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経費精算書テンプレート無料24選 | 書き方・必要項目・注意点・認められる経費を解説

最終更新日:(記事の情報は現在から150日前のものです)
日々の業務で生じる立て替え経費、その面倒な経費精算を自動計算で効率化する無料の経費精算書テンプレートを24種紹介します。また経費としてみとめられるのはどんな費用なのかや、経費精算書に必須の項目、作成の注意点などを解説していきます。

本記事では経費精算書のテンプレートと、経費精算を簡単にできるおすすめの経費精算システムを比較表で紹介します。経理担当者の工数や経費申請に伴う工数を削減したい企業、内部統制・コンプライアンスを強化したい企業は必見です。
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エクセルで使える無料経費精算書テンプレート24選

ボクシルでは、エクセルで必要な箇所を記入するだけで簡単に経費精算書が発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。

6色×4種類のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロードして、以下の記事を参考に経費精算書を発行してくださいね。

経費精算書無料テンプレート【パターン1】モノクロ

「日付」「購入物」「支払先」「個数」「単価」「金額」「備考」の各項目が網羅された、一般的でシンプルな経費精算書テンプレートであり、領収書添付欄も用意されています。
関数が入っているため、個数・単価の入力で、金額を自動で集計してくれるのが嬉しいポイントです。

その他の色のダウンロードはこちらから。

経費精算書テンプレート【パターン2】モノクロ

こちらはパターン1をよりシンプルにした経費精算書テンプレートになり、個数・単価が省かれていますが、一度の購入金額を合計していくタイプになります。領収書添付欄も用意されていますが、よりシンプルなテンプレートになります。

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経費精算書テンプレート【パターン3】モノクロ

経費項目が最初から「購入費」「飲食費」「交通費」「通信費」「その他」と、多数用意されているため、交通費を含むさまざまな経費精算に便利なテンプレートです。
もちろん、領収書添付欄も用意され、金額の入力で自動計算もできます。

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経費精算書テンプレート【パターン4】モノクロ

備考が長くとられ、承認経路も2系統が考慮されているため、ある程度の高額な経費精算にも対応可能なテンプレートです。
領収書添付欄のほかにも、仮払い欄も用意されており、さまざまなケースに対応可能です。

その他の色のダウンロードはこちらから。

ボクシルでは、他にもたくさんのテンプレートをご用意しています。他のテンプレートをご覧になりたい方は以下をご覧ください。


「経費精算書をExcelで管理するのはめんどう…」
「申請や承認を簡略化したい!」
というあなたには、経費精算システムがおすすめです。

経費精算システムのサービスを比較したい方は、次のボタンよりおすすめのサービス資料と比較表を無料で請求できます。

おすすめ経費精算システムの比較表

サービス名楽楽精算
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Concur Expense
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マネーフォワード クラウド経費
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ジョブカン経費精算
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HRMOS経費(旧eKeihi)
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TOKIUM経費精算
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経費BANK
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ジンジャー経費
ジンジャー経費
J'sNAVI NEO
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rakumoケイヒ
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Spendia
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BIZUTTO経費
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MOT経費精算
MOT経費精算
STAFee
STAFee
SmartGo Staple
SmartGo Staple
WAVE225旅費・経費精算/稟議
WAVE225旅費・経費精算/稟議
ユーザーレビュー
4.15
4.1
4.31
4.14
3.97
4.43
4.03
3.92
4.26
4.0
4.5
4.43
4.33
4.4
4.4
4.8
初期費用
100,000円(税抜)〜
0円(税抜)〜
0円(税抜)〜
0円(税抜)〜
0円(税抜)〜
0円(税抜)〜
300,000円(税抜)〜
0円(税抜)〜
100,000円(税抜)〜
30,000円(税抜)〜
110,000円(税込)〜
0円(税込)〜
月額固定費用
30,000円(税抜)〜
30,000円(税抜)〜
3,980円(税抜)〜
0円(税抜)〜
29,000円(税抜)〜
10,000円(税抜)〜
30,000円(税抜)〜
3,980円(税抜)〜
22,000円(税込)〜
月額従量課金
500円(税抜)〜
400円(税抜)〜
300円(税抜)〜
300円(税抜)〜
600円(税抜)〜
400円(税抜)〜
1,100円(税込)〜
400円(税抜)〜
料金備考
6名以上の場合に1名あたり500円
初期設定プラン28万円〜
ユーザー数無制限
月額変動費は10IDで3,000円の料金を割った金額
月額400円は100人分導入時の1人あたりの料金
21ID以上のプランは初期費用発生
25ユーザー単位で課金
Stapleカードの発行には手数料が必要
オンプレミスのプランあり
OCR入力
オペレーター入力代行
ICカード読み取り端末種類
  • スマートフォン
  • カードリーダー
  • スマートフォン
  • 専用端末
  • スマートフォン
  • スマートフォン
  • スマートフォン
  • カードリーダー
  • スマートフォン
  • カードリーダー
  • スマートフォン
  • スマートフォン
  • カードリーダー
  • スマートフォン
  • カードリーダー
  • スマートフォン
  • カードリーダー
  • カードリーダー
ICカード自動連携
  • モバイルSuica
  • モバイルPASMO
  • モバイルSuica
  • モバイルSuica
  • モバイルSuica
  • モバイルPASMO
  • モバイルSuica
  • モバイルPASMO
  • モバイルSuica
  • モバイルSuica
稟議の申請と承認
rakumo ワークフローにて可能
クレジットカード連携
FBデータ(総合振込データ)作成
スマートフォンでの経費申請
撮影は可能
スマートフォンでの経費承認
同社別サービスにて可

一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成したExcel比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

『経費精算システムの資料16選』と『比較表』 はこちら⇒無料ダウンロード

※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。

経費精算書とは

経費精算書とは、従業員が立て替えて支払った業務に必要な金銭を精算するための書類です。主な経費精算書には、「仮払経費申請書」「仮払経費精算書」「出張旅費精算書」「旅費精算書」などがあります。

経費の精算は、領収書があることが前提となるため、精算完了するまで大切に保管しましょう。

経費精算については以下の記事も参考にしてみてください。

【比較表あり】 経費精算システムおすすめ比較!価格・機能・クラウド対応一覧
【2024年最新比較表】経費精算システムの代表的なサービスを徹底比較!対応している機能や料金プラン、口コミ評価など...
詳細を見る

認められる経費とは

経費精算書に記載できる費用は、従業員が業務を遂行する中で企業活動に必要なコストだと判断できるものに限られます。このため、経費精算書で申請できる経費は、以下のように定められています。

  • 給与の支払い(賃金)
  • パソコンや営業車を購入したときの減価償却費
  • 店舗を借りている場合は地代家賃
  • 租税公課
  • 宅急便などを利用した際の荷造運賃
  • 店舗や事業所で使われた水道光熱費
  • 携帯電話使用料金やインターネットを利用する際の通信費
  • チラシやインターネットなどで宣伝を行った際の広告宣伝費
  • 取引先との接待交際費
  • 修繕費
  • 事務用品などの消耗品費
  • 福利厚生費
  • 旅費交通費

経費精算書の書き方と必要項目

経費精算書には、書き方と必要項目があります。きちんと確認して、差し戻しの手間がないよう、記入しましょう。

必要項目

まず申請日・所属・指名・日付・支払金額は必ず記入します。フォーマットが用意されていれば、あらかじめ記入しておけばファイルをコピーするだけで途中までの入力を省略でき、間違いも防げます。

そのほかの項目については、なんの経費を清算するかで異なります。経費精算書は企業によってフォーマットが異なり、それぞれの経費に分けて精算するケースもあり、交通費精算書や旅費精算書、立て替え経費精算書などが存在する場合もあります。

そのため、どのような項目が必要かというのは書類によって異なりますが「申請日」「申請者の所属部署と氏名」「対象となる年月日」「訪問先や交通機関」「宿泊施設名」などは必須といえるでしょう。

書き方

経費精算書は企業によってフォーマットは異なるものの、領収書が必要となるのは共通しているといえます。

領収書を見ながら金額や日付、区間や期間などを間違えないように正確に記入することが大切です。
ささいな記入ミスで承認されないこともありますので注意しましょう。

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経費精算書のルールと保管期限

認められる経費のみ記載

上述したように、経費精算書で精算できる経費の内容は定められています。それ以外の費用の場合は別の精算書が必要となり、経費精算書には記載できません。

領収書を失くさない

経費精算書には領収書が必要ですが、公共交通機関などでは領収書が発行されない場合もあり、慶弔見舞金も領収書が出ません。

慶弔見舞金に関しては祝儀や香典のコピーを取る、式典の案内状などのコピーを取るなどして経費精算書と一緒に提出しましょう

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早急に提出

経費の立替払いの場合、経費精算書を作成して上司の承認をもらい、経理が処理をしてから従業員の元にお金が戻ってくるという流れになります。

決算を境に、決算前のものは精算できないということも起こりますし、精算期限がある企業もあります。経費精算書はできるだけ早く提出するようにしましょう。

公私混同は絶対にNG

経費を精算するときに、業務と関連のない私的な支払いを行うことは絶対にしてはなりません。

これは業務上横領であり、れっきとした犯罪者です。会社の事業のための経費ということを必ず守りましょう。

経費精算書の保管期限

経費精算書は帳簿になるため、すべて原本で7年間の保管が必要です。

総勘定元帳や現金出納帳、仕訳帳などと同等の扱いになり、領収書やレシートなども監査の時に必要になるため、経費精算書と一緒に原本を保管するようにしましょう。

帳簿の保管については以下の記事で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。

帳票とは?帳簿や伝票との違い・種類・目的・保存や電子化の方法まで
帳簿や伝票などを「帳票」と呼び、作成・保存が義務付けられています。帳票の電子化が加速する理由、電子帳票のメリット・...
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経費精算書テンプレートで業務効率化

経費項目などには注意が必要かもしれませんが、経費精算書の作成は難しいものではなく、特に、自動計算のテンプレートがあれば必要な項目を入力していくだけです。

記入の難しさなどよりも、立替が発生するたびに「マメに記入して精算する」姿勢の方が重要かもしれません。業務の進め方同様、できることは今すぐ実行するくせをつければ、それだけ業務効率化もできるということでしょう。

ボクシルでは経費精算書作成に役立つ経費精算のクラウドサービスを比較したり、資料を請求したりできますので気軽に覗いてみてください。

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また、経費精算の選び方ガイドもございますのでご覧になってみてはいかがでしょうか。

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