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領収書を再発行するときのポイントを徹底解説!書き方・日付など

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会社に経費の精算を申請するときに不可欠なのが領収書。そんな大事な領収書を無くしてしまった時は、どうすればよいでのでしょうか。今回は領収書の基本的な知識から、無くしてしまった時の対処法まで一挙に紹介します!

会社に経費として申請する予定だった領収書を無くしてしまったとき、どのような対応をすればよいのでしょうか。取引先に領収書の再発行をお願いするのが失礼にあたるケースもあります。

領収書についての基本的な知識から、再発行するときのポイントなどを徹底的に解説します!

そもそも領収書とは?

領収書とは、金銭の授受が確実に行われた事を証明するために売主側(金銭を受け取る側)が発行する書面です。現代の日本においては金銭の受取り、受領の証拠としての役割を果たしています。民法上、領収書の発行は売主側の義務として定められています。

領収書の概要については以下の記事もご覧下さい。

領収書の発行時期

領収書は商品の引き渡し、代金の支払いと同時に発行するのが原則です。お得意先や、親しい間柄であったとしても、先に領収書のみを渡すのは避けましょう。

領収書の作成

領収書の形式に一定のルールはありません。
ですが、①宛名②金額③但し書き④日付⑤発行者の項目は必ず含めるようにしましょう。

領収書のテンプレートをお探しの方は以下の記事をご覧ください。

領収書作成についてもっとよく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

収入印紙についてもっとよく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

領収書の保管

領収書は、法人企業では大小にかかわらず7年間は保管することが義務づけられています。個人事業主の場合でも5~7年保管しなければなりません。

領収書の再発行方法

紛失時の再発行

何らかの理由で領収書を紛失してしまったり、破いたり汚してしまって証明書としての体裁を果たさなくなってしまった場合、発行元に依頼することによって再発行してもらうこともあります。例えば、会社の経費として最もポピュラーな電車の交通費に関しては、各鉄道会社の窓口で再発行してもらうといった具合です。

ただし、原則として領収書は売買成立時にその証明として発行されるものですから、売主側は領収書の発行の義務はあっても再発行の義務はありません。売主は買い手に求められれば領収書を発行しなければなりませんが、再発行にまで応じる義務はないので、その点は注意しましょう。

汚れ・破損時の再発行

領収書を紛失した場合のみならず、領収書自体が何らかの理由によって汚れてしまったり、破損して使いものにならなくなった場合も、再発行してもらえる場合があります。紛失時と同じように発行元に問い合わせてみましょう。当然、汚れや破損時の再発行は、元の領収書と引き換えに再発行分を受け取ることになります。

ですが、紛失時と同じように売主に再発行の義務はありません。加えて、どの程度汚れていればその領収書が利用できないかの判断には売主が関わることになります。発行する側によって「この程度の汚れならば使用できる」と判断され、再発行を拒否されてしまうケースも考えられますので、その辺りも注意しましょう。

領収書再発行に関する法律

領収書と法律の関係については、民法486条にて「(商品やサービスの代金を)弁済した者は、弁済を受領した者に対し受取証書の発行を請求できる」と定められています。ここから商品やサービスの買い手は、その売り手に対して受取証書としての領収書発行の請求ができることがわかります。

また判例では、領収書の発行は「金銭の受け渡しと同時」が原則であるとされており、さらに売り手が領収書を発行してくれない場合、その代金の支払いを拒否することができることになっています。

領収書再発行の危険性

領収書の発行が売主の義務であることに対して、再発行は義務として民法に記載はありません。むしろ、領収書の再発行することで二重計上されたり、経費の水増し請求に使われる場合があったりするため、原則としては紛失をした場合でも再発行は行われないことが一般的です。

領収書を不正使用したときのペナルティ

税務署に領収書の不正使用が指摘された場合、例え少額であったとしても、法人税、消費税、法人市民税、事業税が加算されるうえに、延滞税が課されます。また、税務署から注意すべき対象であると認識され、マークされる可能性もあります。

さらには、発行側が私文書偽造罪に問われるケースもあり、領収書の再発行はそれなりにリスクを伴うものなので、軽い気持ちで申請したり承諾するのは避けましょう。

領収書紛失時の対処法

それではもし領収書を紛失してしまったときにどうすればよいのか、対応や代用となるものを紹介します。

破損・汚損の場合

領収書を紛失したわけではなく、破損・汚損の場合には、元の領収書を渡せば再発行に応じてくれることがほとんどです。発行者に依頼しましょう。

レシートを代用する

レシートは領収書と同様に、日付、金額などが記載してあり、必要な項目はほぼクリアしています。ただ、レシートには宛名がありません。また、レシートは領収書として使われることを想定していませんから、他の人から受け取った可能性もあります。

本人が買ったかわからない、という理由で経費として認められないケースもあります。

出金伝票で代用

本来出金伝票は領収書が発行されないケースに社内で処理するための対処法です。葬式や通夜の香典、接待のために自販機で缶コーヒーを買った場合に領収書の代用として使われるのが出金伝票です。出金伝票は多くの企業で領収書代わりとして認められます。

ただし、この出金伝票も濫用は避けるべきです。本来の使い方とは違った使い方をしている訳ですから、回数が多くなると発行者側が税務署から注意される可能性があります。

再発行をお願いする

発行者に再発行を願い出るのも1つの手です。元の領収書とは差別化を図ることで、売主側のリスクを低減することができます。

領収書に情報を記入させ、「再発行」と明記したうえで経緯の記録を残すのが最善の方法です。経緯の記録とは、①再発行理由②依頼主③再発行の日付④担当者を明記しておくことです。このように記載することで、発行者側も二重発行の意思がないことを示すことができ、税務署にマークされるリスクを減らすことができます。

支払証明書をもらう

再発行が認められない場合でも、購入したことを証明する「領収証明書」「支払証明書」と呼ばれるものを発行してもらえることがあります。医療機関においては支払証明書によって対応されることがほとんどです。

領収書の保管は大切に

企業に勤める人・個人事業主を問わず、領収書は非常に重要な書類です。ここまで領収書の再発行に関する対応を紹介してきましたが、そもそもでいうと領収書を無くないことにこしたことは間違いありません。

ですが、万が一紛失してしまったり使い物にならなくなってしまった場合の対処法は各自よく覚えておくようにしましょう。領収書は再発行してもらえることが多いですが、売り手にとって再発行は義務ではありません。断られた場合はレシートで代用したり出金伝票が利用できないか検討してみてください。

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