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2018-03-14

MFクラウド経費の使い方・機能・導入事例 | 請求書・会計・確定申告との連携

経費精算を自動化できるMFクラウド経費について、その代表的な機能をはじめ、ICカードや専用アプリを使った実際の導入事例をいくつか紹介します。経費精算をはじめ、会計業務を効率化したい企業はぜひお読みください。※初回公開日:2017/11/08
経費精算システム
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MFクラウド経費」は経費精算にかかる手間や時間的コストを大幅に削減できるクラウド型の経費精算ソフトです。

「完全自動化」「スマホで完結」「ペーパーレス」などの特徴を掲げた画期的なソフトとして働き方改革が提唱されるなか、近年注目を集めています。

今回はそのMFクラウド経費について、使い方や機能、導入事例、連携などについて解説していきます。

MFクラウド経費とは

MFクラウド経費とは、マネーフォワードが提供する経費精算にかかる時間を1/10にするとうたう経費精算システムです。レシート内容を自動で読み取ったり、仕訳データを自動で登録したり、さらにはスマホから経費の申請や承認ができるなど、経費精算のあらゆる場面の手間を削減します。

冒頭で述べたように、近年では働き方改革が提唱されているため、エクセルなどを使ったアナログな経費精算から脱却しようとする企業は増加傾向にあるでしょう。

その中でもMFクラウド経費は、カードの利用明細の自動取得や、PASMO・SuicaなどのICカードを読み取ることによって交通費データを取得するなど、ペーパーレス化に特化したサービスといえるでしょう。

MFクラウド経費を検討しているなら知っておきたい2つの基本機能

それでは、MFクラウド経費にはどんな基本機能があるのか解説していきます。

データを「自動で」入力

MFクラウド経費では、銀行口座やカードを登録すれば取引明細を自動取得してくれます。さらに銀行口座やカード以外にも、

  • 決済
  • POS
  • クラウドソーシング

などとも連携可能となっています。

ほとんどの金融機関に対応していますが、対応していない金融機関や登録したくない金融機関(銀行、カード、電子マネーなど)の入出金履歴をCSVファイルやANSER形式ファイル(.api)でアップロードすることもできるので柔軟な対応が可能です。

精度の高い自動仕訳

上記で自動取得した取引明細に対応する勘定科目を自動で提案してくれます。
これによって勘定科目の入力時間が短縮されるだけでなく、仕訳作業の量が多ければ多いほど作業効率が改善されていきます。

仕訳の精度も高く、自社の経費や売上の傾向にあわせてくれる学習能力の高さが特徴です。


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紙・エクセル派が腰を抜かすMFクラウド経費の効果的な使い方

MFクラウド経費の効果的な活用方法について解説していきます。
これまで紙ベースで経費精算をしていたり、エクセルなどで会計業務を行っていたりした企業にとっては、非常に強力なツールとなるでしょう。

手入力が必要ない経費申請

紙ベースの経費精算書やエクセル、あるいはブラウザタイプの経費精算ソフトでは経費申請にどうしても手間や時間がかかってしまいます。

MFクラウド経費では、専用アプリを用いてスマートフォンでレシートを撮影したり、PC上からクラウド経費にデータをアップロードしたりするだけで、レシート内容(日付/支払先/金額)・口座・カード明細・交通系ICカードなどを自動で読み取って明細にしてくれます

手動で入力する時間を大幅に削減できる理由はここにあります。

さらに、取り込んだ明細を自動でデータ化し保存する機能やアップロード時のタイムスタンプ機能、専属オペレーターによるデータの代理入力も可能となっています。

かざすだけの交通費精算

MFクラウド経費では、専用のAndroidアプリに交通系ICカードをかざすだけで、経路情報や運賃が自動で連携できるようになっています。

これにより、「いちいち乗り換えを調べて料金を確認するのがめんどくさい」「めっちゃ領収書溜まってるのに経費精算ソフトに入力しなきゃ…」なんて手間をまるごと削減することができます。

さらにICカード読取によって、経路検索や経費明細の作成まで一貫して行うこともできるうえ、なんと自動車燃料費の自動計算も可能になっています。

経費登録から車で移動する際のガソリン代をあらかじめ設定しておくことができるため、社内規定などでガソリン代が決まっている場合に重宝します。
事前に設定しておけば距離に応じて自動でガソリン代が計算されるようになります。

スキマ時間でパパッと申請・承認

また、上述の専用Androidアプリで経費申請から承認まで完結させられる点も大きな特徴です。

たとえば、スタッフは帰社のタイミングや出社・退社の際にアンドロイド端末にICカードをかざすだけで、自動でMFクラウド経費上にに経費データが転送されるようにすることができます。

面倒な経費申請が不要であり、月末にまとめて処理するのではなくその都度の申請処理に変わることで、スタッフの作業時間を大幅に短縮することが可能になります。

アプリ上では申請者と承認者のコミュニケーションもできるため、何か問題が起こった場合はそのままアプリ上で情報の交換をすることもできます。


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MFクラウド経費の導入事例

続いて、MFクラウド経費が実際にどんな企業に使われているのかの導入事例について、3つほど紹介します。

フォトシンス

会社名:フォトシンス業種:メーカー・製造小売業
事業内容:IoT関連機器の研究開発や後付け型電子錠の開発・販売

課題:コスト面とインターフェース

20名ほどの社員のうち、毎月15名ほどが経費精算をしていたため、他社の経費精算システムを利用していたが、毎月数万円もの利用コストがかかり大きな負担に。管理者機能が複雑で使いにくさもあった。ほぼ使用しない機能が画面上に多く表示されるなど、インターフェイスのわかりづらさに不満を感じていた。

結果:月の負担額が半分以下に

月額費用が1万円を下回り、運用コストは半額以下に。シンプルな画面で項目数が絞られているため、調べる必要もなく簡単に設定できた。他のスタッフにも説明会などを開く必要もなく、スムーズにシステムの移行も可能だった。

経理部門において各々の経費の内容が領収書画像とセットで確認することができるため、申請された領収書の詳細を細かくチェックでき、確認する手間が減った。

Ascent Business Consulting

会社名:Ascent Business Consulting業種:コンサルティング
事業内容:IT・業務コンサルティング、Web系サービス開発、コワーキングスペース運営、オウンドメディア運営

課題:エクセルでの作業漏れと時間に問題

エクセルで経費精算をしていたため、すべての作業段階で入力間違いや計算ミスが発生するリスクがあり、作業漏れも発生しやすくなっていた。データを入力する時間的コストもかかっており、外出の多いスタッフは帰宅後にパソコンで経費入力をしなければならない状態が続いていた。

結果:作業時間80%の削減に成功

部門ごとにワークフローを設定できるようになり、申請者が意識しなくても正しい承認プロセスを経ることが可能になったため、承認作業を分担。従来、手間の煩雑さから事前承認しか認められなかった経費もタイムリーに申請・承認ができるように。MFクラウド会計との連動で、経費データをそのまま会計ソフトに移行でき、経理の作業時間を大幅に削減した。

エアークローゼット

会社名:エアークローゼット業種:IT・通信
事業内容:インターネットサービス

課題:バラバラの原本提出で管理も煩雑に

30名ほどのスタッフがエクセルで経費の申請書を印刷、原本を別途提出することにしていた。そのため申請書が上がってきても、タイミングがバラバラのため月次の締めを行うことが難しい状況だった。さらに、管理側も収集した紙ベースの領収書の処理に時間が掛かっていた。

結果:10日間かかっていた作業が1時間に

それまでのインストール型の会計システムからMFクラウド会計に切り替え、さらに経費精算のためにMFクラウド経費を導入したことによって、最終的に10日間程度かかっていた作業が1日のうち1時間程度をかけるだけでよくなった。領収書のOCR読み取りが簡単かつ時間短縮につながり、作業時間の短縮によって締め日が守られるようになり、集中して確認作業ができるようにもなった。


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MFクラウド・バックオフィスサービスとの連携

最後に、会計業務や請求書の作成、経費精算や給与精算などをクラウド上で完結できるMFクラウド・バックオフィスサービスとの連携について簡単に解説しておきます。

会計データの入力自動化

MFクラウドは会計処理全般から確定申告、請求書作成、経費精算、給与計算、マイナンバーの収集などにかかる作業をすべてクラウド上で完結させることができます。銀行口座や各種カードとの連携により会計データの入力を自動化したり、取引明細の自動取得により面倒な会計データの手入力を避け、短時間で効率的な業務運営を実現可能です。

レポート共有機能

MFクラウドではリアルタイムで会計データが反映されるため、財務状況がすぐに把握できるようになることに加えて、取引先別の売上といった販売管理状況なども、レポート機能によって複数拠点・複数メンバー間で共有することができます。

決算書自動作成機能

また、決算書自動作成機能があるため、取得した取引データをもとに貸借対照表や損益計算書、試算表などを自動で作成することが可能です。これにより帳簿の記帳や各種決算書の作成にかかっていた時間が大幅に改善されることになるでしょう。


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MFクラウド経費で会計業務を効率化

MFクラウド経費の概要と、代表的な機能の解説、実際の導入事例などを紹介してきました。

これまで紙による申請やエクセルなどを用いて運用されてきた経費精算業務は、いまやMFクラウドのスマートフォンアプリとの連携によって、一気に効率化されるようになっています。さらにバックオフィスサービスと連携すれば、会計書類の作成から請求書の作成、給与計算から確定申告に至るまでクラウド上で完結させられるようになっているのです。

会計業務に無駄な時間が掛かっていると感じている企業は、ぜひ導入を検討してみるとよいでしょう。日ごろ、経理業務にまとまった時間を割けない中小企業には、特にお勧めのサービスです。

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