減に寄与します。
ただし、スムーズな導入には業務フローの視覚化が欠かせません。一度にすべての文書を電子化するのはまず不可能であるため、どの文書から優先して電子化を進めるかを明確にする必要があります。電子化にあたって解決すべき問題点を洗い出し、一つひとつ着実に解決していきましょう。
製造業界における文書管理システムの導入事例
製造業界における文書管理システムの導入例を、業務改善の事例とともに紹介します。他社の例を参考にしつつ、文書管理システムでどのような問題・課題を解決できるか、考えてみましょう。
三菱ガス化学株式会社
独自の化学技術で多様な製品を生み出している三菱ガス化学株式会社では、これまで全社共通で使える文書管理システムはあったものの、各部門で独自にシステムを運用しており、統率がとれていない状況でした。
そこで、パナソニック社の文書管理システムである「Global Doc」の導入を決断し、100テーマ以上の技術文書を一元管理できる体制を構築しています。グループ会社の枠を越えて情報共有を進めた結果、セキュリティの強化と、社員の業務パフォーマンスの向上を実現できました。
さらに、長期にわたる研究開発の進捗情報に関しても、システム上に蓄積できる体制を構築しています。文書管理システムを軸に強固なセキュリティを構築しつつ、生産性を維持する工夫をしているようです。
※出典：パナソニック ソリューションテクノロジー株式会社「三菱ガス化学株式会社様 | 導入事例（1/2） | 文書管理システム「Global Doc」 | Panasonic」（2024年6月27日閲覧）
株式会社ムラックス
静岡県浜松市で、建築用金属製品の製造をしている株式会社ムラックスでは、それまで紙ベースの非効率な台帳管理と図面管理に悩んでいました。アナログ作業も多く社員もムダを感じていたため、製造現場で生まれた文書管理システムである「デジタルドルフィンズ」を導入した経緯があります。
その結果、社員による手書きだった台帳の作成・管理が完全にデジタル化でき、契約書管理業務もシステム上で完結できるようになりました。今後はさらに部門間で多用途に活用し、さらなるシステムの普及を進める予定とのことでsy。
※出典：住友電工情報システム株式会社「事例：岡本【契約業務の一気通貫化】 | 文書管理システム 楽々Document Plus」（2024年6月27日閲覧）
製造業界向け文書管理システムの比較
楽々Document Plus - 住友電工情報システム株式会社
楽々Document Plusは、あらゆる社内文書をひとつの製品でまとめて管理できる基盤システムとして、多くの製造業者に導入されています。オンプレミス版とクラウド版があり、さまざまな組織体制・管理方法に対応しているのが特徴です。
高速・高精度な検索機能を備えており、必要な情報をすぐに入手できるので、取り扱う書類が多い製造業におすすめです。充実したサポート体制で問い合わせにも迅速に対応してくれるため、初めて文書管理システムを導入する企業でも問題ありません。
FullWEBは、製造業向けの文書管理・図面管理システムで、日常業務で作成する文書や外部から受領するデータを一元管理できます。図面管理はすでに500社以上の導入があり、ファイルサーバーに代わって導入する企業が増えている状況です。
アクセスログを記録や高度な検索機能を備えており、ファイル修正時に自動で版改訂も可能です。クラウドにも対応しているので、テレワークやリモートワークを導入する企業にもおすすめできます。
D-QUICK シリーズ - 株式会社アイサイト
D-QUICK シリーズは、製造業で使用する図面と文書を一元管理でき、スムーズに共有・活用できるサービスです。クラウドとオンプレミスのいずれも導入が可能で、環境に応じて使い分けができます。
Windowsライクな操作性とカスタマイズ性の高さが魅力で、社内のワークスタイルにとらわれず、柔軟に運用できるのが特徴です。図面や文書のライフサイクル全体をカバーできるラインナップで、i-Reporter連携によりタブレット入力も実現できます。
MyQuick - インフォコム株式会社
MyQuickは、資料の保管から記録・証跡管理、ノウハウやナレッジの共有まで幅広く利用できる文書・契約書管理システムです。ユーザー数無制限に利用可能で、台帳項目を自由に設計できるのが特徴です。
文書の検索性にも優れており、複雑なアラート通知設定で作業漏れを防ぐ機能により社員の業務効率化に寄与します。ベンダーによる契約書入力代行サービスも利用できるため、これからペーパーレス化を進める企業は、積極的に利用するとよいでしょう。
デジタルドルフィンズ - 枚岡合金工具株式会社
デジタルドルフィンズは、製造業の現場で生み出された文書管理・図面管理システムで、必要な書類をすぐに探し出せるようになります。書類の保管スペースを削減し、ペーパーレス化を実現できるシステムとして、多くの製造業者が導入しています。
社員が工場から、最新の図面をタブレットで確認できるのも特徴で、最新の図面をすぐに入手・閲覧できる体制の構築が可能です。導入にあたっては、ベンダーによる丁寧なコンサルティングや操作に関する教育を受けられるので、初めてITシステムを導入する企業でも安心です。
図管王Standard - 株式会社デザイン・クリエィション
図管王Standardは、製造業向けの文書の保管と、図面管理が可能なシステムで、業務に必要なデータのライフサイクル管理が可能です。さまざまなファイルデータを素早く検索でき、アクセス権限も厳密に設定できます。
多くの製造業で必須のCAD図面の管理システムに適しているのが特徴で、写真やカタログの管理・運用にも適しています。体験版も利用できるため、まずは使い勝手を確かめてみるとよいでしょう。とくに、CADデータの管理に悩む企業におすすめです。
製造業界向け文書管理システムで業務文書や図面をデジタル化
文書管理システムは基本となる文書保管機能に加えて、優れた検索機能を備えており、ほかのシステムとスムーズに連携できる製品も多くあります。製造業界はデジタル化が遅れている企業が多いため、文書管理システムをきっかけにペーパーレス化を推進し、社員の業務生産性の向上を図るとよいでしょう。現場の評価を得やすいシステムなので、DXの推進にも役立ちます。
導入するシステムを選ぶ際には、まず導入目的を明確にしたうえで、必要な機能を網羅した製品を選択する必要があります。すでに社内で管理システムを運用している場合は、スムーズに連携できるかという点も重要な選択基準のひとつです。ベンダーのサポート体制にも注目しましょう。
なお、製造業界では文書管理システムに関連して、次のサービスも導入されています。あわせて利用を検討してみましょう。
