SuicaやPASMOで交通費を精算する方法、申請・仕訳を効率化する経費精算システム5選

SuicaやPASMOで交通費を精算するメリット

SuicaやPASMOで交通費を精算することには、次のようなメリットがあります。

金額や経路を自動で記録する

SuicaやPASMOを利用すると、乗車駅や降車駅、利用日時、運賃といった情報が自動的に記録されます。これにより交通費精算時の手入力を省いて、記入ミスや計算間違いを予防。また、経路情報も記録されるため、出張時や外出時の移動経路を正確に把握できます。

精算が楽になり申請を溜め込みにくい

紙の領収書や手書きの申請書による交通費精算は手間がかかり、申請を後回しにする原因となりがちでした。その点、SuicaやPASMOを利用すれば、履歴を簡単に出力できるため経費申請がスムーズに進みます。申請をコツコツと進めることで、月末に申請を溜め込むケースも減るでしょう。

経理担当者の負担が軽くなる

SuicaやPASMOの利用履歴を活用すれば、経理担当者の負担も軽減されます。手入力や計算、領収書の確認といった作業がなくなり、速度も精度も向上します。また、経費精算システムと連携できれば、申請内容の確認や承認、仕訳処理なども効率化されるため、より戦略的な業務へ集中できるでしょう。

SuicaやPASMOで交通費を精算する3つの手段

SuicaやPASMOを交通費精算に活用することで、精算の溜め込みや差し戻しを防止できます。交通費精算の手段は3つあります。

利用履歴の印字

駅に設置されている券売機や精算機を利用して、SuicaやPASMOの利用履歴を印字できます。印字された履歴には、乗車駅・降車駅・日時・運賃などの情報が記載されており、これを交通費精算の申請書に添付することで、経費として計上できます。

領収書の発行

SuicaやPASMOで切符を購入した場合、券売機や精算機で領収書を発行できます。ただし、領収書が発行できるのは切符購入時以外だと、定期券購入時とICカードへのチャージ時のみで、活用できるシーンは限られています。

経費精算システムの活用

近年では、SuicaやPASMOの利用履歴をICカードリーダーで読み取り、交通費精算する経費精算システムが普及しています。経費精算システムなら利用履歴の印字や領収書の発行を省略し、申請から承認、経理処理までをスムーズに行えます。また、交通費の自動計算や経路検索、不正利用のチェックも備えているため、経理担当者の負担軽減につながるでしょう。

SuicaやPASMOで交通費を精算する方法

SuicaやPASMOで交通費精算する方法を解説します。

利用履歴の確認・印字方法

Suicaの利用履歴は、駅に設置されている多機能券売機やチャージ機などで確認・印字できます。ICカードリーダーにSuicaをタッチし、履歴照会・印字といったメニューを選択すると、画面に直近20件までの利用履歴が表示されます。印字したい場合は、「印字」ボタンを押すことで、最大100件までの履歴を印字可能です。

領収書の発行方法

SuicaやPASMOで切符を購入したりチャージしたりした際の領収書は、多機能券売機で発行できます。購入時に領収書発行ボタンを押して、領収書を発行。これらの購入にはレシートが出ないため、領収書を発行し、交通費精算の際に提出します。

SuicaやPASMOで交通費を精算するときの注意点

SuicaやPASMOで交通費を精算する際の注意点について解説します。これらのポイントを押さえておくことで、交通費精算のミスや差し戻しを減らせるでしょう。

最短経路で交通費を算出する

交通費を精算する際は、実際に利用した経路ではなく、出発地と目的地間の最短経路で運賃を計算するのが一般的です。SuicaやPASMOの利用履歴には乗車駅と降車駅の情報が記録されているものの、必ずしも最短経路で移動したとは限りません。そのため、経路検索サービスを利用して最短経路を調べ、その運賃で計算する必要があります。

定期区間の料金は控除する

定期券を利用している場合は、定期区間の運賃を差し引いて交通費を精算します。SuicaやPASMOの利用履歴には、定期券の区間内でも記録されますが、定期券でカバーされている区間の運賃は経費として認められません。そのため、定期券区間と定期券区間外の運賃を分けて計算し、定期券区間外の運賃のみを申請する必要があります。

履歴を印字できる件数・期限は決まっている

SuicaやPASMOの利用履歴を印字できる件数は100件以内、印字可能な期限は利用日から26週間以内です。100件または26週間を超えそうなら、こまめに履歴を印字しておきましょう。

経費精算システムで交通費精算するメリット

交通費精算に経費精算システムを活用して得られるメリットは次のとおりです。

ICカードの履歴を読み取れる

経費精算システムには、ICカードリーダーやスマートフォンを活用し、SuicaやPASMOの履歴を直接読み取るサービスがあります。これにより利用履歴を印字せずに済むため、履歴の印字忘れや紛失といったリスクを回避できます。

金額算出や経路の検索が自動化される

経費精算システムは、ICカードの履歴から乗車駅と降車駅を抽出し、運賃や最短経路を自動で計算します。定期券の区間も考慮されるため、計算の手間を省けるでしょう。また、経路検索機能を使えば、経路の妥当性をチェックする際にも役立ちます。

移動中に交通費精算を済ませられる

多くの経費精算システムは、スマホアプリを提供しています。アプリを使えば、外出先や移動中でも交通費精算を申請可能です。領収書をカメラで撮影して添付したり、ICカードの履歴を読み取って申請したりできます。申請をその場で済ませることで、申請忘れや月末の溜め込みを防ぎ、スムーズな精算プロセスを実現します。

仕訳が自動化される

経費精算システムには、交通費精算の申請内容にもとづいて自動で仕訳するサービスがあります。勘定科目や補助科目を設定しておけば、申請が承認され次第、仕訳へ反映し会計システムに連携されます。これにより、経理担当者は仕訳の手間を省けて、業務効率が向上するでしょう。

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SuicaやPASMOの精算におすすめの経費精算システム5選

マネーフォワード クラウド経費は、スマホアプリで領収書を電子化できる経費精算システムです。乗車駅と降車駅を入力すれば自動で運賃を計算できる経路検索機能が搭載されているほか、ICカードリーダーのアプリを使えばスマホにICカードをタッチするだけで乗車データを読み取れます。マネーフォワード クラウド経費には次のような特徴があります。

• 申請から承認までをスマートフォンで対応可能
• 証憑画像と明細データの突合確認をしやすい画面構成
• 独自の振込API機能により従業員への振込依頼がワンクリック

ジンジャー経費は、シンプルで使いやすい経費精算システムです。クレジットカード連携や高精度なOCR機能にて経費精算を効率化します。ジンジャー経費には次のような特徴があります。

• 外出先やスキマ時間でもスマホから簡単に申請
• 各種会計ソフトに連携してデータ取り込みの工数を削減
• 初期設定から定着まで専任担当者による手厚いサポート

TOKIUM経費精算は、スマートフォンで経費精算をスムーズに進められる経費精算システムです。オペレーターにより領収書のデータ化や点検を代行しており、経費精算の精度アップと工数削減を両立できます。TOKIUM経費精算には次のような特徴があります。

• 領収書をスマートフォンで撮るだけで99％以上^※の精度でデータ化
• 乗換案内「駅すぱあと」と連携して適正ルートを簡単にチェック
• 仕訳データは会計ソフトへと連携

※出典：TOKIUM「TOKIUM経費精算 公式サイト」2024年10月4日閲覧

楽楽精算は、会社規模や業種を問わず幅広い企業で導入されている経費精算システムです。ICカードの履歴読み取りや定期区間の控除を搭載しており、交通費精算を楽に、正確にします。楽楽精算には次のような特徴があります。

• 開発費や保守点検の費用が無料なので低コスト
• システム上で社内申請ルールを細かく登録して内部統制を強化
• 交通系ICカードの取り込みで交通費の金額を自動入力

バクラク経費精算は、経理担当だけでなく従業員の使いやすさにもこだわった経費精算システムです。交通系ICカード読み取りや定期区間の控除にて交通費申請のミスを防ぎながら業務を効率化します。バクラク経費精算には次のような特徴があります。

• スマホアプリから領収書を一括でアップロードし自動で処理
• 領収書の使いまわしを検知する二重申請防止やアラート設定
• 過去の検索履歴からレコメンドし、ワンクリックで交通経路を検索

SuicaやPASMOの交通費精算は経費精算システムがおすすめ

SuicaやPASMOを利用した交通費精算は、利用履歴の印字や領収書の発行など、従来の方法でも行えます。しかし、経費精算システムを活用することで、効率的で正確に交通費を精算可能です。

ICカードの履歴の自動読み取り、金額計算や経路検索の自動化、移動中の申請、仕訳の自動化など、経費精算システムには多くのメリットがあります。これらの機能を活用することで、申請者と経理担当者の双方で工数を減らせるでしょう。交通費精算の効率化を検討している企業は、ぜひ経費精算システムの導入を検討してみてください。