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経費精算の規定作成と仕訳方法を解説 | 具体例やルール

最終更新日時:
価格・機能などの掲載情報を2021-02-02に再調査しました。
経理の作業の中でも特に手間がかかるのが経費の精算です。経費精算は、規定を設けておかないと後々トラブルにつながる可能性があります。経費精算の規定を作成する際の項目、ポイントと仕訳処理について解説します。

あなたの会社ではどのようにして経費精算の仕分けを行っていますか?中には手書きで行っている企業もあれば、パソコンのソフトを使っている企業もあると思います。どちらにしても、なるべくコスト削減し効率良く行えることが一番ですよね。

そこで本記事では、経費精算の規定作成と仕訳方法、おすすめサービスについて紹介します。

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※1 デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望(ミックITリポート2021年6月号)
※2 ラクス「ラクス、「日経コンピュータ 顧客満足度調査 2021-2022」経費精算ソフト/サービス部門で2年連続1位を獲得」(2021年8月16日発表)

経費精算とは

経費精算とは、業務上費用としてかかったお金を個人で立て替えて支払った場合に、会社から経費として精算してもらうことを言います。しかし、すべての立て替えたお金が精算できるかどうかは会社の基準によって異なるため、事前に確認することが必要です。

そもそも経費精算とは?クラウドシステムの機能について知りたい方は以下の記事をご覧ください。おすすめの経費精算システムも紹介しています。

経費精算の勘定科目

経費精算の勘定科目は次のとおりです。

項目 詳細
水道光熱費 事業所で使われる電気代やガス代、水道代、灯油代などの料金
旅費・交通費 業務上の移動で使われる、電車代、バス代、タクシー代、飛行機代や出張の際の宿泊費
消耗品費 10万円未満、使用耐用年数が1年未満の消耗品。ソフトのライセンス料も含まれる。中小企業の場合、30万円未満の消耗品も経費にできる場合あり
事務用品費(事務用消耗品費) 事務作業で使うデスク周りの消耗品。紙、ボールペン、電卓などの文房具の購入費
地代家賃 事務所や社屋、倉庫、店舗などの賃貸料や、月極めの駐車場料金
賃貸料 車やパソコン、コピー機などのOA機器、機材など、レンタルするものにかかる料金
通信費 固定電話や携帯電話、インターネット、サーバーの利用、ケーブルテレビなどの料金
租税公課 消費税、収入印紙、固定資産税、自動車税など、法人税や住民税以外の税金やそれにかかる費用
広告宣伝費 販促のための広告費や宣伝料。展示会出展料や、ホームページやアフィリエイト広告なども含む
新聞図書費 事業に必要な情報を得たり事業活動に利用する新聞や雑誌の購入代や、有料情報サイトの利用料など
接待交際費 売上げにつなげるために取引先や顧客を接待する食事代、お土産代、取引先とのゴルフ場使用料など
修繕費 機材や機器のメンテナンスや修理、事務所の改装費など
外注費 会社のロゴのデザインや、それを入れた名刺や封筒を外注した場合の費用。サイトの構築も含む
車両費 ガソリン代、車の修理代、車検代など、車の維持にかかる費用
支払い手数料 銀行手数料や仲介手数料、ネットショップへの出店費など
減価償却費 建物や機械、車両などの固定資産を、法定の耐用年数で割った金額
保険料 自動車保険や、損害保険料など
福利厚生費 社員の健康保険料や、労災保険料、雇用保険料、厚生年金保険料などの会社負担分
給与賃金 従業員への給与やボーナス

法人税・法人住民税や事業と無関係な費用は経費の対象とはなりません。

経費精算の規定を作成する目的

経費精算の規定を作成する目的について解説します。

通常の給与との違いを明確にする

会社から支給される金銭のうち、特に規定がないものは基本的に給料とみなされます。給料とみなされたものについては、社員はそれに対して住民税を払わなければなりませんし、会社側も社会保険料を多く払わなければなりません。

不正な受け取りを防止する

多くの企業では、経費として認められるためには申請者よりも高い階級の社員による承認が必要であると定めています。その規定によって不正な受け取りを防止する働きがあります。

申請期限を定めることにより、先延ばしを防ぐ

経費精算でよくありがちなのが、領収書などの提出を何か月も経過してから提出するケース。お金の動きの確認を取るのが難しくなり、経理部門にとって大きな負担になります。領収書の提出期限を設けることによって、経理部門の負担を軽減することができます。

社員間の不満を低減する

明文化された全社員共通の規定を設定することにより、社員間の不満を低減させることができます。明文規定が無いと、上司・決裁者の個人的な感情で承認を決めたり、経費の支給が変えられると思われることもあるからです。

経費精算の規定に必要な項目

経費精算の規定を作成する際に含めるべき項目を説明していきます。

目的

まずは目的を定義します。経費精算の規定は、各企業の就業規則に準じて定められますから、「就業規則第X条に基づき、社員が業務のために支出した場合の経費について定める。」と規定されるのが一般的です。

適用範囲

適用範囲とは、経費の適用範囲ではなく社員の適用範囲です。会社の役員や正社員のみと設定するのか、アルバイトや非正規社員を含めるのかを規定します。

経費の定義

この項目で経費の定義を記載します。基本的には業務の上で必要なものに関しては経費と認められますが、その範囲は各企業によって異なります。

精算日

経費の精算日を定めます。この項目も会社によって異なります。精算日を明記しないと社員が提出を先延ばしにしてしまう可能性があります。基本的には1ヵ月以内と規定する企業が多いようです。

精算の方法

精算の方法も企業によって異なります。経費と認められたらすぐに経理課に出向き直接受け取ることもありますし、給与と一緒に振り込まれることもあります。

精算の確定基準

精算が確定される基準を定めます。決裁者が承認した時点で精算が確定となるようにするのが一般的です。

領収書がない経費

領収書を無くしてしまった、もしくは領収書が発行されない(取引先へのご祝儀など)ときの対応を明記しておく必要があります。出金伝票を使用するのが一般的です。

非常手段

最後に非常手段を設定しておきます。もちろん、非常時の状況を想定することは作成の段階ではできませんから、上司や決裁者の判断に任せる、などのように曖昧に設定されることが多いです。

経費精算の規定を作成する際のポイント

それでは、最後に規定を作成する際のポイントを解説します。

仮払いの規定も別途設定する

少額の経費であれば問題ありませんが、10万円を超えるような場合には社員の負担が大きくなります。経費は社員に立て替えてもらってる会社の債務ですから、適応される額を明記して仮払いの制度を採用するようにしましょう。

例外は基本的に認めない

経費精算の規定は法律と一緒です。正当の理由がなく例外を認めてしまうと、形骸化してしまい会社全体のモラル低下につながります。ルールを設定したからには、徹底しましょう。

経費乱用を防ぐ措置を規定する

例えば、タクシー利用の際には理由の記述を求める、などのように無駄遣いを防ぐ規定を定めましょう。労働環境の整備はもちろん大事ですが、節約すべきところは節約するようにしましょう。
他には、予想される金額を事前に申請させておいて、精算額が申請額より大きい場合には理由を明記させたり、未来日付での精算を却下したりする措置があります。

決裁者を設定する

決裁者は最終的に経費精算の確定を行う者のことを言います。役職によって決裁を行える金額を定めておきましょう。設定した最高の金額より大きい経費の場合には稟議を行うようにしましょう。

経費精算の会計処理

通常、経費精算書を使い社員が立て替えた経費を処理します。社員が建て替えた証拠となる領収書をどのように管理するかはとても重要です。本記事では、経費精算をどのように会計処理していけばいいかの解説をします。

仕訳の説明

経費精算の際には、以下の情報が必要です。

・支払日 ・内容 ・支払先 ・金額

以上の情報が明確になっていることが必須です。また、仕訳は社員が立替えた日ではなく、経費精算を行った日です。そのため、決算に精算が間に合わなかったものに関しては、「未払金」として処理します。

会計処理の具体例

社員が出張で交通費(電車代)の15,000円を立て替えた。後日、経費精算書と領収書を経理に渡し、旅費交通費として精算。さらにまた別の交通費10,000円があったが、決算に処理が間に合わず、精算が終わっていない交通費が10,000円ある。

このような場合は以下の表のように説明できます。

<社員に現金で精算した場合>

借方勘定科目 借方金額 貸方勘定科目 貸方金額 摘要
旅費交通費 15,000円 現金 15,000円 12月1日分交通費精算

<決算までに精算が間に合わなかった場合>

借方勘定科目 借方金額 貸方勘定科目 貸方金額 摘要
旅費交通費 10,000円 未払金 10,000円 3月30日分交通費

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経費精算の規定は会社経営を行う上で欠かせないルールのひとつです。社員が安心して働く環境を整備するためにも、経費精算の規定は手を抜かないようにしましょう。

また、経費精算はシステムを利用することで社員全員の精算業務が格段に楽になります。

今では数多くのサービスがあるので、どのサービスを選べばいいのか?ということに悩む企業の方も多いでしょう。経費精算は手間のかかる作業なだけに、効率よく自社の方針にあったシステムを見つけることで、経理の負担を大幅に軽減できます。

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