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稟議とは?決裁との違い | 稟議書作成・承認まで仕組み化できるワークフローシステムも

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知らなければ恥ずかしい稟議とは?稟議書って何?決裁との意味の違いは?稟議書を上げる、ってどういうこと?今さら聞けないビジネス用語を徹底的に解説します!また、稟議書作成から承認までを仕組み化できるおすすめのワークフローシステムも紹介!

稟議とは

稟議(りんぎ)とは、役所や会社などで導入したい事項に対して、その中身を説明する書類を回覧して承認を受けることをいいます。会社としての承認は必要ですが、会議を開くほどではない事柄について行われる承認方法です。そして、稟議に使われる書類を「稟議書(りんぎしょ)」と呼びます。

組織によってフローは異なりますが、稟議は権限の高い人にむけて、順に回されます。

稟議は、会社や所属部所によって使う度合いの幅が大きいビジネス用語。今まで「稟議」を知らなかった人向けに、簡単に解説します。

稟議が使われる場面

稟議は、「企業の名前で●を行っても良いか」と従業員が会社に伺いを立てたことに対して、承認を与える場合に行われます。重要事項であれば会議を開く必要がありますが、すべてに際して会議を開くのは現実的でないため、書類にて確認を取ります。合議制を取る日本のビジネスならではの習慣の一つです。

一般的に、稟議が行われる場面を見てみましょう。

  • パソコンなどの備品の購入
  • 外部との契約締結
  • 広告枠の購入
  • 不足人材の採用
  • 出張の可否 -(金融機関なら)融資の確認

稟議では、稟議書に内容・予算・理由・目的など承認者が見て直ぐに内容が把握できるように、要点をまとめて記載しそれを回覧します。

会社によっては、「契約稟議」「採用稟議」「購買稟議」など、種類によって名称が定められていたり、フォーマットが準備されている場合もあります。

稟議と決裁の違い

稟議と同じく、上司に許可・承認を得る作業として「決裁」があります。稟議と決裁は結果的には同じですが、その意味合いは少し違います。

「稟議」は複数人の間で順に承認が行われますが、「決裁」は権限のある役職者に直接承認してもらうという違いです。基本的に、社内にとって重要な事項の確認には決裁が行われます。

この辺りの区別は、会社によってもさまざまです。小さい企業やベンチャーなど、意思決定の素早さを目指す組織であれば、稟議が存在せず決裁のみで運用している場合もあります。

ただ、先述の通り「稟議」と「決裁」は違うもの。これらが両立している会社で使い分けを間違えると、トラブルになりかねません。注意しておきましょう。

次の会員限定ページでは稟議のメリット・デメリットやワークフローに役立つサービスを紹介します。ぜひご覧ください。

稟議のメリット・デメリット

稟議書を通して、複数の社内承認を受けるという方法は、日本特有のもの。古来から「合議制」が重視されている名残のひとつです。稟議のおかげで、会議を開いて説明する…というコストを削減できます。また、書類で記録が残るため、いざというときの事実確認がスムーズというメリットもあります。

一方、稟議では最終承認が得られるまでに時間がかかるというデメリットが有ります。スピード感が求められる現代のビジネスシーンにおいて、稟議が降りないばかりにビジネスチャンスをのがしてしまう可能性もあります。海外企業と比べると、日本企業は判断が遅いと言われるのは、稟議システムが一因に挙げられるでしょう。また、承認を複数人で行うので、トラブルになった場合の責任の所在が曖昧になってしまうというデメリットもあります。

稟議書とは

稟議書(りんぎしょ)とは、稟議の際に使われる書類です。

稟議とは、経費を使ったり、契約を結ぶ時などに関係者の承認を得るための手続きのこと。回覧され、複数人の承認を得るというのが特徴です。

稟議書の作り方にもコツがあり、漫然と作業をしていると「せっかく稟議をしているのになかなか通らない」という状態になりかねません。そこで、稟議書を作成するときに注意したいコツを解説します。

稟議書を書くコツ

稟議書にはいくつかコツがあり、それを外すと通る稟議も通りません。最低限、次に紹介するコツを守るようにしましょう。

まず結論

日本語の文章は結論を後に書きがちですが、ビジネスにおいては逆効果。
承認する関係者も日々いくつもの稟議に対応しており、ヒマではありませんから「パッと見のわかりやすさ」が重要なのです。

稟議書には、申請事項や申請理由、費用対効果などを記載します。いずれも、まず一文目にしっかり結論を明記するようにしましょう。

よくありがちなのが、背景や想いなどをダラダラ書いて「結局何について書いてあるのかわからない」もの。確認する側にも大きな負担となりますし、その分承認に時間がかかったり、稟議が通らなかったりとデメリットが大きいです。

メリット・デメリットを提示する

稟議を通したいばかりに、その案件の「良い点」ばかりを書き連ねるのも考えもの。目前の利益のみにとらわれ、冷静な判断に基づいていないのでは…という印象を与えてしまうからです。

必ずメリットとデメリットを比較したうえで、メリットがあると示すようにしましょう。そのときに、主観的な判断だけでなく、具体的なデータも添えるといっそう説得力が増します。

マイナス要素はカバー

メリット・デメリットの話にも通じますが、プラス要素の強調よりもマイナス要素のカバーを意識するようにしましょう。

提出前に承認者側の目線で読み、「突っ込まれそう」な部分については先回りしてフォローしておきましょう。質問される前にあらかじめ問題ないことを示せば、稟議もスムーズに回ります。

具体的データを用いる

申請理由やコストパフォーマンスについて述べる際は、できる限り裏付けとなる数値データを具体的に用いるほうが説得力が増します。

「作業量が削減できる」と書くよりも、「1週間につき10時間の業務削減になる」とした方がメリットが伝わりやすいですよね。

稟議書を通すための根回し

稟議をスムーズに進めるためには、関係各所への根回しが欠かせません。

根回しとは、通したい案件について事前に話を通すこと。裏工作のような印象があるかもしれませんが、ビジネスにおいては案件を円滑に進めるためによく行われています。

判断を迷いそうな場合や、大金が動く場合は、根回しをしておくとスムーズです。もし、通る見込みが無いと根回しの時点でわかれば、わざわざ稟議書を作らなくて済みます。

根回しといっても、特段難しく考えなくても大丈夫。普段の業務合間に少し会話しておくだけでも変わりますよ。

稟議書はスピードも大切

複数の人の目を通す稟議は、ある程度時間がかかってしまうのは仕方ありません。ただ、できる限り早く対応しなければビジネスチャンスを逃してしまう恐れもあります。

それを防ぐためには、稟議書の作成を工夫して、少しでも早く、確実に承認される書類にすることが必要です。

稟議にも革命が起こりつつある

上記のデメリットを解消しつつ、稟議のメリットを活かすため、工夫をこらす企業もあります。たとえば、ヤフーでは「24時間経過した稟議については、自動で承認する」という制限時間を導入。こうすることで、稟議の良さは残しつつ、時間短縮に成功しています。

また、オンライン上で稟議とその承認を行い、スムーズに対応できるシステムも登場しています。

社内のワークフローを改革しよう!

上記の通り、稟議などのワークフローの形は時代とともに変化してきています。
そもそもワークフローとは、作業の一連の処理手続きを、図などを利用して定義すること、もしくは一連の処理手続きそのものを指しています。

紙の稟議書でも良いですが、システム化すればはるかに業務を効率化できます。
今回は社内のワークフローを一括管理できるシステムを紹介します!

おすすめのワークフローシステム10選

それでは、おすすめのシステムを10個紹介します。

ジョブカンワークフロー - 株式会社Donuts

ジョブカンワークフロー- 株式会社Donuts 画像出典:ジョブカンワークフロー公式サイト

  • 最短5分で導入可能
  • 導入社数2,500社以上
  • 初期費用無料、ユーザー数×200円で利用可能

ジョブカンワークフローは、クラウド勤怠管理システム ジョブカンの新サービスとして提供されている、あらゆる申請・承認業務を効率化してくれるワークフローシステムです。煩雑になりやすいこれらの業務を簡単にどこからでも行えます。

直感的な操作で使えるので誰でも利用できますし、モバイル対応でどこからでも利用可能です。30日間無料で全機能が利用できるので、本利用前に使用感を確認できます。

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コラボフロー - 株式会社コラボスタイル

コラボフロー - 株式会社コラボスタイル 画像出典:コラボフロー公式サイト

  • 簡単3ステップで思い通りの帳票を作成
  • 充実のワークフロー機能
  • オプションで更に便利に使えるデータ連携

コラボフローは、インターネット環境とExcelがあれば、誰でも簡単に作成・運用ができるワークフローシステムです。

申請書のExcelファイルをそのままWebフォーム化するので、申請経路はパズル感覚で簡単に設定できます。機能面も非常に充実しており、承認段階ごとの入力制御、追記内容の自動判別・分岐などの充実したワークフロー機能を利用可能です。また、他サービスとの連携機能も充実しているため、懐の深いワークフローシステムを構築できます。

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Create!Webフロー - インフォテック株式会社

Create!Webフロー - インフォテック株式会社 画像出典:Create!Webフロー公式サイト

  • 紙の申請書と同じ様式で電子化
  • 印影表示、日付印の設定もできる
  • グループウェアや各種システムと連携可能

Create!Webフローは、紙の申請書の様式を変えずに、そのまま電子化できるワークフローシステムです。申請書はサムネイルで一覧表示されるため、画面遷移することなく一つの画面で簡潔に申請を完了できます。また承認ルートと進捗が、アニメーションアイコンで一目瞭然です。初期費用なし、月額料金は1ユーザーあたり500円なので、最小限のコストで運用がはじめられます。

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マネーフォワードクラウド経費 - 株式会社マネーフォワード

マネーフォワードクラウド経費 - 株式会社マネーフォワード 画像出典:マネーフォワードクラウド経費公式サイト

  • 事前申請から立替経費、請求書や支払、仕訳まで一元管理
  • 多様な自動分岐ができる承認ルートを設定可能
  • さまざまなフォームを自由にカスタマイズ

マネーフォワード クラウド経費は、「経費精算にかかる時間を1/10にする」というコンセプトのもと、開発された経費精算システムです。従来の経費申請機能に加え、部門やプロジェクト、申請金額により承認ルートが自動で分岐する機能を搭載。ワークフロー機能も充実しており、社内稟議や有給申請など幅広く活用できます。さらにマネーフォワードの各クラウドサービスと連携ができ、経費精算業務および会計業務の効率化が期待できます。

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X-point Cloud - 株式会社エイトレッド

X-point Cloud - 株式会社エイトレッド 画像出典:X-point Cloud公式サイト

  • 使い慣れた書類デザインを電子化
  • 検索や集計の機能も充実
  • グループウェア連携が可能

X-point Cloudは、ワークフローシステム導入実績2,700社以上のエイトレッドが開発した、クラウド型ワークフローシステムです。

使用しているフォーマットイメージを変えずにデータ化できるため、電子化への抵抗を軽減できるのが特徴。運用ルールやフローの変更も最低限に抑えられます。絞り込み検索、日付を指定した範囲検索が可能で、入力されたデータをグラフで表示し集計もできます。グループウェア連携をすると、X-pointの情報を他システムのポータル画面に表示でき、承認スピードの向上が期待できます。

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SmartDB - 株式会社ドリーム・アーツ

SmartDB(スマートDB)公式サイトスクリーンショット 画像出典:SmartDB公式サイト

  • ノンプログラミングで電子フロー化
  • 1万人超の利用実績多数
  • 豊富な標準機能により最短1か月導入

SmartDBは、ビジネスプロセスを電子化する大企業向けサービスです。

プログラミングなしにデータベースをブラウザ上へ作成でき、ユーザー部門主導の業務システム内製化を強力に推進します。大企業ならではの複雑なフローに対応。大きなリスクやコストを伴う改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現します。

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楽々WorkflowII(ワークフローツー) - 住友電工情報システム株式会社

楽々WorkflowII(ワークフローツー) - 住友電工情報システム株式会社 画像出典:楽々WorkflowII(ワークフローツー)公式サイト

  • 簡単・スピーディな立ち上げ
  • 大規模・長期運用でも安心
  • いつでも、どこでも、誰からでも

楽々WorkflowIIは、使いやすいことが特徴的なワークフローシステムです。かんたんなブラウザでも、使い慣れたExcelでも、設計ができるので、導入に困ることはありません。

ワークフローの流れも自由に設定できるので、大規模の導入であっても問題ありません。他にも、スマホからの入力や、多国語への対応などが機能にあり、よりストレスフリーな利用ができます。

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WaWaFlow(ワワフロー)

  • 2,000人以上にも対応しており、大企業でも安心
  • プログラムの知識不要で申請フォーム簡単作成
  • スマホから承認・決裁が可能

WaWaFlowは、2,000人以上での利用も可能な申請業務を大幅に改善できるワークフローです。プログラムの知識がなくても入力フォームを簡単に作成できます。
また、自由に承認ルートを作成でき、複雑な申請でも柔軟に対応できます。携帯電話からでも承認や決裁ができ、お知らせ機能も搭載しているので、スピーディーな業務を行えます。決裁データはCSVなど出力形式を自由に設定ができるので、再度入力することなく会計ソフトにインポートなどを行えます。

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SmartFlow

  • 1ユーザー300円、3ユーザーまでは無料、追加費用なしの低価格
  • わかりやすい管理画面で誰でも簡単に利用可能
  • スマートフォンからいつでもどこからでも申請可能

SmartFlowは1ユーザー300円、3ユーザーまで無料、追加費用なしで使える低価格のワークフローツールです。ドラッグ&ドロップで簡単にテンプレートを作成できる、スマートフォンで申請・承認ができるなど、誰でも簡単にいつでもどこでも使えます。

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ワークフローEX

  • Excelの稟議文書をそのまま使える
  • メールソフトと同じような構造で使いやすい
  • 複雑な決裁ルートも簡単に設定できる

ワークフローEXは、Excelで作成した稟議文書をそのままワークフローに使えるシステムです。Excelのもつ機能をそのまま利用でき、申請書の追加や変更も簡単に行えます。また、メイン画面はメールソフトのような構造になっているため、誰でも使いこなせます。分岐を伴う複雑な決裁ルートでも、直感的な操作で簡単に設定できるところも特徴です。

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ワークフローを利用して業務効率化を!

組織が大きいほどほど、昔ながらの「稟議」のシステムが根強く残っています。中には、「形だけ」のものもあるかもしれません。形骸化や非効率を感じたら、思い切ってやり方を変えるのもよいかも。しかし、稟議自体にはやり取りの証拠を残したり、ミスを未然に防ぐという意味合いもあります。

稟議の意味を理解したうえで、上手に活用したいですね。

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