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経費精算システムとは - メリットやデメリット | 代表的な機能

最終更新日時:
価格・機能などの掲載情報を2021-02-02に再調査しました。
経費精算システムとは、経費の申請や承認、支払いを効率化するシステムです。そんな経費精算システムのメリットやデメリット、機能、トレンドなどを紹介します。これからツールを検討する方、ツールを比較する方、用語を調べておきたい方は必見です。

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※1 デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望(ミックITリポート2021年6月号)
※2 ラクス「ラクス、「日経コンピュータ 顧客満足度調査 2021-2022」経費精算ソフト/サービス部門で2年連続1位を獲得」(2021年8月16日発表)

経費精算システムとは

経費精算システムとは、経費の申請や承認、支払いを効率化するシステムです。OCR入力、ICカード読み取り、クレジットカード連携にて経費申請の工数を削減したり不正および不備を防いだりします。また、会計ソフト連携やFBデータ(総合振込データ)作成にて、経理担当者の作業も楽にします。

経費精算システムの効率化する業務例

経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムを導入するメリットは次のとおりです。

  • [申請者]申請時間の短縮
  • [承認者]承認プロセスや手続きがスムーズに
  • [経営者]コスト削減と生産性向上
  • [経営者]不正防止

それぞれのメリットについて詳しく説明します。メリットについては動画でより詳しく紹介しています。

[申請者]申請時間の短縮

経理精算システムを使ってレシートや領収書を受け取ったその場で処理すれば、申請書を作成する手間と時間を短縮できます。また、経費精算システムは入力や集計を自動化できるため工数削減にも効果的。SuicaやPASMOといった交通系ICカード、法人向けクレジットカード、銀行APIなどからデータを取り込めるシステムもあります。

ICカード連携に特化した経費精算システムについては以下の記事で特集しています。

[承認者]承認プロセスや手続きがスムーズに

クラウド経費精算システムなら、進捗をオンラインにて把握でき確認がスムーズになります。スマートフォンアプリに対応していれば、出張先や外出先から帰社せずともアプリから経費を入力可能。また、会計ソフトとの組み合わせにより精算業務と振込業務を一体化でき、経理業務も遅滞なく進みます。

[経営者]コスト削減と生産性向上

経費精算システムは、コスト削減も大きなメリットのひとつです。管理や検索にかかる労力、紛失のリスク、事務処理のコストを減らします。全国に支社のある企業でもリアルタイムにデータを反映し、まとめて管理。クラウド会計システムと連携すれば、さらに生産性を向上できるでしょう。

[経営者]不正防止

クラウドの経費精算システムは不正や不備の防止に役立ちます。地図アプリやICカードと連動して正確なデータを取得し正確性を担保。たとえば交通費精算では、SuicaなどのICカードと連携すれば乗車履歴を自動取得でき、申請者は手入力する手間が不要に、経理担当者は申請金額が正しいか照合する作業が不要になります。

経費精算システムを導入するデメリット

一方、クラウド経費精算システム導入のデメリットになりうる注意点としては、次のような項目があげられます。

  • 情報管理が100%安全ではない
  • コストがかかる
  • 社内規定やフローの変更が必要
  • 料金プランがやや複雑

情報管理が100%安全ではない

電子化された情報は100%安全とはいえません。とはいえ、紙であっても不正や不備は起こりうるので一長一短だと考えられます。システムを選ぶ際には、プライバシーマークや暗号化通信を導入しているかをチェックするとよいでしょう。

コストがかかる

経費精算システムの導入には、利用料金のコストがかかります。また、従業員に使いこなしてもらうため、使い方の説明に工数をさかなければなりません。一般的には、100人規模の企業なら1か月で導入から運用までスムーズに進められますが、1,000人を超える大企業だとオペレーションの変更や検証、従業員説明に時間がかかり、導入から運用までに半年ほどかかります。

社内規定やフローの変更が必要

クラウド経費精算システムの導入にあたっては、クラウド利用を前提としたルールの変更や利用方法の説明などを企業全体で調整をしなければなりません。必要なサポートを鑑みて選定を進めるとよいでしょう。たとえば「楽楽精算」は導入時、専任担当者が電話やメールでサポート。有料の設定代行プランもあります。「Concur Expense」はマニュアルや豊富なFAQを用意。上位プランではより充実した導入支援を受けられます。

料金プランがやや複雑

クラウド経費精算システムの料金体系は、初期費用、システム利用料(固定費)、月額利用料(アカウント数課金)の組み合わせが基本です。クラウドの場合は初期費用無料のサービスが多く、月額利用料は1人あたり300円程度から。カスタマイズ性が高いサービスは初期費用が有料でかつ高い傾向にあります。

経費精算システムの機能

経費精算システムには、数多くの機能が実装されており書き出すとおおよそ次のようになります。各機能は以降の文章にて解説していきます。

分類 機能
経費精算 ・OCR入力
・オペレーター入力代行
・外貨レートの換算
・軽減税率対応
・電子帳簿保存法対応
交通費精算 ・ICカード読み取り端末
・ICカード自動連携
・定期区間の排除
・乗換案内アプリとの連携
・ガソリン代の計算
旅費精算 ・航空券手配と経費連携
・タクシー手配と経費連携
・ホテル予約と経費連携
ワークフロー ・稟議の申請と承認
・代理承認
バックオフィス ・請求書管理
・労務管理
・勤怠管理
・予算管理
・給与計算
会計ソフト連携 ・シリーズ連携
・API連携
・CSV連携
サービス連携 ・クレジットカード連携
・FBデータ(総合振込データ)作成
・Amazonビジネスとの連携
スマートフォン ・iOS(iPhone)対応
・Android対応
・経費申請
・経費承認
セキュリティ・内部統制 ・SOC報告書
・ISO認証
共通機能 日本語以外の対応言語

経費精算の機能

OCR入力

OCR入力は、領収書やレシートをカメラにて撮影し画像から文字を抽出して経費申請に使う機能です。スマートフォンにて撮影した領収書およびレシートを添付し、抽出されたテキストを調整するだけで申請が完了。読み取る精度はシステムによって異なるので、一度トライアルすることを強くおすすめします。

オペレーター入力代行

オペレーター入力代行は、領収書やレシートをカメラにて撮影し画像をもとに人間が申請内容を入力してくれる機能です。OCR入力より精度が高い反面、オプションとされるケースが多くコストがかさむのが難点。OCR入力とあわせて入力精度を向上させる使い方がおすすめです。

外貨レートの換算

海外の通貨を日本円ほかの通貨に変換する機能です。ドルやユーロで支払った経費を申請時には日本円に変換する必要があるときに工数を削減します。換算レートが人によってばらつくリスクも低減します。

軽減税率対応

2019年から実施されている軽減税率に対応する機能です。具体的には、経費申請時に8%と10%のいずれかを選べたりデータをまとめる際に分けて集計してくれたりします。

電子帳簿保存法対応

帳票や証憑書類の全部または一部を電子化するための要件を満たす経費精算システムの機能です。システムによって、電子交付されたデータのみを受け付ける、スマートフォンで撮影したデータも受け付けるなど対応に差があります。短いスパンで要件が変わる項目でもあるため、最新の要件に合致しているかをチェックしましょう。

交通費精算の機能

ICカードの読み取り

ICカードの乗車情報をスマートフォンやカードリーダーにて読み込むことで、交通費精算のデータとして利用できます。SuicaやPASMOのほか地方の交通系ICカードにも対応しているケースがほとんどです。

ICカード読み取り端末種類

交通系ICカードを読み取る端末には、主にスマートフォンやカードリーダー、専用端末があります。スマートフォンはアプリにて、カードリーダーは別売りのリーダーにて、専用端末はそのデバイスにてデータを読み取ります。ちなみに、リモートワークの普及が進んでいる現状をふまえるのであれば、場所を選ばないスマートフォンがおすすめです。

読み取り端末 メリット デメリット
スマートフォン 外出中や在宅中でも読み取り可能 スマートフォンを持っていない従業員に別途対応を要する
カードリーダー 既存のデバイスと組み合わせられる カードリーダーの購入が必要
専用端末 (ほぼない) 専用端末の購入が必要

ICカード自動連携

交通系ICカードの中でもモバイルSuicaやモバイルPASMOといったオンラインで利用できるICカードは、自動連携を設定すれば読み取らずとも経費申請が可能です。従来のICカードは20件までしか履歴に残せずそれまでに読み取る必要があるのに対し、これらのICカードは自動でデータを送信するためその制約がほぼありません。モバイルSuicaやモバイルPASMOに対応していても、自動連携には対応していないケースがあるのでチェックが必要です。

定期区間の排除

従業員の定期区間を事前に登録しておき、交通費申請があった際にその区間を控除する機能です。従業員が定期区間と重複した申請をしてしまったとしても自動で控除してくれるため、交通費精算の不正および不備を予防できます。

乗換案内アプリとの連携

乗り換え案内アプリとの連携によって、最適なルートを経費精算システム上で確認できるシステムです。申請者がICカードを読み取らずに交通費申請する場合や、承認者が申請内容をチェックするのに便利な機能だといえます。

ガソリン代の計算

事前に登録しておいたガソリン代に走行距離をかけ算して交通費申請する機能です。システムによっては地図アプリやGPSによって走行距離を算出してくれるため、マップで距離を測る機会を減らせるでしょう。

旅費精算の機能

旅費精算の際に利用する航空券やタクシー、ホテルの予約サイトを事前に連携しておけば、手配するのみで経費申請のデータとして取り込めます。前述のICカード読み取りやガソリン代の計算と組み合わせて、出張中に発生する経費申請の工数を最小限におさえましょう。機能の例はこちらです。

  • 航空券手配と経費連携
  • タクシー手配と経費連携
  • ホテル予約と経費連携

ワークフローの機能

稟議の申請と承認

経費精算に必要な稟議をワークフローシステムによって効率化します。システムによって、経費精算のみで使えるワークフローと、経費精算以外でも使える汎用ワークフローの2種類に大きくわかれます。

代理承認

経費精算の承認者に代わって承認する人を設定する機能です。承認者が多忙な時期や休んでいる時期にそなえて登録しておくとよいでしょう。

会計ソフト連携

経費精算システムを会計ソフトと連携すると、手入力せずに仕訳情報を登録できます。会計ソフトとの連携方法は大きく分けて次の3つです。基本的にはシリーズ連携、API連携、CSV連携の順で便利ではあるものの、対応している会計ソフトが少ない傾向にあります。

メリット デメリット
シリーズ連携 連携できるデータが多く連携の工数もかからない 連携するソフトを選べない
API連携 独自のアプリも含めデータを柔軟にやりとりできる 開発が必要
CSV連携 多くの会計ソフトと連携できる 会計ソフトにあわせて微調整が必要

シリーズ連携

シリーズ連携とは、経費精算システムを提供している企業が会計ソフトもリリースしており、両者の間を連携できるものをいいます。たとえば、マネーフォワード クラウド経費経費精算freeeなどがあります。

API連携

API連携は、経費精算システムが提供しているWebAPIを活用してオンラインで会計ソフトへデータを送信する方法です。例をあげると、Concur ExpenseはAPI連携に対応しておりAPI ReferenceよりAPI連携の詳細がわかります。

CSV連携

CSV連携は、CSVデータにて経費精算システムから会計ソフトへ仕訳情報を送る方法です。経費精算システムのほとんどが少なくともCSV連携には対応しており、事実上ほぼすべての会計ソフトへ連携できます。

バックオフィスの機能

バックオフィスのSaaSのなかには、会計ソフト以外にも連携できるものが多くあります。以降ではよく連携される管理機能について紹介していきましょう。

請求書管理

経費精算システムで承認した請求書を管理するシステムです。振込の必要な請求書を管理することで、払込の漏れを防ぐのに役立てられるでしょう。

労務管理・勤怠管理

労務管理の従業員情報を経費精算システムに反映します。経費の申請や承認は、従業員の役職によって権限が変わるためその調整を簡単にできる点が便利です。

予算管理

経費精算システムで集計した予算の使用状況を可視化するツールです。経営者をはじめ現状の観測をしたい方に便利な機能といえます。

給与計算

経費精算システムで発生した立替経費を給与計算に組み込むシステムです。給与の支払時に立替精算も済ませてしまう企業であれば、工数や手数料の削減に役立ちます。

サービス連携

クレジットカード連携

クレジットカード連携は、法人カードにて支払ったデータを経費申請に用いるものです。入力の工数を削減できるほか、正確な情報を取得し不正および不備を防ぎます。

FBデータ(総合振込データ)作成

企業や従業員に対して振込をする際に、経費精算システムよりFBデータを作成する機能です。インターネットバンキングと組み合わせて、振込にかかる工数を削減します。

Amazonビジネスとの連携

Amazonビジネスにて購入したデータを経費申請に反映する機能です。Amazonにて購買する機会の多い企業で、重宝する機能だといえます。

スマートフォン対応

最近の経費精算システムは、スマートフォンアプリまたはブラウザに対応しているものが多くリリースされています。そのため、スマートフォンで利用できるかだけではなく、どのデバイスで利用できるか、どのような機能を利用できるのかまで調べることをおすすめします。

iOS(iPhone)対応・Android対応

スマートフォンがiOSやAndroidでの利用に対応しているかはぜひチェックしたい項目です。ブラウザであればどちらでも利用できるケースが大半ですが、アプリの場合はどちらかのみで配信しているシステムもあるため調べておきましょう。

経費申請・経費承認

スマートフォンから経費申請および承認ができるか、またどのように申請や承認をするのかはシステムによって異なります。OCR入力やクレジットカード連携、ICカードの読み取りなど、アプリごとに使える機能が異なるためスマートフォンでできることは実際にダウンロードして確かめるのがよいです。

セキュリティ・内部統制

セキュリティや内部統制の項目は、企業によって要件が大きく異なるので詳しくは自社の担当者に確認してください。ここでは、第三者機関による認証で、セキュリティや内部統制に対して一定の品質を認められる例について紹介します。

SOC報告書

米国公認会計士協会(AICPA)らが調査している内部統制やセキュリティに対する報告書。SOC1よりSOC2,およびSOC3のほうがクラウドの経費精算システムという提供形態においては、評価をしやすいと考えられます。また、SOC1とSOC2は一時的なデータのみを評価するtype1と、半年間以上を評価するtype2が存在しており、type2のほうが報告の精度は高いといえるでしょう。

対象 特徴
SOC1 内部統制の観点において広く受託業務を評価
SOC2 セキュリティ、可用性、処理のインテグリティ、機密保持、プライバシーといった5つの基準に基づいて受託業務を評価
SOC3 評価基準はSOC2と同様。不特定の利用者に公開できる

ISO認証

国際標準化機構(International Organization for Standardization)による認証。クラウドサービスで認証されているケースの多いものは、ISO/IEC 27001とISO/IEC 27017です。また、プライバシーマークであるJIS Q 15001は、ISO/IEC 27001の一部に含まれておりISO/IEC 27001とあわせて取得するケースが多いです。

代表的な種類 対象
ISO/IEC 27001 情報セキュリティ
ISO/IEC 27017 クラウドサービスセキュリティ

共通機能

日本語以外の対応言語

ほかのSaaSにも共通している機能として、多言語対応があげられます。日本語が不自由な方が社内にいる企業、海外に拠点をおいている企業などにおいては必須級の機能といえるでしょう。システムによって翻訳の精度が異なるため、対象者に実際に触ってもらうのをおすすめします。

経費精算システムのトレンド

キャッシュレス決算の拡大とともに経費精算領域でもデジタル化が進み、紙書類を減らす法改正が次々と行われています。2020年の10月には改正電子帳簿保存法が施行され、さらに電子取引時の記録要件が緩和されました

改正で何が変わったのか

2020年10月1日には改正電子帳簿保存法が施行され、電子取引に関連して、次のような見解が示されました。

  • 電子決済の利用明細データを領収書として容認
  • キャッシュレス決済は原則として領収書不要に

証憑処理のペーパーレス化が進み、3万円未満の場合、一部のキャッシュレス決済手段については領収書や撮影したレシート画像を提出する必要がなくなりました。クレジットカードやPaypayなどで決済した場合、原則として利用明細を領収書の代わりにできるようになったのです。

キャッシュレス決済の場合、基本的に利用データが会社のシステムに送られるため、事実上経理への領収書の提出が不要になったともいえます。ただし対応する会計/経費精算システムが必要なほか、仕入額控除のため3万円以上は引き続き領収書保管が必要です。

2020年度の電子帳簿保存法改正、および対応クラウドシステムについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

電子帳簿保存法改正の流れ

これまでの電子帳簿保存法の主な改正について、流れを簡単にまとめました。年々要件が緩和され、利便性があがる傾向にあります。

  • 2005年度:スキャナ保存の容認(証憑として電子データが認められた)
  • 2015年度:スキャナ保存の金額要件緩和(3万円以上もスキャナ保存対象に)
  • 2016年度:画像データの容認(スマートフォンやデジカメの画像が証憑として認められた)
  • 2020年度:領収書レスの実現(キャッシュレス決済で領収書が原則不要に)

領収書をスマートフォンで電子化するメリット

2016年度の電子帳簿保存法改正で、スマートフォン撮影による領収書電子化が可能となりました。メリットには、以下のものが挙げられます。

  • 領収書を受け取ったその場で撮影し保存できる
  • 事務所でスキャンしなくても良いので、出先からでも、支払ったその日のうちに精算申請ができる
  • 紙レシートをのり付けして経理に提出する手間が減り、事務処理が効率化される
  • 経理も、紙ではなくデジタル化された情報でチェックや仕訳ができ、経理業務が効率化される

なお、領収書自体がすでに電子化されて発行される場合もあります。この場合は、電子領収書がそのままオリジナルとして使え、印紙税がかからないメリットもあります。

経費精算も紙からクラウドへ

業務のIT化やシステム化が進んでオフィスから紙がどんどん減っているなか、経理精算業務に限ってはまだ紙に振り回されていませんか?

行政手続きの電子化も進んでおり、経理精算もデジタル化して営業や経理の仕事の効率をあげ、企業の競争力アップにつなげてはいかがでしょうか。

ぜひ本記事で紹介したクラウド経費精算システムを導入し、企業の経費精算業務の効率化を実現してください。サービス選定で失敗しないためには、料金プランや搭載している機能などの情報収集を念入りに行うことが重要です。

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大企業向け経費精算システム 中小企業向け経費精算システム ICカード連携の経費精算システム
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