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出張申請書の書き方・必須項目・注意点は? 無料テンプレートあり

最終更新日時:
記事の情報は2020-09-18時点のものです。
出張申請書を書く時に必要な項目や注意点をご存知ですか?そもそも出張申請書っていつ書かなければならないの?そんな疑問にお答えします。また、エクセルで必要箇所をちょっと入力するだけであっという間に出張申請書が完成する無料のテンプレートもご用意しました。

出張の必須アイテム!出張申請書の無料テンプレート

出張することになったら、ただそのまま出張に行けばいいというわけではありません。そこで必要になってくるのが出張申請書です。

本記事ではボクシルが作成した出張申請書のテンプレート(ひな形)をご紹介します。エクセルで簡単に使える、様々なデザインの出張申請書のフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

また、初めての方でも安心して出張申請書を発行できるように、出張申請書に最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目もご紹介します。

その他出張に関する内容は以下の記事も参考にしてみてください。

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出張申請書以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

【無料】エクセルで使える出張申請書テンプレート

ボクシルでは、エクセルで必要な箇所を記入するだけで簡単に出張申請書が発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。

5色×2種類のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロードして、以下の記事を参考に出張申請書を発行してくださいね。

出張申請書テンプレート【ヨコ _ レイヤー】ブラック

基本的な出張申請書のテンプレートです。行動予定や内訳の記入欄が大きいので使いやすくなっております。


その他の色のダウンロードはこちらから。

出張申請書テンプレート【タテ _ レイヤー】オリーブ

縦方向のもの出張申請書テンプレートです。お好みで使い分けてください。

その他の色のダウンロードはこちらから。

ボクシルでは、他にもたくさんのテンプレートをご用意しています。
他のテンプレートをご覧になりたい方は以下をご覧ください。

出張申請書の豆知識

出張申請書の書き方と必要な項目

出張が多い営業マンにとっては出張申請書は書くことが多い書類となります。
出張の行程によって経費管理申請書や旅費出張費申請書、出張報告書、など書くべき種類がたくさんあります。

ですが、出張前に必ず書かなくてはならない書類が出張申請書です。
国内に出張する場合と海外に出張する場合とで様式も変わりますので注意しましょう。

出張申請書の手続きの手順

出張の申請は自分から申請する場合と上司から出張命令がある場合とがあり、どちらにしても出張申請書が必要になります。

出張申請書を出し忘れると勤怠管理で欠勤扱いとなる可能性もありますので出張が決まればできるだけ早く申請するようにしましょう。

1.出張命令票

出張が決まると出張者本人が出張命令票の必要カ所に出張目的や行程などを記入します。問題がなければ上司から承認がおりますので、旅券や新幹線チケットを発行してくれる企業であれば発行してもらいましょう。

2.出張旅費仮受け金の申請と受け取り

出張の内容次第では旅費の前払いを行ってくれる企業があります。現地に到着してから現金が必要な場合、接待で贈答品が必要な場合、多額の旅費が発生する場合などです。お金が絡んでくることは処理に時間がかかりますのでできるだけ早く申請し、仮受け金を受け取りましょう。

3.出張申請書を提出

出張命令票が発行され、仮受け金を受け取ったら出張申請書を提出します。
基本的に人事課への提出になりますが企業によっては経理課への提出もあります。この申請をすることで勤怠管理上でも出張扱いで処理することができるようになります。

4.実際に出張する

出張申請書が受理されたら実際に出張することになります。会社に戻った時に旅費の精算がありますので、領収書は全て大切に保管しましょう。また、会社には出張中の連絡先や出張の行程も連絡しておきましょう。

5.出張旅費精算

出張から戻ったらまずは出張旅費の精算をします。出張先で宿泊した宿泊費、交通費の他、手土産代や贈答品代、接待費用など出張旅費の規定に従って出張旅費の精算をします。

6.出張報告書

最後に会社規定の出張報告書を作成して出張が終わります。今後の課題や訪問した場所、出張の目的などを記入し上司の承認を得ます。

出張申請書に必要な項目と書き方

出張申請書に必要な項目

出張申請書は会社規定のフォーマットになりますのでそれぞれの企業で違ってきますが、大まかな内容はほとんど同じです。書くべき項目としては

  • 出張申請書というタイトル(表題)
  • 申請する年月日
  • 申請者の所属部署と氏名
  • 出張先や出張する目的
  • 出張する期間(年月日)
  • 出張の際に滞在する宿泊先
  • 出張中の連絡先
  • 出張の日程と出張にかかる費用
  • 日当費用
  • 同行者が有るのか無いのか
  • 出張先でどのような業務内容を行うのか
  • 上司の承認欄

となります。

出張申請書の書き方

出張申請書を書く時は事前に宿泊する場所や日程に合わせてどう移動するのか、また移動にかかる費用などを調べておく必要があります。

出張申請書には出張の内容を具体的に記入する必要がありますので間違いがないように正確に記入しましょう。

間違いがあり手直しをしているとどんどん時間がなくなってしまいますので、早めに申請書を提出しましょう。

出張申請書の保存期間は3年

出張申請書は法定保存文書となりますので保管の目安は3年となります。
保存方法は紙での保管でもデータ化したディスクでもかまいませんが、紙での保管はかさばりますし、資源の有効活用をするためにもデータ保存が良いでしょう。

ワードで出張申請書が作成できる無料テンプレート!のまとめ

領収書の有無や金額の入力など気をつける箇所が多いので、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

出張申請書を発行できるクラウドサービスについては以下の記事も参考にしてみてくださいね。

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また、経費精算の選び方ガイドもございますのでご覧になってみてはいかがでしょうか。

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