BTM（ビジネストラベルマネジメント）とは | メリットや選び方

出張管理システム(BTM)には多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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BTM（Business Travel Management）とは

BTM（Business Travel Management）とは、国内外の出張や赴任などのビジネスで必要な出張関連の業務管理、およびそのためのシステムをさします。航空券の手配、ホテルの予約、タクシーの手配、パスポートの取得、旅行保険への加入など出張にかかわる多方面の作業を管理します。

従来はトラベルマネージャーが担当

1980〜2000年にかけて旅行会社の新たなビジネスモデルとしてアメリカで発展したBTMは、企業内での「トラベルマネージャー制度」を生み出すきっかけともなりました。

出張にかかわる手配を担当するトラベルマネージャーは、社内での完結が必要になったこと、すべてはアウトソーシングできないことなどが要因で誕生しています。トラベルマネージャーの役割は次のようなものがあります。

出張規程の策定

ホテルなどの宿泊料金・交通機関のグレードや手当などを出張する地域や役職ごとに上限設定し、出張規程として細かく策定していく業務です。

出張者が業務に専念できるよう、適正な判断をすると同時に、間接費である出張コストにおいて削減意識を持ちバランスの取れた内容が求められます。

旅行会社・ホテルなどの選定・交渉

旅行会社・ホテルなどの選定・交渉は従来、出張者自身や総務部などが規程の範囲内で行っていた、各種出張手配の業務です。

トラベルマネージャーの役割は、提携するサービスベンダーやホテルチェーン、航空会社などの選定や、スケールメリットによるディスカウント交渉になります。

出張の把握と指導・社内連携

出張者の申請・承認状況や出張内容・コストなどを把握し、上長や経理部との社内連携で情報共有します。また、出張中の行動把握や危機管理にも気を配るのもトラベルマネージャーの役割です。

経営層への成果報告・改善

一元管理された出張データを分析し、どのような成果が得られたのかを経営層に報告するとともに、分析結果をもとにした改善計画を策定します。具体的には、分析結果にもとづいた出張規程の見直しや、それに伴ったベンダーと協力した仕組みの改善などが挙げられるでしょう。

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日本ではトラベルマネージャーはそれほど有名ではありませんが、近年それに代替されるBTMとよばれる出張管理システムが導入され始めています。

BTMのメリット

BTMの導入によって企業が得られるメリットは主に4つあります。

コスト削減効果

出張業務が一元管理されるBTMでは出張旅費を可視化できます。そこから費用削減方法を探し出し、PDCAサイクルによる継続的な改善を実現します。まだまだ合理化への取り組みが遅れている出張旅費を見直すことで、企業全体での大きなコスト削減効果が期待できるでしょう。

業務効率化

BTMを導入すると、出張管理業務をひとつのシステムで管理できるようになり、効率的に業務を行えるようになります。BTM導入以前はトラベルマネージャーが多くの業務を担わなくてはなりませんでした。しかし、システムを使えば時間と手間を大幅に削減できます。

リスク管理

出張者自身が手配していた従来の出張では出発後の行動を把握するのは困難でした。

BTMによって旅程を一元管理し、利用状況をリアルタイムに把握することで万が一のトラブルが発生した際も安否確認ができ、対策を取りやすくなります。サービスベンダーによっては、世界各地に拠点を持っているためより安心できるでしょう。

ガバナンス強化

出張規程が存在していても、それに対する認識不足による「悪意のない違反」や「規程を悪用した不正」が発生する可能性があります。BTMでは、出張者に応じた適正なプランのみ表示する、特典付プランは除外するなどの機能がありガバナンス強化に大きな効果を発揮します。

BTMの導入がおすすめな企業

BTMの導入がおすすめの企業にはどのような特徴があるのでしょうか。主な特徴を4つ紹介します。

海外出張がある企業

海外への出張がある企業は、渡航先での交通手段や宿泊先の手配が国内以上に複雑になるため、BTMの活用が効果的です。複数の海外サービスと連携しているBTMを選ぶことで、渡航プランの最適化やコストの比較が容易になり、現地でのトラブルも減らせるでしょう。

ただし、BTMによっては国内出張のみ対応している場合もあるため、導入時には対応範囲をしっかり確認することが重要です。

出張コストを抑えたい企業

出張のたびに発生する交通費や宿泊費を少しでも抑えたいと考えている企業にとって、BTMは大きな力になります。BTMなら複数の予約ルートから最安値を自動的に探し出し、コストを最小限に抑えられるでしょう。

繁忙期や価格が高騰しがちな時期でも、割安なプランを見つけられる点は、特に魅力的といえます。

経費の内訳を正確に把握したい企業

BTMを導入すると、出張にかかった費用の明細や領収書をデータと一緒に一括管理できるようになります。

さらに、管理者は社員が今どこに出張しているか、どのくらい費用がかかっているかなどの情報もリアルタイムで確認できます。不正な利用や規定違反が起きていないかもチェックしやすくなるところも嬉しいポイントです。

社内の出張ルールを徹底したい企業

出張時の対応が社員ごとにばらつくと旅費規程とのズレが発生し、トラブルの原因になります。BTMは、社内ルールの徹底も支援してくれるツールです。

チケットや宿泊施設の予約時には、社内ルールに則った手配しかできないため、ガイドラインの違反を未然に防げます。また、申請・承認・精算といった流れもシステム上で一括管理できるため、確認や処理の手間を大幅に削減できるでしょう。

BTM選びのポイント

BTMを選ぶ際の比較ポイントについて紹介します。

予約可能な施設・交通機関の多さ

出張管理システムでは、宿泊先や移動手段の検索・比較がスムーズにできるかどうかが、使い勝手を大きく左右します。

特に、連携している予約サイトの数や、航空会社・鉄道・レンタカー会社のカバー範囲、海外での交通機関の対応状況についてチェックすることは欠かせません。

対応範囲が限られている、慣れた手段だけを使い続けている場合、結果的にコストが膨らんでいる可能性もあるでしょう。無意識の出費を防ぐためにも、幅広い選択肢が確保されているツールを選ぶことをおすすめします。

自社への適合度

出張手配を代行してくれるサービスが付いている場合は、依頼方法やサポート体制が自社に適しているかどうかも重要です。

一般的には、チャットやメール、電話といった手段で手配を依頼するケースが多いですが、急な予定変更が頻発するような企業では、当日中の手配に対応できるかどうかも確認しておくべきです。

さらに、早朝や深夜の移動が必要なケースに備えて、24時間365日対応のサポート窓口があるかどうかも見逃せません。自社の出張のスタイルに合ったサービスを選ぶことで、業務効率を高められます。

コスト抑制の管理機能

出張業務で自然にコスト削減に取り組むためには、システム自体にコスト管理の仕組みが組み込まれていることが欠かせません。

各サービスの料金を相場と比較できる機能があると、無駄な支出に気付きやすくなるほか、社内での経費データをもとにカテゴリごとに費用を分析できる機能が搭載されていると安心です。

社員一人ひとりの出張費を比較して傾向を把握する仕組みも備わっていれば、感覚に頼らず客観的な判断ができるでしょう。

操作のしやすさ

高機能なシステムであっても、使いづらければ現場では定着しません。出張管理システムには、利用者も管理者も迷わず操作できる直感的な設計が求められます。

また、社内のPCだけでなく、タブレットやスマートフォンからもアクセスできれば、出張中の移動時間や外出先でもスムーズに業務を進められるでしょう。

さらに、導入前に無料トライアルを通じて実際の使用感を確かめることも重要なポイントです。

BTMを選ぶ際の注意点

BTMを選ぶ際には、現時点での課題をもとにシステム利用者のことを考え使ってもらえるかを考慮する必要があるでしょう。

具体的な課題を洗い出す

BTMに最適なサービスベンダーを選定するためにも、まずは出張に関する具体的な課題を洗い出しておく必要があります。

たとえば、申請のフローが煩雑で承認が遅れがちである、精算が複雑で経理の締め切りに間に合わない、スケールメリットを活かしたコスト削減に課題があるなどです。

具体的なコストを試算する

課題を明確にできたら、サービスベンダーと法人契約した場合の具体的なコストを試算し、個別手配の場合との差額を把握しておくのがいいでしょう。

これによって、BTM導入時の具体的なコスト削減目標を明確にできます。導入後の改善サイクルの基準としても効果測定の基準としても、数字的な根拠が必要です。

関係者の理解を得る

BTMの導入効果を最大化するには、システム利用率を向上させていく必要があります。

そのためには、実際の出張者はもちろん、承認者である上司や経理、経営層を含めた関係者全員の理解を得る必要があるでしょう。トラベルマネージャーが企業内のコンセンサスを取り、システム利用を啓蒙していく努力が欠かせません。

BTMで出張を合理化

コスト削減は企業の命題でもあり、あらゆる努力を怠るべきではありません。しかし、単純に出張自体を削減して、ビジネスチャンスを逃すようなことがあっては本末転倒です。

BTMはこうした相反する企業の要求に応え、ビジネスに必要となる出張を快適なものとしつつも、合理的な仕組みで業務効率化し、コスト削減を実現します。BTM導入を検討するのであれば、次のポイントに注意するとよいでしょう。

• 具体的な課題を洗い出す
• 具体的なコストを試算する
• 関係者の理解を得る

出張者のパフォーマンスを最大化し、業務改善で生産性を向上させるBTM。この機会に導入を検討してみましょう。

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