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経費精算システム導入事例に学ぶ!業務効率化・コスト削減のポイント

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クラウド経費精算システムや経費精算アプリの導入事例に学ぶ、業務効率化のポイントとは?経費精算・交通費精算業務は煩雑かつ膨大になりがちで社員や経理部門を苦しめます。中堅中小企業から大企業まで、導入を成功させるポイントを事例を紐解き解説します。

本記事で紹介している経費精算システムを含むおすすめサービスの資料はこちらから無料でダウンロードできます。

各サービスの料金プランや機能、特徴をまとめているので、選定する前に資料で比較し自社に合ったサービスを導入する際の参考にしてください。

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経費精算業務をクラウドシステムで効率化

経費精算業務の効率化は多くの企業の共通課題です。2018年にコンカーが実施した調査によれば、約7割の中堅・中小企業が「経費精算業務に関して業務プロセスの改善が必要である」と回答しています。

経費精算システムの業務プロセス改善の必要性 中堅中小企業の69%が経費精算業務のプロセスを改善する必要を感じると回答(出典:コンカー「中堅中小企業の間接費/間接業務に関する実態調査」 )

この記事では、クラウド経費精算システムや経費精算アプリの導入によって業務効率化やコスト削減を実現した事例をサービス別に紹介。経費精算システム導入を成功させるポイントを紐解きます。

企業規模、業種を問わず、幅広く紹介するので、自社とよく似た課題、企業規模、業界での事例を参考にして、経費精算システムの比較検討、選定してみましょう。

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Concur Expense(コンカー)の導入事例

Concur Expense

Concur Expense(コンカーエクスペンス)は、世界6,600万人が利用し、多言語、多通貨にも対応した世界標準の経費精算クラウドサービスです。出張手配システムのConcur Travelや請求書管理Concur Invoiceと連携することで、間接費全体の管理を最適化できます。

Concur Expenseはグローバルで豊富な導入実績を有しています。国内・海外企業ともに大企業での導入実績が多いですが、近年は10人〜100人前後の中小企業への導入実績も増えています

事例:武蔵コーポレーション【従業員数:100〜150人】

個人向け資産運用事業を展開する武蔵コーポレーションは、従業員約100人の経費精算業務を支援する経費管理基盤としてConcur Expenseを導入しています。

課題:事業成長、組織の急拡大に伴い部門の働き方改革が急務

武蔵コーポレーションは不動産売買から資産形成・保全までをトータルに手掛け、売上は5年間で約3倍と事業規模が急拡大。従業員も急増するなか、経費精算処理における財務会計部および外出の多い営業職の負担が増大し、両部門の働き方改革が求められていました。

比較検討・選定:新たな価値創造を目指し、間接業務の改革に着手

持たざる経営を実践するために、システムを自社で持つ必要のないクラウドサービス(SaaS)の採用を検討。社員数200人で作業時間は年間1,416時間、金額で400万円ほどの削減効果があると算出できたことや、グローバルでの豊富な導入実績などが決め手となりConcur Expenseの導入を決定しました。

効果:わずか1か月で導入、IT導入補助金の活用で導入コストも軽減

導入した結果、精算申請の手間も大きく削減。また出張の多い社員は出先で確認・承認ができるため、経費申請が途中で滞り月末に集中することもなくなりました。Concur上で規程チェックも行われるため、経理部門の負担を大きく削減できました。

事例:塩野義製薬【従業員数:5,000人】

製薬メーカーの塩野義製薬は、2018年2月に構想策定を開始してから10か月でクラウドと業務プロセスの導入を完了し、2018年12月より稼働を開始しています。

課題:新たな価値創造を目指し、間接業務の改革に着手

同社は製薬業界における新たな価値創造を目指し、デジタル・トランスフォーメーションに着手。取り組みの一環として、全社員5,000人分の経費精算・管理にConcur Expense、請求書管理にConcur Invoice、出張管理にConcur Travelを採用しました。

効果:社員と経理部門双方の業務を効率化

社員は、紙の領収書提出のために毎回帰社することなく、隙間時間で逐次経費精算が可能に。紙の領収書を整理し、台紙に貼る必要もないため、社員の経費精算業務の負担を軽減、本業への集中を促すことで生産性向上が期待できます。

経理部門ではシステム上で経費情報と領収書を照合・確認処理を完結できるほか、経費精算がリアルタイムで可能になるため、経費の予実管理の精度向上、領収書の保管コストおよび管理業務が削減できるといいます。

ジョブカン経費精算の導入事例

ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算は、1ユーザー400円と業界最安クラスで利用できる経費精算システムです。使いやすいUIにこだわっており、直感的に画面操作が可能です。勤怠管理やワークフローなど、ジョブカンシリーズのSaaSと組み合わせることでより便利になります。

中小企業から大企業・大手企業まで幅広い企業規模の導入実績があります。

事例:テモナ【従業員数:100人以下】

テモナ(従業員数:100人以下、中小企業)の経費精算システム導入事例を紹介します。

課題:柔軟性に欠ける従来システム更新

通販システム事業、B2Bサブスクサービスを提供するテモナは、既存システムでの申請フォーム作成や更新にプログラミングが必要で、変化を続ける社内事情を即座に反映できない点に不満を抱えていました。これを解決するため、新たな経費精算システム導入を検討しました。

比較検討・選定:プロダクト改善スピードがはやく将来性に期待できた

誰でも簡単にシステムの管理や運用を行える点、さらに改善スピードがはやくサービスの将来性に期待が持てたという点からジョブカン経費精算を選定。ワークフローや勤怠管理も検討しており、ジョブカンシリーズでこれらを網羅できている点も決め手の一つになりました。

効果:経理業務の工数を1/5に削減

わかりやすいユーザーインターフェースにより、申請側のミス減少とチェック作業の合理化が実現、経理業務の工数を従来比1/5にまで削減可能に。また、申請情報を集計して分析することにより、社内の業務改善が進められるようになっています。

事例:タマホーム【従業員数:3,000人以上】

大手企業タマホームの経費精算システム導入事例を紹介します。

課題:仕様変更にベンダーへの都度発注が必要、スマホ非対応も課題

オンプレミス型の経費精算システムを導入していた同社。仕様変更の際には都度ベンダーへの発注が必要なため追加コストがかかり、開発スピードも遅い。またスマートフォン非対応のため、画面サイズや文字が小さく、文字入力がしにくいといった多くの課題を抱えていました。

比較検討・選定:柔軟性に欠けるオンプレミスからクラウドへ刷新

大前提となったのはクラウド型であることですが、加えてメンテナンス性の高さ、コストの安さの2点からジョブカン経費精算を選定しました。

効果:システムの操作性が改善され、経費精算業務を効率化

操作画面は直感的で使いやすく、社員の経費精算に要する時間は削減。従来はシステム担当部署に対してワークフロー・経費精算システム入力方法に関する問い合わせが頻発していましたが、現状ではその数は減少。直行直帰する社員は、いつでもどこでも経費精算の手続きが可能になりました。

楽楽精算の導入事例

楽楽精算

楽楽精算は、経費精算業務における一連のプロセスをすべて電子化し、一元管理できるクラウド型経費精算システムです。

スマートフォンを含んだマルチデバイスからの申請が可能になり、その後の承認、精算という一連のワークフローをすべて電子化して業務効率の改善や人的ミスの防止を実現します。また、自動仕訳機能、多数の会計ソフト連携、クレジットカード連携、振込データの作成などに対応し、自在なカスタマイズ機能と簡単操作でコスト削減に貢献します。

事例:ファーストキッチン【従業員数226名(正社員および契約社員)】

ファーストキッチン(従業員数226名、大手企業)の経費精算システム導入事例を紹介します。

課題:手作業による確認でミスが頻発。業務効率化と内部統制の強化も課題

ファーストキッチンでは、本部スタッフが会計システムのオプション機能で清算入力を行っており、定型フォーマットに申請内容を記載、紙の領収書とともに上長に提出。承認がとれたものを財務経理に提出し、経理側が伝票を確認して支払いデータの作成を行う流れが一般的でした。

かなりの手作業が発生しており、事前申請との照合にも時間がとられ、見落としや間違いが起こることもあったようです。また、業務効率化と内部統制にも問題を抱えていました。

効果:3時間かかっていた経費精算作業が30分に短縮

そこで、これまで手作業がメインだった申請作業と承認作業をすべてデータ管理化し、財務経理業務の簡略化も実現できるため、楽楽清算を導入しました。

楽楽清算上で申請とチェック、承認業務が可能になったほか、未承認伝票や差戻伝票の催促メールをシステム上で活用できるようになり、漏れがなくなりました。全体として3時間以上かかっていた経費精算作業が30分に短縮できるようになったそうです。

事例:弥生【従業員数:500人〜1,000人】

弥生(従業員数:500人〜1,000人、大手企業)の経費精算システム導入事例を紹介します。

ラクスは2018年12月、会計業務ソフト「弥生シリーズ」で知られる弥生に楽楽精算を導入し、2019年2月以降に本格稼働させると発表しました。

交通系ICカードの乗車履歴の読み取り機能を利用した交通費精算の効率化、弥生シリーズとの経費データ連携を活用した経理部門の業務効率化をはじめ、外出先での申請・承認が可能になること、ワークフロー機能によるその他申請業務のペーパーレス化などを目指しています。

マネーフォワード クラウド経費の導入事例

マネーフォワード クラウド経費

マネーフォワード クラウド経費は、経費精算に関わるあらゆる業務をカバーするクラウド経費精算システムです。

スマートフォンから申請承認プロセスが行えるのはもちろん、クレジットカード連携、交通系ICカード読み取り、自動車燃料費精算機能のほか、OCR機能でレシートをスマートフォンで撮影するだけの入力代行サービスなども提供しています。

事例:ソネット・メディア・ネットワークス【従業員数:100〜150人】

ソネット・メディア・ネットワークス(従業員数:100〜150人、中小企業〜大企業)の経費精算システム導入事例を紹介します。

課題:伝統的な経費申請フロー

最先端の広告配信サービスを行うソネット・メディア・ネットワークスでは、毎月60〜70人の経費精算を紙の提出によって行うという伝統的な手法をとっていました。企業内での違和感、発生する手間を解消するため、同社は経費精算システムの導入を検討します。

効果:経理業務の時間と負担の削減に成功

経費の申請承認プロセスおよび、そのチェック作業が簡素化されたため、従来1週間を要していた経理業務の時間が大幅に削減されました。経費精算のサイクルも短縮でき、さらなるバックオフィス業務効率化が期待されます。

事例:Retty【従業員数:100〜150人】

Retty(従業員数:100〜150人、中小企業〜大企業)の経費精算システム導入事例を紹介します。

課題:社員数増加による経理負担が増大

Webグルメサービスを運営するRettyでは、全社員に「グルメ調査費」という経費が定期的に発生します。事業拡大とともに社員数が増加してくると、少ないバックオフィスの人数では対応しきれず、従来のスプレッドシートの運用も難しくなっていきました。

効果:立替経費の精算タイミング短縮

「電子帳簿保存法に対応するクラウドシステム」という条件でマネーフォワード クラウド経費を導入したことで、申請承認プロセスが迅速に。立替経費の精算タイミングを従来の半分に短縮でき、業務効率化が実現できています。

Dr.経費精算の導入事例

Dr.経費精算

Dr.経費精算は、全自動入力のクラウド経費精算システムです。領収書をスマートフォンで撮影するだけで経費の精算が可能であり、面倒な入力・データ化は、熟練のオペレーターが代行します。入力にかかる手間が大幅に削減でき、入力ミスも防げます。また電子帳簿保存法にも対応しているため、ペーパーレス化の促進にも繋がります。

事例:ドーム【従業員数:350~400人】

ドーム(従業員数:350~400人、大企業)の経費精算システム導入事例を紹介します。

課題:領収書とデータの確認の手間や管理会計システムへの連携

スポーツ用品、スポーツサプリメントの製造・ 販売を提供するドームは、全社で実施した社員アンケートで「入力作業がわずらわしい」「領収書の突き合わせが面倒」など、領収書や入力業務に関する不満があることが分かりました。これらを効率化するため、新たな経費精算システム導入を検討しました。

比較検討・選定:デモを1ヶ月使用したうえで、運用方法などをしっかり検討

直感的なUIで誰でも使いやすいところとチャットでの手厚いサポートが決め手となり、Dr.経費精算が選定されました。スマートフォンに対応していたり、電子保存が行える点も大きな要因です。申請者・承認者それぞれの目線で、いくつかのサービスを比較し導入に至ったようです。

効果:経理業務では1.5 時間だった作業が5分に

出張日当や他手当についての対応に関しては、別々のシステムからダウンロードしたり、管理会計システムに取り込むという作業が必要だったところ、一括でダウンロードするだけで済むようになりました。承認側も外出先でもスマホで作業を行えるので、承認が滞ってしまうことも減り、結果として申請側・承認者側の双方の手間が解消されました。

事例:ネットプロテクションズ【従業員数:270名】

ネットプロテクションズ(従業員数:270名、大企業)の経費精算システム導入事例を紹介します。

課題:月に数百件の領収書の処理に難儀

日本初の未回収リスク保証型の後払い決済サービス「NP後払い」を提供しているネットプロテクションズでは、もともと経費精算システムは導入していたものの、システムとは別に領収書を上長に申請し、経理に送っていました。そのため、両方を経理が承認して1枚ごとに打ち出して手動で計上するというフローになっており、月に数百件の領収書の処理が大変な状態だったようです。

効果:業務フローの効率化と差戻率の減少を実現

そこでDr. 経費精算を導入すると、今まで手動で処理していたものが全て自動化して業務フローを簡略化できるようになりました。また、これまで経費精算システムの入力フォーマットの未整備によって差戻しが頻発していたところ、Dr. 経費精算では会計リテラシーがなくてもユーザーは簡単に操作ができるため、ほとんど領収書の差し戻しがなくなったようです。

jinjer経費の導入事例

jinjer経費

jinjer経費は、企業の経費管理に必要な機能をオールインワンで搭載した経費精算システムです。低コストで使いやすさにこだわっており、清算の流れを自動化して時間のかかる仕訳作業を簡略化できます。

PCやスマホからいつでも経費の申請や承認が可能で、さらに申請時に自動仕訳されるので手作業での面倒な仕訳のプロセスをなくすことが可能。勤怠管理や、人事、労務管理などのシステム連携もできます。

事例:エイブル保証【従業員数:184人】

エイブル保証(従業員数:184人、大企業)の経費精算システム導入事例を紹介します。

課題:勤怠管理をExcelで行っており、作業に無駄が生じていた

サブリース専門会社として業界トップクラスの業績をもつエイブル保証では、すべての従業員の勤怠管理をExcelで行っていたため、ファイルの容量過多によって月末の締め作業がスムーズにできなくなっていました。特に従業員から有給の残日数などの問い合わせを受けるたびにExcelファイルを確認する必要があり、担当者の作業時間に無駄が生じていました。

効果:打刻漏れのリマインドコストの削減に成功

jinjer経費を導入した結果、従業員の打刻漏れのリマインドにかかる時間がなくなり、締め作業がスムーズにできるようになりました。さらに、打刻画面に有給の残日数も表示されるので、従業員が自らの有給日数を簡単に確認。有給取得計画を立てやすくなりました。

事例:ハッピーテラス【従業員数:100名】

ハッピーテラス(従業員数:100名、中小企業)の経費精算システム導入事例を紹介します。

課題:本社の担当者が直接拠点に出向いて勤怠データを回収。無駄な工数を経ていた

自動福祉法に基づく障がい児通所支援を展開しているハッピーテラスでは、月末に本社担当者が一都三県にわたる拠点を直接訪問して従業員の勤怠データを回収しなければならず、月末の締め作業まで従業員の勤務状況を把握できない状況でした。

効果:管理工数の大幅な削減に成功

jinjer経費導入後は、場所や時間を問わず、従業員の勤務状況の確認が可能になりました。長時間残業が続いている従業員の業務量を調整して残業時間の削減に成功しています。管理の工数が大幅に削減できたことにより、よりお客様に向き合う時間が増えたようです。


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楽楽精算×コンカー×MF経費×ジョブカンの評判・口コミや料金、機能の比較結果が知りたい方は、次の記事をご覧ください。

経費精算システム導入のメリット

各社の導入事例をみるとわかるように、経費精算システムを導入することで次のようなメリットを享受できます。

  • 社員および経理部門両方の業務効率化
  • 精算業務の軽減によるミス防止と人件費抑制
  • コア業務への集中による生産性向上
  • 組織の統制強化

それぞれみていきましょう。

社員および経理部門両方の業務効率化

領収書を提出する社員と、それを処理する経理部門の両方の業務を効率化できるのが経費精算システムのもっとも大きなメリットといえるでしょう。システムによっては出先でスマホから交通費などの清算が可能なものもあり、社員はわざわざ申請用の書類を作成する手間が省けます。一方、経理側も申請された書類のチェックが楽になり、差戻しなどの手間も大幅に削減できるようになります。

精算業務の軽減によるミス防止と人件費抑制

申請書類の記載漏れや記入ミスなどを減らせるのもメリットです。申請の内容に問題がある場合、システム上でコメントを記入して差戻しができるので、経理担当者の作業が効率化できます。金額の入力ミスも修正して承認した旨だけをシステム上で伝えればいいので、わざわざ社員に連絡する必要もありません。

コア業務への集中による生産性向上

申請作業・経理作業にかかる時間を削減できるので、社員がコア業務に集中できるようになり、全体の生産性が向上します。全社員の作業工程を減らすことにより、各人にとって重要な業務に割ける時間が増えるわけです。

組織の統制強化

経費精算にシステムを導入することで、経費の過大申請や不審な支出がないか、リアルタイムでの確認ができるようになるため、不正を防止して組織の統制を強化できます。システムによっては経路検索ソフトと連携できるものもあり、申請された交通費が適正かすぐに判断可能です。

経費精算システム導入のポイント

同じく導入事例を紐解くと、経費精算システムを導入する際には、以下の点に留意する必要があることがわかります。

  • 自社の経費精算業務における課題を特定する
  • システムの拡張性と連携を考慮する
  • 企業内での定着を促す

それぞれのポイントについて説明するので、導入の際の参考にしてください。

自社の経費精算業務における課題を特定する

従業員数を含めた自社の規模と、現在経費精算業務にどの程度のリソースを投入しているのかを把握し、必要な機能とそうでないものを明確にしておく必要があります。闇雲にシステムを導入しても、現場が使いこなせなければ意味がありません。どんな課題を解決するために導入するのか、具体的にどういう機能を使うのかを明確にしておきましょう。

システムの拡張性と連携を考慮する

経費精算システムだけでは経理業務は完結しません。主に使用している会計ソフトなどと連携が取れるか、自社のニーズに合った拡張性があるかを考慮する必要があるでしょう。システムによっては自社で使っている勤怠管理ソフトや会計ソフトなどと互換性がないものもあるので注意してください。また、システムの初期設定に時間がかかってしまうケースもあるので、必要に応じて設定代行サービスの利用も検討してみましょう。

企業内での経費精算システム定着を促す

せっかく導入した経費精算システムも、使ってもらえなければ意味がありません。ユーザーの立場に立って手間なく導入でき、違和感なく使えるかを検討しつつ、その後の定着を促進する方策まで考慮しておく必要があるでしょう。

もっともシステムの恩恵を受けられる経理担当者だけではなく、現場の社員にとっても使いやすいかどうかを考慮してシステムの選択を行ってください。

事例を参考に経費精算システムの比較検討を

代表的なクラウド経費精算システムの事例として、企業の抱える課題と比較検討の決め手、導入後の効果をまとめました。

経費精算システム導入を検討している企業の担当者は、自社とよく似た課題、企業規模、業界での事例を参考にするのも一つの手です。

経費精算システムは一度導入すると1〜2年は運用する必要があります。システム導入で失敗しないために、検討する際は各サービスの情報収集を念入りに行いましょう。

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