社内ポータルサイトとは？事例から作り方・おすすめツール比較

1. 社内ポータルとは

ポータルサイトは、さまざまな情報がまとまったサイトのことを指します。

代表的なポータルサイトは、Yahoo! JAPANです。Yahoo! JAPANのトップページには、ニュースや天気情報などさまざまな情報が掲載されています。

つまりポータルサイトは、Yahoo! JAPANのように「情報の窓口」となるようなサイトと言えます。

そして社員向けに作られたポータルサイトが「社内ポータルサイト」です。

種類	情報の公開範囲	主な用途	特徴
社内ポータル	社員のみ	情報の一元管理	ビジネス向け機能が豊富
一般的なポータルサイト	不特定多数	情報の検索	検索機能のみ

社内ポータルと一般的なポータルサイトの大きな違いは、「情報を閲覧できるユーザー」と「使用できる機能」にあります。

一般的なポータルサイトは、情報検索を目的に使用されます。

一方、社内ポータルは、業務効率化を目的に導入されるツールです。そのため一般的なポータルサイトにはない機能が搭載されています。代表的な機能は、次の5つです。

• スケジュール管理
• レポート機能
• コミュニケーションツール・メッセージ
• プロジェクト管理・ワークフロー
• 掲示板

各機能の詳細を知りたい方は、こちらのタブをクリックしてください。

2. 社内ポータルサイトが必要とされる背景

従来は、社内イントラネットに業務情報やドキュメント・ファイルなどがまとめられていました。しかし、近年では社内ポータルを活用するケースが増えています。

社内ポータルの必要性が高まっている背景には、働き方の多様化や情報管理の効率化を求められていることが挙げられます。働き方が多様化している近年は、情報共有や社内コミュニケーションに課題を抱えるケースが増えるようになりました。

社内ポータルを活用して情報を一元管理し、さまざまな情報へ一箇所でアクセス可能な入口として活用することで、場所を問わず情報共有が可能になります。また、現代はIT化が進み、管理する情報が増加していることから、情報をまとめて管理しスムーズに共有できる社内ポータルサイトが求められています。

3. 社内ポータルを導入するメリット

社内ポータルを活用することで、さまざまな業務を効率化できます。とくに次の3つは、社内ポータルを導入する大きなメリットです。

• 社内情報を管理しやすい
• 情報共有の手間が省け、スムーズになる
• リモートワークの生産性向上に役立つ

社内情報を管理しやすい

社内ポータルを導入することで、従来バラバラだったアプリを一か所にまとめられるので、職場での情報共有をよりスムーズに行えるようになるでしょう。

それまでは別々に管理されていた「掲示・プロジェクト管理・ファイル」を社内ポータルに集めることで、必要な情報へ簡単にアクセスできるようになります。

同時に、情報の見落しを減らせるといった効果も期待できるはずです。

情報共有の手間が省け、スムーズになる

必要な情報を社内ポータルに集約することで、社内やチーム内での情報共有のスピードが格段にアップします。

結果として、伝達ミスやムダな会議・メールのやり取りを減らせるため、職場の生産性が向上するでしょう。

とりわけ、社内ポータルではファイルの共有がより容易になりますし、業務に関するやり取りを閉鎖的な空間で行わずにオープンに可視化できるため、業務効率が上がるメリットも得られます。

リモートワークの生産性向上に役立つ

社内ポータルによっては、社外から必要な情報にアクセスできます。そのため営業先で資料を確認したくなったときはもちろん、リモートワークでも情報共有や確認を円滑に行えます。

4. 社内ポータルの導入事例

導入事例を確認することで、使用するメリットをより具体的に感じられるでしょう。

7,00社の導入実績^※を誇るサイボウズ株式会社のGaroonの導入事例2つを見てみましょう。

※出典：サイボウズ「サイボウズ Garoon（ガルーン）- 10名から数万名まで使えるグループウェア」（2023年6月21日閲覧）

導入事例1. ホールディングス形態に合わせた設計によりコスト削減と情報共有の円滑化を実現

国内外に22社の連結子会社をもつSBSホールディングス株式会社では、グループ会社ごとにグループウェアを運用しており、コスト高と情報共有の複雑化の問題を抱えていました。

Garoonを導入することで、情報のスムーズな全社共有を実現します。さらにグループウェアをGaroonにまとめることで低コスト化を図りました。

※出典：サイボウズ「グループ間の“壁”を取り払う情報共有基盤」（2023年6月21日閲覧）

導入事例2. 社内情報が集まる場所を作ることで育成コストの低下と在宅ワークの効率化を達成

株式会社⼭下PMCでは、kintoneをはじめ複数のシステムの使い方がバラバラに管理されていました。また従業員の急増、在宅ワークの推進により、情報共有システムの構築が必要でした。

そこで社内システムに関する情報をGaroonに集約し、「Garoonを見れば、疑問が解消できる状態」を構築します。各システムの利用方法の確認がしやすくなることで生産性の改善に成功します。さらに部署間の情報共有が円滑になるといった効果も見られました。

※出典：サイボウズ「スケジュールとkintoneを連携し工数管理を効率化、全社ポータルも活用」（2023年6月21日閲覧）

5. 社内ポータル導入に失敗する理由

社内ポータルには多くの機能があり、上手に活用することでさまざまなメリットをもたらしてくれます。

しかし、このようなメリットを期待して社内ポータルを導入したものの、十分な活用がしきれずに導入失敗に陥ってしまうケースも少なくありません。

社内ポータルが活用されない原因について解説します。

• 習慣化されない
• 必要な情報を見つけられない
• 情報が更新されない

習慣化されない

社内ポータルが機能するためには、社内ポータルに情報が集まっている状態にする必要があります。しかしツールの使い方や使うタイミングが決まっていない場合、社員の利用が進みません。

• ポータルを確認しても必要な情報が得られない
• ポータルを確認しなくても必要な情報は聞けばよい

このような状態が改善されなければ、社内ポータルの導入は失敗してしまいます。

情報が見つかりづらくなる

社内ポータルは、一か所にさまざまな情報を集約できる特徴があり、情報管理の一元化によって、必要なものにアクセスしやすくなる効果が期待できます。

ただし、きちんと管理やアナウンスができていなければ逆に情報が見つかりにくくなります。

情報が古い・更新されない

本当に必要な機能をきちんと吟味したうえで社内ポータルを導入しなければ、徐々に利用者が少なくなり、活用されない状態で放置されてしまいかねません。

• 掲示板機能のお知らせが何か月も更新されない
• 情報が古くなりそのまま放置される

これらの状態に陥ってしまうと、社内ポータルを導入した意味がありません。社内のコミュニケーションも停滞し、業務の効率化も実現できないでしょう。

6. 社内ポータル導入時の流れ

社内ポータルを導入する際は、次の3つの流れで行いましょう。

1. 利用目的を決める
2. 要件に合わせてシステムを導入する
3. 定着させる

ステップ1. 利用目的を決める

まずは導入目的を整理しましょう。

導入目的によっては、社内ポータルよりも社内SNSや社内掲示板が適している場合もあります。

種類	主な目的
社内ポータル	情報の一元管理
グループウェア	業務効率化
社内SNS	コミュニケーションの効率化
社内掲示板	情報共有

グループウェア

グループウェアとは、社内でのスケジュールやタスクの共有やコミュニケーションを目的としたオールインワンのソフトウェアです。社内ポータルはもちろん、社内SNSや社内掲示板としての機能も搭載されています。そのため、迷ったときはグループウェアから比較するとよいでしょう。

社内SNS

社内SNSとは、LINEやツイッター、フェイスブックといったSNSを法人向けに利用したものです。主に社内専用で、コミュニケーションや情報共有する手段として利用されています。

社内掲示板

社内掲示板は、文字どおり社内専用のインターネット掲示板を指します。仕事のノウハウ、顧客からのクレーム、社長メッセージなど項目ごとに分かれており、それぞれの話題に関連した情報を書き込みます。インターネット掲示板のように、社員なら誰でも書き込めるのが特徴です。

このようにツールによって、得意とすることは異なります。そのためまずは目的から考えましょう。

ステップ2. 要件に合わせてシステムを導入する

導入目的が決まったら、必要な機能を絞り込み、導入するツールを選びましょう。

社内ポータルを導入する方法には、次の2つがあります。

• SaaSを利用する方法
• 自分で作る方法

それぞれメリットとデメリットが異なるため、利用目的にあった方法を選択するとよいでしょう。

SaaSを利用する場合

SaaSは、Garoonやkintoneのようにサービス運用会社が提供しているソフトウェアです。完成された商品を契約後すぐに利用できるため、導入コストが低く、システムにうとい場合でも導入しやすいメリットがあります。

最近では使いやすく安価なサービスも多いため、特別な理由がなければSaaSの利用をおすすめします。

自分で作る場合

自社専用システムを構築する場合、次の2つの方法があります。

1. WordPressやSharepointのフォーマットを活用する方法
2. ゼロベースでシステムを構築する方法

WordPressやSharepointは、社内ポータルの作成に応用できるサービスです。本来は、ウェブサイトの構築やファイル共有を目的に使用されるサービスですが、社内ポータル構築用のテンプレートが用意されています。サーバーの契約や社内ポータルの運用は、みずから行わなければなりませんが、SaaSより安くシステムを導入できる点がメリットです。

一方、WordPressやSharepointは、自由度に限りがあります。完全オーダーメイドでシステムを構築したい場合は、ゼロベースでシステムを構築しましょう。

いずれの方法で自作する場合もサーバー代や運用費が必要です。そのため、どうしてもオーダーメイドで自作したい場合を除き、SaaSを利用するほうがよいでしょう。

ステップ3. 定着させる

ツールを導入したらツールの使用が定着するようにフォローアップを行いましょう。

とくに大切なのは、次の2つのポイントです。

1. 利用推進チームを設ける
2. ルールを設定する

ポイント1. 利用推進チームを設ける

ツールの導入を決めた場合、利用推進チームと利用推進の責任者を決めておきましょう。

既存業務に慣れている社員にとって、新しいツールは負担になることがあります。どれだけ便利なツールでも、使い慣れるまでのフォローアップがなければ、浸透しません。

また責任者が不在の場合、ツールの導入が推進されない状態にもなりかねません。そのため、責任者を決め、困ったときの相談フローを整えておくことが大切です。

ポイント2. ルールを設定する

社内ポータルを導入する際は、利用に関するルールを設けましょう。具体的には次の4つのルールを決めると効果的です。

1. 社内ポータルの確認タイミング
2. 社内ポータルに乗せるべき情報と載せない情報
3. 社内ポータルの更新タイミング
4. 社内ポータル更新のフロー

とくに社員のノウハウを集めたい場合、積極的に社員に投稿してもらう必要があります。しかしこれらのルールが整っていなければ、投稿する情報に価値があるのか判断できなかったり、更新の手間によって断念したり、利用が促進されません。

そのためルールを設定し、必要なタイミングで社内ポータルを使うように仕組みを作りましょう。

7. 社内ポータルサイトを構築する際のポイント

社内ポータルサイト導入時の流れを踏まえて、社内ポータルを構築する際には次のポイントに注意しましょう。

• 課題を明確にする
• 検索性を高める
• セキュリティ対策をする
• 情報を最新状態に保つ

課題を明確にする

社内ポータルを構築する際には、構築後にどのような課題を解決するのか明確にしておく必要があります。

社内ポータルサイトは、社内情報の共有をサポートし、業務における課題解決につなげるものです。しかし、運用目的が不明確な状態で導入すれば、社内のニーズに応えられずに効果的な運用ができません。

そのため、「情報周知の効率化」「ナレッジの整理や共有」など、どのような課題解決のために誰が使うのかといった目的を明確にしておきましょう。目的を明確にすることで、構築のためにどのような機能が必要かもわかるようになります。それにより、業務効率が向上し、ポータルサイトの運用効果を最大化できるでしょう。

検索性を高める

社内ポータルは、毎日の業務で利用するため、情報の検索性を高めることも重要です。必要な情報へ誰もがアクセス可能な状態にするためには、使いやすさや見やすいといった要素に加え、高い検索性が求められます。

社内ポータルを導入しても、探している情報がどこにあるのかすぐにわからなかったり、検索をしてもスムーズに情報が見つからなかったりすると、活用されずに定着しないまま終わってしまうでしょう。

検索性を高めれば業務効率がアップするだけでなく、迅速に問題解決が可能になり、社内ポータルの利用率を上げることにもつながります。カテゴリーを整理するといった工夫をして、誰もが手軽に情報を見つけられるようにしましょう。

セキュリティ対策をする

社内ポータルの導入には、情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策も重要です。社内ポータルには個人情報や顧客情報、社外秘など、さまざまな情報が蓄積されています。

そのため、ポータルサイトの構築には、セキュリティレベルの高いサービスを選ぶだけでなく、利用する際にもセキュリティ対策を行いましょう。たとえば、アクセス制限やファイルに閲覧制限をかけたり、閲覧履歴を残したりといった方法で安全に情報共有が可能になります。

また、社員のセキュリティ意識を高めることも必要です。ヒューマンエラーによる情報漏えいを防止するためにも、テレワークで自宅からアクセスする際には、業務で使用するパソコンを他人と共有しないとった注意喚起を行うことも大切になります。

情報を最新状態に保つ

社内ポータルの情報は、定期的に更新して最新状態を保ちましょう。

社内ポータルを導入しても、情報が古かったり、間違った情報を残したままにしたりしていると混乱を招きかねません。また、正確な情報を得られなければ参照する意味がないため、ポータルサイトの利用率低下につながる恐れもあるでしょう。

そのため、社内ポータルサイトを運用には、定期的に情報を整理・更新して最新の状態に保つことが重要です。そのために、責任者や情報更新のルールを決めて運用するようにしましょう。

8. おすすめの社内ポータルサイト4選（SaaS）

ここからはおすすめの社内ポータルを紹介します。

社内ポータルは、セキュリティ対策を重視して選びましょう。とくにISO27001（情報セキュリティマネジメント）を取得しているサービスがよいでしょう。

ツール名	主目的	英語対応	ISO27001
Garoon	グループウェア	○	○
Teams	社内SNS	○	○
kintone	グループウェア	○	○
定額制Web社内報サービス	情報共有	-	-

Garoonはサイボウズが提供しているグループウェアです。実例のところでも解説したように、導入実績が豊富でkintoneとも連携できます。そのため国産サービスを探している方には、Garoonがよいでしょう。

また同じくサイボウズが提供しているkintoneは、総合型業務システムです。Garoonは全社の情報共有に向けて開発されているのに対し、kintoneは業務効率化を主目的に開発されています。そのため、業務効率化を重視して選びたい方はkintoneを選ぶとよいでしょう。

Microsoftが提供しているTeamsは、ビジネスチャットとして用いられる社内SNSツールです。そのため社内ポータルとしての使いやすさは、Garoonに及ばないでしょう。また情報の共有だけを目的にする場合、定額制Web社内報サービスもおすすめです。

各ツールについて具体的にみていきます。

Garoon（ガルーン）は、サイボウズの中堅・大規模組織向けグループウェアです。スケジュールや掲示板、ワークフローなど情報共有に必要な機能がそろっていて、個人・部署・プロジェクト間を縦断しても不自由なく利用できるのが強みです。

部署間のやりとりに便利なスペース（電子会議室）機能や、社内用のメッセージ機能により、社内のコミュニケーションを円滑にします。また、社内ポータルを簡単に作成でき、個人あての通知と企業全体の情報を同時に確認可能です。今まで、別々の画面で確認していたことが一画面ですっきり収まり、社内の情報をすばやく見つけて活用できます。

Microsoft Teamsは、Microsoft 365に含まれているサービスで、チャット・Web会議・通話・ファイル共有機能を統合したコラボレーションツールです。Microsoft Teamsは、Microsoft 365を導入していれば、追加費用なしで利用できます。

グループチャットからビデオ会議へ即座に切り替えが可能です。ファイルを共有して、Word・PowerPoint・ExcelなどのOfficeアプリで、共同編集をリアルタイムで行えます。

kintone

kintoneは、サイボウズが手がけるクラウドサービスです。「コミュニケーションツール」「業務システム」の両機能を兼ね備えていることがkintone最大の特徴になります。

kintoneは、業務に合わせて、タスク管理や案件管理のためのシステムを「アプリ」として簡単に作成可能です。タスクや案件ごとにコミュニケーションを取れるため、後からやり取りの情報を探し出す時間も削減できます。

また、社外や取引先のメンバーを「ゲストユーザー」として招待することで、kintoneでやり取りできる「ゲストスペース機能」もあります。そのため、メールや別のコミュニケーションツールを併用する必要がなくなり、情報を一元化可能です。

定額制Web社内報サービス

定額制Web社内報サービスは定額制で更新し放題のWeb社内報サービスです。おまかせの管理システムにより、CMSに詳しくない方でも簡単に運用できます。また、指定のサーバー運用を行うためセキュリティ面も安心です。スマートフォン、タブレットなどいつでも閲覧可能です。

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9. おすすめの社内ポータルサイト4選（自作向け）

社内ポータルを自作したい方には、次の4つのサービスがおすすめです。

サービス名	特徴
WordPress	テンプレートが豊富なオープンソースソフトウェア
SharePoint	Microsoftの関連サービス
Googleサイト	Googleの関連サービス
Knowledge	ビジネスユースに適したオープンソースソフトウェア

テンプレートの豊かさで選びたい方には、WordPressが最適です。無料テンプレートだけで9,000種類^※もあります。また使いやすさで選びたい方は、有料テンプレートも購入可能です。

MicrosoftやGoogleが提供しているサービスを利用したい方は、SharePointやGoogleサイトを選ぶとよいでしょう。

また「WordPressよりもグループウェアよりの使い方ができるオープンソースのソフトウェア」を探している方には、Knowledgeがおすすめです。

※出典：WordPress「テーマ」（2022年6月10日閲覧）

WordPressは、ブログ用のCMSとして圧倒的な世界シェアを誇り、完成度の高さから愛用者の多いオープンソースCMSです。ソースコードが無償のほか、無料で利用できるプラグインも多いことから、導入コストを抑えられます。

SharePoint

SharePointは、Microsoftが提供しているイントラネットサービスです。ファイルやコンテンツの共有を目的に作られたサービスのため、情報共有を活発に行いたい場合に向いています。

また目的ごとにテンプレートも用意されているため、社内ポータルをはじめて自作する方も安心して利用できます。

Googleサイト

Googleサイトは、Googleが提供しているサイト構築サービスです。ユーザーインターフェースは、Webサイトに近いためWebサイトのような社内ポータルを作成したい方に向いています。

またノーコードで社内ポータルを構築できるため、プログラミングにうとい方でも作成可能です。

Knowledge - オープンソース（OSS）

Knowledgeは、完全無料のオープンソース（OSS）の情報共有サービスです。Markdown記法に対応しており、添付ファイルの中身までも検索可能です。メール・デスクトップ・Slackなどに通知して情報の見逃しを防ぎます。

10. 社内ポータルで生産性を向上させるために

「社内ポータルなんてなんでもいい」と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、毎日使う以上、見た目や使い勝手は重要です。社員が満足する社内ポータルを作成して日々の業務を少しでも効率化しましょう。

とはいえ、情報をしっかり管理しないと「古いままで役に立たない」「更新する人がいない」といった状態になりかねないため、管理者を立て、ルールを決めた運用が必要です。

誰でも気軽に情報を投稿できるように、心理的障壁を取るような仕組みも考えておきましょう。

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