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経費精算システム用の領収書をスマホ撮影すべき理由 - 原本保管は不要!アプリで解決

最終更新日時:
記事の情報は2022-06-17時点のものです。
経費申請はスマートフォンでレシートを撮影するだけ。電子帳簿保存法が改正され、領収書画像データを正式な書類として保管できるようになり、ペーパーレス化が進んでいます。経費精算をスマホで行うべき理由を、電子帳簿保存法の概要とあわせて解説します。

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※1 デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望(ミックITリポート2021年6月号)
※2 ラクス「ラクス、「日経コンピュータ 顧客満足度調査 2021-2022」経費精算ソフト/サービス部門で2年連続1位を獲得」(2021年8月16日発表)

経費精算システムで領収書をスマホ撮影するメリット

経費精算システムは、申請書の作成・承認・清算まで行えるシステムです。交通費・出張費・交際費などの申請をサポートしてくれる機能がついているので、入力や確認の手間が大幅に削減できます。

そんな経費精算システムには、領収書をスマートフォンで撮影して取り込む機能があります。どのようなメリットがあるのでしょうか。

保管コストの削減

スマートフォンで領収書データを取りこむと、保管コストを削減できます。

法人の場合、法人税法で領収書を7年間保管するよう定められています。そのため、経理部門へ紙の原本を送付し、一つひとつ申請内容と照合し、糊付け・整理し倉庫で保管しなくてはなりません。この方法では、引き出しやオフィスの棚、倉庫がバインダーだらけになり、保管スペースが足りなくなってしまった企業も多いのではないでしょうか。

領収書をアプリ管理に移行すれば、物理的な保管コストを削減。ファイリングの手間も軽減されます。

※出典:国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」(2022年5月27日閲覧)

バックアップ管理が可能

データベースで管理することで、バックアップも可能になります。紙ベースで管理している場合、従業員の過失により紛失するリスク、火災などで消失するリスクがゼロではありませんでした。

電子化していればデータ復旧が可能。バックアップをとっておけばBCP対策の一環になります。

検索性の向上

データの検索がしやすくなるのも、大きなメリットです。データ化すると、期間や内容、部署などでしぼった「検索」が容易になります。必要書類を見つけやすくなるため、経理業務の作業効率化が期待できます。

生産性の向上

アプリ管理は従業員側にも生産性向上のメリットがあります。

スマートフォンでの撮影なら“スキマ時間”に対応可能。時間にも場所にもしばられません。承認も同様で、「上長がつかまらない」問題の解消にもつながります。紙での申請にかけていた作業時間をまるごと短縮できるため、現場の生産性向上が期待できます。

電子帳簿保存法

上記のようなさまざまなメリットのある領収書データのスマホ撮影ですが、その背景には電子帳簿保存法の成立があります。

電子帳簿保存法は、1998年に企業のペーパーレス化を促進するために制定されました。一定の手続きのもと、領収書、請求書を含む国税関係書類に対し、電磁的データとして記録し保存することを認めた法律です。

2005年には、e-文書法施行に伴い電子帳簿保存法が改正され、それまで不可とされていた紙の書類もスキャナで電子化し保存可能に。2017年からはスマートフォンやデジタルカメラで撮影した画像も認められるようになりました。

2020年10月より、キャッシュレス決済について紙の領収書原本が不要に。2022年には税務署長への事前承認手続きの廃止・タイムスタンプ要件の緩和などが盛り込まれ、更にペーパーレス化を進める流れになってきています。

※出典:e-GOV法令検索「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」(2022年5月27日閲覧)

データ化した領収書の保存要件

電子帳簿保存法のもと、電子保存を行うには明確な条件が定められています。法令からは、「真実性の確保」「可視性の確保」とし、以下のような要件が求められます。電子化を検討している場合は、こちらも確認しておきましょう。

要件
真実性の確保 訂正・削除履歴の確保、相互関連性の確保、関係書類等の備え付け
可視性の確保 見読可能性の確保、検索機能の確保

※出典:国税庁「電子帳簿保存時の要件」(2022年5月27日閲覧)

領収書電子化に向けてすべきこと

経費精算システムの検討

電子保存に対応した経費精算システムの選定から始めましょう。まず自社がどのような経費精算を行っているか洗い出し、課題を明確にします。課題解決に強みのあるシステムを比較検討していきましょう。検討の際には、無料プランやデモを利用するのがおすすめです。

JIIMA認証ソフトクラウド製品一例

経費精算システムを選ぶ際には、JIIMA認証を取得しているサービスを選ぶと安心です。JIIMA認証は、スキャナ保存を行う市販ソフトウェアが電子帳簿保存法の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を満足していると判断された製品です。

ボクシルに掲載しているクラウド経費精算システムのうち、スキャナ保存に対応するJIIMA認証を取得しているサービスを一覧にしました。(認証取得順、バージョンは省略)

サービス名 提供会社
マネーフォワード クラウド経費 株式会社マネーフォワード
TOKIUM経費精算(旧:レシートポスト) 株式会社TOKIUM(旧:株式会社BEARTAIL)
Concur Expense 株式会社コンカー
楽楽精算 株式会社ラクス
MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算 パナソニック ネットソリューションズ株式会社
Staple(ステイプル) クラウドキャスト株式会社
J ‘sNAVI NEO 株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ
経費BankⅡ SBIビジネス・ソリューションズ株式会社

業務フローの策定

次に、業務フローを策定しましょう。誰が・どの作業を・いつまでに行うのか前もってルールをどのような要件だと社内で運用しやすいか検討し、ルールを定めます。

紙ベースで領収書を処理していたときとは異なり、何点か注意が必要になります。後述しますが、この際にマニュアルとしてまとめておくとよいでしょう。

電子化した領収書の処理フロー

領収書電子化を導入した際の業務フローは、おおよそ次のとおりです。

  1. 領収書を受領したら電子化(スマートフォンで撮影)する
  2. システムを使い上長に経費精算を提出する
  3. 上長・経理担当者が承認する
  4. 経理が紙の領収書を回収する
  5. 定期検査後紙の書類を破棄する

領収書を電子化したとしても、原本を破棄できるのは「定期検査」が終了したあと。領収書原本の提出・保管が必要な点には注意が必要です。

定期検査の頻度要件について国税庁は、「おおむね5年のうちに全ての事業所等の検査を行う」こととしています。実際は、定期検査の頻度を1か月程度で運用している企業が多いようです。

※出典:国税庁「令和元年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要について」(2022年5月27日閲覧)

「完全在宅」で処理するには?

近年テレワークが推進されるようになり、経理部門も在宅勤務へと変更するよう求められています。しかし、領収書や請求書の原本を処理するために出社せざるを得ない人がおり、「完全在宅」は難しいといわれています。

領収書を完全在宅で処理するには、クラウド経費精算システムを用いたうえで、「紙の領収書回収は次回出社時」とするようフローを変更すると対応できます。緊急対応として定期検査の頻度を一時的に減らすイメージです。

領収書撮影・申請時の注意点

法要件を満たすため、スマートフォンで領収書を撮影・申請する際に気をつけたいポイントがあります。

解像度は「388万画素以上」

スマートフォンで撮影する場合は解像度要件が定められており、「388万画素以上」が必要です。昨今のスマートフォンであれば技術的にはほぼ問題ありません。これは、スキャナにおける「dpi」単位に置き換わる基準で、A4サイズに換算して算出されています。

経費精算システム各社が提供するスマートフォンアプリは、自動的に解像度要件を満たす設定となっており、安心して使用できます。

※出典:国税庁「Ⅱ 適用要件 【基本的事項】」(2022年5月27日閲覧)

画像アップは3営業日以内に

本人が申請する場合は、領収書の受領からおおむね3営業日以内に電子化しタイムスタンプを付与しなければなりません。タイムスタンプに対応する経費精算システムだと、基本的に、画像データのアップロードとともに完了します。

領収書の原本は経理担当者へ提出が必要。経理担当者は、照合が完了し「定期検査」が終われば、原本を破棄できます。データ化したからといってすぐに捨てないように注意しましょう。

※出典:国税庁「Ⅱ 適用要件 【基本的事項】」(2022年5月27日閲覧)

領収書データ管理サービス7選【スマートフォン対応】

領収書の電子化にはシステム利用が不可欠。スマートフォンでの申請、データ保管に対応するクラウド経費精算システムを紹介します。

電子帳簿保存法は法要件が厳しく準備に手間がかかるのも事実。必ずしも対応しなければならないものではありません。それでも、スマートフォンからの経費申請に対応していると便利。経理は原本の到着を待たず、添付のレシート画像を見て申請内容をチェックでき、迅速な処理を実現します。

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  • スマートフォンアプリで経費の申請・承認が完結
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マネーフォワードクラウド経費は、クラウド会計ソフト「MFクラウド会計」の経費精算バージョン。iPhone、Androidともに専用スマートフォンアプリがあり、レシート撮影による申請をスマートフォンのみで完結できます。ICカードリーダーアプリも用意。電子保存を利用するには、電子帳簿保存法対応プランへの申し込みが必要です。

マネーフォワードクラウド経費については以下の記事でさらに詳しく解説しています。

マネーフォワード クラウド経費の使い方!機能・評判・料金・アプリ・導入事例
経費精算の効率を向上させるマネーフォワード クラウド経費について、使い方や機能、料金、導入事例を解説。アプリで簡単...
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  • グローバルな導入実績が豊富
  • 電子帳簿保存法対応、JIIMA認証
  • 不正経費の防止

Concur Expense(コンカーエクスペンス)は、出張・経費精算に関わる業務負荷や管理コストの大幅削減、従業員の生産性向上、経費の見える化、不正経費の防止を実現する経費精算クラウドサービスです。スマートフォンで領収書を撮影して必要な情報を入力するだけなので、いつでも、どこでも経費申請と承認が可能。交通費や交際費など、経費精算に関するすべての情報を統合し、複雑な経費支出を可視化します。また、経費規程を事前に定義することで、不正経費支出の自動検知も可能です。

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  • 電子帳簿保存法対応、JIIMA認証
  • データスキャンから入力まで代行サービスあり
  • iPhone/Androidアプリあり

TOKIUM経費精算(旧:レシートポスト)は、オペーレーターによる入力代行を導入しているクラウド経費精算システムです。スマートフォンで撮影した画像を送るだけで、手入力は必要ありません。電子帳簿保存法に対応していますが、法要件をクリアしなくてもペーパーレスを実現する「領収書の保管代行サービス」を利用し、レシート原本の保管コストを削減できます。

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jinjer経費は、jinjerシリーズのクラウド経費精算システムです。勘定科目、補助科目、税区分、内訳、計上部門、手当の設定が可能。申請時に自動で仕訳をして、FBデータも自動で作成します。勤怠人事、労務など、jinjerシリーズ各サービスと連携することで、人事データの一元管理が可能です。

※出典:jinjer経費「jinjer経費」(2022年5月27日閲覧)

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