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経費精算とは - フロー | 経費の勘定科目や判断基準、やり方

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精算の業務内容やどんなものを経費として扱えるのかを詳しく説明しています。また経費精算業務を一挙に担ってくれるおすすめの経費精算システムも紹介していますので経費精算システムの導入の際に参考にしてください。

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1. 経費精算とは?

経費精算とは、会社の運営や業務の遂行のために使った経費を項目ごとに仕分けして、それを立て替え払いした社員に払い戻す一連の経理業務です。現金での精算だけでなく、たとえば法人クレジットカードで支払った場合は、領収書などの支払い確証をクレジットカードの支払い明細と紐付ける作業が必要です。わかりやすい事例としては、出張経費の精算があげられます。まず経費とは何かや、経費精算に関係する具体的な業務内容を説明します。

経費の仕訳で使われる主な科目には、以下のものがあります。

水道光熱費、旅費・交通費、消耗品費、事務用品費、地代家賃、賃貸料、通信費、租税公課、広告宣伝費、新聞図書費、接待交際費、修繕費、外注費、車両費、支払い手数料、減価償却費、保険料、福利厚生費、給与賃金

経費精算の種類について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

経費とは - 費用との違い

経費と混同しやすい概念に「費用」があります。一見似ている2つの言葉ですが、実は大きな違いがあるので、ここで確認しておきましょう。

経費=事業で収入を得るために必要となるお金
費用=会社が支出したすべてのお金

経費とは「事業収入につながる支出」のことを指します。たとえば、社員が働くオフィスは「地代家賃」として、新聞広告を出したときは「広告宣伝費」として経費計上できるのです。

一方、費用は「会社が支出したすべてのお金」を指します。たとえば、営業先の近くに路上駐車をしたときに、違反駐車で反則金を払ったとします。その場合、反則金は会社負担にできるものの、経費としては計上できません。このように、会社負担になるものの事業収入には関係のない支出は「費用」となります。

つまり、費用という大きな概念の中に「経費」が含まれているということです。費用は会計上の言葉として広く使用され、一方の経費は税法上の言葉として使用されています。

経費の対象にならない費用

経費の対象にならない費用は、事業と関係のない支出法人税・法人住民税です。

事業と関係のない支出は経費の対象になりません。たとえば、家で使う日用品、友人との飲み会代、家族での旅行代金など、プライベートで発生する費用は原則としては経費で落とせないので注意しましょう。

また、法人税や法人住民税なども経費として計上できないので注意しましょう。なぜなら、これらは「義務としての納税」だからです。事業に必要な支出とはいえないため、経費として計上できません。法人だけでなく、個人事業主における所得税や住民税も同様です。

経費の判断基準とは?

経費の判断基準は「会社の事業活動に関係する支出」「領収書などの確証」があるか否かです。ただ簡単な定義なだけに曖昧でもあり、特に接待費の取り扱いなど常識的な判断に任される場合もあります。会社として、何をどこまで経費として認められるかの具体的な指標を社内規程として作っておくことが必要です。

会社の事業活動に関係する支出が経費になるのはもちろんですが、直接は関係ない場合でも、会社の利益につながれば経費として認められるでしょう。そのため、どこでいくら使ったかだけでなく誰を招待したかなども記録しておく必要があります。

また、領収書やレシートがないと経費として認められません。計上される経費が多ければ多いほど会計上の純利益が減り、支払う税金も少なくなるので、税務署も経費のチェックは念入りに行います。税金の過少申告は重加算税の支払いにつながるため注意しましょう。

経費精算のやり方

「精算」業務が必要となるのは、社員が現金で立て替え払いをして法人カードで支払った費用を、会社の経費として認めて、社員に返金する場合です。
したがって経費精算に関係する業務は、大きく次の二つに分けられます。

(1)立て替え払いした社員が、レシートなどの確証を添えて、支払った名目や金額、内容を経理に報告する業務

(2)経理が内容をチェックし、社員に払い戻しするための経理業務

一番わかりやすい出張経費の精算を例にとると、出張した社員は交通費や宿泊費、出張先での接待費、展示会参加の場合は参加費など、出張先で自分が払った費用のレシートや領収書を何のために使ったかの情報を添えて経理に提出します。その際に、社員が経理に出す精算用の規定のフォーマットを使う会社もあるでしょう。これが(1)です。

そして経理は社員が提出する領収書の内容をチェックの上、仕訳して経費として計上し社員が払った金額を社員に払い戻しする会計処理をします。これが(2)です。

経費精算のフロー

続いて、経費精算の流れについて見ていきましょう。具体的な流れは以下の通りです。

経費を支出した社員

  1. 経費精算書を作成
  2. 上司からのチェック
  3. 経理担当へ提出

まずは、経費を支出した社員が「経費精算書」を作成します。経費精算書には目的や金額、支払日時などを記入。あわせてレシートを添付し、直属の上司からのチェックを受けます。上司が精算内容や購入目的を確認し、間違いがなければ経理担当に提出しましょう。

経理担当

  1. 経費精算書の内容をチェック
  2. 仕訳・会計処理

経理担当は、受領した書類の内容やレシートの内容を確認します。上司のチェックが甘いケースもあるため、記入漏れがないか入念なチェックが必要です。最後に仕訳帳や会計ソフトを使い、仕訳・会計処理を行います。

社員に立て替えてもらうときの注意点

社員が経費を立て替えること自体に問題はありませんが、その金額や期間が社員にとって過度な負担とならないように気を付ける必要があります。業務を効率的に進めるためにも立て替え期間のルールを作っておくことをおすすめします。また、金額についても10万円を超すような場合には仮払いをするように気を付けましょう。

経費の精算方法としては、給与に立て替え分の金額をプラスして振り込む形をおすすめします。小口現金を動かす必要がなく、振込手数料の負担も増えないので業務効率化を実現できます。

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2.経費精算の勘定科目・対象

経費の対象となる主な項目には、以下のものがあります。簡単に説明しましょう。

(1)水道光熱費
事業所で使われる電気代やガス代、水道代、灯油代などの料金。
(2)旅費・交通費
業務上の移動で使われる、電車代、バス代、タクシー代、飛行機代や出張の際の宿泊費。
(3)消耗品費
10万円未満、使用耐用年数が1年未満の消耗品。ソフトのライセンス料も含まれる。
(4)事務用品費
事務作業で使う紙、ボールペン、電卓などの文房具の購入費。
(5)地代家賃
事務所や社屋、倉庫、店舗などの賃貸料や、月極めの駐車場料金。
(6)賃貸料
車やパソコン、コピー機などのOA機器、機材など、レンタルするものにかかる料金。
(7)通信費
固定電話や携帯電話、インターネット、サーバーの利用、ケーブルテレビなどの料金。
(8)租税公課
消費税、収入印紙、固定資産税、自動車税など、法人税や住民税以外の税金やそれにかかる費用。
(9)広告宣伝費
販促のための広告費や宣伝料。展示会出展料や、ホームページやアフィリエイト広告なども含む。
(10)新聞図書費
事業に必要な情報を得たり事業活動に利用する新聞や雑誌の購入代や、有料情報サイトの利用料など。
(11)接待交際費
売上げにつなげるために取引先や顧客を接待する食事代、お土産代、取引先とのゴルフ場使用料など。
(12)修繕費
機材や機器のメンテナンスや修理、事務所の改装費など。
(13)外注費
会社のロゴのデザインや、それを入れた名刺や封筒を外注した場合の費用。サイトの構築も含む。
(14)車両費
ガソリン代、車の修理代、車検代など、車の維持にかかる費用。
(15)支払い手数料
銀行手数料や仲介手数料、ネットショップへの出店費など。
(16)減価償却費
建物や機械、車両などの固定資産を、法定の耐用年数で割った金額。
(17)保険料
自動車保険や、損害保険料など。
(18)福利厚生費
社員の健康保険料や、労災保険料、雇用保険料、厚生年金保険料などの会社負担分。
(19)給与賃金
従業員への給与やボーナス。

3. 経費精算システムのメリット・デメリット

経費精算のメリットには申請時間や承認プロセス、振込の簡略化のほか、コスト削減も考えられます。反対に、デメリットとしては、不注意による情報紛失や非効率な運用によるコスト増加などがあるでしょう。

経費精算システムのメリット

(1)申請時間の短縮

経理精算システムを使うことで、レシートや領収書を簡単に都度その場で処理できるため、後で申請書を作成する手間が省け、申請にかかる時間も短縮できます。このレシートは何のレシートだったのか?と後で悩むこともなくなります。

(2)承認プロセスや振込みまでの手続きがスムーズに

経費精算の申請や承認は、プリントされた申請書を回してサインをとるのではなく、モバイルやパソコン上でオンラインでできます。複数の承認が要る場合でも、どの段階にあるのかがパソコン上で把握でき、承認されたら本人に通知も届くので、すべてが滞ることなくスムーズに進みます。また会計ソフトとの組み合わせにより、 精算業務と振り込み業務の一体化も可能で、経理業務も遅滞なくスムーズに進みます。

(3)コスト削減と生産性向上

これまですべて紙で整理していたレシートや領収書ををデジタル化することで、それらの紛失にも対応でき、管理や検索にかかる労力が減ります。事務処理や経理業務に関わるコストが削減できるだけでなく、営業や経理の仕事が大幅に効率化されます。

経費精算システムのデメリット

(1)情報管理が100%安全ではない

電子化された情報ややりとりは、100%安全とはいえません。電子情報は常にバックアップし、情報の保存や伝達の各段階でセキュリティ対策をとっておくことが必要です。

(2)コストがかかる

経費精算システムの導入には、コストがかかります。これまで紙で行っていた作業をシステム化することで、業務の効率化によるメリットなど数値化されない見えないコストも含めて、どれだけのコストが削減できるかの対費用効果を考慮する必要があります。

4. 経費精算に関わる法律改正~領収書の電子化~

平成28年に、電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件が改正されました。これにより、経費精算システムがますます使いやすくなっています。

改正によって何が変わったのか

平成28年の改正の大きなポイントは、スマートフォンで撮ったデータが、国税関係の書類、つまり領収書やレシートのオリジナルとして使えることになった点にあります。領収書などを電子データで保存すること自体は2005年から認めれられていましたが、専用のスキャナで読み込んだものに限るといった制約がありました。したがってレシート類はいちいち事務所に持ち帰ってまとめてスキャンするという作業が必要でしたが、改正により出先や出張先でもその場でスマートフォンで撮影したものを精算につかえるようになったのです。

ただし、撮影する領収書には申請者の署名が必要で、電子データ受領後3日以内にタイムスタンプが付保される必要があります。

領収書をスマートフォンで電子化するメリット

領収書やレシートをスマートフォンで電子化するメリットには、以下のものが挙げられます。

  • レシートや領収書をもらったらその場で撮影して保存できるので、紙がくしゃくしゃになって、紛失する心配がなくなる。
  • 事務所でスキャンしなくても良いので、出先からでも、支払ったその日のうちに精算申請ができる。
  • たくさんのレシートを紙で保管してあとでまとめて整理し、経理に提出するためにいちいち紙に貼り付けなくてもよいので、事務処理が効率化される。
  • 経理も、紙ではなくデジタル化された情報でチェックや仕訳ができ、経理業務が効率化される。

なお、領収書自体がすでに電子化されて発行される場合もあります。この場合は、電子領収書がそのままオリジナルとして使え、印紙税がかからないというメリットもあります。

スマートフォンで撮影した領収書が使える経費精算システムとしては、以下のサービスがオススメです。

5. おすすめの経費精算システム

マネーフォワード クラウド経費 - 株式会社マネーフォワード

マネーフォワード クラウド経費 - 株式会社マネーフォワード 画像出典:マネーフォワード クラウド経費公式サイト

MF クラウド経費では、スマートフォンで撮ったレシート内容が自動読み取りされて、手入力が不要です。手書きのレシートでも、オペレーターによる入力代行サービスあり。申請から承認までの手続きが、移動中や出張先からでもスマートフォンで完結し、帰社後の作業が不要です。会計ソフトとも連動して、経理の仕事もラクラク。

jinjer経費 - 株式会社ネオキャリア

jinjer経費 - 株式会社ネオキャリア 画像出典:jinjer経費公式サイト

  • 導入実績11,000社以上
  • 仕訳データを柔軟に設定できる
  • 申請も承認もスマートフォンアプリで

jinjer経費は、jinjerシリーズのクラウド経費精算システムです。勘定科目、補助科目、精算科目、税区分の設定が可能。申請時に自動で仕訳をして、FBデータも自動で作成します。勤怠人事、労務など、jinjerシリーズ各サービスと連携することで、人事データの一元管理を実現。バックオフィス業務を効率化します。

楽楽精算 - 株式会社ラクス

楽楽精算 - 株式会社ラクス 画像出典:楽楽精算公式サイト

国内導入社数No.1(※)、手厚いサポートも好評

  • 国内導入実績No.1経費精算システム
  • 豊富な機能で面倒な経費精算作業を楽楽に
  • 導入時から運用後までしっかりサポート

楽楽精算は、経費精算業務における一連のプロセスをすべて電子化し、一元管理できるクラウド型経費精算システムです。交通系ICカード取り込みによる交通費精算や領収書読み取り機能などで申請内容の作成が簡単にできます。さらに自動仕訳や会計システムへの連携機能で経理業務の効率化を実現します。従業員規模10人から1,000人以上の企業まで幅広く利用されており、実績も豊富です。

より詳細に知りたい方は、次の記事も参考にしてください。

楽楽精算の使い方・導入事例 | クラウド経費精算ツールの評判・価格・機能を解説

(※)出典:ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2019」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2018年12月末までの累計導入社数)

ジョブカン経費精算 - 株式会社Donuts

ジョブカン経費精算 - 株式会社Donuts 画像出典:ジョブカン経費精算公式サイト

ジョブカン経費精算では、申請内容の仕訳と振込みデータを自動生成し、経理業務が簡素化されます。申請や承認をメールやチャットアプリに通知することや、未処理の業務へのアラート機能など、豊富な通信機能も備えています。マニュアル不要の簡単操作で、ユーザーあたり300円と低コスト。

Dr.経費精算 - 株式会社BearTail

Dr.経費精算 - 株式会社BearTail 画像出典:Dr.経費精算公式サイト

  • 領収書の撮影と送信のみというシンプルさ
  • データスキャンから入力まで代行サービスあり
  • スマートフォンだけで申請処理が完結

Dr.経費精算は、全自動入力のクラウド経費精算システムです。駅すぱあとが内蔵されているため、ICカードをかざすだけで、料金計算も自動化されて表示します。領収書をスマートフォンで撮影するだけで経費の精算が可能であり、面倒な入力・データ化は、熟練のオペレーターが代行します。これにより入力にかかる手間が大幅に削減でき、入力ミスも防げます。

経費精算freee

経費精算 freeeでは、スマートフォンで撮った領収書で、社外や出張先からでも経費精算が可能です。電子データのやり取りで承認もモバイルででき、申請者への通知機能もあり。会計ソフトfreeeと組み合わせて、精算処理と会計処理を一体化することで、振込みまでの時間が大幅に短縮されます。無料お試し版もあります。

駅探BIZ - 株式会社駅探

駅探BIZ - 株式会社駅探 画像出典:駅探BIZ公式サイト

  • 交通費精算はICカードを専用アプリにかざすだけ
  • ワークフロー、会計システム各種と連携可能
  • 交通費精算の手間を大幅削減

駅探BIZは、交通費精算を簡略化するクラウド経費精算システムです。移動時に使用したICカードの記録情報を元に、乗降駅名や利用した経路の候補を表示します。最適経路と申請経路の交通費差分をアラートする機能があり、経費の不正使用防止にもつながります。申請者、承認者ともに、交通費精算にかかる作業の大幅な時間削減が期待できます。

Concur Expense(コンカーエクスペンス) - 株式会社コンカー

Concur Expense(コンカーエクスペンス) - 株式会社コンカー 画像出典:Concur Expense(コンカーエクスペンス)公式サイト

世界6,600万人が利用し、多言語、多通貨にも対応しているコンカーエクスペンスは、日本でも2017年に導入を決定した中小企業が多いクラウド経費採算システムです。スマートフォンで撮ったレシートにはタイムタンプが自動的に押印され、レシート原本は即破棄可。また提携会社からの領収書は電子化されて送信され、経費データが自動入力されます。経理規程の自動チェック機能もあるため、経費の見える化、不正経費の防止を実現します。

BIを使った経費管理で経営に直結した間接費管理、電子帳簿保存法に対応していることも強みとなっています。

6. 【番外編】業務をさらに効率化。あわせて導入したい「振込代行サービス」

立て替えられた経費をまとめて振込で支払う方法がありますよね。そのような振込業務をさらに効率化できる振込代行サービスを紹介します。

楽たす振込

  • 振込手数料を削減できる
  • ExcelやCSVファイルから振込情報を取り込める
  • 振込情報の代行入力オプション

楽たす振込は振込支払業務を代行してくれるサービスです。振込手数料を大幅に削減できるだけでなく、業務の効率化も実現できます。振込情報は直接入力だけでなく、全銀ファイルやExcel・CSVファイルからの取り込みも可能です。また、受領した請求書を郵送することで代行入力してくれるオプションサービスもあります。振込資金は信託で守られており、権限設定も可能なため安心して利用できます。

7. 紙の経費精算業務はもう古い?!

業務のIT化やシステム化が進んでオフィスから紙がどんどん減っているなか、経理精算業務に限ってはまだ紙に振り回されていませんか?書類の電子化の法制化も進む中、経理精算もデジタル化して営業や経理の仕事の効率をあげ、企業の競争力アップにつなげてはいかがでしょうか。

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