グループウェアの機能って本当に全部必要?社内SNS・チャットに特化したサービスと比較してみた

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近年、多くの企業が導入しているグループウェア。本記事ではそんなグループウェア機能選定時に参考になるポイントを解説します。導入を検討されている方向けに、代表的なグループウェアの紹介もしていきますので、ぜひご覧下さい。※初回公開日:17/12/13
社内コミュニケーショングループウェア
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グループウェアとは

グループウェアとは、情報共有・コミュニケーション用の機能がひととおり備えられたソフトウェアです。

たとえば、メールやスケジューリング、掲示板やタスク管理といったさまざまな機能を持ち、これを活用することで業務効率化を実現します。

現在、さまざまなベンダーからグループウェアが提供されており、ソフトによって使い勝手や細かい設定が違います。そのため、自社に最適なかを慎重に見極めなくてはなりません。

多くの機能を持つグループウェア導入にあたって、本当に必要な機能をどのように見極めるべきか解説していきます。

グループウェア導入の目的と背景

まずはグループウェアが注目され始めた背景について説明していきましょう。グループウェアが注目され始めた理由はいくつかあります。

まずは、インターネットによるビジネススピードの加速や、長引く不況による従来型経営の崩壊などが挙げられるでしょう。

この影響で、グループウェアは1990年代の後半から普及しはじめました。
しかし、当時は導入に莫大なコストがかかる、専門的な知識が必要などで、一部の大企業のみが導入していたといえます。

しかし、インターネット回線の高速化や、競合の乱立などで低価格化し、今では中小企業やスタートアップでも広く導入されるようになりました。

企業がグループウェアを導入する目的には、ビジネススピードの加速に対処しながら、パフォーマンスを向上させることがあります。

また、スタッフ同士のコミュニケーションのために導入するケースもあるようです。

グループウェアのメリット

グループウェア導入のメリットとしては、以下が挙げられます。

組織における情報共有の促進

グループウェアの掲示板やスケジューリング、タスク共有によって、企業内の一部チームだけではなく、全社的に情報共有が促進されます。

たとえば、普段関わらない部署とコンタクトする場合も、グループウェアで相手のスケジュールを確認してからメッセージを送れば、余計な工数を省けます。

コミュニケーションの活発化

グループウェアにはコミュニケーション活発化に寄与する機能がたくさんあります。

たとえば、チャットや社内SNS、ToDo(タスク)管理、ファイル共有といった、スタッフ間でのコミュニケーション機能が満載です。

グループ同士で横断的に情報をやり取りする環境が整えば、顔を合わせることの少ない相手とも、グループウェアでコミュニケーションが取れます。
チームリーダーや管理職の人も、チーム全体のスケジュールを俯瞰でき、効率的なタスク管理ができます。

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ペーパーレス化の推進

近年、多くの企業では資料の電子化・データ化といった、いわゆるペーパーレス化が進んでいます。

たとえば、プレゼンで配布する資料を、ファイル共有機能や電子掲示板にアップすることで、一人ひとりに資料を配布する必要がなくなります。

また、ほとんどのグループウェアにはポータルと呼ばれる拠点として、はじめに閲覧される場所が存在します。特定のグループやスタッフへの緊急メッセージなどは、ポータルに表示されますから、効率的かつ確実に重要な連絡をやり取りできます。

時間管理が効率化

グループウェアのなかには、スタッフ同士のミーティングや会議を効率化してくれる機能があります。

たとえば、チャットやWebカメラを利用した会議機能や会議室を、グループウェアで予約できる機能があり、少人数の会議はデスクトップで完結できます。
これによって、時間管理がより効率的になります。もちろん、会議で必要な動画の表示や議事録などもグループウェアで行えます。

セキュアなシステム構築が可能

横断的に情報をやりとりする環境では、どうしてもセキュリティ面が心配になります。

しかし、グループウェアの管理者権限によって、各々のアクセス領域を厳密に設定できるため、機密情報を確実に守れます。

また、アクセスログ管理によって、不審な動きのアカウントもブロックできるため、全社的にセキュアな情報共有環境が構築できます。

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グループウェアの一般的な機能

それでは、グループウェアの一般的な機能についてそれぞれ紹介していきます。

グループウェアの機能は、主に情報伝達・コミュニケーションに関するもの、情報共有に関するもの、業務効率化に関するものの3つに分類できます。

それぞれのカテゴリごとにみていきましょう。

情報伝達・コミュニケーションに関するもの

メール機能

グループウェアの中核的機能となっているのが、ブラウザで利用できるメール機能です。
いまやメールは内外への重要な連絡手段ですが、グループウェアで端末に依存せず利用できるものが一般的です。

掲示板機能

グループウェアには、事務的な仕事情報のやりとりだけではなく、組織内コミュニケーションを円滑にする掲示板機能が備わっているものもあります。

ある種のSNSとして利用できるため、グループ内の雰囲気向上やモチベーションアップが期待できます。

グループチャット

掲示板機能同様、チャット形式でメッセージがやりとりできます。
グループやプロジェクトを指定した、情報の送受信やファイルのやりとりが可能です。

社内SNS

FacebookやLINEのような「つぶやき」や、それに対する「いいね」機能など、気軽なコミュニケーションができる機能です。

たとえば、代表的グループウェアdesknet's NEOには、Twitterに似た「ネオツイ」と呼ばれる機能が存在します。

情報共有に関するもの

ファイル共有機能

企業内では、日常的に数多くのファイルやドキュメントを取り扱いますが、これらのデータを集約し、スタッフ間で共有できるのもグループウェアの特徴です。
グループ、プロジェクトごとに必要な資料や画像・ドキュメントを整理し、効率的なやりとりを実現します。

ファイル共有サービスを単体で利用したい場合は下の記事を参考にしてみてください。

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Web(電子)会議機能

全国・海外に営業所をもつ企業でも、Web会議機能を使えば、時間や場所にとらわれず情報の共有ができます。関連部署や役割に応じた会議へのアクセス制限も設定できます。

議事録機能

議事録機能をもつグループウェアでは、上述のWeb(電子)会議を行った際に議事録を作成、参加者に配布できます。

プロジェクト管理

段階ごとのタスク管理、進捗の共有ができます。
タスクの進捗状況はチャートなどで確認できるので、プロジェクト全体を可視化します。

業務の効率化に関するもの

ワークフロー

多くのグループウェアでは、ワークフロー機能によって社内申請業務をペーパーレス化できます。

出張の申請書や稟議書の定型業務などをワークフローに組み込めば、スタッフ間でも簡単に確認できます。

タイムカード機能

スタッフの出社や退社、外出、戻りに関する打刻データを、グループウェアで集計可能です。
これらのデータはCSVで一覧表示できるものが多く、給与計算にかかる就業実績の集計も効率化されます。

経費精算機能

グループウェアのなかには、経費精算機能のついたものもあります。
電車の経路を検索できたり、宿泊費を領収書の画像ファイルとあわせて記録・提出できたりします。

経費精算システムを単体で利用する場合には下の記事が参考になります。よろしければ合わせてご覧ください。

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スケジュール管理

個人のスケジュール管理はもちろん、メンバー間のスケジュールを共有する機能も充実しています。
相手のスケジュールを確認できることに加え、必要に応じてダイレクトメッセージも送れます。

施設予約・会議室予約機能

会議室の予約状況を確認したり、グループウェアで予約できたりする機能があります。
メンバーのスケジュールとともに、プロジェクターなどの備品予約ができることもあります。

グループウェアの機能はすべて必要か?

このように、グループウェアではさまざまな機能を利用できますが、グループウェアを利用している企業では、こういった機能を本当に使いこなせているのでしょうか

実は、グループウェア導入企業のなかには、スタッフへの浸透が進まず、さまざまな課題や悩みを抱えていることが少なくありません。
導入しても必ず成功する企業ばかりではなく、機能を十分に活かせず無駄になっているケースもみられます。

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以下ではグループウェア導入の失敗例について、よくあるパターンを解説してみます。

グループウェア導入の失敗例

無駄な運用コストが発生しているケース

自社の規模に合わないグループウェアを導入したことにより、使わない機能に囲まれてコストがかさんでしまうケースです。
現場でも、どの機能を利用すれば良いかわからず混乱しがちです。

ユーザー数が多くなるほど費用は高くなりますが、自社の規模に合わない導入をしてしまうと、無駄な運用コストが発生してしまいます。
身の丈に合ったグループウェアを導入することが重要です。

使いこなせない機能を導入しているケース

現場スタッフが必要としている機能について、ヒアリングせずに導入した結果、ほとんどだれも使わない機能だらけになってしまうケースです。

特にトップダウンで物事を一方的に決めてしまう企業に多くみられます
現場スタッフの声を反映せず、結局まともに使われないグループウェアになっています。

日常的にグループウェアを活用する責任者や現場スタッフに、無料トライアルを利用してもらって、どの機能が本当に必要なのかを見極めなくてはなりません。

トラブルへの対応に時間がかかるケース

グループウェアのもつさまざまな機能は、便利な反面、使いこなすまでにそれなりの時間がかかります。
導入当初は使い方や適切な設定がわからず、さまざまなトラブルが発生するでしょう。

そんなときには、社内の情報管理者やエンジニアがトラブル解決に乗り出してれます。
しかし、導入時に説明が不足していると、管理者はトラブルシューティングや現場での説明だけで時間をとられてしまいます。

それによって本来の業務が阻害されてしまえば、企業としては無駄なコストです。
部署ごとに事前に必要な機能とそうではないものを分け、必須の機能については現場で問題解決ができる体制を整えておきましょう。

一気に導入して混乱を招いてしまったケース

どれほど便利な機能を備えているグループウェアでも、実際に運用してみなければ効果はわかりません。
全社一斉に導入してしまうと、さまざまなトラブルや混乱をもたらす可能性が高くなります。

グループウェアの導入に失敗している企業は多くがこのパターンです。
全社的に導入したことにより、運用ノウハウが浸透せず、不要な機能・使いづらさが積み重なり、結局利用を止めてしまう部署が出てきます。

部署ごとに頻繁に使用する機能は異なるため、導入段階では部署の責任者のみに利用させて様子をみましょう。
それから本格的な導入を検討するのが賢いやり方といえるでしょう。

グループウェア導入のポイント

このように導入の失敗例をみると、グループウェア導入に必要なポイントとしてもっとも重要なのは、自社の環境に最適な製品を選ぶことだといえるでしょう。

導入時や運用時のコスト、機能の豊富さも重要ですが、それ以上に現場の声をしっかりと反映し、本当に必要な機能とそうでないものを厳密に分類しておくことが重要です。

また、導入の検討段階で試験的に現場スタッフに利用してもらい、必要な部署から計画的・段階的に導入することも大事なポイントでしょう。
失敗しなグループウェア導入のためには、管理者や現場スタッフとの連携が必要不可欠です。

グループウェアと「社内SNS」「チャットツール」

これまで説明してきたように、グループウェア導入すると、社内コミュニケーションの活発化が図れます。しかし、企業が利用できるソフトウェアのなかには、グループウェア以外にも、コミュニケーション用のサービスが多数存在します。

ここからは、代表的な社内コミュニケーションツールである「社内SNS」「チャットツール」とグループウェアとの違いについて簡単に解説します。

グループウェアと「社内SNS」の比較

社内SNSとは

社内SNSとは、簡単にいえば企業内にFacebookやLINE、TwitterのようなSNSを導入することです。
スタッフ同士が、気軽に意見交換や情報共有をする環境として利用されます。

特に、Facebookなどは積極的に活用している方も多いため、どういうものかイメージがしやすいでしょう。

社内SNSのより詳しい解説は下の記事をご覧ください。

社内SNSとは?似ているグループウェアとの違いを解説 | ボクシルマガジン
社内SNSとは、「社内で利用するSNS(ソーシャルネットワーキングサービス)」のことです。本記事では似たようなグル...

一方、グループウェアはこれまで説明してきたように、社内コミュニケーションに加え、業務上必要な情報も共有できます。

お互いの情報を認識しておくことで、生産性を向上させるのが狙いです。

総合的にみるとグループウェアに軍配

社内SNSがコミュニケーションを目的としているのに対し、グループウェアは業務環境を作り上げるための一要素として、コミュニケーションを位置づけています。

すでに社内業務の運用が最適化されており、それに加えてコミュニケーションの活性化を図りたいのであれば、社内SNSの導入で問題ないでしょう。

しかし、機能性や企業全体の利便性を考えれば、グループウェアの方がより多くのニーズを満たせます。

グループウェアと「チャットツール」の比較

チャットツールとは

チャットツールとは、ユーザー同士がメッセージをリアルタイムにやりとりできる仕組みです。
近年、こういったチャットツールをビジネス環境に導入する動きが活発化しています。

その背景には、立場を越えたやり取りが重要になってきたことが挙げられます。
自由に発言できる場を整えることで、イノベーションを起こしやすくし、部署ごとの連携を円滑にする狙いがあります。

チャットツールかグループウェアか

しかし、こういったチャットツールは、あくまでも社内コミュニケーションを活性化させるものであり、顧客や取引先といった、社外とのコミュニケーションには適さない部分があります。

特に、顧客とのやりとりではメールを用いることが一般的であり、そういった意味では充実したメール機能とともに、社内向けにチャット機能もついているグループウェアの方が、さまざまな環境で応用できるでしょう。

ただし、ある程度効率的な業務運用が実現できている企業ではそうとも限りません。

たとえば、外部フリーランスとのコミュニケーションといった、限られた用途にのみ用いるのであれば、チャットツールを導入した方が、コスト面・運用面ともにメリットが大きいでしょう。

「社内SNS」「チャットツール」は有効か?

以上の比較を踏まえ、既存の社内システム環境が不十分で、基本的なところから業務運用を見直したいという企業であれば、グループウェアを導入して全社的な業務プロセスの刷新を図るべきでしょう。

社内SNSやチャットツールは、あくまでもコミュニケーションの活性化という、限られた目的に絞って運用することが重要となります。

社内SNSやチャットツールとグループウェアでは、機能面はもちろん目的や用途も変わってきます。
業務の効率化という側面から考えるならば、やはり情報の一元管理ができるグループウェアをおすすめします。

やっぱりグループウェアがいい?サービス19選

業務全体を効率化して一元管理可能な、おすすめのグループウェアを厳選して紹介します。

本記事で紹介するグループウェアのさらなる詳細や、紹介しきれなかったサービスについては以下のボタンからご覧になれます。

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Office 365 with KDDI

  • マルチデバイスに対応
  • IT 管理の手間を大幅に削減
  • 災害や事故に強い、安全で安心な環境

Office 365 with KDDIは、業務ソフトウェアの定番Officeをはじめ、グループウェアやメールボックスなどが一体になったオールインワンサービスです。

すべてのサービスはマルチデバイスに対応していて、いつでもどこでも利用可能で、そのシームレスなツール間の連携は業務効率を大幅に向上させます。
また、クラウドサービスのため常に最新版が使用可能、システム管理者が行うバージョンアップやセキュリティ更新プログラムの適応など、煩雑な IT 管理の手間も削減します。

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J-MOTTOグループウェア

  • 4,000社以上の導入実績
  • 最大3か月の利用まで無料
  • 人気のサービスを優待価格で利用可能

J-MOTTOグループウェアは、すでに4,000社以上の企業に利用されているビジネスサポートサービスです。月額3,000円で基本サービスのグループウェアを使えることに加え、オプションとして、さまざまなサービスを追加で利用することも可能です。高度な運用環境と万全のセキュリティ対策が魅力で、会員になると人気のサービスを優待価格で利用することもできます。

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WaWaoffice for Workspace Organizer

  • 簡単操作でだれでも活用
  • さまざまななサービスと連携
  • ニーズに合わせた価格設定

WaWaoffice for Workspace Organizerは、企業内のLAN環境を活用し、社内の情報共有やコミュニケーションの効率化を実現できるグループウェアです。

直感的でわかりやすいインターフェースによりだれでも気軽に活用できます。また、APIを活用した連携や、データ出力機能によるCSVでの連携など、他社サービスとの複雑な連携もスムーズに行えます。自社のニーズに合わせた価格設定で、柔軟な導入ができるのも特徴です。

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desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)

desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)

  • 基本機能がわかりやすい
  • 業務効率化のための豊富な機能
  • 流行の機能を積極的に実装

desknet's NEOは、直感的なインターフェースとわかりやすい操作性を備えたグループウェアです。基本的な機能がわかりやすく、ITリテラシーが低めのスタッフでも十分使いこなせる点が強みです。

20種類を超えるアプリケーションが使える点も特徴です。複雑な業務を簡略化したり、情報共有やコミュニケーションを円滑化したりと、さまざまな使い方が可能です。

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G Suite(TM)

  • スタッフ間の共同作業を最適化
  • 面倒なアップデート作業が不要
  • 24時間365日の充実したサポート

G Suiteは、Googleが提供している、クラウド環境で利用するグループウェアです。同社の提供するさまざまなアプリケーションをビジネス向けにまとめて利用できるようにしたソフトウェアです。

一つひとつのアプリはすべてWeb上のサービスですから、アプリ間の連携がスムーズで、メンバー間の情報共有や編集作業も簡単です。そのため、無駄にデータをやりとりせずにすみます。

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iQube(アイキューブ)

  • 10名まで無料のクラウド型グループウェア
  • 社内ノウハウ蓄積に特化した15機能搭載
  • 人数制限なしの各種有償プラン

iQubeは、10名まで、全体で30MBのストレージ容量、100個までのコンテンツが無料で使用できるクラウド型グループウェアです。

社内Wikiなど、ノウハウの蓄積に特化したプレミアムプラン同等の15機能を搭載し、モバイルブラウザでのアクセスが可能なため、時間と場所を問わない情報共有ができます。
1ユーザー1GBのストレージ容量と、人数/コンテンツ数無制限のプレミアムプランも用意されており、ストレージ容量追加オプションもあります。

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GRIDY

  • ユーザー数無制限のWeb型グループウェア
  • 企業間の垣根を越えた情報共有が可能
  • アクセス制限と高セキュア環境

GRIDYは、ユーザー数無制限の完全無料Web型グループウェアです。
ISO27001を考慮に入れたアクセス制限機能、データ通信暗号化などによる高セキュア環境を持つため、企業内だけでなく協力企業などとの情報共有も可能です。

チャットのように使えるメッセージ機能やスケジュール管理、設備予約や備品管理機能を持ち、顧客管理や営業支援機能の搭載されたビジネスアプリケーション「Knowledge Suit」導入により、マルチデバイスでの情報共有も実現します。

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R-GROUP

  • クラウド型グループウェアサービス
  • 主要11言語対応で利用者数制限なし
  • PC/スマートフォン対応

R-GROUPは、インストール不要のクラウド型完全永久無料グループウェアサービスです。

2011年のリリース以降、東京とシリコンバレーで開発が進められ、利用者数制限なしの11言語対応版として2013年5月世界デビュー、日本では2000社を超える企業に採用され、さらなる進化を続けています。
グループウェアとして必要な基本機能を網羅するとともに、メール、タイムカード、シフト表、名刺管理など、ビジネスで使いやすいインターフェースが魅力です。

SMART Message(スマートメッセージ)

  • 強固なセキュリティ
  • 柔軟なカスタマイズ
  • シンプルなユーザーインターフェース

SMART Messageは、金融機関にも採用される、強固なセキュリティを実現したビジネスチャットサービスです。

部署単位やスタッフ単位で、スマートデバイスの利用権限を設定できるほか、メッセージ表示期間やIPアドレス設定も可能、企業固有のカスタマイズを容易に行えます。
シンプルなインターフェースで使いやすい画面になっており、企業独自のスタンプも作成可能、30日間の無料トライアルも利用できます。

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グループウェアに必要な機能を見極めよう

グループウェアのもつさまざまな機能について、導入の際に気をつけるべきポイントを中心に紹介してきました。
また、社内SNSやチャットツールとの比較もしながらメリットも紹介してきました。

重要なのは盲目的にグループウェアを導入することではなく、まず自社の業務環境を俯瞰し、部署ごとに必要な機能を洗い出すことです。

たとえ低コストで多機能であっても、使いこなさなければ意味がありません。
必要な機能の有無や現場での利便性を優先した選択が必要です。

注目のグループウェア、サービス資料まとめ

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