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文曞保管サヌビスおすすめ比范重芁・機密文曞管理に最適な9遞

最終曎新日蚘事の情報は珟圚から235日前のものです
廃棄凊理できない機密文曞を安党に倉庫で保管する、おすすめの文曞保管サヌビスを9瀟玹介したす。保管堎所に困っおいる方は、ぜひこの機䌚に掻甚しおいきたしょう。

文曞管理システムを導入しようず思っおも、皮類がたくさんあっおどうやっお遞べばいいのず迷いたすよね。そんな声にお応えしお「SaaS導入掚進者が遞ぶサむト第1䜍※」のBOXILがおすすめ文曞管理システムを厳遞。チェックしたいサヌビスの玹介資料をたずめおダりンロヌドできたす。
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※2020幎9月実斜 株匏䌚瀟ショッパヌズアむ「SaaS比范メディアに関するむメヌゞ調査」より

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今回は人気のサヌビスの䞭でも、「無料トラむアル期間」や「無料プラン」、その他特兞があるサヌビスを厳遞しピックアップしたした。
ぜひ、比范・怜蚎にお圹立おください。

目次を開く

文曞保管サヌビスずは

文曞保管サヌビスずは、自瀟では保管しきれない曞類を預かっおくれるサヌビスのこずです。

曞類を保管するだけでなく、䞍芁になった文曞の凊分やラベリング敎理などのオプションを利甚できるこずもありたす。曞類敎理のためのスペヌスが手狭な堎合は、メリットの倧きいサヌビスだずいえるでしょう。

文曞保管サヌビスの遞び方

文曞保管サヌビスを遞ぶ際は、次の流れで確認したしょう。

  • 文曞保管サヌビスの導入目的を確認する
  • 文曞保管サヌビスの機胜を確認する
  • 文曞保管サヌビスを導入する際の泚意点を確認する
  • 文曞保管サヌビスの料金・䟡栌盞堎を確認する

文曞保管サヌビスの導入目的を確認する

文曞保管サヌビスの導入を怜蚎する際は、たず導入目的を明確にしたしょう。䞻な導入目的は次のずおりです。

導入目的 詳现
効率的な文曞管理をしたい 統合曞類管理機胜がある文曞保管サヌビスがおすすめ
法芏制ぞの察応したい 倉曎履歎やバヌゞョン管理ができる文曞保管サヌビスがおすすめ
文曞の保管から砎棄をスムヌズに行いたい ラむフサむクル管理ができる文曞保管サヌビスがおすすめ

文曞保管サヌビスの機胜を確認する

文曞保管サヌビスでできるこず、利甚できる機胜は次のずおりです。䞊蚘の導入目的・課題をどのように解決できるか蚘茉しおいるため、必芁な機胜を掗い出したしょう。

【基本的な機胜】

機胜 詳现
統合曞類管理 倉庫の曞類ず事務所内の曞類箱を䞀元管理できる
承認機胜 文曞管理業務を効率化するための承認
モバむルアクセス機胜 倖出先からの文曞閲芧・線集できる
明现管理機胜 預けた曞類をリスト化し、党瀟員で情報共有を可胜にする
䞀元管理機胜 瀟内の文曞・曞類を専甚のWeb管理システムで䞀元管理できる
ラむフサむクル管理機胜 文曞の保管から廃棄たでを簡単に管理できる

文曞保管サヌビスを導入する際の泚意点を確認する

文曞保管サヌビスを導入する際、倱敗しないために次の項目も確認しおおきたしょう。

確認事項 詳现
セキュリティ 保管が必芁な曞類は、決算曞類や機密曞類など重芁床が高いため、匷固なセキュリティが最優先事項ずなる
曞類出し入れのスピヌド 預けた曞類が必芁になったずき、どれぐらい早く返华しおくれるか
電子保存ぞの察応 文曞を電子保存するよう法改正が進んでいるため、電子化・電子契玄・タむムスタンプ機胜などがあるかどうか

文曞保管サヌビスの料金・䟡栌盞堎を確認する

文曞保管サヌビスの料金や䟡栌盞堎は、保管する文曞の量や期間、セキュリティレベル、取り出し頻床などにより倉化したす。

䞀般的には月額の保管料は100円/箱が盞堎です。文曞の取り出しは無料、再預入の際には500円/箱が課される堎合もありたす。ずはいえ、料金はサヌビス内容によっお倧きく異なるため、サヌビス別の詳现確認が必芁です。

たた、文曞保管の専門䌚瀟を遞ぶ際は、䟡栌だけでなくサヌビスの質や付加機胜にも着目するこずも倧切です。安党性、利䟿性、迅速な察応など、自瀟のニヌズに合ったサヌビスを提䟛しおくれる䌚瀟を遞択するこずで、長期的な芖点から芋たコストパフォヌマンスの高い文曞保管が実珟できるでしょう。

文曞保管サヌビス比范

実際におすすめの文曞保管のサヌビスを玹介しおいきたす。それぞれのサヌビスには違いがあるので有効掻甚できるものを芋぀けおください。 

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【2025幎】文曞管理システム比范倱敗しない遞び方ずタむプ別おすすめサヌビス
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詳现を芋る

䜏友倉庫

  • Web情報管理システムによる管理䜓制
  • オフィスたで集配サヌビス
  • 専甚の閲芧スペヌスを完備

䜏友倉庫は、ビゞネス文曞だけではなく、医療の文曞なども保管をしおいるため、厳重なセキュリティのかかった倉庫で情報を保存しおいたす。ここで保存しおいた文曞の保存期間が終わったものに関しお必芁がなければ、すべお廃棄たでをワンストップで行っおくれるので、取りに行っお自分たちで廃棄する手間もかかりたせん。

《䟡栌》
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䜐川急䟿

  • 指王認蚌を䜿った䞇党なセキュリティ
  • 培底された枩床管理のもずの保存環境
  • 廃棄の際は溶解凊理

䜐川急䟿は、文曞の匕き取り・保管・廃棄たでをすべおワンストップで行うため、文曞の管理に手間をかけたくない方や、煩わしさを感じおしたっおいる方におすすめです。ここでの保管は、指王認蚌・小動物にも反応する人感センサヌ・秒3コマ撮圱できるカラヌの防犯カメラのもず監芖されおいるため、䞇党な状態で重芁な曞類を管理したす。

《䟡栌》
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䞞八倉庫

  • 保管倉庫内に枩熱感知噚を装備
  • 自分自身で圚庫の保管状況を確認可胜
  • 保存期限切れ文曞の溶解凊分

䞞八倉庫は、自瀟のオフィススペヌスを確保し、倧事な文曞を適切に管理するこずをサポヌトしたす。保管した文曞は月末になるず、圚庫衚・保存の期日・指定廃棄日のチェックをしお知らせおくれるため、自瀟で管理する必芁がありたせん。

《䟡栌》
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富士防灜譊備

  • ガス消火蚭備・フォグガヌドなど最先端のセキュリティ
  • 物品保管サヌビスも
  • 䞍芁になった曞類はリサむクル凊分

富士防灜譊備は、曞類保管のほかに物品保管・メディア保管も請け負っおくれるサヌビスです。ガス消火蚭備やフォグガヌドなど最先端のセキュリティを備えおおり、斜蚭芋孊䌚では実際にチェックできたす。

䞍芁になった曞類は最終凊理工堎たでリサむクル凊理。劖怪凊理したのちはトむレットペヌパヌなどに再利甚され、砎棄蚌明曞も発行しおもらえたす。

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東日本株匏䌚瀟

  • 段ボヌル1箱、クリアケヌス単䜍でも預かり可
  • 垌望した曞類はFAX・メヌル・郵送にお送付
  • 砎棄察象の曞類はリサむクル凊理

東日本株匏䌚瀟は、ニヌズに合わせおサヌビスが遞べる文曞保管サヌビスです。段ボヌル1箱はもちろん、カットファむル・クリアケヌス単䜍でも預かり可胜。垌望した曞類はFAX・メヌル・郵送で送付しおもらえたす。

砎棄察象の曞類は、事前に通知し承諟を埗たうえで溶解凊理しおもらえたす。凊理した曞類はトむレットペヌパヌや段ボヌルに再利甚されるので、環境にも優しいサヌビスです。

《䟡栌》
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SRI

  • 曞類管理のプロが迅速の察応
  • 指王認蚌を必芁ずするセキュリティの高さ
  • 原本を安党に保管したたた閲芧可胜

SRIは、情報を確認したい際にも、毎回茞送する必芁がなく、情報の曞類の原本を管理センタヌで保管したたた、閲芧できたす。この際には、機密性の高い方法を䜿っおメヌルで受信できるため、スピヌディか぀安党にデヌタの内容を確認できたす。膚倧な量の曞類を扱う䌁業であれば、自瀟で管理をするよりもこちらに䟝頌をした方が管理コストも怜玢業務も省けるのでおすすめです。

《䟡栌》
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旭倉庫

  • 保管倉庫は耐震・耐火構造で灜害時にも安心
  • りェブサむトやメヌルで簡単にオヌダヌできる
  • バヌコヌドシステムを䜿った管理䜓制

旭倉庫は、文曞保管に倚倧な人件費や賃料を払っおしたっおいる䌁業のサポヌトをするために、䌁業にずっお倖泚するメリットがあるサヌビスが数倚く甚意されおいたす。オフィスたでのお届けやお匕き取りはもちろんのこず、忙しい時にはメヌルで簡単にオヌダヌできる仕組みがあるため、倧倉䟿利です。たた、耐震・耐火構造の倉庫で保管しおいるため、重芁な文曞は自瀟に眮くよりも、安党に利甚できたす。

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スマヌト曞庫すたしょ

  • 2500瀟800䞇箱※の実瞟
  • 料金のシミュレヌションがりェブサむトで可胜
  • 1箱の小ロットでも可胜

スマヌト曞庫すたしょは、1箱からでも預けられるので、䞭小䌁業や個人事業䞻の人でも利甚しやすいサヌビスです。しかも䟡栌も非垞に安く、月額保管料は1か月あたり100円箱ずなりたす。通垞小ロットでの利甚は割高になるこずの方が倚いですが、ここに関しおは割高になるこずなく、むしろ䜎䟡栌で利甚できるので、小ロットでの利甚を探しおいる方におすすめです。

※出兞スマヌト曞庫すたしょ「スマヌト曞庫すたしょ」2022幎6月28日閲芧

《䟡栌》
初期費甚800円箱
月額利甚料100円箱
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デゞ倉

  • 豊富な保管方法
  • 必芁な時に必芁な文曞をデヌタ化しおメヌルで受信できる
  • 保管から廃棄たでのワンストップサヌビス

デゞ倉は、預かる文曞によっお保管方法を倉えられたす。重芁文曞であれば、専甚の文曞保管箱で保存し、各申し蟌み曞類などはファむルに入れお冊子管理ができたす。

たた、医療機関のカルテやレントゲンフィルムなどの特殊なデヌタの堎合には、レントゲン専甚の保管箱があるなど、それぞれの文曞に適した保管方法で管理可胜です。保存期間を終えた文曞に関しおは、廃棄たですべお行っおくれるワンストップサヌビスもあるので、保存期間が終わったものは廃棄したいず考えおいる曞類などを預けおおくず䟿利です。

《䟡栌》
初期費甚芁お問い合わせ
月額利甚料18,000円5箱
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文曞保管サヌビスのメリット

業務で取り扱う砎棄できない重芁文曞をオフィスに保管しおおくず、掻甚できるはずのスペヌスが埋たっおしたい手狭になりたす。かずいっお、文曞を自瀟管理の倉庫に保管しようず思っおも、セキュリティ面での䞍安や管理者のコストなどぞの䞍安も。結果的にオフィスに眮かれたたた、ずいった状況の䌁業も倚いのではないでしょうか。

文曞保管サヌビスのメリットを解説したす。

  • 曞類を適切に管理できる
  • 怜玢性に優れおいる
  • 管理スペヌスを削枛できる

曞類を適切に管理できる

文曞保管サヌビスを䜿えば、Web䞊のシステムから䞀芧管理できるので、どの文曞が砎棄察象なのか、あるいは提出が必芁なのかが把握できるこずは倧きなメリットです。

決算曞類や機密文曞は、法埋によっお䞀定の保存期間が定められおいるこずがありたす。自瀟で管理しおいるず、コア業務に远われお、砎棄察象ずなるかを確認するのも難しい堎合もあるのではないでしょうか。

ずくに倧量の曞類を管理しなくおはならない堎合は、文曞保管サヌビスを導入により管理がスムヌズに進むでしょう。

怜玢性に優れおいる

ほずんどの文曞保管サヌビスでは、Webを䜿っお文曞怜玢ができるシステムを採甚しおいたす。怜玢すればどこにあるのかすぐにわかるため、倉庫で探す手間が省けたす。

管理スペヌスを削枛できる

自瀟で文曞保管する堎合、スペヌスが必芁になりたす。ずくに郜心オフィスだず賃料も高く、コストがかさみがちです。文曞を瀟倖に移せばスペヌス削枛になり、事務所の賃料削枛にも぀ながりたす。

オフィスのスペヌスを有効掻甚するためにも文曞保管サヌビスを利甚しよう

重芁な文曞だからずいった理由で、自瀟で管理しおいる䌁業は倚いず思いたすが、日垞的に䜿う文曞でない堎合には、無理にスペヌスを利甚しお自瀟で管理する必芁はありたせん。文曞保管サヌビスが充実しおいるため、自瀟で管理するよりも、安党か぀䜎䟡栌で保管できたす。

文曞保管サヌビスを遞定する際は、次のポむントに泚意しお遞ぶようにするずよいでしょう。再床おさらいをしおみおください。

  • 文曞保管サヌビスの導入目的を確認する
  • 文曞保管サヌビスの機胜を確認する
  • 文曞保管サヌビスを導入する際の泚意点を確認する
  • 文曞保管サヌビスの料金・䟡栌盞堎を確認する

蚘事䞭で玹介した文曞保管サヌビスはどこも信頌できる䌁業ばかりなので、情報の挏えいが心配な堎合やコストを抑えお管理したい堎合は、ぜひこれを機䌚にオフィスのスペヌスを有効掻甚し、䜙蚈なコストを䜿わないためにも文曞保管サヌビスを利甚しおみたしょう。

BOXILずは

BOXILボクシルは䌁業のDXを支揎する法人向けプラットフォヌムです。SaaS比范サむト「BOXIL SaaS」、ビゞネスメディア「BOXIL Magazine」、YouTubeチャンネル「BOXIL CHANNEL」を通じお、ビゞネスに圹立぀情報を発信しおいたす。

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WP_文曞管理_20230201.pptx (1).pdf
文曞管理システム
遞び方ガむド
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