desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）の使い方 | 最大級の導入実績を誇るグループウェアの特徴と事例紹介
近年はクラウド型のグループウェアが流行しており、出荷本数はクラウド型がパッケージ型の5倍以上となっています。
理由は以下の3つが挙げられます。
- 初期費用を最低限に抑えられる
- 小規模なビジネスでも簡単にグループウェアの導入が可能
- サーバの保守運用が不要なため専門スタッフを自社で抱える必要なし
また、スマートフォンやタブレット端末などから利用できる点も、ユーザー数を伸ばしている理由といえるでしょう。
本記事では、数あるグループウェアの中でも、特に人気のある「desknet's NEO」について紹介します。
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desknet's NEOとは
desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）とは、国内最大級の導入実績を誇るWEBベースのグループウェアであり、直感的でわかりやすいインターフェースと、さまざまな機能を標準搭載されている点が特徴のグループウェアです。ユーザー数は440万人を突破し、顧客満足度調査において毎年高い評価を得ています。
近年注目のグループウェアであるdesknet's NEOの詳細について、実際の導入事例とともに詳しく解説していきます。
desknet's HRをはじめ、その他のデスクネッツシリーズについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
そもそもグループウェアとは
グループウェアとは、プロジェクトメンバーの間で情報の共有やメッセージのやり取りをスムーズに行うためのソフトウェア・ツールのことを意味します。テキストファイルや情報ファイルを共有でき、スケジュール管理・タスク機能などを利用して、プロジェクト管理をサポートしてくれます。
グループウェアは、現在大きく分けてパッケージ型（オンプレミス）とクラウド型の形態があり、自社の環境に応じてユーザー側が選択する形が一般的になっています。
パッケージ型のグループウェア
自社で準備したサーバにソフトウェアをインストールして利用する形態で、大規模運用でも安定性があります。
クラウド型のグループウェア
インターネット上にあるサーバ（領域）を使ってソフトウェアを利用する形態で、初期投資やランニングコストを抑えられるのが魅力です。
近年はリモートワークやテレワークが推進されたこともあり、Webやアプリから使えるクラウド型グループウェアの導入が進みました。クラウド型は提供業者が日ごろの運用からデータ保存までサポートしてくれるので、その導入のしやすさも後押しとなったようです。
desknet's NEOのメリット
グループウェアのなかで、desknet's NEOは長年多くの企業から選ばれ続けている老舗グループウェアです。
パッケージ型とクラウド型の両方が提供されており、1万人以上の大規模運用の場合はパッケージ型、数人単位の場合はクラウド型と、企業規模にあわせてシステムを選べるのが選ばれる理由となっています。
desknet's NEOの27の基本機能
desknet's NEOは、27ものアプリケーションを標準的に利用できる状態で提供されています。
| 機能名 | |
|---|---|
| グループウェアの一般的な機能 | ポータル・スケジュール・ワークフロー・ウェブメール・設備予約・安否確認 |
| ペーパーレス化に役立つ機能 | 文書管理・伝言・所在・プロジェクト管理 |
| コミュニケーションを円滑にする機能 | インフォメーション・回覧・レポート・ネオツイ・電子会議室・アンケート |
| 業務効率化ができる機能 | ToDo管理・議事録・来訪者管理 |
| その他の機能 | キャビネット・利用者名簿・タイムカード・メモパッド・アドレス帳・仮払精算・備品管理・購買予約・Amazonビジネス連携・健康サポート |
グループウェアの一般的な機能
- ポータル：社内ポータルの役割を果たす機能
- スケジュール：簡単に予定の登録や管理が可能な使いやすいカレンダー機能
- ワークフロー：稟議書や出張申請が可能なワークフロー機能
- ウェブメール：クラウドメールのようにやりとりが可能な機能
- 設備予約：会議室予約システムのように社内の設備の予約ができる機能
- 安否確認：安否確認システムのように、災害時に従業員の状況や安否を確認できる機能
ペーパーレス化に役立つ機能
- 文書管理：社内の規定集や契約書などを管理できる文書管理システムのような機能
- 伝言・所在：伝言や在席・外出状況を確認できる機能
- プロジェクト管理：プロジェクトの進捗が管理できるプロジェクト管理ツールのような機能
コミュニケーションを円滑にする機能
- インフォメーション：社内への告知が掲載できる社内掲示板のような機能
- 回覧・レポート：日報や議事録、学会の報告レポートを作成できる機能
- ネオツイ：Twitterのような社内コミュニケーションツール
- 電子会議室：時間、場所を問わず意見交換を行えるバーチャル会議室
- アンケート：社内向けに匿名・記名を選択してアンケートを行える機能
業務効率化ができる機能
- ToDo管理：仕事の重要度を把握できるToDoツールのような機能
- 議事録：アジェンダ共有や議事録作成に使える機能
- 来訪者管理：来訪予定の管理や受付の管理が可能な機能
その他の機能
- キャビネット：各アプリの情報をまとめておける機能
- 利用者名簿：従業員の連絡先を確認できる機能
- タイムカード：ボタン入力のみで勤怠管理ができる機能
- メモパッド：メモ帳に使える機能
- アドレス帳：個人アドレス帳と共有アドレス帳を分けて使える機能
- 仮払精算：交通費・物品購入費の記録ができる機能
- 備品管理：社内の備品を誰がいつどれくらい持ち出したかを記録できる機能
- 購買予約：文具やお弁当の予約をできる機能
- Amazonビジネス連携：Amazonビジネスでの購入手続きと連携できる機能
- 健康サポート：企業の健康経営を支援する健康経営システムのような機能
「desknet's NEOと他サービスの違いを具体的に比較したい！」
「グループウェアはどこに気をつけて選べばよいのだろう？」
というあなたには、グループウェアのサービス資料で比較・検討するのをおすすめします。
desknet's NEOの特徴
それでは、desknet's NEO（デスクネッツ・ネオ）の特徴についてさらに詳しくみていきましょう。
主に、クラウド型のもつ特徴にフォーカスして紹介します。
豊富なデータ容量
desknet's NEOのクラウド版では、通信量1ユーザーあたり1GB程度まで利用できます。
そのため、メールに添付するファイルや共有するデータの容量をほとんど気にすることなく、安定した稼動を続けられます。
さらにクラウド型のソフトウェアで懸念されることの多いセキュリティに関しても、データ通信時のSSL暗号化に加え、強固なセキュリティポリシーにも対応したさまざまなオプションが用意されています。
見やすい画面とわかりやすい操作性
どんなスタッフでも必要な機能を使いこなせるような直感的なインターフェースとわかりやすい操作性を備えています。
さまざまな機能の画面デザインが統一されており、ユーザーがわざわざ機能について調べることなく利用できるような画面設計になっています。
さらに、ヘルプや機能設定に関する専用ウィンドウと、わかりやすさを重視したアイコンなどの工夫によって、グループウェアになじみのないスタッフでも問題なく利用できるよう、見やすさと使いやすさが高められています。
20種類を超える専用アプリケーションを利用可能
前述のように、デスクネッツ・ネオでは現在、27種類の専用アプリケーションをすべて利用できます。
文書管理やプロジェクト管理機能によって複雑な業務をペーパーレス化したり、インフォメーションや回覧・レポート、ネオツイ機能などによって社内の情報共有とコミュニケーションを円滑化できます。
基本となるToDoリストや議事録、来訪者管理機能によって業務全体の効率化を図るとともに、これらの機能を自由に連携させることで、既存の組織文化に沿った運用が可能です。
24時間365日のサーバー監視体制
クラウド型の場合、24時間365日サーバー監視や外部からの不正行為の検知と対策、障害時の復旧といった面倒なサーバー管理に関しては、すべて提供会社が行ってくれます。
ユーザー企業は日々のメンテナンス作業から解放され、その都度更新することなく常に最新のバージョンを利用可能です。
月額400円〜使える
初期費用と運用コストが低価格なのも特徴です。
現在1ユーザー月額400円（税抜）で5人から数千人規模まで一律料金にて利用できます。当然、ユーザー数によって機能に制限はなく、自社に必要なユーザー数単位で契約可能です。
マルチデバイス対応でどこからでもアクセス可能
スマートフォンやタブレット端末など、マルチデバイス機能によって、インターネット環境があればどこからでもアクセスが可能です。
スマートフォンなどの場合も、タッチパネルでの利用に適したインターフェースとなっており、日常的に携帯アプリを利用する感覚でストレスなく操作できます。
利用できる端末の差もほとんどなく、機種の制限なくだれでも利用可能です。
当然、通信もSSLによる通信内容の暗号化に加えて接続元IPによるアクセス制限が提供されているため、安心して利用できます。
他システムとの連携が可能
desknet's NEOは、他の関連サービスや連携ソリューションと組み合わせて機能を拡張できます。
提供企業のパートナー企業が開発したソリューションと連携させることで、活用範囲をさらに広げられます。
たとえば上述のように、経費精算の関連サービスと連携させることによる交通費精算の効率化や、パートナー企業である「名刺バンク」の名刺情報管理サービスと組み合わせることで、名刺情報をデータ化して活用可能になります。
このように、自社のニーズに合わせて適切な関連サービスと連携させることで、より広範囲な活用が実現します。
desknet's NEOの提供形態と料金体系
それでは、desknet's NEO（デスクネッツ・ネオ）の提供形態とそれぞれの料金体系についてみてみましょう。
クラウド版の概要とパッケージ版の料金体系は以下のようになっています。
クラウド版、300ユーザーまでの小規模パッケージ版、300ユーザー以上の大規模パッケージ版でそれぞれ価格体系が異なります。また、オンラインデモや無料トライアルもあるため、こちらも試してみてください。
クラウド版の料金
現在はクラウド版が標準プランとなっていますので、導入を検討する場合はこちらから考慮するとよいでしょう。
なお、クラウド版はユーザー数の上限はありません。
| 概要 | クラウド版 |
|---|---|
| 初期費用 | ￥0 |
| 月額 | ￥400（1ユーザー） |
| 機能 | 27のアプリケーション |
| 契約可能ユーザー数 | 5ユーザー ～ 上限なし |
| ディスク容量 | 1ユーザーあたり1GB |
| 標準セキュリティ | SSL暗号化／接続元IPアドレス制限／BASIC認証 |
小規模パッケージ版の料金
| ユーザー数 | 初年度ライセンス ※（）内は2年目以降 |
|---|---|
| 5ユーザー | ￥39,800（￥10,000／年） |
| 10ユーザー | ￥64,300（￥10,000／年） |
| 20ユーザー | ￥98,000（￥20,000／年） |
| 30ユーザー | ￥137,600（￥20,000／年） |
| 50ユーザー | ￥198,000（￥40,000／年） |
| 100ユーザー | ￥378,000（￥80,000／年） |
| 150ユーザー | ￥548,000（￥100,000／年） |
| 200ユーザー | ￥698,000（￥150,000／年） |
| 250ユーザー | ￥848,000（￥150,000／年） |
| 300ユーザー | ￥998,000（￥150,000／年） |
大規模パッケージ版（エンタープライズライセンス）の料金
| ユーザー数 | 本体ライセンス（初年度のみ） | サポートサービス（毎年） | 初年度合計 |
|---|---|---|---|
| 100ユーザー | ￥410,000 | ￥90,000 | ￥500,000 |
| 200ユーザー | ￥910,000 | ￥90,000 | ￥1,000,000 |
| 300ユーザー | ￥1,320,000 | ￥180,000 | ￥1,500,000 |
| 400ユーザー | ￥1,730,000 | ￥270,000 | ￥2,000,000 |
| 500ユーザー | ￥2,140,000 | ￥360,000 | ￥2,500,000 |
| 600ユーザー | ￥2,550,000 | ￥450,000 | ￥3,000,000 |
| 700ユーザー | ￥2,960,000 | ￥540,000 | ￥3,500,000 |
オプション一覧
続いて、クラウド版のオプションサービスの一覧と利用料金です。
| サービス内容 | 初期費用 | 月額 |
|---|---|---|
| 交通費・経費精算 | ￥0 | ￥100（1ユーザー） |
| タイムカード＋CLOUZA | ￥0 | ￥2,000（10ユーザー） |
| セキュアブラウザ | ￥0 | ￥100（端末認証なし）／￥350（端末認証あり） |
| 電子ペーパー設備予約表示システム | ￥690,000～ | - |
| Webデータベース desknet's DB | ￥0 | ￥400（1ユーザー） |
| メールサービス（WebARENA） | ￥0 | ￥200（1アカウント） |
| メールサービス（BIGLOBE） | ￥20,000 | ￥200 |
| Sync for smartphones | ￥0 | ￥200（1ユーザー） |
| クライアント認証 | ￥0 | ￥200（1デバイス） |
| クライアント認証IP設定オプション | ￥0 | ￥50（1デバイス） |
| ディスク増設 | ￥0 | ￥1,000（20GBあたり） |
| デスクネッツ クラウドデータ移行サービス | 別途見積 | - |
desknet's NEOの導入事例
最後に、desknet's NEO（デスクネッツ・ネオ）の最近の導入事例をいくつか紹介します。
またグループウェアの導入を検討している方は、こちらのグループウェア導入事例もあわせて確認してみてください。
導入事例1.総務省
総務省では、省内の「働き方改革」によるワークライフバランスの推進など、すべてのスタッフが柔軟に働くことのできる環境の実現に取り組んでいます。
その一環として、desknet's NEOのインフォメーションとスケジュール機能などを用いて省内の膨大な情報を一元化しながら、本省と全国の拠点を結ぶ省内WAN回線を使ってWeb会議形式で研修を行うなど、コミュニケーションツールとしても積極的に活用しているようです。
導入前までは、増大し続ける情報に対して省内のスタッフが適切な選別ができない状態に陥っていましたが、デスクネッツ・ネオによって情報の検索が容易になり、効率的な業務運営ができるようになりました。
導入事例2. イートスタイル
外食・食物販事業を手がけているイートスタイルでは、これまで全店舗からFAXで大量に送られてくる日報を経営者が一つひとつ目を通して返信していました。
そのため、どうしても膨大な時間がかかり、重要な情報を全社的に共有することが困難になっていました。
そこでデスクネッツ・ネオのワークフロー機能で日報を共有化することによって、各店舗で起こった情報を即座に把握し、サービスの改善につなげることが可能になりました。
現場の多忙な状況に対応しつつ、行動予定の管理共有など、将来的に発生すると予想される社内ニーズや目的の変更に合わせて機能を柔軟に追加利用できる点を高く評価しているようです。
導入事例3. 伊藤忠アーバンコミュニティ
分譲・賃貸マンションや商業施設などの管理を手がける伊藤忠アーバンコミュニティは、既存のグループウェアのレスポンスが悪く、社外からスケジュールやメールの活用ができないことに不満をもつスタッフが多くいました。
そこで「出先でもっと使いやすいグループウェア」というニーズのもとで、デスクネッツ・ネオを導入したところ、外部からのスケジュールの管理・活用が簡単にできるようになりました。
出先で社内会議の設定や予約の変更などが行えるようになり、情報確認のためにわざわざ会社に戻る必要がなくなったといいます。
必要な情報を営業先ですべてチェックできるため営業の効率が上がり、情報の共有もしやすくなりました。
desknet's NEOが注目されるポイント
それでは、数あるグループウェアのなかで、特にデスクネッツ・ネオが注目されている理由は何でしょうか？
注目すべきポイントを挙げると、以下のようになるでしょう。
基本機能の使いやすさ
デスクネッツ・ネオは、27もの基本機能が搭載されており、UIやデザインもわかりやすく設定されています。製造・流通・サービス・金融・官公庁など、業種を問わず幅広く活用されているのは、その使いやすさにあるといえるでしょう。
デスクネッツ・ネオの使いやすさは、20年間累計440万人のユーザーからのフィードバックを受けながら改善を重ねた結果です。これほど長くグループウェアを運用してきた企業はほとんどなく、その運用実績のたまものといえるでしょう。
実際の画面を例に、デスクネッツ・ネオの使い方を見てみましょう。たとえば、トップ画面では自分に届いている伝言の有無を画面中央のメールアイコンから確認でき、それぞれの伝言の内容は画面右側に付箋状に表示されます。
これによって、実際に必要な情報を付箋で貼り付けているような感覚で作業を進られます。
細かい機能についてわからなくても、自分に必要な情報がどこにあるのかが一目でわかるようになっているので、IT技術に詳しくないスタッフでも問題なく使える点が魅力です。
App Suiteで柔軟なカスタマイズ
柔軟なカスタマイズができるのも、デスクネッツ・ネオの魅力です。50個を超えるアプリのサンプルから目的にあったものを選び、業務にあわせて項目を指定するだけで設定が完了します。自社にITの専門知識のある担当者がいなくても、運用しやすいのは大きなメリットといえるでしょう。
サンプルにあったものがなければ、アプリライブラリを利用せずに、一からオリジナルの業務アプリを作ることもできます。データベース・フォーム設計・アクセス制御などの社内システムを低コストで作れるので、柔軟な使い方が可能になります。
丁寧なサポート対応
丁寧なサポート対応もメリットのひとつです。グループウェアの導入にあたっては、社員への定着が大きな問題となりますが、デスクネッツ・ネオでは企業の特性に合わせて導入をサポートしてくれます。サポートを利用することで、スムーズに導入が進み、業務改善も早期に実現できます。
先進技術や流行の機能を積極的に実装
ToDo管理などのビジネスでは必須となる機能に加え、先進技術や流行の機能を積極的に実装していることもdesknet's NEOの特徴です。
たとえば、「LINE」などのように短いメッセージをリアルタイムでやりとりできる「ネオツイ」という機能や、近年、政府の働き方改革の一環として注目されている経費精算の手間を省くためのサービス「乗換案内Biz」との連携機能などがあります。
「乗換案内Biz」との連携では、スタッフは出張の際に最適なルートと交通費の計算をその場で行え、月ごとの経費精算と交通費の申請をソフトウェア上で完結できるため非常に便利です。
日ごろから使っているツールやアプリがあれば、グループウェアと連携することで、さらに業務効率化に役立ちます。デスクネッツ・ネオがそうしたツール・アプリに対応しているか、確認しましょう。
あらゆる環境で動作する柔軟性
グループウェアのなかには、一部のブラウザ環境などで動作がうまくいかないケースも少なくありません。
しかしデスクネッツ・ネオでは、環境の違いによる問題の発生を極力排除することにも注力しています。
さまざまなOSやデータベース環境に対応できるよう、そして多くの企業が利用し始めているアマゾン・ウェブ・サービス（AWS）などのクラウド環境でも問題なく動作するように設計されています。
企業でグループウェアを利用することが一般的になりつつある現在、いかなる企業環境においても使いこなせるツールが重要となります。
desknet's NEOはビジネスの規模を問わず、どんな環境でも快適に利用できるグループウェアとしての地位を確立しつつあるのです。
Microsoft 365（旧 Office 365）と連携可能
desknet's NEOは、Microsoft 365とシングルサインオン連携に対応しています。
ログインが簡略化できるのはもちろんのこと、Microsoft 365の各機能にアクセスできたり、Outlookのカレンダーと相互にスケジュールが同期できたりするため、利便性が高い点に注目が集まっています。
ボクシルに寄せられたdesknet's NEOの評判・口コミ
ボクシルでは、実際にdesknet's NEOを導入して使ってみた企業からの評判・口コミを掲載しています。その中から、いくつかピックアップして紹介していきます。
いつでもどこでもログインできる
ログインタイプなので、別な事業所へ出張したときもPCを借りてログインすればすぐに自分の予定などが確認できるため便利。回覧も電子データで送付できて、確認した人のチェックも簡単にできるため情報の伝達漏れが無くなったため非常に良い。
このように、デバイスを問わずいつでもどこからでもdesknet's NEOにアクセスできる点の評判が高かったです。UIも含め国産ツールならではの使いやすさを評価する口コミが多く見られました。
セキュリティ対策が万全
最も心配していたセキュリティ面に関しても、万全を期しているので、安心して利用できます。
desknet's NEOのセキュリティに関する口コミも投稿されています。desknet's NEOでは、SSLによる通信の暗号化、接続元IPアドレス制限などのセキュリティ対策がされており、オプションでアクセス制限やクライアント認証ができるなど、高機能なセキュリティ対策が可能です。
desknet's NEOの導入により「現場主義」を徹底しよう
国内最大級の導入実績を誇るグループウェアであるdesknet's NEO（デスクネッツ・ネオ）について、グループウェアの概要とともに基本的な機能や価格体系、実際の導入事例などを紹介してきました。
現在オンプレミスやクラウド含めさまざまなグループウェアが存在していますが、そのなかでもデスクネッツ・ネオはコスト面・機能面、そしてユーザビリティともに最高レベルのものになっているといえるでしょう。
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