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領収書レシートをスマホ撮影で管理保管すべき理由 | 原本保管はもう不要

2017年の改正電子帳簿保存法により実現された領収書のスマホ撮影によるデータ保存について、基本的な制度の内容から経費清算上のメリットについて解説していきます。
経費精算システム
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1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、さまざまな問題からスキャナ保存した領収書データの活用がなかなか進みませんでした。

しかし2017年の改正電子帳簿保存法によって、スマートフォンなどで撮影した領収書データを正規の申請書類として利用することができるようになりました
これによって、多くの企業が経費精算業務を効率化できるといわれています。

そこでは、この改正電子帳簿保存法の解説とともに、同改正がもたらす経費精算上のメリットについて説明していきます。

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ボクシル編集部おすすめの経費精算システム3選です。

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領収書のスマホ撮影が可能に?

冒頭でも述べたように、「電子帳簿保存法」が改正されたことにより、スキャナーによって取り込んだ領収書データのみならず、スマホなどで撮影した領収書データが正規の領収書として利用できることになりました。

スマホやデジカメで撮影した領収書データがあれば、これまで必要とされていた紙の領収書原本は破棄が可能になります。
これによって、整理に時間を要する領収書の処理が観覧になり、作業時間の節約や時間的コストの削減になるといわれています。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、1998年に企業のペーパーレス化を促進するために制定された法律であり、当時利用が急激に拡大していたコンピュータによる会計処理を促進する目的で定められたものです。

コンピュータ上で作成した諸々のデータをそのまま帳簿利用できるようにしたものであり、一定の手続きのもとでスキャナーを用いて領収書などの国税に関する書類を電磁的データとして記録し保存することを認めたものでした。

これによって会計業務の効率化や簡略化が期待されましたが、当初は保存対象書類の制限や条件などが厳しく、なかなか企業間に普及しづらかった側面もあります。

なぜペーパーレスに失敗するのか?実現しない企業にみられる特徴と理由とは | ボクシルマガジン
2016年には80万トン以上もの紙が消費されています。未だに日本でペーパーレス化が浸透しない理由とは?ペーパーレス...

電子帳簿保存法の改正内容

そこで2017年当初より適用された改正電子帳簿保存法において、以下のような改正が行われ企業にとって利便性がより高まることになりました。

スキャナに関する要件緩和

これまでのように原稿台のあるスキャナーだけでなく、スマホやデジカメなどで撮影した領収書やレシートの電子保存もできるようになりました

同時に、これまで電磁的データとして保存するほかに、領収書の原本自体も原則7年間の保存義務がありましたが、これも撤廃されたことによって企業の利便性が大幅に改善されるに至りました。

領収書のような帳簿については以下の記事で電子帳簿保存法とあわせて解説しているのでぜひご覧ください。

帳票とは | 種類と目的・サービスの選び方も徹底解説 | ボクシルマガジン
帳簿と伝票を作成する目的と役割はなんでしょうか?それぞれの定義と種類を帳票類の電子化が加速する理由、メリットやデメ...

スキャンの際の手続き要件について

領収書や請求書をスキャンする場合には、それに署名をしたうえで3日以内にタイムスタンプを押すことが要件になりました。
タイムスタンプはそれが付与された時刻を電子的に証明するものであり、これによってその書類がいつからあるのか、内容に改ざんなどはないかといった証明をすることができるようになります。

小規模企業者の特例について

本改正では領収書のデータ保存において、領収書などの当該書類を交通機関などから受領したから内容の確認とスキャンを行い、タイムスタンプを押すまでの過程を2人以上で行わなければいけないことになっています。これを相互牽制と呼びます。

ただし、スタッフが20人以下の小規模事業者で税理士が定期的にスキャナ保存データを含む事務処理の検査をしている場合は、相互牽制の要件は不要とされることになりました。

保存対象となる国税書類

本改正により保存対象となった国税書類としては、領収書(レシート)や請求書、納品書、各種契約書、見積書や預かり書などが挙げられます。
一方、貸借対照表や損益計算書などの会計業務の根幹に関わる重要な帳簿関係書類についてはデータ保存が認められません。

領収書のスマホ保存の要件

ここで領収書などのスマホ保存の要件について、もう少し詳しくみてみましょう。
以下の手続きを経ることによって、データ保存した領収書を正規のものとして利用することができるようになります。

そもそも領収書の書き方について知らない、という方はこちらで正しい領収書を作成する方法について解説しているのでぜひご覧ください。

領収書の正しい書き方 | 日付・金額・宛名・収入印紙・割印の注意点まで | ボクシルマガジン
正しい領収書の書き方と、収入印紙の取り扱い方をきちんと理解しないと経費として認められません。日付や金額、宛名、但し...

税務署への申請

上述の国税関係書類をスマホ撮影などでデータ保存しようとする場合、保存を開始する日の3か月前までに、所轄の税務署長の承認を得る必要があります。申請書自体は国税庁のサイトからダウンロードすることができるので、これに必要事項を記入して国税局や税務署に提出すればOKです。

一定の性能をもつスマホなどでスキャンする

スマホなどで必要書類を撮影する場合、カメラの画像データは約500万画素以上が必要となります

画質が荒い場合などは承認されない可能性があるため、利用する人は自分のスマホカメラの画素数に注意してください。

タイムスタンプの付与

上述のように、申請するスタッフが領収書などを受け取ったら、署名してスキャンしたうえで、3日以内にタイムスタンプをつける必要があります。

また、スマホなどで撮影した領収書の原本は、経理担当者が内容の確認をするまでは保存しておく必要があります。
データ化したからといってすぐに捨てないように注意しましょう。

経理担当者の確認と相互チェック

スタッフからスキャンされた領収書データの確認を行います。
この時点で原本の確認は必要なく、デジタルデータの確認のみでOKですが、相互牽制の要件によって、スマホ保存では領収書を受け取ったスタッフ本人とは別に、タイムスタンプをつける人とスキャン後のデータを定期チェックする人が複数必要となります。

ただしすでに説明したように、小規模企業者の場合で事後検査を税理士などの税務代理人がチェックする場合はこのプロセスは不要となります。

データ保存のメリット

次に、領収書等のデータ保存のメリットについて主要なポイントを説明します。

保管コストの削減

これまでの紙ベースの国税書類の場合、オフィス内の棚や引き出しにバインダーなどに閉じて保管しておくのが一般的でした。
ビジネスの規模が大きくなってくると書類の保管場所をとられることになるうえ、書類のファイリングなどにかかる作業などの時間的コストがかかることになります。

データ保存化によってこれらのコストが削減され、より効率的な会計業務の運営ができるようになります。

バックアップの管理が可能

紙ベースで管理している場合、火災などで消失してしまうリスクやスタッフ自身が紛失してしまう可能性もゼロではありませんでした。

一方、データとして必要書類を保管しておけば簡単にバックアップをとることができ、万が一のイレギュラーの際にも容易にデータの復旧ができます

経理業務の効率化

国税書類の多くがデータ化されることにより、経理担当者は必要な書類をすぐに検索することができ、確認作業も楽になります。
ァイルを一つひとつ開いて見つける作業がなくなりますから、圧倒的な経理業務の効率化につながります。

スタッフの生産性の向上

領収書を提出するスタッフも、一つひとつの書類を紙ベースで保管しておく必要がなくなり生産性の向上につながります。

領収書を受け取った段階でスマホ撮影しておけば、3日以内であれば後からまとめてタイムスタンプを付与して経理担当に送れば済むようになります

領収書データ保存関連サービス7選

最後に、これまで説明してきた領収書のスマホ保存をさらに簡単にしてくれるデータ保存関連サービスをいくつか紹介します。

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ジョブカン経費精算については以下の記事でさらに詳しく解説しています。

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スマホ撮影を利用して領収書を効率的に管理する

領収書やレシートのスマホ撮影によるデータ保存について、背景となる法制度の改正内容を中心に説明してきました。

交通費の精算をスマートフォンから一貫して行うことができるようになったことで、これまでレシートの整理に難儀していた人は特に業務効率を向上させることができるでしょう。

経理担当の人も、ぜひ本制度の改正を活かして日ごろの会計業務を効率化していってください。

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