中小企業におすすめの経費精算システム比較10選！導入メリット・選び方

中小企業向け経費精算システムの価格・機能比較表

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経費精算システムとは

経費精算システムは、従業員が発生した業務上の経費を申請し、承認や仕訳処理といった経費精算にかかわるすべての業務をデジタル化し自動化するためのツールです。

このシステムにより、交通費、接待費、備品購入費など、業務遂行に必要な各種経費の管理が簡素化されるだけでなく、経費精算にかかる処理をすべてWeb上での簡単な作業で完結できるようになります。

経費精算システムは、Excelや紙での運用を廃止してペーパーレス化を実現でき、人手不足や管理の煩雑さといった課題解決に役立つシステムです。

会計システムとの違い

会計システムは組織全体の財務状況を管理し、収入、費用、資産、負債などの財務データを記録、分析するためのシステムです。これに対して、経費精算システムは主に経費申請のプロセスを簡略化し、効率化することに特化しています。

会計システムは組織の全財務活動を追跡するのに対し、経費精算システムは特定の経費申請と返済プロセスに焦点を当てています。

経理システムとの違い

経理システムは、組織の財務関連業務を包括的にサポートするためのシステムで、経費管理だけでなく、請求書の発行、支払い処理、財務報告など、広範な機能を提供するシステムです。一方、経費精算システムは経理システムの一部分を形成し、とくに経費申請と承認プロセスの効率化に焦点を当てています。

経費精算システムは経理業務の一環として機能することも多いですが、より狭い範囲の業務プロセスに特化している点が経理システムとの大きな違いです。

中小企業向け経費精算システムの選び方

中小企業が経費精算システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

• 経費精算システムの導入目的を確認する
• 経費精算システムの機能を確認する
• 経費精算システムを導入する際の注意点を確認する
• 経費精算システムの料金・価格相場を確認する

経費精算システムの導入目的を確認する

経費精算システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
交通費精算にかかる手間を軽減したい	ICカードの自動取り込みが可能、経路を自動で検索してくれるなど、交通費精算に特化した経費精算システムがおすすめ
精算の期日遅れを防止したい	アラートを表示して申請を促せる機能のある経費精算システムがおすすめ
経理担当者の負担を軽減したい	自動仕訳や会計ソフトとの連携機能をもつ経費精算システムがおすすめ
コンプライアンスを強化したい	法規制や税法にもとづいた正確な経費処理を実現し、監査対応を容易にする経費精算システムがおすすめ
従業員の不正防止をしたい	不正使用を防ぐためのルール設定や、経費利用の透明性を高める機能のある経費精算システムがおすすめ
モバイル環境での経費申請	外出先からでも経費申請ができるモバイルアプリ機能をもつ経費精算システムがおすすめ
データベースとの連携がしたい	他のビジネスツールやデータベースと連携できる経費精算システムがおすすめ

経費精算システムの機能を確認する

経費精算システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

機能	詳細
領収書自動読み取り（OCR）機能	領収書やレシートを撮影して金額や取引日などを自動で入力する機能
交通系ICカードとの連携機能	ICカードを読み取り自動で明細の入力を行う機能
自動仕訳機能	あらかじめ設定した、申請書から勘定科目を自動で仕訳を行う機能
会計ソフトとの連携機能	自動連携やAPIなどで会計ソフトと連携が可能な機能
FBデータの作成機能	FBデータを自動で作成し振り込みを行う機能
ワークフロー機能	ワークフローによる申請や承認をスムーズに行える機能
FBデータの作成機能	FBデータを自動で作成し振り込みを行う機能

経費精算システムには、経費精算の申請データを勘定科目ごとに仕訳データとして登録できるものもあります。導入時に仕訳ルールを設定し、自動仕訳できるようにすれば、経理担当者が経費精算のデータを勘定科目に分類して仕訳する作業を省けるため、経理業務の効率化が可能です。

また、FBデータ（ファームバンキングデータ）の自動出力機能があるシステムなら、自動でFBデータを出力でき、立て替え経費の口座振り込み作業を効率化できます。ほかにも、手数料自動差引機能で、振り込み元・振り込み先口座の情報から手数料を算出し支払額から差し引いたデータを作成できる場合もあるため、さらに効率化を図れるでしょう。

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

機能	詳細
経費分析機能	過去の経費データを可視化して分析できる機能
スマートフォンアプリ	アプリをインストールしてスマートフォンから申請を行える機能
クレジットカードとの連携機能	クレジットカードの利用明細を自動で取り込める機能
定期券区間自動控除	定期区間を自動で交通費から控除する機能
規定違反チェック	社内規定に合わない申請があった場合に、申請をブロックしたり、不備の内容を通知したりして差し戻しの手間を削減できる機能
精算期日アラート	精算期日が迫ったときに、まだ申請を行っていない申請者にアラートを配信する機能
ECサイト連携	AmazonビジネスのようなECサイトと連携して、事前申請から精算までを効率化できる機能
タクシー配車システムとの連携	タクシーの配車システムと連携して、日付や金額などのデータを自動で反映する機能

出張や外出先からでも経費精算の申請や承認を行うケースが多い場合には、スマートフォンアプリを利用できるサービスがよいでしょう。従業員が経費精算を後回しにする、承認作業が滞るなどの理由で経費精算の遅れが多い場合には、アラート機能や代理承認機能のあるサービスがおすすめです。

また、外部サービスと連携してICカードのデータを読み取り、履歴データを連携できるシステムがあれば、手入力の手間が省けます。さらに、定期区間を自動的に控除できる機能や、タクシーの配車アプリと連携して乗車データを利用できる機能があると、不正防止としても役立つでしょう。

経費精算システムを導入する際の注意点を確認する

経費精算システムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
多言語対応	従業員に英語話者が多い企業や海外への海外進出を検討している場合は、多言語に対応したシステムを選びましょう。
セキュリティレベル	セキュリティの要件を満たしているか確認することも必要です。第三者機関による認証を取得しているかどうかも参考にするとよいでしょう。
導入形態	近年経費精算システムの主流はクラウド型ですが、クラウド型だけでなくオンプレミス型から選択できる場合もあります。コストや運用面で適した形態のものを選びましょう。
サポート体制	導入時や、導入後に使い方に不明点があったときに、必要なサポートが受けられるかを確認しておきましょう。また、メール・電話など対応方法もあわせて確認しておくとよいでしょう。
アプリ対応	出張や外出するスタッフが多い場合には、スマートフォンアプリから簡単に経費申請ができるシステムを選びましょう。
会計ソフトとの連携	経理担当者の負担を軽減したい場合には、導入済みの会計ソフトと連携して、自動仕訳したデータを会計ソフトへ取り込める機能のあるサービスを選ぶとよいでしょう。
電子帳簿保存法対応	電子帳簿保存法に対応するためには、要件を満たしたサービスの選定が必要です。要件の適合性が確認されている「JIIMA認証」を取得済みのサービスを活用するとよいでしょう。
インボイス対応	1,000万円以上の事業者はインボイス制度への対応が必要です。インボイス制度に対応した機能があるかどうかも確認しておきましょう。
ユーザーインターフェース	システムの使いやすさは、従業員がシステムをスムーズに利用するかどうかに直結します。直感的な操作が可能か、デモ版で体験してみるとよいでしょう。
データ移行の容易さ	既存のデータを新しい経費精算システムに移行する必要がある場合、移行プロセスの容易さと正確さを確認しておきましょう。
柔軟なカスタマイズ性	企業独自のニーズにあわせてシステムをカスタマイズできるかどうかも重要なポイントです。特定の業務フローや承認プロセスにあわせた設定が可能かを確認しましょう。
導入後の拡張性	企業が成長するにつれて、システムの利用範囲や機能を拡張する必要が出てくるかもしれません。将来的な拡張性についても考慮しておきましょう。
コストパフォーマンス	初期導入費用だけでなく、運用コストも含めたトータルコストを考慮し、コストパフォーマンスの高いシステムを選ぶことが重要です。

アプリ版の有無と操作感

経費精算アプリの需要は年々高まっており、導入事例や口コミを見ても、スマートフォンアプリで申請から承認までできるシステムを導入する中小企業は多いです。

アプリに対応していれば、外出先や出張先から帰社することなく、経費精算ができるので、効率的な働き方が可能になります。また、近年需要が高まるテレワークにも最適のシステムといえるでしょう。

アプリ版を導入する際に注意しておきたいのは、操作性や見やすさです。スマートフォンアプリは画面が小さいため、使いやすさが重要なポイントになります。経費精算システムを比較検討する際は、アプリ版の使いやすさも試すとよいでしょう。

導入までのサポート体制

「システムの導入になれていない」「運用までの体制を構築するのに不安がある」中小企業は、次のポイントを確認するとよいです。

• 設定代行の可否
• 導入サポートに追加費用はかかるか
• 既存システムの引き継ぎ、現在のフローにあわせられるか

また、経費精算システムによってサポート体制が異なるので、電話やメール、チャットのどの方法に対応しているかの確認が重要です。中小企業に新しいシステムを導入する場合、社員に対してやり方を説明したり、マニュアルを用意したりする手間もかかります。社員に対する研修や教育も含めてベンダーからフォローしてもらえると、スムーズなシステム導入につながります。

会計システムとの連携

社内で利用している会計システムと連携が可能かどうかも重要なポイントです。経費精算システムは、あらかじめ仕訳ルールを設定し、申請内容から勘定科目を起こし自動仕訳が可能です。会計ソフトと連携できれば、経理担当者が会計ソフトに経費精算のデータを入力・転記する手間や時間を効率化できます。

経費精算システムには会計ソフトと連携できるものが多く、中でも会計ソフトと同一メーカーが提供しているシステムならシームレスに連携が可能です。同一メーカーでない場合でも、経費精算システムに入力したデータをCSVで出力し、会計ソフトの仕訳データに反映できる場合もあります。

また、システム間でAPI連携が可能なシステムなら、データの自動連携が可能です。

経費精算システムの料金・価格相場を確認する

経費精算システムの料金は、ほとんどがユーザー数に応じた変動制の料金体系となります。必要な機能と要件が搭載されているサービスの料金を確認しましょう。

初期費用は無料のケースもありますが、費用がかかる場合は6.5万円が相場です。一方で、月額額費用は300円程度が相場です。また、最低利用のID数や金額が決まっている場合もあり、2万円程度から利用可能な場合が多くあります。他には、標準搭載されていないオプション機能を利用する場合は、追加料金になることがあります。

中小企業が経費精算システムを導入する場合の予算目安は、50名程度で月額15,000円から30,000円を考えておくとよいでしょう。

経費精算システムは長期的に利用するため、必要な機能にどの程度のコストがかかるのか、初期費用やオプションを含めて確認し、無理なく利用できるものを選びましょう。

中小企業におすすめの経費精算システム11選比較

代表的な経費精算システムの公式サイトや機能、導入事例、評判・口コミを調査し、中小企業（従業員数100人未満）におすすめのサービスを厳選。料金や機能、口コミ評判を比較表にまとめました。

より詳しく経費精算システムを比較できるように、サービスごとの特徴を紹介しているので、ぜひシステム導入を検討する際の参考にしてください。

各サービスの料金プランや機能、特徴がまとまった資料と比較表は下のボタンより無料でダウンロードできます。経費精算システムを比較する際や稟議を作成する際に利用ください。

• 業種を問わず従業員規模10人から1,000人以上まで幅広く対応
• 経理職のニーズに沿った機能が充実
• 導入時から運用後までしっかりサポート

楽楽精算は、経理部門の業務効率化に特化したクラウド型経費精算システムです。経理が使いやすいサービスになるよう機能開発を続けており、自動仕訳や会計システムへの連携機能で経理業務の効率化が可能です。実績も豊富で、従業員規模10人から1,000人以上まで、また中小企業から大企業まで幅広い企業において利用されています。推奨企業規模は50人以上です。

項目	詳細
OCR入力	○
オペレーター入力代行	−
外貨レートの換算	○
電子帳簿保存法対応	○
定期区間の控除	○
乗換案内アプリとの連携	○
稟議の申請と承認	○
クレジットカード連携	○
FBデータ（総合振り込みデータ）作成	○
スマートフォンでの経費申請	○
スマートフォンでの経費承認	○

料金

項目	詳細
初期費用	100,000円(税抜)〜
月額固定費用	30,000円(税抜)〜
月額従量課金	--
無料プラン	−
無料トライアル	○
料金備考

楽楽精算には、初期設定を有料で代行してくれるサービスもあるため、データ移行を簡単に済ませたい中小企業はオプションのサポートを検討するとよいでしょう。

• 1ユーザーあたり400円からと低価格
• ジョブカン勤怠管理ほかとシリーズ連携
• クレジットカードやAmazonビジネスと連携

ジョブカン経費精算は、1ユーザーあたり400円からと費用は安いながら、経費精算に必要な機能が押さえられている経費精算システムです。ジョブカンは、ジョブカン勤怠管理やジョブカン給与計算などシリーズ間で連携できるシステムが豊富なため、バックオフィス全体の最適化を目指せます。

項目	詳細
OCR入力	−
オペレーター入力代行	−
外貨レートの換算	○
電子帳簿保存法対応	○
定期区間の控除	○
乗換案内アプリとの連携	○
稟議の申請と承認	○
クレジットカード連携	○
FBデータ（総合振り込みデータ）作成	○
スマートフォンでの経費申請	○
スマートフォンでの経費承認	○

料金

項目	詳細
初期費用	0円〜
月額固定費用	0円〜
月額従量課金	400円(税抜)〜
無料プラン	○
無料トライアル	○（30日間）
料金備考	初期設定プラン28万円〜

※料金表は中小企業規模の場合

• スマートフォンアプリで申請から承認まで完結、ICカード読み取りもアプリで
• 会計システムとの連携で経理業務を効率化
• 電子帳簿保存法に対応してペーパーレス化

マネーフォワード クラウド経費は、申請者の負荷を軽減することで現場が使いやすいよう作られているクラウド経費精算システムです。導入事例や口コミでは、中小企業からのよい評判が多く見受けられました。

マネーフォワード クラウドはシリーズでまとめて利用するのが便利で、経費精算業務を含めた会計業務の大幅な効率化が可能です。API連携では、会計ソフトや乗り換えアプリ、航空券の利用など多くの機能をシステム化可能です。

項目	詳細
OCR入力	○
オペレーター入力代行	○（オプション）
外貨レートの換算	○
電子帳簿保存法対応	○
定期区間の控除	○
乗換案内アプリとの連携	○
稟議の申請と承認	○
クレジットカード連携	○
FBデータ（総合振り込みデータ）作成	○
スマートフォンでの経費申請	○
スマートフォンでの経費承認	○

料金

項目	詳細
初期費用	0円〜
月額固定費用	3,980円(税抜)〜
月額従量課金	500円(税抜)〜
無料プラン	−
無料トライアル	○（1か月間）
料金備考	6名以上の場合に1名あたり500円

マネーフォワード クラウド経費の料金プランは従業員数によって異なります。上の料金表は従業員数1〜50名で利用する際の料金です。51名以上での利用は要問い合わせになります。

• 担当者目線で設計され使いやすさに定評
• 経費精算業務に必要な機能を基本プランで網羅
• 導入前から運用後まで、パイオニアだからできる安心のサポート

HRMOS経費（旧eKeihi）は、経費申請から支払い処理までの経費精算業務をカンタンにするサービスです。一度導入したら長く利用できるように、企業の成長や社会の変化に柔軟に対応できるシステムといえるでしょう。

また、タイムスタンプを付与できるため、見積書や注文書など電帳法の対象書類の保管に対応しています。従業員規模が10人以下から1,000人を超える企業まで、業界問わず幅広く利用されています。

項目	詳細
OCR入力	○
オペレーター入力代行	−
外貨レートの換算	○
電子帳簿保存法対応	○
定期区間の控除	○
乗換案内アプリとの連携	○
稟議の申請と承認	○
クレジットカード連携	○
FBデータ（総合振り込みデータ）作成	○
スマートフォンでの経費申請	○
スマートフォンでの経費承認	○

料金

項目	詳細
初期費用	0円〜
月額固定費用	29,000円(税抜)〜
月額従量課金	300円(税抜)〜
無料プラン	−
無料トライアル	○
料金備考

• 国内だけでなく世界でも豊富な導入実績
• 電子帳簿保存法に標準対応、日本でも他社にない事例あり
• 中小企業から大手グローバル企業まで会社規模問わず導入

Concur Expense（コンカーエクスペンス）は、多言語、多通貨にも対応した経費精算クラウドサービスです。出張手配システムの「Concur Travel」や請求書管理「Concur Invoice」と連携することで、間接費全体の管理を最適化できます。

項目	詳細
OCR入力	○
オペレーター入力代行	−
外貨レートの換算	○
電子帳簿保存法対応	○
定期区間の控除	○
乗換案内アプリとの連携	○
稟議の申請と承認	○
クレジットカード連携	○
FBデータ（総合振り込みデータ）作成	○
スマートフォンでの経費申請	○
スマートフォンでの経費承認	○

料金

項目	詳細
初期費用	0円〜
月額固定費用	30,000円(税抜)〜
月額従量課金	--
無料プラン	−
無料トライアル	○
料金備考

• 電子帳簿保存法に対応
• ジンジャー勤怠をはじめ複数の同社サービスと連携
• 社労士や専属スタッフがサポートするオプション

ジンジャー経費は、大企業・中小企業を問わずに利用できる電子帳簿保存法に対応した経費精算システムです。勤怠管理や人事管理、給与計算など多くのサービスと連携できるため、社内のサービスを抜本的に入れ替える際にもおすすめです。社労士や専属のスタッフが導入および運用のサポートをしてくれるオプションもあるため、はじめてシステムを導入する中小企業でも利用できるでしょう。

項目	詳細
OCR入力	○
オペレーター入力代行	−
外貨レートの換算	○
電子帳簿保存法対応	○（オプション）
定期区間の控除	○
乗換案内アプリとの連携	○
稟議の申請と承認	○
クレジットカード連携	○
FBデータ（総合振り込みデータ）作成	○
スマートフォンでの経費申請	○
スマートフォンでの経費承認	○

料金

項目	詳細
初期費用	300,000円(税抜)〜
月額固定費用	--
月額従量課金	--
無料プラン	−
無料トライアル	○（1か月間）
料金備考

• アップロードするだけで領収書を自動でデータ化
• 購買申請のモニタリングや超過アラートで内部統制を強化
• ミス防止機能で差し戻しや確認工数を削減

バクラク経費精算は、改正電子帳簿保存法やインボイス制度に対応している経費精算システムです。スマートフォンアプリから、複数枚の領収書を一括アップロードでき、金額や日付などを自動で読み取れます。検索履歴からの交通経路検索も可能です。

スキャナ保存要件に適合しているかや領収書の使いまわしを自動判定し、意図しないミスを削減できるほか、手当の自動計算や予算超過時のアラートなどにも対応し、簡単で正確な経費精算をサポートしてくれます。

OCR入力	オペレーター入力代行	外貨レートの換算
◯	-	-

電子帳簿保存法対応	定期区間の控除	乗換案内アプリとの連携
◯	◯	-

稟議の申請と承認	クレジットカード連携	FBデータ（総合振り込みデータ）作成
◯	◯	◯

スマートフォンでの経費申請	スマートフォンでの経費承認
◯	◯

料金表

初期費用	月額固定費用	月額従量課金
無料	20,000円～（税抜）	-

無料プラン	無料トライアル	料金備考
-	◯（2週間）	契約は年間契約、12か月一括払い

• 月額3,980円／20ユーザーとリーズナブル
• 低価格ながら標準的な機能を搭載
• クラウドかオンプレミスかを選択

MOT経費精算（旧：ハイ！経費）は、月額3,980円／20ユーザーから利用できる低コストな経費精算システムです。価格を抑えながらも、ICカードの読み取りやスマートフォンでの承認と申請、ワークフロー機能などを搭載しています。コストを抑えて経費精算システムを導入したい中小企業におすすめです。オンプレミスも選べるので、運用方法にあわせて導入可能です。

項目	詳細
OCR入力	○
オペレーター入力代行	−
外貨レートの換算	○
電子帳簿保存法対応	○（MOT文書管理と組みあわせると対応可）
定期区間の控除	○
乗換案内アプリとの連携	○
稟議の申請と承認	○
クレジットカード連携	−
FBデータ（総合振り込みデータ）作成	○
スマートフォンでの経費申請	○
スマートフォンでの経費承認	○

料金

項目	詳細
初期費用	30,000円(税抜)〜
月額固定費用	3,980円(税抜)〜
月額従量課金	--
無料プラン	−
無料トライアル	○
料金備考	21ID以上のプランは初期費用発生

• 1ユーザーあたり300円から
• rakumo Suiteパックなら780円
• Google Workspaceとの連携で便利に

rakumo ケイヒは、Google Workspaceとの連携でより使いやすくなる低コストの経費精算システムです。rakumo ケイヒ単体で1ユーザーにつき300円であるのに加え、rakumo キンタイやrakumo カレンダーも含んだrakumo Suiteパックなら、まとめて780円で利用できます。Google Workspaceを使っている中小企業にとっておすすめのシステムです。

項目	詳細
OCR入力	−
オペレーター入力代行	−
外貨レートの換算	−
電子帳簿保存法対応	○（オプション）
定期区間の控除	○
乗換案内アプリとの連携	○
稟議の申請と承認	−（rakumo ワークフローにて可能）
クレジットカード連携	−
FBデータ（総合振り込みデータ）作成	−
スマートフォンでの経費申請	−
スマートフォンでの経費承認	−

料金

項目	詳細
初期費用	0円〜
月額固定費用	--
月額従量課金	300円(税抜)〜
無料プラン	−
無料トライアル	○（30日間）
料金備考

• 電子帳簿保存法に標準対応
• 5ユーザー月額1,500円から
• 高精度読み取り可能なAI-OCRオプションも

経費BANKは、5ユーザー月額1,500円から使える、電子帳簿保存法に標準対応の経費精算システムです。支払い依頼の電子化・会計ソフトとの仕訳連携・クレジットカード連携・承認ルート設定など、経費精算に必要な機能を低価格で利用できます。

定期区間の控除もできる「駅すぱあと」を標準搭載、手入力なしで高精度の自動読み取りできるAI-OCRオプションも用意されています。1か月間の無料トライアルで、実際に使い勝手を試すとよいでしょう。

項目	詳細
OCR入力	○
オペレーター入力代行	−
外貨レートの換算	○
電子帳簿保存法対応	○
定期区間の控除	○
乗換案内アプリとの連携	○
稟議の申請と承認	○
クレジットカード連携	○
FBデータ（総合振り込みデータ）作成	○
スマートフォンでの経費申請	○
スマートフォンでの経費承認	○

料金

項目	詳細
初期費用	0円〜
月額固定費用	--
月額従量課金	300円(税抜)〜
無料プラン	−
無料トライアル	○（1か月間）
料金備考	月額変動費は10IDで3,000円の料金を割った金額

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より多くの経費精算システムから比較したい方は、次の記事をチェックしてください。

中小企業が経費精算システムを導入するメリット

中小企業が経費精算システムを導入するメリットは次のとおりです。

• 経費申請時間の短縮
• コストの削減と経理業務の効率化
• 経費申請の不備や不正の防止
• 従業員の満足度が向上する
• リアルタイムでの経費管理ができる
• 経費精算プロセスを標準化しやすい

経費申請時間の短縮

クラウド経費精算システムを導入すれば、従来の紙ベースやExcelなどの手動で行っていた経費精算プロセスがデジタル化され、自動化されます。ネット上から申請を行えるため、場所を選ばずに経費精算を行えます。リモートワークでも申請が行えるため、効率的といえるでしょう。

これにより、従業員は本来の業務に集中できる時間が増え、全体的な業務効率が向上します。

コストの削減と経理業務の効率化

経費精算システムの導入により、紙の使用量が減少し、印刷コストやファイリングにかかる物理的なスペースが削減されます。

また、経理担当者は手動でのデータ入力やエラーチェックの作業から解放され、より戦略的な業務に注力できるようになるでしょう。

さらに、経費データがデジタル化されることで、経費の傾向分析やコスト管理が容易になり、より効果的な予算管理も可能になります。

経費申請の不備や不正の防止

経費申請は何かと手間がかかりがちで、申請するのを忘れてしまうケースも多く見受けられます。少数ではあっても、交通費を改ざんして不正な数値で申請するケースも考えられるでしょう。

一方で、経費精算システムならスマートフォンやパソコンから場所や時間を選ばずに申請できるうえ、交通費の計算も交通カードやICカードから正確なデータを読み取って計算してくれます。

さらに、経費精算システムには、申請ルールの設定や自動エラーチェック機能が備わっています。これにより、不備のある申請やルールに違反する申請が自動的に検出され、事前に修正が求められるでしょう。

従業員の満足度が向上する

経費精算の手続きが簡単になることで、従業員の満足度も向上するでしょう。従来の経費精算プロセスには書類の準備、手書きの申請書作成、領収書の添付など複雑な工程があり、どれも申請者にとって時間を取られ、負担になるものでした。

しかし経費精算システムを利用することで、スマートフォンやパソコンから直接、簡単に経費申請を完了できるようになります。領収書をスキャンしてシステムにアップロードするだけで、経理部門がリアルタイムで処理を開始できるため、承認までの時間が大幅に短縮されます。

とくに出張が多い従業員の場合、移動中や外出先からでも経費の申請が可能になるため、業務の効率化だけでなくワークライフバランスの改善にも寄与するでしょう。

これにより、経費申請に関するストレスが減少し、従業員の満足度が高まります。

リアルタイムでの経費管理ができる

従来の経費管理方法では、経費申請の処理に時間がかかり、経費の使用状況を確認するためには経理部門が報告書を作成する必要がありました。このプロセスは、情報が古くなるリスクやデータの入力ミスなど、多くの課題を抱えていました。

しかし、経費精算システムを利用することで、これらの課題を解決し、経費の使用状況をリアルタイムで確認できるようになります。

リアルタイムでの経費管理が可能になることで、予算の超過や不正使用のリスクを早期に発見し、適切な対策を実行できるでしょう。また、プロジェクトや部門ごとの経費使用状況をリアルタイムで把握でき、予算配分の最適化やコスト削減の機会を見つけやすくなります。

経費精算プロセスを標準化しやすい

経費精算システムを導入することで、企業全体で経費精算のプロセスを標準化しやすくなります。これは、経費申請から承認、精算に至るまでの各ステップを一貫して管理し、業務の透明性を高めると同時に、運用の効率化を図れるからです。

これにより、経費精算のルールが明確になり、従業員の理解と遵守が容易になります。また、プロセスが標準化することで、新入社員や他部門からの異動者など新しい従業員が加わった際も、教育やトレーニングの時間が短くなるでしょう。

＞＞経費精算システム導入事例に学ぶ！業務効率化・コスト削減のポイント

中小企業向け経費精算システムのデメリット3つ

中小企業が経費精算システムを導入するデメリットには、次の3つがあります。

• 機能を増やすとコストがかかる
• スマートフォンでの使用には動作環境の確認が必要
• システム選定とカスタマイズに時間がかかる

機能を増やすとコストがかかる

経費精算システムの導入には、経費精算を効率化できるほか多くのメリットがあるものの、便利な機能を増やすほど、コストの負担も大きくなる点がデメリットです。とくに中小企業では、予算が限られていることも多いため、システムの導入と運用にかかるコストは重要な判断基準となります。

経費精算システムは、初期費用や月額費用のほかに、領収書のデータ化のようなオプション機能に追加料金が発生したり、サポート費用がかかったりする場合があります。多くの機能を利用したり、導入時にサポートを受けたりすると、コストが高額にかかることがあるため、注意が必要です。

導入前にサポートの費用はどれくらいか、システムの導入でどの程度生産性が上がるのか、費用対効果を検討する必要があるでしょう。

また、ユーザー数に応じて料金が増加するプランもあるため、将来の事業拡大を見越した場合には、コスト増加の可能性も考慮に入れる必要があります。

スマートフォンでの使用には動作環境の確認が必要

スマートフォンで外出先から経費精算をしたい場合には、導入しているスマートフォンから問題なくシステムの利用ができるかどうか、動作環境を確認しておきましょう。

使用するスマートフォンのOSやバージョンによっては、経費精算システムが正常に動作しない可能性があります。とくに、システムの更新が追いついていない場合や、古いモデルのスマートフォンを使用している場合には、互換性の問題が生じやすくなるでしょう。

動作環境を満たしていないために、動作が遅い、利用にストレスを感じるといったことを招いてしまうかもしれません。

そのため、導入前にはシステムが支援する動作環境を確認し、従業員が使用しているデバイスとの互換性を保証することが重要です。

システム選定とカスタマイズに時間がかかる

中小企業にとって、適切な経費精算システムを選定し、ニーズにあわせてカスタマイズする過程は、時間とリソースを大きく要することがあります。とくに、業務プロセスや経理のルールが複雑である場合、システムを導入してもすぐに効率的な運用に移行できないことも考えられるでしょう。

この過程で発生する時間と労力は、人的リソースに課題を抱えがちな中小企業にとっても大きな負担となることがあります。

中小企業が抱える経費の問題

働き方改革やリモートワークが進むにつれ、業務に伴うさまざまな事務がオンライン化・ペーパーレス化されるようになりつつあります。とくに経費処理はデータ管理・申請手続き・現金管理などに時間やコストがかかり、経費処理に十分な人員を置きにくい中小企業にとっては悩ましい問題の一つでした。

このような問題点の原因には、次のようなことが挙げられます。

• 紙ベースでの申請
• 申請の提出遅れ
• 知識やスキルのある人材の不足
• 多様な経費の種類に対応する複雑さ
• 承認プロセスの非効率性
• 非統一的な経費報告フォーマットや方法

紙ベースでの申請

現在、各企業ではペーパーレス化が着々と進んでいるとはいえ、中小企業ではまだ紙の書類で管理しているところも多いのが現状です。まだ手作業によるファイリングや手書きの領収書といったアナログな保管作業を行っている会社もあります。

しかし、紙ベースでの運用は、申請者の負担が大きい、印刷や保存場所にコストがかかるといったデメリットがあります。他にも、ヒューマンエラーの発生や、領収書紛失につながるリスクも挙げられるでしょう。

紙ベースでの運用は外出先から申請や承認ができないため、承認者が不在の状態が続くと、承認が滞ってしまうことも問題です。さらに、申請後の状況がわかりにくいため、承認がどこで止まっているのかがわからない点でも不便な状態といえるでしょう。

紙ベースの管理からの脱却には、経費精算システムの導入が望ましいものの、中小企業では他部門のシステム導入を優先されがちといった課題もあります。

申請の提出遅れ

経費精算は、交通費を調べて申請書へ記入、領収書の添付など手間や時間がかかるため、申請者の負担が大きく後回しにされがちです。そのため、提出が期日ギリギリになるケースも出てくることもあるでしょう。とくに、外出が多い社員の場合は、出社しなければ申請ができないため、遅れることが多い傾向にあります。

紙ベースの申請ではミスを引き起こす可能性が高まるため、ミスの修正よる差し戻しが発生し、さらに手間や時間がかかってしまう可能性もあるでしょう。

しかし、申請が遅れると、処理が期日前に集中するといった、経理担当者の負担が大きくなります。

知識やスキルのある人材の不足

経理部門の人手不足が問題になるケースもあります。

経理業務には、簿記や税制などに関する高度な知識が必要です。さらに、法改正が行われることも多いため、常に情報をキャッチアップし、知識をアップデートする必要もあります。

また、経理業務は難易度が高いだけでなく業務量も多いことから、社内に専任の担当者を置けない場合でも、他の業務と兼任で行うのは難しいといえるでしょう。

多様な経費の種類に対応する複雑さ

中小企業では、従業員から提出される経費申請が多岐にわたります。交通費、出張費、接待費、備品購入費など、さまざまな種類の経費が存在し、それぞれに適用される規則や承認プロセスが異なる可能性さえあります。このような多様性は、経費の管理を複雑にし、経理部門の負担を大きくしてしまうでしょう。

とくに、中小企業では専門の経理担当者が限られていることも多く、経費管理のために多くの時間と労力が必要となります。また、経費の種類ごとに異なる承認フローや精算プロセスを設けている場合は、ミスや遅延が発生しやすくなります。さらに、従業員が経費の種類ごとに異なる規則を正確に理解し、適切に申請することも困難になりがちです。

承認プロセスの非効率性

中小企業では、経費承認プロセスがしばしば非効率的であり、組織全体の生産性に影響を及ぼすことがあります。この非効率性は主に、承認プロセスが明確に定義されていない、または承認のために多数の手続きを要することから生じます。さらに、紙ベースの申請書類が物理的に承認者のもとへ移動する必要がある場合、プロセスはさらに時間がかかるでしょう。

従業員が経費を申請する際、申請書が部署間を物理的に移動する必要があると、承認までに時間がかかるだけでなく、書類の紛失や誤配送のリスクも高まります。また、承認者が不在の場合、プロセスが停滞し、最終的な精算が遅れる可能性もあります。このような状況は、従業員のモチベーション低下にもつながりかねません。

非統一的な経費報告フォーマットや方法

中小企業において、経費報告のフォーマットや方法が統一されていないことは、管理の難しさやミスの原因となります。従業員によって報告の仕方が異なると、経理部門が各種のデータを集計・分析する際に追加の作業が必要になり、効率が大幅に低下します。また、非統一的な報告方法は、経費の透明性を損ね、不正や誤報のリスクを高める可能性もあるでしょう。

たとえば、ある従業員は紙ベースで経費報告を提出し、別の従業員は電子メールで領収書のスキャンを送信するかもしれません。このような場合、経理部門はさまざまな形式のデータを一つのシステムに統合するために、手作業でデータ入力を行う必要があります。これにより、作業負担が増加し、データ入力ミスのリスクも高まります。

このような課題の解決には経費精算システムの導入が有効です。近年はネット上から申請可能な経費精算システムが安価に導入できるようになり、大企業はもちろん、中小企業や個人事業主に至るまで活用するようになりました。

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