交通費精算書テンプレート無料15選！ケース別の書き方・注意点・申請の必須項目とは

経費精算システムは、経費の申請や承認、支払いをシステムで効率化できるため、工数の削減やヒューマンエラー防止につながります。

また、中にはSuicaやPASMOなどの交通系ICカード（アプリ含む）を読み取れるシステムもあり、交通費を自動でデータ化できます。経費精算システムの資料は下のボタンより無料でダウンロードできます。

エクセルで使える交通費精算書無料テンプレート

ボクシルでは、エクセルで必要な箇所を記入するだけで簡単に交通費精算書が発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。

4色×4種類のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロードして、以下の記事を参考に交通費精算書を発行してくださいね。

交通費精算書無料テンプレート【交通費精算書 _ ヨコ _ ポリゴン】ブラック

最上段の帯に多角形をイメージしたデザインが施され、日付・訪問先・利用路線・出発／到着・片道／往復・金額の、各項目の入力ができます。
外回り営業での交通費精算に最適な項目となっており、横方向の印刷に最適化されていますが、承認印欄は省略されています。

その他の色のダウンロードはこちらから。

• 交通費精算書テンプレート【ヨコ _ ポリゴン】グレー
• 交通費精算書テンプレート【ヨコ _ ポリゴン】ブラウン
• 交通費精算書テンプレート【ヨコ _ ポリゴン】ブルー

交通費精算書無料テンプレート【交通費精算書ヨコシンプルライン】グリーン

シンプルで非常に見やすいデザインとされており、通勤交通費の定期代金や、自動車の移動の際にも使える項目が揃えられています。
横方向で印刷するように最適化されており、承認印欄も複数用意しています。

その他の色のダウンロードはこちらから。

• 交通費精算書テンプレート【ヨコ _ シンプルライン】グレー
• 交通費精算書テンプレート【ヨコ _ シンプルライン】ブラック
• 交通費精算書テンプレート【ヨコ _ シンプルライン】ブルー

交通費精算書無料テンプレート【交通費精算書タテシンプルライン】オリーブ

ヨコ＿シンプルラインのフォーマットを引き継ぐ形で、タテ方向のフォーマットと下交通費精算テンプレートです。縦方向で印刷するように最適化されています。

その他の色のダウンロードはこちらから。

• 交通費精算書テンプレート【タテ _ シンプルライン】グレー
• 交通費精算書テンプレート【タテ _ シンプルライン】ブラック
• 交通費精算書テンプレート【タテ _ シンプルライン】ブルー

交通費精算書テンプレート【交通費精算書_タテ】ブラウン

シンプルに必要項目を網羅した交通費精算書テンプレートとなっており、精算方法を記載する欄も設けられています。
縦方向で印刷するように最適化されています。

その他の色のダウンロードはこちらから。

• 交通費精算書テンプレート【タテ】グレー
• 交通費精算書テンプレート【タテ】ブラック
• 交通費精算書テンプレート【タテ】ブルー

交通費精算書以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。
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ケース別交通費精算書の書き方

交通費精算書は外回り営業だけではなく、出勤交通費を請求する際も必要な場合もあります。

出勤交通費は6か月一括で支払っている場合も多いようですが、企業ごとに申請の様式も処理方法も異なるため、ケース別に交通費精算書の書き方・必要項目などを解説します。

もし経理担当者ならば、従業員の申請方法がばらばらにならないようあらかじめ規定を作っておくのがおすすめです。経費精算の規定を作成する方法についてはこちらで解説しています。

公共交通機関での営業活動

必要項目

営業活動を行う際に、バスや電車、飛行機、新幹線、タクシーなど公共交通機関の利用が多くなりますが、一部領収書が出ない場合があります。

領収書がない場合の精算には、利用した鉄道会社名や乗車区間が必要になりますが、精算忘れがないように注意しなければなりません。

具体的には、申請した年月日、精算者の所属部署や氏名、あれば社員番号、交通機関を利用した年月日、訪問先名、利用した鉄道会社などの名前、出発駅、到着駅、片道なのか往復なのか、その時に発生した費用、最終合計が必要です。

上司の確認を取るために、確認印を押印する欄を設けると良いでしょう。

書き方

公共交通機関を利用した場合、所定のフォーマットに従って記入していきます。
領収書が発行されない乗り物や区間に関しては、メモをとる、調べるなどして正確に記入するようにします。

社用車などでの営業活動

必要項目

社用車、レンタカーを利用した営業活動でも、その費用を精算する必要があります。

具体的には、運転を行った人の氏名、所属部署、申請した年月日、車を利用した日、行先、出発地と到着地、片道なのか往復なのか、高速道路の利用があったのかなかったのか、その他概要、費用の項目が必要になり、レンタカーを利用した場合はレンタル会社・料金なども必要です。

ほとんどの企業が、会社が発行しているカードを利用して給油するかもしれませんが、自身で精算しなければならない場合は、その時のガソリン代の領収書を見てレートを記入する欄も必要でしょう。

書き方

車を利用した場合の書き方もフォーマットに従って記入していきます。
ほとんどの場合は駐車場代や高速道路の利用料金の精算になるので、領収書を見ながら記入しましょう。

ガソリン代の請求の場合は、ガソリン代のレートから算出されますが、領収書があれば算出の必要はないという企業がほとんどなので、交通費概要欄に「ガソリン代　別途領収書」と記載すると良いでしょう。

従業員の通勤交通費

必要項目

通勤にかかる交通費は、入社時に1度だけ申請する企業がほとんどですが、企業によっては毎回精算書が必要になる場合もあります。

通勤にかかる交通費精算に必要な項目は、所属部署、氏名、申請者の住所、会社までの片道の距離（概算でかまいません）、通勤時間、定期の期限、1か月の定期代金、通勤方法（鉄道会社名や利用する駅の名前など）、通勤経路が必要です。

書き方

通勤に必要な交通費なので、金額や区間などを間違えると支払いが遅れる可能性があります。
そうならないように、フォーマットに従って金額や駅、交通機関などは正確に記入しましょう。

領収書は交通費精算書とともに提出

交通費精算書には領収書を一緒に提出することが基本です。
領収書がない場合は、経理担当者に申し添えるか、交通費精算書に記載しましょう。

領収書は、精算書に記載している内容と合致する領収書を、セットにして経理担当者に提出しましょう。

交通費精算の申請フローを定型化

交通費の精算に必要な項目や領収書などが明確になれば、テンプレートを活用して申請フローを簡略化可能です。

もうひとつ、付け加えるのであれば、交通費申請の締めや提出のタイミングも明確にし、定型化しておくと混乱も避けられるのではないでしょうか。

締めを10日ごとにするなどして期間を区切れば、交通費精算を溜め込んでしまうスタッフも少なくなり、よりスムースで効率的な業務が実現するかもしれません。

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経費精算システムを導入すれば、経理担当者や承認者はもちろん、従業員の手間を削減できます。経費精算のクラウドサービスについて気になった方はこちらから資料ダウンロード！

経費精算の選び方ガイドやランキングもあるので、興味のある方はぜひご覧ください。

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