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立替経費とは - 仕訳や未払いの対処法 | カードとシステムの活用

記事の情報は2021-10-27時点のものです。
立替経費とは、会社が負担すべき経費を従業員が一時的に立て替えた経費を指します。スピード感をもって事業を進めるには必要な制度であるものの未払金の発生や立替の作業が担当者の負担となりえます。経費精算システムを導入して効率的にするといった対策が必要です。

立替経費とは

立替経費とは、会社の負担する経費を従業員が一時的に立て替えたものを指します。導入される理由は、従業員が支払う費用を毎回企業が支払っていては経営のスピードが損なわれるためです。ただし、過度に立て替えると従業員の負担となるほか、経理の処理が複雑になるため一定の規則を設ける場合がほとんどです。

立替経費の具体例

立替経費の代表的な例は次のとおりです。

  • 営業社員がクライアントに訪問する際の交通費
  • 事務用品として文房具を購入した代金
  • 取引先にお歳暮を贈る際の費用
  • 取引先を接待するための会食費

経費の数だけ立替の可能性は存在するため、上記のほかにもさまざまな経費があります。

立替経費精算書のテンプレート

経費を立替した際に利用される立替経費精算書。立替経費精算書には、何の費用を立て替えたのか、いつ精算するのかなどを記録として残す必要があります。ただ、毎回同様の内容を書類として作成するのは面倒です。

そのため、テンプレートを自作したりWebサイトに掲載されているものをダウンロードしたりするのをおすすめします。BOXILでは、経費精算書のテンプレートを無料で24種類公開しているので、各社の事情に合わせてこちらのテンプレートを活用するとよいでしょう。

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立替経費の仕訳

立替経費の仕訳は、従業員が立て替えた際ではなく経理担当者が経費を精算する際に行います。誤ると財務状態を見誤るほか、税制上の問題が発生するため慎重に進めましょう。

従業員の立替

従業員が経費を立て替えたタイミングでは仕訳は不要です。後に経費精算する際にどのような勘定科目で処理するのかがわかるように、領収書をとっておいてもらう点にだけ気をつけましょう。

立替経費の精算

借方 貸方
勘定科目 ●●費(例:交通費、新聞図書費、接待交通費、消耗品費など) 未払金

経理担当者が従業員から精算書や領収証を受け取って精算をする際には、借方にその費用が該当する勘定科目を、貸方には未払金を計上します。この時点では、会計上では従業員にまだ立て替えをしていません。●●費の部分には、交通費、新聞図書費、接待交通費、消耗品費など、従業員が立て替えた経費に合わせた記述をします。

立替経費の支払い

借方 貸方
勘定科目 未払金 現金預金

経理担当者が立替経費を支払う際は、借方に未払金、貸方に現金預金として仕訳します。立替金を現金預金以外で支給するのであればその資産が貸方となりますが、今回の説明では便宜上、現金預金とします。

ちなみに、従業員が持ってきた領収証に対してその場で現金にて経費精算する場合は「精算」と「支払」を同時に行うの、で未払金を用いて仕訳する必要はありません。

借方 貸方
勘定科目 ●●費 現金預金

表のように仕訳すれば十分です。

立替経費の未払いは原則として対応が必要

立替経費を制定する際に注意すべきポイントが未払いの対策です。従業員がなかなか領収証や経費精算書を持ってこなければ、決算時に営業利益を正しく計算できない事態が考えられます。立替金の支払いを会社は基本的に拒めないので、従業員が立替経費を素早く申請するような仕組みづくりをしておくのが必要です。

法律上は5年または10年以内

従業員が立て替えた経費は法律上、会社に対する債権として扱われます。よって立替金が債権として有効であるうちは企業側として立替金の精算を拒否できません。

(債権等の消滅時効)
第百六十六条 債権は、次に掲げる場合には、時効によって消滅する。
一 債権者が権利を行使することができることを知った時から五年間行使しないとき。
二 権利を行使することができる時から十年間行使しないとき。

民法によると債権の消滅時効は、権利を行使できると知ったときから5年以内、もしくは権利行使をできるときから10年と設定されています。よって、立替金も5年もしくは10年間は従業員が立替経費の精算を要求すれば拒めないと法律上は考えられます。

年次決算までには必要

税法上の経費精算の時効は、原則として年度内と定められています。民法上は5年もしくは10年の間に精算すれば有効かもしれませんが、年度内に精算しなければ決算書の修正および再提出が発生するため、運用としては厳しいのが現実です。

そのため、立替経費は年度内に計上を完了させる必要があります。

就業規則に明記したい

もし就業規則に明記すれば、年度内といわずとも月末までに経費精算を締め切る運用は可能です。就業規則にて、毎月末までには経費を精算しなければならないと規定すれば、支払期日を過ぎた立替経費の精算について始末書といった罰則を設けられます。

ただし、就業規則に明記しても最終的には法律が優先されるので、支払い訴訟に発展すれば必ずしも就業規則の経費精算ルールが認められるわけではない点には注意しましょう。また、就業規則に明記するだけではなく、経理担当者が締め切りについて再三アナウンスする取り組みが必要です。

立替経費は所得税の対象外

立替経費は、立て替えている費用をを従業員に返還しているだけなので所得には該当せず、所得税にも当てはまりません。立替経費を給与と一緒に支払う企業もありますが、立替経費は給与とは別の扱いです。よって、立替経費を給料に上乗せして支払う場合でも、立替経費から源泉徴収したり、社会保険料を差し引いたりする必要はありません。

立替経費が高額できついなら仮払い

従業員から「立替経費があまりに高額で苦しい」との声が聞かれるのであれば、企業は何かしらの対策を取るのが好ましいです。経費を立て替えさせるのは違法でないものの、あまりに高い金額を立て替えてもらう場合には従業員の満足度を下げる要因になります。

そのため可能な範囲で、立替経費の仕組みを最適化するとよいでしょう。代表的な方法としては、従業員にコーポレートカードを持たせる、仮払い制度を整えるなどがあげられます。

立替経費をシステムで簡略化

立替経費は効率的な業務遂行に必要な制度ですが、一方で決算報告に悪影響を及ぼす可能性もあります。そこで、仮払い制度やコーポレートカードといった方法で対応しておくとよいでしょう。

また、経費精算システムの導入も立替経費の運用を見直すのには効果的です。具体的なシステムについては次の記事で紹介しているので、あわせてチェックするとよいでしょう。

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