経費精算システムの導入事例｜抱えていた課題と導入後の効果まとめ

経費精算システムとは

経費精算システムとは、経費精算に必要な申請書の作成から承認、会計ソフトへの仕訳入力までを効率的に行うためのシステムです。導入することで、ICカードの読み取りや乗換案内アプリとの連携により、交通費精算や出張費精算などの経費を迅速に申請できるようになり、経理担当の業務を削減できます。

この記事では、経費精算システムの導入事例を、企業が導入した背景と抱えていた課題、その後の効果について業界別に紹介します。経費精算システムを導入する際の参考にしてください。

経費精算システムの機能の詳細・メリット・選び方について詳しく知りたい方は、ぜひ次の記事も参考にしてください。

経費精算システム導入事例【小売・流通】

小売業界T社の導入事例

T社はチルドデザート事業・土産事業を行っています。

会社情報	内容
従業員人数	201〜300人
所在地	兵庫県
設立年数	51年以上

※2023年4月時点の数値

抱えていた課題

課題1.経費精算の申請が手間

T社が経費精算システムの導入に至った理由は、利用していた会計システムでの経費精算に手間がかかっていたためです。

精算する従業員がみずから勘定科目を判断して、手入力する必要がありました。さらに社内でしか申請および承認ができず、営業担当者には無駄の多いシステムでした。

課題2.経理担当者の作業時間が膨大

T社が導入に至ったもう1つの理由は、経理の運用面にて課題があったためです。

経費申請には手入力を含む申請があり、経理担当者の細かいチェックが必要でした。とくに月末月初には多くの申請について確認や修正をするため、経理担当者は多大な時間を費やしていました。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

経費精算システムの導入後の効果

効果1.経費精算の申請が楽に

楽楽精算を導入することにより、手間のかかっていた項目を効率化でき、とくに交通費精算が楽になりました。

時間や場所を選ばずに申請できるようになったので、経費精算のための帰社が不要に。テレワークへ移行した際の経費精算も証憑をPDF化して申請することで、ペーパーレス化を実現できました。

効果2.経理担当者の工数の削減

楽楽精算を導入することにより、交通系ICカードやクレジットカードとのシステム連携で正確な情報を使って申請ができるようになりました。

そのため、ミスの多かった現金の出納が廃止となり、確認にかかっていた経理担当者の工数が大きく削減できました。

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経費精算システム導入事例【輸送・交通・物流・倉庫】

交通業界W社の導入事例

W社は移動・観光eコマースの開発・運営を行っています。

会社情報	内容
従業員人数	501〜1,000人
所在地	大阪府
設立年数	11～20年

※2023年4月時点の数値

抱えていた課題

課題1.経費精算の非効率

W社が経費精算システムの導入に踏み切ったのは、経費精算のフローが非効率だったためです。

申請者がExcelにて作成した書類は、経理担当者へ届くまでに承認者の押印が必要のため、手間と時間がかかっていました。さらに、承認者が不在の際は精算が滞っていました。

課題2.多数の個別対応が経理担当の精神的負担に

経費精算システムの導入以前は、未承認伝票や未精算伝票がある場合に、経理担当が一人ひとり個別で対応していました。かかわる人数が多いため業務が滞る負担に加えて、個別に連絡して差し戻す作業は経理担当者の精神的負担になっていました。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

経費精算システムの導入後の効果

効果1.経理処理の時間と人員の削減

実際に楽楽精算を導入することにより、経理担当者の工数が2日から1日に半減し、2人体制から1人体制へ変更になりました。また、書類に不備があった際はシステム上での差し戻しが可能になりました。

金額の証憑を付けられるファイル添付の機能により、緊急事態宣言中の在宅業務でも業務が滞らずスムーズに経費精算および支払依頼の処理ができ、楽楽精算の効果を実感しています。

効果2.コミュニケーションがスムーズに

申請や承認の催促メールを一括連絡できる機能により、該当する申請者や承認者へ即時に連絡できるようになりました。

直接コミュニケーションをとりづらいテレワーク対応でも、経理担当者の精神的負担が軽減されています。

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経費精算システム導入事例【不動産・建設】

不動産業界A社の導入事例

A社は商業施設の開発・管理・運営を行っています。

会社情報	内容
従業員人数	1,001人以上
所在地	千葉県
設立年数	51年以上

※2023年4月時点の数値

抱えていた課題

課題1.経費精算する従業員の手間

A社が経費精算システムの導入に至った理由は、経費精算する従業員の手間が大きかったためです。

精算する従業員みずから勘定項目を選択しなければならず、交通費を精算する際には区間ごとに駅名を手入力する必要がありました。

課題2.経理部の負担が大きい

経理部に届く申請書は勘定項目の間違いや文字の入力ミスが多く、訂正依頼を都度連絡する必要がありました。

月末は申請が多くなりがちなため、月次締め作業と重なり経理部の負担が増えていました。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

経費精算システムの導入後の効果

効果1.経費精算の手間が削減

駅すぱあと旅費交通費精算Webを導入したことにより、外出の多い従業員でも社用携帯1つで申請が可能になり、経費精算の手間が削減しました。

とくに、申請頻度の高い「旅費交通費」に特化したシステムを導入したことにより、勘定科目の選択で困ることがなくなりました。

効果2.経理部の月末の仕事量が削減

「旅費交通費」に関して勘定項目の間違いが解消されました。従業員各自が社用携帯で都度申請できるようになったため、月末にまとめて申請することが減少。その結果、経理部の月末の業務量が削減されました。

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経費精算システム導入事例【小売・流通・商社】

小売業界M社の導入事例

M社はコーヒー関連器具の卸売を行っています。

会社情報	内容
従業員人数	51～100人
所在地	東京都
設立年数	11～20年

※2023年4月時点の数値

抱えていた課題

課題1.紙運用による業務負担

M社が経費精算システムの導入に至った理由は、紙運用による業務負担が課題だったためです。

導入前は、申請者が用紙に記入して上司の承認印をもらい、経理に提出する方式のため、申請者や上司、経理担当それぞれの手間に加えて、用紙を管理する負担があり非合理的でした。

課題2.経費精算の提出遅れ

交通費や経費精算の記入に負担がかかるため、数か月分をまとめて申請したり、申請を面倒に感じて会社が負担すべき費用を申請しない従業員がいたりしました。

そのため、決算開示に影響を及ぼす経費精算の提出遅れが課題でした。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

経費精算システムの導入後の効果

効果1.電子申請による業務負担の大幅削減

楽楽精算の導入により、電子申請が可能になりました。

申請者は紙への記入がなくなったうえ、経理担当者は帳票の保存コストがなくなり紙運用による負担が軽減されました。

効果2.経費精算のスピード化と帳票の可視化

パソコン入力で経費精算が可能になったことにより、従業員が以前と比べて積極的に申請するようになりました。

そのため、パソコン上での申請データの管理と申請しない従業員の管理が可能になり、決算作業も滞りなく進むようになりました。

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経費精算システム導入時によくある失敗例

経費精算システム選定で重要なのは自社にあったサービスを導入することです。たとえシェア率が高かったとしても自社に合うとは限りません。経費精算システムの導入でよくある失敗例をまとめたので、確認して導入時の参考にしてみてください。

失敗例1：システムの利用シーンを想定していなかった

たとえば、営業で外回りの多い方が利用する場合、外出先でも活用できるクラウドサービスやスマートフォンから利用できるアプリ搭載の経費精算システムを選ぶのがおすすめです。

必要な機能や導入コスト以外に、利用する従業員がどういった場所や場面で利用するのかもサービス選定の検討材料にしておきましょう。

導入ユーザーの体験談

自社の業種とは違う人の意見をそのまま受け取らずに、他サービスも検討すればよかったです。

次回はコストよりもサービス内容を重視し、ソフトの仕様にあわせるのではなく実際の仕事に合うサービスを検討しようと思います。

失敗例2：承認ワークフローを確認しなかった

経費精算システムの場合、申請者と承認者両方の視点で選ぶことが重要です。

異動や役職変更の対応に手間がかかるケースがあるので、導入検討時に承認者の変更および追加する流れを確認しておきましょう。

導入ユーザーの体験談

部門や部署、役職が頻繁に統廃合、新設される傾向があり、他社よりも組織や人が変わりやすい組織であることを考慮していませんでした。

トライアルの際にさまざまな異動や変更のケースについて、検証を行って効率的な方法を確認すべきでした。

失敗例3：クレジットカードや取引銀行の対応を確認しなかった

経理業務を効率化するにあたって、社内システムや決済システムとの連携方法の確認は不可欠です。たとえば、クレジットカードや取引銀行が導入したシステムに対応していなかった場合、データを手作業で対応フォーマットに合わせる業務が発生してしまいます。

サービスの使い勝手だけでなく、各連携システムとうまく連携できるのかも確認しておきましょう。

導入ユーザーの体験談

使用している銀行口座やクレジットカードのうち、導入サービスの自動取り込みに対応していないものがありました。

結果として、手作業でCSVをアップロードする業務が発生しています。

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導入事例を参考に最適な経費精算システムを導入しよう

経費精算システムの導入事例とよくある失敗例を紹介しました。経費精算システムは、生産性向上や経理業務の削減、テレワーク対応など多くのメリットがあるシステムです。導入事例を参考に、経費精算システムを比較検討して、自社に最適なシステムを導入しましょう。

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