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2018-03-15

経費精算システム導入事例から見る企業の課題 | 業務効率化&コスト削減

煩雑かつ膨大な業務で経理担当を苦しめる、交通費申請や経費精算。「経費精算システム」の導入によって、業務を効率化し、コストを大幅に削減することが可能です。成功事例を紹介しながら、システム導入のポイントを解説します。 ※初回公開日 2017/11/09
経費精算システム
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煩雑な作業が必要となる経費精算は、経理担当者だけでなく、申請者や承認者にも大きな負担を強いています。

これを解決するため、経費精算システムが大きな注目を集めていますが、実際に導入するとなると、どのようなポイントを考慮したらよいのか、どのシステムを選択すればよいのか迷ってしまう場合も多いでしょう。

大企業である近鉄エクスプレスやソネット・メディア・テクノロジーズのほか、分社化によって規模を縮小したクライスラー日本など、システム導入によって大きな効果をあげた企業は数多くあります。

今回は、このような成功事例を紹介するとともに、システム選びのヒントや、導入するにあたってのポイントを解説していきます。

経費精算業務が抱える課題

企業が経済活動を行っていくうえで、従業員の出張や営業に伴う「交通費」「宿泊費」「接待費」が必然的に発生します。

立て替えで支払われることの多いこれらの費用を精算するのが「経費精算」です。

しかし、経費精算は立て替えた本人や経理部での手作業で行われることがほとんどであり、以下のような課題があります。

  • 計算ミスのリスク、手間・人件費の増大
  • 手続きや書類管理などの負担増大
  • コア業務への影響

これらの課題は担当者が業務を手作業で行っていること、ミスを防ぐためにダブルチェックを行っていることなどに原因があり、生産性の低下を招いています。

経費精算システム導入のメリット

経費精算業務を合理化する「経費精算システム」を導入することによって、上述したような課題を解決し、効率化と生産性向上を見込むことが可能です。

具体的に経費精算システムを導入するメリットをあげてみましょう。

  • 精算業務の軽減によるミスの防止人件費抑制
  • 仮払いの簡素化データの一元化
  • コア業務への集中による生産性向上

特に、交通費に関しては乗り換え案内などと連携するシステムが多く、計算を容易にしてミスを減らせるほか、申請と承認プロセスの合理化とデータの一元管理による重複防止などで業務効率が向上し、コア業務への集中と人件費抑制につながります。

クラウド経費精算システム

このように経理業務の課題を解決し、多くのメリットをもたらす経費精算システムですが、導入を検討するにあたってどのようなサービスが存在するのでしょうか。

現在主流となってきているのは「クラウド型経費精算システム」です。

クラウド上でデータ処理や保存が行われるSaaS型のため、自社に専用システムを構築する場合に生じる初期投資が必要なく、データの一元管理とセキュリティ対策が容易、カスタマイズの自由度も高いというのがその理由です。

また、ニーズに応じて機能の充実が進んだシステムも多く、他の会計ソフトと連携することによって、さらなる業務効率化が見込めることも注目のポイントでしょう。

経費精算システム導入のポイント

一口にクラウド型経費精算システムといっても、現在は数多くのサービスが存在しています。
その中からニーズに合った最適なシステムを選択するため、導入にあたって考慮すべきポイントを解説します。

ニーズに見合っているか判断する

従業員数を含めた自社の規模と、現在経費精算業務にどの程度のリソースを投入しているのかを把握し、必要な機能とそうでないものを明確にしておく必要があります。

小人数の企業であれば、定額料金にかかるコストと現時点での業務コストとを比較し、あえて導入しないという手段もあるでしょう。

システムの拡張性と連携を考慮する

経費精算システムだけでは経理業務は完結しません。
そのため、主に使用している会計ソフトなどと連携が取れるか、自社のニーズに合った拡張性があるかを考慮する必要があるでしょう。

経費精算だけ合理化できても、データを連携できなければ、結局二重で入力する手間を省けなくなります。

企業内での定着を促す

せっかく導入したシステムも、使ってもらえなければ意味がありません。
使う側の立場に立ち、手間なくスムーズに使えるシステムなのかを検討し、その後の定着を促進する方策まで考慮しておく必要があるでしょう。

ここまでは企業が経費精算システムを導入すべき理由とメリットを、選定ポイントとともに解説しましたが、以下では導入のヒントとなる数々の導入事例を紹介していきます。

導入事例:ジョブカン経費精算

ジョブカンは、経費精算に必要なすべての機能を凝縮したクラウド型経費精算システムです。

各種ブラウザに対応するほか、スマートフォン専用アプリによる申請承認プロセスのデジタル化を実現、クラウドによるデータの一元化でデータの保護を行うことによって経費精算業務を効率化してコスト削減効果を達成します。

もちろん、仕訳/振込データの出力にも対応し、万全のセキュリティ対策、手厚いサポート体制を整えながら、業界最安クラスの運用コストも実現しています。

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事例1. テモナ

会社名:テモナ業種:IT
事業内容:ショッピングカート付リピート通販専用Webサービスの提供

課題:柔軟性に欠ける従来システム更新

事業規模の拡大を続けるテモナでは、システムの更新にプログラミングが必要で、変化を続ける社内事情を即座に反映できない、従来の経費精算システムに不満を抱えており、これを解決するため、新たなシステム導入が急務となっていた。

効果:経理業務の工数を1/5に削減

わかりやすいユーザーインターフェースにより、申請側のミス減少とチェック作業の合理化が実現し、経理業務の工数を従来比1/5にまで削減することが可能となった。
また、申請情報を集計して分析することにより、社内改善を効率的に行うことも可能となっている。

事例2. Candee

会社名:Candee業種:サービス業
事業内容:メディア事業、広告事業、タレントマネジメント事業

課題:紙やExcelでの管理から脱却

創業当社、経費申請を紙で行いExcelで管理するという体制をとっていたCandeeでは、従業員数20名を超えた頃から従来方式の限界を感じていた。
承認者の不在でプロセスが停止する、申請書の管理を合理化するという数々の課題を解決するため、クラウド型経費精算システム導入に踏み切った。

効果:社内フロー構築を実現

スマートフォンを利用した申請承認プロセスが簡単に行えるようになったことにより、経費申請の社内フローが確立。
申請書の管理も大幅に効率化できたと同時に、経費精算はジョブカンでという意識の定着に成功した。

導入事例:楽楽精算

楽楽精算は、経費・交通費・出張費・旅費・交際費などの処理を一元管理するクラウド型の交通費・経費精算システムです。

スマートフォンを含んだマルチデバイスからの申請を可能とし、その後の承認、精算という一連のワークフローをすべて電子化して業務効率の改善や人的ミスの防止を実現します。

また自動仕訳機能、多数の会計ソフト連携、クレジットカード連携、振込データの作成などに対応し、自在なカスタマイズ機能と簡単操作でコスト削減に貢献します。

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事例1. Hamee

会社名:Hamee業種:IT
事業内容:EC事業者向けのシステム開発・販売、形態関連グッズの製造・販売

課題:非効率な経費精算方法

Hameeでは経費申請の締め日を定めていなかったこともあり、バラバラなタイミングでの申請、手作業による精算という非効率な経費精算方法を行っていた。
会社の規模が大きくなるにつれ、経費精算上のミスが発生するリスクが高まり、合理化と効率化を行うシステムの導入が急務という課題を抱えていた。

効果:毎日1〜2時間の経費精算業務削減

楽楽精算の導入に伴い、現金で精算していた従来の清算方法を変更、すべてを銀行振込としたこと、申請承認プロセスを電子化したことなどが要因となり、毎日1〜2時間要していた経費精算業務をほぼゼロにすることに成功。
本来取り組むべき、コア業務への集中が実現し、業務効率化と生産性向上を実現した。

事例2. アルク教育社

会社名:アルク教育社業種:サービス業
事業内容:法人向けグローバル人材育成の支援

課題:交通系ICカードを活用した経費精算

外出する営業スタッフを多く抱えるアルクでは、ダウンロードした交通系ICカードの履歴を使用した交通費精算を行っていたが、ある時点でそれが不可能になり精算業務に混乱が生じた。
そのため、ICカードの履歴を読込み、そのまま精算が行えるシステムを導入することが急務、という課題を抱えていた。

効果:精算業務を半分に、振込業務を1/3に削減

ICカード取り込み機能を持つ楽楽精算導入によって課題が解決されただけでなく、乗り換え案内との連携、自動化された定期区間チェックで精算業務を半減させた。
さらに、振込データ一括出力機能により、振込業務を1/3に削減することにも成功するなど、想定以上の効果が得られた。

導入事例:MFクラウド経費

MFクラウド経費は、経費精算に関わる業務をすべてカバーするクラウド型経費精算システムです。

スマートフォンによる申請承認プロセスが行えるのはもちろん、クレジットカード連携、交通系ICカード読み取り、自動車燃料費精算機能のほか、OCR機能によってレシートをスマートフォンで撮影するだけの入力代行サービスなども提供しています。

これによって経費精算にかかる時間を1/10に圧縮、大幅な業務効率改善を実現します。

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事例1. ソネット・メディア・ネットワークス

会社名:ソネット・メディア・ネットワークス業種:サービス業
事業内容:技術力による顧客のマーケティング課題を解決する、マーケティングテクノロジー事業

課題:伝統的な経費申請フロー

最先端の広告配信サービスを行うソネット・メディア・ネットワークスでは、ITを駆使するその事業内容に反し、毎月60〜70名の経費精算を紙の提出によって行うという伝統的な手法をとっていた。
これによる企業内での違和感、発生する手間を解消するため、経費精算システム導入が課題となった。

効果:経理業務の時間と負担の削減

経費の申請承認プロセスおよび、そのチェック作業が簡素化されたため、従来1週間を要していた経理業務の時間が大幅に削減され、負担軽減という効果が現れている。
また、精算のサイクルを短縮することにも貢献しており、さらなるバックオフィス業務効率化を検討している。

事例2. Retty

会社名:Retty業種:サービス業
事業内容:日本最大級実名制グルメサービス「Retty」の運営

課題:社員数増加による経理負担軽減

Webグルメサービスを運営するRettyでは、全社員に「グルメ調査費」という経費が発生する。事業拡大とともに社員数が150名に増加、4名のバックオフィスで対応する状況となり、従来のスプレッドシートでは対応できなくなるという課題を抱えていた。

効果:立替経費の精算タイミング短縮

電子帳簿保存法に対応するクラウドシステムという条件で導入したMFクラウド経費により、申請承認プロセスがスペイーディに、結果、立替経費の精算タイミングを従来の半分に短縮することができ、業務効率化とともに、従業員にとっての大きなメリットとなっている。

導入事例:経費Bank II

経費Bank IIは、300社以上の経理アウトソーシングの実績をもとに開発された、クラウド型経費精算システムです。

PCやスマートフォンを含んだマルチデバイス対応で、いつでもどこでも経費申請を可能とし、承認までのプロセスを簡素化します。

もちろん仕訳、支払依頼、クレジットカード連携、振込データ作成機能も標準搭載しており、集計した経費データの分析にも対応するほか、オプションでICカード読込みにも対応します。

事例1. 近鉄エクスプレス

会社名:近鉄エクスプレス業種:運輸・情報通信業
事業内容:貨物利用運送業/航空運送代理店業/通関業/倉庫業

課題:経費申請者/経理担当者の業務負担軽減

ロジスティクスサービスで成長を遂げる近鉄エクスプレスは、1,000名を超える従業員が在籍しているため、Excelで行っていた交通費を含めた経費申請/チェック/仕訳/振込など一連の作業が膨大となり、申請者、経理担当者ともに大きな負担となっていた。

効果:達成された経理の業務効率化

乗り換え案内と連携した交通費の自動承認、経費申請の柔軟性からチェック作業の大幅な合理化が実現した他、仕訳/振込データの自動出力により、大幅な経理業務効率化を果たした。
また、従業員からの質問出ないほど簡単な操作性のため、申請者の負担も軽減、生産性向上とコスト削減を実現している。

事例2. クライスラー日本

会社名:クライスラー日本業種:自動車産業
事業内容:自動車とその関連製品の輸入・販売およびサービス

課題:分社化によるコスト負担増

2007年にダイムラーから分社したクライスラー日本では、規模が縮小したにもかかわらず運用コストが同額という、従来から使用していた経費申請システムに不満を持っており、自社の経理システムとスムーズな連携が行える、新たなクラウドシステムを模索していた。

効果:業務負担軽減と柔軟なカスタマイズ

経理システムへの流し込みもスムーズに行われ運用開始したところ、当初の課題であったコスト削減はもちろん、交通費の自動承認や仕訳/振込データ出力機能で大幅な業務負担軽減につながった。
また社員登録や削除をすぐに行える柔軟性も高く評価している。

経費精算システム導入でコア業務集中&生産性向上!

従来から経費精算を含む経理業務は、煩雑で手間のかかる作業であり、そのため経理などのバックオフィス業務は企業の経済活動にあまり貢献していないと見られることが多かったのではないでしょうか。

しかし、市場経済の変化が激しい現在では、財務会計によるムダをなくし、スリムな企業体質にすることにより競争力を高めていくことが期待できます。

そのためにバックオフィスが果たすべき役割は高まる一方であり、そのコア業務に集中してもらうためにも、合理化可能な部分は徹底的に行うべきです。

そういった意味でも、経費精算システム導入は、企業にとって必須であるともいえるのです。


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