社内ポータル・ポータルサイトとは？社内SNS・グループウェア・掲示板との違い

社内での業務や申請に何らかのアプリケーションを使っている企業が増えているようですが、あなたの会社はどうでしょうか。

アプリケーションは効率的に使えば非常に便利ですが、きちんと管理できなければ宝の持ち腐れです。アプリケーション全体が目視で管理できる社内ポータルについて紹介していきます。

社内ポータルとは

Portal（ポータル）は日本語で表玄関や正門などと訳されますが、社内ポータルは社内のアプリケーションにアクセスするために最初に通過する場所のことです。

社内のいたるところに散在するアプリケーションをまとめておくWebサイトのことで、スマートフォンのホーム画面のようにさまざまなアプリケ―ションを目で見てわかるようにするイメージです。

ポータルサイトとの違い

そもそも、ポータルサイトとは多くの情報を一つにまとめ、各々に簡単にアクセスできるようにした「入口」のことです。

代表的なポータルサイトにはGoogleやYahoo!があります。情報の「入口」という役割は社内・社外のポータルサイトも共通です。

両者の違いは、対象となる利用者です。ポータルサイトは誰でもアクセス可能な場合がありますが、社内ポータルは社員間での情報伝達・共有が目的のため、外部ネットワークから接続できない設定になっています。

社内ポータル・社内ポータルサイトの機能

「社内ポータルに関心はあるものの、具体的にどのような機能があってどのように使えばよいのかわからない」という理由で導入をためらっている企業も少なくないことでしょう。

社内ポータルにはさまざまな機能がありますが、特に代表的な機能を5つピックアップして、それぞれの特徴について紹介していきます。

スケジュール管理機能

社内ポータルのスケジュール管理機能では、タスクの期日や会議の日時などをカレンダー形式で管理できます。

登録した予定は共有できるので、チーム内でスケジュールを簡単に調整・共有できるようになります。やるべきタスクの見落としや、チーム内の情報の共有不足といった問題を解決できるでしょう。

レポート機能機能

社内ポータルのレポート機能を使えば、外出先でもスマホを通じてリアルタイムで現場の状況を職場と共有可能です。何か問題が起きたときでも迅速に対処できるようになるでしょう。

また、データを入力すれば自動でグラフ化・分析してくれる機能もあるため、手間を省きながらより内容の充実した日報や報告書を書けるようになります。

プロジェクト管理機能

社内ポータルの機能の一つであるプロジェクト管理を利用すれば、プロジェクトの目標やその進捗状況・スケジュールをも包括的に共有できるようになります。

「誰が何を担当していてどのような状況にあるのかがわからない」という状態が大幅に改善され、あらゆる項目が可視化されるのでチーム内でプロジェクトを進めやすくなるでしょう。

コミュニケーションツール機能

社内ポータルには、SNSやチャット機能などのコミュニケーションツールも含まれています。

メールのように堅苦しく形式ばったものとは異なり、リアルタイムにフランクなやり取りができるため、社内のコミュニケーションが活性化するでしょう。

無駄な会議を削減できるうえに、情報がより容易に共有できるため業務効率アップにもつながります。

掲示板機能

掲示板機能を利用すれば、共有すべき必要な情報を「お知らせ」という形で素早くに社員へ周知できます。

また、部署をまたぐような形で対面でのコミュニケーションや質問が難しい場合でも、掲示板機能を使えば疑問やノウハウを共有できるというメリットもあるでしょう。ペーパーレス化にもつながるので一石二鳥です。

社内ポータル・社内ポータルサイトのメリット

近年、社内ポータルを積極的に活用する企業が増えてきています。導入時や運用に多少のコストがかかったとしても、それを大きく上回るメリットが得られるからです。

では、社内ポータルを導入することで具体的にどのような利点が得られるのでしょうか。社内ポータルの主なメリットを2つピックアップして紹介していきます。

ツールを一か所に集約できる

社内ポータルを導入することで、従来バラバラだったアプリを一か所にまとめられるので、職場での情報共有をよりスムーズに行えるようになるでしょう。

それまでは別々に管理されていた掲示・プロジェクト管理・ファイルや日々のやりとりが社内ポータルという形で一か所に集約されることで、必要な情報に簡単にアクセスできるようになります。

同時に、情報の見落しがなくなるといった効果も期待できるはずです。

生産性向上につながる

必要な情報を社内ポータルに集約することで、社内やチーム内での情報共有のスピードが格段にアップします。

その結果、伝達ミスや無駄な会議・メールのやり取りを減らせるため、職場の生産性が向上するでしょう。

とりわけ、社内ポータルではファイルの共有がより容易になりますし、業務に関するやり取りを閉鎖的な空間で行わずにオープンに可視化できるため、業務効率が上がるというメリットも得られます。

社内ポータルサイトが活用されないワケ

社内ポータルには多くの機能があり、上手に活用することで社内のコミュニケーションが活性化し、業務効率や生産性がアップするなどさまざまなメリットをもたらしてくれます。

しかし、このようなメリットを期待して社内ポータルを導入したものの、十分にそれを活用しきれずに導入失敗に陥ってしまうケースも散見されます。

社内ポータルが活用されない原因について解説します。

情報が見つかりづらくなる

社内ポータルは、一か所にさまざまな情報が集約されているという特徴を持っており、情報管理の一元化によって、必要なものにアクセスしやすくなる効果が期待できます。

ただし、きちんと管理やアナウンスができていなければ逆に情報が見つかりにくくなってしまうというデメリットと表裏一体であることもまた事実です。

情報が古い・更新されない

自社に本当に必要な機能をきちんと吟味したうえで社内ポータルを導入しなければ、徐々に利用者が少なくなり、活用されない状態で放置されてしまいかねません。

掲示板機能のお知らせが何か月も更新されないなど、情報が古くなってしまいそのまま放置されるといった事態に陥る可能性もあります。

そうなるとわざわざ社内ポータルを導入した意味がありませんし、社内のコミュニケーションも停滞し、業務の効率化も実現できないでしょう。

社内ポータルと似た各種サービス

インターネットの発達普及によって、社内の情報共有を行うためツールが数多く出てきました。

社内掲示板やグループウェア、社内SNSといったツールを利用している方も多いとは思いますが、それらの役割や機能の違いを理解できていますか？

社内ポータルと似た各種サービスを説明していきます。

社内SNS

社内SNSとは、LINEやツイッター、フェイスブックといったSNSを法人向けに利用したものです。主に社内専用で、コミュニケーションや情報共有する手段として利用されています。仕事において不適切ではないかと思われる方もいるかもしれませんが、その手軽さが魅力です。

社内SNSについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

社内掲示板

社内掲示板は、文字通り社内専用のインターネット掲示板を指します。仕事のノウハウ、お客さまからのクレーム、社長メッセージなど項目ごとに分かれており、それぞれの話題に関連した情報を書き込みます。

インターネット掲示板のように、社員なら誰でも書き込めるのが特徴です。しかし、これらは後述する社内SNSに取ってかわられているようで、近年は見かけることが少なくなりました。

グループウェア

グループウェアとは、社内でのスケジュールやタスクの共有やコミュニケーションを目的としたソフトウェアです。簡単に言えば会社の社員の人々とインターネット上でやり取りをするためのツールというような認識です。

グループウェアについてより詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧下さい。

【番外編】「Web社内報」で理念浸透・優秀社員を表彰！

社内コミュニケーションのきっかけ作りに、社内報を作成していた・作成しているという企業もあるかと思います。社内報を作れば優秀社員のや、社内行事の内容を紹介など、情報をタイムリーに共有・発信できます。

しかし紙の社内報作成の場合だと

• 取材時と発行タイミングがずれて情報鮮度（速報性）が下がる
• 紙の場合だと載せられる情報量に限りがある
• 閲覧回数などが数値化できない

といったように、せっかく作るのに少しもったいないですよね。番外編としてWeb社内報サービスを紹介します。

定額制web社内報サービス

• WEBの知識がなくてもラクラク運用
• 定額制で更新し放題
• ID・パスワード認証で家でも、どこでも更新可能

定額制web社内報サービスは定額制で更新し放題のWeb社内報サービスです。おまかせの管理システムにより、CMSに詳しくない方でも簡単に運用できます。また、指定のサーバ運用を行うためでセキュリティ面も安心です。スマホ、タブレットなどいつでもどこでも閲覧が可能です。

理念浸透や優秀社員の紹介で離職率改善にも、役立つ社内報サービス。ぜひ、検討してはいかがでしょうか。

社内ポータルで情報を集約し生産性を向上させるには

「社内ポータルなんてなんでもいい」と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、毎日使う以上、その見た目や使い勝手は重要なものになってきます。自社の社員が満足する社内ポータルを作成して日々の業務を少しでも効率化しましょう。

とはいえ、情報をしっかり管理しないと古いままで役に立たない、更新する人がいない、といった状態になりかねないため、管理者を立てルールを決めた運用が必要です。

誰でも気軽に情報を投稿できるように、心理的障壁を取るような仕組みも考えておきましょう。

ボクシルとは

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