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2017-11-13

経費精算とスマホを活用して、ムダな残業や交通費申請を減らす方法 | 使い方説明も

昨今、交通費を中心とした経費精算のあり方が大きく変化しています。普及しているスマホとアプリをあわせて活用することで、空き時間に経費精算を完結させることが可能です。極力ムダを減らすことで、会社にとってはさまざまなメリットが生まれます。
経費精算システム
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経費精算がスマホでできる時代へ

経費精算と聞くと、月末の煩雑な作業を思い浮かべる人が多いかもしれません。

しかし、スマホを使うことで、無駄を省くことができる時代になっています。その背景にある環境の変化、そしてすでにサービス化している経費申請システムをいくつか紹介します。

経費精算の現状

経費精算とは、交通費や出張費、接待費など、営業活動で発生した立替費用を会社に請求する行為をいいます。

1週間分や1か月分の営業活動を振り返り、電車などの経路をエクセルなどでデータ化して申請することが多いでしょう。

領収書原本の送付も必要であるため、時間がかかりミスが発覚した場合には差し戻しも必要です。
こうした作業があるため、実際に自分の口座に入金されるまでにはタイムラグがあり、非効率といわざるを得ませんでした。

スマホを活用することでなにが変わるのか

ところが、もはや持つことが当たり前となったスマホを活用することで、経費精算業務は劇的に変化してきています。

詳しくは以下で説明しますが、会社におけるあらゆる立場でメリットが大きく、効率化をはかれるため、スマホを利用した経費精算システムの導入が進んでいます。

スマホが経費精算に使われるようになった背景

システム導入が進んでいる背景には、もはやパソコン同等の性能を持ったスマホが、爆発的に普及していることがおおいに関係しています。

そしてクラウドサービスを有効利用することで、外出先など場所を選ぶことなく、迅速かつ正確な経費精算ができるという技術が整ったからともいえます。

領収書の電子保存に対する法的措置

そして、もう一つ忘れてならないのは、法律面の後押しです。
1998年に施行された電子帳簿保存法により、国税関係書類の電子データ保存が認められました。

紙での保存義務があった帳票が電子的に保存できるようになり、ペーパーレス化が進みました。

さらに2005年のe文書法により、民間事業者の紙文書も電子データ保存が容認されたことで、電子帳簿保存法がさらに改正されます。

受領した税務書類をスキャナで読み取り、PDFやJPEGなどの画像データとして保存するスキャナ保存と呼ばれるものが一部を除いて認められるなど大きく要件が緩和されました。

2016年の電子帳簿保存法改正

しかし、スキャナ保存の導入はそれほど進みませんでした。

それは、利用できるスキャナがかなり限定されている、または金額基準があるなど、要件がまだまだ厳しかったためです。

ところが、2016年の法改正で大幅に規制緩和が進みます。
スキャナについて「原稿台と一体型に限る」という要件が廃止されたため、スマホのカメラも利用可能となり、金額規定の上限も撤廃されました。

つまり、領収書やレシートなどをスマホで撮影し、しかるべきプロセスを踏むと原本廃棄も可能となるため、経費精算システム導入の追い風となっています。
  
改正に伴う注意点
もちろん現状でも、遵守すべきルールは存在します。

領収書や請求書などは、受領後3日以内のタイムスタンプが必要であり、また保存されたデータは税理士の定期的なチェックを受ける体制が必要です。
最低でも年1回の定期検査が求められ、その検査が終了して初めて原本廃棄が認められます。

帳票についてや電子化、それに伴う注意などについては以下の記事で詳しく解説しているのでぜひご覧ください。

帳票とは | 種類と目的・サービスの選び方も徹底解説 | ボクシルマガジン
帳簿と伝票を作成する目的と役割はなんでしょうか?それぞれの定義と種類を帳票類の電子化が加速する理由、メリットやデメ...

スマホの経費精算で4つのメリットが

こうして、スマホによる経費精算システム導入が現実的な時代となりました。
企業にとっては大きな前進であり、さまざまな立場で実際に多くのメリットをもたらしています。

具体的にどんなメリットがあるのかみていきましょう。

ムダな残業が減る

システム未導入の場合、営業マンは経費精算をまとめて行うことが多いです。

そして、通常の営業時間ではなく時間外に行うことが多いため、自然と残業代が増えていました。
また月末などに集中するため、経理担当者の残業も増えてしまいます。

しかし、スマホによる経費精算を活用すると申請自体が楽であることからムダな残業が減り、企業として健全な状態を保てます

交通費申請がその場でできる

これまでは、自分のデスクでしか行えなかった申請作業が場所を問わず可能となります。
出張先や外出中のスキマ時間を活用することも可能であり、以前だと相当前のスケジュールを思い出して時間を要していた作業が短時間で完結します。

締め切りを守られる確率がグッとあがる

いつでもどこでも、スマホで経費精算できるようになれば、承認依頼などが月末に集中するような事態を避けられます。

それぞれの会社で、1か月ルールなど独自の締め切りを決めていることが多いですが、その期限を守られる確率が格段にあがります。

不正チェックの効率アップ

手作業の場合、承認、管理する側の負担も大きいため、不慮のミスに加えて不正を見逃しかねません。

しかし、そもそもスマホのカメラを利用するなど、また最近多くなってきている交通系ICカード連携などで不正機会を減らす環境構築が可能です。

申請がばらけることによって、チェック体制もより強固なものとなります。

経費精算とICカードの連携に対応した経費精算ツールまとめ | メリット解説 | ボクシルマガジン
交通費を中心とした経費精算について、ICカード連携に対応したツールを導入する企業が増えています。ICカードから履歴...

スマホで経費精算システムを使う方法 〜DLから承認方法まで〜

それでは実際に、スマホ経費精算システムを導入する手順を説明していきます。
マネーフォワードが提供している「MFクラウド経費」を例にとって、画面を確認しながら説明します。

アプリのダウンロードとログイン、口座やカード登録

まずは、スマホにアプリをダウンロードします。iPhoneの場合App Storeから、Android端末の場合はGoogle Playから「MFクラウド経費」で検索してダウンロード、インストールしてください。

ログイン方法新規で登録する場合は、新規登録を押して登録します。
招待メールを受け取っている場合は、そのメールに記載されている仮パスワードを入力してログイン後、初回実行時にパスワードを変更します。

「グーグル+」、「Yahoo!」、「Facebook」などの他IDからのログインも可能となっています。

口座・カード登録事前準備として[MFクラウド経費](https://boxil.jp/service/1003/)で利用する銀行口座、クレジットカードなどの連係情報を入力します。
ホーム画面左上の「≡」から「口座・カード」をタップして、登録画面へいきます。およそ3,500以上網羅されているため、ほぼすべての口座・カードに対応しています。

経費登録・申請・承認方法

経費登録方法ホーム画面の左上の「≡」の「経費」もしくは「登録」をタップして経費登録を行います。

ここでは一例としてカメラによる領収書撮影のスクリーンショットを載せています。

撮影後、OCRによる領収書自動解析機能、別途有償のオペレーター入力モードなども準備されています。その他、よく利用する情報を口座・カード情報に記録しておくこと、ICカード情報から交通費データの抽出、車の走行距離からガソリン代の計算なども可能です。


経費の申請方法ホーム画面左上の「≡」から「申請」タップします。下書きから申請対象をタップして表示させ、あらかじめ承認者ルートに設定されている承認者向けに申請します。この際、承認者に対してメッセージを残せる仕様となっています。

経費の承認方法ホーム画面の左上の「≡」の「承認」をタップすると、自分が承認可能な申請が表示されます。明細を確認し、必要に応じて申請者へコメントを返すことも可能です。確認が終われば、承認もしくは差し戻しをタップして終了です。

スマホ対応の経費精算システムはこれ!

Concur Expense(コンカーエクスペンス)

  • BIを使った経費管理で経営に直結した間接費管理
  • 電子帳簿保存法に対応 日本でも他社にない事例あり
  • 2017年多くの中堅中小企業が採用/導入を決定

Concur Expenseは、出張・経費精算に関わる業務負荷や管理コストの大幅削減、従業員の生産性向上、不正経費の防止を実現します。ICカード履歴情報から交通費申請データ作成できたり、150種類のレポートで経費の見える化を実現したりするなど、世界5,200万人が利用し、多言語、多通貨にも対応した世界標準の経費精算クラウドサービスです。

プラン名 初期費用 固定利用料 1ユーザー料金 無料お試し期間 備考
Concur Expense Standard 0円 月30,000円〜 - - -
Concur Expense Professional 要問い合わせ 要問い合わせ - - -

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楽楽精算


  • ICカード、クレジットカード連携で効率化
  • 申請から承認までのプロセスで省力化を実現
  • 累計導入社数No.1の実績

ラクスが提供する交通費・経費精算システムの楽楽精算は、経費精算業務における一連のプロセスをすべて電子化し、一元管理できるクラウド型システムです。ICカードをリーダーにかざすだけで履歴を読み取り、申請データとして利用することが可能です。

プラン名 初期費用 固定利用料 1ユーザー料金 無料お試し期間 備考
基本プラン 100,000円〜 月30,000円〜 - あり 利用人数により月額費用は変動

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MFクラウド経費

  • スマホ撮影した領収書データを自動読取
  • 手書き領収書もオペレーターが入力代行可
  • 経費精算ソフトで最初に電子帳簿保存法に対応

使い方説明で取り上げた、マネーフォワードが運営するMFクラウド経費は、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムです。スマホで撮影した領収書を自動データ化し、タイムスタンプを付与します。スマホで作業が完結するため、エクセル作業の大幅な削減効果が期待できます。

プラン名 初期費用 固定利用料 1ユーザー料金 無料お試し期間 備考
チームプラン なし なし 月500円(税抜) 1か月 -
コーポレートプラン なし なし 月700円(税抜) 1か月 -
エンタープライズプラン なし なし 月900円(税抜) 1か月 10名以下の場合でも最低9,000円

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J’s NAVI NEO

  • JTBグループの強みを活かした出張管理で業務効率化とコスト削減を実現
  • ICカード連携やコーポレートカード連携で交通費や一般経費の精算もカンタン効率化
  • 出張者、経理部門、企業管理部門、それぞれのお悩み解決をサポート

J’s NAVI NEOは、JTBの出張・経費管理ソリューションです。オンライン出張手配と出張管理ワークフローが一体となっており、国内や海外の出張申請やチケット手配、精算、支払、さらに近隣交通費や交際費などの毎日の経費管理の申請や精算も可能です。分散した情報の一元管理で、出張・経費の実態を可視化し、旅費・経費の削減、出張業務・経費管理業務の効率化や利便性向上を実現します。

プラン名 初期費用 固定利用料 1ユーザー料金 無料お試し期間 備考
基本プラン 100,000円〜 月額20,000円〜 - - 詳細はお問い合わせください

Staple

  • スマホ撮影した領収書データを保存、添付可能
  • スマホですべての経費申請作業が完了
  • PC、タブレットなどマルチデバイス対応
プラン名 初期費用 固定利用料 1ユーザー料金 無料お試し期間 備考
月額プラン(法人) - - 月600円(税抜き) 30日 -
年額プラン(法人) - - 年6,000円(税抜き) 30日 -

クラウドキャストが、販売、運営するStapleは、スマホでシンプルに経費精算できるサービスです。スマホだけで面倒な経費申請処理が完結し、さまざまな会計ソフトに対応することで、データの二次利用も容易に行えます。マルチデバイス対応でもあり、中小企業中心に多くの導入事例を持っています。

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Streamed

  • スマホ用アプリで領収書を自動データ化
  • 駅すぱあと連携で容易に交通費計算
  • フリープランから、有料プランにアップグレード可

クラビスが運営しているStreamedは、スマホだけで煩雑な経費精算処理の時間を短縮させるサービスです。手書きの領収書もオペレーターが代行入力することで、1営業日でデータ化します。また仕訳データとして利用するために、多くの会計ソフトとの連携も可能です。

プラン名 初期費用 固定利用料 1ユーザー料金 無料お試し期間 備考
個人事業主 フリープラン - - - - 初回10仕分け分
毎月5枚まで無料
個人事業主 プロプラン・ライト - 300円(月額) - - 毎月5枚以降は1枚あたり30円
個人事業主 プロプラン - 1,950円(月額) - - 毎月100枚以降は1枚あたり20円
一般企業プラン 要問い合わせ 要問い合わせ 要問い合わせ 30仕分け分無料 -
会計事務所プラン 要問い合わせ 要問い合わせ 要問い合わせ - -

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ハイ!経費

  • ICカードをかざすだけで交通費データ作成
  • 各種会計ソフトとの連携も可能
  • 低コストで簡単導入を実現

オフィス24が提供するハイ!経費は、ICカードを有効活用することで経費精算コストを大幅に削減させるクラウド型システムです。低コストで簡易に導入でき、高いサービス利用継続率を維持しています。

プラン名 初期費用 固定利用料 1ユーザー料金 無料お試し期間 備考
通常 1,000円(1アカウントあたり) - 月300円 - 途中からアカウントを追加する場合
1ユーザー1,000円

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注目の経費精算システム、サービス資料まとめ

【厳選】おすすめ経費精算システムをまとめてチェック!
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経費精算システムの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。従業員の領収書電子化、交通費のICカードからの読み取りなど、従業員の経費精算のスピード向上のために導入される経費精算システムの比較にお役立てください。サービス比較はこちら

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スマホ経費精算アプリの今後の課題

これまで、スマホによる経費精算のメリットが大きいこと、そして現状発表されている各種サービスを紹介してきましたが、今後の課題がないわけではありません。

スキャニングの精度

まず、現在のスキャニングの精度が完璧ではないことが挙げられます。

領収書が統一されていないことや手書きも多いことから、自動認識には限界があります。
そうした状況のため、途中紹介しました「MFクラウド経費」アプリにおいても、領収書の写真からオペレーターによる手入力をサービス化しています。

法律の緩和

そして法律面においても改正の余地がまだまだあります。
スマホ経費精算の追い風となっていることは確かですが、書類のスキャナ後のタイムスタンプが、受領翌日から3日以内という制限は現実的の運用には多少の無理があります。

しかし、今後多くの企業における導入促進のために、さらなる法改正が進められるといわれています。

スマホを活用して経費精算のムダをなくそう! 

スマホが普及していない一昔前、経費精算は手作業ベースが多く、煩雑で時間がかかるものでした。

しかし、スマホ一人一台の世界が到来し、クラウドサービスの登場、そして法改正などが行われて状況は一変しました。

スマホとアプリをあわせて活用することで、ムダな作業が減り、いつでもどこでも経費精算できる便利な時代となっています。
今後も法の整備とともに、さらに導入しやすくなることが予想されるだけに、今は検討の瞬間かもしれません。

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