文書保管サービスを比較！重要・機密文書管理に最適な9選

最終更新日：2022-07-21（記事の情報は現在から505日前のものです）

廃棄処理できない機密文書を安全に倉庫で保管する、おすすめの文書保管サービスを9社紹介します。保管場所に困っている方は、ぜひこの機会に活用していきましょう。

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ぜひ、比較・検討にお役立てください。

業務で取り扱う破棄できない重要文書をオフィスに保管しておくと、活用できるはずのスペースが埋まってしまい手狭になります。かといって、文書を自社管理の倉庫に保管しようと思っても、セキュリティ面での不安や管理者のコストなどに不安がある。結果的にオフィスに置かれたまま、といった状況の企業も多いのではないでしょうか。

こうした状況を解決するために、文書保管にはどのようなサービスがあるのかについて解説し、オススメのサービスを紹介します。

文書保管サービスとは

文書保管サービスとは、自社では保管しきれない書類を預かってくれるサービスのことです。

書類を保管するだけでなく、不要になった文書の処分やラベリング整理などのオプションを利用できることもあります。書類整理のためのスペースが手狭な場合は、メリットの大きいサービスだといえるでしょう。

文書保管サービスのメリット

書類を適切に管理できる

文書保管サービスを使えば、Web上のシステムから一覧管理できるので、どの文書が破棄対象なのか、あるいは提出が必要なのかが把握できます。

決算書類や機密文書は、法律によって一定の保存期間が定められていることがあります。自社で管理していると、コア業務に追われて、破棄対象になっているかを確認するのも難しい場合もあるのではないでしょうか。

とくに大量の書類を管理しなくてはならない場合は、文書保管サービスを導入により管理がスムーズに進むでしょう。

検索性に優れている

ほとんどの文書保管サービスでは、Webを使って文書検索ができるシステムを採用しています。検索すればどこにあるのかすぐにわかるため、倉庫で探す手間が省けます。

管理スペースを削減できる

自社で文書保管する場合、スペースが必要になります。とくに都心オフィスだと賃料も高く、コストがかさみがちです。文書を社外に移せばスペース削減になり、事務所の賃料削減にもつながります。

文書保管サービスの選び方

強固なセキュリティか

保管が必要な書類は、決算書類や機密書類など重要度が高いことがほとんどです。そうした書類を外部で保管する以上、強固なセキュリティが最優先事項になります。

IDやパスワードで管理されているか・入退出するスタッフは制限されているか・保管庫は対災害仕様になっているかなどさまざまな観点からチェックしておきましょう。

書類出し入れのスピード

預けた書類が必要になったとき、どれぐらい早く返却してくれるかも重要なポイントです。

サービスによって出し入れの日数は異なりますが、なかには24時間365日で対応してくれるところもあります。業務の内容にあわせて、適切なスピード感のサービスを選ぶとよいでしょう。

電子保存への対応

近年は文書を電子保存するよう法改正が進んでいるため、文書保管サービスのなかには電子化・電子契約・タイムスタンプ機能などがついているところもあります。将来的に電子化を検討しているなら、こうしたサービスが利用できるところを選びましょう。

文書保管サービス比較

実際にオススメの文書保管のサービスを紹介していきます。それぞれのサービスには違いがあるので有効活用できるものを見つけてください。　

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