経費精算システムとは | 機能やメリット・デメリット、費用対効果、選び方

経費精算システムを導入しようと思っても、種類がたくさんあってどうやって選べばいいの？と迷いますよね。そんな声にお応えして「SaaS導入推進者が選ぶサイト第1位^※」のBOXILがおすすめ経費精算システムを厳選。チェックしたいサービスの紹介資料をまとめてダウンロードできます。
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^{※2020年9月実施 株式会社ショッパーズアイ「SaaS比較メディアに関するイメージ調査」より}

＞経費精算システムの選び方とおすすめサービス比較

経費精算システムとは

経費精算システムとは、従業員が立替払いした交通費や出張費などの経費について、申請から承認、精算までの一連の処理をオンラインで完結させるシステムを指します。紙の申請書やExcel管理に代わり、領収書のアップロードや乗換案内アプリの経路検索が可能となり、経理処理の手間を削減します。

現在はクラウド型のサービスが主流です。オンプレミス型と異なり、インターネット環境さえあれば社内外のどこからでも利用でき、ソフトのインストールやサーバー管理が不要です。
＞オンプレミス型の経費精算システムの比較を見る

クラウド型の​経費精算システムを導入すれば、申請者や承認者、経理担当者それぞれの負担が出社せずとも軽減され、企業全体の経費精算プロセスを効率化できます。

経費精算システムの機能

機能	詳細
経費精算	領収書の文字読み取り、クレジットカードの明細取り込みなどで、素早くかつ正しく申請
交通費精算	交通系ICカードの読み取りや経路検索をもとに正確な金額を申請
旅費・出張費精算	航空券やホテルをシステム上から手配。手配した費用をそのまま申請に反映
ワークフロー	経費の申請から承認までを電子化。条件分岐や社内規定に即したエラーチェックで監査に強い
自動仕訳・会計ソフト連携	経費データをもとにシステムが仕訳を提案。仕訳はそのまま会計ソフトへ送信
電子帳簿保存法対応	領収書や請求書を電子帳簿保存法の基準にもとづいて保存

経費精算システムのメリット

経費精算システムでは、申請者と承認者、経理担当者のそれぞれにメリットがあり、加えて内部統制の強化にも貢献します。

申請者の工数を削減

紙やExcelでの手入力から脱却

紙やExcelでの経費申請は入力ミスや記入漏れが頻発しますが、経費精算システムならデータ活用によって入力を補助してくれます。OCRで画像から文字を読み取ったり、クレジットカードから利用明細を反映したりできるので、入力項目が減って申請作業が簡略化されます。

定期区間を自動で控除

定期券利用時の交通費申請は、定期区間を控除する計算が必要ですが、システムなら設定した定期区間を自動で控除してくれます。目視で控除せずとも正確な金額が算出されるため、手計算によるミスが防げて申請作業の手間も減るでしょう。

出勤せずともオンラインで領収書を添付

従来は出社して紙の領収書を提出していましたが、クラウド型のシステムなら自宅や出張先でも申請および承認が可能です。スマートフォンで領収書を撮影してアップロードすれば、その場で証憑を添付し申請まで完了できます。

承認者の負担を減らす

申請内容に応じた承認者を反映

申請内容に応じて自動で承認者を割り当てる機能により、複雑な承認ルートであっても承認者を間違えなくなります。金額や部署でフローが分岐するとしても入力中に承認ルートを変更してくれます。

申請前に自動で規定チェックして差し戻し抑制

申請時に社内規定にもとづいてシステムがチェックして、記入漏れや誤入力を検出します。また、差し戻しの通知がメールやチャットシステム経由にて自動でなされ、再提出の手間や時間の浪費を削減します。

経理担当者は会計処理が楽

仕訳を提案してくれる

申請内容をもとに適切な勘定科目や仕訳パターンをシステムが提案してくれます。経理担当者は複雑な仕訳作業が軽減され、迅速かつ正確な会計処理を目指せます。

会計ソフトへ仕訳を簡単にインポート

仕訳データを会計ソフトにスムーズにインポートできるため、手入力によるエラーが減少。システム間でのデータ連携が容易になり、会計処理の効率が向上します。

法改正や監査対応も安心

自動アップデートで法改正へ対応

電子帳簿保存法やインボイス制度の改正に合わせてシステムが自動でアップデートされるため、常に最新の法令に対応可能です。これにより、法令遵守のための運用負担が軽減されるうえ、安心して利用できます。

ペーパーレス化で監査対応も安心

領収書や申請書類を電子データで管理できるため、紙の書類の保管が不要に。検索機能で必要な証憑を迅速に取り出せるので、監査対応をスムーズに行え、オフィススペースも節約されます。

不正な申請を防止

システムが社内規定に沿って自動でチェックし、不正な経費申請や重複、金額の不一致を瞬時に検出します。不正利用リスクを低減し、透明性の高い経費管理を実現します。

経費精算システムのデメリット・注意点

社内へ普及させるための案内が必要

紙やExcelでの従来フローから切り替える際に、社内で慣れるまで時間がかかったり、変化を嫌う社員の抵抗に遭ったりするかもしれません。

回避策として、事前に社員向け説明会や操作トレーニングを実施し、経費精算システムの使い方とメリットを周知しましょう。また、経営層から利用促進のメッセージを発信したり、現場の意見を取り入れてワークフローを調整したりすることでスムーズな定着を図れます。

既存システムと連携しにくい可能性あり

経費精算システムを導入する際は、自社で使っている他のシステムとの連携にも注意が必要です。たとえば会計ソフトや勤怠管理システム、給与計算システムなどとデータ連携できない場合、むしろ手作業が増えるかもしれません。

導入前に、経費精算システムが自社の会計ソフトに対応しているか確認しましょう。事前にサービス提供会社へ連携の要件を伝え、意図した形式にてデータを送信できるか確認することが重要です。

不安な場合は無料トライアルで実際にデータ連携をテストしましょう。既存システムとスムーズに連携できれば、経費精算システムの効果を最大限に引き出せます。

定期的にシステム利用料が発生

経費精算システムの利用には当然コストがかかります。クラウド型の場合は毎月の利用料を考慮しなければなりません​。したがって、支払うコストに見合う効果を得られるかの検討が不可欠です。​

たとえば社員数がごく少ない場合、システムを使わなくても経費精算の手間は大きくないかもしれません。一方、申請件数が多い企業ではシステム導入による時間削減効果がコストを上回るケースがほとんどです。費用対効果の具体的な見積もりについては後述します。

経費精算システムの費用

BOXILに寄せられた利用アカウント数が31〜100人の口コミを集計^※した結果、初期費用は半数が0円で、ほかには1万円、10万円、50万円の回答がいくつか見られました。また年額費用の平均は62万円で、1か月あたりおよそ5万円です。

経費精算システムを比較する際には費用相場を大きく超えていないか、下回っている場合には機能が不足していないかに注意しましょう。

※調査概要：BOXILに掲載している経費精算システムカテゴリの口コミのうち、利用アカウント数にて「31件〜50件」「51件〜100件」と回答したものを集計。件数は初期費用が26件、年額費用が27件。集計期間は2022年12月5日〜2024年12月4日。

＞経費精算システムの費用相場や安く抑えるコツを見る

経費精算システムの費用対効果

経費精算システムの費用対効果は、経費の申請と承認、会計処理の過程で削減できたコストから、システムの費用を差し引けば概算が算出できます。たとえば従業員数50人の場合では、毎月31.6時間、50,833円相当のコスト削減が見込めます。下記を例に、自社の場合にどれほどの効果があるかシミュレーションしてみましょう。

※1 従業員は50人。そのうち、管理職は10人
※2 従業員のコストは毎時3,000円、管理職は毎時4,000円

[A]申請時の工数削減

経費申請にかかる工数が40分から10分に短縮された場合を想定します。従業員は50人、従業員1時間あたりのコストが3,000円だとすると

※管理職の場合は厳密には4,000円/時間ではあるが、概算のためわかりやすく3,000円に統一している

[B]承認時の工数削減

経費承認にかかる工数が10分から5分に短縮された場合を想定します。管理職の承認件数が部下40人（全従業員50人から管理職10人を引いた40人）に相当する場合、管理職1時間あたりのコストが4,000円だとすると

[C]会計処理の工数削減

会計処理にかかる工数が10分から5分に短縮された場合を想定します。件数が50件、1時間あたりのコストが3,000円だとすると

[D]システムの費用

経費精算システムの費用は5万円だと想定します。

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これらの数値をもとに計算すると、

= （[A]申請時の工数削減 + [B]承認時の工数削減 + [C]会計処理の工数削減） - [D]システムの費用
=（75,000円 + 13,333円 + 12,500円） - 50,000円
= 50,833円

となり、従業員50人の企業においては毎月31.6時間、50,833円相当のコスト削減が見込めます。実際には、申請書を提出するための通勤費、紙の印刷費用、紙の保管スペース、書類の捜索時間などもかかるため、さらに費用対効果は良くなるでしょう。

経費精算システムの投資回収期間

BOXILに投稿された口コミ^※をみると、半数以上が6か月以内に投資分を回収できると見込んでいます。また、8割以上が12か月以内にプラスに転じると回答しています。このことから、仮に初期費用が発生したとしても1年で元を取れるケースが大半だと考えられるでしょう。

※調査概要：BOXILに掲載している経費精算システムカテゴリの口コミのうち、推定投資回収期間(ROI)に対して得られた回答を集計。件数は36件。集計期間は2023年3月17日〜2025年3月16日。

経費精算システムの選び方

経費精算システムの候補をおおまかに決める際の簡単な選び方を3つ紹介します。要件を具体的に作成したりシステムを比較したりする際には、より詳しい経費精算システムの選び方を記述した次の記事をチェックしましょう。

シェアで有名サービスを把握！TOP3は楽楽精算, マネフォ, freee

有名な経費精算システムから検討したいのであれば、シェアの大きな楽楽精算やマネーフォワード クラウド経費、freee支出管理^※がおすすめです。シェアの大きなサービスは、導入事例が充実しているうえ多様な企業に適していると考えられることから、まずは候補として念頭に置くとよいでしょう。

※調査概要：インターネット調査にて経費精算システムの導入に携わった全国20〜60代の985人へ実施。スクリーニング期間は2024年11月18日〜19日、本調査の期間は2024年11月22日〜29日。本アンケート結果は小数点以下任意の桁を四捨五入しており、合計が100%にならない場合がある

企業規模に適したシステムで導入失敗を避ける

小規模企業（10名以下）、中小企業（200名以下）、大企業（1,001名以上）にはそれぞれおすすめのサービスがあります。経費精算システムは従業員数によって必要な機能が大きく異なるうえ、料金にも幅があります。企業規模に即したシステムや料金プランを選ぶことが、従業員に使われる経費精算システムを導入するコツです。

• 従業員〜10名におすすめの無料〜月額1万円で使える経費精算システム比較と選び方
• 従業員〜200名におすすめの中小企業向け経費精算システム比較と選び方
• 従業員1,001名〜におすすめの大企業向け経費精算システム比較と選び方

予算不足ならシンプルなシステムを選ぶ！補助金対象もGood

予算が限られているのであれば、「必ず欲しい機能」「可能なら欲しい機能」「不要な機能」を整理し、機能を取捨選択しましょう。機能を絞っていて低価格なサービスか、IT導入補助金の対象になっているサービスならコストを抑えて導入しやすいです。

経費精算システムの比較ならBOXIL

経費精算システムは、経費処理にまつわる煩雑な作業を効率化し、申請者と承認者、経理担当者それぞれにメリットをもたらす便利なツールです。紙やExcelでの管理では限界がある経費精算業務も、クラウドシステムならミス削減や承認スピード向上、さらには法令対応や不正抑止といった効果まで期待できます。

もちろん、自社に適合したシステムを選ぶには機能面とコスト面での検討が欠かせません。シェアや企業規模、予算を参考にしつつ、業務課題に合ったベストな製品を見極めましょう。

BOXILでは、経費精算システムのサービス資料をマイページにて閲覧したりダウンロードしたりできます。請求した資料を使って、チームメンバーや上長へ共有するのもおすすめです。また、マイページでカスタマイズできる比較表を使えば、料金や機能を軸にサービスを見比べられて、稟議の準備に役立つでしょう。