【比較表あり】グループウェアを徹底比較！機能・選び方を解説

グループウェアとは

グループウェアとは、コミュニケーションを円滑化するための機能を複数搭載したシステムで、ビジネスチャットやスケジュール管理などが含まれます。コミュニケーションの基盤を整えるのに便利なほか、独自の機能を自作できるグループウェアも存在します。

コミュニケーションの基盤を整えていきたい中小企業はもちろん、複数機能をいちサービスにて管理したい大企業を含む多くの会社で導入が進んでいます。

グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。この流れで確認することにより、グループウェアの導入失敗を避けられます。

1. グループウェアの導入目的を確認する
2. グループウェアの機能を確認する
3. グループウェアを導入する際の注意点を確認する
4. グループウェアの料金・価格相場を確認する
5. 要件に当てはまるグループウェアがどれか、比較表で絞り込む

STEP1.グループウェアの導入目的を確認する

グループウェアの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	おすすめサービス
一般的な機能をひととおり利用したい	プランごとに機能をパッケージ化しているグループウェアがおすすめ
運用にあわせて機能を選定したい	機能を組み合わせ自由なグループウェアがおすすめ
現場担当者がアプリを作成できるようにしたい	ノーコードでアプリを作成できるツールがおすすめ

STEP2.グループウェアの機能を確認する

グループウェアでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決するか整理し、必要な機能を洗い出しましょう。

【コミュニケーション関連の機能】

機能	詳細
ビジネスチャット	企業内外の人とコミュニケーションをとるチャットツール。社内SNSと呼ばれることもあります
Web会議	音声や映像を介してオンラインにて会議をする機能
メール配信	メールを送受信する機能
社内Wiki	社内間にてナレッジを蓄積するための文書作成機能
社内掲示板	社内間にてお知らせや共有事項を書き留める機能
スケジュール管理	各従業員の打ち合わせや外出予定を管理する機能
在席・離席の確認	従業員の出退勤、休憩の状況を確認する機能
メモ	主に自分用のオンラインで閲覧できるメモ

【情報共有関連の機能】

機能	詳細
オンラインストレージ	Web上でファイルを保存したり共有したりする機能
文書管理	ファイルのなかでも主に機密性の高い書類を保管する機能
日報管理	日報を提出し閲覧する機能
プロジェクト管理	プロジェクトの進捗状況をカレンダーや工数をもとに管理する機能
タスク管理	やるべき作業をとりまとめる機能
レポート管理	報告書の作成や管理をする機能
アンケート作成	主に社内向けのアンケートやテストを作成し回収する機能
アドレス帳	取引先や社員の連絡先を登録したり検索したりできる機能
議事録作成	会議の要点や決定事項をまとめる機能。テンプレートがあることも多いです
組織図共有	社員のメンバー構成を図示し共有する機能

【申請やそのほか業務に役立つ機能】

機能	詳細
会議室予約	会議室の利用状況を閲覧したり予約したりできる機能。カレンダー機能にて代用されることもあります
ワークフロー	オンラインにて稟議を上げるための機能
経費精算	経費の申請や承認、却下、修正などが可能な機能
勤怠管理	出勤状況を管理する機能。Web打刻、ICカード、生体認証など多様な種類があります
社内ポータル	よく使う機能やレポートをトップページにとりまとめる機能
従業員の安否確認	災害時や緊急時において従業員と連絡がつくか確かめる機能

グループウェアは国内企業と海外企業が制作したものでも機能が異なります。国内企業のグループウェアは社内掲示板や社内ポータルといった日本企業の慣習に強いのに対し、海外企業のグループウェアは他サービスとの連携に強い傾向にあります。

そのほか、グループウェアの機能について詳しく知りたい方はこちらにて確認するとよいでしょう。

STEP3.グループウェアを導入する際の注意点を確認する

グループウェアを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
導入済みサービスとの連携	すでに社内で利用しているサービスと連携が必要か、必要であればどのように連携できるのかを確認しておきましょう
外国語対応	日本語以外を話す方がいる場合はその言語に対応しているか確認しましょう
共有時の権限設定	誰が権限設定できるのか、どの段階まで設定できるのか、外部共有はどのようにするのかなどを確認しましょう
セキュリティレベル	通信の暗号化、IPアドレス制限、二段階認証、二要素認証などのセキュリティを確認しておきましょう
電子帳簿保存法対応	文書管理や経費精算の機能を利用する場合は、電子帳簿保存法に対応しているサービスか確認しましょう
サポート体制	導入までの初期設定代行や従業員へのレクチャー資料など、サポート体制はどのようになっているか確認しましょう
アプリ対応	スマートフォンアプリに対応しているかどうか確認しましょう。メールやビジネスチャットといった機能を時間を問わず利用できます

STEP4.グループウェアの料金・価格相場を確認する

グループウェア導入時にかかる費用

グループウェア導入時にかかる費用には、主に次のようなものが挙げられます。

費用	詳細
月額従量課金	1ユーザーごとにかかる費用
月額固定費用	ある程度のユーザー数ごとで段階的に料金が変化する形態

他にも、オプションで次のような料金がかかる場合もあります。

費用	詳細
データ容量	各種ファイルのデータ容量に応じて追加で発生する料金
セキュリティ関連の機能	セキュリティをさらに高めるための機能や、本人確認・認証のオプションでかかる料金
導入サポート	初期設定や運用に関するサポートにかかる料金

グループウェアの料金相場

グループウェアの各社の最安プランは月額従量課金だと1人あたり300〜2,000円、月額固定料金のサービスだと5,000〜50,000円です。機能の充実度によっては上位のプランが必要になり、費用も増加します。グループウェアの導入に使える予算を確認しておきましょう。

※料金相場は本記事に掲載しているサービスの料金を参考にしています。

料金を見積もる際には、必要な機能と想定されるユーザー数を事前に算出しておくとよいでしょう。

料金体系	月額費用の考え方
パッケージ×月額従量課金	機能がまとまっているパッケージプランにて、1ユーザーごとに費用が発生します。中小企業を中心に幅広い企業へおすすめです
機能選択×月額従量課金	機能を自由に組み合わせられるプランにて、1ユーザーごとに費用が発生します。使いたい機能が決まっていたり少なかったりする企業におすすめです
パッケージ×月額固定費用	機能がまとまっているパッケージプランにて、従業員人数に応じて段階的に費用が発生します。まとまった従業員数がいる企業におすすめです

STEP5.要件に当てはまるグループウェアがどれか、比較表で絞り込む

これまで確認した内容を踏まえて、要件に当てはまるサービスがどれかグループウェアの比較表で絞り込みましょう。比較表の後では、各グループウェアの特徴や機能、価格、BOXILに寄せられた口コミを紹介していきます。

一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成したExcel比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

『グループウェアの資料13選』と『比較表』 はこちら⇒無料ダウンロード

^{※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

おすすめのグループウェア

無料で利用できるサービスや英語対応など、各項目でおすすめのグループウェアを紹介します。評判・口コミの評価が高いサービスを厳選しました。

無料のおすすめグループウェア

無料サービスで検討する場合は、利用できる人数や利用できる機能、データ容量などを選定の軸として選ぶと良いです。無料のグループウェアは上記の内容で利用制限があるので、なるべく自社の導入基準に合ったサービスを選びましょう。

次のサービスは、機能数が多く無料でも使いやすいのでおすすめです。

• 組織や権限によって情報の「見せる・見せない」を自動で制御
• 企業間を飛び越えたセキュアな情報共有が可能
• わずか5分で登録、簡単に導入できる

GRIDYグループウェアの料金

GRIDYグループウェアの口コミ・評判

小規模・中小企業におすすめグループウェア

小規模・中小企業向けのグループウェアを検討する場合は、企業規模や働き方に合っているかを選定の軸にすると良いです。また、費用を下げたいのであれば、多くの機能を網羅しているグループウェアをおすすめします。個別にシステムを追加導入せずに済むためです。

次のサービスは、10ユーザーまでで年額20,000円、20ユーザーまでで年額30,000円と人数が少ない場合に費用対効果が高くなるため、中小企業におすすめできます。

• 1ユーザーあたり月額150円から25機能を提供
• 約4,000社^※導入のノウハウ、充実のサポート体制
• 高度な運用環境とセキュリティ対策

※出典：リスモン・ビジネス・ポータル「J-MOTTOグループウェア 公式サイト」（2023年8月8日閲覧）

J-MOTTOグループウェアの料金

J-MOTTOグループウェアの口コミ・評判

英語対応のおすすめサービス

英語対応のグループウェアを検討する場合は、海外利用できるか、海外拠点の内部統制に対応できるかを確認するとよいでしょう。

次のサービスは、数十か国の言語に対応しており多くの方にとって使いやすいシステムだといえます。グローバルで使われることを前提に、セキュリティや内部統制を意識して設計している点は海外拠点での活用を見据えると強みだといえるでしょう。

• ビジネス上のやり取りや共同作業をまとめて管理
• 共同編集できるキュメントやスプレッドシート、プレゼンテーション
• 多要素認証やログ監視など高度なセキュリティ機能を提供

Google Workspaceの料金

Google Workspaceの口コミ・評判

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「SaaS導入推進者が選ぶサイト第1位」のボクシルが、数あるグループウェアの中からおすすめサービスをピックアップしました。さらに、各サービスの料金・機能をまとめた『比較表』もプレゼント！導入前の下調べにぜひお役立てください。

※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。

グループウェアの一覧

個別で紹介できなかったおすすめのグループウェアを一覧で紹介します。

＼【DL限定特典】グループウェアの比較表付き／

• サイボウズの大企業向けのグループウェア
• 直観的な操作でだれでも使いやすい
• 大規模組織の情報管理に適した管理機能

Garoonの料金

Garoonの口コミ・評判

• 36^※の機能を実装
• 運用に合わせカスタムできるポータル画面
• 機能を横断して検索できる横断検索機能

※出典：ＮＩコンサルティング「多機能・低価格の経営改善型グループウェア「NI Collabo 360」」（2023年11月17日閲覧）

NI Collabo 360の料金

NI Collabo 360の口コミ・評判

• メッセージ、ビデオ会議、ドキュメント、ワークフローなどを統合
• ボット機能でリマインダー送信やメッセージ掲載をサポート
• 各ツールが連携、拡張に対応

Lark（ラーク）の料金

	STARTER	PRO	ENTERPRISE
ユーザー数	50人まで	500人まで	無制限
初期費用	無料	お問い合わせ	お問い合わせ
月額料金	無料	1,420円/ユーザー	お問い合わせ

Lark（ラーク）の口コミ・評判

• 社内に点在する情報やナレッジ、コンテンツを集約
• コメントや共同編集機能などでコラボレーションもまとめて管理
• 企画書や議事録、稟議書、ブログなど多様なテンプレートを搭載

Confluenceの料金

Confluenceの口コミ・評判

• 累計導入者数70,000社^※
• ユーザーごとの機能ON／OFFの切り替え管理が可能
• 未読一覧が表示されることで、いま対応すべき情報がすぐにわかる

※出典：サイボウズ「サイボウズ Office｜中小企業の”チーム力”を強化するグループウェア」（2023年11月17日閲覧）

サイボウズ Officeの料金

サイボウズ Officeの口コミ・評判

• 徹底した現場主義で直感的に使える
• 高性能かつ高信頼性
• デスクネッツは安心のセキュリティ環境

desknet's NEOの料金

desknet's NEOの口コミ・評判

• 自社の業務をかんたんにシステム化できる
• 業務を見える化・見せる化できる
• 複雑なアプリを構築できる

AppSuiteの料金

AppSuiteの口コミ・評判

• スケジュールやお知らせをポータル画面に集約し社内共有
• 出退勤打刻や設備管理、回覧の代理承認などの機能を標準搭載
• 経費申請や電子署名など豊富なオプション機能の選択追加が可能

Shachihata Cloudの料金

Shachihata Cloudの口コミ・評判

• WordやExcelをオンラインで利用可能
• バージョンの管理や更新作業が不要
• 豊富なプランでアプリやセキュリティ要件を選べる

Microsoft 365 (旧称 Office 365)の料金

Microsoft 365 (旧称 Office 365)の口コミ・評判

詳しくはMicrosoft 365とはをあわせて調べるとよいでしょう。

• 統合全文検索機能で探しやすい
• アクセス権限を柔軟に設定可能
• スケジュールにタスクや施設の予約を紐づけて管理

ArielAirOneの料金

要問い合わせ。1か月の無料トライアルあり

ArielAirOneの口コミ・評判

• カレンダー共有と日程調整機能に必要な機能を追加可能
• URL共有後、都合のよい日時を選んでもらうだけで日程調整
• 設定条件に応じた候補日程を自動抽出

クロジカスケジュール管理の料金

クロジカスケジュール管理の口コミ・評判

• タスク管理や進捗共有
• リマインダーやメッセージ機能つきのタスク管理
• 146か国、58万ユーザー^※が利用

※出典：OrangeOne「プロジェクト管理 - monday.com｜OrangeOne株式会社」（2023年11月17日閲覧）

• 同社CRMやMAツールとも連携
• マニュアル作成機能あり
• 1人あたり120円からと低価格

• 災害に強いIT環境を実現
• 管理者の運用・管理負担を軽減
• ワークフローやドキュメント管理を搭載

• 業務に必要なシステムを直感的に作成でき、チーム内で共有して使える
• 通知やスレッドを使ってスピーディーに情報共有ができる
• 顧客管理、出張申請、業務日報など幅広い用途に対応

kintoneの口コミ・評判

kintoneの料金

• 企業内LANを活用して情報共有の効率化やコミュニケーション
• シンプルな画面で直感的な操作
• 既存システムとの連携や独自のカスタマイズ

WaWaoffice for Workspace Organizerの料金

WaWaoffice for Workspace Organizerの口コミ・評判

• 20以上^※の機能
• CRMやタイムカード、年末調整も
• 暗号化通信、二段階認証、IP制限によるセキュリティ体制

※出典：ASJ「機能一覧 - 機能紹介｜クラウドグループウェア HotBiz8」（2023年11月17日閲覧）

• トラブル時には約400の拠点^※からサポート
• 人事システムとの連携
• オンプレミスでの導入

※出典：日本電気「グループウェア：保守サポートも安心、安全StarOffice：ソフトウェア｜NEC」（2023年11月17日閲覧）

「BOXIL SaaS AWARD Winter 2023」の受賞サービス

「BOXIL SaaS AWARD（ボクシル サース アワード）」は、SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」が毎年3月4日を「SaaSの日（サースの日）」と定め、優れたSaaSを審査、選考、表彰するイベントです。

今回の「BOXIL SaaS AWARD Winter 2023」は、2022年10月1日から2023年9月30日までの1年間で新たに投稿された口コミ約18,000件を審査対象としており、計297サービスに、ユーザーから支持されるサービスの証としてバッジを付与しました。

Good Service 受賞サービス一覧
Lark（ラーク）	J-MOTTOグループウェア	NI Collabo 360
Confluence	Garoon	CELF
サイボウズ Office	kintone	desknet's NEO
Google Workspace	Microsoft 365 (旧称 Office 365)

【Good Service】：「BOXIL SaaS」上に投稿された口コミを対象に、各カテゴリで総得点の高いサービスに対してスマートキャンプから与えられる称号です。

口コミ項目別No.1 受賞サービス一覧
料金の妥当性No.1	CELF
初期設定の容易さNo.1	kintone
サポートの品質No.1	desknet's NEO
営業担当の印象No.1	CELF
サービスの安定性No.1	Lark（ラーク）
機能満足度No.1	Google Workspace
カスタマイズ性No.1	Lark（ラーク）
お役立ち度No.1	Garoon
使いやすさNo.1	Garoon

【口コミ項目別No.1】：「BOXIL SaaS」上に投稿された「口コミによるサービス評価」9項目を対象に、各カテゴリ、各項目において一定の基準を満たした上で、最も高い平均点を獲得したサービスに対して、スマートキャンプから与えられる称号です。

＞＞BOXIL SaaS AWARD Winter 2023の詳細はこちら

グループウェアを導入するメリット

グループウェアを導入するメリットには大きく次の5つがあります。

• 業務情報・ナレッジの共有がスムーズ
• ペーパーレス化でコスト削減
• クラウド型ならリモートワークも円滑
• Web会議で生産性を向上
• ワークフローで承認作業を簡略化

詳細は、デメリットの紹介とあわせて次の記事で解説しています。

グループウェア導入の注意点

グループウェアを導入する際に注意すべき点をまとめました。必ず確認して導入時の参考にしてみてください。

注意点1：現場の従業員に使用感をヒアリングする

グループウェアの導入時には、実際にグループウェアを利用する方にトライアルをしてもらいフィードバックをもらいましょう。グループウェアは多くの従業員が利用するため、広範な方にとって使いやすいかがポイントです。

ぜひ、導入後に利用する従業員からの声を拾って選定に反映してください。導入してからの浸透までにかかる工数を減らせる可能性があります。

注意点2：必要な機能をこまかく洗い出す

グループウェアを導入するときに、必要な機能を関係する従業員からもれなくヒアリングしましょう。機能によっては、導入予定のグループウェアでは対応できない可能性があるためです。

グループウェアの場合は、既存のシステムとの連携を優先する場合もあります。いずれにしてもどのような運用をするのかを検討し、そこから逆算して必要な機能を洗い出しましょう。

グループウェア導入時の注意点をさらに確認したい方は、グループウェアの導入事例を参考にしてみてください。

グループウェアの口コミ数ランキング

BOXILでまとめているグループウェアのレビュー数のランキングを紹介します。サービス選びの参考にしてみてください。

グループウェアのシェア率

BOXILが実施したグループウェアの利用ユーザー50人を対象にしたアンケート^※によると、グループウェアのシェア率は、Microsoft 365が28%でトップでした。次点でサイボウズ Officeが22%、Garoonが10%と続いています。

※ 集計期間 2022年3月10日〜3月29日 「会社で利用経験のあるグループウェアに関する簡単なアンケート」をもとにスマートキャンプで集計

ここからは、シェア率の高いサービスはなぜ選ばれているのか、アンケートで得た回答をもとに解説します。

• 既存システムとの連携が便利
• Officeシリーズを使えるので浸透しやすい
• 海外拠点でも導入がしやすい

Microsoft 365が選ばれている理由としては、企業規模や国を問わず使いやすい点があげられます。なじみのあるExcelやWordを使える点はもちろん、社内ですでに利用しているシステムと連携しやすい点も評価されていました。また、セキュリティや内部統制、言語対応の観点から海外でも導入もしやすいのが魅力といえるでしょう。

• 日本企業で必要な掲示板やワークフローを搭載
• 中小企業で使われる機能を網羅
• スマートフォンに対応

サイボウズ Officeが選ばれている理由としては、日本企業で使いやすく老若男女はば広く扱える点が大きいです。具体的には、トライアルで年配の従業員に操作させたところ比較的慣れるのが早かった、シンプルでわかりやすく操作が簡単だったと評価されています。ワークフロー機能のような日本ならではの習慣に対応しているのも強みです。

• 費用対効果が高い
• カスタマイズが可能
• 民間企業だけではなく自治体にも導入

Garoonが選ばれている理由としては、とくに費用の安さが挙げられます。大企業向けのグループウェアではありながら、クラウドであるためオンプレミスのように初期費用がかからず、ライセンスでのディスカウントが効く点が評価されています。サイボウズ Officeと同じ提供会社であるため、機能面で不足のない点も特徴です。

グループウェア導入で失敗しないために

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

BOXILとは

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