稟議とは？決裁との違い | 稟議書作成・承認まで仕組み化できるワークフローシステムも

ボクシルおすすめワークフローシステム 【Sponsored】

承認TIME
あらゆる社内文書の申請フォームをカスタマイズ ペーパーレス化に便利なオプション機能を用意
無料トライアル：◯ 無料プラン：✕ 料金：3,300円／10ID（税抜）
製品資料をDL

稟議とは

稟議（りんぎ）とは、役所や会社にて導入したい対象の説明を書類に起こし承認してもらうことをいい、「社内稟議（しゃないりんぎ）」と呼ぶこともあります。権限の低い人から高い人へむけて順に回すのが通例です。稟議に使われる書類は「稟議書（りんぎしょ）」と呼びます。

本来であれば、自身の権限だけでは決められない重要事項の決定や予算を使うサービスの導入を検討する際、決定権限のある関係者が集まる会議を開く必要があります。しかし、細かい事柄の決定のために毎回会議を行うのは非現実的です。そこで使用される仕組みが、会議をせずとも関係者による内容の確認や承認を得るための「社内稟議」となります。

稟議を提出し承認してもらう行為は「稟議を上げる」「稟議にかける」、稟議を上げて承認された状態は「稟議が下りる」「稟議が通る」のように表現することが多いです。また、稟議のような一連の流れを効率化するシステムは「ワークフローシステム」と称します。

社内稟議は、会社や所属部署によって使う度合いの幅が大きいビジネス用語。今まで「稟議」を知らなかった人向けに、簡単に解説します。

稟議が必要になる場面

稟議が行われる場面には次のようなものがあります。

• パソコンや周辺機器の購入
• 外部との契約締結
• 広告枠の購入
• 人材の採用
• 出張の可否
• （金融機関なら）融資の確認

たとえば「広告枠の購入」であればマーケティング予算や戦略の確認を行うために行い、「人材の採用」であれば人員や給与の調整、組織の方針を考慮して判断するために稟議を行うことが多いです。

これらの社内稟議は会社によって「契約稟議」「採用稟議」「購買稟議」など種類によって名称が定められていたり、フォーマットが準備されていたりする場合もあるでしょう。

稟議の目的

稟議を上げる目的は次のとおりです。

意思決定の正確性を向上させる

稟議申請を通じて、多くの関係者の意見や検討を経て意思決定を行うことで、誤った決定を避ける目的があります。

複数部署間の協力促進

稟議申請は多くの関係者を通すため、異なる部署間での検討フローが入ります。稟議を通じて、部署間の協力や連携が促進することもあるでしょう。これにより、組織全体としての一体感を生み出すことが期待できます。

組織内の教育・育成

稟議のプロセスを通じて、若手社員や新入社員に組織の決定プロセスや考え方を理解させられます。これは、組織の文化や価値観を受け継ぐうえで有効な手段です。

稟議と決裁の違い

「稟議」は複数人の間で順に承認が行われるのに対し、一方で「決裁」は権限のある役職者に直接承認してもらう違いがあります。社内にとって重要な事項の確認は決裁で行われるでしょう。また、稟議を上げるのは申請した人であるのに対し、決裁するのは役職者である主語の違いもあります。

	稟議	決裁
意味	従業員が上長へ承認を依頼する	上長が内容を承認する
承認する人	複数	1人

しかし実際のケースでは、稟議と決裁の区別は会社によって千差万別です。小さい企業やベンチャーなど、意思決定の素早さを目指す組織であれば、稟議が存在せず決裁のみで運用している場合もあります。他社とのやりとりの中で「稟議」や「決裁」を使用する際には、どのような意図が含まれているのかを注意するとよいでしょう。

稟議を申請する手続きの例

稟議申請は主に次のようなフローで行われます。

1. 事前の内容確認・相談

稟議の申請をする前に、直属の上司や関連部署との事前の確認や相談を行うことが一般的です。これにより、稟議申請内容のブラッシュアップや、申請時の不備を未然に防げます。このタイミングで、申請方法が正しいか、指定のフォーマットがないかも確認しておきましょう。

2. 稟議書の作成

稟議申請の内容を具体的に書面にまとめる段階です。内容、背景、必要性、コストなどの項目を明確に記載し、申請者が署名・捺印を行います。

3. 稟議書の提出・回覧

提出した稟議書は、関連する部署や承認者に順に回覧されます。各関係者は稟議書の内容を確認し、問題がなければ承認のサインを行います。

4. 最終承認者の確認・承認

すべての関係者から承認を得た後、部門長や役員など最終的な承認者が内容を確認し、承認します。「決裁」は手順3を飛ばして、そのまま手順4に進むイメージです。

5. 申請者への結果通知

稟議が承認されたか、修正が必要かなどの結果が申請者に通知されます。承認された場合は内容にもとづいて行動を起こせます。

稟議と起案の違い

「起案」とは、新しいアイデアや提案に関する初期段階の文書を作成する行為のことです。要するに、「こんなことを進めてみたい」のような初期の思考や計画を形にすることを意味します。そして、思考や計画を具体的に文書化したものが「起案書」と呼ばれます。

一方、稟議はこの「起案書」を元に、具体的な実行に移す前のプロセスを指すことが多いです。つまり、起案がアイデアや提案の初期段階での整理・文書化であれば、稟議はそれを実際に進めるための内部的な確認・承認プロセスと言えます。

しかし、近年では起案と稟議の間の明確な線引きが薄れてきており、「稟議」を「起案」と同義として捉える場面や、「稟議書」を「起案書」と同じ意味で使用するケースも増えてきました。どちらも混同しやすい言葉ですが、本質的な違いは理解しておきましょう。

稟議のメリット・デメリット

稟議書を通して複数の社内承認を受ける方法は、古来から「合議制」が重視されている日本特有の名残のひとつです。そのような稟議のメリットとデメリットを解説します。

稟議のメリット

稟議のメリットは次のとおりです。

• 会議の時間を削減
• やりとりを文書化
• 承認者が内容を検討しやすい
• 承認後の実行フェーズがスムーズ

それぞれの内容について説明します。

会議の時間を削減

稟議のおかげで、会議を開いて説明する時間を削減できます。ほかの業務に割ける時間が増えるため、上長にとってもうれしいシステムでしょう。

やりとりを文書化

稟議は書類にて記録が残るため、いざというときの事実確認がスムーズになります。いつどこで誰が何をしたのかシンプルにまとめられているのが、稟議書のよいところです。

承認者が内容を検討しやすい

稟議書には、文面のみで詳細な情報や背景、根拠がわかるよう的確に示してあります。会議で資料を見ながら話し合うよりも理解がしやすく、承認者が内容を十分に検討できるでしょう。

承認後の実行フェーズがスムーズ

稟議が承認された時点で各関係部署の確認も済んでいるため、申請内容は共通認識になります。実行フェーズに移行したあとも、関係者と連携しつつスムーズに進められるでしょう。

---

ワークフローシステムを導入して稟議を電子化することで、上記以外にもさまざまなメリットがあります。詳しい内容は次の記事をご覧ください。

稟議のデメリット

稟議のデメリットは次のとおりです。

• 承認に時間がかかる
• 責任の所在が不明確

デメリットの内容について説明します。

承認に時間がかかる

一方、稟議では最終承認を得られるまでに時間を要するデメリットがあります。スピード感が求められる現代のビジネスシーンにおいて、稟議が承認されないばかりにビジネスチャンスを逃すのはかなりリスキーです。海外企業と比べると、日本企業は判断が遅いといわれるのは要因のひとつでしょう。

責任の所在が不明確

承認を複数人で行うので、トラブルになった場合の責任が誰にあるのか不明確になりやすいです。とくに、あらかじめ「根回し」をしていた場合に起こりやすいトラブルとなります。申請内容に対して、誰がどのように責任をもつのかを事前に決めておきましょう。

稟議書とは

稟議書（りんぎしょ）とは、稟議の際に使われる書類です。稟議書のフォーマットはさまざまですが、必ず記載しなければいけない項目として次の6つが挙げられます。

• 件名
• 概要
• 承認してほしい内容
• 目的
• 申請理由
• メリット・デメリット

どのような申請内容なのか、なぜ申請するのか、費用対効果に見合っているのかなどを記載して、上長にチェックを依頼します。稟議書の書き方は次の記事で解説しているので、合わせて読むと理解が深まるでしょう。

社内で承認が得やすい稟議書を作るコツ

稟議書の書き方や作り方にもコツがあり、なんとなくで作業をしていると「せっかく稟議をしているのになかなか通らない」状態になりかねません。承認が得やすい稟議書を作るコツとして、次のようなポイントを覚えておきましょう。

• 稟議書は結論から書く
• 明瞭な言葉を使う
• メリット・デメリットを提示する
• マイナス要素はカバーする
• 具体的なデータを用いる
• あらかじめ各関係者に根回しをしておく

それぞれのコツや注意点を解説します。

稟議書は結論から書く

稟議書は最初に結論を書きましょう。稟議は会議の時間を削減し、承認者が内容を検討しやすくするためのものなので、短時間でも内容を把握できるようにする必要があります。

具体的には、申請事項や申請理由、費用対効果などを記載します。そしていずれも一文目に結論を明記しましょう。背景や想いをダラダラ書いて、何について書いてあるのかわからないのは厳禁です。承認する側の負担となるうえ、承認に時間がかかったり稟議が通らなかったりします。

明瞭な言葉を使う

稟議書はさまざまな立場の人が閲覧するものなので、明確かつ簡潔に記述することが求められます。他の部署では伝わらないような専門用語や業界用語を使う場合、説明や定義を付け加えることで、読み手が内容を理解しやすくなるでしょう。

メリット・デメリットを提示する

メリットとデメリットを比較したうえで、メリットが強いと示しましょう。主観的な判断だけでなく、具体的なデータも添えるといっそう説得力が増します。稟議を通したいばかりに良い点ばかりを書き連ねては、冷静な判断にもとづいていない印象を与えかねません。申請しているものがなぜ必要なのかを、マイナス面も含めて伝えるのがポイントです。

マイナス要素はカバーする

マイナスの要素はなにかしらでカバーするよう意識しましょう。提出前に承認者目線で読み、突っ込まれそうな部分を先回りしてフォローするのがベストです。申請内容に関連するマイナス要素の評価とその対策を明記することで、承認者の不安や疑問を取り除く手助けになります。

具体的なデータを用いる

申請理由やコストパフォーマンスについて述べる際は、裏付けとなる数値を用いると説得力が増します。たとえば「作業量が削減できる」と書くよりも、「1週間につき10時間の業務削減になる」とした方がより具体的です。上長は費用対効果に見合うかを気にするので、どれだけ効果があるのかを定量的に示せるかどうかは、稟議の通しやすさに直結します。

あらかじめ各関係者に根回しをしておく

稟議をスムーズに進めるためには、関係各所への「根回し」が欠かせません。根回しとは通したい案件について事前に話を通すことで、裏工作とは意図が異なるので注意しましょう。この文脈における根回しとは、関係者からどのような点を伝えるべきか、懸念点はなにかといった事前確認です。

判断に迷いそうな場合や大金が動く場合は、根回しをしておくと稟議がスムーズに進むでしょう。通る見込みがないとわかれば、稟議書を作る手間が省けます。業務合間に少し会話するだけでもおおまかな要件を確認できるでしょう。

社内稟議が承認されない場合の主な原因

承認が得やすい稟議書を作っても、必ず承認されるわけではありません。書類の不備以外で社内稟議が承認されない場合の主な原因には、次のようなものがあります。

コスト面での懸念

予算を超過する提案や、期待される効果に対してコストが高いと判断される場合は、承認されづらくなることがあります。また、他のプロジェクトや業務との予算配分や優先順位の観点から競合する場合にも、承認されないことがあるでしょう。

タイミングの不適切さ

すでに似た取り組みが行われている場合や、申請時点での組織の方針や事業計画と合致しない内容の提案は、承認が得られにくくなります。また、承認者が他の緊急度が高い業務やプロジェクトにリソースや時間を割いているタイミングでも、細かい稟議申請は後回しにされてしまう可能性が出てくるでしょう。

組織の文化や風土との不整合

提案内容が組織の文化や価値観、方針と合致していない場合も、承認を得られない可能性が高まります。たとえば、ワークライフバランスを重要視する企業文化の中で週末や夜間に勤務が必要となるような提案や、「環境保護」を組織の一つの大きな価値として掲げている中で環境に悪影響を及ぼす可能性がある提案などです。

ワークフローシステムのおすすめ14選

ワークフローとは、作業の一連の処理手続きを、図を利用して定義すること、もしくは一連の処理手続きそのものを指しています。このようなワークフローの一括管理ができるシステムを紹介します。

• 最短1分で利用登録可能
• シリーズ累計導入社数200,000社以上^※
• 初期費用無料、ユーザー数×300円で利用可能

ジョブカンワークフローは、クラウド勤怠管理システム ジョブカンと連携できるワークフローシステムです。煩雑になりやすいこれらの業務を簡単に行えます。

直感的な操作で使えるので誰でも利用でき、モバイルにも対応しているのが特長です。30日間無料で全機能が利用できるので、本利用前に使用感を確認できます。

※出典：DONUTS「申請・承認にかかる時間を約1/3に削減「ジョブカンワークフロー」」（2023年10月7日閲覧）

• 表計算ソフトで作った稟議書を申請フォームにそのまま取り込み
• 申請書の種類や申請者ごとに承認経路を設定
• 申請書データの検索・集計・印刷が可能

NI Collabo 360は、電子稟議や経費精算、プロジェクト管理など、経営改善をトータルサポートするグループウェアです。ドラッグ＆ドロップで申請項目を配置し、項目ごとの詳細設定するだけで、任意の書式で申請書類を作成できます。

組織形態や申請文書の種類ごとに承認経路を設定したり、金額や選択項目の条件によって承認者や決裁者を自動で変更したりできます。代理承認や、複数人で承認を行うグループ承認にも対応可能です。

• 名刺やパソコンなどの発注申請といった稟議申請や届出に対応
• 申請完了までのステップや記入例の表示で申請者をサポート
• 組織、部署データを自動連携

Ci*X Workflowは、人事、総務関連の稟議申請、届出業務に対応した汎用ワークフローシステムです。管理者はドラッグ＆ドロップで申請書デザインを作成できます。

ルートデザイナー機能によって承認ルートを設定でき、マスタを世代管理できるので、組織変更に合わせた先行メンテナンスも可能です。入力項目の記入例や関連情報を1画面に表示し、マニュアルなしでの申請を支援してくれます。

• 簡単に思いどおりの帳票を作成
• 充実のワークフロー機能
• オプションでさらに便利に使えるデータ連携

コラボフローは、Excelをはじめとしたシステムにて誰でも簡単に作成・運用ができるワークフローシステムです。

申請書のExcelをそのままWebフォーム化するので、申請経路はパズル感覚で簡単に設定できます。機能面も非常に充実しており、承認段階ごとの入力制御、追記内容の自動判別・分岐などの充実したワークフロー機能を利用可能です。また、他サービスとの連携機能も充実しているため、懐の深いワークフローシステムを構築できます。

• 緊急時の飛び越し承認をはじめ多様な形式に対応
• 過去の承認から文書を引用可能
• いまの申請内容や項目をほぼ変えずに移行

承認TIMEは、臨時の対応も含め承認ルートを自由に設定可能なワークフローシステムです。承認ルートや承認者の設定は、拠点単位やチーム単位で細かく設定でき緊急時の飛び越し承認にも対応。また、稟議書や申請書、報告書など多くの書類内容や項目をそのままに電子化できます。

• 紙の申請書のデザインをそのまま電子化
• 条件分岐や複雑な承認フローにも対応
• グループウェアや各種システムと連携可能

Create!Web（クリエイトウェブ）フローは、紙による申請や決裁業務をそのまま電子化できるワークフローシステムです。迷わず操作できるわかりやすい画面デザインで、申請書はサムネイル一覧から選択、紙に書くイメージで入力します。ワークフローの進捗状況はアニメーションアイコンで表示されるため、一目で把握できるのが特長です。また、クラウド版なら初期費用が無く、最小限のコストで運用がはじめられます。

• 1,500社^※の導入実績
• 組織や役職など組織図に応じて決裁ルートを自動生成
• 組織変更を申請ルートに自動反映

POWER EGGは、各種申請と経費精算のワークフローを管理できるサービスです。自動計算項目やカレンダー日付選択などの入力補助機能を利用し、運用に応じた申請フォームを作成できます。スマートフォン用の画面も作成可能です。

登録組織図をもとに決裁ルートを自動生成でき、条件分岐やグループ承認、代理承認など社内規定にあわせ設定可能です。組織図は世代管理できるため、新旧組織をまたいだフローも作成できます。英語と中国語に対応可能です。

※出典：ディサークル「POWER EGG3.0 ─仕事のあり方を再定義する統合型コラボレーションツール」（2023年10月7日閲覧）

• 簡単・スピーディな立ち上げ
• 大規模・長期運用でも安心
• いつでも、どこでも、誰からでも

楽々WorkflowII（ワークフローツー）は、使いやすいことが特徴的なワークフローシステムです。かんたんなブラウザでも、使い慣れたExcelでも、設計ができるので、導入に困ることはありません。

ワークフローの流れも自由に設定できるので、大規模の導入であっても問題ありません。他にも、スマートフォンからの入力や、多国語への対応などが機能にあり、よりストレスフリーな利用ができます。

• アイコンで申請書の対応状況を一目で把握
• 通知機能はメールに加え「Chatwork」や「Slack」にも対応
• ISMS、ISO9001取得済みでセキュリティ面も安心

Styleflowは、申請業務をシンプルかつ効率化するワークフローシステムです。既存のExcelやWordのフォーマットを、同じイメージで変換できるため、一から申請フォーマットを作成する手間が省けます。承認ルートは、社内の業務に合わせて柔軟に対応できるため、部署をまたいだ複雑な承認ルートでも簡単に設定可能です。

初期費用は0円、月額費用は1ユーザー300円とコストパフォーマンスに優れた料金設定です。

• ノーコード、ローコードで電子フロー化
• 大企業をメインに50万名^※2の利用実績
• 豊富な標準機能でモバイルにも対応

SmartDB（スマートDB）は、ビジネスプロセスを電子化する大企業向けサービスです。

画面上のクリック操作のみで簡単に業務アプリを作成し、業務部門主導での業務デジタル化を強力に推進します。大企業ならではの複雑なフローに対応。大きなリスクやコストを伴う改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって全社の業務デジタル化を実現します。

※出典：ドリーム・アーツ「SmartDB®【大企業の業務デジタル化クラウド】」（2023年10月7日閲覧）

• 数百社にヒアリングした内容を反映したサービス
• 柔軟な権限設定や代理申請・承認機能で内部統制を強化
• 多彩な外部連携と承認経路の細かな設定で、より早い承認を

kickflowは、稟議やワークフローに課題を感じる数百社にヒアリング調査を行い、調査内容をもとに扱いやすさにこだわって作られたワークフローシステムです。ワークフローや組織・権限の設定、外部連携の柔軟性の高さが特徴です。

部門・部署ごとに柔軟な権限管理ができ、閲覧できる範囲も自由に調整できます。メンバー不在の場合は、代理の申請や承認もできるため、アカウントを使いまわす必要はありません。また、API連携によりチャットツール上で承認や差し戻しをしたり、承認経路を順列・並列で設定したりと、ワークフローに関する手間を減らすための機能も充実しています。

• 使い慣れた書類デザインを電子化
• 検索や集計の機能も充実
• グループウェア連携が可能

X-point Cloud（エクスポイントクラウド）はエイトレッドが開発した、クラウド型ワークフローシステムです。

使用しているフォーマットイメージを変えずにデータ化できるため、電子化への抵抗を軽減できるのが特徴。運用ルールやフローの変更も最低限に抑えられます。絞り込み検索、日付を指定した範囲検索が可能で、入力されたデータをグラフで表示し集計できる点も強みです。グループウェア連携をすると、X-pointの情報を他システムのポータル画面に表示でき、承認スピードの向上が期待できます。

• 数千人規模の大企業でも対応可能な安心の大容量クラウド
• プログラムの知識不要で申請フォーム簡単作成
• スマートフォンから承認・決裁が可能

WaWaFlowは、数千人規模での利用も可能な申請業務を大幅に改善できるワークフローです。プログラムの知識がなくても入力フォームを簡単に作成できます。
また、自由に承認ルートを作成でき、複雑な申請でも柔軟に対応可能です。携帯電話からでも承認や決裁ができ、お知らせ機能も搭載しているので、スピーディーな業務を行えます。決裁データはCSVに出力できるので、再度入力することなく会計ソフトにインポートできるのも特長です。

• Excelの稟議文書をそのまま使える
• メールソフトと同じような構造で使いやすい
• 複雑な決裁ルートも簡単に設定できる

ワークフローEXは、Excelで作成した稟議文書をそのままワークフローに使えるシステムです。Excelのもつ機能をそのまま利用でき、申請書の追加や変更も簡単に行えます。また、メイン画面はメールソフトのような構造のため、誰でも使いこなせます。分岐を伴う複雑な決裁ルートでも、直感的な操作で簡単に設定できるところも特徴です。

---

次の記事ではおすすめワークフローシステムの料金や機能、評判・口コミなどを掲載しています。アプリ対応や無料トライアルの有無、特徴などを比較できるのでぜひご覧ください。

ワークフローシステムの比較表

クラウド稟議システムの料金や機能を比較しています。サービスをまとめて比較したい方は、無料でダウンロードできる一括資料請求をご利用ください。

稟議の電子化で業務効率が上がる

組織が大きいほどほど、昔ながらの「稟議」のシステムが根強く残っています。中には、「形だけ」のものもあるかもしれません。形骸化や非効率を感じたら、思い切ってやり方を変えるのもよいでしょう。

クラウド型ワークフローシステムを導入し稟議が電子化されることで、ペーパーレス化でのコスト削減や承認ルート管理での内部統制の強化などのメリットを得られます。

ぜひ本記事で紹介したワークフローシステムの導入を検討してみてください。各サービスの料金や特徴、機能がまとまった資料はこちらから無料でダウンロードできます。

ボクシルでは、ワークフローシステムの人気サービスの口コミをランキング形式で確認できます。こちらもあわせてご覧ください。

BOXILとは

BOXIL（ボクシル）は企業のDXを支援する法人向けプラットフォームです。SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」、ビジネスメディア「BOXIL Magazine」、YouTubeチャンネル「BOXIL CHANNEL」、Q&Aサイト「BOXIL SaaS質問箱」を通じて、ビジネスに役立つ情報を発信しています。

BOXIL会員（無料）になると次の特典が受け取れます。

• BOXIL Magazineの会員限定記事が読み放題！
• 「SaaS業界レポート」や「選び方ガイド」がダウンロードできる！
• 約800種類のビジネステンプレートが自由に使える！

BOXIL SaaSでは、SaaSやクラウドサービスの口コミを募集しています。あなたの体験が、サービス品質向上や、これから導入検討する企業の参考情報として役立ちます。

BOXIL SaaS質問箱は、SaaS選定や業務課題に関する質問に、SaaSベンダーやITコンサルタントなどの専門家が回答するQ&Aサイトです。質問はすべて匿名、完全無料で利用いただけます。

BOXIL SaaSへ掲載しませんか？

• リード獲得に強い法人向けSaaS比較・検索サイトNo.1^※
• リードの従量課金で、安定的に新規顧客との接点を提供
• 累計800社以上の掲載実績があり、初めての比較サイト掲載でも安心

^{※ 日本マーケティングリサーチ機構調べ、調査概要:2021年5月期 ブランドのWEB比較印象調査}