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稟議書の書き方 - フォーマット3選 | 例文・テンプレートですぐ使える

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稟議書は決裁者に申請してもらうのに必要な書類です。決裁者からの承認が目的なので、決裁者が理解しやすく承認したくなるような書き方をしましょう。そんな稟議書への記入事項や書き方のポイントを解説します。すぐに利用できるテンプレート・ひな形も3タイプ別に紹介するので、ぜひ活用してください。

>>稟議書をオンラインでやりとりできるワークフローシステムの比較はこちら

稟議書とは

稟議書(りんぎしょ)とは、伺い書とも呼ばれ、会社や官公庁において承認を必要とする事項の承認を申請して決裁者に回す書類のことです。会社の規模が大きくなれば承認者が増えます。金額や重要度にもよりますが、社長にまで承認を求めることもあるほどです。

人数が大きくなると大変なのが情報の正確性です。伝言ゲームではありませんが、書類にしないと途中で申請内容のブレる恐れがあります。そのために必要なのが稟議書です。

そもそも稟議とはなにか知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

稟議書の書き方・項目

稟議書は申請者が作成し、承認者が書類に署名すれば承認成立です。したがって、何が承認されたのかがわかる稟議書が重要です。稟議書にはさまざまなフォーマットがあるものの、稟議書として必ず記載しておかなければならない点に、次のようなものがあります。

  • 件名
  • 概要
  • 承認してほしい内容
  • 目的
  • 申請理由
  • メリット・デメリット

稟議書作成にあたっては、ポイントを押さえた明快な申請事項の記載が必要です。一つの申請事項に対して一つの稟議書を作成し、申請事項を明確にしましょう。

件名

何を申請するのかについて書きましょう。短く具体的に書くのが重要です。承認者が数多くある稟議書のなかでも、どのような稟議書なのか、優先して承認すべきなのかなどを理解してもらいやすいよう端的に書きましょう。

概要

何について書いてある稟議書なのか件名よりは詳しく、しかし簡潔にまとめます。件名はタイトルを、概要は要約を想定すればイメージしやすいでしょう。稟議書は承認を得るだけではなく、承認が得られていることを社内の第三者にも認識させるためにも使われます。

承認してほしい内容

申請した内容のどこを承認してほしいのか記します。承認者が、何を判断すればいいのかを明確にするのに必要な項目です。承認ポイントが明確になっていると、承認者は余計な手間を負わずに済みます。誤解させないためにも記載しておきましょう。

目的

申請の目的を記します。何に使うのかを記すことで、申請の意図を承認者に伝えます。稟議書は、承認者が「この稟議書は承認が必要だ」と思うように書かなくてはなりません。

費用対効果

なぜ申請するのかを定量的に説明します。申請を正当化する客観的な根拠があれば、承認者も納得しやすいでしょう。稟議書本体へは簡潔に記載し、詳細説明や資料といった形で添付ファイルへをまとめのがおすすめです。

メリット・デメリット

会社にとってどのようなメリット・デメリットがあるのか記載しましょう。たとえばITシステムを導入するなら人件費や管理コストがどれだけ削減できるかなど、数字を挙げて記載します。デメリットを書くときは、メリットがデメリットを上回るようにしなくてはなりません。デメリットが解消できる道筋や、メリットの方が大きい根拠を合わせて示しましょう。

稟議書のテンプレート

では、具体的な申請事項を例にあげ、稟議書の内容とひな形となる文例を紹介しましょう。

テンプレートがある会社もあり、また言い回しも会社の慣習で決まっている場合もあるので、表現は自社の過去の例を参考にしてください。最低限記載すべき内容に焦点をあてて紹介します。

他社との契約

A社との人材派遣契約について

標記につき、下記の通りA社と人材派遣サービス契約を結びたく、お伺いします。

契約者: xx社 (詳細会社情報添付)

契約内容: 契約期間、派遣労働者数、派遣労働者の仕事内容、契約金額、サービス内容に含まれるものなど。

契約理由:経理部社員Dの決算時期と重なる産休に伴い、経理の補佐業務を行うスタッフが必要です。契約するxx社は過去にも派遣の実績があり当社の事情を熟知しているため、新規のサービス会社を起用することによる新たな手続きや説明業務が省けることで、xx社との契約を申請いたします。

備品の購入

情報セキュリティマネジメントシステムの購入について

標記につき、下記の通りシステムの購入をしたく、お伺いします。

対象製品:  xxx

販売者: xxx社

価格: xxx円

価格に含まれるもの: xxx

見積書比較: (複数社の見積もり比較を添付)
購入理由: 今年に入って取引先が昨年比2倍となり、電子メールの交信が昨年の月平均xx通から先月はxxに増加しています。仕様書などを添付したメールや、取引先の情報が含まれるメールが多く発信されているなか、誤送信による会社の情報漏えい対策はとられていません。
このため、情報セキュリティマネジメントシステムの購入を数社から見積もりをとり検討した結果、xx社のものがコストパフォーマンスの面で優れていると判断し、購入を申請いたします。

接待や忘年会の用意

B社接待のための会食について

標記につき、下記の通り会食を開催したく、お伺いします。

招待客:  B社

招待者:  xx部長xx様、xx課長xx様 合計2名

日時: xx月xx日

接待場所: レストランxx 夕食ご招待

接待者: xx部xx

予算: 合計xx円以内

目的:  B社との取引は3年前から継続していますが、先月担当部長が、競合C社との関係が強いxx氏に交代となりました。xx氏との関係を築いてスムーズなコミュニケーションが図れるよう、顔合わせとして夕食会の設定が必要と考えます。

稟議書を書くポイント

稟議書は承認する側が簡単に内容を把握でき、かつ承認者以外の者も内容が確認できるようなものになっていなければなりません。そこで、次のポイントに注意して書きましょう。

内容を具体的に

申請内容は数値を用いて具体的に記載します。上長は予算や費用対効果にもとづいて、稟議の承認を決めることが大半です。そのため定量的にメリットを示すことでスピーディーかつ確実に承認してもらえるでしょう。たとえば次のような項目を数値化します。

  • 数量
  • 費用
  • 管理コスト
  • 期待される売上や利益

どの問題を解決するためか

承認者を説得するためには、課題を申請事項によって解決できると示すことが必要です。どのような課題を抱えておりどれくらいの損失を出しているのか算出するのがポイントとなります。

また、課題は現在進行系で起きているものだけでなく、将来発生する恐れがあることに言及してもかまいません。セキュリティシステムの導入申請は、導入しないことで情報漏えいが発生するリスクをもつという将来的な課題です。

根回しを事前に

承認者へ事前に根回しをしておくと稟議書がスムーズに承認されるでしょう。根回しといってもゴマをすったりこびへつらったりする必要はありません。承認者へ「〇〇についての稟議を上げておきます」のように伝えておくだけでもよいでしょう。

万が一厳しい稟議であったとしても、あらかじめ根回しすれば承認者が課題に感じている点や気にしている点を確認でき、稟議書の作成に活かせます。

予算編成済みだと伝える

すでに予算へ組んであるのならばそのことを明言すると、稟議はとおりやすいでしょう。当初計画されていた予算であれば、すでにある程度吟味されているはずなので、上長も悩まずに承認できます。

良い稟議書で申請を通すために

稟議書の書き方次第で、承認の可否が決まってしまうこともあります。承認者が納得しやすく、承認したことを第三者にも正当化できるような内容にすることがポイントです。説得力のある稟議書の提示は上司の評価にもつながるので、ポイントを押さえた稟議書で実務能力をアピールしましょう。

稟議書を作成するときに気をつけるべきポイントをこれまで解説してきましたが、いずれにも共通するのは確実に承認されることと素早く承認されることです。特に後者のスピードに関しては、稟議書というシステムの構造からして外国の企業より遅れをとりがちです。

極力わかりやすい稟議書を書きながらもどうすれば速く承認されるか考えながら書いてはいかがでしょうか。次記事で紹介するワークフローシステムも、稟議書を高速で承認してもらうための対策となりうるはずです。

稟議書を電子化して承認フローを効率化。おすすめのワークフローシステム3選

「せっかく稟議書を書いたのになかなか承認されない…」
「稟議書をペーパレス化して、印刷や保管コスト削減したい」

稟議書の作成や、承認フローを改善したいと考えている人も多いのではないでしょうか。

ワークフローシステムをシステムを導入すれば、稟議書はもちろんのこと見積書、発注書などさまざまな書類が作成できます。さらに承認作業がスムーズに進むよう、承認経路の作成や、スマートフォンでの承認も可能です。

おすすめのワークフローシステムを3つ紹介します。

ジョブカンワークフロー - 株式会社Donuts

ジョブカンワークフロー- 株式会社Donuts 画像出典:ジョブカンワークフロー公式サイト

  • 最短5分で導入可能
  • 導入社数10,000社以上(※)
  • 初期費用無料、月額250円〜/ユーザー数

ジョブカンワークフローは、クラウド勤怠管理システム ジョブカンの新サービスとして提供されている、あらゆる申請・承認業務を効率化してくれるワークフローシステムです。煩雑になりやすいこれらの業務を簡単にどこからでも行えます。30日間無料で全機能が利用できるので、本利用前に使用感を確認できます。

(※ ジョブカンワークフロー公式サイトより2020/11/17の数値)

コラボフロー - 株式会社コラボスタイル

コラボフロー - 株式会社コラボスタイル 画像出典:コラボフロー公式サイト

  • 簡単3ステップで思いどおりの帳票を作成
  • 充実のワークフロー機能
  • オプションでさらに便利に使えるデータ連携

コラボフローは、インターネット環境とExcelがあれば、誰でも簡単に作成・運用ができるワークフローシステムです。申請書のExcelファイルはそのままWebフォーム化され、申請経路はパズル感覚で簡単に設定できます。承認段階ごとの入力制御、追記内容の自動判別・分岐といった充実したワークフロー機能も利用可能です。

Create!Web(クリエイトウェブ)フロー - インフォテック株式会社

Create!Webフロー - インフォテック株式会社 画像出典:Create!Webフロー公式サイト

  • 紙の申請書のデザインをそのまま電子化
  • 条件分岐や複雑な承認フローにも対応
  • グループウェアや各種システムと連携可能

Create!Webフローは、紙による申請や決裁業務をそのまま電子化できるワークフローシステムです。迷わず操作できるわかりやすい画面デザインで、申請書はサムネイル一覧から選択、紙に書くイメージで入力します。ワークフローの進捗状況はアニメーションアイコンで表示されるため、一目で把握できます。また、初期費用なしで、最小限のコストで運用がはじめられます。

ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

「何かサービスを導入したいけど、どんなサービスがあるのかわからない。」
「同じようなサービスがあり、どのサービスが優れているのかわからない。」

そんな悩みを解消するのがボクシルです。

マーケティングに問題を抱えている法人企業は、ボクシルを活用することで効率的に見込み顧客を獲得できます!また、リード獲得支援だけでなくタイアップ記事広告の作成などさまざまなニーズにお答えします。

ボクシルボクシルマガジンの2軸を利用することで、掲載企業はリードジェネレーションやリードナーチャリングにおける手間を一挙に解消し、低コスト高効率最小限のリスクでリード獲得ができるようになります。ぜひご登録ください。

また、ボクシルでは掲載しているクラウドサービスの口コミを募集しています。使ったことのあるサービスの口コミを投稿することで、ITサービスの品質向上、利用者の導入判断基準の明確化につながります。ぜひ口コミを投稿してみてください。

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