経費精算の仕訳方法とは？ | 具体例やおすすめ経費精算サービスを紹介

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あなたの会社ではどのようにして経費精算の仕分けを行っていますか？中には手書きで行っている企業もあれば、パソコンのソフトを使っている企業もあると思います。どちらにしても、なるべくコスト削減し効率良く行えることが一番ですよね。

そこで本記事では、経費精算の仕訳処理、およびそのサービスについて紹介します。

経費精算とは

経費精算とは、業務上費用としてかかったお金を個人で立て替えて支払った場合に、会社から経費として精算してもらうことを言います。しかし、すべての立て替えたお金が精算できるかどうかは会社の基準によって異なるため、事前に確認することが必要です。

経費精算の会計処理

通常、経費精算書を使い社員が立て替えた経費を処理します。社員が建て替えた証拠となる領収書をどのように管理するかはとても重要です。本記事では、経費精算をどのように会計処理していけばいいかの解説をします。

仕訳の説明

経費精算の際には、以下の情報が必要です。

・支払日　・内容　・支払先　・金額

以上の情報が明確になっていることが必須です。また、仕訳は社員が立替えた日ではなく、経費精算を行った日です。そのため、決算に精算が間に合わなかったものに関しては、「未払金」として処理します。

会計処理の具体例

このような場合は以下の表のように説明できます。

<社員に現金で精算した場合>

借方勘定科目	借方金額	貸方勘定科目	貸方金額	摘要
旅費交通費	15,000円	現金	15,000円	12月1日分交通費精算

<決算までに精算が間に合わなかった場合>

借方勘定科目	借方金額	貸方勘定科目	貸方金額	摘要
旅費交通費	10,000円	未払金	10,000円	3月30日分交通費

おすすめ経費精算のサービスを紹介

現在では、経費精算のシステムも充実しており、効率よく管理ができるようになりました。そこで以下の参考記事では、オススメの経費精算システムの比較を行っているので、ぜひ自社にあったものを探してみてください。さらに記事内の47選の中から特におすすめの5サービスを以下紹介します。

ジョブカン経費精算 - 株式会社Donuts

画像出典：ジョブカン経費精算公式サイト

• 「高機能」なのに「業界最安値」を実現
• 「導入も楽」、「使い始めてからも楽」
• 経費精算とワークフローも「クラウド化」

ジョブカン経費精算は、経費精算業務にかかる時間を大幅に削減します。さらに、社内のあらゆる申請をクラウド化して管理することで、資源コスト・管理コストも大幅に削減できるので、より本業に集中して業務を進められます。

Concur Expense（コンカーエクスペンス） - 株式会社コンカー

画像出典：Concur Expense（コンカーエクスペンス）公式サイト

• BIを使った経費管理で経営に直結した間接費管理
• 電子帳簿保存法に対応 日本でも他社にない事例あり
• 2017年多くの中堅中小企業が採用／導入を決定

Concur Expense（コンカーエクスペンス）は、領収書をスマホで撮影し、経費科目を自動認識して経費支出情報の正確な入力が可能です。出張・経費精算に関わる業務負荷や管理コストの大幅削減、従業員の生産性向上、経費の見える化、不正経費の防止を実現します。世界6,600万人が利用し、多言語、多通貨にも対応した世界標準の経費精算システムです。

楽楽精算 - 株式会社ラクス

画像出典：楽楽精算公式サイト

国内導入社数No.1（※）、手厚いサポートも好評

• 国内導入実績No.1経費精算システム
• 豊富な機能で面倒な経費精算作業を楽楽に
• 導入時から運用後までしっかりサポート

楽楽精算は、経費精算業務における一連のプロセスをすべて電子化し、一元管理できるクラウド型経費精算システムです。交通系ICカード取り込みによる交通費精算や領収書読み取り機能などで申請内容の作成が簡単にできます。さらに自動仕訳や会計システムへの連携機能で経理業務の効率化を実現します。従業員規模10人から1,000人以上の企業まで幅広く利用されており、実績も豊富です。

より詳細に知りたい方は、次の記事も参考にしてください。

（※）出典：ITR「ITR Market View：予算・経費・就業管理市場2019」SaaS型経費精算市場：累計導入社数ランキング（初期出荷から2018年12月末までの累計導入社数）

Dr.経費精算 - 株式会社BearTail

画像出典：Dr.経費精算公式サイト

• 領収書の撮影と送信のみで自動入力
• スマートフォンだけで申請処理が完結
• 会計ソフト連携、Suica利用履歴を自動取得

Dr.経費精算は、領収書を撮影するだけで経費精算が可能で、面倒な入力・データ化はオペレーターが代行してくれる経費精算システムです。手間を大幅に削減でき、入力ミスも防げます。また、主要な会計ソフトと連携できるので、経費精算にかかる時間を大幅に効率化。交通乗り換え検索アプリ「駅すぱあと」も内蔵しているため、ICカードをかざすだけで自動で料金を一覧表示できます。

駅探BIZ - 株式会社駅探

画像出典：駅探BIZ公式サイト

• 交通費精算はICカードを専用アプリにかざすだけ
• ワークフロー、会計システム各種と連携可能
• 交通費精算の手間を大幅削減

駅探BIZは、交通費精算を簡略化するクラウド経費精算システムです。移動時に使用したICカードの記録情報を元に、乗降駅名や利用した経路の候補を表示します。最適経路と申請経路の交通費差分をアラートする機能があり、経費の不正使用防止にもつながります。申請者、承認者ともに、交通費精算にかかる作業の大幅な時間削減が期待できます。

マネーフォワード クラウド経費 - 株式会社マネーフォワード

画像出典：マネーフォワード クラウド経費公式サイト

• 取り込みの自動化によって経費精算の簡素化
• 会計システムとの連携で経費業務の効率化
• 電子帳簿保存法に対応してペーパーレス化

MFクラウド経費は、MFクラウド会計などのMFクラウドシリーズとの連携が可能です。これによって経費精算業務を含めた会計業務を大きく効率化させます。電子帳簿保存法に対応しているので、紙の帳簿が不要になり、ペーパーレス化を進められます。

jinjer経費 - 株式会社ネオキャリア

画像出典：jinjer経費公式サイト

• 導入実績5,000社以上
• 仕訳データを柔軟に設定できる
• 申請も承認もスマートフォンアプリで

jinjer経費は、jinjerシリーズのクラウド経費精算システムです。勘定科目、補助科目、精算科目、税区分の設定が可能。申請時に自動で仕訳をして、FBデータも自動で作成します。勤怠、人事、労務など、jinjerシリーズ各サービスと連携することで、人事データの一元管理を実現。バックオフィス業務を効率化します。

STAFee（スタフィ） - 新日本コンピュータマネジメント株式会社

画像出典：STAFee（スタフィ）公式サイト

• スムーズに経費精算・申請処理を一元化
• 申請項目と承認フローはカスタマイズ可能
• 領収書にタイムスタンプを付与してアップロード

STAFee（スタフィ）は、経費精算や申請から承認までの処理をスムーズに電子化・一元管理できる経費精算システムです。申請項目と承認フローをカスタマイズできるため、現在使用中の様式と承認フローを変えずに、システムを導入することができます。必要に応じて領収書をスキャンし、タイムスタンプを付与後、データとして保存することも過去のデータを随時参照することも可能です。改ざんなどの不正防止の意識が高まり、業務効率化と同時に、内部統制を強化することも目指せます。

J'sNAVI NEO（ジェイズナビネオ） - 株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ

画像出典：J'sNAVI NEO（ジェイズナビネオ）公式サイト

• JTBグループの強みを活かした出張管理で業務効率化とコスト削減を実現
• ICカード連携やコーポレートカード連携で交通費や一般経費の精算もカンタン効率化
• 出張者、経理部門、企業管理部門、それぞれのお悩み解決をサポート

J’s NAVI NEOは、JTBの出張・経費管理ソリューションです。オンライン出張手配と出張管理ワークフローが一体となっており、国内や海外の出張申請やチケット手配、精算、支払、さらに近隣交通費や交際費などの毎日の経費管理の申請や精算も可能です。分散した情報の一元管理で、出張・経費の実態を可視化し、旅費・経費の削減、出張業務・経費管理業務の効率化や利便性向上を実現します。

らくらく定期.net

• 通勤経路を適正に判定
• 解約時の払戻しを自動計算、支給データに自動反映
• 定期券の継続更新・運賃改訂時には対象データを一括更新

らくらく定期.netは定期券の新規発行、解約、自動更新、運賃改定などに柔軟に対応し、申請者は WEB地図機能を用いています。自宅から最寄り駅までの距離計算を行い、 バス利用可否判断、最安値乗り換えをベースにした経路が、社内規程に基づく範囲で自由に選択可能です。 承認者においては、通勤費規程があらかじめシステムでマスター設定されていますので、不要なチェックのための再計算作業から解放されます。

駅すぱあと旅費交通費精算Web

• 旅費・交通費に特化した高機能
• ICカードからの取込が可能
• 簡単操作とシンプルなシステム

駅すぱあと旅費交通費精算Webはインターネット上で経路検索から、申請、承認まで行えるサービスです。 ICカードリーダーを使った交通費精算や、定期代を差し引いた金額の交通費精算なども、かんたんな操作とシンプルな精算システムで、作業時間の短縮を実現できます。

1か月の無料トライアルも実施しているので、気になった方はまずは申し込んでみてはいかがでしょうか。

自社に適したサービスを利用しよう

今では数多くのサービスがあるので、どのサービスを選べばいいのか？ということに悩む企業の方も多いと思います。経費精算は手間のかかる作業なだけに、効率よく自社の方針にあったシステムを見つけることで、経理の負担を大幅に軽減できます。ぜひ、ここで紹介したオススメのシステムを参考にして、あなたの会社でも使いやすいサービスを利用し始めてみてはいかがでしょうか。

ボクシルとは

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