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出張精算書の書き方・ポイント・注意点は? 無料テンプレートあり

最終更新日時:
記事の情報は2020-09-16時点のものです。
出張時には出張申請書と同じくらい大事な出張申請書。いざ出張する時になった場合に書き方がわからない!なんて事態を避けるために、書き方のポイントや注意点を紹介。エクセルで簡単に作成可能な無料テンプレートも*5色×2種類ご用意しました。

出張精算書テンプレートで業務効率化しよう!

遠方で会議等があるとき、従業員をそこまで出張させなければいけません。そんなときに必要なのが、そう「出張精算書」です。

本記事ではボクシルが作成した出張精算書のテンプレート(ひな形)を紹介します。エクセルで簡単に使える、様々なデザインの出張精算書のフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

また、初めての方でも安心して出張精算書を発行できるように、出張精算書に最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目もご紹介します。

本記事をぜひともあなたのビジネスの効率化に役立ててください!

その他出張に関する内容は以下の記事も参考にしてみてください。

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出張精算書以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

【無料】エクセルで使える出張精算書テンプレート

ボクシルでは、エクセルで必要な箇所を記入するだけで簡単に出張精算書が発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。

5色×2種類のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロードして、以下の記事を参考に出張精算書を発行してくださいね。

出張精算書テンプレート【ヨコレイヤー】ブラック

上段が層になっている横向きのテンプレートです。一般的な出張精算書に必要な項目が揃っているので、こちらを利用することをおすすめします。

その他の色のダウンロードはこちらから。

出張精算書テンプレート【タテレイヤー】オリーブ

上段が層になっている縦向きのテンプレートです。横向きのものと項目は同じなのでお好みで使い分けてみてください。

その他の色のダウンロードはこちらから。

ボクシルでは、他にもたくさんのテンプレートをご用意しています。
他のテンプレートをご覧になりたい方は以下をご覧ください。

出張清算書に必要な項目と書き方の注意点

出張清算書は出張旅費清算書とも言われています。営業マンには出張がつきものですが、出張がおわると出張にかかった費用を精算する必要があります。

事前に出張申請書を届け出ているはずですので、その内容と照らし合わせるためにも必要な書類です。金額は実際に出張した場合と事前に想定して申請する出張申請書に書いた金額とでは違っていても問題ありません。

出張清算書は実際に出張にかかった交通費や宿泊費、接待費用やお土産代などの精算を行うための書類です。

では、出張清算書を書く時に必要な項目と書き方の注意点についてご説明していきましょう。

これに関連して旅費交通費についてはこちらの記事をご覧ください。

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出張清算書に必要な項目と書く時の注意点

出張清算書に必要な項目

これは、会社側が用意したフォーマットに記載があるかが問題になりますが、出張清算書には必ず必要な項目というものがあります。

この項目がなければ目的や実際の金額などを調べることもできませんし、申請しても経費として通らない可能性がありますので企業側も注意が必要です。

出張清算書に必要な項目は

  • 出張清算書、もしくは出張旅費清算書のタイトル
  • 申請した日付
  • 申請者の所属部署と指名
  • 印鑑が必要な場合あり
  • 出張旅程
  • 出張の期間
  • 出張先で利用した交通費と交通機関
  • 宿泊費
  • 通信費
  • 雑費
  • 所属部の課長・部長・経理などの承認欄

などが必要になります。

フォーマットは企業によって違いますが、これらの項目が必要となります。
出張旅程と日付については、さらに細かく分類されている場合もありますので、企業が用意してくれているフォーマットに従い記入しましょう。

出張清算書を書く時の注意点

領収書を必ずとっておく

出張精算書を書くにあたって必ず必要になるのが領収書です。交通費とは違い出張精算書は領収書があることが前提です。出張先では必ず領収書を取り、清算書に一つずつ記入していきます。

金額や内容の記入は正確に

出張の場合、金額的にかなり大きくなるき事も予想されますので、金額や内容に間違いがないように慎重に記入しましょう。
もし、金額の間違いや内容に相違があった場合は承認が下りなくなります。
書き直しになるとさらに時間がかかり、費用の支払いが先延ばしになりますし、経理の都合上出張した月に精算をしてしまわないと後々面倒な処理をしなくてはならなくなりますので、間違いがないように慎重に記入するようにしましょう。

領収書がない費用に関しては証拠となるコピーがあると良い

出張先で領収書をもらうことが前提ですが、領収書をもらうことができない場合もあります。バスなどの公共機関は領収書の発行がありませんし、鉄道会社によっては電車でも領収書が出ない場合があります。

その場合はメモなどに、その公共機関を利用した日付と区間、金額を記載しておき、出張で訪れた取引先の名刺など、コピーを取れるものがあれば取っておきましょう。

出張精算書は出張申請書と合わせて作成しておこう

今はまだ出張がなくても、社会人であれば必ずと言っていいほど行くことになる出張です。その時に備えて出張申請書についてもよく理解しておきましょう!

出張精算書を発行できるクラウドサービスについては以下の記事も参考にしてみてくださいね。

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ボクシルでは経費精算書作成に役立つ経費精算のクラウドサービスを比較したり、資料を請求したりできますので気軽に覗いてみてくださいね。

また、経費精算の選び方ガイドもございますのでご覧になってみてはいかがでしょうか。

経費精算のクラウドサービスについて気になった方はこちらから資料ダウンロード!

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