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交通費精算書テンプレート無料17選 | ケース別の書き方・注意点・申請の必須項目とは

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交通費精算書には状況に応じて必要な項目が異なる側面があります。それらを網羅する16選の無料テンプレートを紹介し、ケースに応じた必須項目、書き方や注意点を解説していきます。

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エクセルで使える交通費精算書無料テンプレート

ボクシルでは、エクセルで必要な箇所を記入するだけで簡単に交通費精算書が発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。

4色×4種類のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロードして、以下の記事を参考に交通費精算書を発行してくださいね。

交通費精算書無料テンプレート【交通費精算書 _ ヨコ _ ポリゴン】ブラック

最上段の帯に多角形をイメージしたデザインが施され、日付・訪問先・利用路線・出発/到着・片道/往復・金額の、各項目の入力ができます。
外回り営業での交通費精算に最適な項目となっており、横方向の印刷に最適化されていますが、承認印欄は省略されています。

その他の色のダウンロードはこちらから。

交通費精算書無料テンプレート【交通費精算書ヨコシンプルライン】グリーン

シンプルで非常に見やすいデザインとされており、通勤交通費の定期代金や、自動車の移動の際にも使える項目が揃えられています。
横方向で印刷するように最適化されており、承認印欄も複数用意しています。

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交通費精算書無料テンプレート【交通費精算書タテシンプルライン】オリーブ

ヨコ_シンプルラインのフォーマットを引き継ぐ形で、タテ方向のフォーマットと下交通費精算テンプレートです。縦方向で印刷するように最適化されています。

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交通費精算書テンプレート【交通費精算書_タテ】ブラウン

シンプルに必要項目を網羅した交通費精算書テンプレートとなっており、精算方法を記載する欄も設けられています。
縦方向で印刷するように最適化されています。

その他の色のダウンロードはこちらから。

交通費精算書以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

経費精算システムのサービス資料・選び方ガイド

「精算書をExcelで管理するのはめんどう…」
「申請や承認を簡略化したい!」
というあなたには、経費精算システム(交通費精算システム)がおすすめです。

経費精算システムのサービスを比較したい方は「サービス資料」を、経費精算システムでできることや導入のメリットを知りたい方は「選び方ガイド」を無料でチェックしてはいかがでしょうか。

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【番外編】クラウド交通費精算システム

本記事で紹介しているクラウド経費精算システムや、紹介しきれなかったおすすめのサービスの詳細についてはこちらからご覧になれます。

Concur Expense(コンカーエクスペンス) - 株式会社コンカー

Concur Expense(コンカーエクスペンス) - 株式会社コンカー 画像出典:Concur Expense(コンカーエクスペンス)公式サイト

  • 生産性を高める経費精算フロー
  • 経費支出を見える化
  • 不正経費の防止

Concur Expense(コンカーエクスペンス)は、出張・経費精算に関わる業務負荷や管理コストの大幅削減、従業員の生産性向上、経費の見える化、不正経費の防止を実現する経費精算クラウドサービスです。スマホで領収書を撮影して必要な情報を入力するだけなので、いつでも、どこでも経費申請と承認が可能。交通費や交際費など、経費精算に関するすべての情報を統合し、複雑な経費支出を見える化します。また、経費規程を事前に定義することで、不正経費支出の自動検知も可能です。

「Concur Expense」の導入事例 【PR】

「Concur Expense」の導入事例を無料でダウンロードしていただけます。


導入企業:横浜ゴム株式会社、株式会社JALインフォテック、株式会社シグマクシス
「電子帳簿保存法」を活用している企業の事例を紹介。
Concur Expenseを導入後、得られた効果とは?気になる導入事例の詳細は、資料でご覧ください。

楽楽精算 - 株式会社ラクス

楽楽精算 - 株式会社ラクス 画像出典:楽楽精算公式サイト

国内導入社数No.1(※)、手厚いサポートも好評

  • 国内導入実績No.1経費精算システム
  • 豊富な機能で面倒な経費精算作業を楽楽に
  • 導入時から運用後までしっかりサポート

楽楽精算は、経費精算業務における一連のプロセスをすべて電子化し、一元管理できるクラウド型経費精算システムです。交通系ICカード取り込みによる交通費精算や領収書読み取り機能などで申請内容の作成が簡単にできます。さらに自動仕訳や会計システムへの連携機能で経理業務の効率化を実現します。従業員規模10人から1,000人以上の企業まで幅広く利用されており、実績も豊富です。

より詳細に知りたい方は、次の記事も参考にしてください。

楽楽精算の使い方・導入事例 | クラウド経費精算ツールの評判・価格・機能を解説

(※)出典:ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2019」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2018年12月末までの累計導入社数)

Dr.経費精算 - 株式会社BearTail

Dr.経費精算 - 株式会社BearTail 画像出典:Dr.経費精算公式サイト

  • 領収書の撮影と送信のみで自動入力
  • スマートフォンだけで申請処理が完結
  • 会計ソフト連携、Suica利用履歴を自動取得

Dr.経費精算は、全自動入力のクラウド経費精算システムです。領収書を撮影するだけで経費精算が可能。面倒な入力・データ化はオペレーターが代行してくれるため手間を大幅に削減でき、入力ミスも防げます。電子帳簿保存法にも対応しているため、すべてのタスクをスマートフォンで完結でき、ペーパーレス化を促進できます。

駅探BIZ - 株式会社駅探

駅探BIZ - 株式会社駅探 画像出典:駅探BIZ公式サイト

  • 交通費精算はICカードを専用アプリにかざすだけ
  • ワークフロー、会計システム各種と連携可能
  • 交通費精算の手間を大幅削減

駅探BIZは、交通費精算を簡略化するクラウド経費精算システムです。移動時に使用したICカードの記録情報を元に、乗降駅名や利用した経路の候補を表示します。最適経路と申請経路の交通費差分をアラートする機能があり、経費の不正使用防止にもつながります。申請者、承認者ともに、交通費精算にかかる作業の大幅な時間削減が期待できます。

マネーフォワード クラウド経費 - 株式会社マネーフォワード

マネーフォワード クラウド経費 - 株式会社マネーフォワード 画像出典:マネーフォワード クラウド経費公式サイト

  • 取り込みの自動化によって経費精算の簡素化
  • 会計システムとの連携で経費業務の効率化
  • 電子帳簿保存法に対応してペーパーレス化

マネーフォワード クラウド経費は「経費精算にかかる時間を1/10にする」というコンセプトで開発されている経費精算システムです。MFクラウド会計などのMFクラウドシリーズとの連携が可能であり、これによって経費精算業務を含めた会計業務を大きく効率化させます。電子帳簿保存法に対応しているので、紙の帳簿が不要になり、ペーパーレス化を進められます。また、カード明細の自動取得や、SuicaなどのICカードと連携することによって交通費データの自動取得が可能です。

jinjer経費 - 株式会社ネオキャリア

jinjer経費 - 株式会社ネオキャリア 画像出典:jinjer経費公式サイト

  • 導入実績5,000社以上
  • 仕訳データを柔軟に設定できる
  • 申請も承認もスマートフォンアプリで

jinjer経費は、jinjerシリーズのクラウド経費精算システムです。勘定科目、補助科目、精算科目、税区分の設定が可能。申請時に自動で仕訳をして、FBデータも自動で作成します。勤怠人事、労務など、jinjerシリーズ各サービスと連携することで、人事データの一元管理を実現。バックオフィス業務を効率化します。

Spendia(スペンディア) - TIS株式会社

Spendia(スペンディア) - TIS株式会社 画像出典:Spendia(スペンディア)公式サイト

  • スマートフォン1つで経費精算が完結
  • スキマ時間を利用したスピーディな経費精算
  • 他システムとの高い連携性

Spendia(スペンディア)は、「利便性」「連携性」「柔軟性」に優れた経費精算システムです。入力サポート機能や他システムとの連携により、交通費や出張費などの経費精算業務を効率化します。経路検索と経費精算が一体となった経路検索連携や交通系ICカード連携、旅行会社の出張一括手配サービスや、新幹線・航空券・ホテルなどの予約・実績情報を連携させることにより、出張申請から予約、手配、出張後の精算までをワンストップで完了できます。スマートフォン1つで、いつでもどこでも経費入力が行えるので、外出先での移動時間や会議の合間などのスキマ時間を利用して簡単・スピーディに精算を行い、経費精算業務の負担を軽減します。

STAFee(スタフィ) - 新日本コンピュータマネジメント株式会社

STAFee(スタフィ) - 新日本コンピュータマネジメント株式会社 画像出典:STAFee(スタフィ)公式サイト

  • 経費に関する精算・申請から承認までを電子化
  • 自由にカスタマイズできる申請項目と承認フロー
  • タイムスタンプの付与で内部統制強化

STAFee(スタフィ)は、経費精算や申請に関する各種処理を、まとめて電子化できる経費精算システムです。申請に必要な項目や承認フローは、組織に合わせて自由にカスタマイズできるため、現在使用中の様式をそのままシステムに設定することも可能です。また、必要に応じて領収書をPDFとして添付することもできます。領収書にはタイムスタンプを付与できるため、業務効率化だけでなく、内部統制の強化にも役立ちます。

J'sNAVI NEO(ジェイズナビネオ) - 株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ

J'sNAVI NEO(ジェイズナビネオ) - 株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ 画像出典:J'sNAVI NEO(ジェイズナビネオ)公式サイト

  • 電子帳簿保存法に対応した経費精算システム
  • 各種データ連携でガバナンスを強化
  • 業務の効率化およびテレワーク化を促進

J'sNAVI NEO(ジェイズナビネオ)は、経費精算はもちろん、出張の申請から承認やチケットの手配、支払いまでワンストップで行う経費精算システムです。近隣交通費や接待交際費などを含む一般経費の精算も可能、企業全体の精算システムとして利用できます。法人一括契約となるため、出張者は立替の必要がなく、経理担当者は煩わしい領収書の確認がなくなり大幅に業務効率化を実現します。一連の情報を一元管理して可視化するため、より高度なマネジメントも実現できます。

らくらく旅費経費.net - 株式会社無限

らくらく旅費経費.net - 株式会社無限 画像出典:らくらく旅費経費.net 公式サイト

  • 仮払い一括請求
  • ICカード連携でより簡単に
  • 定期券区間を自動控除

らくらく旅費経費.netは、ユーザビリティを重視した画面は、余計な機能による利用者の「どこに何を入力したら良いの?」という状況を防ぎ、申請内容による承認ルートの自動変換にも対応しています。らくらく定期.netとの組み合わせを行うことにより、定期券の重複区間控除が自動的に行え、経費削減とともに、内部統制にも効果を発揮します。コーポレートカード、外貨にも対応。バーコード管理機能にてデータ改ざんや紛失の心配もなく、管理部門や経営者にとつても効果の高い、旅費経費の次世代スタンダードシステムです。

kincone(キンコン)

  • タッチで勤怠管理
  • スピーディな導入
  • 月額200円から!低コストを実現

kinconeは、タイムレコーダーと交通費精算の機能を備えたサービスです。出退勤時間と交通費情報を同時に取得して管理可能です。PASMO・Suica・全国の交通費系ICカードに対応しています。

rakumo(ラクモ)ケイヒ

  • 運賃・乗換情報との連携
  • rakumoカレンダーと連携
  • 100%クラウドで処理

rakumoケイヒは、交通費精算の業務の自動化を実現可能です。他にもワークフローやカレンダー機能があるrakumoシリーズと連携し、前後の予定の管理も可能です。もちろんSuicaやPASMOと連携することもできます。

その他のクラウド交通費精算システム・サービスをご覧になりたい方はこちらの記事をご覧ください。

ケース別交通費清算書の書き方

交通費清算書は外回り営業だけではなく、出勤交通費を請求する際も必要にな場合もあります。

出勤交通費は6か月一括で支払っている場合も多いようですが、企業ごとに申請の様式も処理方法も異なるため、ケース別に交通費清算書の書き方・必要項目などを解説します。

公共交通機関での営業活動

必要項目

営業活動を行う際に、バスや電車、飛行機、新幹線、タクシーなど公共交通機関の利用が多くなりますが、一部領収書が出ない場合があります。

領収書がない場合の精算には、利用した鉄道会社名や乗車区間が必要になりますが、精算忘れがないように注意しなければなりません。

具体的には、申請した年月日、精算者の所属部署や氏名、あれば社員番号、交通機関を利用した年月日、訪問先名、利用した鉄道会社などの名前、出発駅、到着駅、片道なのか往復なのか、その時に発生した費用、最終合計が必要です。

上司の確認を取るために、確認印を押印する欄を設けると良いでしょう。

書き方

公共交通機関を利用した場合、所定のフォーマットに従って記入していきます。
領収書が発行されない乗り物や区間に関しては、メモをとる、調べるなどして正確に記入するようにします。

社用車などでの営業活動

必要項目

社用車、レンタカーを利用した営業活動でも、その費用を精算する必要があります。

具体的には、運転を行った人の氏名、所属部署、申請した年月日、車を利用した日、行先、出発地と到着地、片道なのか往復なのか、高速道路の利用があったのかなかったのか、その他概要、費用の項目が必要になり、レンタカーを利用した場合はレンタル会社・料金なども必要です。

ほとんどの企業が、会社が発行しているカードを利用して給油するかもしれませんが、自身で精算しなければならない場合は、その時のガソリン代の領収書を見てレートを記入する欄も必要でしょう。

書き方

車を利用した場合の書き方もフォーマットに従って記入していきます。
ほとんどの場合は駐車場代や高速道路の利用料金の精算になるので、領収書を見ながら記入しましょう。

ガソリン代の請求の場合は、ガソリン代のレートから算出されますが、領収書があれば算出の必要はないという企業がほとんどなので、交通費概要欄に「ガソリン代 別途領収書」と記載すると良いでしょう。

従業員の通勤交通費

必要項目

通勤にかかる交通費は、入社時に1度だけ申請する企業がほとんどですが、企業によっては毎回清算書が必要になる場合もあります。

通勤にかかる交通費精算に必要な項目は、所属部署、氏名、申請者の住所、会社までの片道の距離(概算でかまいません)、通勤時間、定期の期限、1か月の定期代金、通勤方法(鉄道会社名や利用する駅の名前など)、通勤経路が必要です。

書き方

通勤に必要な交通費なので、金額や区間などを間違えると支払いが遅れる可能性があります。
そうならないように、フォーマットに従って金額や駅、交通機関などは正確に記入しましょう。

領収書は交通費清算書とともに提出

交通費清算書には領収書を一緒に提出することが基本です。
領収書がない場合は、経理担当者に申し添えるか、交通費清算書に記載しましょう。

領収書は、清算書に記載している内容と合致する領収書を、セットにして経理担当者に提出しましょう。

交通費精算の申請フローを定型化

交通費の精算に必要な項目や領収書などが明確になれば、テンプレートを活用して申請フローを簡略化可能です。

もうひとつ、付け加えるのであれば、交通費申請の締めや提出のタイミングも明確にし、定型化しておくと混乱も避けられるのではないでしょうか。

締めを10日ごとにするなどして期間を区切れば、交通費精算を溜め込んでしまうスタッフも少なくなり、よりスムースで効率的な業務が実現するかもしれません。

もっと交通費精算書ついて知りたいという方は以下の記事もご覧ください。

ボクシルでは経費精算書作成に役立つ経費精算のクラウドサービスを比較したり、資料を請求したりできますので気軽に覗いてみてくださいね。

また、経費精算の選び方ガイドもあるのでご覧になってみてはいかがでしょうか。

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