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2018-03-14

楽楽精算の使い方・導入事例 | クラウド経費精算ツールの評判・価格・機能を解説

楽楽精算は経費精算を合理化するワークフローをクラウド経由で提供しています。交通費をはじめとする煩雑な経理業務をいかに一元化して生産性を高めるのか、事例の紹介をするとともに、その機能を掘り下げていきます。※初回公開日:2017/11/17
経費精算システム
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意外に煩雑な経費精算は、多くの企業で効率化と生産性向上の妨げになっています。

しかし、楽楽精算によってその原因のほとんどを排除することが可能であり、ヘレウスのように海外出張経費精算の効率化が果たせたり、東急スポーツシステムのように担当者を5人から2人に減らせたりと、確実な効果を発揮します。

その秘密はどこにあるのかを解説していきます。

楽楽精算とは

楽楽精算とは、交通費をはじめとした経費精算ワークフローを合理化し、申請者や経理担当の負担を軽減することによって、企業のコスト削減や生産性向上を実現する、クラウド型経費精算システムです。

企業が営業活動を行っていくうえで、交通費や出張などの経費はどうしても発生するものであり、これの申請・精算ワークフローは煩雑になりがちで、現場と経理の不和の原因にもなりかねません。

楽楽精算はこれを解決し、経費精算の時間を1/4にする!というコンセプトで開発されました。さらに経費精算業務だけに限らず、その多機能ぶりが多くの企業に支持されている理由でもあるのです。

経費精算システム導入事例から見る企業の課題 | 業務効率化&コスト削減 | ボクシルマガジン
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中堅・中小企業で圧倒的な支持

まずは、楽楽精算が企業からどの程度支持されているのかを見ていきましょう。

楽楽精算は、ITR発行のレポート「IRT Market View:予算・経費・就業管理市場2017」において、SaaS型経費精算システム累計導入社数で3年連続1位を獲得しています。

その数は前年末の1,000社から1,650社へと、1.6倍増を達成しており、2位に3倍近い差をつけた突出した結果になっています。また、2018年8月末現在では3,000社以上に導入されています。

当然、その結果は市場シェアにも反映されています。

参考:ITR「IRT Market View:予算・経費・就業管理市場2017」

このグラフからもわかるように、楽楽精算は中堅・中小企業での支持が圧倒的になっており、年商100億円未満の企業では50%を超えるシェアを確保しています。

また同レポートによると、経費精算システム市場ではパッケージ版の成長率が7.5%にとどまるのに対し、SaaS型の伸びが25%となっており、今後もクラウド型経費精算システムの普及が進むと予想しており、楽楽精算もますます支持されることが見込まれます。

コストパフォーマンスの高い料金体系

これだけ楽楽精算が支持される秘密の一つには、コストパフォーマンスの高い料金体系を挙げることができます。

その内容は初期費用100,000円〜、ユーザー数に応じて月額費用30,000円〜という、シンプルで明快なものであり、クラウド型ならではの高付加価値サービスだといえるのではないでしょうか。

さらにインターネットが利用できれば、どこからでもすぐに運用開始できる、という点も魅力的だといえるでしょう。

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楽楽精算が支持されるその基本機能

もちろん、利用料金がいくら安価でも機能が追いついてこなかったり、目的が果たせなければだれも使ってくれません。
楽楽精算には、多くの企業から支持される理由である、業務効率化を実現する基本機能があるのです。

経費申請〜精算までのワークフローを効率化!

楽楽精算では、従業員の経費申請 > 上司の承認 > 経理担当者による精算・支払いというワークフローを電子化して効率的に処理する仕組みが確立されています。

ワークフロー上の承認ポイントも企業固有の事情にあわせて10ポイントまで設定可能です。さらに条件指定で金額によって承認ポイントを分岐させたり、承認者不在の際の代理者を設定することも可能となっており、もう承認のために上司を探しまわる必要はありません。

承認後の精算支払いには自動仕訳やFBデータ(振込データ)作成で経理の負担を軽減します。

また、ワークフローを補完する以下の機能も備えます。

  • 領収書などのファイル添付
  • 費用按分機能
  • プロジェクトマスタ

拠点の離れている従業員が領収書などを添付できることから、郵送などの手間を省くことが可能なほか、部署ごと、プロジェクトごとの費用を配分して管理することも可能となっており、ワークフロー効率化に貢献しています。

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煩雑な交通費申請〜精算を効率化!

PASMOなどのICカードをリーダーにかざすだけで申請データを作成できるのは楽楽精算の真骨頂です。
システム上で業務/プライベートの振り分けも可能なことから、会社用ICカードを用意する必要もなく、AIによる入力補助にも対応しています。

また、定期区間の控除がシステム内で行われるのに加え、乗換案内「ジョルダン」を内蔵しているためチェック作業も簡単に行えます。電車・バスなどの公共交通機関のみならず、タクシーやガソリン代、駐車場の精算にも対応しています。

楽楽精算ICカードに特化した経費精算システムはこちらの記事で紹介しています。

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経理も申請者も楽になる楽楽精算の経費申請

基本機能だけでも大幅な業務効率化が見込める楽楽精算ですが、経理と申請者の負担を軽減する仕組みはまだまだあります。

旅費・出張精算

  • 出張前に必要事項を申請しておけば、そのデータをそのまま出張精算に転用可能
  • 役職手当や移動距離に応じた手当ても自動計算可能
  • 仮払い申請やクレジットカード精算で従業員の立て替え負担を軽減
  • 外貨で支払った海外出張にも対応、柔軟なレート設定や税設定も可能

交際費精算

  • 自社と先方の人数、店名、1人あたりの単価などが管理可能
  • 会議費、交際費の振り分けも自動でOK

クレジットカード連携

  • クレジットカード明細を自動読み込みしてそのまま申請・精算が可能
  • 読み込んだ明細は修正不可のため、内部統制の強化が可能
  • 公私分離も可能

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経理業務も楽になる楽楽精算

楽楽精算は、経費精算だけでなく、経理業務全体を効率化して生産性を高める機能を持っています。

自動仕訳

経費申請時にプルダウンで簡単に選べる項目を作成し、それを勘定科目や税区分に自動的に紐づくよう設定することが可能です。
これによって申請と同時に自動仕訳が行われることになり、目視でのチェックや仕訳が必要なくなります

しかも、そのデータはCSVで出力が可能なため、CSV読み込み対応であれば、勘定奉行や弥生会計などの会計ソフト、SAPやGLOVIAなどのERP含め、どんな会計システムでも連携することが可能です。

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電子帳簿保存法対応

スキャンされた領収書や請求書に対応した楽楽精算は、電子帳簿保存法の要件を満たしています。

申請と同時にアップロードされた領収書などのスキャンデータは、自動的にタイムスタンプが付与され、データの可視化を実現するほか、日付や金額から検索することも可能、期間指定での検証を行うこともできます。

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その他の便利機能

これらの機能はすべてマルチデバイス対応となるため、申請や承認、精算作業は移動時間などを利用して行うことが可能となっています。

また、ExcelデータやCSVのインポートにも対応し、従来からの申請書にあわせたインターフェイスのカスタマイズも柔軟に行えます。

オプションで汎用ワークフロー機能を追加すれば、豊富なテンプレートから稟議書の申請・承認フローなども作成することが可能です。

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楽楽精算の導入事例

楽楽精算の便利さや、多くの企業に支持される理由、もたらされるメリットなどが少しはご理解いただけたかと思います。
以下では、実際に楽楽精算を導入して着実な効果をあげている事例をいくつかご紹介します。

導入事例1. ヒト・コミュニケーションズ

会社名:ヒト・コミュニケーションズ業種:情報通信業
事業内容:アウトソーシング、人材派遣

課題:紙の経費申請で入力ミスが多発

すべての経費精算を本社経理が行っていた。各自がExcelのテンプレートに記入してプリント、承認後に経理が集計・仕訳・システムへの入力、さらに振込データと会計ソフトの入力というプロセスを経ており、膨大な時間が掛かると同時に入力ミスが多発していた。

効果:ミスの激減と業務負担軽減、郵送の手間もゼロに

一元管理されたデータ環境となったことにより、ミスが激減し、従来3名で3日かかっていた作業が2名で2日に軽減された。また、各拠点が申請書を郵送する必要もなくなり、申請状況が把握できるようになったことから、スケジュール調整も容易になるという効果もあった。

導入事例2. ヘレウス

会社名:ヘレウス業種:卸売業
事業内容:各種製品の輸入・販売

課題:煩雑な申請による負のスパイラルが恒常化

自社に基幹システムは有していたが経費関連の機能は搭載していなかった。経費申請はExcelや紙で行っており、海外出張が多く承認者が不在がち、二重入力の手間が生じるなどの事情で、経費処理が後手に回り振込日に間に合わないなど、負のスパイラルが恒常化していた。

効果:手入力がゼロに、さらに海外出張精算も効率化

仕訳の自動化やCSVエクスポートで手入力が激減、移動時間での申請・承認プロセスができるために従業員にも好評。また、汎用ワークフローオプションを導入して、海外出張時の稟議申請も楽楽精算で行うようになり、そのまま承認・精算が可能という効果を得られた。

導入事例3. 東急スポーツシステム

会社名:東急スポーツシステム業種:生活サービス業
事業内容:スポーツ施設およびスクールなどの運営

課題:小口現金による月8,000〜10,000件の経費処理

交通費や一定以下の経費を小口現金で精算、その内容をExcelで管理し、本部に送られてくるというワークフローだった。しかし、その件数は月8,000〜10,000件という膨大なものとなっており、申請者の負担から接客などに集中できないという課題を持っていた。

効果:5人体制で行っていた業務を2人体制に

小口現金を廃止して楽楽精算を導入したところ、現場での現金管理や経理業務を一切なくすことに成功、本来の業務に注力できるようになった。また、手間のかかる確認作業が大幅に減ったこともあり、5人体制で行っていた本部の経費精算業務を2人体制に減らすことができた。

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基幹システムや会計ソフトとも相性抜群の楽楽精算

いくつかの事例でもご紹介しましたが、経費申請業務を行う場合、多くの企業で基幹システムや会計システムへの二重入力が発生していたことがわかります。

楽楽精算は経費に関わるワークフローを一元管理して効率化するだけでなく、他のシステムとの連携を柔軟に行えることにも魅力があります。

コストパフォーマンスにも柔軟性にも優れる楽楽精算、生産性向上のために導入してみてはいかがでしょうか。

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注目の経費精算システム、サービス資料まとめ

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