稟議書の書き方 - フォーマット3選 | 例文・テンプレートですぐ使える

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稟議書とは

稟議書（りんぎしょ）とは、伺い書とも呼ばれ、会社や官公庁において承認を必要とする事項の承認を申請して決裁者に回す書類のことです。会社の規模が大きくなれば承認者が増えます。金額や重要度にもよりますが、社長にまで承認を求めることもあるほどです。

人数が大きくなると大変なのが情報の正確性です。伝言ゲームではありませんが、書類にしないと途中で申請内容のブレる恐れがあります。そのために必要なのが稟議書です。

そもそも稟議とはなにか知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

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稟議書の書き方・項目

稟議書は申請者が作成し、承認者が書類に署名すれば承認成立です。したがって、何が承認されたのかがわかる稟議書が重要です。稟議書にはさまざまなフォーマットがあるものの、稟議書として必ず記載しておかなければならない点に、次のようなものがあります。

• 件名
• 概要
• 承認してほしい内容
• 目的
• 申請理由
• メリット・デメリット

稟議書作成にあたっては、ポイントを押さえた明快な申請事項の記載が必要です。一つの申請事項に対して一つの稟議書を作成し、申請事項を明確にしましょう。

件名

何を申請するのかについて書きましょう。短く具体的に書くのが重要です。承認者が数多くある稟議書のなかでも、どのような稟議書なのか、優先して承認すべきなのかなどを理解してもらいやすいよう端的に書きましょう。

概要

何について書いてある稟議書なのか件名よりは詳しく、しかし簡潔にまとめます。件名はタイトルを、概要は要約を想定すればイメージしやすいでしょう。稟議書は承認を得るだけではなく、承認が得られていることを社内の第三者にも認識させるためにも使われます。

承認してほしい内容

申請した内容のどこを承認してほしいのか記します。承認者が、何を判断すればいいのかを明確にするのに必要な項目です。承認ポイントが明確になっていると、承認者は余計な手間を負わずに済みます。誤解させないためにも記載しておきましょう。

目的

申請の目的を記します。何に使うのかを記すことで、申請の意図を承認者に伝えます。稟議書は、承認者が「この稟議書は承認が必要だ」と思うように書かなくてはなりません。

費用対効果

なぜ申請するのかを定量的に説明します。申請を正当化する客観的な根拠があれば、承認者も納得しやすいでしょう。稟議書本体へは簡潔に記載し、詳細説明や資料といった形で添付ファイルへをまとめのがおすすめです。

メリット・デメリット

会社にとってどのようなメリット・デメリットがあるのか記載しましょう。たとえばITシステムを導入するなら人件費や管理コストがどれだけ削減できるかなど、数字を挙げて記載します。デメリットを書くときは、メリットがデメリットを上回るようにしなくてはなりません。デメリットが解消できる道筋や、メリットの方が大きい根拠を合わせて示しましょう。

稟議書のテンプレート

では、具体的な申請事項を例にあげ、稟議書の内容とひな形となる文例を紹介しましょう。

テンプレートがある会社もあり、また言い回しも会社の慣習で決まっている場合もあるので、表現は自社の過去の例を参考にしてください。最低限記載すべき内容に焦点をあてて紹介します。

他社との契約

A社との人材派遣契約について

備品の購入

情報セキュリティマネジメントシステムの購入について

接待や忘年会の用意

B社接待のための会食について

稟議書を書くポイント

稟議書は承認する側が簡単に内容を把握でき、かつ承認者以外の者も内容が確認できるようなものになっていなければなりません。そこで、次のポイントに注意して書きましょう。

内容を具体的に

申請内容は数値を用いて具体的に記載します。上長は予算や費用対効果にもとづいて、稟議の承認を決めることが大半です。そのため定量的にメリットを示すことでスピーディーかつ確実に承認してもらえるでしょう。たとえば次のような項目を数値化します。

• 数量
• 費用
• 管理コスト
• 期待される売上や利益

どの問題を解決するためか

承認者を説得するためには、課題を申請事項によって解決できると示すことが必要です。どのような課題を抱えておりどれくらいの損失を出しているのか算出するのがポイントとなります。

また、課題は現在進行系で起きているものだけでなく、将来発生する恐れがあることに言及してもかまいません。セキュリティシステムの導入申請は、導入しないことで情報漏えいが発生するリスクをもつという将来的な課題です。

根回しを事前に

承認者へ事前に根回しをしておくと稟議書がスムーズに承認されるでしょう。根回しといってもゴマをすったりこびへつらったりする必要はありません。承認者へ「〇〇についての稟議を上げておきます」のように伝えておくだけでもよいでしょう。

万が一厳しい稟議であったとしても、あらかじめ根回しすれば承認者が課題に感じている点や気にしている点を確認でき、稟議書の作成に活かせます。

予算編成済みだと伝える

すでに予算へ組んであるのならばそのことを明言すると、稟議はとおりやすいでしょう。当初計画されていた予算であれば、すでにある程度吟味されているはずなので、上長も悩まずに承認できます。

良い稟議書で申請を通すために

稟議書の書き方次第で、承認の可否が決まってしまうこともあります。承認者が納得しやすく、承認したことを第三者にも正当化できるような内容にすることがポイントです。説得力のある稟議書の提示は上司の評価にもつながるので、ポイントを押さえた稟議書で実務能力をアピールしましょう。

稟議書を作成するときに気をつけるべきポイントをこれまで解説してきましたが、いずれにも共通するのは確実に承認されることと素早く承認されることです。特に後者のスピードに関しては、稟議書というシステムの構造からして外国の企業より遅れをとりがちです。

極力わかりやすい稟議書を書きながらもどうすれば速く承認されるか考えながら書いてはいかがでしょうか。次記事で紹介するワークフローシステムも、稟議書を高速で承認してもらうための対策となりうるはずです。

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