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2018-12-28

稟議の電子化で得られるメリットとは?注目のワークフローシステムも紹介

稟議という処理は紙で行われているケースが多く、決して効率が良いわけではありません。しかし、承認フロー含めて電子化・システム化することで、効率を上げるだけではなく、ペーパーレス化の推進によるコスト削減など多くのメリットをもたらします。※初回公開日:17/12/07
社内コミュニケーションワークフローシステム
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稟議の電子化とは

稟議という一連の処理は、日本の会社には必ず存在する仕組みです。そして、そのプロセスはアナログであることが多く、相当の時間がかかります。

しかし、ワークフローシステムを導入して稟議を電子化することで、さまざまなメリットを享受できます。

業務の効率化はもちろんのこと、コスト削減にもつながるため、検討のきっかけになると思われます。

稟議(書)とは何か

そもそも稟議書は、日本特有の社内書類です。

何かの購入や、システムの導入などを実現するために、会社に対して事前に許可を求めることを稟議といい、その内容が記載された文書が稟議書です。

通常、稟議書を作成した後は、関係各所に回して承認を得なければなりません。
こうした申請、承認のプロセスは海外にも存在しますが、複数の承認が必要なのが日本の大きな特徴です。

以下の記事では稟議についてより詳しく解説しています。

稟議とは?決裁との違い | 稟議書作成・承認まで仕組み化できるワークフローシステムも | ボクシルマガジン
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稟議の電子化とは

小規模の会社であれば、社長の承認を得て終わりという簡単なプロセスですが、大企業の場合は異なります。

多拠点の場合は、稟議書自体の物理的な移動が必要です。緊急の内容であったとしても、多くの時間を要し、必然的に意思決定が遅れます

しかし、稟議書が電子化され、ワークフローなどのシステムが導入されると物理的な概念がなくなるため、業務スピードが格段に早くなります。

合議制をとることが多い日本企業にとっては、こうした稟議の電子化によって、少しでもプロセスを簡素化し、迅速な意思決定をとることが競争力強化につながるとされています。

稟議の電子化のメリット

稟議を電子化することで得られる多くのメリットについて説明します。

コストの削減

まずは目に見えるコストを削減できることが大きなメリットです。

書類が電子化されることで、ペーパーレス化を進められます。稟議書作成作業も簡素化され、また承認者は外出先でも承認可否の判断ができるため、プロセスが相当効率化します。

その結果、あらゆる役職で時間を節約でき、有効活用できるという見えないコスト削減も実現します。

以下の記事では、ペーパーレス化についてより詳しく解説しています。

ペーパーレス化で社内文章管理を効率化!コスト・スペースを削減するメリット6つ | ボクシルマガジン
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監査効率のアップ

稟議書の電子化を実現していない場合、監査対応にかなりの工数がかかります。書類そのものを1か所に集めなければならず、その管理や必要書類の検索は大変骨の折れる作業です。

しかし、電子化すると管理の工数は圧倒的に削減され、必要書類の検索も容易に実現します。

申請負担の軽減

紙の申請書に記入する場合、ミスがあれば一から書き直しが必要です。

また、定期的な申請であったとしても同じ内容を何度も記入するという煩雑な作業が発生します。

ところが、電子化することで、入力が簡素化され、その情報を保存しておくことで、2度目以降は一部を修正するだけで済みます。

このように申請者側の負担もおおいに軽減できます。

誤記入や記入漏れを防げる

紙の申請書の場合は、承認者に書類が到達し、確認した時点でミスが発覚することがあります。

当然時間的なロスとなり、非効率極まりないプロセスです。
申請を電子化する場合に、入力内容にチェック機能をつけることで誤記入や記入漏れを未然に防げます。

入力すべき内容がわからない場合でも、記入例を表示させるなど、電子化ならではのガイダンスを示すことなども可能です。

ワークフローシステムとは

ワークフローとは、流れ図などで一連の処理手続きを定義することであり、この流れをコンピューターに組み入れて業務を円滑にしたものはワークフローシステムと呼ばれています。

ワークフローシステムを使うと、稟議における申請から承認までのフローを電子化してシステム化可能です。

今さら聞けないワークフローとは | 基本知識・規模別システム徹底比較【無料&有料40選】 | ボクシルマガジン
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ワークフローシステムでできること

稟議のワークフローシステムを導入すると、どのようなことが可能になるのかについて具体的に解説していきます。

意思決定の劇的なスピードアップ

従来までの承認者は、自分のデスクに座って書類を実際に手にとっての確認作業が必要でした。

ところが、外出先など会社にいなくても、承認・否認などの意思決定を行えるようになります。

さらに、スマホやタブレットの利用により、端末も選ぶことなく作業できるため、承認までにかかる時間が大幅に短縮されます。

また、申請のどの時点で停滞しているかなど、ステータスの確認も容易となります。

「紙」を扱う感覚で稟議を進められる

リテラシーが低い会社の場合、業務をシステムに合わせることはかなり大きなハードルです。

しかし、慣れ親しんだ書類のデザインそのものが、画面に表示されれば違和感を持つことなく、利用可能です。

まさに「紙」を扱う感覚で稟議を進められます
もちろんExcelなどで作成した既存の文書を、データとして取り込むという機能をもつシステムでなければ実現できません。

複雑なルートも再現可能

大きな組織の稟議は複雑であることが多く、多くの承認者を伴うケースがあります。

こうした日本古来の文化を踏襲し、複雑な承認ルートを設定可能です。
合議制をとることが多い日本企業にとって、ワークフローシステムを導入することで、文化を変えることなく、プロセスだけが効率化できるといえます。

重要な意思決定を担保できる

編集権限を詳細に設定するワークフローシステムを導入すれば、内部統制にもきちんと対応できます。

承認後はだれであろうと修正させない、あるいはステップ別の編集権限設定などを行うことで重要な意思決定を担保できます。

改ざん防止にも

紙の稟議書の場合、いつだれがどこを修正したか、変更を加えたかはわかりません。

しかし、電子化することで、アクション時の状態を正確に保存できます。これにより改ざん防止につながります。

またデータ自体を暗号化保存することで、万全なセキュリティ対策を施せます。

以下の記事では、ワークフローについて詳しく解説しています。

中小企業向けワークフローのシェア・市場規模は?利用実態、活用課題を徹底解説 | ボクシルマガジン
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ワークフローシステム7選

今回紹介したワークフローシステムの詳細や、今回紹介しきれなかったサービスについては以下からご覧になれます。

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以下の記事ではdesknet's NEOについて詳しく解説しています。

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現場主義で課題解決をするクラウド型グループウェア「デスクネッツ」のアプリケーションについて詳しく解説していきます。...

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G Suite

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G Suiteは、Google社が提供しているクラウド型のグループウェアツール、およびソフトウェアのスイートです。Gmail、Googleドライブ、GoogleカレンダーおよびGoogleドキュメントなど一般的に使用されているGoogleのウェブアプリケーションが含まれています。クラウド型のため、データを保持する必要は無く、高セキュリティを保障しているデータセンターに格納されます。

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稟議電子化の事例

経済産業省のホームページには、会社名をふせた形で文書の電子化の導入事例が掲載されています。その中でも、稟議書がキーワードとなっている2社の電子化事例をピックアップしました。

通信業D社の事例

会社名:D社業種:通信業
対象文書:稟議書の添付資料

課題:紙の稟議書が多いため、稟議プロセスが止まる

意思決定スピードを上げるために、稟議書の電子化を推進していた。しかし、稟議書の添付資料は紙であることが多いため、申請プロセスがとまってしまう。結果的に本来の目的を達成できていなかった。

効果:稟議のスピードアップとペーパーレス実現

スキャナを活用して、過去保管分も含めて添付資料を電子化することにより、電子稟議システムが生かされるようになった。稟議のスピードはあがり、あわせてペーパーレス化も進み、稟議書検索できるなど業務効率が向上した。

運輸業H社の事例

会社名:H社業種:運輸
対象文書:社内稟議書の添付書類、経理関連帳票

課題:紙の添付資料のためツールを生かせない

社内稟議書作成ツールを導入・運用していたが、稟議には添付資料が必要なことが多く、稟議の効率化は図れていなかった。あわせて稟議書作成時に、過去の資料を検索、参照できないことがさらにプロセスを遅らせていた。

効果:稟議プロセスの効率化と保管コスト減

社内稟議書作成ツールの補完として、スキャナによる添付書類の電子化をスタートさせると、相乗効果で利便性が向上し稟議プロセスの効率化が実現した。保管コストも年間数百万円という削減効果が表れた。

ワークフローシステムを活用し、稟議書の電子化を進める

稟議という一連の処理において、紙による申請の場合はプロセスに時間がかかり、申請者、承認者双方にとって非効率といわざるを得ません。

しかし、これまで説明してきたように、ワークフローシステムの導入で大きく様変わりします。
業務プロセスの効率化ばかりか、ペーパーレス化、時間短縮などによるコスト削減も進められます。

日本において、稟議というプロセスをなくすことは現実的ではないため、このプロセスの効率化は企業にとっても永遠の課題です。自社の文化を残しつつ、課題を解決できるソリューションが多くある現在は、稟議の電子化に向けて決断するタイミングかもしれません。

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