製造業向けグループウェア14選 | 導入事例および課題と解決策

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グループウェアは製造業が抱えるコミュニケーション不足という課題を解決する有効なツールです。その課題と解決策と効果を最大化するためのユーザー活用法を事例から解説するとともに、クラウドを中心にしたおすすめサービスを紹介します。
社内コミュニケーショングループウェア

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グループウェアが必要な製造業の課題とは

高い品質の製品を少品種大量生産すれば製造業として成立したのは、日本の人口が増加傾向にあって経済が拡大を続けていた過去の話です。

少子高齢化が深刻な問題となり、顧客の嗜好が多様化する現代では、従来の手法で製造業が生き残っていくことは困難です。市場の変化に柔軟に対応する体制作りが企業に求められています。

変化する日本の製造業

現代の市場に対応するひとつの解決策が多品種少量生産への移行であり、生産管理の合理化・効率化です。必然的に、生産拠点の統廃合や移転・分散が活発化し、M&Aも頻繁に行われるようになりました。

もうひとつの解決策として、新たな市場開拓を目的としたグローバル化があります。それに伴って生産拠点の海外進出や現地販売網拡大も進められるようになりました。

グローバル化によって競合相手は国内だけにとどまらなくなり、国際市場の変化に柔軟に対応するように変化してきています。

製造現場の課題はコミュニケーション・情報共有

こうした状況が製造業に突きつける課題とは、どのようなものなのでしょうか。
おおむね共通している要素は以下のようなものになります。

  • コミュニケーションに時間がかかる
  • 指示内容や情報が行き渡らない
  • ムダな会議が多い

実際、経済産業省の調査でもコミュニケーション・情報共有の欠如が、製造業での課題として筆頭に挙げられているようです。

この課題を解決し、高品質を維持しながらコストを抑え、市場の変化にスピーディな対応をしていくツールとしてグループウェアが注目されているのです。

グループウェアが組織全体を改善

組織内のコミュニケーションを円滑にすることを目的としたグループウェアは、それを実現するための機能が網羅されているため、製造現場の課題解決に役立ちます。もちろん、解決すべき課題は現場のみに限ったことではありません。

現場だけではない製造業の課題

製造業では製造による製品の生産が軸になりますが、 それ以外にも製品の企画や営業・販売、資材調達や物流など、製造にまつわるあらゆる要素が密接にかかわってきます。

販売状況に応じた生産量の調整や、それに伴う資材調達計画、市場ニーズに応じた製品の企画など、すべてが製造現場に直結しており、これらすべてで情報共有を行い、密なコミュニケーションをとることが求められます。

グループウェアが改善できること

このような「組織内を横断したコミュニケーションを円滑にする」のは、まさにグループウェアの得意とする領域です。

掲示板やタスク機能、スケジュール管理やワークフローによって、リアルタイムのコミュニケーションを実現し、情報共有も簡単に行えるのです。

以下の記事では、グループウェアについてより詳しく解説しています。

グループウェアを導入した際のメリット・デメリットをまとめてみた! | ボクシルマガジン
グループウェア導入で重要なことは、メリットとデメリットをしっかりと把握したうえで導入を進めることです。そのメリット...

製造業のグループウェア導入事例

組織内のコミュニケーションを円滑にし、情報共有を実現するグループウェアですが、組織内の関係者すべてが活用することによって、はじめてその効果が現れるといっても過言ではありません。

そのためには、自社の目的に合致した使いやすいグループウェアを選択し、定着させていくための工夫が必要になりますが、それを実現させた導入事例を紹介しておきましょう。

自然発生的にグループウェアを定着させたD社

企業名:D社事業内容:特殊精密工具の製造・販売

精密機器を製造するための特殊精密工具をオーダーメイドに近い形で製造・販売するD社では、全社的に情報共有を行うプラットフォームを持っておらず、顧客ニーズに素早く対応していくため、グループウェアの導入を決定しました。

だれでも使えるグループウェアの選定

多くの製造業同様、コミュニケーション不足による非効率という課題を抱えていた同社では、早速、導入すべきグループウェアの選定を行いましたが、ここで重視されたのは「必要充分な機能」「だれでも使えるインターフェース」でした。

同社では、ITスキルの高くない比較的高齢の技術者も多数在籍しており、全社的な活用を前提とした場合、だれでも簡単に使えることは絶対条件だったようです。

活用例を公開して自由に使わせる

現場を含めた全社的な活用を推進したい同社でしたが、あえて研修を行わず、便利に使える活用例をどんどん公開し、従業員には自発的な活用を期待するにとどめていました。

この活用例で、グループウェア定着に貢献したのが「ワークフロー」です。

ほぼオーダーメイドで生産を行う同社では、顧客の要望に沿った製品に仕上げるため、技術営業と現場のやり取りが頻繁であり、都度、上長の承認が必要な状況であり、これが非効率の原因ともなっていたのです。

これをスピーディに効率的に実行できることが浸透すると、自然発生的に全社的な活用がはじまったのです。

グループウェアの存在意義が浸透

全社的な活用がはじまると、グループウェアの存在意義が浸透するようになり、情報共有基盤として有効であるという共通認識が生まれました。

現在では、重要な情報は「グループウェアに載せる」「グループウェアを見る」ということが、当たり前になっています。

製造業におすすめのグループウェア7選

事例でも紹介したとおり、グループウェアは関係する人々が、全員活用することによって、はじめてその効果を発揮します。

そのためには自社の要件を満たす、使いやすいグループウェアを選択する必要があります。
以下からは、製造業におすすめのグループウェアを厳選して紹介します。

Office 365 with KDDI

  • マルチデバイスに対応
  • IT 管理の手間を大幅に削減
  • 災害や事故に強い、安全で安心な環境

Office 365 with KDDIは、その名のとおりの業務ソフトウェアの定番Officeをはじめ、グループウェアやメールボックスなどが一体になったオールインワンサービスです。
すべてのサービスはマルチデバイスに対応していて、いつでもどこでも利用可能で、そのシームレスなツール間の連携は業務効率を大幅に向上させます。
また、クラウドサービスとなるため、常に最新版にアップデートされており、システム管理者が行うバージョンアップやセキュリティ更新プログラムの適応など、煩雑なIT管理の手間も削減します

desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)

desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)

  • すべてがそろう25のアプリケーション
  • スマートフォン&タブレットでも快適操作
  • 5名のオフィスから数万名の大規模まで

desknet’s NEOは、組織内の情報共有とコミュニケーションの改善に役立つ25のアプリケーションを標準搭載した、Webグループウェアです。
PC・タブレット・スマートフォンのマルチデバイスに対応。数名規模から数万名規模まで、すべてのユーザーに最小のコストで最大の導入成果を発揮します。
スケジュールやインフォメーション、ウェブメールといった基本的な機能に加え、本格ワークフローや社内ソーシャル、グローバル設計に対応した機能を標準で搭載し、国内メーカーならではの日本企業の商習慣にもマッチしています。

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G Suite(TM)

  • ビジネス用に設計されたサービス
  • 小規模企業から大企業まで対応
  • 14日間の無料トライアルあり

G Suiteは、法人向けのG Suiteクラウドグループウェアサービスです。
ドキュメントの共同編集、ビデオ会議、チャットなど、ビジネスに最適な機能を備え、インターネットの接続環境さえあれば、さまざまなデバイスで時間と場所を選ばず業務を行うことを可能とし、安全性の高い社員間のオンラインコミュニケーションを実現します。
また、独自のドメインが利用でき、1アカウントあたり30GBのメール容量を確保、画像や添付ファイルを快適に保存でき、メールサーバのサイズも気にする必要はありません。

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サイボウズ Garoon(ガルーン)

  • 経営に直結する指標を一元管理
  • 時代に合わせて進化したグループスケジューラー
  • 組織横断型のプロジェクトを支援

サイボウズGaroonは、全社の情報を集約して共有し、チームの力を最大限に高めるクラウドベースのエンタープライズグループウェアです。
これまで使ってきたグループウェアからの移行にも対応しており、サポートが必要な場合にはデータ移行プランを依頼することも可能です。
プロジェクト進行に必要なディスカッション、共有ToDo、ファイル共有を集約し、個人のスケジュールを登録/管理できるのもちろん、会議室など施設の予約、他のユーザーの予定を確認できます。

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J-MOTTOグループウェア

  • 1ユーザー月額150円から25機能を提供
  • 4,000社導入のノウハウを持つサポート体制
  • 高度な運用環境と万全のセキュリティ対策

J-MOTTOグループウェアは、332万ユーザー以上が利用するdesknet's NEOの容量を抑え、安価なサービスをクラウド環境で提供するグループウェアです。
ビジネスに役立つ25種類のアプリケーションを標準搭載しており、導入してすぐに最大の効果を発揮し、セキュリティ対策やサポート体制も万全、中小企業を中心とする約4,000社、13万人のビジネスパーソンが活用しています。
特に徹底した不正アクセス防止対策、信頼性の高いデータセンター運用、二重化構造を採用した低障害設計は、法人にとって最適のサービスといえます。

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WaWaoffice for Workspace Organizer

  • 簡単な操作でだれでも活用できる
  • さまざまなタイプの企業に適応
  • 充実の運用面フォロー

WaWaOffice for Workspace Organizerは、企業内LANを活用して情報共有やコミュニケーションの効率化をはかるグループウェアです。
もちろんクラウド環境を活用し、導入コストを大幅削減できるASPも提供、 グループウェアWaWaOfficeを中心に、オプションのワークフローWaWaFlow、簡易データベースWaWaD-Be、営業日報管理WaWaFrontierを連携させることが可能なほか、既存のシステムとの連携もCSV経由で行うことができます。
シンプルな画面で直感的に操作が可能なことから、だれでも簡単に使用でき、中小企業からグループ会社まで最大3,000人まで利用可能です。

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ひかりクラウド スマートスタディ

  • 情報配信に掛かる負担の軽減
  • 業務の効率化
  • 場所を選ばないワークスタイル促進

ひかりクラウド スマートスタディは、伝達事項の閲覧履歴をチェックできるサービスです。コンテンツを配信しても「見ていなかった」というケースを想定して、送信相手の閲覧履歴を確認できます。これを利用すれば、確認した/確認していないのいざこざは解消できます。

製造業におすすめのビジネスチャット6選

コミュニケーション基盤は築きたいけれども、活用しきれないほどの多機能は必要ない、というニーズには、より手軽にコミュニケーションが可能な「ビジネスチャット」が最適かもしれません。

以下からは、製造業におすすめのシンプルなビジネスチャットを厳選して紹介します。

Chatwork(チャットワーク)

  • 効率的に情報共有できる
  • いつでもどこでも会議ができる
  • タスク管理ができる

Chatworkは、クラウド会議室、チャット、タスク管理機能、ビデオ・音声会議、ファイル共有、メンション、検索など、仕事の円滑化・効率化を支援するコミュニケーションツールです。
マルチデバイス対応はもちろんのこと、PCにカメラとマイクをつなげることでもビデオ会議が行え、アプリインストールによってiPhoneからでも参加可能です。
依頼したタスクを可視化することで、業務管理を徹底することで、もれのない効率的な業務を実現します。

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WowTalk

  • 誰でも簡単に操作できるUI
  • 法人利用に耐えうる非常に高いセキュリティ
  • 柔軟な機能カスタマイズ

WowTalk for ビジネスプラスは、シンプルで直感的に操作しやすく、グループトークによる社内コミュニケーション活性化を実現するビジネスチャットです。
グループトーク、タイムライン、無料音声通話、メンバーリスト管理、ファイル送受信、タスク管理機能を持ち、iOS、Android、PCのマルチデバイスにも対応、外出先や緊急時など、時間と場所を問わないアクセスが可能です。

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LINE WORKS (ラインワークス)コネクシオ株式会社

  • LINEと変わらない使いやすさ!おなじみスタンプや既読マークも利用可能
  • 仕事仲間・顧客と手軽にコミュニケーション
  • セキュリティ国際認証取得済みで安全・信頼のシステム運用体制

LINE WORKS(コネクシオ株式会社)は、スマートフォンの導入などを行うコネクシオ社が提供する、ビジネスチャットツールです。なじみのあるLINEのUIを用いているため誰でも使いやすく導入も簡単です。LINEの機能に加えメッセンジャー、メール、カレンダー共有、資料の共有、掲示板などが社内のアドレス帳と連動できビジネスの利用シーンに最適です。

コネクシオ社では法人向けデバイスの導入・管理もサポートしているため、チャットツールとスマホなどの導入を同時に検討している方にもぜひおすすめです。

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direct(ダイレクト)

  • メール数を大幅に削減、業務効率UP
  • 初期コストゼロ、カンタン導入、教育コストゼロ
  • 意志決定に欠かせない現場情報を可視化

directは、スマートフォンやPCですぐに使いこなせる、シンプルで操作しやすいチャット画面を持つコミュニケーションツールです。
写真や動画の共有、既読・未読者がひと目でわかり、スタンプをタップするだけで現在地も共有可能です。
オプションのゲストモード機能を使って、顧客とのやりとりが可能なほか、daab SDKでdirect専用のチャットボットを作成し、各種報告書や勤怠管理もできます。

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InCircle(インサークル)

  • 1ユーザあたりが低コスト
  • 法人対応のセキュリティ
  • 柔軟なカスタマイズ性とAIボット

InCircleは、警察の証拠復旧の技術から生まれた、セキュリティ面を大幅に強化したビジネスチャットです。
日本でもっとも早くAIチャットボットの開発にも取り組んでおり、働き方を改革するコミュニケーションプラットフォームとして、規模を問わず、多くの企業に活用されています。
業務効率を大幅に改善し、企業の売上アップとコストダウンを実現する日本発、世界に展開するビジネスチャットです。

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ChatLuck(チャットラック)

  • メールより速い情報共有
  • 共同作業がはかどる
  • 自社専用の環境で安全・安心

ChatLuckは、現場の情報共有と共同作業を効率化し、企業の生産性を向上させるビジネス向けWebチャットツールです。
チャット機能のほかにも、タスク管理、社外コミュニケーション、メール連携、ファイル添付、既読・未読、検索に対応、共同作業に必要な機能を網羅しています。
ビジネスで重要になる管理・セキュリティ機能も万全の体制を整えており、すべての情報を自社専用の環境で管理、いつだれが何をしたかもすべて追跡できます。

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定額制web社内報サービス

  • Webの知識がなくてもカンタンに運用
  • 定額制で更新し放題
  • 強固なID・パスワード認証

定額制Web社内報サービスは、多くの事例やニーズをもとに開発した、Web 社内報サービスです。
おまかせの管理システムにより、CMSに詳しくない担当者でも、スムーズにWeb社内報を運用、手間とコストを大幅に減らし、情報発信を簡単にします。
定額制のため、容量などを気にすることなく、随時更新が可能な点も魅力です。

グループウェア導入はクラウドかオンプレミスか

上述のように、グループウェアの選定ポイントには「自社に合致した機能を持っているか」「使いやすいインターフェースを持っているか」などが挙げられますが、大前提として、導入形式を決定しなければなりません。

具体的には、クラウド環境にアクセスして利用するSaaS型グループウェア、自社内のサーバーにシステム構築してアクセスするオンプレミス型グループウェアがあります。

初期費用の安価なSaaS型が主流になりつつありますが、それぞれのメリットを個別に見てみましょう。

クラウドのメリット

クラウド型のグループウェアは、上述のように初期費用が安価、もしくは無料というのが最大のメリットですが、それ以外にも以下のようなメリットがあります。

  • ランニングコストが安価
  • 素早く導入可能
  • インターネット環境があればアクセス可能
  • 常に最新版が利用でき、システムメンテナンスの必要がない

オンプレミスのメリット

これに対して、オンプレミス型のメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。

  • 自社の要件にあわせた柔軟なカスタマイズが可能
  • トータルコストがクラウド型よりも安価なケースも

オンプレミス型では、自社内にシステム構築を行うため、初期費用が高額になるというデメリットがありますが、グループウェアを利用する人数によっては、トータルコストが安くなる場合もあります。

たとえば、2,000人規模の企業がクラウド型を利用する場合、1ユーザー500円/月だと1年間の利用料は1,200万円となり、利用年数によってはオンプレミス型の方が有利な可能性もあります。

企業規模や利用年数などを考慮し、総合的に判断するのが重要でしょう。

市場変化に対応するコミュニケーションが必須

製造現場の改善を続けることで発展してきた日本の製造業ですが、市場環境の変化により、従来の手法を継続していくだけでは、生き残っていくことが困難になっています。

こうした状況を打破するため、市場変化への柔軟な対応を実現すべく、業務の効率化やグローバル対応が模索されていますが、その実現の根幹にあるものがコミュニケーションと情報共有なのです。

グループウェアの活用はそれを現実のものとする手段であり、重要なことはグループウェアを活用して課題を解決するための、全社的な強い意志なのだといえるでしょう。

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