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グループウェアの機能一覧 | ビジネスチャットや社内SNSとの違い

最終更新日時:
記事の情報は2021-12-28時点のものです。
グループウェアの機能はメール配信やWeb会議、オンラインストレージなどと広範囲に渡ります。そんなグループウェアの機能詳細、ビジネスチャットとの違いなどについて解説。複雑なグループウェアの機能について今一度確認しませんか。

グループウェアとは、情報共有・コミュニケーション用の機能がひととおり備えられたソフトウェアです。メールやスケジューリング、掲示板、タスク管理といったさまざまな機能によって業務効率化を実現します。そんなグループウェアに含まれる各機能の解説およびビジネスチャットとの使い分けについて解説します。

グループウェアの機能

グループウェアに搭載されている主な機能は次のとおりです。

グループウェアの機能

グループウェアの機能【コミュニケーション】

ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、企業にて使用されるチャットツールで社内SNSとも呼ばれます。メールよりスピード感をもって送受信できるほか、アイコンやスタンプによるリアクション、チームや個人に限定したコミュニケーションが可能。コミュニケーションの速度に課題感をいだいている企業におすすめです。

>ビジネスチャットの比較はこちら
>社内SNSの比較はこちら

Web会議

Web会議とは、ビデオ通話とも呼ばれる動画によるコミュニケーション方法です。機能としては音声や映像のミュート、画面の共有、映像の録画などが特徴。テキストでは伝えづらいものの直接会うのは厳しいときに役立ちます。

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メール配信

メール配信とは、ビジネス用のメールを送受信するためのシステムです。一斉送信をはじめ、まとめてメールに対応する機能があるため既存のシステムと代替すべき可能性があります。必要に応じてより高機能なメール配信に特化したシステムも検討するとよいでしょう。

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社内Wiki

社内Wikiとは、社員間でのナレッジを蓄積するためのシステムで、似たサービスにはナレッジマネジメントツールマニュアル作成ツールがあります。規則やルール、手順、議事録などを書き留めておき、それぞれへアクセスしやすく管理します。情報が分散していて悩んでいる企業におすすめです。

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社内掲示板

社内掲示板とは、社員間でのおしらせを記載するための機能で、社内Wikiよりタイムリーな情報を扱うのに適しています。お知らせや共有事項といった必要な人に確認してもらう点において、メールでCCをつけて送信するより役立つでしょう。重要な情報とそうでない情報が玉石混交になっている企業は導入を検討してみましょう。

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スケジュール管理

スケジュール管理とは、他の従業員の予定を確認したり打ち合わせの予定を入れたりするためのツールです。カレンダー形式で表示するケースが多く、日程を調整するのに使いやすいのが特徴。会議をするまでに時間がかかっている企業はぜひ導入を検討しましょう。

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在籍・離席の確認

在籍・離席の確認とは、従業員の稼働や休憩、退勤など状況を判断するのに役立つ機能です。アイコンによる表示を見ることで急ぎの対応をお願いできるのか、いま出勤しているのかなどを把握できます。パソコンごしに稼働しているのかを確認したい企業におすすめです。

グループウェアの機能【情報共有】

オンラインストレージ

オンラインストレージとは、クラウドへ電子ファイルを保存するためのシステムでクラウドストレージ、ファイルサーバーと並列して扱われます。他従業員との共有、権限の制御、容量の拡張などを容易にできます。社員数が多いほどメリットも大きいシステムです。

>オンラインストレージの比較はこちら

文書管理

文書管理とは、公的な文書をはじめ正式な書面を保管するために用いるツールです。オンラインストレージと似ているものの、文書管理は書面を管理することや公的な書類の保存要件を満たしていることに重きが置かれます。文書の扱いに困っているのであれば検討してみましょう。

>文書管理システムの比較はこちら

日報管理

日報管理とは、日報の投稿や管理を効率化するためのツールです。スマートフォンに最適化していれば、外出先から投稿できるため外回りや出張の多い担当者でも問題ありません。ただし、ビジネスチャットをはじめとしたツールで代替可能なケースもあるため、現状をふまえて必要か判断しましょう。

>日報管理アプリの比較はこちら

プロジェクト管理

プロジェクト管理とは、プロジェクトにおいてやるべきことやスケジュールを管理するための機能で、工数管理とも呼ばれます。ボード、ガントチャート、カレンダーなどの見た目を用途によって変更可能なツールが増えています。プロジェクトの進捗確認に課題を感じているのであれば利用してみましょう。

>プロジェクト管理の比較はこちら
>工数管理ツールの比較はこちら

タスク管理

タスク管理とは、やるべき作業をリスト化するためのツールでToDo管理とも呼ばれます。プロジェクト管理と似ている部分が多いものの、プロジェクトの単位にとらわれずに管理できる点が差分といえます。とはいえプロジェクト管理ツールとあわせて検討したほうが選択肢を広げられるでしょう。

>タスク管理ツールの比較はこちら

レポート管理

レポート管理とは、報告書の作成や管理をするための機能です。日報管理をより汎用的にした機能で多くの報告に際して利用が可能。レポート管理も日報管理と同様、ほかのツールで代用できるケースがあるため必要な機能を整理してから導入を検討しましょう。

アンケート作成

アンケート作成とは、社内利用を目的としたアンケートを作成できるツールです。対外的なアンケート作成ツールを利用すると料金や工数が多くかかるため、グループウェアにて解決できるのは便利だといえます。反対に、社外に対してアンケートを送付する際はアンケート作成ツールを検討するとよいでしょう。

>アンケート作成ツールの比較はこちら

グループウェアの機能【申請・そのほか】

会議室予約

会議室予約とは、会議室の使用状況を確認したり事前に予約したりするシステムです。リアルタイムで利用状況が更新されるため直前に入った予約に対しても入れ違うことなく確認可能。スケジュール管理で代用できるケースもあるため導入時には注意が必要です。

>会議室予約システムの比較はこちら

ワークフロー

ワークフロー(稟議)とは、購買稟議や契約書チェックといった社内申請を型化するためのシステムです。承認者を複数名登録できたり代理承認を設定したり申請を通知したりできます。ただし、ほかの基幹システムに内包されている場合は導入が不要なケースもあります。

>ワークフローシステムの比較はこちら

経費精算

経費精算とは、経費の申請および承認にかかる工数を削減するための機能です。申請者は領収書の撮影や交通費の自動反映によって、経理担当者はシステム連携やコメント送信によって経費精算にかかる負担を軽減。グループウェアに内包されていない場合は、別途連携させるとよいでしょう。

>経費精算システムの比較はこちら

勤怠管理

勤怠管理とは、従業員の打刻状況をオンラインにて確認するシステムです。Webで打刻するほかICカード、指紋認証、顔認証など多くの打刻方法があります。経費精算システムと同様に、あまりグループウェアに含まれていないためサービス連携で組み込むのをおすすめします。

>勤怠管理システムの比較はこちら

社内ポータル

社内ポータルとは、よく使う機能をまとめたり指標をグラフにて表示したりするグループウェアのトップページです。従業員が迷わずに各機能を使うために便利な仕組みで、必要に応じて表示する項目を変更できるのも強み。日本製のグループウェアに多く見られる機能です。

グループウェアとビジネスチャット(社内SNS)

グループウェアと似た扱いをされるビジネスチャットについて、比較しながら解説します。単刀直入にいえば、双方の得意とするものが異なるため用途に応じて選ぶ必要あります。

ビジネスチャット(社内SNS)とは

ビジネスチャットとはビジネスの目的で利用されるチャットツールで、社内を中心にしつつも社外担当者とも連絡をとれます。対して社内SNSとは社内のみでのコミュニケーションが可能なツールです。本記事では、より広範なビジネスチャットを中心に解説します。

グループウェアとビジネスチャットの違い

グループウェアは、メール配信やオンラインストレージといったコミュニケーションに必要なツールをまとめて提供するシステムです。反対にビジネスチャットは、チャットとしての機能に特化して提供しています。

グループウェア ビジネスチャット
特徴 コミュニケーションおよび情報共有に必要な機能をパッケージ化 ファイル共有やWeb会議などのコミュニケーション機能に特化
メリット コミュニケーションの下地を作れる メールのやり取りを代替できる
デメリット チャット周辺の機能については劣っているケースが多い 文書管理やプロジェクト管理には不向き

そのため、コミュニケーションの土台を支えるためであればグループウェアでまとめて導入を、メールでのやり取りからの移行を試みる場合にはビジネスチャット単体の導入をおすすめします。

グループウェアに必要な機能を見極めよう

グループウェアのもつさまざまな機能について、導入の際に気をつけるべきポイントを中心に紹介してきました。また、社内SNSやチャットツールとの比較もしながらメリットも紹介してきました。

重要なのは盲目的にグループウェアを導入することではなく、まず業務環境を俯瞰し、部署ごとに必要な機能を洗い出すことです。たとえ低コストで多機能であっても、使いこなさなければ意味がありません。必要な機能の有無や現場での利便性を優先した選択が必要です。


「グループウェアの導入を検討している」「どのサービスを導入していいか悩んでいる」方は、次の記事にてグループウェアを比較するとよいでしょう。

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