自治体向けグループウェアおすすめ比較9選｜メリットや選び方・活用例

グループウェアとは

グループウェアとは、ネットワークを利用して組織内でコミュニケーションや情報共有を行うツールのことです。メールや電子掲示板機能、回覧板機能、スケジュール管理やプロジェクトの進捗管理など、さまざまな機能を搭載しています。

グループウェアは、いまや企業にとって欠かせないツールとなりました。マーケティングウェア社の調査^※によれば、調査対象とした107の自治体でグループウェアを導入している組織は63以上あったことから、自治体でも導入が進んでいるとみてとれます。

さらに、全国各地で1,000以上の官公庁や自治体に利用されているグループウェアも登場しており、今後は自治体でも、グループウェアの利用がさらに広がっていくと予想されています。

※出典：株式会社マーケティングウェア「全国自治体におけるグループウェア導入状況調査 結果報告書」（2015年3月発表）

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自治体がグループウェアを導入するメリット

自治体がグループウェアを導入するメリットは、業務効率化やコミュニケーションの活性化以外にもオンライン申請やチャットでのやりとりがあげられます。

組織のスケジュール管理がしやすくなる

民間企業と同様に、組織内の足並みをそろえなければならない自治体において、グループウェアは組織内のスケジュール管理に役立ちます。

書類作成の納期をはじめ、少しでも遅れが出ると問題になりかねないため、組織で簡単に共有できるスケジュール管理機能を有するグループウェアは、職員の生産性に加えてチームワークの向上にもつながるでしょう。

各々がスケジュールをグループウェア上で共有できるようになるので、作業に無理が生じている場合はフォローに回ったり、他の職員にアサインし直したりするといった調整もききやすくなります。

オンラインで各種申請が可能になる

グループウェアを導入すれば、システム上で各種申請が可能になるので、紙ベースの申請書やメールでの申請に比べて、早く業務をこなせるようになるでしょう。

申請する側の作業負担はもちろん、承認する管理者側の負担も軽減されます。紙での申請に比べて申請漏れや必要事項の記入ミスを減らせるのも、グループウェア上で申請する大きなメリットです。

メールでのコミュニケーションから脱却できる

自治体ではいまだにメールでのやり取りが主流のところも多いですが、グループウェアのチャット機能なら、メールでのコミュニケーションから脱却し、効率的でスピーディーな意思疎通が可能です。

ちょっとした連絡でもメールを利用していると、すぐにメールボックスが連絡事項で埋まってしまい、閲覧に時間がかかるだけでなく重要なメールを見逃してしまうリスクもあります。

一方、グループウェアでは情報の性質によって連絡経路を分けて運用できるので、情報共有が整頓されてスピーディーな業務運営を実現できるでしょう。

働き方改革が促進される

コロナ禍の影響により、企業では働き方改革が推進されています。自治体や官公庁も同じく積極的に取り組んでいく必要があります。各自治体は独自の施策を打ち出して進めているのが現状です。

グループウェアで情報共有や電子会議を行えば、テレワーク環境でも無理なく働ける環境を構築する手助けとなります。たとえば、東京都ではツール活用やテレワークの基礎知識といったセミナーも実施しています。

グループウェアを自治体全体で使いこなせるようになれば、ますますメリットを享受できるでしょう。

自治体向けグループウェアの選び方

各自治体が適したグループウェアを選択するには、人を選ばず使えるかどうか、環境に適しているか、セキュリティを担保できているかといった点が重要です。

• 誰でも使いやすいシステムを選ぶ
• 環境に合わせて導入形態を選ぶ
• 強固なセキュリティのシステムを選ぶ

自治体向けグループウェアの選定ポイントを解説します。

誰でも使いやすいシステムを選ぶ

自治体の場合、企業以上にITリテラシーに差があるため、誰でも使いやすいシステムを選ぶ必要があります。たとえば、ITツールになじみの薄い年代の職員でも、問題なく使いこなせるシステムでなければいけません。

使いにくいグループウェアだと、導入によって現場が混乱してしまい、逆に生産性が低下してしまう恐れもあるので、事前に使い勝手を確認することが大事です。無料体験版やトライアル版が利用できるグループウェアも多いので、現場の職員と協力しつつ、操作性や機能のわかりやすさをチェックしましょう。

環境に合わせて導入形態を選ぶ

グループウェアは組織内のサーバーにソフトウェアをインストールして利用するオンプレミス型と、インターネット回線を通じてサービスを利用するクラウド型があります。

クラウド型は、インターネット環境があれば場所を選ばずシステムにアクセスが可能で、出先からでも情報共有がしやすいため、近年はオンプレミス型よりもクラウド型の利用が一般的です。セキュリティの懸念はあるものの、組織内でしっかりと基本的な対策をしておけば安全に運用できるので、自治体にもおすすめです。

また、地方自治体の組織内ネットワークを相互に接続する閉域ネットワーク、LGWANに対応したグループウェアを選べば、自治体でも安心して個人情報を管理できます。

強固なセキュリティのシステムを選ぶ

個人情報をはじめ、機密情報を多く有している自治体ではとくに強固なセキュリティ機能が必須の要件といえます。

上記のように、運用効率を考えるとクラウド型のグループウェアがおすすめですが、ベンダーのセキュリティポリシーやシステム自体のセキュリティ機能は必ず確認しておきましょう。

ベンダーが具体的にどのようなセキュリティ体制を構築しているかチェックするのに加えて、システム上の問題やトラブルが発生した際、どのような対応を受けられるのか先方の担当者に聞いておくとよいでしょう。

自治体におけるグループウェアの活用例

続いて、グループウェアの機能を活用して、自治体の業務を効率化している事例を簡単に紹介します。

申請書の電子化でペーパーレスを実現

グループウェアを導入すれば、多くの業務をシステム上で行えるようになります。とくに、これまで紙の申請書がメインだったところにグループウェアを導入すれば、各種申請がオンラインで完結できるため、ペーパーレス化を一気に実現できるでしょう。

実際、ワークフロー機能を使って申請と承認作業をオンラインで完結している自治体は多くあります。差し戻しが必要な際にもオンラインで手続きできるので、申請者はもちろん承認者の業務負担も軽減できます。在宅ワークやテレワークに活用している自治体も少なくありません。

Web会議機能で部署間の連携を強化

行政機関同士の打ち合わせや、部署間の報告会にグループウェアのチャット機能やWeb会議機能を利用し、コミュニケーションの強化や業務時間の短縮を実現している自治体があります。

近年のコロナ禍によって顔を合わせてのミーティングを避けるべきといった考えが広まっていることもあり、簡単に情報伝達が可能なWeb会議機能は重宝されているようです。

専用のWeb会議システムを導入するのも有効ですが、グループウェアの機能を使えば、システム上の情報をミーティングでも活用しやすいのでおすすめです。

スケジュール管理を効率化できる

自治体でも納期を厳守すべき業務は多岐にわたります。そのため、スケジュール管理も必須です。しかし、個人のスケジュールをメモやホワイトボードで把握するのは、手間がかかるうえに煩雑になりがちです。他の職員のスケジュールを共有するのはさらに大変になるでしょう。

グループウェアを活用すれば、メンバーは予定を入力するだけで、共有や更新作業をする必要がなくなります。掲示板機能を利用してグループメンバーの予定もひと目で確認できるので、スケジュール管理の効率化を図れます。

また、スマートフォンを使って外出先や自宅からでもアクセスできるところもメリット。知りたいときにすぐに確認できるので、職員はストレスを感じずに業務に取り組めます。

自治体におすすめのグループウェア比較9選

それでは、自治体におすすめできるグループウェアを比較紹介します。自治体に特化した製品・サービスもあるので、積極的に導入を検討してみましょう。また、本記事で紹介するグループウェアのさらなる詳細や、紹介しきれなかったサービスについては次のボタンから詳細を確認できます。

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• LGWAN-ASP版も提供
• ポータルやワークフロー機能も
• 1万人超の同時アクセスも可能

Garoonは、サイボウズ社が提供しているグループウェアで、ユーザーが10名程度の小規模組織から数万名にいたるまで、幅広い規模で利用できるのが特徴です。6,800社^※の導入実績を誇り、官公庁や自治体にも多く導入されています。

グループウェアとして豊富な機能がパッケージ化されているのはもちろん、連携サービスによって、他のグループウェアや管理システムと柔軟に連携できるのが特徴です。既存の管理体制を維持しつつ、さらに業務効率化を実現したい組織におすすめです。

※出典：サイボウズ「サイボウズ Garoon（ガルーン）」（2023年3月9日閲覧）

• 大阪府や神戸市、品川区が導入
• LGWAN対応
• 200種類以上の連携サービス

kintoneは、組織の各所に散在しているメール文書やExcelデータ、紙の書類などを一つのシステムにまとめて管理できるクラウドサービスです。情報管理に優れているだけでなく、SNSのようなコミュニケーションが可能で、さまざまなアプリを組み合わせることでグループウェアとしての運用ができます。

200種類以上の連携サービスがあるので、組織に必要な機能をカスタマイズして独自に利用できるのが魅力です。業界・業種にこだわらず広く導入が可能で、官公庁や自治体での利用もおすすめです。

Google Workspaceは、グーグルが提供しているクラウド型のグループウェアで、世界中の多くの企業や政府機関などに導入されています。

基本となるメールやチャット、カレンダー、オンラインストレージといった機能に加えて、Google Meetでビデオ会議を開くことも可能です。さらにメモツールやフォーム作成機能も充実しており、誰にでも使いやすい操作性も魅力です。

すでにグーグルのサービスを利用している組織ならば、既存の業務システムとも整合が取りやすいでしょう。無料の試用版も利用できるので、まずは使い勝手を確認してみるとよいでしょう。

• LGWANクラウドサービス
• 標準25機能＋官公庁・自治体向け機能
• スモールスタートで運用可能

desknet’s NEO.Govは、官公庁や自治体向けに開発されたグループウェアです。豊富な機能で職員間のコミュニケーションを活性化し、安全に業務が遂行できる環境を構築できます。1対1の会話はもちろん、複数人での気軽な情報交換まで、使いやすさにこだわって設計されているのが特徴です。

パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット端末からアクセスできるので、出張の多い部署やテレワーク、モバイルワークを導入している組織にもおすすめです。機能の名称や使い勝手も官公庁・自治体向けにアレンジされています。

公開羅針盤グループウェアは、蓄積したデータを広く活用できる、自治体での運用に特化したグループウェアです。メールや掲示板、回覧板から最新の情報やスケジュール、他の部署からの伝言などをまとめて表示できるのが特徴で、未読の内容や未処理のタスクをすぐに確認できます。

パソコンやスマートフォン、タブレット端末からいつでも情報を確認でき、自治体ならではのメール機能も充実しています。施設の予約やスケジュール管理、人や施設の空き時間の検索機能も利用可能です。

• 自治体特化のグループウェア
• 人事異動情報の事前登録可能
• 公用車管理、在席状況管理も可能

C-naviは、自治体の業務運営に必要な機能を、自治体の声を参考に実装したグループウェアです。グループウェアとして必要な機能が網羅されているのに加えて、自治体ごとの利用シーンにフィットした機能をカスタマイズして提供してもらえるのが特徴。

ブラウザのみで動作するため導入がしやすく、導入後のユーザー数増加による追加ライセンス費用も不要です。導入にあたっては、まずはベンダーに必要な機能を伝えたうえで、どういう運用がベストか相談してみましょう。

• 京都府や岐阜市が導入
• Microsoft Officeとの親和性
• セキュアな環境基盤

Microsoft 365は、Microsoftが提供するクラウド型のグループウェアです。Microsoft Officeソフトとの親和性が高く、Outlook、Microsoft Teamsなど庁内外との連絡をとるためのツールも充実しています。京都府や岐阜市などが導入し、セキュアな環境基盤でMicrosoft Teamsを活用している自治体も増えているとのことです。

• 1,800社・30,000人以上^※が利用
• 自治体のメールに依存した連絡体制を改善
• 無料お試しが可能

Aipo（アイポ）は、TOWN株式会社が提供する情報共有でチームをひとつにするスケジュール管理グループウェアです。スケジュール共有、会議室や設備の予約、チャットのコミュニケーションなど、組織内の情報共有を素早く簡単にします。

情報の種類ごとに連絡ルートを切り分けたり、ビジネスチャット機能を活用したりして、自治体のメールに依存した連絡体制を改善します。ワークフロー機能で申請書を電子化でき、テレワークにも対応可能です。

※ Aipo公式サイトより（2023年3月時点）

COUSグループウェア

• 簡単な操作が特徴の自治体向けグループウェア
• 全国86^※の地方公共団体や公立病院が導入
• 「お知らせBOX」で情報確認漏れを防止

COUSグループウェアは、株式会社石川コンピュータ・センターが提供している自治体向けグループウェアです。情報の共有と伝達の容易さを追求したグループウェアで、簡単な操作が特徴のシステムです。「お知らせBOX」で、掲示板やメール、伝言などの情報を回答や確認が完了するまで表示し、確認漏れを防ぎます。スケジュール登録は、施設や備品の予約もあわせて行えます。

※ COUSグループウェア公式サイトより（2023年3月時点）

おすすめグループウェアの比較表

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自治体の業務をグループウェアで効率化！

自治体向けのグループウェアの選び方や、導入のメリットを解説しました。近年は官公庁や自治体など、行政組織へのグループウェアの導入が広まっています。うまく活用できれば、庁内のコミュニケーションの活性化やペーパーレス化を実現できるでしょう。

導入にあたっては、料金や機能はもちろん、使いやすさや拡張性、セキュリティ機能にも注目することが重要です。自治体の環境にマッチしたグループウェアを導入して、業務効率化と生産性の向上を目指しましょう。

自治体向けのグループウェアの選び方は次のとおりです。

• 誰でも使いやすいシステムを選ぶ
• 環境に合わせて導入形態を選ぶ
• 強固なセキュリティのシステムを選ぶ

さらに多くのグループウェアを調べたい方には、次の記事がおすすめです。

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