稟議とは？決裁との違い | 稟議書作成・承認まで仕組み化できるワークフローシステムも

知らなければ恥ずかしい稟議とは？稟議書って何？決裁との意味の違いは？稟議書を上げる、ってどういうこと？今さら聞けないビジネス用語を徹底的に解説します！また、稟議書作成から承認までを仕組み化できるおすすめのワークフローシステムも紹介！

稟議とは

稟議（りんぎ）とは、役所や会社などで導入したい事項に対して、その中身を説明する書類を回覧して承認を受けることをいいます。会社としての承認は必要ですが、会議を開くほどではない事柄について行われる承認方法です。そして、稟議に使われる書類を「稟議書（りんぎしょ）」と呼びます。

組織によってフローは異なりますが、稟議は権限の高い人にむけて、順に回されます。

稟議は、会社や所属部所によって使う度合いの幅が大きいビジネス用語。今まで「稟議」を知らなかった人向けに、簡単に解説します。

稟議が使われる場面

稟議は、「企業の名前で●を行っても良いか」と従業員が会社に伺いを立てたことに対して、承認を与える場合に行われます。重要事項であれば会議を開く必要がありますが、すべてに際して会議を開くのは現実的でないため、書類にて確認を取ります。合議制を取る日本のビジネスならではの習慣の一つです。

一般的に、稟議が行われる場面を見てみましょう。

パソコンなどの備品の購入
外部との契約締結
広告枠の購入
不足人材の採用
出張の可否 -（金融機関なら）融資の確認

稟議では、稟議書に内容・予算・理由・目的など承認者が見て直ぐに内容が把握できるように、要点をまとめて記載しそれを回覧します。

会社によっては、「契約稟議」「採用稟議」「購買稟議」など、種類によって名称が定められていたり、フォーマットが準備されている場合もあります。

稟議と決裁の違い

稟議と同じく、上司に許可・承認を得る作業として「決裁」があります。稟議と決裁は結果的には同じですが、その意味合いは少し違います。

「稟議」は複数人の間で順に承認が行われますが、「決裁」は権限のある役職者に直接承認してもらうという違いです。基本的に、社内にとって重要な事項の確認には決裁が行われます。

この辺りの区別は、会社によってもさまざまです。小さい企業やベンチャーなど、意思決定の素早さを目指す組織であれば、稟議が存在せず決裁のみで運用している場合もあります。

ただ、先述の通り「稟議」と「決裁」は違うもの。これらが両立している会社で使い分けを間違えると、トラブルになりかねません。注意しておきましょう。

次の会員限定ページでは稟議のメリット・デメリットやワークフローに役立つサービスを紹介します。ぜひご覧ください。

稟議のメリット・デメリット

稟議書を通して、複数の社内承認を受けるという方法は、日本特有のもの。古来から「合議制」が重視されている名残のひとつです。稟議のおかげで、会議を開いて説明する…というコストを削減できます。また、書類で記録が残るため、いざというときの事実確認がスムーズというメリットもあります。

一方、稟議では最終承認が得られるまでに時間がかかるというデメリットが有ります。スピード感が求められる現代のビジネスシーンにおいて、稟議が降りないばかりにビジネスチャンスをのがしてしまう可能性もあります。海外企業と比べると、日本企業は判断が遅いと言われるのは、稟議システムが一因に挙げられるでしょう。また、承認を複数人で行うので、トラブルになった場合の責任の所在が曖昧になってしまうというデメリットもあります。