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2017-08-21

経費精算とは?クラウド経費精算システムで面倒な業務を効率化

精算の業務内容やどんなものを経費として扱えるのかを詳しく説明しています。またその経費精算業務を一挙に担ってくれるおすすめの経費精算システムも紹介していますので経費精算システムの導入の際に参考にしてください。※初回公開日2017/5/30
経費精算
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交通費や出張費、接待費など営業パーソンの業務にはさまざまな経費がつきものです。外からオフィスに戻れば、沢山のレシートや領収書の整理に追われて申請も遅れがちで、経理も古いレシートの仕訳と営業への確認作業や、振込み手続きなどで仕事が増えるばかりです。
そんな問題を解決して業務の効率化を図る、経理精算システムをご紹介します。

1. そもそも経費精算とは?

経費精算とは、会社の運営や業務の遂行のために使った経費を項目ごとに仕分けして、それを立て替え払いした社員に払い戻す一連の経理業務です。現金での精算だけでなく、例えば法人クレジットカードで支払った場合は、領収書などの支払い確証をクレジットカードの支払い明細と紐付ける作業が必要です。分かりやすい事例としては、出張経費の精算があげられます。まず経費とは何かや、経費精算に関係する具体的な業務内容を説明します。

経費の仕訳で使われる主な科目には、以下のものがあります。

水道光熱費、旅費・交通費、消耗品費、事務用品費、地代家賃、賃貸料、通信費、租税公課、広告宣伝費、新聞図書費、接待交際費、修繕費、外注費、車両費、支払い手数料、減価償却費、保険料、福利厚生費、給与賃金

記事後半では経費精算の種類について詳しく紹介しています。詳しく知りたい方はそちらをご覧ください。
詳しくはこちら

この記事では主に経費精算の概要についてまとめていますが、下の記事では多くの経費精算サービスを紹介しています。この記事と合わせてご覧になるとより経費精算のイメージがつきやすいでしょう。

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経費の判断基準とは?

基本的には、「会社の事業活動に関係する支出」「領収書などの確証」があれば、経費として認められます。ただ簡単な定義なだけに曖昧でもあり、特に接待費の取り扱いなど常識的な判断に任される場合もあります。会社として、何をどこまで経費として認められるかの具体的な指標を社内規程として作っておくことが必要です。

また会社の事業活動に直接関係ないものでも、会社の利益につながるものであれば経費として認められます。接待費が良い例ですが、どこでいくら使ったかだけでなく誰を招待したかなども記録しておく必要があります。また、領収書やレシートがないと経費として認められません。計上される経費が多ければ多いほど会計上の純利益が減り、支払う税金も少なくなりますから、税務署も経費のチェックは念入りに行います。税金の過少申告は重加算税の支払いにつながりますから注意しましょう。

具体的な経費精算の業務内容

このように「経費」には様々なものがありますが、「精算」業務が必要となるのは、社員が現金で立て替え払いしたり法人カードで支払った費用を、会社の経費として認めて、立て替えをした社員に返金する場合です。
従って経費精算に関係する業務は、大きく次の二つに分けられます。

(1)立て替え払いした社員が、レシートなどの確証を添えて、支払った名目や金額、内容を経理に報告する業務

(2)経理が内容をチェックし、社員に払い戻しするための経理業務

一番分かりやすい出張経費の精算を例にとると、出張した社員は交通費や宿泊費、出張先での接待費、展示会参加の場合はその参加費など、出張先で自分が払った費用のレシートや領収書を何のために使ったかの情報を添えて経理に提出します。その際に、社員が経理に出す精算用の規定のフォーマットを使う会社もあるでしょう。これが(1)です。
そして経理は社員が提出する領収書の内容をチェックの上、仕訳して経費として計上し社員が払った金額を社員に払い戻しする会計処理をします。これが(2)です。

社員に立て替えしてもらうときの注意点

社員が経費を立て替えること自体に問題はありませんが、その金額や期間が社員にとって過度な負担とならないように気を付ける必要があります。業務を効率的に進めるためにも立て替え期間のルールを作っておくことをおすすめします。また、金額についても10万円を超すような場合には仮払いをするように気を付けましょう。

経費の精算方法としては、給与に立て替え分の金額をプラスして振り込む形をおすすめします。小口現金を動かす必要がなく、振込手数料の負担も増えないので業務効率化を実現できます。

2. おすすめの経費精算システム

ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算では、申請内容の仕訳と振込みデータを自動生成し、経理業務が簡素化されます。申請や承認をメールやチャットアプリに通知したり、未処理の業務へのアラート機能など、豊富な通信機能も備えています。マニュアル不要の簡単操作で、ユーザーあたり300円と低コスト。

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
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楽楽精算


  • 進化を続ける、簡単で使いやすいUIデザイン
  • 専任のサポートスタッフがサポート
  • 国内屈指の防災性能を誇るのデータセンター

楽楽精算は、経費精算の業務が削減され、電子化によりペーパーレス化され、 コストが削減されます。暗号化通信、IPアドレスによるアクセス制限などセキュリティ機能も充実しています。従業員が10人から、1000人を超えるような企業まで、幅広く利用されています。

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MFクラウド経費

MF クラウド経費では、スマホで撮ったレシート内容の自動読み取りされて、手入力が不要です。手書きのレシートでも、オペレーターによる入力代行サービスあり。申請から承認までの手続きが、移動中や出張先からでもスマホで完結し、帰社後の作業が不要です。会計ソフトとも連動して、経理の仕事もラクラク。

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Concur Expense(コンカーエクスペンス)

世界5,200万人が利用し、多言語、多通貨にも対応しているコンカーエクスペンスは、日本でも2017年に導入を決定した中小企業が多いクラウド経費採算システムです。スマホで撮ったレシートにはタイムタンプが自動的に押印され、レシート原本は即破棄可。また提携会社からの領収書は電子化されて送信され、経費データが自動入力されます。経理規程の自動チェック機能もあるため、経費の見える化、不正経費の防止を実現します。

BIを使った経費管理で経営に直結した間接費管理、電子帳簿保存法に対応していることも強みとなっています。

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Dr.経費精算

  • 領収書の撮影と送信のみというシンプルさ
  • データスキャンから入力まで代行サービスあり
  • スマートフォンだけで申請処理が完結

Dr.経費精算は、全自動入力のクラウド経費精算システムです。駅すぱあとが内蔵されているため、ICカードをかざすだけで、料金計算も自動化されて表示します。領収書をスマートフォンで撮影するだけで経費の精算が可能であり、面倒な入力・データ化は、熟練のオペレーターが代行します。これにより入力にかかる手間が大幅に削減でき、入力ミスも防げます。

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経費精算freee

経費精算 freeeでは、スマホで撮った領収書で、社外や出張先からでも経費精算が可能です。電子データのやり取りで承認もモバイルででき、申請者への通知機能もあり。会計ソフトfreeeと組み合わせて、精算処理と会計処理を一体化することで、振込みまでの時間が大幅に短縮されます。無料お試し版もあります。

3. 経費精算システムのメリット・デメリット

経費精算で一番面倒なのはレシートや領収書の整理です。出張の際によくありがちなのが、タクシーの領収書から電車の切符、ホテルの領収書、取引先と食事した際のレストランのレシートなど、とりあえずひとまとめに保管しておいて、出張後にまとめて整理するもののめんどくさくなってしまう…というケースです。

日付はレシートに記載されていますが、どこに行った時に使ったのかや誰を接待したかなど都度レシートにメモすることはなかなかありません。結果、長期出張の後にまとめてこの作業をすると、どれが何のレシートかわからなくなってしまいます。最悪はレシートを失くしてしまい精算してもらえないこともあります。

また経理としても、提出されたレシートに無条件に払い戻しをするわけにはいきませんから上司による承認手続きが要りますし、経理も内容が正しいかどうかをレシート一つ一つチェックする必要があります。これでは、実際に社員がお金を払ってから振込みされるまでに長い時間がかかってしまいます。

こうした課題を解決できるのが、経費精算システムです。経理精算システムを使うことでどのようなメリットやデメリットがあるかをご紹介しましょう。

経費精算システムのメリット

(1)申請時間の短縮
経理精算システムを使うことで、レシートや領収書を簡単に都度その場で処理できますから、後で申請書を作成する手間が省け、申請にかかる時間も短縮できます。このレシートは何のレシートだったのか?と後で悩むこともなくなります。

(2)承認プロセスや振込みまでの手続きがスムーズに
経費精算の申請や承認は、プリントされた申請書を回してサインをとるのではなく、モバイルやパソコン上でオンラインで出来ます。複数の承認が要る場合でも、どの段階にあるのかがパソコン上で把握でき、承認されたら本人に通知も届きますから、全てが滞ることなくスムーズに進みます。また会計ソフトとの組み合わせにより、 精算業務と振り込み業務の一体化も可能で、経理業務も遅滞なくスムーズに進みます。

(3)コスト削減と生産性向上
これまで全て紙で整理していたレシートや領収書ををデジタル化することで、それらの紛失にも対応でき、管理や検索にかかる労力が減ります。事務処理や経理業務に関わるコストが削減できるだけでなく、営業や経理の仕事が大幅に効率化されます。

経費精算システムのデメリット

(1)情報管理が100%安全ではない
電子化された情報やそのやりとりは、100%安全とはいえません。電子情報は常にバックアップし、情報の保存や伝達の各段階でセキュリティ対策をとっておくことが必要です。

(2)コストがかかる
経費生産システムの導入には、コストがかかります。これまで紙で行っていた作業をシステム化することで、業務の効率化によるメリットなど数値化されない見えないコストも含めて、どれだけのコストが削減できるかの対費用効果を考慮する必要があります。

4. 経費精算に関わる法律改正~領収書の電子化~

平成28年に、電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件が改正されました。これにより、経費精算システムがますます使いやすくなっています。

改正によって何が変わったのか

平成28年の改正の大きなポイントは、スマホで撮ったデータが、国税関係の書類、つまり領収書やレシートのオリジナルとして使えることになった点にあります。領収書などを電子データで保存すること自体は2005年から認めれられていましたが、専用のスキャナで読み込んだものに限るといった制約がありました。従ってレシート類はいちいち事務所に持ち帰ってまとめてスキャンするという作業が必要でしたが、改正により出先や出張先でもその場でスマホで撮影したものを精算につかえるようになったのです。

但し、撮影する領収書には申請者の署名が必要で、電子データ受領後3日以内にタイムスタンプが付保される必要があります。

領収書をスマホで電子化するメリット

領収書やレシートををスマホで電子化するメリットには、以下のものが挙げられます。

  • レシートや領収書をもらったらその場で撮影して保存できるので、紙がくしゃくしゃになったり、紛失する心配がなくなる。
  • 事務所でスキャンしなくても良いので、出先からでも、支払ったその日のうちに精算申請ができる。
  • 沢山のレシートを紙で保管してあとでまとめて整理したり、経理に提出する為にいちいち紙に貼り付けなくてもよいので、事務処理が効率化される。
  • 経理も、紙ではなくデジタル化された情報でチェックや仕訳ができ、経理業務が効率化される。

尚、領収書自体が既に電子化されて発行される場合もあります。この場合は、その電子領収書がそのままオリジナルとして使え、印紙税がかからないというメリットもあります。

スマホで撮影した領収書が使える経費精算システムとしては、以下のサービスがオススメです。

5.経費の種類

経費の仕訳で使われる主な科目には、以下のものがあります。簡単に説明しましょう。

(1)水道光熱費
事業所で使われる電気代やガス代、水道代、灯油代などの料金。
(2)旅費・交通費
業務上の移動で使われる、電車代、バス代、タクシー代、飛行機代や出張の際の宿泊費。
(3)消耗品費
10万円未満、使用耐用年数が1年未満の消耗品。ソフトのライセンス料も含まれる。
(4)事務用品費
事務作業で使う紙、ボールペン、電卓などの文房具の購入費。
(5)地代家賃
事務所や社屋、倉庫、店舗などの賃貸料や、月極めの駐車場料金。
(6)賃貸料
車やパソコン、コピー機などのOA機器、機材など、レンタルするものにかかる料金。
(7)通信費
固定電話や携帯電話、インターネット、サーバーの利用、ケーブルテレビなどの料金。
(8)租税公課
消費税、収入印紙、固定資産税、自動車税など、法人税や住民税以外の税金やそれにかかる費用。
(9)広告宣伝費
販促のための広告費や宣伝料。展示会出展料や、ホームページやアフィリエイト広告なども含む。
(10)新聞図書費
事業に必要な情報を得たり事業活動に利用する新聞や雑誌の購入代や、有料情報サイトの利用料など。
(11)接待交際費
売上げにつなげるために取引先や顧客を接待する食事代、お土産代、取引先とのゴルフ場使用料など。
(12)修繕費
機材や機器のメンテナンスや修理、事務所の改装費など。
(13)外注費
会社のロゴのデザインや、それを入れた名刺や封筒を外注した場合の費用。サイトの構築も含む。
(14)車両費
ガソリン代、車の修理代、車検代など、車の維持にかかる費用。
(15)支払い手数料
銀行手数料や仲介手数料、ネットショップへの出店費など。
(16)減価償却費
建物や機械、車両などの固定資産を、法定の耐用年数で割った金額。
(17)保険料
自動車保険や、損害保険料など。
(18)福利厚生費
社員の健康保険料や、労災保険料、雇用保険料、厚生年金保険料などの会社負担分。
(19)給与賃金
従業員への給与やボーナス。

6. 【番外編】業務をさらに効率化。セットで検討したい「振込代行サービス」

立て替えられた経費をまとめて振込で支払う方法がありますよね。ここではそんな振込業務をさらに効率化できる振込代行サービスを紹介します。

楽たす振込

  • 振込手数料を削減できる
  • ExcelやCSVファイルから振込情報を取り込める
  • 振込情報の代行入力オプション

楽たす振込は振込支払業務を代行してくれるサービスです。振込手数料を大幅に削減できるだけでなく、業務の効率化も実現できます。振込情報は直接入力だけでなく、全銀ファイルやExcel・CSVファイルからの取り込みも可能です。また、受領した請求書を郵送することで代行入力してくれるオプションサービスもあります。振込資金は信託で守られており、権限設定も可能なため安心して利用できます。

7. 紙の経費精算業務はもう古い?!

業務のIT化やシステム化が進んでオフィスから紙がどんどん減っているなか、経理精算業務に限ってはまだ紙に振り回されていませんか?書類の電子化の法制化も進む中、経理精算もデジタル化して営業や経理の仕事の効率をあげ、企業の競争力アップにつなげてはいかがでしょうか。

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