建設業界向けワークフローシステムおすすめ比較！解決できる課題と事例

建設業界で活用できるワークフローシステムの機能

ワークフローシステムとは、請求や承認などのプロセスを「見える化」して電子化するシステムです。ワークフローシステムには承認フォームの作成機能やフローの設計・定義に関する機能、申請書の作成機能などが搭載されています。

建設業界では、人手不足と長時間労働が課題として広く認識されてきました。少子高齢化の影響もありますが、業界全体でハードワークのイメージも広まっており、入職者がなかなか増えない状況でもあります。

さらに、長時間労働も慢性化しており、労働生産性が低下している面をあります。そのためワークフローシステムをはじめ、IT技術をうまく活用して労働生産性を上げる取り組みが求められます。

建設業界における稟議に関係する課題と現状

建設業界では、人手不足の解消や長時間労働の是正などの課題を抱えており、限られたリソースでいかに生産性を上げるかが重要です。この機会に建設業界の課題を整理してみましょう。

人手不足による既存従業員の業務負担が増大

建設業界では慢性的な人手不足に陥っている企業が多く、書類申請や承認などのデスクワークによって既存従業員の負担が大きくなりがちです。

結果として、モチベーションの低下や離職率の増加などが課題になっています。

また、既存従業員の高齢化も問題となっており、今後さらに増えることが予想されます。定年を迎えリタイアする人員も増加するため、早急に人手不足の解消と労働生産性の向上を実現する必要があります。

業務効率化による長時間労働の是正が必要

建設業界は長時間労働による労働生産性の低下も招いており、DXによる業務改善が求められています。

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用して業務プロセスの改善ひいてはビジネスモデルの変革を行い、競合優位性を確立することです。近年ではDXが多くの業界で推進されており、建設業界も例外ではありません。

DXのやり方は企業によって異なりますが、ワークフローシステムをはじめとしたITツールにより、従業員のパフォーマンスを向上させる方法も有効です。

ICT化による業務改善に乗り出す企業も多い

DXに関連して、ICT（Information and Communication Technology：情報通信技術）機器や最新のテクノロジーを業務工程に取り入れて、効率化を図る動きも活発です。

現在では国土交通省も、ICTの全面活用により生産性向上を図り、魅力のある建設現場を目指す取り組みとして、「i-construction^※」と呼ばれる取り組みを推進しています。

これはIT技術による建設業の生産性向上の施策であり、広義には従業員のパフォーマンスを向上させるためワークフローの改善も含まれます。

当然ながらワークフローシステムの導入もICT化の一環であり、建設業界における「i-construction」推進の一部として位置付ける企業も出てきました。

※参考：国土交通省「i-Construction」（2024年7月4日閲覧）

複雑な下請け構造による承認プロセスの煩雑化

建設業界特有の重層的な下請け構造により、稟議や承認プロセスは非常に複雑化しています。元請け、一次下請け、二次下請けといった階層ごとに承認が必要となり、書類の往来や承認の遅延が頻繁に発生しています。

この複雑な構造は、プロジェクトの進行速度を遅らせ、全体的な生産性の低下を招く恐れがあります。

また、各層での承認プロセスの違いや、紙ベースでの情報のやり取りにより、透明性の確保や進捗管理が困難になっているケースも多く見られます。

現場と事務所間のコミュニケーションギャップ

建設現場と事務所間における、情報共有やコミュニケーションの問題も顕著です。紙ベースのやり取りでは、現場で発生した変更や問題に対してスピード感のある承認や対応が難しく、稟議プロセスの遅延につながっています。

また、現場作業員が事務所に戻って書類作業を行う必要があるため、作業効率の低下や残業時間の増加を引き起こしています。

建設業界の課題をワークフローシステムで解決できる理由

建設業界では、慢性的な人手不足や長時間労働に関する問題など課題は多くありますが、ワークフローシステムを使えば解決できる可能性があります。建設業の課題解決のために、ワークフローシステムがどういった点で役立つか簡単に解説します。

業務の自動化による人手不足問題の軽減

ワークフローシステムの導入により、それまでの承認フローの見直しが可能です。申請・承認プロセスを自動化することで、既存従業員の業務負担を軽減します。

フォームの設計、各種申請書の作成機能なども実装されているため、書類作成や承認の手続きが効率化され、従業員は本来の業務に集中できるようになります。これにより、限られた人員でも効率的な業務が可能となり、人手不足の問題解消につながります。

書類の作成から申請・確認・承認といった流れを電子化すれば、もし担当者が変わっても柔軟に対応できます。

デジタル化による長時間労働の削減

ワークフローシステムの導入により、従来の紙ベースの作業がデジタル化され、業務処理時間を大幅に短縮可能です。承認プロセスの迅速化や、重複作業の削減により、長時間労働の是正につながります。

稟議書をはじめとした申請書は、どの従業員でも取り扱う可能性があるため、場合によっては作業に手間取ったり、ケアレスミスを繰り返したりする可能性がありました。

しかしワークフローシステムによる作業の電子化や体制の構築が進めば、フォーマットを利用するのでミスが起こりづらく、もしミスが発生してもすぐに修正が可能です。

また、モバイル対応のシステムを導入することで、場所や時間を問わず業務処理が可能となり、より柔軟な働き方が実現します。これらの効果により、労働生産性の向上と長時間労働の削減に役立ちます。

「i-construction」の推進に貢献

ワークフローシステムは、建設業界におけるICT化の重要な要素です。他のICTツールや建設管理システムとの連携が容易であり、「i-construction」の推進にも貢献します。

たとえば、建設業界ではBIM（Building Information Modeling）データとの連携により、設計変更の承認プロセスを効率化できます。また、データの蓄積と分析により、継続的な業務改善や意思決定の最適化ができ、建設プロジェクト全体の生産性向上も可能です。

複雑な承認プロセスの簡素化と透明性向上

ワークフローシステムは、重層的な下請け構造に対応した柔軟な承認フローも設定できます。各階層の承認者を明確に定義し、並行承認や条件分岐など、効率的な承認ルートを構築できます。

また、承認状況のリアルタイムな可視化により、プロセスの透明性が向上し、ボトルネックの特定や改善も容易です。これにより、複雑な承認プロセスが簡素化され、プロジェクト全体の進行速度が向上します。

リアルタイムの情報共有によるコミュニケーション改善

ワークフローシステムは、現場と事務所間のコミュニケーションギャップを埋めます。デジタル化することでモバイル対応もしやすくなり、現場からの申請や承認が即時に実行可能です。

また、コメント機能やファイル添付機能により、詳細な情報交換も容易になります。さらに、過去の申請履歴や決定事項を一元管理できるため、組織の知識として蓄積・活用しやすくなります。

これにより、現場と事務所間の連携が強化され、意思決定の迅速化と正確性の向上が実現可能です。

建設業界におけるワークフローシステムの導入事例

建設業界でワークフローシステムを導入している企業の導入事例を、業務改善例とともに紹介します。自社の環境に照らしあわせて、ワークフローシステムがどのように活用できるか考えてみましょう。

株式会社 池田建設

株式会社池田建設では、これまで使用していたシステムが申請処理のルート設定や、書類の検索性などに問題があり、運用コストも高さも悩みだったようです。

そこで、ワークフローシステム「ジョブカンワークフロー」に乗り換えたところ、豊富な機能でこれらの課題を解消でき、ペーパーレス化にも成功しました。さらに、Microsoft Teamsとの連携で、システムの運用コストも従来の半分以下に抑えられています。

※出典：DONUTS「株式会社 池田建設｜導入事例｜ジョブカンワークフロー」（2024年7月4日閲覧）

株式会社 高田工業所

株式会社高田工業所では、社内の業務生産性を向上するべく、紙による帳票の作成や決済・運用管理に関する業務の電子化と、内部統制の強化を検討していました。

環境にあったシステムを探す中で、高い知名度を誇る「コラボフロー」の導入・運用を始めたところ、文書の所在確認やファイリングなどの作業が不要となり、決済の進捗がリアルタイムで把握できるようになりました。

さらにコロナ禍のテレワーク中でも、スムーズに資料の作成から決済、管理ができる体制を構築できたようです。

※出典：コラボスタイル「紙帳票の電子化による効果は、業務効率化・スピードアップにとどまらない！ 申請・決裁データの分析や内部統制強化など自社に合わせて活用 | ワークフローはコラボフロー」（2024年7月4日閲覧）

株式会社 加藤建設

株式会社加藤建設では、全国の拠点で利用していた紙の帳票を標準化し、一元管理する必要性を感じていました。既存システムの機能制約により電子化も妨げられていたほか、社内に根付いたアナログ文化も、DXの推進が遅れていた要因だったようです。

そこで、紙の帳票イメージのままWebでの入力フォームにできる「X-point Cloud」の導入に踏み切りました。結果として紙の帳票がスムーズに電子化でき、申請業務にかかる時間を50％程度も削減。各種申請書もまとめて電子化できるようになり、現在も業務のデジタル化を積極的に推進しています。

※出典： エイトレッド「株式会社加藤建設のワークフローシステム導入事例 | X-point Cloud」（2024年7月4日閲覧）

おすすめワークフローシステムの比較表

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建設業界におすすめワークフローシステム6選

• マウス移動とクリックだけの簡単操作
• 承認経路を柔軟に作成
• スマートフォンからも申請・承認可能

ジョブカンワークフローは、誰にでも使いやすい設計が売りのクラウド型ワークフローシステムです。申請書の作成から承認までの流れを効率化でき、建設業界をはじめ、さまざまな分野で導入が進んでいます。

スマートフォンからの申請・承認にも対応しているほか、ほとんどの申請書の取り扱いに対応しており、承認経路を柔軟に設計することで入力内容の自動制御も可能です。導入から運用までもスムーズで、最短即日に運用を始められるのも魅力です。

30日間の無料お試しができるので、まずは操作性を確認してみましょう。

• パッケージ版とクラウド版を提供
• 簡単3ステップで思いどおりの帳票を作成
• 承認経路はパーツを並べるだけで完成

コラボフローは、申請・承認作業をデジタル化し、意思決定の迅速化を実現できるワークフローシステムです。社内の業務プロセスの無駄を削減し、紙での運用をなくすことでコストカットを実現できます。

さらに専門知識がなくてもExcel形式でフォームが簡単に作成でき、誰でも修正や変更が可能です。APIや他のサービスとの連携機能も多く、組織全体の業務フローの最適化に役立ちます。30日間の無料お試し版をはじめ、オンラインデモやお試しハンズオンの利用も可能です。

• 紙の申請書のデザインを直接電子化
• 条件分岐や複雑な承認フローにも対応
• グループウェアや各種システムと連携可能

Create!Webフローは、紙ベースのワークフローを直接デジタル化できるシステムで、多くの業務シーンに対応できます。製造業界はもちろん、ITやサービス業・通信・教育・官公庁に至るまで、さまざまな分野で導入されています。

過去の申請や他のシステムのデータを再利用することで、スムーズに起票が可能で、設定したルートを自動で回付できるのが特徴です。ペーパーレスの推進により、オフィスの省スペース化やセキュリティリスクの低減、テレワークの推進にも役立ちます。

• 連携したグループウェアの組織階層を自動反映
• 100種類以上^※の申請書テンプレートを活用可能
• ユーザー、組織、ロールで申請、承認の経路設計ができる

Gluegent Flowは、稟議の申請から確認、承認を迅速化できるクラウド型ワークフローシステムです。パソコンとスマートフォンのどの端末からでも操作が可能で、申請フォームや承認経路を自由に設計できます。

ExcelやWordをコピー＆ペーストしたり、100種類以上あるテンプレートを利用したりすることで、簡単に申請書を作成可能です。いずれもノーコードで誰にでも使いやすいので、初めてワークフローシステムを導入する企業におすすめです。導入にあたってはベンダーの担当者が環境を確認し、最適な提案をしてもらえます。

※出典：サイオステクノロジー「Gluegent Flow 中堅・大企業で豊富な実績、業務の効率化を実現」（2024年7月4日閲覧）

• 現在使用中の申請書と同じフォーマットに変換可能
• 申請や承認状況をダッシュボードで可視化
• アラートや通知機能により、申請や承認のスピードアップ

Styleflowは、申請承認業務の無駄を削減し、業務フローを最適化できるワークフローシステムです。申請・承認・決裁にかかる業務を簡単にスピードアップでき、生産性の向上に寄与します。豊富な機能と使いやすい設計で導入を進めやすく、事業規模にかかわらず運用しやすいのが特徴です。

既存のExcelやWordによるフォーマットを引き継ぐ形で使用できるのも魅力で、業務に応じて複雑な承認ルートも自由に設計できます。

• 使い慣れた書類デザインを電子化
• 検索や集計の機能も充実
• グループウェアと連携可能

X-point Cloudは、紙イメージの申請フォームをノーコードで実現できるクラウド型のワークフローシステムです。申請・決済業務の電子化を実現でき、システム管理の経験がない人でも、運用環境の構築が可能です。

また、既存の申請書を見た目どおりに電子化できるのが特徴で、直接使用できる豊富なテンプレートも1,000種類以上^※あります。各種クラウドサービスやグループウェアなど、外部のシステムとスムーズに連携できるのも魅力です。もちろん、検索機能や集計機能も充実しています。

※出典：エイトレッド「X-point Cloud シェアNo.1のクラウドワークフローシステム」（2024年7月4日閲覧）

建設業界向けワークフローシステムで申請業務を効率化

ワークフローシステムは、申請・承認プロセスの自動化や複雑な下請け構造に対応した柔軟な承認フローの設定ができ、業務効率化と労働環境の改善に貢献します。建築業界で人手不足や長時間労働に悩んでいる場合におすすめです。

建築業界向けワークフローシステムを導入する際には、BIMやCADシステムとの連携機能や、現場での写真・図面の添付機能が搭載されているか確認し、建築業界で導入実績の多いサービスを選びましょう。

ワークフローシステムについては、次の記事で紹介しています。ワークフローシステムの機能をさらに詳しく知りたい場合は、ぜひ参考にしてください。

また、建築業界ではワークフローシステムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて検討してみてください。

• 建設業界向けグループウェア
• 建設業界向け勤怠管理システム