稟議書の書き方 - フォーマット6選｜例文・テンプレートですぐ使える
稟議書は決裁者に申請してもらうために必要な書類です。決裁者からの承認が目的なので、決裁者が理解しやすく承認したくなるような書き方をしましょう。そんな稟議書の記入事項や書き方のポイントを解説します。すぐに利用できるテンプレート・ひな型もタイプ別に3種類紹介するので、ぜひ活用してください。
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稟議書とは
稟議書（りんぎしょ）とは、伺い書とも呼ばれ、会社や官公庁において承認を必要とする事項を申請し、決裁者に回す書類のことです。権限の低い人から順に、高い人へと向けて回すのが通例であり、企業規模が大きくなれば承認者は多くなります。金額や重要度にもよりますが、社長に承認を求める場合もあります。
承認者の人数が増えるほど大変なのが情報の正確性です。稟議を申し立てるだけでは、途中で内容にブレが生じる恐れがあります。そこで、稟議書として形にすることで申請内容のブレを予防。情報を正確に伝えるためには稟議書が必須といえるでしょう。
そもそも稟議とはなにか知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
稟議書の役割
稟議書は、申請する内容を正確に伝えるためのものです。個人では決められないものの、会議を開くほどではない事項について承認を得たいときに稟議書は必要になります。
稟議書が必要となる代表的なケースには、下記3つが挙げられます。
- 他社と契約を結ぶとき（契約稟議）
- 購入したいものがあるとき（購買稟議）
- 新しく社員を採用したいとき（採用稟議）
稟議書が通るためには、承認者に稟議の内容を正しく伝え、必要性を感じてもらわなければいけません。そのためには、稟議書の書き方がとても重要となります。
稟議書の書き方・項目
稟議書は申請者が作成し、承認者が書類に署名すれば承認成立です。したがって、何を承認してほしいのかがわかる稟議書であることが重要です。稟議書にはさまざまなフォーマットがあるものの、稟議書として必ず記載しておかなければならない点に、次のようなものがあります。
- 件名
- 概要
- 承認してほしい内容
- 目的
- 申請理由
- メリット・デメリット
稟議書を作成する際は、ポイントを押さえた明快な申請事項の記載が必要です。一つの申請事項に対して一つの稟議書を作成し、申請事項を明確にしましょう。
件名
何を申請するのかについて書きましょう。最初に目につく件名は、短く具体的に書くのが重要です。どのような稟議書なのか、優先して承認すべきなのかなど、件名から判断してもらえます。承認してほしい稟議を後回しにされないよう、件名は端的に書きましょう。
概要
何について書いてある稟議書なのかわかるよう、簡潔かつ件名より詳しくまとめます。件名はタイトルを、概要は要約を想定すればイメージしやすいでしょう。稟議書は承認を得るだけではなく、承認が得られていることを社内の第三者にも認識させるためにも使われます。
承認してほしい内容
申請した内容のどこを承認してほしいのか記します。承認者が、何を判断すればいいのかを明確にするのに必要な項目です。承認ポイントが明確になっていると、承認者は余計な手間を負わずに済みます。誤解させないため、そして承認者の貴重な時間を必要以上に取らせないためにも記載しておきましょう。
目的
申請の目的を記します。何に使うのかを記すことで、申請の意図を承認者に伝えます。稟議書は、承認者が「この稟議の内容は承認が必要だ」と思うように書かなくてはなりません。
費用対効果
なぜ申請するのかを定量的に説明します。申請を正当化する客観的な根拠があれば、承認者も納得しやすいでしょう。稟議書本体へは簡潔に記載し、詳細説明や資料といった形で添付ファイルへまとめるのがオススメです。
メリット・デメリット
会社にとってどのようなメリット・デメリットがあるのか記載しましょう。たとえばITシステムを導入するなら人件費や管理コストがどれだけ削減できるかなど、数字を挙げて記載します。
デメリットを書くときは、メリットがデメリットを上回るようにしなくてはなりません。デメリットが解消できる道筋や、メリットの方が大きい根拠を合わせて示しましょう。根拠に使える資料としては他社事例や実験結果資料といったものが考えられます。
稟議書を再提出する場合の書き方
稟議書の再提出が必要になった場合、なぜ稟議を却下されたのか理由を把握する必要があります。理由がわからない状態で新たに作成しても、再び却下される可能性が高いでしょう。
承認してほしい内容が伝わらなかったのか、それとも必要性を感じなかったのか、この違いによって改善すべきポイントが決まります。また、再提出の書き方がわからない場合は、1人で悩まずに、却下した承認者に理由を尋ねるのが確実です。
客観的な目線で自分が書いた稟議書を見る
稟議書を書いた経験が少ない場合、稟議書が一人よがりになっていることがあります。たとえば、言葉の意味をきちんと説明せずに承認権者が理解わからないかもしれない用語を使用している、自分がよいと思っていてもその良さを承認権者がわかるように説明していないといったケースがこれに該当します。
はじめのうちは先輩や上司などにきちんと伝わる稟議書が書けているかをチェックしてもらうのもよいです。なお、具体的な稟議書の書き方のポイントについては本記事の中でも紹介しているので確認してください。
稟議書の書き方やサンプル
稟議書をまっさらな状態から作成するのは、時間と手間がかかります。また、初めて作成する人にとっては記入例がなければ、どのように書けばいいのか検討もつかないでしょう。
そこで、稟議書の文例集やテンプレートを目的別に紹介します。
- 修理に関する稟議書
- 物品購入に関する稟議書
- 正社員登用に関する稟議書
- 融資に関する稟議書
- システム導入に関する稟議書
- 契約締結に関する稟議書
これらのサンプルを参考に、伝わる稟議書を作成しましょう。
修理に関する稟議書の書き方やサンプル
数万円～数十万円かかる修理は、自身の判断で決めるのは難しいため、稟議を通す必要があります。
件名には、「〇〇（修理が必要な物）の修理依頼について」と記載します。たとえば、パソコンが故障したときの例文は下記のとおりです。
書き方のポイントは、修理の必要性と緊急性、そして修理代にかかる見積金額を記載することです。テンプレートを参考に、修理に関する稟議書を作成しましょう。
物品購入に関する購買稟議書の書き方やサンプル
高額な物を購入する際は、1人の判断では決められないので、物品購入の稟議書が必要です。
稟議書の件名には、「〇〇部の（〇〇で使用する）〇〇購入について」と記載します。たとえば、タブレット端末を購入したいときの例文は下記のとおりです。
書き方のポイントは、必要性と緊急性、そして効果を明快にすることです。テンプレートを参考に、物品購入に関する稟議書を作成しましょう。
正社員登用に関する稟議書の書き方やサンプル
パートや派遣社員を正社員に登用する際に必要となる稟議書です。
稟議書の件名には、「派遣社員（パート）〇〇の正社員採用について」と記載します。正社員登用に関する稟議書の書き方のポイントは、採用理由や候補者がどのような人材なのかを忘れずに記すことです。学歴や職歴以外に、以前の働きぶりも記しておくと、どのような人材なのかイメージしやすくなるでしょう。
また、判断材料として賃金や労働条件も必要です。抜け漏れのないよう、気をつけてください。
融資に関する稟議書の書き方やサンプル
銀行から融資を受ける際に必要となる稟議書です。
稟議書の件名には、「〇〇銀行との金銭消費貸借契約締結について」と記載します。借入先と借入金額、返済期間、利息、担保差し入れ、連帯保証人などを簡潔に記すとよいでしょう。
金銭消費貸借契約締結は、財務の関係上、重要な決裁事項です。書き方のポイントとしては、今回の契約締結は「役員会で了承済み」「予算計画書の範囲内」を明快にすることです。
システム導入に関する稟議書の書き方やサンプル
新たにシステムを導入する際に必要となる稟議書です。
稟議書の件名には、「システム導入について」と記載します。導入することで何に役立つのか、どんなメリットがあるのかを根拠とともに明確に記しましょう。システム導入は費用・コストがかかるため、確かなメリットがないと承認を得られない可能性があります。
また、書き方としては、良いことばかりだけでなくリスクも忘れずに記載しましょう。物事にデメリットは付きものです。リスクが記載されていないと違和感を持たれてしまう恐れがあります。
契約締結に関する稟議書の書き方やサンプル
新規事業者と契約締結する際に必要となる稟議書です。
稟議書の件名には、「〇〇社との新規取引承認について」と記載します。文例としては、なぜその取引先が適切であると判断したのか、信用できる取引先なのか、契約するメリットを記すとよいでしょう。
新規事業者との契約は、業績につながる重要な事項です。承認者はより慎重に判断するので、取引先の信用情報や契約するメリットはしっかり記しておきましょう。
稟議書のテンプレート
では、具体的な申請事項を例にあげ、稟議書の内容とひな形となる文例を紹介しましょう。
テンプレートがある会社もあり、また言い回しも慣習で決まっている場合があるので、表現は過去の事例を参考にしてください。最低限記載すべき内容に焦点をあてて紹介します。
他社との契約
A社との人材派遣契約について
契約者： xx社 （詳細会社情報添付）
契約内容： 契約期間、派遣労働者数、派遣労働者の仕事内容、契約金額、サービス内容に含まれるものなど。
契約理由：経理部社員Dの決算時期と重なる産休に伴い、経理の補佐業務を行うスタッフが必要です。契約するxx社は過去にも派遣の実績があり当社の事情を熟知しているため、新規のサービス会社を起用することによる新たな手続きや説明業務が省けることで、xx社との契約を申請いたします。
備品の購入
情報セキュリティマネジメントシステムの購入について
対象製品： xxx
販売者： xxx社
価格： xxx円
価格に含まれるもの： xxx
見積書比較： （複数社の見積もり比較を添付）
購入理由： 今年に入って取引先が昨年比2倍となり、電子メールの交信が昨年の月平均xx通から先月はxxに増加しています。仕様書などを添付したメールや、取引先の情報が含まれるメールが多く発信されているなか、誤送信による会社の情報漏えい対策はとられていません。
このため、情報セキュリティマネジメントシステムの購入を数社から見積もりをとり検討した結果、xx社のものがコストパフォーマンスの面で優れていると判断し、購入を申請いたします。
接待や忘年会の用意
B社接待のための会食について
招待客： B社
招待者： xx部長xx様、xx課長xx様 合計2名
日時： xx月xx日
接待場所： レストランxx 夕食ご招待
接待者： xx部xx
予算： 合計xx円以内
目的： B社との取引は3年前から継続していますが、先月担当部長が、競合C社との関係が強いxx氏に交代となりました。xx氏との関係を築いてスムーズなコミュニケーションが図れるよう、顔合わせとして夕食会の設定が必要と考えます。
稟議書を提出する流れ
稟議書の書き方を把握したところで、作成から提出するまでの流れについても把握しておきましょう。
一般的な稟議の流れは、次のとおりです。
1．申請者が稟議書を作成する（内容や目的などを簡潔かつわかりやすく明記します）
2．稟議書の番号を取得する（稟議書に番号を振って管理している企業では、番号を取得する必要があります）
3．承認者へ稟議書を提出する（権限の低い人から順番に回覧してもらい、承認を得ます）
稟議書の提出は、企業によって異なる場合がありますし、稟議書のフォーマットも企業によってまちまちです。また、中小企業やベンチャーでは小規模な投資であれば稟議書を作成せずとも検討が開始されることもあります。よって、一般論にこだわるのではなく、その企業に合わせたやり方で提出すると、スムーズに回覧してもらえるでしょう。
稟議書を提出するメリット
稟議書を提出するメリットは、次の3つです。
- 承認に会議が不要
- 現場の声を反映させやすい
- 意思決定の方法が明確になる
メリットを把握することで、稟議書の必要性も見えてくるでしょう。作成する前に、ぜひチェックしてください。
承認に会議が不要
稟議書を提出することで、上長の承認を得なければいけない案件を、紙1枚で完結できます。わざわざ会議を開かずに済むので、時間や人員コストを抑えられます。
とくに承認者が多く、複数の部署にまたがる場合、全員のスケジュールを押さえる必要があります。承認を得るまでに時間もかかるので、緊急性の高い案件ほど、稟議が適しているといえるでしょう。
現場の声を反映させやすい
稟議書を作成する発案者は、現場で働く社員がほとんどです。そのため、稟議に上がる案件は、現場で起きているトラブルや問題を解決するためのものばかり。現場の声が強く反映されているので、ポジションの高い人たちに直接訴えかけられます。
案件の内容によっては社長にまで、現場の声を届けられます。
意思決定の方法が明確になる
稟議の仕組みが整っていない企業であれば、現場の意見があったとしても、誰がそこを改善する権限を持っているのか、どのように伝えればよいのかわからずに意思決定もできません。稟議制度を整えればこのような問題を解消、意思決定の方法を明確になり、現場は声を届けやすく、後からその施策の功績・責任を分析しやすくなります。
稟議を通すためには少なからず根回しは必要ですが、意思決定のルートが明確でない場合、根回しのために無駄に時間を取られる、誰に何をお願いしてよいのかわからないといった非効率な体制になります。
よって、稟議制度で意思決定の方法は明確にすべきです。
稟議書を提出するデメリット
稟議書を提出するデメリットは次の2つです。
- 作成する手間と時間
- 承認者の責任感が薄れる可能性
メリットだけでなくデメリットもあることをしっかり理解し、稟議を上げるようにしましょう。
作成する手間と時間
稟議を上げるために欠かせない稟議書は、作成するのに手間と時間がかかりやすいものです。とくに、初めて稟議書を作成する人や慣れていない人にとって、大きな負担となるでしょう。また、時間を取られることはその従業員の生産性を低下させるだけではなく、ビジネススピードを失速させて、ビジネスチャンスを逃すことにもつながりかねません。
よって、稟議書を作成する際は、ポイントを押さえること、テンプレートを活用することで、手間と時間を軽減できます。
稟議書作成に苦手意識をもつと、稟議を上げること自体に抵抗を感じるものです。なるべく負担を軽減できるよう工夫してみてください。
承認者の責任感が薄れる可能性
稟議の承認は複数人で行うため、万が一トラブルが起きたとき、責任の所在が不明確になる可能性があります。1人から承認をもらう「決裁」とは違い、稟議は承認者の責任意識が甘くなりやすいのがデメリットです。
問題が生じた場合の対処法や責任のおき方など、事前に決めておくとよいでしょう。
稟議書を書くポイント
稟議書は承認する側が簡単に内容を把握でき、かつ承認者以外の者も内容が確認できるようなものになっていなければなりません。そこで、次のポイントに注意して書きましょう。
内容を具体的に
申請内容は数値を用いて具体的に記載します。上長は予算や費用対効果にもとづいて、稟議の承認を決めることが大半です。そのため定量的にメリットを示すことでスピーディーかつ確実に承認してもらえるでしょう。たとえば次のような項目を数値化します。
- 数量
- 費用
- 管理コスト
- 期待される売上や利益
また、具体的ということには客観的であることも含まれています。稟議書の中で説明している効果や数値はどのような根拠に基づいているかも明確にして、ひとりよがりの分析と結論ではないことを証明してください。
どの問題を解決するためか
承認者を説得するためには、課題を申請事項によって解決できると示すことが必要です。どのような課題を抱えておりどれくらいの損失を出しているのか算出するのがポイントとなります。
また、課題は現在進行系で起きているものだけでなく、将来発生する恐れがあることに言及してもかまいません。セキュリティシステムの導入申請は、導入しないことで情報漏えいが発生するリスクをもつという将来的な課題です。
また、このようなメリットだけではなく、デメリットもある場合はそのデメリットについてもきちんと稟議書で説明をすべきです。
根回しを事前に
承認者へ事前に根回しをしておくと稟議書がスムーズに承認されるでしょう。根回しといってもゴマをすったりこびへつらったりする必要はありません。承認者へ「〇〇についての稟議を上げておきます」のように伝えておくだけでもよいでしょう。
万が一厳しい稟議であったとしても、あらかじめ根回しすれば承認者が課題に感じている点や気にしている点を確認でき、稟議書の作成に活かせます。
予算編成済みだと伝える
すでに予算へ組んであるのならばそのことを明言すると、稟議はとおりやすいでしょう。当初計画されていた予算であれば、すでにある程度吟味されているはずなので、上長も悩まずに承認できます。
必要に応じて添付資料もつける
稟議書だけでは、提案の全貌がよくわからないといったケースはよく発生します。必要に応じて稟議書に加えて見積もり書やカタログ、図面などを添付してください。稟議書自体は社内で起案しないといけないかもしれませんが、添付資料の場合は取引先などでも用意してもらえます。
稟議書における企業側の注意点
稟議書提出のハードルが高いと、現場から意見があがらず事業スピードは低下します。よって稟議書については従業員が書き方を勉強するだけではなく、企業側が稟議書を提出しやすい環境を構築する必要があります。稟議をスムーズにするポイントとしては次の点が挙げられます。
テンプレートを用意しておく
企業側は現場の担当者が稟議書を提出しやすいように、稟議書のテンプレートを充実させておく必要があります。パターン別の稟議書のテンプレートを用意しておくことにより、申請者は効率よく稟議を上げられ、承認担当者も同じフォーマットで内容を審査できるので意思決定のブレが少なくなります。
稟議書の電子化を検討する
紙ベースで稟議書を承認権者が回覧する場合もありますが、近年は電子申請にしている企業も存在します。いわゆるワークフローシステムを活用すれば電子的に稟議書を作成、決裁できます。
紙の稟議書と同様に、フォーマットは自由に作成できますし、テンプレとして保存することも可能です。また、それでいて紙の稟議書とは異なり物理的に稟議書を移動させる必要はないし承認の可否判断はスムーズに実施できますし、自動的に稟議書を保存できます。
稟議書を溜め込まない
稟議書の数が多くなったり、プレイングマネージャーが承認の可否判断をしていると、つい稟議書のチェックは後回しになって判断が遅れるといった事態が発生します。こういった事態を防ぐためには日ごろから稟議書を素早くチェックするように管理職クラスへの教育が必要になります。
ただし早くても検討が甘いと、本来承認すべきでなかった稟議まで通すかもしれないのであくまでも意思決定の精度は求められます。
良い稟議書で申請を通すために
稟議書の書き方次第で、承認の可否が決まってしまうこともあります。承認者が納得しやすく、承認したことを第三者にも正当化できるような内容にすることがポイントです。説得力のある稟議書の提示は上司の評価にもつながるので、ポイントを押さえた稟議書で実務能力をアピールしましょう。
稟議書を作成するときに気をつけるべきポイントをこれまで解説してきましたが、いずれにも共通するのは確実に承認されることと素早く承認されることです。とくに後者のスピードに関しては、稟議書というシステムの構造からして外国の企業より後れをとりがちです。
極力わかりやすい稟議書を書きながらもどうすれば速く承認されるか考えながら書くとよいでしょう。次記事で紹介するワークフローシステムも、稟議書を高速で承認してもらうための対策となりうるはずです。
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