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交通費精算で領収書が不要・必要な場合とは | 経費業務を効率化する方法

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毎日の通勤や出張などで日常的に交通費を経費精算をしている人は多くいます。ですが、領収書の提出が求められる場合と不要な場合の違いについて疑問に思った人もいるのではないでしょうか。本記事では交通費精算に関する領収書の扱いについて説明するとともに、面倒な経費精算を効率化する方法について紹介します。出張で交通費精算をする機会の多い多い現場社員の方や経理担当者の方は参考にしてください。

交通費精算で領収書が必要な理由

経費精算では原則として領収書が必要です。特に自ら確定申告をする必要のあるフリーランスや個人事業主は必ず発行しておきましょう。

領収書は支払いの証拠として残しておく必要があり、次の項目が記載されていなければなりません。

  • 取引年月日(対象となるモノやサービスを購入した日)
  • 取引先(購入先の企業・店舗)
  • 取引金額(購入金額)
  • 購入した商品・サービスの名目(商品名やサービスの内容)

これらは経費に関わるほとんどの商品・サービスにも共通しており、一般的には領収書を購入先の企業や店舗から発行してもらいますが、同項目が記載されていれば店のレジで手渡されるレシートでも問題ありません。

交通費精算で領収書が不要な場合

一方、経費精算には必ずしも領収書が必要ではないケースもあります。代表例が交通費であり、電車やバスなど領収書の発行が難しいものは、必ずしも領収書を必要としない企業も多いようです。

交通費精算には領収書が必要な場合と不要な場合のどちらのケースも考えられます。具体的に領収書が不要な場合の交通費について説明します。

3万円未満の交通費

多くの企業では3万円未満の交通費は領収書を不要としているようです。これは消費税法の第49条に「3万円未満の取引については領収書不要」の旨が記載されているためで、たとえば1,000円程度の交通費は逐一領収書を提出しなくても問題ないとしています。

法的には領収書の発行は不要とされていますが、タクシーや新幹線といった領収書を発行してくれる交通機関を利用した場合は、基本的に領収書をもらっておくのが無難です。

参照:消費税法 - e-Gov法令検索

3万円以上で領収書が不要な場合

一方、3万円以上の交通費は原則として領収書の提出が必要ですが、同法の第49条にはやむを得ない理由がある際には領収書を発行しなくてもよい旨も記載されています。

一例としては、領収書の発行を交通機関側が(自らの都合で)拒否したケースが考えられます。利用側の都合ではないため例外的に領収書がなくても認められるケースもあるようです。

ただし、領収書を発行してもらったにもかかわらず、申請者が紛失した場合や領収書を発行してもらうことを失念していた場合などは認められないので注意しましょう。

もし領収書を発行し忘れた場合は、後日あらためて発行してもらえる場合もあるので、利用した交通機関に確認するといいです。

3万円未満は交通費精算書を作成

上述のように、交通費が3万円未満の場合、法的には領収書の提出は不要となっていますが、企業によっては領収書の提出の代わりに交通費の清算に関わる書類(交通費精算書)の作成を求めるところもあります。

詳しくは後述しますが、交通費精算書は基本的に社員側の自己申告となるため、後から経理担当が理解できるようにできる限り詳細に記録しておく必要があります。

領収書がない場合の交通費精算

交通費が3万円未満の場合や特段の理由がある場合には領収書の提出が不要なケースが多いです。しかし、領収書がない場合の経費精算はどうするのでしょうか。

領収書がない場合の具体的な経理上の処理について説明します。

旅費交通費精算書を作成する

上述のように、領収書なしで交通費を清算する場合は旅費交通費精算書を作成する企業が多いです。旅費交通費精算書は旅費や交通費をまとめて精算するための書類であり、主に次の項目を記入します。

  • 氏名
  • 所属
  • 金額
  • 移動区間(出発地・到着地)
  • 移動手段
  • 利用交通機関
  • 日付(利用年月日)
  • 移動目的

これら基本情報に加えて片道分か往復分か、訪問先などの項目を記載するケースもあります。特に移動目的については詳細に説明を求める企業もあるようです。

作成する際は不明点を経理担当者に相談しながら、必要項目を正しく記載する必要があります。必要に応じて適宜説明を加えるのもいいでしょう。

>>旅費交通費とは | 出張旅費規程から通勤手当、交通系ICカードの仕訳

出金伝票を作成する

個人事業主や規模の小さい企業の場合、経費申請をする人(社員)が自ら「出金伝票」を記載するケースもあります。出金伝票は簡単にいえば領収書がない(発行できない)場合の現金の支払い記録で、記載項目としては次のとおりです。

  • 申請日
  • 氏名
  • 摘要(商品・サービスの内容)
  • 支払先
  • 勘定科目

勘定科目については企業によって違いはあるものの、本来の勤務地での業務に関するものを「交通費」として、出張をはじめ他の場所での移動にかかったものを「旅費交通費」とするケースが多いでしょう。

出金伝票を記載するときは必要項目を正しく記入するほかに、摘要欄をだれが見てもわかりやすく記入しましょう。

>>経費精算の規定・規定作成のポイントを徹底解説

精算書・出金伝票で必要な書類

旅費交通費精算書や出金伝票を申請者本人が作成する場合には、交通機関を利用したことを裏付ける添付資料も可能な限り準備する必要があります。

電車を利用する際に発券機で領収書を発行でき、SuicaといったICカードを利用する場合はインターネットサービスから利用明細(領収書)を印刷できます。

交通機関の利用が多い場合は出金伝票だけでなく、現金出納帳に記帳しておくと間違いをなくすのに有効です。

交通費精算を効率化する方法

交通費精算を効率化するための方法を2つ紹介します。

交通系ICカードを利用する

交通系ICカードの利用履歴を活用することで交通費精算を効率化できます。ICカードは利用履歴が確実に残るため、利用するたびに領収書を発行しなくても後から簡単に確認できます。

経理側であらかじめチャージ済のICカードを利用してもらうことで精算の手間をなくす運用も考えられるでしょう。最近ではICカードと連携可能な経費精算システムも多いので、自社でシステムを導入している場合は利用を検討するとよいです。

ICカードリーダーさえあれば場所を選ばず精算できる点や、経路確認が容易になるため経理担当者の負担が軽減されるメリットがあります。

クラウド経費精算システムを利用する

経費精算のクラウドサービスを利用することで、システムの自動化や業務効率化を実現できます。

電車やバスの乗り換えに多くの人が利用しているアプリ「乗換案内」と連携できる経費精算システムも多く登場しており、行きたい場所へのルートを検索するだけで交通費を自動計算してくれてます。

また、社員が交通機関を利用したときに直接交通費を入力できるシステムもあるので、経理側がリアルタイムで支出を把握できる点もメリットです。

煩雑な経費精算の手間を削減することで経費を申請する社員と経理担当者の双方の業務を効率化できるので、ぜひこの機会に導入を検討してみましょう。

経費精算業務の効率化を

交通費精算で領収書が必要な場合と不要な場合の違い、清算に必要な書類に関して解説しました。交通費が3万円未満の場合、法的に領収書は不要とされていますが、できるだけ交通費に関する領収書はもらっておくようにしましょう。後から必要書類の作成に必要なケースが多いです。

また、効率的に交通費精算をするためにICカードや経費精算システムの利用がおすすめです。経理業務のミスを減らし、業務負担を軽減できるシステムの導入を検討してみてください。日常の経費精算の手間を省くだけで、重要な業務に集中できるようになります。

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