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領収書を再発行する方法 - 紛失時や汚れた際の対応 | 社員や顧客がなくした場合の処置

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会社に経費の精算を申請するときに不可欠なのが領収書。そんな大事な領収書を無くしてしまった時は、どうすればよいのでしょうか。今回は領収書の基本的な知識から、無くしてしまった時の対処法まで一挙に紹介します!

そもそも領収書とは?

領収書とは、金銭の授受が確実に行われた事を証明するために売主側(金銭を受け取る側)が発行する書面です。現代の日本においては金銭の受取り、受領の証拠としての役割を果たしています。民法上、領収書の発行は売主側の義務として定められています。

領収書と似ている言葉に「レシート」がありますが、本質的な意味は同じです。ただし日本においては「領収書は手書きで記載するもの、レシートはレジから印刷されるもの」という認識が根付いています。

領収書の概要については以下の記事もご覧ください。

領収書の発行時期

領収書は商品の引き渡し、代金の支払いと同時に発行するのが原則です。お得意先や、親しい間柄であったとしても、先に領収書のみを渡すのは避けましょう。

領収書の作成

領収書の形式に一定のルールはありません。
ですが、1.宛名2.金額3.但し書き4.日付5.発行者の項目は必ず含めるようにしましょう。

”領収書のサンプル”/

収入印紙についてもっとよく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

領収書の保管

領収書は、法人企業では大小にかかわらず7年間は保管することが義務づけられています。個人事業主の場合でも5~7年保管しなければなりません。

領収書の再発行方法

領収書の再発行は、法律上義務がないため売主の判断に委ねられます。1枚目の領収書については代金受け取り側に発行義務がありますが、再発行については発行義務がありません。ですので、「領収書を無くしても再発行してもらえば大丈夫」と安易に考えない方が無難です。

しかしながら、絶対に再発行できないというわけではありません。領収書の紛失時や破損時など、それぞれの場合で再発行してもらえる可能性はあるので、以下で詳しく解説します。

紛失時の再発行

領収書を紛失した場合、発行元に依頼することで再発行してもらえる可能性はあります。たとえば、交通費は各鉄道会社の窓口で再発行してもらうといった具合です。

ただし、原則として領収書は売買成立時に証明として発行されるものです。売主側は領収書の発行の義務はあっても再発行の義務はありません

コンビニやホテル、病院などでも「再発行は致しかねます」と店先や院内、公式HPで明記しているところも多いです。しかし、「再発行である」という事実を明記した上で再発行してもらえるケースもあります。もちろん各施設によって再発行の有無や対応方法は異なるため、不明な場合は問い合わせをしましょう。

汚れ・破損時の再発行

領収書が汚れ、破損してしまった場合も、再発行してもらえる場合があります。まずは紛失時と同じように発行元に問い合わせてみましょう。
当然、汚れや破損時の再発行は、元の領収書と引き換えに再発行分を受け取ります。

また紛失時と同様、売主に再発行の義務はないため、再発行の判断は売主に委ねられます。発行する側によって「この程度の汚れならば使用できる」と判断され、再発行を拒否されてしまうケースも考えられるので、その辺りも注意しましょう。

領収書再発行に関する法律

領収書と法律の関係については、民法486条にて「(商品やサービスの代金を)弁済した者は、弁済を受領した者に対し受取証書の発行を請求できる」と定められています。ここから商品やサービスの買い手は、売り手に対して受取証書としての領収書発行の請求ができることがわかります。

また判例では、領収書の発行は「金銭の受け渡しと同時」が原則であるとされており、さらに売り手が領収書を発行してくれない場合、代金の支払いを拒否できます。

5万円以上の領収書には収入印紙が必要

領収書を発行する際に気をつけたいのが「5万円以上の場合」です。領収書に記入する売上金額が税抜5万円以上の場合、収入印紙が必要になるので覚えておきましょう。収入印紙とは、「印紙税」に分類される税金のことで、領収書や契約書といった課税文書を発行する際に必要となります。

金額が5万円以上の場合は、必ず領収書に収入印紙を貼り付け、その上に割印を押して先方に渡すようにしましょう。

領収書再発行の危険性

領収書の発行が売主の義務であることに対して、再発行は義務として民法に記載はありません。むしろ、領収書を再発行することで二重計上されたり、経費の水増し請求に使われる場合があったりするため、原則としては紛失をした場合でも再発行は行われないことが一般的です。

領収書を不正使用したときのペナルティ

税務署に領収書の不正使用が指摘された場合、例え少額であったとしても、法人税、消費税、法人市民税、事業税が加算されるうえに、延滞税が課されます。また、税務署から注意すべき対象であると認識され、マークされる可能性もあります。

さらには、発行側が私文書偽造罪に問われるケースもあり、このように領収書の再発行はそれなりにリスクを伴うものなので、軽い気持ちで申請・承諾するのは避けましょう。

領収書紛失時の対処法

”レシートと出金伝票と購入証明書の画像”/

それではもし領収書を紛失してしまったときにはどうすればよいのか、対応や代用となるものを紹介します。

破損・汚損の場合

領収書を紛失したわけではなく、破損・汚損の場合には、元の領収書を渡せば再発行に応じてくれることがほとんどです。発行者に依頼しましょう。

レシートを代用する

レシートは領収書と同様に、日付、金額などが記載してあり、必要な項目はほぼクリアしています。ただ、レシートには宛名がありません。また、レシートは領収書として使われることを想定していませんから、他の人から受け取った可能性もあります。

本人が買ったかわからない、という理由で経費として認められないケースもあります。

出金伝票で代用

本来出金伝票は領収書が発行されないケースに社内で処理するための対処法です。葬式や通夜の香典、接待のために自販機で缶コーヒーを買った場合に領収書の代用として使われるのが出金伝票です。出金伝票は多くの企業で領収書代わりとして認められます。

ただし、この出金伝票も濫用は避けるべきです。本来の使い方とは違った使い方をしている訳ですから、回数が多くなると発行者側が税務署から注意される可能性があります。

再発行をお願いする

発行者に再発行を願い出るのも1つの手です。元の領収書とは差別化を図ることで、売主側のリスクを軽減できます。

領収書に情報を記入させ、「再発行」と明記したうえで経緯の記録を残すのが最善の方法です。経緯の記録とは、①再発行理由②依頼主③再発行の日付④担当者を明記するです。このように記載することで、発行者側も二重発行の意思がないことを示すことができ、税務署にマークされるリスクを減らせます。

支払証明書をもらう

再発行が認められない場合でも、購入したことを証明する「領収証明書」「支払証明書」と呼ばれるものを発行してもらえることがあります。医療機関においては支払証明書によって対応されることがほとんどです。

社員から「領収書を失くした」と言われた場合は?

社員が「領収書を失くした」と経理に報告してくる場合、発行元に再発行を依頼しても良いですが、必ず発行してくれるとは限りません。ただし、毎回のように出金伝票を発行すると税務署から注意されるケースもあるため、社員に対して領収書を失くさないよう伝えておきましょう。

顧客から「領収書を再発行してほしい」と言われた場合の対応は?

顧客から「領収書を再発行してほしい」と言われた場合は、法律上義務がないため店側で判断できます。再発行に対応する売主は多いですが、領収書の再発行の義務は民法に記載されていないため、「再発行はいたしません」と断っても問題ありません。

またお伝えしたように、顧客側が経費の水増しなど再発行を悪用するケースもあります。そのため、売主側はまず「支払証明書」の発行を提案しましょう。支払証明書は領収書と同じ効力をもつ書類であるため、多くの場合はこれで納得してくれるはずです。支払証明書では納得してくれない顧客に対しては、最終手段として「再発行」と明記した領収書を作成しましょう。

領収書の保管は大切に

企業に勤める人・個人事業主を問わず、領収書は非常に重要な書類です。ここまで領収書の再発行に関する対応を紹介してきましたが、そもそもでいうと領収書を無くないことにこしたことは間違いありません。

ですが、万が一の紛失や使い物にならなくなってしまった場合の対処法は、各自よく覚えておくようにしましょう。領収書は再発行してもらえることもありますが、売り手にとって再発行は義務ではありません。断られた場合はレシートで代用するか出金伝票で対応できないかを検討してみてください。

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