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領収書をスマホ撮影で管理すべき理由 - 原本保管はもう不要!アプリで解決

最終更新日:
経費申請はスマートフォンでレシートを撮影するだけ。電子帳簿保存法が改正され、領収書画像データを正式な書類として保管できるようになり、ペーパーレス化が進んでいます。経費精算をスマホで行うべき理由を、電子帳簿保存法の概要とあわせて解説します。

おすすめの経費精算システム3選

ボクシル編集部おすすめの経費精算システム3選です。

Concur Expense(コンカーエクスペンス) ジョブカン経費精算 楽楽精算
経費精算業務の時間を短縮
経費支出を見える化
社内のあらゆる申請に対応
高機能低価格
累計導入社数No.1(※ITR調べ)
経費精算の時間を1/4
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領収書をスマホで管理するメリット

電子帳簿保存法の規制緩和によって、スマートフォンで撮影した領収書データを正式な書類として利用できるようになりました。出先から経費申請・処理できるため完全在宅でも業務を行え、ペーパーレス化が進んでいます。

領収書を電子化する最大のメリットは「コスト削減」。申請にかかるコスト、経理部門の作業コスト、保管コストなど、経費精算に係るあらゆるコストをカットし効率化できます。

保管コストの削減

紙ベースの帳票処理では、経理部門へ紙の原本を送付し、一つひとつ申請内容と照合し、糊付け・整理し倉庫で7年間保管する、という方法がとられます。引き出しやオフィスの棚、倉庫がバインダーだらけ……という状況に心当たりがある方も多いでしょう。

領収書をアプリ管理に移行すれば、物理的な保管コストを削減。ファイリングの手間も軽減されます。

バックアップ管理が可能

紙ベースで管理している場合、従業員の過失により紛失するリスク、火災などで消失するリスクがゼロではありませんでした。

電子化していればデータ復旧が可能。バックアップをとっておけばBCP対策の一環になります。

検索性の向上

データ化すると、期間や内容、部署などでしぼった「検索」が容易になります。必要書類を見つけやすくなるため、経理業務の作業効率化が期待できます。

生産性の向上

アプリ管理は従業員側にも生産性向上のメリットがあります。

スマートフォンでの撮影なら“スキマ時間”に対応可能。時間にも場所にもしばられません。承認も同様で、「上長がつかまらない」問題の解消に。紙での申請にかけていた作業時間をまるごと短縮できるため、現場の生産性向上が期待できます。

電子帳簿保存法改正でスマホ撮影可能に

領収書管理をデジタル化すると、領収書のデータ保存が可能となり、原本保管が不要となります。これを可能にしたのが「電子帳簿保存法」です。対応すると、紙の原本保管が不要になる、監査対応が楽になる、といったメリットがあります。

2020年10月より、キャッシュレス決済について紙の領収書原本が不要に。ペーパーレス化へ向けた電子化対応が進むと考えられます。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、1998年に企業のペーパーレス化を促進するために制定されました。一定の手続きのもと、領収書、請求書を含む国税関係書類に対し、電磁的データとして記録し保存することを認めた法律です。

2005年、e-文書法施行に伴い電子帳簿保存法が改正され、それまで不可とされていた紙の書類もスキャナで電子化し保存可能に。2017年からはスマートフォンやデジタルカメラで撮影した画像も認められるようになりました。

法人の場合、法人税法により7年間の領収書保管が定められています。これまでは紙の領収書やレシートをファイリングし、7年間保管しなくてはなりませんでした。領収書を電子化し電子帳簿保存法対応システムで管理すれば、紙ではなくデータで保管できるため、大幅なコストカットが見込めます。

なお、領収書・レシートのほか、請求書、納品書、契約書、見積書や預かり書なども電子帳簿保存法における電子保存の対象です。

データ化した領収書の保存要件

電子保存を認めるにあたり、改ざんや不正を防ぐため、「真実性の確保」「可視性の確保」の観点から法的要件が定められています。

要件
真実性の確保 入力期間の制限、画像の解像度、タイムスタンプ付与、読取情報の保存、バージョン管理、入力者等情報の確認、適正事務処理要件
可視性の確保 帳簿との相互関連性、見読可能装置の備付、システム関連書類の備付、検索機能

スマートフォンでの撮影はレシートの受領者自身が申請する場合を想定しています。この場合、自筆でフルネームを署名したうえで、おおむね3営業日以内にタイムスタンプを付与しなくてはなりません。

タイムスタンプ対応システムのスマートフォンアプリなら、基本的に、画像をアップロードした時点で付与されます。つまり領収書を受け取ってから3営業日以内(※)に申請を完了させる必要がある、といえます。

※令和元年度の改正により「3日以内」から「3営業日以内」へと解釈が変更されました

領収書電子化に向けてすべきこと

領収書電子化には税務署への届出などの手続きが必要です。必要な作業と手順を整理しました。

システム選定と内部規定の策定

まずは社内の規程、事務処理フローなどを策定しなければなりません。国税庁が提示する要件に基づいて策定する必要があり、サンプルが用意されています。

使用する経費精算システムの選定とともに進めるとより効率的。各システム提供社が規定のサンプルを用意しているほか、申請を手厚くサポートしてくれるサービスもあります。

令和元年の改正では、JIIMA(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会)による認証を受けたサービスを利用する場合は、承認申請書の記載事項や添付書類を一部省略できるようになりました。

JIIMA認証ソフトクラウド製品一例

ボクシルに掲載しているクラウド経費精算システムのうち、スキャナ保存に対応するJIIMA認証を取得しているサービスを一覧にしました。資料請求は無料です。(認証取得順、バージョンは省略)

サービス名 提供社名 サービス資料
マネーフォワード クラウド経費 株式会社マネーフォワード
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Dr.経費精算 株式会社BearTail
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ConcurExpense 株式会社コンカー
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楽楽精算 株式会社ラクス
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税務署への申請

領収書電子化には税務署への事前申請が必要。承認までおおよそ3か月かかります。

申請書は国税庁のサイトからダウンロードできるほか、システムのQ&Aページなどでも入手できます。必要事項を記入して国税局や税務署に提出すればOKです。申請とあわせて利用するシステムへの申し込みを行っておきましょう。

電子化した領収書の処理フロー

領収書電子化を導入した際の業務フローは、おおよそ次のとおりです。

  1. 領収書を受領したら電子化(スマホで撮影)する
  2. システムを使い上長に経費精算を提出する
  3. 上長・経理担当者が承認する
  4. 経理が紙の領収書を回収する
  5. 定期検査後紙の書類を破棄する

領収書を電子化したとしても、原本を破棄できるのは「定期検査」が終了したあと。領収書原本の提出・保管が必要な点には注意が必要です。

定期検査の頻度要件について国税庁は、「おおむね5年のうちに全ての事業所等の検査を行う」こととしています。実際は、定期検査の頻度を1か月程度で運用している企業が多いようです。

「完全在宅」で処理するには?

新型コロナ対策でテレワークが推奨され、経理部門も在宅勤務へと変更するよう求められています。しかし、領収書や請求書の原本を処理するために出社せざるを得ない人がおり、「完全在宅」は難しいといわれています。

領収書を完全在宅で処理するには、クラウド経費精算システムを用いたうえで、「紙の領収書回収は次回出社時」とするようフローを変更すると対応できます。緊急対応として定期検査の頻度を一時的に減らすイメージです。

領収書撮影・申請時の注意点

法要件を満たすため、スマートフォンで領収書を撮影・申請する際に気をつけたいポイントがあります。

解像度は「388万画素以上」

スマートフォンで撮影する場合は解像度要件が定められており、「388万画素以上」が必要です。昨今のスマートフォンであれば技術的にはほぼ問題ありません。これは、スキャナにおける「dpi」という単位に置き換わる基準で、A4サイズに換算して算出されています。

経費精算システム各社が提供するスマートフォンアプリは、自動的に解像度要件を満たす設定となっており、安心して使用できます。

画像アップは3営業日以内に

本人が申請する場合は、領収書の受領からおおむね3営業日以内(※)に電子化しタイムスタンプを付与しなければなりません。タイムスタンプに対応する経費精算システムだと、基本的に、画像データのアップロードとともに完了します。

領収書の原本は経理担当者へ提出が必要。経理担当者は、照合が完了し「定期検査」が終われば、原本を破棄できます。データ化したからといってすぐに捨てないように注意しましょう。

※令和元年度の改正により「3日以内」から「3営業日以内」へと解釈が変更されました

チェックは複数人で

経理部門は従業員がスキャンした領収書データの確認を行います。相互牽制の要件によって、領収書を受け取り申請した本人とは別に、タイムスタンプをつける人とスキャン後のデータを定期チェックする人が複数必要となります。

ただし、小規模企業者の場合で事後検査を税理士などの税務代理人がチェックする場合はこのプロセスは不要となります。

領収書データ管理サービス6選【スマートフォン対応】

領収書の電子化にはシステム利用が不可欠。スマートフォンでの申請、データ保管に対応するクラウド経費精算システムを紹介します。

電子帳簿保存法は法要件が厳しく準備に手間がかかるのも事実。必ずしも対応しなければならないものではありません。それでも、スマートフォンからの経費申請に対応していると便利。経理は原本の到着を待たず、添付のレシート画像を見て申請内容をチェックでき、迅速な処理を実現します。

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楽楽精算 - 株式会社ラクス

楽楽精算 - 株式会社ラクス 画像出典:楽楽精算公式サイト

国内導入社数No.1(※)、JIIMA認証製品で法要件に合った電子保管が可能

  • 国内導入実績No.1経費精算システム
  • 豊富な機能で面倒な経費精算作業を楽楽に
  • スマートフォンでの領収書読取機能を搭載

楽楽精算は、国内での導入実績が豊富なクラウド経費精算システムです。領収書の文字を読み取り自動入力する機能(OCR)の精度が高く、写真撮影後の修正がほぼ必要ありません。電子帳簿保存法に対応しており、JIIMAの認証を取得。法要件にあった電帳法対応が可能なため、電帳法に取り組みたい企業へおすすめです。※従業員規模10人から

(※)出典:ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2019」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2018年12月末までの累計導入社数)

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マネーフォワードクラウド経費 - 株式会社マネーフォワード

マネーフォワードクラウド経費 - 株式会社マネーフォワード 画像出典:マネーフォワードクラウド経費公式サイト

  • 電子帳簿保存法対応、JIIMA認証
  • スマホアプリで経費の申請・承認が完結
  • 仕訳データの自動登録や申請チェック機能

マネーフォワードクラウド経費は、クラウド会計ソフト「MFクラウド会計」の経費精算バージョン。iPhone、Androidともに専用スマホアプリがあり、レシート撮影による申請をスマホのみで完結できます。ICカードリーダーアプリも用意。電子保存を利用するには、電子帳簿保存法対応プランへの申し込みが必要です。

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マネーフォワードクラウド経費については以下の記事でさらに詳しく解説しています。

Concur Expense(コンカーエクスペンス) - 株式会社コンカー

Concur Expense(コンカーエクスペンス) - 株式会社コンカー 画像出典:Concur Expense(コンカーエクスペンス)公式サイト

  • グローバルで豊富な導入実績
  • 電子帳簿保存法対応、JIIMA認証
  • 不正経費の防止

Concur Expense(コンカーエクスペンス)は、出張・経費精算に関わる業務負荷や管理コストの大幅削減、従業員の生産性向上、経費の見える化、不正経費の防止を実現する経費精算クラウドサービスです。スマートフォンで領収書を撮影して必要な情報を入力するだけなので、いつでも、どこでも経費申請と承認が可能。交通費や交際費など、経費精算に関するすべての情報を統合し、複雑な経費支出を見える化します。また、経費規程を事前に定義することで、不正経費支出の自動検知も可能です。

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Dr.経費精算 - 株式会社BearTail

Dr.経費精算 - 株式会社BearTail 画像出典:Dr.経費精算公式サイト

  • 電子帳簿保存法対応、JIIMA認証
  • データスキャンから入力まで代行サービスあり
  • iPhone/Androidアプリあり

Dr.経費精算は、オペーレーターによる入力代行を導入しているクラウド経費精算システムです。スマートフォンで撮影した画像を送るだけで、手入力は必要ありません。電子帳簿保存法に対応していますが、法要件をクリアしなくてもペーパーレスを実現する「領収書の保管代行サービス」を提供しており、紙原本の保管コストを削減できます。

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jinjer経費 - 株式会社ネオキャリア

jinjer経費 - 株式会社ネオキャリア 画像出典:jinjer経費公式サイト

  • 導入実績5,000社以上
  • 仕訳データを柔軟に設定できる
  • iPhone/Androidアプリでレシート撮影対応

jinjer経費は、jinjerシリーズのクラウド経費精算システムです。勘定科目、補助科目、精算科目、税区分の設定が可能。申請時に自動で仕訳をして、FBデータも自動で作成します。勤怠人事、労務など、jinjerシリーズ各サービスと連携することで、人事データの一元管理を実現。

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ジョブカン経費精算 - 株式会社Donuts

ジョブカン経費精算 - 株式会社Donuts 画像出典:ジョブカン経費精算公式サイト

  • 使いやすさにこだわったシンプルなUI
  • 400円/ユーザー、初期&月額固定費用なし
  • ジョブカン他サービスとの連携でさらに便利に

ジョブカン経費精算は、1ユーザー400円と業界最安クラスで利用できるクラウド経費精算システムです。使いやすいUIにこだわっており、直感的に画面操作が可能です。勤怠管理ワークフローなど、ジョブカンシリーズのSaaSと組み合わせることでより便利に。アプリはないものの、電子帳簿保存法に対応しておりスマートフォンはブラウザから利用できます。

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スマホ撮影で領収書を効率的に管理

領収書やレシートのスマホ撮影によるデータ保存について、背景となる法制度の改正内容を中心に説明してきました。

交通費の精算をスマートフォンから一貫して行うことができるようになったことで、これまでレシートの整理に難儀していた人は特に業務効率を向上させることができるでしょう。

経理担当の人も、ぜひ本制度の改正を活かして日ごろの会計業務を効率化していってください。

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