経費精算システムのICカード読み取りに強いサービスを比較 - 機能や選び方

交通費精算とは

交通費精算とは、取引先への訪問をはじめ移動に使用する交通費を指します。なお、遠隔地への出張交通費や宿泊費を含む経費は旅費として分類されるケースが多いです。

交通費精算の課題

交通費精算は手間がかかり、次のような課題があります。

• 交通費精算は発生頻度が高い
• ICカードへのチャージだけでは経費にできない
• 不正申請

経費精算において多くの従業員が交通費を負担に感じており、課題となっています。

経費精算システムのICカードに関連した機能

経費精算システムでリーダーやスマートフォンを用いてICカードを読み取ると、交通費精算時に運賃を手入力せずにデータ化できます。これにより工数の工数の削減や不正・不備の防止が可能です。

ICカードに関連したその他の機能には次のようなものがあります。

定期区間控除

ICカードの読み取り時に定期区間の料金を自動で控除する機能です。

事前に、定期区間を登録しておき、ICカードで読み取った際に重複している箇所の料金を申請から除けます。意図せず定期区間分を申請する従業員もいるので、ミスを防ぐのに役立つでしょう。

モバイル系ICカード対応

カード形式のICカードだけでなく、スマートフォンに入れるモバイルSuicaやモバイルPASMOといったICカードに対応する機能です。スマートフォンだけでなく腕時計型端末にも対応します。

ICカードの事前登録

読み取るICカードを事前に登録しておく機能で、交通費申請の不正や不備を防ぎます。従業員ごとに登録するため定期区間の控除にも活用可能です。

スマートフォンアプリでの読み取り

スマートフォンにインストールされたアプリを用いてICカードを読み取る機能です。従来はパソコンに接続したカードリーダーから読み取るのが主流でした。最近ではスマートフォンのアプリより読み取る方法も登場しています。

＞経費精算システムのその他機能はこちらで解説

経費精算システムでICカード読み取りを使うメリット

経費精算システムでICカードの読み取りを行う場合、経費精算の課題を解消できる次のようなメリットがあります。

• 入力の工数を削減
• 承認の工数を削減
• 入力の不正や不備を予防

それぞれのメリットについて詳しく説明します。

入力の工数を削減

ICカードの読み取りによって、手動で経費精算システムに入力する工数を削減できます。

乗換案内アプリを搭載しているアプリでも検索する手間が、ましてや乗換案内アプリがない場合は逐一ほかWebサイトで調べて入力する手間が発生。ICカードの読み取りがあれば、これらの入力にかかる工数を削減します。

承認の工数を削減

ICカードから交通費を読みとれば、入力だけでなく承認にかかる時間も節約可能です。ICカードのデータは実際に利用した金額しか登録されていないため、チェックの担当者は交通費が妥当な料金かを調べるだけで済みます。

入力の不正や不備を予防

ICカードから運賃を読み取れば人為的なデータが介入しないため、不正や不備を未然に防げます。

従業員が不正に交通費を申請したり、意図せず定期区間との重複分を申請したりする事態を予防可能。そのため、内部統制の強化に重要な機能です。

ICカードからデータを読み取る際の注意点

ICカードの読み取り機能がある経費精算システムは便利ではあるものの、いくつか注意点があります。

カードリーダーやスマートフォンが必要

ICカードをカードリーダーやスマートフォン、専用端末のいずれにて読み取るのかは確認が必要です。それぞれのメリットやデメリットは次のとおりです。

	カードリーダーや専用端末	スマートフォン
メリット	用意する端末の数を抑えられる	外出や在宅でも読み取りが可能
デメリット	初期導入費用がかかる	アプリのインストールやスマートフォンの準備が必要

ICカードに残せる履歴は20件まで

ICカードの読み取りは過去20件分が上限です。そのため、長期間の出張で履歴が20件を超えてしまう場合には、履歴が上書きされてしまうので注意しましょう。

どうしても20件を超えてしまう場合、出張する社員のスマートフォンへアプリをいれる方法、モバイルSuicaで自動連携する方法などがあります。

チャージの領収書は経費処理できない

交通系電子マネーの経費精算では、チャージ金額を経費として処理できないことがほとんどです。業務を遂行するために使用した金額のみが経費として用いられる点をよく覚えておきましょう。

経費精算システムのICカード読み取りに注目した選び方

経費精算システムの選定時にICカードの読み取り機能があるツールを選ぶ場合のポイントを解説します。

なお、ICカードからの読み取りや定期区間の控除は、最近の経費精算システムでは一般的になってきました。そのため、ICカードの読み取りおよび定期区間の控除があるかを比較項目とするのはあまり適切ではありません。経費精算システムを比べる場合は、他の項目をもって比較しましょう。

スマートフォンアプリの有無

ICカードをスマートフォンアプリから読み取れるかは、重要な選定ポイントとなります。

カードリーダーを新規に購入したくない場合や、外回りやリモートワークが中心でICカードの読み取りをスマートフォンから実施してもらいたい場合などは比較項目としましょう。

モバイルSuicaやモバイルPASMOへの対応

モバイルSuicaやモバイルPASMOへの対応は、システムによって差が生まれやすい点です。特にモバイルSuicaとモバイルPASMOは、ICカードを読み取らずともWebサイトから自動でデータを取得するシステムがあります。

モバイルSuicaやモバイルPASMOを使用できる端末は限られますが、データを手入力する必要がなく、経費の申請やチェック作業を大きく効率化できるため、比較項目として注目しておくとよいでしょう。

ICカードの登録機能

交通費の不正受給に悩んでいる場合は、不正防止になる機能が搭載されているかどうかもシステムを選ぶ重要なポイントとなります。

ICカードをあらかじめ登録しておき精算対象となるカードを限定できる機能や二重取り込みを防止できる機能があれば、二重申請といった不正な経費精算の防止になります。

不正受給に悩んでいる企業は上記の機能があるツールを選択するとよいでしょう。

おすすめ経費・交通費精算システム7選【ICカード連携あり】

モバイルSuicaやモバイルPASMOなどのICカード連携機能を搭載した、おすすめの経費精算、交通費精算システム・ツールを紹介します。各サービスの料金や機能、特徴を比較できるようにまとめて紹介しているので、ぜひ交通費、経費精算システムを導入する際の参考にしてください。

＼【DL限定特典】経費精算システムの比較表付き／

• 累計導入社数12,000社以上^※
• 紙やExcel管理からの移行で作業時間を80％削減
• 導入時から運用後までしっかりサポート

楽楽精算は、交通系ICカード取り込みによる交通費精算や領収書読み取り機能などで申請内容の作成が簡単にできます。さらに自動仕訳や会計システムへの連携機能で経理業務の効率化を実現します。50名以下から500名以上の企業まで規模や業種を問わず幅広く利用されており、実績も豊富です。

※2023年1月時点

料金表

• 領収書の撮影と送信のみのシンプルさ
• データスキャンから入力まで代行サービスあり
• スマートフォンだけで申請処理が完結

TOKIUM経費精算（旧：レシートポスト）は、OCR機能とオペレーター入力代行で効率化されるクラウド経費精算システムです。駅すぱあとが内蔵されており、ICカードをかざすだけで、料金計算も自動化されて表示します。

領収書をスマートフォンで撮影するだけで経費の精算が可能で、面倒な入力・データ化は、熟練のオペレーターが代行。これにより入力にかかる手間が大幅に削減でき、入力ミスも防げます。

料金表

• 交通系ICカード履歴を読み込み
• 乗り換え案内と連携
• 定期券区間の支払いも控除して二重支払いを防止

ジョブカン経費精算は、交通系ICカードの履歴を取り込んで交通費申請が可能なサービスです。精算したい交通費を選択して申請するだけでいいので手間がかかりません。ジョルダンの乗換案内と連携して交通費の計算も簡単にでき、最安の経路も簡単に調べられます。

料金表

こちらの記事では、楽楽精算とConcur Expense、マネーフォワード クラウド経費、ジョブカン経費精算を徹底比較し紹介しています。

• BIを使った経費管理で経営に直結した間接費管理
• 電子帳簿保存法に対応 日本でも他社にない事例あり
• 多くの中堅中小企業が採用／導入を決定

Concur Expense（コンカーエクスペンス）は、出張・経費精算に関わる業務負荷や管理コストの削減、生産性向上、経費の見える化、不正経費の防止を実現します。世界中で8,000万人※が利用し、多言語、多通貨にも対応した世界標準の経費精算クラウドサービスです。領収書の電子化、ICカードをはじめとした各種カードとの連携で手間を省きます。

※出典：コンカー「会社概要 - コンカー」（2023年1月31日閲覧）

料金表

• 承認プロセスを見える化して進捗を確認可能
• 月額固定のクラウド型以外にライセンス契約もあり
• グループ会社間で共通利用できて維持運用コストを低減

WAVE225旅費・経費精算／稟議は、旅費や経費精算の標準機能を備えるとともに、運用ルールに合わせて自由にカスタマイズできるサービスです。経路検索や交通系ICカード連携は標準で対応しており、それに加えて独自のサービス連携や機能の拡張、カスタマイズを柔軟に行えます。各種会計システムとも連携でき、請求書支払処理や振替伝票の作成をサポートする機能も搭載しているため、経理担当者の業務を大幅に削減します。

料金表

• 取り込みの自動化によって経費精算の簡素化
• 会計システムとの連携で経費業務の効率化
• 電子帳簿保存法に対応してペーパーレス化

マネーフォワード クラウド経費は「経費精算にかかる時間を1/10にする」というコンセプトで開発されている経費精算システムです。マネーフォワード クラウド会計などのマネーフォワード クラウドシリーズとの連携が可能であり、これによって経費精算を含め会計業務を大きく効率化させます。

電子帳簿保存法に対応しているので、紙の帳簿が不要になり、ペーパーレス化を進められます。また、カード明細の自動取得や交通系ICカードと連携することによって交通費データの自動取得が可能です。

料金表

• 導入実績はシリーズ累計で15,000社以上^※
• 仕訳データを柔軟に設定できる
• 申請も承認もスマートフォンアプリで

ジンジャー経費は、ジンジャーシリーズのクラウド経費精算システムです。勘定科目、補助科目、精算科目、税区分の設定が可能。申請時に自動で仕訳をして、FBデータも自動で作成します。勤怠、人事、労務など、ジンジャーシリーズ各サービスと連携することで、人事データの一元管理を実現。バックオフィス業務を効率化します。

※出典：ジンジャー「「ジンジャー」が サービス開始から6周年 ーサービスのアップデート回数は6年間で約2万回ー」（2022年12月7日閲覧）

料金表

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人気の経費精算システムからサービスを選びたい、より具体的に比較したい方はこちらの記事をご覧ください。

ICカード連携に特化した交通費精算システム4選

ICカード連携部分に特化したおすすめ経費、交通費精算システムを3つ紹介します。

▼まとめて一覧で比較したい方はこちらの比較表もおすすめです▼

• 電子帳簿保存法に対応した経費精算システム
• 各種データ連携でガバナンスを強化
• 業務の効率化およびテレワーク化を促進

J'sNAVI NEOは、経費精算はもちろん、出張の申請から承認やチケットの手配、支払いまでワンストップで行う経費精算システムです。近隣交通費や接待交際費などを含む一般経費の精算も可能、企業全体の精算システムとして利用できます。法人一括契約となるため、出張者は立替の必要がなく、経理担当者は煩わしい領収書の確認がなくなり大幅に業務効率化を実現。一連の情報を一元管理して可視化するため、より高度なマネジメントも実現できます。

料金表

• 申請も承認もスマートフォンででき、操作は簡単
• ルール設定で私的な利用や通勤費、交通費を自動判別
• 不正利用を防ぎ、経路の確認も簡略化

SmartGo Stapleは、モバイルSuicaと法人プリペイドカード「Stapleカード」が一体型した経費精算システムです。申請の手間を省き、立替払いや従業員への振り込みは不要。システムとモバイルSuica、Stapleを連携させることで、不正利用のチェックや経路の確認も楽になります。経費にかかる負担も時間も削減可能です。

料金表

• ICカードをかざすだけで交通費データ作成
• 各種会計ソフトとの連携も可能
• 低コストで簡単導入を実現

MOT経費精算（旧：ハイ！経費）は、ICカードを有効活用することで経費精算コストを大幅に削減させるクラウド型システムです。低コストで、導入は申し込みから最短1日から可能です。

料金表

• 旅費、交通費に特化した実績あるサービス
• ICカード連携により簡易データ取り込み可能
• 多機能ながら業界最安値を実現

駅すぱあと旅費交通費精算Webは、12万社^※と多くの導入実績を持つ「駅すぱあと」シリーズの交通費精算クラウドサービスです。より便利となったプレミアムプランも登場して、シンプルな精算スタイルで交通費精算の簡略化を実現しています。

※出典：ヴァル研究所「駅すぱあと 旅費交通費精算Web」（2022年12月7日閲覧）

料金表

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＼　おすすめサービスをまとめて比較！　／

ICカード連携できる経費精算システム一覧

上記で紹介できなかったおすすめの経費精算システムを一覧で紹介します。

• ICカード読込、駅すぱあと連携でスマートに交通費精算
• 22年の経験をいかした自動仕訳機能を搭載
• 電子帳簿保存法に完全準拠したシステム

HRMOS経費（旧eKeihi）は、経費精算に関わる多くの方の効率化を実現しています。ICカードから読み取ったデータを元に、各種申請をシームレスに実現し、高度な自動仕訳機能により経理知識に乏しくてもミスのない経費精算処理を実現します。

料金表

• 経費精算から、稟議、承認、管理のワークフローまで対応
• 承認経路は最大で15段階^※1まで設定可能
• 全国109の銀行、920のその他金融機関^※2のサービスと連携可能

freee経費精算は、交通系ICカードの利用履歴をスマートフォンで読み込める経費精算システムです。駅すぱあとと連携しており、履歴以外からの登録も可能です。人事マスタ情報をワークフローへ自動反映してくれるので、承認経路の管理に役立ちます。

連携した銀行明細やクレジットカードの明細情報などは、自動で取り込め、任意の仕分けルールやAIの推測などにもとづき自動で記帳してくれます。

※1出典：freee「経費精算システムで業務を効率化 | クラウド会計ソフト freee会計」（2022年12月7日閲覧）
※2出典：freee「はじめての経理でも簡単でミスなく使える会計ソフト | クラウド会計ソフト freee会計」（2022年12月7日閲覧）

• 交通費精算は交通系ICカードを専用アプリにかざすだけ
• ワークフロー、会計システム各種と連携可能
• 交通費精算の手間を大幅削減

駅探BIZは、交通費精算を簡略化するクラウド経費精算システムです。移動時に使用した交通系ICカードの利用履歴をもとに、乗降駅名や利用した経路の候補を表示します。最適経路と申請経路の交通費差分をアラートする機能があり、経費の不正利用を防止。申請者、承認者ともに、交通費精算にかかる作業の大幅な時間削減が期待できます。

料金表

• ジョルダン社「乗換案内」を標準バンドル
• ICカード・クレジットカードからデータ取得し業務利用分を選択
• 豊富なパートナーシップで多種連携を実現

MAJOR FLOW Z KEIHIは、申請から支払い処理までを一元管理できるWeb経費精算システムです。高機能なワークフローエンジンを搭載しており、複雑な分岐の承認経路に対応できます。

料金表

• 見やすさと使いやすさに重点
• 即日導入可能でコストと集計作業が大幅に削減
• 初期設定から定着までコンサルタントがサポート

ネクストICカードは、交通系ICカードをタブレットにかざすだけで自動で経路・料金を読み込み、素早く交通費精算ができるクラウドツールです。利用料金以上にコストを削減して、毎月の無駄な時間が短縮でき経費削減・社内業務の効率化を実現します。

料金表

• ICカード、駅すぱあと連携で業務負荷を軽減
• らくらく定期.netとの組み合わせで定期区間控除
• ワークフロー機能でさまざまな承認フローに対応

らくらく旅費経費.netは、小口現金から海外出張に至るまで、多くの経費業務を管理できます。らくらく定期.netとあわせて利用することで、複雑な定期券区間控除も自動計算されます。

料金表

経費精算システム導入の前に念入りな情報収集を！

経費精算にICカードと経費精算システムを連携すると、経費精算にかかる処理を大きく効率化できるメリットがあります。営業スタッフが多く毎月の経費精算に負担がかかっている企業におすすめです。

交通費精算の業務を効率化させるために、クラウド型の経費精算システムを導入する企業は増えてきています。しかし、ボクシルに寄せられる経費・交通費精算システムの評判・口コミを調べると、「連携できないサービスがあった」「導入前の情報収集を徹底しておけばよかった」などの意見は少なくありません。

システム導入前に念入りな情報収集を行った企業では導入後の満足度や利用度が高く、反対に情報収集に時間をかけなかった企業ではシステム入れ替えを早期に検討する場合もあります。

経費精算システムは一度導入すると数年は運用するシステムです。そのため、システム導入で失敗しないために、各サービスの情報収集を念入りに行い、料金や機能、特徴を比較しましょう。

特に、経費精算システムとICカードとの連携機能を使って経費精算の作業を大きく効率化したい場合には、次のポイントに注意して選びましょう。

• スマートフォンアプリの有無
• モバイルSuicaやモバイルPASMOへの対応
• ICカードの登録機能

サービスの提供内容や対応範囲はサービスによってさまざまです。

ぜひ、経費精算システムの導入を検討する際は、ボクシルの無料でダウンロードできる資料を参考に情報収集し、気になるサービスを比較してください。

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