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稟議とは?決裁との違い | 稟議書作成・承認まで仕組み化できるワークフローシステムも

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稟議とは、導入したいシステムや採用したい人材の承認を上長から受けるまでの流れをさします。そんな稟議の意味や決済との違い、稟議書の書き方について解説。また、稟議書作成から承認までを仕組み化できるおすすめのワークフローシステムも紹介!

稟議とは

稟議(りんぎ)とは、役所や会社にて導入したい対象の説明を書類に起こし承認を受けることをいいます。権限の低い人から高い人へむけて順に回すのが通例です。稟議に使われる書類は「稟議書(りんぎしょ)」と呼びます。

稟議を提出し許可の得る行為は「稟議を上げる」「稟議にかける」、稟議を上げて承認された状態は「稟議が下りる」「稟議が通る」のように表現することが多いでしょう。また、稟議をはじめ一連の流れを効率化するシステムは「ワークフローシステム」と称します。

稟議は、会社や所属部所によって使う度合いの幅が大きいビジネス用語。今まで「稟議」を知らなかった人向けに、簡単に解説します。

稟議を使用する場面

稟議が行われる場面には次のようなものがあります。

  • パソコンや周辺機器の購入
  • 外部との契約締結
  • 広告枠の購入
  • 人材の採用
  • 出張の可否
  • (金融機関なら)融資の確認

会社によっては「契約稟議」「採用稟議」「購買稟議」など種類によって名称が定められていたり、フォーマットが準備されていたりする場合もあるでしょう。

稟議と決裁の違い

「稟議」は複数人の間で順に承認が行われ、「決裁」は権限のある役職者に直接承認してもらうという違いがあります。社内にとって重要な事項の確認は決裁で行われるでしょう。また、稟議を上げるのは申請した人であるのに対し、決済するのは役職者であるという主語の違いもあります。

稟議 決済
意味 従業員が上長へ承認を依頼する 上長が内容を承認する
承認する人 複数 1人

しかし実際のケースでは、稟議と決済の区別は会社によって千差万別です。小さい企業やベンチャーなど、意思決定の素早さを目指す組織であれば、稟議が存在せず決裁のみで運用している場合もあります。他社とのやりとりで稟議や決済という言葉を使用する際には、どのような意図で使われているのか注意するとよいでしょう。

稟議のメリット・デメリット

稟議書を通して、複数の社内承認を受けるという方法は、日本特有のもの。古来から「合議制」が重視されている名残のひとつです。そんな稟議のメリットとデメリットを解説します。

稟議のメリット

会議の時間を削減

稟議のおかげで、会議を開いて説明する時間を削減できます。ほかの業務に割ける時間が増えるため、上長にとってもうれしいシステムです。

やりとりを文書化

稟議は書類にて記録が残るため、いざというときの事実確認がスムーズです。いつどこで誰が何をしたのかシンプルにまとめられているのが稟議書のよいところです。

稟議のデメリット

承認に時間がかかる

一方、稟議では最終承認を得られるまでに時間がかかるというデメリットがあります。スピード感が求められる現代のビジネスシーンにおいて、稟議が降りないばかりにビジネスチャンスを逃すのはかなりリスキーです。海外企業と比べると、日本企業は判断が遅いといわれるのは要因のひとつでしょう。

責任の所在が不明確

承認を複数人で行うので、トラブルになった場合の責任が誰にあるのか不明確になりやすいです。あらかじめどのように責任をおくのか決めておくことで軽減できるトラブルではあります。

稟議書とは

稟議書(りんぎしょ)とは、稟議の際に使われる書類です。どのような申請内容なのか、なぜ申請するのか、費用対効果に見合っているのかなどを記載して上長にチェックを依頼します。稟議書の詳細は次の記事で解説しているので、合わせて読むと理解が深まるでしょう。

稟議書を書くコツ

稟議書の作り方にもコツがあり、漫然と作業をしていると「せっかく稟議をしているのになかなか通らない」という状態になりかねません。そこで、稟議書を作成するときに注意したいコツを解説します。

詳しい書き方は次の記事を参考にするとよいでしょう。

まず結論

稟議書は最初に結論を書きましょう。承認する上長は日々いくつもの稟議に対応しているため、短時間でも内容を把握できるよう簡潔にする必要があります。具体的には、申請事項や申請理由、費用対効果などを記載します。そしていずれも一文目に結論を明記しましょう。背景や想いをダラダラ書いて、何について書いてあるのかわからないのは厳禁です。承認する側の負担となるうえ、承認に時間がかかったり稟議が通らなかったりします。

メリット・デメリットの提示

メリットとデメリットを比較したうえで、メリットが強いと示しましょう。主観的な判断だけでなく、具体的なデータも添えるといっそう説得力が増します。稟議を通したいばかりに良い点ばかりを書き連ねては、冷静な判断に基づいていないという印象を与えかねません。申請しているものがなぜ必要なのかをマイナス面も含めて伝えましょう。

マイナス要素はカバー

マイナスの要素はなにかしらでカバーするよう意識しましょう。提出前に承認者目線で読み、突っ込まれそうな部分に先回りしてフォローするのがベストです。あらかじめ問題ないことを示せば、稟議もスムーズに回ります。

具体的データを用いる

申請理由やコストパフォーマンスについて述べる際は、裏付けとなる数値を用いると説得力が増します。たとえば「作業量が削減できる」と書くよりも、「1週間につき10時間の業務削減になる」とした方がメリットが伝わりやすいです。上長は費用対効果に見合うかを気にするので、どれだけ効果があるのかを定量的に示せるかどうかは、稟議の通しやすさに直結します。

あらかじめの根回し

稟議をスムーズに進めるためには、関係各所への根回しが欠かせません。根回しとは通したい案件について事前に話を通すことで、裏工作とは意図が異なるので注意しましょう。この文脈における根回しとは、関係者からどのような点を伝えるべきか懸念点はなにかの確認です。

判断を迷いそうな場合や大金が動く場合は、根回しをしておくと稟議がスムーズに進むでしょう。通る見込みがないとわかれば、稟議書を作る手間を省けます。業務合間に少し会話するだけでもおおまかな要件を確認できるでしょう。

おすすめのワークフローシステム10選

ワークフローとは、作業の一連の処理手続きを、図などを利用して定義すること、もしくは一連の処理手続きそのものを指しています。そんなワークフローを一括管理できるシステムを紹介します。

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ワークフローとは/システム比較
稟議を自動化・効率化するシステム

ジョブカンワークフロー - 株式会社Donuts

ジョブカンワークフロー- 株式会社Donuts 画像出典:ジョブカンワークフロー公式サイト

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コラボフロー - 株式会社コラボスタイル 画像出典:コラボフロー公式サイト

  • 簡単に思いどおりの帳票を作成
  • 充実のワークフロー機能
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コラボフローは、Excelをはじめとしたシステムにて誰でも簡単に作成・運用ができるワークフローシステムです。

申請書のExcelをそのままWebフォーム化するので、申請経路はパズル感覚で簡単に設定できます。機能面も非常に充実しており、承認段階ごとの入力制御、追記内容の自動判別・分岐などの充実したワークフロー機能を利用可能です。また、他サービスとの連携機能も充実しているため、懐の深いワークフローシステムを構築できます。

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Create!Webフロー - インフォテック株式会社

Create!Webフロー - インフォテック株式会社 画像出典:Create!Webフロー公式サイト

  • 紙の申請書のデザインをそのまま電子化
  • 条件分岐や複雑な承認フローにも対応
  • グループウェアや各種システムと連携可能

Create!Webフローは、紙による申請や決裁業務をそのまま電子化できるワークフローシステムです。迷わず操作できるわかりやすい画面デザインで、申請書はサムネイル一覧から選択、紙に書くイメージで入力します。ワークフローの進捗状況はアニメーションアイコンで表示されるため、一目で把握できます。また、初期費用なしで、最小限のコストで運用がはじめられます。

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マネーフォワードクラウド経費 - 株式会社マネーフォワード

マネーフォワードクラウド経費 - 株式会社マネーフォワード 画像出典:マネーフォワードクラウド経費公式サイト

  • 事前申請から立替経費、請求書や支払、仕訳まで一元管理
  • 多様な自動分岐ができる承認ルートを設定可能
  • さまざまなフォームを自由にカスタマイズ

マネーフォワード クラウド経費は、「経費精算にかかる時間を1/10にする」というコンセプトの経費精算システムです。従来の経費申請機能に加え、部門やプロジェクト、申請金額により承認ルートが自動で分岐する機能を搭載。ワークフロー機能も充実しており、社内稟議や有給申請など幅広く活用できます。さらにマネーフォワードの各クラウドサービスと連携ができ、経費精算業務および会計業務の効率化が期待できます。

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X-point Cloud - 株式会社エイトレッド

X-point Cloud - 株式会社エイトレッド 画像出典:X-point Cloud公式サイト

  • 使い慣れた書類デザインを電子化
  • 検索や集計の機能も充実
  • グループウェア連携が可能

X-point Cloudはエイトレッドが開発した、クラウド型ワークフローシステムです。

使用しているフォーマットイメージを変えずにデータ化できるため、電子化への抵抗を軽減できるのが特徴。運用ルールやフローの変更も最低限に抑えられます。絞り込み検索、日付を指定した範囲検索が可能で、入力されたデータをグラフで表示し集計もできます。グループウェア連携をすると、X-pointの情報を他システムのポータル画面に表示でき、承認スピードの向上が期待できます。

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SmartDB - 株式会社ドリーム・アーツ

SmartDB(スマートDB)公式サイトスクリーンショット 画像出典:SmartDB公式サイト

  • ノンプログラミングで電子フロー化
  • 50万人超(※)の利用実績多数
  • 豊富な標準機能により最短4か月導入

SmartDBは、ビジネスプロセスを電子化する大企業向けサービスです。

プログラミングなしにデータベースをブラウザ上へ作成でき、ユーザー部門主導の業務システム内製化を強力に推進します。大企業ならではの複雑なフローに対応。大きなリスクやコストを伴う改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現します。

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(※ SmartDBのトップページにおける2020年7月30日時点の数値)

楽々WorkflowII(ワークフローツー) - 住友電工情報システム株式会社

楽々WorkflowII(ワークフローツー) - 住友電工情報システム株式会社 画像出典:楽々WorkflowII(ワークフローツー)公式サイト

  • 簡単・スピーディな立ち上げ
  • 大規模・長期運用でも安心
  • いつでも、どこでも、誰からでも

楽々WorkflowII(ワークフローツー)は、使いやすいことが特徴的なワークフローシステムです。かんたんなブラウザでも、使い慣れたExcelでも、設計ができるので、導入に困ることはありません。

ワークフローの流れも自由に設定できるので、大規模の導入であっても問題ありません。他にも、スマートフォンからの入力や、多国語への対応などが機能にあり、よりストレスフリーな利用ができます。

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WaWaFlow(ワワフロー)

  • 2,000人以上にも対応しており、大企業でも安心
  • プログラムの知識不要で申請フォーム簡単作成
  • スマートフォンから承認・決裁が可能

WaWaFlowは、2,000人以上での利用も可能な申請業務を大幅に改善できるワークフローです。プログラムの知識がなくても入力フォームを簡単に作成できます。
また、自由に承認ルートを作成でき、複雑な申請でも柔軟に対応できます。携帯電話からでも承認や決裁ができ、お知らせ機能も搭載しているので、スピーディーな業務を行えます。決裁データはCSVなど出力形式を自由に設定ができるので、再度入力することなく会計ソフトにインポートなどを行えます。

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SmartFlow

  • 1ユーザー300円、20ユーザーまでは無料、追加費用なしの低価格
  • わかりやすい管理画面で誰でも簡単に利用可能
  • スマートフォンからいつでもどこからでも申請可能

SmartFlowは1ユーザー300円、20ユーザーまで無料、追加費用なしで使える低価格のワークフローツールです。ドラッグ&ドロップで簡単にテンプレートを作成できる、スマートフォンで申請・承認ができるなど、誰でも簡単にいつでもどこでも使えます。

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ワークフローEX

  • Excelの稟議文書をそのまま使える
  • メールソフトと同じような構造で使いやすい
  • 複雑な決裁ルートも簡単に設定できる

ワークフローEXは、Excelで作成した稟議文書をそのままワークフローに使えるシステムです。Excelのもつ機能をそのまま利用でき、申請書の追加や変更も簡単に行えます。また、メイン画面はメールソフトのような構造になっているため、誰でも使いこなせます。分岐を伴う複雑な決裁ルートでも、直感的な操作で簡単に設定できるところも特徴です。

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ワークフローで業務効率化!

組織が大きいほどほど、昔ながらの「稟議」のシステムが根強く残っています。中には、「形だけ」のものもあるかもしれません。形骸化や非効率を感じたら、思い切ってやり方を変えるのもよいでしょう。

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ワークフローシステム
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