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社内ポータルサイトとは?事例から作り方、ツールの比較まで徹底解説

最終更新日時:
記事の情報は2022-07-21時点のものです。
社内の情報を一か所で管理できる社内ポータル。社内ポータルの機能や導入メリット、活用されなくなってしまう理由などを紹介し、似た機能を持つ社内SNSやグループウェアなどとの違いを解説します。

1. 社内ポータルとは

ポータルサイトは、さまざまな情報がまとまったサイトのことを指します。

代表的なポータルサイトは、Yahoo! JAPANです。Yahoo! JAPANのトップページには、ニュースや天気情報などさまざまな情報が掲載されています。

つまりポータルサイトは、Yahoo! JAPANのように「情報の窓口」となるようなサイトと言えます。

そして社員向けに作られたポータルサイトが「社内ポータルサイト」です。

種類 情報の公開範囲 主な用途 特徴
社内ポータル 社員のみ 情報の一元管理 ビジネス向け機能が豊富
一般的なポータルサイト 不特定多数 情報の検索 検索機能のみ

社内ポータルと一般的なポータルサイトの大きな違いは、「情報を閲覧できるユーザー」と「使用できる機能」にあります。

一般的なポータルサイトは、情報検索を目的に使用されます。

一方、社内ポータルは、業務効率化を目的に導入されるツールです。そのため一般的なポータルサイトにはない機能が搭載されています。代表的な機能は、次の5つです。

  • スケジュール管理
  • レポート機能
  • コミュニケーションツール・メッセージ
  • プロジェクト管理・ワークフロー
  • 掲示板

各機能の詳細を知りたい方は、こちらのタブをクリックしてください。

社内ポータルの基本機能詳細

スケジュール管理機能

社内ポータルのスケジュール管理機能では、タスクの期日や会議の日時などをカレンダー形式で管理できます。

登録した予定は共有できるので、チーム内でスケジュールを簡単に調整・共有できるようになります。やるべきタスクの見落としや、チーム内の情報の共有不足といった問題を解決できるでしょう。

レポート機能

社内ポータルのレポート機能を使えば、外出先でもスマートフォンを通じてリアルタイムで現場の状況を職場と共有可能です。何か問題が起きたときでも迅速に対処できるようになるでしょう。

また、データを入力すれば自動でグラフ化・分析してくれる機能もあるため、手間を省きながらより内容の充実した日報や報告書を書けるようになります。

プロジェクト管理・ワークフロー機能

社内ポータルの機能の一つであるプロジェクト管理を利用すれば、プロジェクトの目標やその進捗状況・スケジュールをも包括的に共有できるようになります。

「誰が何を担当していてどのような状況にあるのかがわからない」状態が大幅に改善され、さまざまな項目が可視化されるのでチーム内でプロジェクトを進めやすくなるでしょう。

コミュニケーションツール機能

社内ポータルには、SNSやチャット機能などのコミュニケーションツールも含まれています。

メールのように堅苦しく形式ばったものとは異なり、リアルタイムにフランクなやり取りができるため、社内のコミュニケーションが活性化するでしょう。

無駄な会議を削減できるうえに、情報がより容易に共有できるため業務効率アップにもつながります。

掲示板機能

掲示板機能を利用すれば、共有すべき情報を素早く社員へ周知できます。

また、「部署をまたぐような連絡」や「対面でのコミュニケーション」、「質問が難しい場合」でも、掲示板機能を使えば疑問やノウハウを共有できるメリットもあるでしょう。ペーパーレス化にもつながるので一石二鳥です。

2. 社内ポータルを導入するメリット

社内ポータルを活用することで、さまざまな業務を効率化できます。とくに次の3つは、社内ポータルを導入する大きなメリットです。

  • 社内情報を管理しやすい
  • 情報共有の手間が省け、スムーズになる
  • リモートワークの生産性向上に役立つ

社内情報を管理しやすい

社内ポータルを導入することで、従来バラバラだったアプリを一か所にまとめられるので、職場での情報共有をよりスムーズに行えるようになるでしょう。

それまでは別々に管理されていた「掲示・プロジェクト管理・ファイル」を社内ポータル集めることで、必要な情報に簡単にアクセスできるようになります。

同時に、情報の見落しを減らせるといった効果も期待できるはずです。

情報共有の手間が省け、スムーズになる

必要な情報を社内ポータルに集約することで、社内やチーム内での情報共有のスピードが格段にアップします。

その結果、伝達ミスや無駄な会議・メールのやり取りを減らせるため、職場の生産性が向上するでしょう。

とりわけ、社内ポータルではファイルの共有がより容易になりますし、業務に関するやり取りを閉鎖的な空間で行わずにオープンに可視化できるため、業務効率が上がるメリットも得られます。

リモートワークの生産性向上に役立つ

社内ポータルによっては、社外から必要な情報にアクセスできます。そのため営業先で資料を確認したくなったときはもちろん、リモートワークでも情報共有や確認を円滑に行えます。

3. 社内ポータルの導入事例

導入事例を確認することで、使用するメリットをより具体的に感じられるでしょう。

ここでは、6,400社の導入実績を誇るサイボウズ株式会社のGaroonの導入事例2つを見てみましょう。

※出典:サイボウズ「Garoon」(2022年6月10日閲覧)

導入事例1. ホールディングス形態に合わせた設計によりコスト削減と情報共有の円滑化を実現

国内外に22社の連結子会社を持つSBSホールディングス株式会社では、グループ会社ごとにグループウェアを運用しており、コスト高と情報共有の複雑化の問題を抱えていました。

Garoonを導入することで、情報のスムーズな全社共有を実現。さらにグループウェアをGaroonにまとめることで低コスト化を図りました。

※出典:サイボウズ「グループ間の“壁”を取り払う情報共有基盤」(2022年6月10日閲覧)

導入事例2. 社内情報が集まる場所を作ることで育成コストの低下と在宅ワークの効率化を達成

株式会社⼭下PMCでは、kintoneをはじめ複数のシステムの使い方がバラバラに管理されていました。また従業員の急増、在宅ワークの推進により、情報共有システムの構築が必要でした。

そこで社内システムに関する情報をGaroonに集約し、「Garoonを見れば、疑問が解消できる状態」を構築。各システムの利用方法の確認がしやすくなることで生産性の改善に成功。さらに部署間の情報共有が円滑になるといった効果も見られました。

※出典:サイボウズ「スケジュールとkintoneを連携し工数管理を効率化、全社ポータルも活用」(2022年6月10日閲覧)

4. 社内ポータル導入に失敗する理由

社内ポータルには多くの機能があり、上手に活用することでさまざまなメリットをもたらしてくれます。

しかし、このようなメリットを期待して社内ポータルを導入したものの、十分にそれを活用しきれずに導入失敗に陥ってしまうケースも少なくありません。

社内ポータルが活用されない原因について解説します。

  • 習慣化されない
  • 必要な情報を見つけられない
  • 情報が更新されない

習慣化されない

社内ポータルが機能するためには、社内ポータルに情報が集まっている状態が必要です。しかしツールの使い方や使うタイミングが決まっていない場合、社員の利用が進みません。

  • ポータルを確認しても必要な情報が得られない
  • ポータルを確認しなくても必要な情報は聞けばよい

このような状態が改善されなければ、社内ポータルの導入は失敗してしまいます。

情報が見つかりづらくなる

社内ポータルは、一か所にさまざまな情報を集約できる特徴を持っており、情報管理の一元化によって、必要なものにアクセスしやすくなる効果が期待できます。

ただし、きちんと管理やアナウンスができていなければ逆に情報が見つかりにくくなってしまいます。

情報が古い・更新されない

自社に本当に必要な機能をきちんと吟味したうえで社内ポータルを導入しなければ、徐々に利用者が少なくなり、活用されない状態で放置されてしまいかねません。

  • 掲示板機能のお知らせが何か月も更新されない
  • 情報が古くなってしまいそのまま放置される

これらの状態に陥ってしまうと、社内ポータルを導入した意味がありません。社内のコミュニケーションも停滞し、業務の効率化も実現できないでしょう。

5. 社内ポータル導入時の流れ

社内ポータルを導入する際は、次の3つの流れで行いましょう。

  1. 利用目的を決める
  2. 要件に合わせてシステムを導入する
  3. 定着させる

ステップ1. 利用目的を決める

まずは導入目的を整理しましょう。

導入目的によっては、社内ポータルよりも社内SNSや社内掲示板が適している場合があります。

種類 主な目的
社内ポータル 情報の一元管理
グループウェア 業務効率化
社内SNS コミュニケーションの効率化
社内掲示板 情報共有

グループウェア

グループウェアとは、社内でのスケジュールやタスクの共有やコミュニケーションを目的としたオールインワンのソフトウェアです。社内ポータルはもちろん、社内SNSや社内掲示板としての機能も搭載されています。そのため、迷ったときはグループウェアから比較するとよいでしょう。

社内SNS

社内SNSとは、LINEやツイッター、フェイスブックといったSNSを法人向けに利用したものです。主に社内専用で、コミュニケーションや情報共有する手段として利用されています。

社内掲示板

社内掲示板は、文字どおり社内専用のインターネット掲示板を指します。仕事のノウハウ、顧客からのクレーム、社長メッセージなど項目ごとに分かれており、それぞれの話題に関連した情報を書き込みます。インターネット掲示板のように、社員なら誰でも書き込めるのが特徴です。

このようにツールによって、得意とすることは異なります。そのためまずは目的から考えましょう。

ステップ2. 要件に合わせてシステムを導入する

導入目的が決まったら、必要な機能を絞り込み、導入するツールを選びましょう。

社内ポータルを導入する方法には、次の2つがあります。

  • SaaSを利用する方法
  • 自分で作る方法

それぞれメリットとデメリットが異なるため、利用目的にあった方法を選択するとよいでしょう。

SaaSを利用する場合

SaaSは、Garoonやkintoneのようにサービス運用会社が提供しているソフトウェアです。完成された商品を契約後すぐに利用できるため、導入コストが低く、システムにうとい場合でも導入しやすいメリットがあります。

最近では使いやすく安価なサービスも多いため、特別な理由がなければSaaSを利用することをおすすめします。

自分で作る場合

自社専用システムを構築する場合、次の2つの方法があります。

  1. WordPressやSharepointのフォーマットを活用する方法
  2. ゼロベースでシステムを構築する方法

WordPressやSharepointは、社内ポータルの作成に応用できるサービスです。本来は、ウェブサイトの構築やファイル共有を目的に使用されるサービスですが、社内ポータル構築用のテンプレートが用意されています。サーバーの契約や社内ポータルの運用は、みずから行わなければなりませんが、SaaSより安くシステムを導入できるメリットがあります。

一方、WordPressやSharepointは、自由度に限りがあります。完全オーダーメイドでシステムを構築したい場合は、ゼロベースでシステムを構築しましょう。

いずれの方法で自作する場合もサーバー代や運用費が必要です。そのため、どうしてもオーダーメイドで自作したい場合を除き、SaaSを利用するほうがよいでしょう。

ステップ3. 定着させる

ツールを導入したらツールの使用が定着するようにフォローアップを行いましょう。

とくに大切なのは、次の2つのポイントです。

  1. 利用推進チームを設ける
  2. ルールを設定する

ポイント1. 利用推進チームを設ける

ツールの導入を決めた場合、利用推進チームと利用推進の責任者を決めておきましょう。

既存業務に慣れている社員にとって、新しいツールは負担になることがあります。どれだけ便利なツールでも、使い慣れるまでのフォローアップがなければ、浸透しません。

また責任者が不在の場合、ツールの導入が推進されない状態にもなりかねません。そのため、責任者を決め、困ったときの相談フローを整えておくことが大切です。

ポイント2. ルールを設定する

社内ポータルを導入する際は、利用に関するルールを設けましょう。具体的には次の4つのルールを決めると効果的です。

  1. 社内ポータルの確認タイミング
  2. 社内ポータルに乗せるべき情報と載せない情報
  3. 社内ポータルの更新タイミング
  4. 社内ポータル更新のフロー

とくに社員のノウハウを集めたい場合、積極的に社員に投稿してもらう必要があります。しかしこれらのルールが整っていなければ、自分の情報に価値があるのか判断できなかったり、更新の手間によって断念したり、利用が促進されません。

そのためルールを設定し、必要なタイミングで社内ポータルを使うように仕組みを作りましょう。

6. おすすめの社内ポータルサイト4選(SaaS)

ここからはおすすめの社内ポータルを紹介します。

社内ポータルは、セキュリティ対策を重視して選びましょう。とくにISO27001(情報セキュリティマネジメント)を取得しているサービスを選ぶとよいでしょう。

ツール名 主目的 英語対応 ISO27001
Garoon グループウェア
Teams 社内SNS
kintone グループウェア
定額制web社内報サービス 情報共有 - -

Garoonはサイボウズが提供しているグループウェアです。実例のところでも解説したように、導入実績が豊富でkintoneとも連携できます。そのため国産サービスを探している方には、Garoonがよいでしょう。

また同じくサイボウズが提供しているkintoneは、総合型業務システムです。Garoonは全社の情報共有に向けて開発されているのに対し、kintoneは業務効率化を主目的に開発されています。そのため、業務効率化を重視して選びたい方はkintoneを選ぶとよいでしょう。

Microsoftが提供しているTeamsは、ビジネスチャットとして用いられる社内SNSツールです。そのため社内ポータルとしての使いやすさは、Garoonに及ばないでしょう。また情報の共有だけを目的にする場合、定額制web社内報サービスもおすすめです。

各ツールについて具体的にみていきます。

Garoon - サイボウズ株式会社

Garoon
BOXIL SaaS AWARD 2022 コラボレーション部門受賞
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Garoon(ガルーン)は、サイボウズの中堅・大規模組織向けグループウェアです。スケジュールや掲示板、ワークフローなど情報共有に必要な機能がそろっていて、個人・部署・プロジェクト間を縦断しても不自由なく利用できるのが強みです。

部署間のやりとりに便利なスペース(電子会議室)機能や、社内用のメッセージ機能により、社内のコミュニケーションを円滑にします。また、社内ポータルを簡単に作成でき、個人あての通知と企業全体の情報を同時に確認可能。今まで、別々の画面で確認していたことが一画面ですっきり収まり、社内の情報をすばやく見つけて活用できます。

Microsoft Teams - 日本マイクロソフト株式会社

Microsoft Teams
BOXIL SaaS AWARD 2022 コラボレーション部門受賞
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Microsoft Teamsは、Microsoft 365に含まれているサービスで、チャット、Web会議、通話、ファイル共有機能を統合したコラボレーションツールです。Microsoft Teamsは、Microsoft 365を導入していれば、追加費用なしで利用できます。

グループチャットからビデオ会議へ即座に切り替えられます。ファイルを共有して、Word、PowerPoint、ExcelなどのOfficeアプリで、共同編集をリアルタイムで行えます。

kintone - サイボウズ株式会社

kintone

kintoneは、サイボウズが手がけるクラウドサービスです。kintoneの最大の特徴は、「コミュニケーションツール」「業務システム」の両機能を兼ね備えていることです。

kintoneは、業務に合わせて、タスク管理や案件管理のためのシステムを「アプリ」として簡単に作成可能です。タスクや案件ごとにコミュニケーションを取れるため、後からやり取りの情報を探し出す時間も削減できます。

また、社外や取引先のメンバーを「ゲストユーザー」として招待することで、kintoneでやり取りできる「ゲストスペース機能」もあります。そのため、メールや別のコミュニケーションツールを併用する必要がなくなり、情報を一元化できます。

定額制Web社内報サービス


定額制Web社内報サービスは定額制で更新し放題のWeb社内報サービスです。おまかせの管理システムにより、CMSに詳しくない方でも簡単に運用できます。また、指定のサーバー運用を行うためでセキュリティ面も安心です。スマートフォン、タブレットなどいつでも閲覧可能です。

7. おすすめの社内ポータルサイト4選(自作向け)

社内ポータルを自作したい方には、次の4つのサービスがおすすめです。

サービス名 特徴
WordPress テンプレートが豊富なオープンソースソフトウェア
SharePoint Microsoftの関連サービス
Googleサイト Googleの関連サービス
Knowledge ビジネスユースに適したオープンソースソフトウェア

テンプレートの豊かさで選びたい方には、WordPressが最適です。無料テンプレートだけで9,000種類もあります。また使いやすさで選びたい方は、有料テンプレートも購入可能です。

MicrosoftやGoogleが提供しているサービスを利用したい方は、SharePointやGoogleサイトを選ぶとよいでしょう。

また「WordPressよりもグループウェアよりの使い方ができるオープンソースのソフトウェア」を探している方には、Knowledgeがおすすめです。

※出典:WordPress「テーマ」(2022年6月10日閲覧)

WordPress

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ボクシルSaaSのデータを元に表示しています
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WordPressは、ブログ用のCMSとして圧倒的な世界シェアを誇り、その完成度の高さから愛用者の多いオープンソースCMSです。ソースコードが無償のほか、無料で利用できるプラグインも多いことから、導入コストを抑えられます。

SharePoint

SharePointは、Microsoftが提供しているイントラネットサービスです。ファイルやコンテンツの共有を目的に作られたサービスのため、情報共有を活発に行いたい場合に向いています。

また目的ごとにテンプレートも用意されているため、社内ポータルを初めて自作する方も安心して利用できます。

Googleサイト

Googleサイトは、Googleが提供しているサイト構築サービスです。ユーザーインターフェースは、Webサイトに近いためWebサイトのような社内ポータルを作成したい方に向いています。

またノーコードで社内ポータルを構築できるため、プログラミングにうとい方でも作成可能です。

Knowledge - オープンソース(OSS)

Knowledgeは、完全無料のオープンソース(OSS)の情報共有サービスです。Markdown記法に対応しており、添付ファイルの中身までも検索可能です。メール・デスクトップ・Slackなどに通知して情報の見逃しを防ぎます。

8. 社内ポータルで生産性を向上させるために

「社内ポータルなんてなんでもいい」と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、毎日使う以上、その見た目や使い勝手は重要です。社員が満足する社内ポータルを作成して日々の業務を少しでも効率化しましょう。

とはいえ、情報をしっかり管理しないと古いままで役に立たない、更新する人がいない、といった状態になりかねないため、管理者を立てルールを決めた運用が必要です。

誰でも気軽に情報を投稿できるように、心理的障壁を取るような仕組みも考えておきましょう。

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