経費精算システム導入事例に学ぶ!業務効率化・コスト削減のポイント【最新版】

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クラウド経費精算システムの導入事例に学ぶ、業務効率化のポイントとは?経費精算・交通費精算業務は煩雑かつ膨大になりがちで社員や経理部門を苦しめます。中堅中小企業から大企業まで、導入を成功させるポイントを事例を紐解き解説します。 ※初回公開日 2017/11/09
経費精算システム
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クラウド経費精算システムの導入事例をサービス別に紹介

経費精算業務の効率化は多くの企業の共通課題です。2018年にコンカーが実施した調査によれば、約7割の中堅・中小企業が「経費精算業務に関して業務プロセスの改善が必要である」と回答しています。

中堅中小企業の69%が経費精算業務のプロセスを改善する必要を感じると回答(出典:コンカー「中堅中小企業の間接費/間接業務に関する実態調査」 )

この記事では、クラウド経費精算システムを導入によって業務効率化やコスト削減を実現した事例をサービス別に紹介。経費精算システム導入を成功させるポイントを紐解きます。

企業規模、業種を問わず、幅広く紹介するので、自社とよく似た課題、企業規模、業界での事例を参考にして、経費精算システムの比較検討、選定してみましょう。

おすすめの経費精算システム3選

ボクシル編集部おすすめの経費精算システム3選です。

Concur Expense(コンカーエクスペンス) ジョブカン経費精算 楽楽精算
経費精算業務の時間を短縮
経費支出を見える化
社内のあらゆる申請に対応
高機能低価格
累計導入社数No.1(※ITR調べ)
経費精算の時間を1/4
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Concur Expense(コンカー)の導入事例

Concur Expenseは、世界5,200万人が利用し、多言語、多通貨にも対応した世界標準の経費精算クラウドサービスです。出張手配システムのConcur Travelや請求書管理Concur Invoiceと連携することで、間接費全体の管理を最適化できます。

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Concur Expenseはグローバルで豊富な導入実績を有しています。国内・海外企業ともに大企業での導入実績が多いですが、近年は10人〜100人前後の中小企業への導入実績も増えています。

「強みに特化するのがベンチャー」民泊を手がける楽天LIFULL STAYの成長を見据えた経費精算システム導入 | ボクシルマガジン
注目ベンチャーのクラウドサービスを利用するユーザー企業の事例を紹介する連載、第3回は来年の民泊新法の施行に向けて準...

事例:武蔵コーポレーション【従業員数:100〜150人】

個人向け資産運用事業を展開する武蔵コーポレーションは、従業員約100人の経費精算業務を支援する経費管理基盤としてConcur Expenseを導入しています。

課題:事業成長、組織の急拡大に伴い部門の働き方改革が急務

武蔵コーポレーションは不動産売買から資産形成・保全までをトータルに手掛け、売上は5年間で約3倍と事業規模が急拡大。従業員も急増するなか、経費精算処理における財務会計部および外出の多い営業職の負担が増大し、両部門の働き方改革が求められていました。

比較検討・選定:新たな価値創造を目指し、間接業務の改革に着手

持たざる経営を実践するために、システムを自社で持つ必要のないクラウドサービス(SaaS)の採用を検討。社員数200人で作業時間は年間1,416時間、金額で400万円ほどの削減効果があると算出できたことや、グローバルでの豊富な導入実績などが決め手となりConcur Expenseの導入を決定しました。

効果:わずか1か月で導入、IT導入補助金の活用で導入コストも軽減

導入した結果、精算申請の手間も大きく削減。また出張の多い社員は出先で確認・承認ができるため、経費申請が途中で滞り月末に集中することもなくなりました。Concur上で規程チェックも行われるため、経理部門の負担を大きく削減できました。

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事例:塩野義製薬【従業員数:5,000人】

製薬メーカーの塩野義製薬は、2018年2月に構想策定を開始してから10か月でクラウドと業務プロセスの導入を完了し、2018年12月より稼働を開始しています。

課題:新たな価値創造を目指し、間接業務の改革に着手

同社は製薬業界における新たな価値創造を目指し、デジタル・トランスフォーメーションに着手。取り組みの一環として、全社員5,000人分の経費精算・管理にConcur Expense、請求書管理にConcur Invoice、出張管理にConcur Travelを採用しました。

効果:社員と経理部門双方の業務を効率化

社員は、紙の領収書提出のために毎回帰社することなく、隙間時間で逐次経費精算が可能に。紙の領収書を整理し、台紙に貼る必要もないため、社員の経費精算業務の負担を軽減、本業への集中を促すことで生産性向上が期待できます。

経理部門ではシステム上で経費情報と領収書を照合・確認処理を完結できるほか、経費精算がリアルタイムで可能になるため、経費の予実管理の精度向上、領収書の保管コストおよび管理業務が削減できるといいます。

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ジョブカン経費精算の導入事例

ジョブカン経費精算は、1ユーザー400円と業界最安クラスで利用できる経費精算システムです。使いやすいUIにこだわっており、直感的に画面操作が可能です。勤怠管理やワークフローなど、ジョブカンシリーズのSaaSと組み合わせることでより便利になります。

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事例:テモナ【従業員数:100人以下】

課題:柔軟性に欠ける従来システム更新

通販システム事業、B2Bサブスクサービスを提供するテモナは、既存システムでの申請フォーム作成や更新にプログラミングが必要で、変化を続ける社内事情を即座に反映できない点に不満を抱えていました。これを解決するため、新たな経費精算システム導入を検討しました。

比較検討・選定:プロダクト改善スピードがはやく将来性に期待できた

誰でも簡単にシステムの管理や運用を行える点、さらに改善スピードがはやくサービスの将来性に期待が持てたという点からジョブカン経費精算を選定。ワークフローや勤怠管理も検討しており、ジョブカンシリーズでこれらを網羅できている点も決め手の一つになりました。

効果:経理業務の工数を1/5に削減

わかりやすいユーザーインターフェースにより、申請側のミス減少とチェック作業の合理化が実現、経理業務の工数を従来比1/5にまで削減可能に。また、申請情報を集計して分析することにより、社内の業務改善が進められるようになっています。

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事例:タマホーム【従業員数:3,000人以上】

課題:仕様変更にベンダーへの都度発注が必要、スマホ非対応も課題

オンプレミス型の経費精算システムを導入していた同社。仕様変更の際には都度ベンダーへの発注が必要なため追加コストがかかり、開発スピードも遅い。またスマートフォン非対応のため、画面サイズや文字が小さく、文字入力がしにくいといった多くの課題を抱えていました。

比較検討・選定:柔軟性に欠けるオンプレミスからクラウドへ刷新

大前提となったのはクラウド型であることですが、加えてメンテナンス性の高さ、コストの安さの2点からジョブカン経費精算を選定しました。

効果:システムの操作性が改善され、経費精算業務を効率化

操作画面は直感的で使いやすく、社員の経費精算に要する時間は削減。従来はシステム担当部署に対してワークフロー・経費精算システム入力方法に関する問い合わせが頻発していましたが、現状ではその数は減少。直行直帰する社員は、いつでもどこでも経費精算の手続きが可能になりました。

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楽楽精算の導入事例

楽楽精算は、経費精算業務における一連のプロセスをすべて電子化し、一元管理できるクラウド型経費精算システムです。

スマートフォンを含んだマルチデバイスからの申請が可能になり、その後の承認、精算という一連のワークフローをすべて電子化して業務効率の改善や人的ミスの防止を実現します。

また自動仕訳機能、多数の会計ソフト連携、クレジットカード連携、振込データの作成などに対応し、自在なカスタマイズ機能と簡単操作でコスト削減に貢献します。

従業員規模が10人〜1,000人を超える企業まで幅広く導入されている楽楽精算の事例を紹介します。

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事例:弥生【従業員数:500人〜1,000人】

ラクスは2018年12月、会計業務ソフト「弥生シリーズ」で知られる弥生に楽楽精算を導入し、2019年2月以降に本格稼働させると発表しました。

交通系ICカードの乗車履歴の読み取り機能を利用した交通費精算の効率化、弥生シリーズとの経費データ連携を活用した経理部門の業務効率化をはじめ、外出先での申請・承認が可能になること、ワークフロー機能によるその他申請業務のペーパーレス化などを目指しています。

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マネーフォワード クラウド経費の導入事例

マネーフォワード クラウド経費は、経費精算に関わるあらゆる業務をカバーするクラウド経費精算システムです。

スマートフォンから申請承認プロセスが行えるのはもちろん、クレジットカード連携、交通系ICカード読み取り、自動車燃料費精算機能のほか、OCR機能でレシートをスマートフォンで撮影するだけの入力代行サービスなども提供しています。

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事例:ソネット・メディア・ネットワークス【従業員数:100〜150人】

課題:伝統的な経費申請フロー

最先端の広告配信サービスを行うソネット・メディア・ネットワークスでは、毎月60〜70人の経費精算を紙の提出によって行うという伝統的な手法をとっていました。企業内での違和感、発生する手間を解消するため、同社は経費精算システムの導入を検討します。

効果:経理業務の時間と負担の削減に成功

経費の申請承認プロセスおよび、そのチェック作業が簡素化されたため、従来1週間を要していた経理業務の時間が大幅に削減されました。経費精算のサイクルも短縮でき、さらなるバックオフィス業務効率化が期待されます。

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事例:Retty【従業員数:100〜150人】

課題:社員数増加による経理負担が増大

Webグルメサービスを運営するRettyでは、全社員に「グルメ調査費」という経費が定期的に発生します。事業拡大とともに社員数が増加してくると、少ないバックオフィスの人数では対応しきれず、従来のスプレッドシートの運用も難しくなっていきました。

効果:立替経費の精算タイミング短縮

「電子帳簿保存法に対応するクラウドシステム」という条件でマネーフォワード クラウド経費を導入したことで、申請承認プロセスが迅速に。立替経費の精算タイミングを従来の半分に短縮でき、業務効率化が実現できています。

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経費精算システム導入のメリット

導入事例を紐解くと、経費精算システムを導入するメリットは次のとおりです。

  • 社員および経理部門両方の業務効率化
  • 精算業務の軽減によるミス防止と人件費抑制
  • コア業務への集中による生産性向上

経費精算システム導入のポイント

同じく導入事例を紐解くと、経費精算システムを導入する際に考慮すべきポイントは次のとおりです。

自社の経費精算業務における課題を特定する

従業員数を含めた自社の規模と、現在経費精算業務にどの程度のリソースを投入しているのかを把握し、必要な機能とそうでないものを明確にしておく必要があります。

システムの拡張性と連携を考慮する

経費精算システムだけでは経理業務は完結しません。そのため、主に使用している会計ソフトなどと連携が取れるか、自社のニーズに合った拡張性があるかを考慮する必要があるでしょう。

企業内での定着を促す

せっかく導入した経費精算システムも、使ってもらえなければ意味がありません。

ユーザーの立場に立ち、手間なく導入でき、違和感なく使えるかを検討し、その後の定着を促進する方策まで考慮しておく必要があるでしょう。

事例を参考に経費精算システムの比較検討・選定を

代表的なクラウド経費精算システムの事例として、企業の抱える課題と比較検討の決め手、導入後の効果をまとめました。

経費精算システム導入を検討している企業の担当者は、自社とよく似た課題、企業規模、業界での事例を参考にするのも一つの手です。

なお、今回の記事で紹介しきれなかった経費精算システムは次の記事でも詳しく紹介しています。合わせてご覧ください。

【徹底比較】経費精算システム46選 - カテゴリ機能別 | クラウド・交通費精算 | ボクシルマガジン
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