保険代理店向けグループウェア比較4選！導入事例、選び方
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保険代理店の現状と課題
まずは保険代理店の現状と課題からみていきましょう。
保険代理店の現状
国内の保険代理店は、少子高齢化などの影響により保険加入者が減少傾向にあり、それが契約取扱高の減少につながっています。
保険会社の収益の減少は保険会社のスタッフ数にも影響を与え、結果として保険代理店にも大きな影響を与えています。具体的には代理店数の減少であり、今後代理店同士の合併も増えることが予想されます。
こうした代理店同士の合併は規模の拡大により保険会社に対する発言力が高めるというメリットがあります。しかし、集団の意思統一が図れずに一体感のある営業をできない、営業状況がブラックボックス化するといった問題も発生しがちになります。
保険代理店の抱える課題
そういった厳しい環境のなかで、各保険代理店では、いかにムダのない効率的な営業を積み重ね、確実に収益につなげていくかが課題となっています。成約率の高い面談をするために、必要な情報の集約による戦略的な営業活動を行うことが求められているのです。
特に個人代理店や組織内に複数の募集人がいる代理店では、情報の共有と一貫した営業アプローチによる成約率の改善が必要とされています。特に保険会社も保険代理店の体制整備については注視しており、中小・零細規模の代理店であっても組織のガバナンスがより一層求められます。
保険代理店とグループウェア
そういった課題を解決するための手段として、最近では多くの代理店でグループウェアの導入が盛んです。ここからはグループウェアの概要と機能について解説します。
グループウェアとは
グループウェアとは、主にLAN環境を利用して企業内の複数のスタッフ間で情報共有をしたり、メッセージのやり取りをしたりするためのソフトウェア全般を指します。
業務の効率を向上させるさまざまな機能を搭載しており、テキストファイルをはじめとした情報データを共有状態のまま作成・更新ができるほか、スケジュールの管理や掲示板といった社内コミュニケーションを活性化する機能も取り揃えています。
グループウェアの機能
グループウェアの代表的な機能としては、上述のデータ共有機能（共有フォルダ）やスケジュール管理機能、外出先から顧客検索ができる機能など、営業活動を後押しする有用なものが多くあります。
特に保険代理店向けのグループウェアには、顧客との面談予定や更新期限を一元管理できるものや、商談の進捗状況が一目でわかるような機能をもち、代理店の運営をシステム面で強力にサポートしてくれます。
グループウェアの機能についてはこちらにてより詳しく解説しています。
グループウェア導入のメリット
保険代理店でグループウェアを導入するメリットは次のとおりです。
- 顧客対応の高品質化
- 情報共有インフラの構築
- 顧客情報の最適化・一元化
- オフィス業務にかかる時間の削減
具体的なメリットの内容について解説します。そのほかメリットについてはこちらをチェックしてください。
顧客対応の高品質化
顧客との電話や商談などの対応履歴を残すことにより、より質の高いスピーディーな顧客対応を実現できます。きめ細かい対応によって顧客のリピート率の向上を促し、長期的な利益に結びつけます。
情報共有インフラの構築
全社的な情報共有インフラを構築することで、顧客に関する情報や知識の共有が可能になります。紙ベースでの管理では書類のやりとりや検索に時間がかかりますが、パソコンによる一括検索ならすぐに必要な情報を手に入れられます。
顧客情報の最適化・一元化
顧客情報の整理と体系化によって、組織的に一貫性のある営業アプローチを実現できます。上述のように、特に小規模な保険代理店では、全社的に統一された営業ができていないケースがみられますが、グループウェアの導入によって、組織的に統一された営業がしやすくなります。
オフィス業務にかかる時間の削減
書類申請やデータ入力といった手間のかかる業務を簡略化したり、時間のかかる仕事のプロセスを短縮したりできます。そういった作業にかかっていた時間を、より売り上げにつながる生産性の高い仕事を割り振れるようになります。
グループウェア導入事例
保険代理店へグループウェアの導入した事例をいくつか紹介しておきましょう。
創業10年の保険代理店の事例
ある保険代理店では、多くの情報を紙ベースで管理していたため、企業内に紙が溢れてしまい整理に多大な時間がかかっていました。スタッフが必要書類を見つけるのに時間をとられ、重要な顧客対応や営業にかける時間が削られていたわけです。
そこでグループウェアを導入し、自社の業務に合わせたカスタムアプリを作成することでペーパーレス化を実現し、無駄な作業の短縮化をはかりました。またスタッフ間で営業ノウハウをグループウェア上で共有したところ、営業スタッフ一人あたりの成約率が大幅に向上しました。
保険代理店・人材サービス業を営む企業の事例
人材サービス業務とともに保険代理店業を営む某社では、これまで自社のサーバー室でサーバーを管理するオンプレミスによる管理システムの運用をしてきました。しかし、災害時のセキュリティやモバイル環境への対策ができていませんでした。
そこでグループウェアを刷新し、クラウド化とモバイル活用環境の整備を進めることで、セキュリティを高めるとともに、日常業務でのモバイル機器の活用により業務効率が改善しました。またサーバーの管理から解放されたことでコスト削減にも成功し、システムのバージョンアップのたびに余計な時間をかける必要もなくなりました。
グループウェアの選び方
保険代理店は、営業メンバーが一同に揃う機会がなかなかなく対面での情報共有が困難な業界でもあります。また組織によっては高齢化が進んでいるので、多機能なグループウェアよりも少ない機能で使いやすいグループウェアを検討する価値もあるでしょう。
無理のない料金形態のサービスを選ぶ
前提としてグループウェアの導入には一定のコストが必要になります。保険代理店の一人当たりの生産性は決して高くないので特に零細の保険代理店は導入するにあたっての心理的障壁は高いと考えられます。
ただし、グループウェアを導入することにより、既存の仕事にかかっている時間の削減、営業一人当たりの売上アップといった生産性を高める効果もあるので導入は検討すべきです。また、コストが高く多機能すぎると使いこなせないので、無理のない料金形態のサービスを探してください。
保険会社提供のシステムに不足している機能を考える
保険代理店によっては保険会社から提供されているシステムを使用しているケースもあります。こうした保険会社のシステムにはカレンダー、スケジュール、契約管理などさまざまな機能が含まれていますが保険会社が管理しているので必要な機能がそろっているとは限りません。
せっかく導入するのであれば、日ごろ欲しいと思っていたけれども保険会社の提供するグループウェアにない機能を持ったシステムを選びましょう。
グループウェアに欲しい機能がない、保険会社のシステムで満足しているといった企業はグループウェア導入にあたっての目指すべき業務の形、必要な機能を整理できていない可能性があります。ぜひこの機会に業務を見直してみましょう。
スマートフォン・タブレットでの使いやすさを確かめる
保険代理店という仕事の性質上、日中に営業はオフィスにいない、外出先で情報共有をするといったケースが多いです。また、勤務型代理店を含めれば高齢の募集人を抱えている代理店も多いと考えられます。使いやすいシステムを導入しないと、結局現場には浸透しません。
デモやトライアルを設定しているシステムについては、期間中にスマートフォン・タブレットでの使い心地をチェックして、ITリテラシーの高くない人でも使いこなせそうかをチェックしてください。
代表的なグループウェア4選
保険代理店向けのおすすめグループウェアを紹介します。本記事で紹介しているグループウェアのさらなる詳細や、紹介しきれなかったサービスについては次のボタンからダウンロードできます。
desknet's NEO - 株式会社ネオジャパン
- 利用ユーザー数は484万人以上※
- 日本人にとって使いやすい機能
- アプリを作成するAppSuiteとも連携
desknet’s NEOは、利用ユーザー数は462万人以上※で日本にて導入実績が多いグループウェアです。業界を問わず使いやすい汎用性、日本企業のあり方にマッチした機能群などが特徴。保険代理点へもおすすめのグループウェアです。
※出典：ネオジャパン「グループウェア desknet's NEO（デスクネッツ ネオ 公式サイト）」（2023年3月13日閲覧）
サイボウズ Office - サイボウズ株式会社
- 中小企業向けのグループウェア
- 日本の商慣習に対応
- ユーザー単位で機能の表示を変更
サイボウズOfficeは、中小企業の利用に適したグループウェアです。日本企業で使いやすい機能を多く搭載しているほか、保険代理店向けには専用のパックを搭載。代理店特有の業務を効率化してくれるうえ、改正保険業法にも対応してくれます。
保険VOS
- 代理店に特化したグループウェア
- 顧客情報の最適化・一元化を実現
- 利用側のニーズに合わせて柔軟に対応
保険VOSは、保険代理店の業務を最大限サポートし、顧客対応のコンプライアンスを強化してくれる代理店向けの業務改善ソリューションです。日々の商談履歴は当然のこと、案件管理では保険代理店ならではの事故対応や失効管理にも対応しており、顧客満足度の向上に寄与してくれます。
WiseOffice2
- 保険代理店業務に特化した顧客・契約管理システム
- 顧客・契約情報を常に自動更新
- 低コストで簡単導入
WiseOffice2は、保険代理店業務に特化した顧客・契約管理システムです。 代理店業務に必要とされる機能が網羅されており、損害保険や生命保険などの商品分野を問わずに管理可能です。クラウド型で顧客・契約情報を常に自動更新できるため、利用側に負担をかけずに最新の状況を確認できるシステムです。
新規・苦情・解約といった各種業務記録をプロセスごとに管理するため、戦略的な営業アプローチのための検証・分析に活用できます。
【関連する比較記事】
・グループウェアの比較（スタートアップ）
・グループウェアの比較（中小企業）
おすすめグループウェアの比較表
| サービス名 |  Microsoft 365 (旧称 Office 365) |  Google Workspace |  サイボウズ Office |  kintone |  desknet's NEO |  Garoon |  J-MOTTOグループウェア |  クロジカスケジュール管理 |  Shachihata Cloud |  NI Collabo 360 |  AppSuite |  WaWaoffice for Workspace Organizer |  ArielAirOne |
| ユーザーレビュー | 4.29 | 4.44 | 4.1 | 4.2 | 4.07 | 4.24 | 4.34 | 3.84 | 4.37 | 3.84 | 4.33 | 4.3 | 4.25 |
| タイプ |
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| 初期費用 | 0円(税抜)〜 | 0円(税抜)〜 | 0円(税抜)〜 | 0円(税抜)〜 | 0円(税抜)〜 | 0円(税込)〜 | 0円(税抜)〜 | 0円(税抜)〜 | 0円(税抜)〜 | ||||
| 月額固定費用 | 3,300円(税込)〜 | 2,500円(税抜)〜 | |||||||||||
| 月額従量課金 | 650円(税抜)〜 | 680円(税抜)〜 | 500円(税抜)〜 | 780円(税抜)〜 | 400円(税抜)〜 | 845円(税抜)〜 | 350円(税抜)〜 | 110円(税込)〜 | 360円(税抜)〜 | 400円(税抜)〜 | |||
| 対応言語 |
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| アプリ対応 | |||||||||||||
| チャット | |||||||||||||
| Webメール | |||||||||||||
| 掲示板（インフォメーション） | |||||||||||||
| Wiki機能（メモ機能） | |||||||||||||
| 在籍・離席の確認 | |||||||||||||
| Web会議 | |||||||||||||
| ファイル共有 | |||||||||||||
| プロジェクト管理 | |||||||||||||
| レポート | nyoiboxで対応可能 | ||||||||||||
| アンケート | |||||||||||||
| 日報 | |||||||||||||
| スケジュール管理・カレンダー機能 | |||||||||||||
| 文書管理 | |||||||||||||
| タスク管理機能（ToDo機能） | |||||||||||||
| 会議室・施設予約 | |||||||||||||
| ワークフロー機能 | |||||||||||||
| タイムカード |
グループウェアを導入して代理店業務をスムーズにする
保険代理店の現状と課題について説明するとともに、その解決のための手段としてグループウェアの導入について解説してきました。
現在、さまざまな業界向けにたくさんのグループウェアが提供されていますが、導入する際にはシステムのもつ強みやメリットについて把握し、何のために利用するのかを明確にしておく必要があります。盲目的に取り入れるのではなく、事前に必要な機能を洗い出し、計画的に導入を進めるようにしましょう。
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【他業界向けの比較記事】
・グループウェアの比較（建設業）
・グループウェアの比較（小売業）
・グループウェアの比較（製造業）
・グループウェアの比較（不動産）
・グループウェアの比較（銀行）
・グループウェアの比較（保険）
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