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グループウェアの機能って本当に全部必要?社内SNS・チャットに特化したサービスと比較してみた

最終更新日時:
記事の情報は2021-10-05時点のものです。
近年、多くの企業が導入しているグループウェア。本記事ではグループウェアの機能選定時に参考になるポイントを解説します。導入を検討されている方向けに、代表的なグループウェアの紹介もしていきますので、ぜひご覧下さい。

グループウェアとは

グループウェアとは、情報共有・コミュニケーション用の機能がひととおり備えられたソフトウェアです。メールやスケジューリング、掲示板やタスク管理といったさまざまな機能を持ち、これを活用することでグループでの業務効率化を実現します。

近年はリモートワークやテレワークが進んだことにより、在宅勤務をする社員も増え、働きやすい環境のためにグループウェアを導入する企業も増えてきました。そのため、グループウェアは注目を集めるサービスといえるでしょう。

しかし現在、さまざまなベンダーからグループウェアが提供されており、ソフトによって使い勝手や細かい設定が違います。そのため、自社に最適なかを慎重に見極めなくてはなりません。

多くの機能を持つグループウェア導入にあたって、本当に必要な機能をどのように見極めるべきか解説していきます。

グループウェア導入の目的と背景

グループウェアが注目され始めた理由はいくつかあります。まずは、インターネットによるビジネススピードの加速や、長引く不況による従来型経営の崩壊などが挙げられるでしょう。

この影響で、グループウェアは1990年代の後半から普及しはじめました。しかし、当時は導入に莫大なコストがかかる、専門的な知識が必要などで、一部の大企業のみが導入していたといえます。

しかし、インターネット回線の高速化や、競合の乱立などで低価格化し、今では中小企業やスタートアップでも広く導入されるようになりました。在宅勤務が推進されたことも、その後押しとなっています。

企業がグループウェアを導入する目的には、ビジネススピードの加速に対処しながら、パフォーマンスを向上させることがあります。また、スタッフ同士のコミュニケーションのために導入するケースもあるようです。

現在のビジネス環境では、グループウェアは業務遂行のうえでも、ソフトなコミュニケーションのうえでも重要なツールとなっているのです。


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グループウェアの機能一覧

グループウェアには次のような機能が搭載が搭載されています。

  • 情報伝達・コミュニケーションに関する機能
  • 情報共有に関する機能
  • 業務効率化に関する機能

それぞれのカテゴリごとに分けて、機能を一覧で紹介します。

情報伝達・コミュニケーションに関する機能

情報伝達・コミュニケーションに関する機能は次のとおりです。

メール機能

グループウェアの中核的機能が、ブラウザで利用できるメール機能です。
いまやメールは内外への重要な連絡手段ですが、グループウェアで端末に依存せず利用できるものが一般的です。

掲示板機能

グループウェアには、事務的な仕事情報のやりとりだけではなく、組織内コミュニケーションを円滑にする掲示板機能が備わっているものもあります。

ある種のSNSとして利用できるため、グループ内の雰囲気向上やモチベーションアップが期待できます。

グループチャット

掲示板機能同様、チャット形式でメッセージがやりとりできます。
グループやプロジェクトを指定した、情報の送受信やファイルのやりとりが可能です。

社内SNS

FacebookやLINEのような「つぶやき」や、それに対する「いいね」機能など、気軽なコミュニケーションができる機能です。

たとえば、代表的グループウェアdesknet's NEOには、Twitterに似た「ネオツイ」と呼ばれる機能が存在します。

情報共有に関する機能

情報共有に関する機能は次のとおりです。

ファイル共有機能

企業内では、日常的に数多くのファイルやドキュメントを取り扱いますが、これらのデータを集約し、スタッフ間で共有できるのもグループウェアの特徴です。
グループ、プロジェクトごとに必要な資料や画像・ドキュメントを整理し、効率的なやりとりを実現します。

ファイル共有サービスを単体で利用したい場合は下の記事を参考にしてみてください。

法人向けファイル共有サービス徹底比較 - オンラインの料金・容量
ファイルを共有する代表的な方法がオンラインストレージ(クラウドストレージ)を使用するサービス。メールやSNS、ファ...
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Web(電子)会議機能

全国・海外に営業所をもつ企業でも、Web会議機能を使えば、時間や場所にとらわれず情報の共有ができます。関連部署や役割に応じた会議へのアクセス制限も設定できます。

議事録機能

議事録機能をもつグループウェアでは、上述のWeb(電子)会議を行った際に議事録を作成、参加者に配布できます。

プロジェクト管理

段階ごとのタスク管理、進捗の共有ができます。
タスクの進捗状況はチャートなどで確認できるので、プロジェクト全体を可視化します。

業務の効率化に関する機能

業務の効率化に関する機能は次のとおりです。

ワークフロー

多くのグループウェアでは、ワークフロー機能によって社内申請業務をペーパーレス化できます。

出張の申請書や稟議書の定型業務などをワークフローに組み込めば、スタッフ間でも簡単に確認できます。

タイムカード機能

スタッフの出社や退社、外出、戻りに関する打刻データを、グループウェアで集計可能です。
これらのデータはCSVで一覧表示できるものが多く、給与計算にかかる就業実績の集計も効率化されます。

経費精算機能

グループウェアのなかには、経費精算機能のついたものもあります。
電車の経路を検索できたり、宿泊費を領収書の画像ファイルとあわせて記録・提出できたりします。

経費精算システムを単体で利用する場合には下の記事が参考になります。よろしければ合わせてご覧ください。

経費精算システム19選 - 機能比較表|候補3社に絞る選び方も紹介!
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スケジュール管理

個人のスケジュール管理はもちろん、メンバー間のスケジュールを共有する機能も充実しています。
相手のスケジュールを確認できることに加え、必要に応じてダイレクトメッセージも送れます。

施設予約・会議室予約機能

会議室の予約状況を確認したり、グループウェアで予約できたりする機能があります。
メンバーのスケジュールとともに、プロジェクターなどの備品予約ができることもあります。

グループウェアを導入するメリット

グループウェア導入のメリットとしては、次の項目が挙げられます。

組織における情報共有の促進

グループウェア最大のメリットは、スムーズな情報共有にあります。グループウェアの掲示板やスケジューリング、タスク共有によって、企業内の一部チームだけではなく、全社的に情報共有が促進されます。

たとえば、普段関わらない部署とコンタクトする場合も、グループウェアで相手のスケジュールを確認してからメッセージを送れば、余計な工数を省けます。

コミュニケーションの活発化

グループウェアにはコミュニケーション活発化に寄与する機能が多くあります。

たとえば、チャットや社内SNS、ToDo(タスク)管理、ファイル共有といった、スタッフ間でのコミュニケーション機能が満載です。

グループ同士で横断的に情報をやり取りする環境が整えば、顔を合わせることの少ない相手とも、グループウェアでコミュニケーションが取れます。チームリーダーや管理職の人も、チーム全体のスケジュールを俯瞰でき、効率的なタスク管理ができます。

チャットやSNSならメールよりもコミュニケーションが取りやすく、ログの確認もしやすいので、従来のコミュニケーションよりも利便性が高いといえます。コミュニケーションのハードルを下げることで、社員間の活発なコミュニケーションを促す効果があるといえるでしょう。

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ペーパーレス化の推進

近年、多くの企業では資料の電子化・データ化といった、いわゆるペーパーレス化が進んでいます。

たとえば、プレゼンで配布する資料を、ファイル共有機能や電子掲示板にアップすることで、一人ひとりに資料を配布する必要がなくなります。

また、ほとんどのグループウェアにはポータルと呼ばれる拠点として、はじめに閲覧される場所が存在します。特定のグループやスタッフへの緊急メッセージなどは、ポータルに表示されるので、効率的かつ確実に重要な連絡をやり取りできます。

ペーパーレス化が進めば、書類の保存場所に困ることもありません。また検索もしやすく、管理のうえでは従来の紙媒体よりも合理的な方法だといえるでしょう。

時間管理が効率化

グループウェアのなかには、スタッフ同士のミーティングや会議を効率化してくれる機能があります。

たとえば、チャットやWebカメラを利用した会議機能や会議室を、グループウェアで予約できる機能があり、少人数の会議はデスクトップで完結できます。

これによって、時間管理がより効率的になります。もちろん、会議で必要な動画の表示や議事録などもグループウェアで行えます。

セキュアなシステム構築が可能

横断的に情報をやりとりする環境では、どうしてもセキュリティ面が心配になります。

しかし、グループウェアの管理者権限によって、各々のアクセス領域を厳密に設定できるため、機密情報を確実に守れます。

また、アクセスログ管理によって、不審な動きのアカウントもブロックできるため、全社的にセキュアな情報共有環境が構築できます。

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グループウェアの機能はすべて必要か?

グループウェアではさまざまな機能を利用できますが、グループウェアを利用している企業では、こういった機能を本当に使いこなせているのでしょうか

実は、グループウェア導入企業のなかには、スタッフへの浸透が進まず、さまざまな課題や悩みを抱えていることが少なくありません。

導入しても必ず成功する企業ばかりではなく、機能を十分に活かせていないケースもみられます。

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グループウェア導入の失敗例について、よくあるパターンを解説してみます。

グループウェア導入の失敗例

無駄な運用コストが発生しているケース

自社の規模に合わないグループウェアを導入したことにより、使わない機能に囲まれてコストがかさんでしまうケースです。現場でも、どの機能を利用すれば良いかわからず混乱しがちです。

ユーザー数が多くなるほど費用は高くなりますが、自社の規模に合わない導入をしてしまうと、無駄な運用コストが発生してしまいます。身の丈に合ったグループウェアを導入することが重要です。

まずはどのような機能が必要か洗い出し、必要十分な機能のあるグループウェアを探してみましょう。その際機能要件や機能概要などもチェックしておくと、自社のワーキングスタイルに合っているか確認できますよ。

使いこなせない機能を導入しているケース

現場スタッフが必要としている機能について、ヒアリングせずに導入した結果、ほとんどだれも使わない機能だらけのケースです。

特にトップダウンで物事を一方的に決めてしまう企業に多くみられます。現場スタッフの声を反映せず、結局まともに使われないグループウェアとなります。

日常的にグループウェアを活用する責任者や現場スタッフに無料トライアルを利用してもらい、どの機能が本当に必要なのかを見極めなくてはなりません。実際にグループウェアを利用するのは、現場のスタッフです。現場の声を一番に重視するようにしましょう。

トラブルへの対応に時間がかかるケース

グループウェアのもつさまざまな機能は、便利な反面、使いこなすまでにそれなりの時間がかかります。導入当初は使い方や適切な設定がわからず、さまざまなトラブルが発生するでしょう。

そんなときには、社内の情報管理者やエンジニアがトラブル解決に乗り出してれます。しかし、導入時に説明が不足していると、管理者はトラブルシューティングや現場での説明だけで時間をとられてしまいます。

それによって本来の業務が阻害されてしまえば、企業としては無駄なコストです。部署ごとに事前に必要な機能とそうではないものを分け、必須の機能については現場で問題解決ができる体制を整えておきましょう。

一気に導入して混乱を招いてしまったケース

どれほど便利な機能を備えているグループウェアでも、実際に運用してみなければ効果はわかりません。
全社一斉に導入してしまうと、さまざまなトラブルや混乱をもたらす可能性が高くなります。

グループウェアの導入に失敗している企業は多くがこのパターンです。
全社的に導入したことにより、運用ノウハウが浸透せず、不要な機能・使いづらさが積み重なり、結局利用を止めてしまう部署が出てきます。

部署ごとに頻繁に使用する機能は異なるため、導入段階では部署の責任者のみに利用させて様子をみましょう。
それから本格的な導入を検討するのが賢いやり方といえるでしょう。

グループウェア導入のポイント

このように導入の失敗例をみると、グループウェア導入に必要なポイントとしてもっとも重要なのは、自社の環境に最適な製品を選ぶことだといえるでしょう。

導入時や運用時のコスト、機能の豊富さも重要ですが、それ以上に現場の声をしっかりと反映し、本当に必要な機能とそうでないものを厳密に分類しましょう。

また、導入の検討段階で試験的に現場スタッフに利用してもらい、必要な部署から計画的・段階的に導入することも大事なポイントでしょう。
失敗しなグループウェア導入のためには、管理者や現場スタッフとの連携が必要不可欠です。

グループウェアと「社内SNS」「チャットツール」

これまで説明してきたように、グループウェア導入すると、社内コミュニケーションの活発化が図れます。しかし、企業が利用できるソフトウェアのなかには、グループウェア以外にも、コミュニケーション用のサービスが多数存在します。

ここからは、代表的な社内コミュニケーションツールである「社内SNS」「チャットツール」とグループウェアとの違いについて簡単に解説します。

グループウェアと「社内SNS」の比較

社内SNSとは

社内SNSとは、簡単にいえば企業内にFacebookやLINE、TwitterのようなSNSを導入することです。
スタッフ同士が、気軽に意見交換や情報共有をする環境として利用されます。

特に、Facebookなどは積極的に活用している方も多いため、どういうものかイメージがしやすいでしょう。

社内SNSのより詳しい解説は下の記事をご覧ください。

社内SNSとグループウェアの違いとは | 導入目的・機能面を比較
社内SNSとグループウェアは両者とも社内でコミュニケーションを取ったり、情報共有を行ったりするツールとして知られて...
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一方、グループウェアはこれまで説明してきたように、社内コミュニケーションに加え、業務上必要な情報も共有できます。

お互いの情報を認識して、生産性を向上させるのが狙いです。

総合的にみるとグループウェアに軍配

社内SNSがコミュニケーションを目的としているのに対し、グループウェアは業務環境を作り上げるための一要素として、コミュニケーションを位置づけています。

すでに社内業務の運用が最適化されており、それに加えてコミュニケーションの活性化を図りたいのであれば、社内SNSの導入で問題ないでしょう。

しかし、機能性や企業全体の利便性を考えれば、グループウェアの方がより多くのニーズを満たせます。

グループウェアと「チャットツール」の比較

チャットツールとは

チャットツールとは、ユーザー同士がメッセージをリアルタイムにやりとりできる仕組みです。
近年、こういったチャットツールをビジネス環境に導入する動きが活発化しています。

背景には、立場を越えたやり取りの重要性が挙げられます。
自由に発言できる場を整えることで、イノベーションを起こしやすくし、部署ごとの連携を円滑にする狙いがあります。

チャットツールかグループウェアか

しかし、こういったチャットツールは、あくまでも社内コミュニケーションを活性化させるものであり、顧客や取引先といった、社外とのコミュニケーションには適さない部分があります。

特に、顧客とのやりとりではメールを用いることが一般的であり、そういった意味では充実したメール機能とともに、社内向けにチャット機能もついているグループウェアの方が、さまざまな環境で応用できるでしょう。

ただし、ある程度効率的な業務運用が実現できている企業ではそうとも限りません。

たとえば、外部フリーランスとのコミュニケーションといった、限られた用途にのみ用いるのであれば、チャットツールを導入した方が、コスト面・運用面ともにメリットが大きいでしょう。

「社内SNS」「チャットツール」は有効か?

以上の比較を踏まえ、既存の社内システム環境が不十分で、基本的なところから業務運用を見直したいという企業であれば、グループウェアを導入して全社的な業務プロセスの刷新を図るべきでしょう。

社内SNSやチャットツールは、あくまでもコミュニケーションの活性化という、限られた目的に絞って運用することが重要となります。

社内SNSやチャットツールとグループウェアでは、機能面はもちろん目的や用途も変わってきます。
業務の効率化という側面から考えるならば、やはり情報の一元管理ができるグループウェアをおすすめします。

おすすめグループウェア12選

業務全体を効率化して一元管理可能な、おすすめのグループウェアを厳選して紹介します。

本記事で紹介するグループウェアのさらなる詳細や、紹介しきれなかったサービスについては下のボタンからご覧になれます。

Google Workspace

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  • Googleが提供するアプリを一元管理
  • チャットでリアルタイムに共同編集や情報共有
  • オフラインで使用できるアプリは随時更新

Google Workspaceは、業務に必要なGoogleが提供するツールを一か所にまとめたグループウェアです。Google Chatでは、チームでファイルやドキュメントなどを共有し、リアルタイムに共同編集を実現。あらゆる端末でGmail、ドライブ、カレンダーなどを操作可能です。オフラインアクセス機能で、ネット環境のない場所でもアプリの基本機能が使用でき、生産性の向上をサポートします。

eValue V Air - 株式会社大塚商会

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  • eValue Vのクラウド版
  • ダッシュボードで概況を把握
  • ワークフローとドキュメント管理のみの利用も可能

eValue V Airは、大塚商会が提供するeValue Vをクラウドで利用できるようにしたグループウェアです。ダッシュボードを作成すれば、予定やToDoリスト、売上レポートなど必要なデータをまとめて確認できます。料金プランは、ワークフローのみのプラン、ドキュメント管理のみのプラン、スケジュール管理とコミュニケーションも含めたプランなどががあり、自社にあった料金体系で導入可能。

Microsoft 365 - 日本マイクロソフト株式会社

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  • WordやExcelを複数人で共同編集できる
  • Microsoftのアカウントがあれば簡単に導入できる
  • 強固なセキュリティで大切なデータを安全に扱える

Microsoft 365は、なじみ深いWordやExcel、PowerPointの機能はそのままに、常に最新機能が追加されるOfficeアプリやAI機能の搭載により、チーム業務の効率化を実現するソリューションです。Microsoft teamsとあわせて活用すれば、チャットや会議などでチームとのコミュニケーションをとりながら、共同作業でスムーズにタスクを進められます。他にも、OneDriveを活用してファイルの共有や閲覧、編集など、いつでもどこからでもアクセスでき、チームでの生産性向上が期待できるでしょう。

ArielAirOne - ワークスアプリケーションズ・エンタープライズ

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  • 柔軟なアクセス権限設定により情報漏えいを防止
  • OfficeファイルやPDFを含む情報から必要な情報を検索できる
  • スケジュール管理に施設予約や出欠、タスクが連携されている

ArielAirOneは、情報共有を促進してくれる機能が満載のグループウェアです。組織全体のポータルだけでなく、部門や個人、任意のプロジェクト単位でポータルを設定できます。スケジュール、ファイル管理、掲示板、ワークフローなどのアプリケーションを、ポートレット形式(小さなウインドウ)で表示が可能。また、情報共有に必要な機能はあらかじめ搭載されており、システムを構築しなくても、簡単な設定のみで利用できます。

Office 365 with KDDI - KDDI株式会社

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  • マルチデバイスに対応
  • IT 管理の手間を大幅に削減
  • 災害や事故に強い、安全で安心な環境

Office 365 with KDDIは、業務ソフトウェアの定番Officeをはじめ、グループウェアやメールボックスなどが一体になったオールインワンサービスです。

すべてのサービスはマルチデバイスに対応していて、いつでもどこでも利用可能で、そのシームレスなツール間の連携は業務効率を大幅に向上させます。
また、クラウドサービスのため常に最新版が使用可能、システム管理者が行うバージョンアップやセキュリティ更新プログラムの適応など、煩雑な IT 管理の手間も削減します。

J-MOTTOグループウェア - リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

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BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn コラボレーション部門受賞
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  • 4,000社以上の導入実績
  • 最大3か月の利用まで無料
  • 人気のサービスを優待価格で利用可能

J-MOTTOグループウェアは、すでに4,000社以上の企業に利用されているビジネスサポートサービスです。月額3,000円で基本サービスのグループウェアを使えることに加え、オプションとして、さまざまなサービスを追加で利用可能です。高度な運用環境と万全のセキュリティ対策が魅力で、会員になると人気のサービスを優待価格で利用できます。

J-MOTTO×Google Workspace×デスクネッツネオ | 人気のクラウドグループウェアを料金・評判・シェアから比較!
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WaWaoffice for Workspace Organizer - 株式会社アイアットOEC

WaWaoffice for Workspace Organizer
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  • 簡単操作でだれでも活用
  • さまざまななサービスと連携
  • ニーズに合わせた価格設定

WaWaoffice for Workspace Organizerは、企業内のLAN環境を活用し、社内の情報共有やコミュニケーションの効率化を実現できるグループウェアです。

直感的でわかりやすいインターフェースによりだれでも気軽に活用できます。また、APIを活用した連携や、データ出力機能によるCSVでの連携など、他社サービスとの複雑な連携もスムーズに行えます。自社のニーズに合わせた価格設定で、柔軟な導入ができるのも特徴です。

desknet's NEO - 株式会社ネオジャパン

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  • 基本機能がわかりやすい
  • 業務効率化のための豊富な機能
  • 流行の機能を積極的に実装

desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)は、直感的なインターフェースとわかりやすい操作性を備えたグループウェアです。基本的な機能がわかりやすく、ITリテラシーが低めのスタッフでも十分使いこなせる点が強みです。

20種類を超えるアプリケーションが使える点も特徴です。複雑な業務を簡略化したり、情報共有やコミュニケーションを円滑化したりと、さまざまな使い方が可能です。

desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)の使い方 | 最大級の導入実績を誇るグループウェアの特徴と事例紹介
現場主義をコンセプトに設計され、現在国内最大級の導入実績を誇るdesknet's NEO(デスクネッツ・ネオ)につ...
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iQube

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  • 10名まで無料のクラウド型グループウェア
  • 社内ノウハウ蓄積に特化した15機能搭載
  • 人数制限なしの各種有償プラン

iQubeは、10名まで、全体で30MBのストレージ容量、100個までのコンテンツが無料で使用できるクラウド型グループウェアです。

社内Wikiなど、ノウハウの蓄積に特化したプレミアムプラン同等の15機能を搭載し、モバイルブラウザでのアクセスが可能なため、時間と場所を問わない情報共有ができます。
1ユーザー1GBのストレージ容量と、人数/コンテンツ数無制限のプレミアムプランも用意されており、ストレージ容量追加オプションもあります。

GRIDYグループウェア

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  • ユーザー数無制限のWeb型グループウェア
  • 企業間の垣根を越えた情報共有が可能
  • アクセス制限と高セキュア環境

GRIDYは、ユーザー数無制限の完全無料Web型グループウェアです。
ISO27001を考慮に入れたアクセス制限機能、データ通信暗号化などによる高セキュア環境を持つため、企業内だけでなく協力企業などとの情報共有も可能です。

チャットのように使えるメッセージ機能やスケジュール管理、設備予約や備品管理機能を持ち、顧客管理や営業支援機能の搭載されたビジネスアプリケーション「Knowledge Suit」導入により、マルチデバイスでの情報共有も実現します。

R-GROUP

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  • クラウド型グループウェアサービス
  • 主要11言語対応で利用者数制限なし
  • PC/スマートフォン対応

R-GROUPは、インストール不要のクラウド型完全永久無料グループウェアサービスです。

2011年のリリース以降、東京とシリコンバレーで開発が進められ、利用者数制限なしの11言語対応版として2013年5月世界デビュー、日本では2000社を超える企業に採用され、さらなる進化を続けています。
グループウェアとして必要な基本機能を網羅するとともに、メール、タイムカード、シフト表、名刺管理など、ビジネスで使いやすいインターフェースが魅力です。

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  • 強固なセキュリティ
  • 柔軟なカスタマイズ
  • シンプルなユーザーインターフェース

SMART Messageは、金融機関にも採用される、強固なセキュリティを実現したビジネスチャットサービスです。

部署単位やスタッフ単位で、スマートデバイスの利用権限を設定できるほか、メッセージ表示期間やIPアドレス設定も可能、企業固有のカスタマイズを容易に行えます。
シンプルなインターフェースで使いやすく、企業独自のスタンプも作成可能、30日間の無料トライアルも利用できます。

グループウェアに必要な機能を見極めよう

グループウェアのもつさまざまな機能について、導入の際に気をつけるべきポイントを中心に紹介してきました。
また、社内SNSやチャットツールとの比較もしながらメリットも紹介してきました。

重要なのは盲目的にグループウェアを導入することではなく、まず自社の業務環境を俯瞰し、部署ごとに必要な機能を洗い出すことです。

たとえ低コストで多機能であっても、使いこなさなければ意味がありません。
必要な機能の有無や現場での利便性を優先した選択が必要です。

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