自治体向け文書管理システムおすすめ比較！解決できる課題と事例
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自治体で活用できる文書管理システムの機能
文書管理システムは、社内文書をデジタル化して一元管理できるシステムであり、文書保管機能や検索機能などを実装しています。厳密にアクセス権限を設定できるシステムも多く、機密文書を安全に管理・運用できるのが特徴です。
さらに、外部システムとの連携も可能で、ワークフローシステムとして活用できる製品も多いので、組織全体の業務効率化と生産性の向上に役立ちます。
自治体では、いまだ電子化が進んでいない文章も多く、早急なペーパーレス化が求められています。文書管理条例の制定を背景として、積極的に公文書の電子化を進めている自治体もありますが、紙ベースの管理から脱却できずにいる組織も少なくありません。
文書管理システムを導入すれば、さまざまな公文書を電子化できるのに加えて、高度な検索機能を備えているので、職員の業務効率化にも役立つでしょう。多くの自治体の課題とされている、DXの推進にも寄与します。
なお、文書管理システムの機能を詳しく知りたい場合は、こちらの記事を確認してください。
自治体における文書管理システムの課題
自治体ではデジタル化の遅れに加えて、属人化しがちな文書管理体制など、さまざまな課題を抱えています。普段の業務において、解決すべき課題は何か確認してみましょう。
デジタル化の遅れによる非効率な業務の残存
自治体ではデジタル化の遅れにより、紙ベースの文書管理に起因して非効率な業務を続けている組織は珍しくありません。積極的にペーパーレス化を進めている自治体もありますが、いまだデジタル化に対する抵抗感が強いところもあります。
職員がアナログ文化に慣れきっている組織や、予算の都合で文書の電子化を含むDXを敬遠しているところもあり、非効率だと認識しながらも紙の管理を続けている職員も少なくありません。管理者をはじめとして、高齢の職員が多い自治体の場合、ITツールへの不安感からシステムの導入を避けている場合もあります。
管理が属人化しやすくアクセス性も悪い
各部門・部署の担当者に文書の取り扱いを任せている組織が多く、管理が俗人化しやすいことも、多くの自治体が抱える課題のひとつです。担当者が辞めたり異動になったりした場合、新たに担当する職員が作業をゼロから覚えなければならない場合もあります。
また、文書へのアクセス性が悪く、システム同士の連携が取れていない自治体も珍しくありません。紙ベースの管理では基本的に外部からアクセスができないため、テレワークやリモートワークに従事できない担当者も出てきます。近年のコロナ禍のような事態が発生した場合、うまく対応できないケースもあるでしょう。
文書やデータ改ざんのリスクも
文書の管理体制に問題があり、一般企業に比べて、情報の漏えいやデータの改ざんのリスクが高いところもあります。セキュリティ体制の甘い自治体はけっして少なくない状況で、実際にセキュリティ事故が発生したケースもあります。
行政文書の所在が不明になったり、本来非公開にしておくべき文書が手違いで公開されてしまったりした事例は少なくありません。文書を安全に管理できる環境の構築と、組織内のコンプライアンスの確保が求められます。
自治体の課題を文書管理システムで解決できる理由
各自治体は、文書管理に関するさまざまな課題を抱えていますが、文書管理システムを導入することで、解決できる可能性があります。その理由を文書管理システムの機能や詳細とともに、確認していきましょう。
文書のデジタル化によるペーパーレスの実現
文書管理システムの導入をきっかけとして、本格的に公文書や業務文書の電子化を進めれば、結果的に組織のペーパーレス化を実現できます。
自治体の場合、一般企業よりも保管する文章の量が多いため、まとめて電子化するのは難しいでしょう。しかし、段階を踏んで進めることで、徐々に職員の業務効率が向上し、文書の保管スペースも不要になります。文書管理システムには、紙の文書と電子文書のどちらも管理できる製品が多いので、うまく活用するとよいでしょう。
スムーズな文書管理と承認作業が可能に
文書管理システムの保管機能や検索機能により、組織の管理体制をスムーズに構築できます。属人化しがちな業務体制から脱却し、職員が自由に必要な文書を必要なタイミングで確認できるようになるでしょう。結果として、職員の生産性向上にも寄与します。
上長や他部署の承認が必要な文書の取り回しもスムーズになり、文書の引き継ぎや廃棄・移管状況などの確認もしやすくなるでしょう。
組織内のセキュリティを強化できる
文書管理システムは、詳細にアクセス権限を設定できる機能を有するので、安全に文書を管理できるようになります。組織内での意図せぬ内容の改ざんも防止しつつ、ファイル暗号化により外部ともセキュアなやりとりが可能です。
ただし、ユーザー側のミスによる情報漏えいの可能性や、外部からの不正アクセスのリスクはゼロにはできません。自治体ごとにセキュリティポリシーを明確にして、システムの取り扱いに関しても運用ルールを厳密に設けるようにしましょう。職員のセキュリティに関する意識を高める工夫も必要です。
自治体における文書管理システムの導入事例
自治体における文書管理システムの導入例を、業務改善の事例とともに紹介します。システムの導入により、文書管理に関する課題がどのように解消できたか、確認してみましょう。
神奈川県庁
神奈川県庁では、2011年3月の東日本大震災をきっかけに、全庁で広く利用できる文書管理システムの導入を検討し始めました。
それまでネットワークを含めて、庁内のIT環境が貧弱であり、システムのレスポンスも遅い状態だったため、富士電機の「e-自治体 文書管理システム」を導入した経緯があります。結果として、初年度から紙を1割削減できたのに加えて、電子決裁率も30～40％から80％超に拡大しました。
今後も完全な電子文書化を目指して、システムの活用を広げる予定のようです。システムの改修による利便性の向上も目指しています。
※出典：富士電機株式会社「事例：神奈川県庁様 | 富士電機」（2024年6月27日閲覧）
埼玉県春日部市
埼玉県春日部市では、2007年に文書管理システムを導入していましたが、より文書のライフサイクルを効率よく行えるシステムを求め、HTTデータの「らく2文書主任®」に乗り換えています。マニュアルなしでも直感的な操作で利用できる点や、少ないクリック数で必要な情報にアクセスできる点を評価したようです。
これにより内部事務の迅速化と、職員の情報共有の円滑化による業務効率化を推進できるようになり、業務委生産性の向上を実現しています。さらにペーパーレス化にも本格的に力を入れたところ、電子決裁率が以前のシステムに比べて3%程度増加し、速やかな決裁処理が実行できる体制を構築できました。
※出典：株式会社エヌ・ティ・ティ・データ四国「春日部市様｜NTTデータ四国」（2024年6月27日閲覧）
大阪府八尾市
大阪府八尾市ではコロナ禍をきっかけに、文書管理・電子決済システムの導入を決めており、同時期に更新を迎えていた、財務会計システムとの連携も図りました。FUJITSUの「IPKNOWLEDGE 文書管理」を導入し、電子決済の体制とペーパーレスを推し進めています。
その結果、前者は100％の決済率を達成し、ペーパーレス化で複合機の使用料も約半分で済む体制を構築できました。現在は市全体規模でのペーパーレス化を目指し、積極的に業務改革を進めているようです。
※出典：富士通株式会社「八尾市様 - IPKNOWLEDGE文書管理・電子決裁・財務情報システム」（2024年6月27日閲覧）
自治体向け文書管理システムの比較
CLOUD CABINET - 寺田倉庫株式会社
CLOUD CABINETは、寺田倉庫社が提供している契約書管理システムで、紙の契約書と電子契約書をまとめて管理できます。電子化のコストを抑えつつ、文書の管理工数の削減が可能です。
契約書の管理を最適化したい自治体にもおすすめで、電子化を進める際にも、必要な書類だけスキャンできるので、段階的にペーパーレス化を進めるのに役立ちます。IPアドレス制御によるセキュリティの強化と、優れた検索機能により、職員が必要な文書をスムーズに発見・閲覧する体制を構築できます。
楽々Document Plus - 住友電工情報システム株式会社
楽々Document Plusは、住友電工情報システムが提供している、文書管理システムです。組織内の文書をまとめて管理でき、DXを強力に推進します。ISO9001/14001の要求事項を網羅しており、電子帳簿保存法にも問題なく対応できるシステムで、契約書の管理も可能です。
さらに文書の検索機能にも優れており、高速ビューワーでヒットしたページを、瞬時に確認できるのも魅力のひとつです。万全のセキュリティで内部統制や情報漏えい対策も可能なので、自治体を含む、さまざまな業界・業種の組織におすすめできます。
e-自治体 文書管理システム - 富士電機株式会社
e-自治体 文書管理システムは、公文書管理法に準拠し、行政文書の適正管理と業務効率化を実現できるシステムです。自治体に特化した機能構成で、段階的に電子化を進められるのに加えて、紙文書の保管管理の効率化も可能です。
決裁運用ルールを変えずに電子化できるので、厳密に管理ルールを定めている自治体にもおすすめできます。システムの庁内設置のほか、クラウド版の導⼊も選択可能で、自治体に合ったメニュー構成を柔軟に設定できるのも特徴です。使いやすい操作感で高い利用率を期待できます。
らく2文書主任® - 株式会社NTTデータ
らく2文書主任®は、公文書管理法に対応し、自治体文書のライフサイクル管理を実現できるシステムです。シンプルな操作性とレスポンスの速さが魅力で、多くの自治体に導入が進んでいます。
紙文書と電子文書の併用管理が可能で、添付文書のPDF化も図れるため、徐々にペーパーレス化を推進するのにも役立つでしょう。決裁フローの効率化にも対応しており、電子決済や施工（公印）により、決裁に関わる事務を迅速化できます。文書の検索性も優れているシステムです。
IPKNOWLEDGE 文書管理 - 富士通株式会社
IPKNOWLEDGE 文書管理は、行政文書の適正管理と、迅速な意思決定を促すために開発された文書管理システムです。文書の発生から、廃棄・保存に至るすべてのライフサイクルを電子化できます。
検索機能やファイル管理機能にも優れており、内部情報システムの基盤として、さまざまな事務に連携できるのが特徴です。統計データから各課の課題の抽出もできるので、組織全体のパフォーマンスの向上に寄与します。文書管理システムを中心に、公文書館システムや情報公開システムとの連携も可能です。
e-ActiveStaff文書管理 - 株式会社内田洋行
e-ActiveStaff文書管理は、自治体はもちろん、国公立大学や独立行政法人でも利用されている文書管理システムです。電子化によるテレワークやウェブ会議を活用した、働き方改革を促進できます。
多くの行政文書管理業務を電子化でき、決裁処理の効率化と承認漏れの防止が可能です。決裁文書の電子化率の測定や紙文書の減少率の把握など、さまざまなデータを可視化でき、施策の検討に役立てられます。自治体DXを実現する基盤として活用するとよいでしょう。
ADWORLD 文書管理システム - 株式会社日立システムズ
ADWORLD 文書管理システムは、文書をはじめとした情報資源を、さまざまな角度から管理できる自治体向けのシステムです。事務処理の効率化と迅速な意思決定を支援します。
住民の声や職員のもつ知識・ノウハウを生かせるのが特徴で、検索機能も充実しているため、過去の文書の検索・再利用を促進できます。組織のニーズに合わせた形態でのシステム導入に対応しており、クラウドでの導入も可能です。たんに文書を電子化し、管理するのみならず、事務処理のデータをナレッジとして活用したい組織におすすめです。
公開羅針盤 - 株式会社両備システムズ
公開羅針盤は、自治体向けの文書管理システムで、庁内で発生する文書のライフサイクルを一元的に管理できます。文書の発生から決裁・保管・保存・廃棄処理をトータルでサポートするシステムで、多くの企業や自治体で利用されています。
文書の流れを可視化できる管理画面に加えて、簡単に文書を作成できる機能が実装されており、情報公開システムとの連携で、住民にスムーズに情報を開示できるのも特徴です。電子決済の活用により、自治体のペーパーレス化をスムーズに実現します。
文書管理システム（NEC） - 日本電気株式会社
NECの文書管理システムは、適切な公文書管理に加えて、全庁のインフラ基盤として組織のデジタル化を進められます。公文書の保管や公印管理をはじめ、決済業務の効率化とスピーディーな文書検索が可能です。
誰でも使いやすい操作性も魅力で、電子決済の効率をアップする豊富な機能を実装しています。公文書の適切な管理を促進する仕組みにより、行政事務の効率化を後押できるシステムです。自治体専用のパッケージであり、強固なセキュリティに加え、文書の改ざん防止機能も充実しています。
自治体・公的機関向け文書決裁・文書管理システム - コニカミノルタ株式会社
コニカミノルタの自治体・公的機関向け文書決裁・文書管理システムは、文書の収受から起案・回議・決裁・施行・保存や廃棄に至るまで、一連の業務を電子化するのに役立つシステムです。
行政文書の管理インフラに必要な機能を網羅しており、クライアントに情報を残さない高セキュリティで、安全に文書管理ができます。操作性の高さも魅力のひとつで、必要な機能にアクセスしやすいのも特徴です。オンラインで文書管理が可能なので、職員のテレワークやリモートワークの推進にも役立ちます。
自治体向け文書管理システムで管理コストを削減しよう
文書管理システムは文書のデジタル化に加えて、保管機能や検索機能に優れており、安全に公文書を管理・運用できます。自治体の中には非効率な文書管理業務の残存や、管理体制の属人化といった課題を抱えているところも多いので、文書管理システムの導入によりペーパーレス化を推し進めるとともに、管理業務の効率化を目指すことが重要です。
導入するシステムを選ぶ際には、必要な機能が網羅されているか確認するのに加えて、システムの操作性や文書検索のしやすさなどにも注目しましょう。強固なセキュリティのもとで、システムを運用できるかも重要なポイントです。複数のシステムを多角的に評価し、組織に合った製品・サービスを導入しましょう。
なお、各地の自治体では文書管理システムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて利用を検討してみましょう。
