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経費精算システムの導入事例 抱えていた課題と導入後の効果 失敗しないための注意点

最終更新日:(記事の情報は現在から59日前のものです)
経費精算システムの導入事例を業界別に紹介します。企業が導入にいたった背景や抱えていた課題、その後の効果について、BOXIL編集部が独自にヒアリング調査しました。経費精算システム導入時のよくある失敗例も紹介するので、導入する際の参考にしてください。

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経費精算システムとは

経費精算業務は、多くの企業にとって避けて通れない業務です。しかし、手作業での申請や承認作業はミスや遅延の原因となり、従業員や経理担当者の負担を増大させます。

このような課題を解決するために、経費精算システムの導入が有効な手段です。経費精算システムは、経費精算に必要な申請書の作成から承認、会計ソフトへの仕訳入力までを効率的に行うためのシステムです。導入することで、業務効率化、コスト削減、従業員満足度向上といった効果が期待できます。

この記事では、様々な業界における経費精算システムの導入事例を紹介し、導入によって企業が抱えていた課題がどのように解決されたのか、また、導入時の注意点などをまとめています。経費精算システムの導入を検討する際の参考にしてください。

経費精算システムの機能の詳細・選び方・おすすめサービスについて詳しく知りたい方は、次の記事もあわせてご覧ください。

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経費精算システム導入事例【小売・流通】

小売業界T社の導入事例

T社はチルドデザート事業・土産事業を行っています。

会社情報 内容
従業員人数 201〜300人
所在地 兵庫県
設立年数 51年以上

※2023年4月時点

抱えていた課題

課題1.経費精算の申請が手間

T社では精算する従業員がみずから勘定科目を判断して、手入力していました。

さらに、社内でしか申請や承認ができないのも難点でした。外出が多い営業担当者は、経費精算のためにわざわざ帰社する必要があり、業務効率を大きく損なっていました

課題2.経理担当者の作業時間が膨大

経費申請には手入力が伴うため、経理担当者は申請内容の細かなチェックを強いられていました。

特に月末月初には多くの申請が集中するため、経理担当者の業務時間は膨大化し、確認や修正作業に追われていました。

これらの課題を解決するために、楽楽精算を導入しました。

楽楽精算 - 株式会社ラクス

楽楽精算
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経費精算システムの導入後の効果

効果1.経費精算の申請が楽に

楽楽精算の導入により、従来手間がかかっていた経費精算の各項目が大幅に効率化されました。特に交通費精算は、時間や場所を選ばずに申請できるようになったため、経費精算のための帰社が不要になって楽になりました。

さらにテレワークへの移行時も、証憑をPDF化して申請できるようになったことで、ペーパーレス化を実現できました。

効果2.経理担当者の工数の削減

楽楽精算と交通系ICカードやクレジットカードとの連携により、正確な情報を利用した申請が可能になりました。

これにより、ミスが多かった現金の出納業務が廃止され、経理担当者の確認作業が大幅に削減されました。

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経費精算システム導入事例【輸送・交通・物流・倉庫】

交通業界W社の導入事例

W社は移動・観光eコマースの開発・運営を行っています。

会社情報 内容
従業員人数 501〜1,000人
所在地 大阪府
設立年数 11~20年

※2023年4月時点

抱えていた課題

課題1.経費精算の非効率

W社では、経費精算のフローの効率の悪さが課題でした。

申請者がExcelで作成した経費精算書類を、経理担当者に提出する前に、承認者の押印が必要でした。承認プロセスに手間と時間がかかり、承認者が不在の場合は精算処理が滞る問題がありました

課題2.多数の個別対応が経理担当の精神的負担に

未承認または未精算の伝票がある場合、経理担当者が一人ひとりに個別に連絡を取り対応する必要がありました。

多くの従業員が関わるため、業務が滞ることに加え、個別に連絡して差し戻す作業は経理担当者の精神的な負担になっていました。

これらの課題を解決するために、楽楽精算を導入しました。

楽楽精算 - 株式会社ラクス

楽楽精算
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経費精算システムの導入後の効果

効果1.経理処理の時間と人員の削減

楽楽精算の導入により、経理担当者の業務時間が大幅に削減されました。具体的には、経理担当者の工数が2日から1日に半減し、2人体制で行っていた業務が1人体制で対応可能になりました。

システム上で書類の不備があった際に差し戻しが可能になったため、修正作業にかかる手間も削減されました。

また、金額の証憑をファイル添付できる機能により、緊急事態宣言中の在宅業務においても、経費精算や支払依頼の処理が滞りなくスムーズに進められるようになり、楽楽精算の効果を実感しています

効果2.コミュニケーションがスムーズに

楽楽精算の一括催促メール機能により、申請者や承認者への連絡が迅速に行えるようになりました。

テレワークで直接コミュニケーションを取りづらい状況でも、経理担当者の精神的負担が軽減されています。

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経費精算システム導入事例【不動産・建設】

不動産業界A社の導入事例

A社は商業施設の開発・管理・運営を行っています。

会社情報 内容
従業員人数 1,001人以上
所在地 千葉県
設立年数 51年以上

※2023年4月時点

抱えていた課題

課題1.経費精算する申請者の手間

A社では、経費精算を行う従業員が自ら勘定項目を選択する必要がありました。

特に交通費精算の際には、区間ごとに駅名を手入力する必要があり、申請する従業員の負担が大きくなっていました。

課題2.経理部の負担が大きい

経理部に提出される申請書には、勘定項目の間違いや文字の入力ミスが多く、都度訂正依頼をする必要がありました。

月末は申請が集中しやすく、月次締め作業と重なるため、経理部の負担が増大するという問題がありました。

これらの課題を解決するために、駅すぱあと旅費交通費精算Webを導入しました。

駅すぱあと旅費交通費精算Web - 株式会社ヴァル研究所

駅すぱあと旅費交通費精算Web
駅すぱあと旅費交通費精算Web
BOXIL SaaS AWARD Winter 2023 お役立ち度No.1
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経費精算システムの導入後の効果

効果1.経費精算の手間が削減

駅すぱあと旅費交通費精算Webの導入により、外出の多い従業員でも社用携帯一つで経費申請が可能となり、経費精算の手間が大幅に削減されました。

特に、申請頻度の高い「旅費交通費」に特化したシステムを導入したことで、勘定科目の選択に迷うことがなくなり、従業員の負担が軽減されました

効果2.経理部の月末の仕事量が削減

「旅費交通費」に関する勘定項目の間違いが解消されました。

従業員各自が社用携帯で都度申請できるようになったため、月末にまとめて申請することが減少。結果として、経理部の月末の業務量が削減されました。

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経費精算システム導入事例【小売・流通・商社】

小売業界M社の導入事例

M社はコーヒー関連器具の卸売を行っています。

会社情報 内容
従業員人数 51~100人
所在地 東京都
設立年数 11~20年

※2023年4月時点

抱えていた課題

課題1.紙運用による業務負担

M社では、経費精算の申請を紙ベースで行っていました。申請者が用紙に記入し、上司の承認印をもらった後、経理に提出するという煩雑なプロセスが必要でした。

この紙ベースでの運用は、申請者、上司、経理担当者それぞれの負担となっていただけでなく、用紙の管理にも手間がかかり、非効率的な状況でした。

課題2.経費精算の提出遅れ

交通費や経費精算の記入作業に手間がかかるため、従業員が数ヶ月分をまとめて申請する、申請を面倒に感じて会社が負担すべき費用を申請しないなどの問題がありました。

その結果、決算開示に影響を及ぼす経費精算の提出遅れが発生していました。

これらの課題を解決するために、楽楽精算を導入しました。

楽楽精算 - 株式会社ラクス

楽楽精算
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経費精算システムの導入後の効果

効果1.電子申請による業務負担の大幅削減

楽楽精算の導入により、経費精算が電子申請に移行しました。

申請者は紙に記入する手間がなくなり、経理担当者は帳票の保存コストが削減され、紙運用による負担が軽減されました。

効果2.経費精算のスピード化と帳票の可視化

パソコン上で申請データや未申請の従業員の管理が可能になり、決算作業が滞りなく進むようになりました。

また、パソコン入力による経費精算が可能になったことで、従業員が以前よりも積極的に申請を行うようになりました。

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経費精算システムの導入で改善されるポイント

経費精算システムの導入により、経費精算に関わる業務を大きく改善できます。
主な改善ポイントは、次の3つです。

  • 申請の手間を削減できる
  • 承認までの期間を短縮できる
  • 経理担当者の負担を軽減できる

申請の手間を削減できる

経費精算システムを導入すれば、申請から承認、精算までをすべてオンライン上で完結できます。これにより、申請書類の記入や提出に伴う手間が大幅に削減されます。

さらに、PCだけでなくスマートフォンからも利用できるため、自宅や外出先・出張先でも経費精算が可能です。承認申請もWeb上で行えるので、上司に書類を直接渡す必要がなくなり、オフィスに戻らずに手続きを進められます。

また、交通系ICカードをカードリーダーで読み込むことで、乗車区間や金額などのデータを自動的にシステムへ反映できます。これにより、手入力によるミスが減り、差し戻しや再申請が減少するため、申請にかかる手間やストレスが大幅に軽減されるでしょう。

承認までの期間を短縮できる

経費精算システムは、承認作業をスムーズにする点でも大きなメリットがあります。

従来の紙ベースでの運用では、承認者は紙の申請書を直接確認し、押印する必要がありました。そのため、わざわざオフィスに出社して押印しなければならず、リモートワークの導入を妨げる要因となります。また、承認者が長期間出張で不在にすると、決済が滞ってしまうこともあるでしょう。

一方、経費精算システムを導入すれば、時間や場所を選ばず、システム上で承認が行えます。申請のステータスは画面上で簡単に確認でき、必要な申請をアラートで通知する機能もあるため、承認漏れを防ぎやすくなります。

さらに、代理承認機能を活用すれば、承認者が多忙や出張で不在の際にも代理人が承認可能です。これらの機能により、承認プロセスが円滑になり、業務効率の向上が期待できます。

経理担当者の負担を軽減できる

経費精算システムは、経費の計算や会計勘定科目への振り分けを自動で行うため、経理担当者は手入力作業を大幅に減らせます。また、FBデータ(ファームバンキングデータ)の作成・出力を自動化するサービスを活用することで、さらなる業務効率化が期待できます。

また、定期区間をあらかじめ登録しておけば、申請時に定期区間分が自動で控除された正確な交通費が算出されます。これにより、重複した区間分の交通費を誤って請求することを防止し、ムダな経費の発生を抑えることが可能です。

結果として、正確で効率的な経費管理が可能となり、経理担当者の負担を大幅に軽減します。

経費精算システムの導入の手順

経費精算システムを導入する際には、まず現状の課題を明確にすることが重要です。「外出先から交通費申請ができない」「ミスによる差し戻しを減らしたい」といった具体的な問題やニーズを洗い出し、それらを解決できる機能を備えたシステムを選びましょう。あわせて、既存のシステムとの連携のしやすさや導入コストなども考慮します。

導入段階では、勘定科目や承認フローなどの初期設定を行い、小規模なテスト運用を実施します。テスト運用で問題がなければ、本格的な運用へと移行しましょう。

ただし、システムを導入しただけでは十分な効果は得られません。正式運用に移行する際には、操作マニュアルの整備や利用者向けの研修を行い、システムを最大限に活用できる環境を整えることも大切です。

経費精算システム導入時によくある失敗例

経費精算システム選定で重要なのは自社にあったサービスを導入することです。たとえシェア率が高かったとしても、適したサービスとは限りません。経費精算システムの導入でよくある失敗例をまとめたので、確認して導入時の参考にしてみてください。

失敗例1:システムの利用シーンを想定していなかった

導入ユーザーの体験談
業種が違う人の意見をそのまま受け取らずに、他サービスも検討すればよかったです。
次回はコストよりもサービス内容を重視し、ソフトの仕様にあわせるのではなく実際の仕事に合うサービスを検討しようと思います。

たとえば、営業で外回りの多い方が利用する場合、外出先でも活用できるクラウドサービスや、スマートフォンから利用できるアプリ搭載の経費精算システムを選ぶのがおすすめです。

必要な機能や導入コスト以外に、利用する従業員がどういった場所や場面で利用するのかもサービス選定の検討材料にしておきましょう。

失敗例2:承認ワークフローを確認しなかった

導入ユーザーの体験談
部門や部署、役職が頻繁に統廃合、新設される傾向があり、他社よりも組織や人が変わりやすい組織であることを考慮していませんでした。
トライアルの際にさまざまな異動や変更のケースについて、検証を行って効率的な方法を確認すべきでした。

経費精算システムの場合、申請者と承認者両方の視点で選ぶことが重要です。

異動や役職変更の対応に手間がかかるケースもあるので、導入検討時に承認者の変更および追加する流れを確認しておきましょう。

失敗例3:クレジットカードや取引銀行の対応を確認しなかった

導入ユーザーの体験談
使用している銀行口座やクレジットカードのうち、導入サービスの自動取り込みに対応していないものがありました。
結果として、手作業でCSVをアップロードする業務が発生しています。

経理業務を効率化するにあたって、社内システムや決済システムとの連携方法の確認は不可欠です。たとえば、クレジットカードや取引銀行が導入したシステムに対応していなかった場合、データを手作業で対応フォーマットに合わせる業務が発生してしまいます。

サービスの使い勝手だけでなく、各連携システムとうまく連携できるのかも確認しておきましょう。

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導入事例を参考に最適な経費精算システムを導入しよう

経費精算システムの導入事例とよくある失敗例を紹介しました。経費精算システムは、生産性向上や経理業務の削減、テレワーク対応など多くのメリットがあるシステムです。導入事例を参考に、経費精算システムを比較検討して、最適なシステムを導入しましょう。

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