【比較表】外部システムと連携できるワークフローシステム11選　事例や選び方も解説

ワークフローシステムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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ワークフローシステムは外部システムとの連携がポイント

ワークフローシステムは、企業内の稟議業務プロセスを効率化し、管理するためのシステムです。外部システムとスムーズに連携できるとその有用性がさらに高まります。

たとえば、グループウェアや経費精算システム、電子契約システムなど、さまざまな外部システムと連携することで、業務の自動化や情報の一元化が実現します。データの一元管理やリアルタイムな情報共有が可能になるため、意思決定の迅速化や業務の効率化につながります。

【比較表】外部連携に強いワークフローシステム

基幹システムや業務システムなど、外部システムとの連携に強みをもつおすすめのワークフローシステムを厳選しました。

※「ー」は要問い合わせ

この後は連携方式や選定ポイントについて詳しくご紹介しますが、それぞれの製品の特徴をすぐに確認したい方は、下記リンクからご覧いただけます。
▼製品紹介を詳しく見る（ページ下部の見出しに遷移します）

ワークフローシステムにおける「連携」は3種類

そもそもワークフローシステムにおける「連携」とは、機能や連携の範囲によって大きく3つに分類できます。

• SSO（シングルサインオン）
• グループウェア／チャット連携
• 基幹システムとのデータ連携

SSOは多くのワークフローシステムで搭載されているものの、チャット連携やデータ連携については可能な製品が限られます。

SSO（シングルサインオン）

SSO（シングルサインオン）とは、Microsoft 365やGoogle Workspaceなどの社内アカウントでワークフローにもそのままログインできる仕組みです。IDとパスワードを個別に管理する必要がなくなり、運用ミスや管理コストを大きく減らせます。

退職者のアカウント停止や異動に伴うアクセス変更も一括で行えるため、情シスにとっては非常に重要な連携ポイントです。SSOは認証連携の一種であり、ほとんどのクラウド型ワークフローでSSO対応の有無が比較ポイントとなります。

グループウェア／チャット連携

グループウェア／チャット連携とは、業務で頻繁に使用するツールやチャットと連携して通知や承認作業を行える仕組みです。通知だけでなく、TeamsやSlack上でそのまま「承認」や「差し戻し」などの操作ができる製品もあり、現場の使い勝手に大きく貢献します。

また、Teamsにタブとしてワークフロー画面を埋め込めば、わざわざ別画面を開かずに申請処理が可能になります。このように、「社員が普段使うツールとUIをどの程度一体化できるか」が現場での定着の鍵となります。連携方式としては、WebhookやAPI、専用アプリによる連携が用いられます。

基幹システムとのデータ連携

データ連携とは、ワークフローで承認された情報を会計や人事、契約管理などの基幹システムへ自動的に連携する仕組みです。
グループウェア連携が画面や通知レベルのつながりであるのに対し、データ連携は業務データそのものを他システムに渡しています。

たとえば、経費申請が承認されると会計ソフトに自動で仕訳が登録されたり、人事異動申請が承認されると人事マスタが更新されたりと、手作業や二重入力を大幅に削減できます。

ただしすべてのワークフローシステムが外部システムとデータ連携できるわけではありません。また、連携できる場合でも「どの項目をどこまで自動的に連携できるか」が重要です。API連携やCSV出力、最近ではiPaaS（ノーコード連携基盤）も活用されます。

ワークフローと連携して業務効率化を図れる基幹システムやツール

ワークフローシステムと連携させるべきツールや、その連携によって得られるメリットを紹介します。

グループウェアやコラボレーションツール

グループウェアやコラボレーションツールは、チーム内のコミュニケーションや業務効率化を図るためのツールです。ワークフローシステムと連携することで、タスクの自動化やプロジェクト管理がスムーズに進められます。たとえば、ワークフローシステムで承認プロセスを設定し、グループウェア上でタスクを共有することで、作業フローを効率化できます。

「X-point Cloud」や「コラボフロー」は連携可能なグループウェアが充実した製品です（Garoon、Google Workspace、Microsoft 365など）。「kickflow」や「ジョブカンワークフロー」で連携できるグループウェアはGoogle Workspaceのみですが、Google Workspaceを使用している企業にとっては有力な選択肢になります。

会計ソフトや給与計算ソフト、経費精算システム

会計ソフトや給与計算ソフト、経費精算システムなど、財務や経理業務を支えるシステムとワークフローシステムを連携することで、経費の承認プロセスや給与の支払い手続きを効率化できます。
たとえば、経費精算システムとワークフローシステムを連携させることで、経費の申請から承認までの一連の流れをスムーズに管理できます。

「SmartDB」や「AgileWorks」、「Create!Webフロー」などは会計ソフトとの連携も可能です。

人事管理システム

人事管理システムは従業員の情報や勤怠管理、組織の人事情報を管理するツールです。ワークフローシステムと連携することで、人事手続きの自動化や効率化が可能です。たとえば、身上変更の申請や承認プロセスをワークフローシステムで管理することで、従業員や管理者の負担を軽減できます。

「kickflow」では、人事管理システム「SmartHR」へ従業員情報をAPI連携する｢kickflow to SmartHR｣がリリースされています。

電子契約システムや電子帳票システム

電子契約システムや電子帳票システムは、契約書や発注書といった書類を電子化するツールです。ワークフローシステムと連携することで、契約プロセスや書類の承認フローを自動化し、効率的に管理できます。
たとえば、電子契約システムとワークフローシステムを連携させることで、契約の作成から承認、管理までを一元化して迅速に進められます。

「コラボフロー」、「グルーエージェントフロー」は連携可能な電子契約システムが豊富です。

CRM、販売管理など業務系システム

CRM（顧客管理システム）や販売管理システムは、営業活動や受発注処理を支えるシステムです。ワークフローシステムと連携することで、「見積・契約申請が承認されたら、自動で顧客マスタを更新する」「販売管理システムに案件情報を登録する」などの自動化が可能になります。

たとえばCRMツールとして活用されることのあるkintoneは、「X-point Cloud」や「kickflow」、「コラボフロー」、「Create!Webフロー」との連携が可能です。

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外部システムとの連携を前提にしたワークフローシステムの選び方

外部システムとの連携を前提にした場合のワークフローシステムの選定基準を紹介します。

• どの外部システムとの連携に対応しているか
• 標準機能か個別開発が必要か
• 業務フローが社内のフローやニーズに合っているか
• サポート体制や保守範囲はどうか

どの外部システムとの連携に対応しているか

現状の業務フローを整理し、どのシステムと連携が必要かを明確にしましょう。その上で、該当システムとの連携に対応できるワークフローシステムを選定することが重要です。

すでに連携実績があるシステムや、公式にテンプレートやコネクタが用意されている製品は、安心して導入を進めやすいでしょう。

標準機能か個別開発が必要か

API連携自体は可能でも、実際には個別開発が必要となり、費用や工数が膨らむこともあります。とくにマスタ連携や帳票出力などは想定外の追加要件になりやすいため、連携方式（CSV／API／Webhook）やテンプレ有無も合わせてチェックが必要です。

ただし、連携が「設定だけでできる標準機能」か、「別途開発が必要なカスタマイズ」かは公式情報として開示されていないことも多く、気になるシステムは見積もりを依頼してみましょう。

業務フローが社内のフローやニーズに合っているか

どれだけ高機能なワークフローでも、実際の社内運用と合っていなければ現場には定着しません。たとえば「経理が仕訳に使いたい項目が入力できない」「承認ルートの分岐が柔軟に設定できない」といったズレが後から発生することもあります。

画面のUIだけでなく、入力項目や分岐条件の柔軟性、各部門が無理なく使えるかを事前に確認することが重要です。

サポート体制や保守範囲はどうか

連携でトラブルが発生した場合、どこまでサポートを受けられるかは非常に重要です。「APIは提供しますが、連携先との責任は負いかねます」といった製品もあるため、注意が必要です。

運用フェーズで問い合わせ対応、障害復旧、アップデート時の通知などがどこまで手厚いか、開発とサポートが別会社でないかなど、導入後の体制も含めて確認しておきましょう。

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ワークフローシステムの選び方については下記記事でも詳しく紹介しています。

外部システムと連携可能なワークフローシステムおすすめ11選

外部システムと連携可能なおすすめのワークフローシステムを紹介します。

SmartDBは、現場主導で業務プロセスをデジタル化できるノーコード開発プラットフォームです。

• Microsoft 365をはじめ、さまざまな外部サービスとの連携ができる
• Webhookの仕組みでアドオン開発することなく、外部API連携もできる
• ワークフローの特定ステップをきっかけに、別の業務用ワークフローと連携できる

外部連携

API	◯	iPaaS	◯
Webhook	◯	SSO	◯
グループウェア	Microsoft 365（SharePoint）
ビジネスチャット	Slack／Teams通知・承認
電子契約サービス	クラウドサイン、GMOサイン
その他	SAP、Salesforce（営業管理）、Bill One（請求書）、駅すぱあと（経路検索）など

料金

要問い合わせ

AgileWorksは、複雑な承認フローにも対応できる豊富な標準機能と高い拡張性を備えたワークフローシステムです。

• 頻繁な組織改編や人事異動、業務フローの変化にも柔軟に対応
• 申請書類や添付ファイルを含む全文検索機能を搭載
• 多彩なシステム連携とグローバル対応が可能

外部連携

API	◯	iPaaS	◯
Webhook	◯	SSO	◯
グループウェア	Garoon、Google Workspace、Microsoft 365（SharePoint）、desknet's NEO
ビジネスチャット	Slack／Teams／Chatwork通知
電子契約サービス	クラウドサイン、GMOサイン
その他	CloudGate（SSO）、invoiceAgent 電子取引（電子取引）など

料金

• 初期費用：0円
• 月額：300,000円〜

X-point Cloudは、自動入力や入力支援機能で業務の効率化やミスの軽減ができるクラウド型ワークフローシステムです。X-point Cloudは、次のような特徴があります。

• ビジネスチャットツールへの通知やグループウェア、Webサービスと連携できる
• 入力されたデータはさまざまな条件でリアルタイム集計ができる
• ドラッグ＆ドロップで簡単にフォーム作成や承認ルート設定ができる

外部連携

API	◯	iPaaS	◯
Webhook	◯	SSO	◯
グループウェア	Garoon、Google Workspace、サイボウズ Office、Microsoft 365（SharePoint）、desknet's NEO
ビジネスチャット	Slack／Teams／Chatwork通知
電子契約サービス	クラウドサイン、GMOサイン
その他	kintone（業務DB）、駅すぱあと（経路検索）など

料金

• 初期費用：0円
• 月額：基本料金20,000円、1ユーザー500円

kickflowは、シンプルかつ多機能が強みのワークフローシステムです。kickflowは、次のような特徴があります。

• 直感的に操作でき、すぐに導入・運用を開始できる
• 人事異動の事前予約や閲覧権限の細かい設定が可能
• IPアドレス制限や監査ログ、SSOなどに対応

外部連携

API	◯	iPaaS	◯
Webhook	◯	SSO	◯
グループウェア	Google Workspace
ビジネスチャット	Slack／Teams通知
電子契約サービス	クラウドサイン
その他	ClimberCloud（請求書）、SmartHR（人事管理）、マネーフォワードAsmina（SaaS管理）、kintone（業務DB）など

料金

要問い合わせ

コラボフローは、小規模なチームのワークフローから全社規模の業務まで、あらゆる申請・承認業務を一元的に電子化できるワークフローシステムです。

• 専用のAPI連携により外部システムから申請や承認が行えるほか、コラボフローから取得した情報を表示できる
• 外部データベースや他ソフトとの連携で効率的に運用できる
• 申請フォームは、ExcelファイルをWebフォームに変換し入力パーツを当てはめるだけ

外部連携

API	◯	iPaaS	◯
Webhook	◯	SSO	◯
グループウェア	Garoon、Google Workspace、kintone、サイボウズ Office
ビジネスチャット	Slack／Teams／LINE WORKS通知・承認、Chatwork通知
電子契約サービス	クラウドサイン、GMOサイン、ClimberCloud
その他	kintone（業務DB）、ClimberCloud（請求書）、eセールスマネージャー（CRM/SFA）など

料金

• 初期費用：0円
• 月額：1ユーザー500円〜

グルージェントフローは、シンプルな操作性で専門知識がなくても利用できるクラウド型ワークフローシステムです。グルージェントフローは、次のような特徴があります。

• 外部サービス連携オプションにより、業務の自動化や効率化を推進
• SlackやLINE WORKS、Chatworkなど、ビジネスチャットと連携して確認や承認依頼などの自動通知ができる
• Google Workspaceとの連携で、生成したファイルや添付ファイルにラベルを付与し、共有ドライブに保存できる

外部連携

API	◯	iPaaS	ー
Webhook	◯	SSO	◯
グループウェア	Google Workspace、Microsoft 365
ビジネスチャット	LINE WORKS／Teams通知
電子契約サービス	クラウドサイン、GMOサイン、DocuSign、SMBCクラウドサイン
その他	Gluegent Bridge（データ連携）など

料金

• 初期費用：0円
• 月額：1ユーザー500円〜

EXPLANNER/FLⅡは、柔軟な承認ルート設定や未来日付でのルートシミュレーションに対応しているワークフローシステムです。EXPLANNER/FLⅡは、次のような特徴があります。

• マウス操作のみで帳票／承認フローを簡単に作成できる
• 未来日付での承認ルートシミュレーションに対応
• 人事や経費など100種類以上の申請テンプレートを搭載

外部連携

API	◯	iPaaS	ー
Webhook	◯	SSO	◯
グループウェア	Microsoft 365（SharePoint）、Garoon
ビジネスチャット	Slack／LINE WORKS／Chatwork通知
電子契約サービス	KMD Connect
その他	SuperStream（会計）、SAP、タレントパレット（人事）、駅すぱあと（経路検索）など

料金

• 初期費用：100,000円
• 月額：1ユーザー400円〜

Create!Webフローは、紙の申請・承認・決裁フローを簡単にデジタル化できるワークフローシステムです。Create!Webフローは、次のような特徴があります。

• データ連携、認証・ポータル連携など外部連携機能が充実
• ExcelやWordなどファイル様式をインポートして申請書を作成できる
• 承認する前に申請者や案件を担当する関係者へメッセージを送って相談や確認が可能

外部連携

API	◯	iPaaS	◯
Webhook	◯	SSO	◯
グループウェア	Microsoft 365（SharePoint）、Garoon
ビジネスチャット	Teams／Slack通知
電子契約サービス	クラウドサイン
その他	kintone（業務DB）、FUJIFILM IWpro（業務DB）、駅探（経路検索）、SuperStream（会計）など

料金

• 初期費用：0円
• 月額：1ユーザー500円

楽々WorkflowIIは、複数部門利用から全社利用、部門をまたぐ業務フローなど複雑な承認経路もマウス操作で簡単に設定できるシステムです。

• 文書データをCSV形式で出力し、承認・決裁後に既存の業務システムとデータ連携できる
• 既存システム側のHTMLに、WebAPIのURLを指定するだけで申請・承認機能を使用できる
• 既存のグループウェアに、楽々WorkflowIIの情報画面を埋め込み、承認待ち文書一覧画面を表示できる

外部連携

API	◯	iPaaS	◯
Webhook	◯	SSO	◯
グループウェア	◯
ビジネスチャット	Teams通知
電子契約サービス	DocuSign
その他	ー

料金

• 初期費用：0円
• 月額：基本料金10,000円、1ユーザー500円

rakumo ワークフローは、Google Workspaceのユーザー情報を使ってノーコードで簡単導入できるクラウド拡張ツールです。rakumo ワークフローは、次のような特徴があります。

• Google Workspaceとの連携が前提のためメンテナンスの手間を大幅に削減できる
• rakumoのWeb APIで外部システムとの連携、申請データの二次・三次活用ができる
• 承認依頼の通知はメール・Slackに通知可能

外部連携

API	◯	iPaaS	ー
Webhook	◯	SSO	◯
グループウェア	Google Workspace
ビジネスチャット	Slack通知
電子契約サービス	クラウドサイン
その他	rakumo ケイヒ（経費計算）など

料金

• 初期費用：0円
• 月額：1ユーザー500円〜

ジョブカンワークフローは、申請・承認にかかる時間を大幅に減らせるワークフローシステムです。ジョブカンワークフローは、次のような特徴があります。

• Google WorkspaceやGoogle アカウントと連携し、ユーザー・グループ情報をジョブカンワークフローに同期できる
• クラウドサインとの連携ができるため、契約書の稟議申請から契約締結までがスムーズ
• Amazonビジネスとの連携で、ワークフローの申請と商品の購入を連動できる

外部連携

API	◯	iPaaS	◯
Webhook	◯	SSO	◯
グループウェア	Google Workspace
ビジネスチャット	Slack／Chatwork通知
電子契約サービス	クラウドサイン
その他	Amazonビジネス、Huddle（契約書・文書管理）など

料金

• 初期費用：0円
• 月額：1ユーザー300円〜

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機能や料金の詳細な比較にはサービス資料の一括ダウンロードが便利です。社内申請や稟議の場面でもご活用いただけます。

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ワークフローシステムと外部システムを連携するための準備

システム連携にあたっては、どの情報を、いつ、どこへ流すのかをあらかじめ整理しておくことが重要です。やみくもにAPIやCSVをつなぐのではなく、業務の流れやシステムの役割を踏まえて、データの起点と終点を明確にすることで、トラブルを減らし運用も安定します。

連携設計の前に行うべき準備を4つのステップに分けて解説します。

1.どの申請でどのデータが必要か洗い出す

まずは、どの申請にどのような情報が含まれているか、情報がどの部門・システムで必要とされているかを洗い出しましょう。

たとえば、経費申請には金額や勘定科目、社員情報が含まれ、それを会計システム側でも使うケースがあります。このように、申請の種類ごとに「誰が、何を、どこで使うか」を棚卸しすることで、後の連携設計がスムーズになります。

2.どのシステムをマスタにするか決める

同じ情報（社員名や部門名など）が複数のシステムに存在する場合、どれを「正」とするかを決める必要があります。

たとえば人事システムが社員情報のマスタであれば、ワークフローには人事システムを参照させ、入力や更新をさせないのが基本です。曖昧にしておくと、情報の不一致やトラブルの原因になります。

3.承認後、どのシステムへ何を反映するか整理する

ワークフローで承認が完了した後、情報をどのシステムへどう渡すのかを整理します。

たとえば、出張申請の承認後に経費精算システムへ金額を登録する、人事異動が承認されたら人事マスタを更新する、といった流れです。承認で終わりではなく、実処理をどうつなぐかで連携による効果を最大化できます。

4.データ連携の頻度を決める

データ連携は頻度も重要な設計ポイントです。日次でまとめてCSVで連携するケースもあれば、申請完了と同時にリアルタイムでAPI連携するケースもあります。

リアルタイム性を重視するか、安定性や運用のしやすさを優先するかは業務内容や部署によって異なります。連携対象ごとに適したタイミングを事前に決めておきましょう。

ワークフローシステムと外部システムの連携事例

記事で紹介したワークフローシステムの導入事例を紹介します。

ERPとの連携で経理業務が自動化

日本経済新聞社では、債権・債務管理や経費精算などの財務会計周辺業務が紙・Excel・部門ごとの個別システムに分散し、データの一元化が進まないことが大きな課題でした。基幹システム（Oracle ERP Cloud）との連携も限定的で、申請情報がリアルタイムに反映されず、経営判断に必要なデータ活用までにタイムラグが生じていました。

これらを解決するため、3,000名規模で利用可能なクラウドワークフロー基盤としてSmartDBを採用。決め手となったのは、REST APIによる柔軟な外部連携機能と、大量データを扱える信頼性、さらにBIツールとの連携によるERP前段のフロント業務を丸ごとデジタル化できる点でした。基幹システムと申請ワークフローを双方向でつなぎ、販売管理データや請求書データとの親子構造管理も可能になることが評価されました。

導入後は、申請・承認からERP反映、BI分析までがつながる業務基盤が整備され、本番稼働以降は各部門での再入力や照合作業が大幅に削減。リアルタイムに近いデータ連携により、財務・経営層が現場の最新データを踏まえて迅速に判断できる体制へと進化しています。

※出典日経、基幹システム：ERPのフロント基盤としてSmartDB®︎を導入 | SmartDB®（2025年11月17日閲覧）

充実したAPIで基幹システム連携や自動化を推進

Finatextホールディングスでは、従来のワークフローが複数ツールに分散し、検索性の低さやSlack通知で申請内容が十分に確認できない点が課題となっていました。承認プロセスが形骸化する懸念や、申請データが基幹システムへ連携されず、現場と管理部門の双方で転記作業が発生する非効率な状態が続いていました。

これらを解消するために採用されたのが、API・Webhookをはじめとする外部連携機能が充実したkickflowです。Slack通知に申請内容を完全表示できる点や、SAMLによる認証基盤との連携、監査ログ・検索性の高さなど、エンタープライズ要件を満たす点が決め手となりました。さらに、承認された申請データを同社のマスターデータベースへ自動登録できるAPI連携により、経理・人事・管理部門の運用を根本から最適化できる基盤として評価されました。

導入後は、社内に散在していた申請フローがkickflowへ統一され、申請フォームの数は約3分の1に削減。承認データがマスタへ自動反映されることで転記や再入力の手間がなくなり、申請からマスタ更新までが一気通貫でつながるワークフロー基盤が実現しました。これにより、ミスの削減や運用負荷の軽減だけでなく、各部門で必要な情報が常に最新の状態に保たれ、全社の業務効率やデータ活用力も向上しています。

※出典株式会社Finatextホールディングス様│導入事例｜kickflow (キックフロー) | AI搭載クラウド（SaaS）ワークフローシステム・ツール（2025年11月17日閲覧）

ワークフローシステムの連携についてよくある質問

最後に、ワークフローシステムの連携に関してよくある質問を取り上げます。

セキュリティ機能やデータ統合・連携を重視する場合、最適なワークフローシステムはどれですか？

セキュリティと連携の両立を重視する場合、SmartDBがおすすめです。SAML認証によるSSO、IP制限、アクセス権限の細分化などセキュリティ機能が充実しており、大企業での導入実績も豊富です。

また、REST APIやWebhook、iPaaSを活用した高度な外部システム連携にも対応しており、会計、人事、電子契約など多様な業務ツールとのデータ統合が可能です。基幹業務と密接につながる環境を構築したい企業に最適です。

API連携とシステム連携の違いは何ですか？

API連携とは、ワークフローシステムと他のシステムがデータを直接やりとりする技術的な手段のことです。一方、システム連携はより広い意味を持ち、APIだけでなくCSV取込、Webhook通知、iPaaS経由の連携なども含まれます。API連携はシステム連携の一部にあたるものです。

ワークフローシステムと外部システムを連携して、業務の効率アップを

ワークフローシステムを導入する際は、API連携の柔軟性や操作のしやすさ、社内フローに適した機能が備わっているかどうかに注目しましょう。
複数のワークフローシステムを比較検討し、ニーズや予算に合った最適なサービスを選ぶことが重要です。

また、無料プランや無料トライアルの利用で、実際の運用に向けた準備も大切です。

ワークフローシステムは、次の記事でもくわしく紹介しています。

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