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2017-10-12

領収書の正しい書き方 | 日付・金額・宛名・収入印紙・割印の注意点まで

正しい領収書の書き方と、収入印紙の取り扱い方をきちんと理解しないと経費として認められません。日付や金額、宛名、但し書き、収入印紙、割印などわからなくなりがちな項目をすべてピックアップしました。※初回公開:2017/07/19
経費精算システム
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領収書の正しい書き方を知っている人って意外と少ないかもしれません。社会人になると途端に触れる機会が増える領収書。書き方が正確でないと金銭トラブルに発展してしまうなんてことも…。そこで今回は、領収書の書き方や収入印紙の取り扱い方について説明します。

領収書とは

領収書とは、「金銭を確実に支払われた」という証明するためのものです。領収書があることにより、代金の支払いが完了したことを証明できるので、「重複して支払いを請求される」という事態を防止します。

代金を支払う側が損をしないためにも、金銭取引の際には"必ず"代金を領収書の発行を忘れずにしてもらいましょう。会社における領収書とは、金銭の支払い証明するものになるため、経費精算をする場合には保管しておく必要があります。

1. 領収書の書き方

領収書の書き方について解説していきます。領収書をエクセルで作成したい方はこちらで作成方法やテンプレートについて紹介しているのでぜひご覧ください。

領収書作成テンプレート無料16選 | 書き方・ポイント・注意点・収入印紙の扱い【ひな形】 | ボクシルマガジン
経費精算にも重要な役割を果たす領収書。正確でスマートな領収書作成、発行に活用できる領収書無料テンプレート/ひな形を...

日付

領収書に日付が記載されていないと、いつお金の支払いが行われたかわからないので領収書として有効になりません。そのため、実際に支払われた日にち、つまり金銭の移動を行った日付を記入する必要があります。もし支払いが銀行振込を通して行われた場合には、入金した日付を記入します。

金額

金額は、後から加筆できないようにするために記載時にやらなければいけないルールがあります。事前に不正ができないように対策をすることがポイントになります。記載に関するルールは以下の通りです。

  • 金100,000也
  • ¥100,000※
  • ¥100,000ー

数字の前後に「記号」を書くことによって、数字を付け加えたり、桁を増やす不正を防止することができます。数字同士の間はできるだけ空けないように気をつけ、3桁ごとにカンマを入れるのも忘れないようしっかりチェックしましょう。そうすることで簡単に金額を増やせなくなります。

但し書き

領収書は「いくら支払ったのか?」だけではなく「何に対する支払いなのか?」を明記することが必要です。この「何に対する支払いなのか」が特定できないような場合には、きちんとした領収書として扱われない…という場合もあるので注意しましょう。よく使われがちな「お品代として」という但し書きは認可されない場合もあるので、支払いの対象をしっかりと記載しましょう。

宛名

宛名も、必ず正式名称を記載しなくてはなりません。会社を宛名として記載する場合には「マエカブ」や「アトカブ」の記載がしっかりとされているかも注意しましょう。これらは会社名の前後のどちらに「株式会社」と付けるのかということを示しています。

また、株式会社の省略系である(株)の表記方法は領収書においては避けることが好ましいです。毎回会社名を記載してもらうのが手間だからと「上様」としてもらうことがあると思いますが、経費として認めてもらえないこともありうるので、普段から正式名称で書いてもらうように気を付けましょう。

収入印紙

平成26年4月1日以降、受取金額が5万円未満のものについては非課税、5万円以上の場合は収入印紙が必要になりました。収入印紙については耳にしたことがあると思いますが、この収入印紙を貼らないと「収入印紙税の脱税」になってしまいます。5万円を上回る領収書を発行する際には収入印紙を貼り忘れないよう確認しましょう。万が一貼り忘れてしまった場合には、額面の金額の3倍を過怠税として納めなければならない可能性があるので気をつけましょう。

発行者

領収書の発行者である企業(氏名)の正式名称と住所や電話番号などの必要情報を明記、認印を押します。トラブルがあった際にすぐに確認の連絡がつくよう、住所と電話番号も一緒に記入するようにしましょう。これについては、手書き・社判のどちらでも構いません。

2. 収入印紙って?

収入印紙とは、印紙税を納めるためのもので、文書に貼り付けることによって納税ができます。消費税などは買い物のタイミングで一緒に支払いますが、収入印紙の場合には課税文書に張り付けなくてはいけません。 収入印紙はコンビニなどで購入できますが、「郵便切手」とは異なるものなので間違えないようにしましょう。

収入印紙が必要となる金額

前述のように、すべての領収書に対して収入印紙が必要なわけではありません。5万円以下であれば非課税文書として扱われるため、収入印紙は必要ありませんが、領収書の記載金額が5万円以上の場合には、収入印紙が必要となります。

領収書に必要な収入印紙の金額は以下の通りです。

  • 5万円以上100万円以下なら200円
  • 100万円を超え200万円以下なら400円
  • 200万円を超え300万円以下なら600円
  • 300万円を超え500万円以下なら1,000円
  • 500万円を超え1,000万円以下なら2,000円
  • 1,000万円を超え2,000万円以下なら4,000円
  • 5,000万円を超え1億円以下なら6万円
  • 1億円を超え5億円以下なら10万円
  • 5億円を超え10億円以下なら20万円
  • 10億円を超え50億円以下なら40万円
  • 50億円を超えるものなら60万円
  • 受取金額の記載のないものなら200円
  • 営業に関しないものなら非課税

収入印紙の割印

収入印紙を貼り付ける際に忘れてはいけないのが割印です。別名消印とも言います。割印は、印紙と領主書にどちらもかかるように押す必要があります。この割印は、社判でも担当者の認印でも可能ですが、署名をする場合には、斜線や「印」と書くだけでは効力がないので注意が必要です。

署名の際には、判を押すとき同様に印紙と領主書にどちらもかかるように署名することがポイントです。いずれにせよ、割印は再利用されることを防ぐために行うため、役割を果たしていれば特に問題ありません。

割印についてはこちらの記事でも紹介しています。詳しく知りたい方はこちらからどうぞ。

割印とは | 契印との違いや位置と押し方・印鑑・契約書としての法的効力【Q&A集】 | ボクシルマガジン
契約書に押す「割印(割り印)」の意味、間違えやすい「契印」との違いや位置(場所)と押し方、目的、契約上の正しいマナ...

受領金額の内訳の記載をしないと二重課税に

税抜5万円未満、税込5万円以上の場合には収入印紙がいりません。しかし、内訳が記載されていないと収入印紙を貼るかどうかの判断や、収入印紙の額が変わることがあります。たとえば、税抜価格が5万円以下の場合には税込価格は5万円を超えますが、内訳の書き方によって印紙は必要ないので200円の節税ができます。しかし、内訳の記載がなく、税込5万円を超える金額しかない場合には、その金額によって印紙税の有無が判断されるため、消費税と印紙税の二重課税になってしまいます。そのため、使用している領収書に記載の場所がなくても、二重課税にならないように内訳を記載する習慣をつけましょう。

クレジットカード決済での収入印紙は?

クレジットカード決済の領収書は5万円以上の金額であっても、収入印紙を貼る必要はありません。印紙税法では、「金銭の受領を目的で作成される場合に必要」と定められています。クレジットカードでの決済は信用取引であって、金銭の受領が行われないため必要ないとされています。

しかし、クレジットカード利用の場合でもその旨を記載しておかなければいけません。これに関しては、知らないスタッフも多い可能性があるため、領収書を扱うスタッフへの周知が必要となります。

大きなミスをする前に確認を

ビジネスマンであれば、誰でも理解しておかなければいけないお金のやり取りですが、普段何気なく領収書を貰っていて意外とあいまいなままにしている人もいるのではないでしょうか。お金を扱う大切なことだからこそ、大きなミスをしてしまう前に正しい領収書の書き方、収入印紙の取扱いについて把握しておきましょう。

領収書や請求書の管理発行役立つサービス

見積書、領収書、請求書などの作成や管理方法はつい昔からの方法をそのまま引き継ぎ、業務を行っている企業も少なくありません。Excelでの作業では、工数もかかり人的ミスも発生する可能性があります。

最近は請求書から領収書、見積書や納品書などへの変換が自動で行えたり、売上管理や入金管理も行えたりするサービスが多く、打ち込みミスの防止や作業効率の向上につながるというメリットがあります。また、見積書・請求書の保管や管理がしやすくなります。

複数人での作業に適しており、承認業務も効率的に行うことができます。請求書の郵送代行やメール送付も行ってくれるサービスもあります。

以下記事にて無料・有料のサービスをご紹介してますので、是非ご覧ください!

請求書・見積書発行はクラウドで!ソフト・システムを比較 無料あり | ボクシルマガジン
見積書・請求書発行のクラウドソフト・システムとは見積書・請求書の作成や管理をエクセルやパッケージソフトで行っていま...

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