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出張精算書の無料テンプレート | 書き方・注意点

最終更新日:(記事の情報は現在から196日前のものです)
出張時には出張申請書と同じくらい大事な出張申請書。いざ出張する時になった場合に書き方がわからないといった事態を避けるために、書き方のポイントや注意点を紹介。Excelで簡単に作成可能な無料テンプレートも*5色×2種類を用意しました。

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遠方で会議があるときは、従業員をそこまで出張させなければいけません。そのようなときに必要なのが、「出張精算書」です。

本記事ではボクシルが作成した出張精算書のテンプレート(ひな形)を紹介します。Excelで簡単に使える、さまざまなデザインの出張精算書のフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひ活用してください。

また、はじめての方でも安心して出張精算書を発行できるように、出張精算書に最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目も紹介します。

その他出張に関する内容は次の記事も参考にしてみてください。

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【無料】Excelで使える出張旅費精算書(出張精算書)テンプレート

ボクシルでは、Excelで必要な箇所を記入するだけで、簡単に出張精算書が発行できる出張旅費精算書テンプレートを無料でダウンロードできます。

5色×2種類のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロードして、次の記事を参考に出張精算書を発行してください。

出張精算書テンプレート【ヨコレイヤー】ブラック

上段が層となる横向きのテンプレートです。一般的な出張精算書に必要な項目がそろっているので、こちらの利用をおすすめします。

その他の色のダウンロードはこちらから。

出張旅費精算書テンプレート【タテレイヤー】オリーブ

上段が層となる縦向きのテンプレートです。横向きのものと項目は同じなのでお好みで使い分けてみてください。

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出張旅費精算書(出張精算書)の書き方

出張清算書は、「出張旅費清算書」ともいわれています。出張から戻ると、出張にかかった費用を精算する必要があります。各社によりフォーマットが異なり、出張旅費規程にしたがって出張旅費を精算しましょう。

出張旅費精算書に必要な主な項目は、次のとおりです。

  • 出張清算書、もしくは出張旅費清算書のタイトル
  • 申請した日付
  • 申請者の所属部署と指名
  • 印鑑が必要な場合あり
  • 出張旅程
  • 出張の期間
  • 出張先で利用した交通費と交通機関
  • 宿泊費
  • 通信費
  • 雑費
  • 所属部の課長・部長・経理の承認欄

などが必要になります。

出張旅程は、自身で記載する場合とあらかじめ上司が記載している場合に分かれます。国内では電車の乗り継ぎや所要時間を書く欄があるケースもあります。電車代金は立て替えておく場合もあるため、料金もインターネットでしっかりチェックすることも必要です。

出張旅程と日付については、さらに細かく分類されている場合もあります。会社によって設定項目は異なりますが、基本的には以上のような項目を入れておくことをおすすめします。

旅費交通費については次の記事も参考にしてください。

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出張旅費精算書(出張精算書)を書く場合の注意点

出張精算書を書く場合の注意点を解説します。次のポイントを意識しておくとよいでしょう。

  • 領収書を必ず保管しておく
  • 金額や内容の記入は正確に
  • 領収書がない費用に関しては証拠となるコピーをとる

領収書を必ず保管しておく

出張精算書を書くにあたって必要になるのが領収書です。交通費とは違い出張精算書は領収書があることが前提です。出張先では必ず領収書をとり、清算書に一つずつ記入していきます。

金額や内容の記入は正確に

出張の場合、金額的にかなり大きくなるケースも予想されるので、金額や内容に間違いがないように慎重に記入しましょう。もし、金額の間違いや内容に相違があった場合は承認が下りない恐れがあります。

書き直しになるとさらに時間がかかり、費用の支払いが先延ばしになるので注意が必要です。経理の都合上、出張した月に精算を行わないと後日面倒な処理をしなくてはならなくなります。間違いがないよう慎重に記入しましょう。

領収書がない費用に関しては証拠となるコピーをとる

出張先で領収書をもらうことが前提ですが、入手できない場合もあります。バスのような公共機関は領収書の発行がなく、鉄道会社によっては電車でも領収書をもらえない場合があります。

その場合はメモに、公共機関を利用した日付と区間、金額を記載しておくのがおすすめです。出張で訪れた取引先の名刺は、コピーを取れるものがあればとっておきましょう。

出張旅費精算書は出張申請書と合わせて作成しておこう

出張旅費精算書とあわせて必要になる出張申請書は、次の記事で詳しく紹介しています。ぜひ参考にしてください。

出張申請書の無料テンプレート | 書き方・必須項目・注意点
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ボクシルでは経費精算書作成に役立つ経費精算のクラウドサービスを比較したり、資料を請求したりできるので気軽に覗いてみてください。

また、経費精算の選び方ガイドも用意しております。ぜひご活用ください。

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